Strategi Kebijakan dan Teknis Penyelenggaraan Kearsipan SKPD

Presentasi berjudul: "Strategi Kebijakan dan Teknis Penyelenggaraan Kearsipan SKPD"— Transcript presentasi:

1 Strategi Kebijakan dan Teknis Penyelenggaraan Kearsipan SKPD
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN Strategi Kebijakan dan Teknis Penyelenggaraan Kearsipan SKPD BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

2 BIODATA EPI FAHROZI RIWAYAT PEKERJAAN NAMA TTL GRADUASI 1997 1999 2002
PANDEGLANG, 7 OKTOBER 1974 GRADUASI D3 KEARSIPAN UI - S1 ILMU KOMUNIKASI RIWAYAT PEKERJAAN 1997 PT. SIGMA CIPTA, JAKSEL - PROJECT FOR: BPN PUSAT JAKSEL, DEPO ARSIP PT. JASA MARGA BEKASI 1999 MARUBENI (JPN CORPS. Ltd) HOLDINGS, JAKARTA PUSAT 2002 SUB BAG ARSIP DAN EXPEDISI BIRO UMUM SETDA PROVINSI BANTEN 2003 SUB BAG PROTOKOL PIMPINAN & TAMU DAERAH BIRO UMUM PROVINSI BANTEN 2007 SUB BID PROMOSI INVESTASI BKPMD PROVINSI BANTEN 2012 SUB BID PENGEMBANGAN INVESTASI BKPMD PROVINSI BANTEN 2013 SUB BID PENGELOLAAN ARSIP BPAD PROVINSI BANTEN FUNGSIONAL ARSIPARIS PADA BPAD PROVINSI BANTEN 2014

3 Tugas dan Pungsi Pemerintah
Tugas dan Pungsi Pemerintah (SOTK) Regulator Fasilitator Stimulator Koordinator Evaluator

4 (Penyelenggaraan Pemerintahan)
Fenomena Persepsi Masyarakat terhadap Birokrasi (Penyelenggaraan Pemerintahan) Pelayanan birokrasi yang tidak memuaskan masyarakat Perilaku Boros atau tidak efisien Munculnya banyak kasus KKN Birokrasi yang berbelit-belit Budaya kerja PNS dan Pola pikir yang tidak profesional Menurunnya kepercayaan masyarakat

5 Target dan Sasaran Penyelenggaraan Administrasi Pemerintahan Provinsi Banten Mewujudkan target penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) Opini BPK dalam penilaian penyelenggaraan administrasi Pemerintahan Daerah Mewujudkan konsepsi reformasi birokrasi Good and Clean Governance Meningkatkan Pelayanan Pemerintah kepada Masyarakat Banten pada umumnya Meningkatkan daya dukung administrasi terhadap rencana dan program kerja pembangunan dan perekonomian daerah (RPJMD)

6 Peran Kearsipan Peran Kearsipan dalam Penyelenggaraaan Pemerintahan
Kearsipan menurut Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah dikelompokkan dalam urusan wajib yang diselenggarakan oleh pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten kota dalam suatu lembaga tertentu karena berkaitan dengan pelayanan dasar. Arsip sebagai catatan (rekaman) tentang perjalanan organisasi atau negara yang menyentuh hajat hidup orang di sebuah masyarakat yang tidak boleh tercecer dan terbengkalai

7 Peran Kearsipan Peran Kearsipan dalam Penyelenggaraaan Pemerintahan
Arsip sebagai upaya untuk menyelamatkan dokumen negara agar seluruh catatan pergerakan organisasi menjadi teratur dan dapat dipertanggungjawabkan. Serta untuk memastikan agar setiap pihak yang terlibat dalam organisasi dapat secara transparan memeriksa catatan tentang langkah langkah organisasi, juga untuk memastikan bahwa organisasi sudah berjalan sesuai visi dan misinya. Sebagai sarana penyediaan layanan data dan informasi kepada publik (amanat UU No.14/2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik) Peran Arsip: Melestarikan masa lalu, mempersiapkan masa depan, melindungi saat ini ( George D. Darnell )

8 Fungsi Kearsipan Berdasarkan peraturan perundangan
Urusan Wajib (PP No.38 Thn 2007) Rekam Jejak Penyelenggaraan Pemerintahan (UU No. 43/2009 dan PP No.28/2012 Ttg Kearsipan) Penyelenggaraan E-Goverment Service ((UU No. 11/2008 ITE) Layanan Informasi Publik (UU No. 14/2008 KIP) Tuntutan Pelayanan Prima (UU No. 25/2009 PP) Program Reformasi Birokrasi (Permenpan No. 20/2010 RB) Profesionalisasi PNS (UU Aparatur Sipil Negara 2013)

9 Peluang Kearsipan Berdasarkan kebutuhan aktual Kepuasan Masyarakat
Tuntutan masyarakat meningkat thd pelayanan yg berkualitas. Kepuasan Stakeholders Tuntutan akomodasi informasi bagi stakeholders Kepuasan Top Level Organisasi Tuntutan kecepatan dan akuarsi informasi guna pembuat keputusan Pertanggungjawaban Organsisasi Tuntutan akuntabilitas dan trasparansi pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan (SPJ)

10 DARIMANA DAN BAGAIMANA
MEMULAINYA ?

11 REALITAS SEMENTARA INI...
???

12 KOMPILASI IDENTIFIKASI PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN
Unit Kerja penuh dengan arsip, perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas Arsip masih banyak disimpan masing-masing di unit pengolah. Belum terlaksananya pemindahan arsip secara reguler Belum terlaksananya penyusutan arsip Kurangnya pengetahuan dan keterampilan serta jumlah petugas yang secara khusus menangani masalah arsip Sarana dan prasarana pendukung kearsipan masih terbatas Masih banyak yang belum memiliki records center yang memenuhi standar, hanya bersifat gudang penyimpanan sementara dan bercampur dengan benda atau barang- barang non arsip Belum memiki sistem retrieval arsip sehingga belum dapat melayani penemuan arsip secara cepat dan tepat Sering terjadi kebocoran informasi, tidak aman baik secara pisik maupun informasi arsip Kurangnya perhatian pimpinan/penentu kebijakan Persepsi yang sempit dan kurangnya apresiasi terhadap arsip dan pengelola arsip Minimnya dukungan anggaran

13 SEPERTI INIKAH NASIB PENGELOLA ARSIP ?
LSM TUNTUTAN KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK TEKANAN PIMPINAN PUTUS ASA JADI SAKIT SEPERTI INI ?

14 PENDEKATAN STRATEGIS & TEKNIS…

15 MAUNYA SIH….

16 COBA KALO BEGINI…

17 ATAU BEGINI…

18 PERLU PERUBAHAN POLA & STRATEGI
KONSIDERAN POKOK : PEMAHAMAN TEORI & PRAKTEK KEARSIPAN PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) POLA MANAJERIAL KEARSIPAN

19 1 PEMAHAMAN TEORITIS ARSIP SKPD (ARSIP DINAMIS)

20 Berada di Unit Kearsipan
Arsip Dinamis ARSIP AKTIF Sering digunakan Berada di Unit Pengolah ARSIP INAKTIF Jarang digunakan Berada di Unit Kearsipan Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun atau jarang digunakan.

21 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Adalah metode menerima, menyimpan, menata, menemukan kembali, menilai dan menyusutkan arsip dinamis yang dikelola dan disimpan didasarkan pada prinsip efektivitas, efisien dan aman yang didukung oleh SDM yang berkualitas dan sistem, kelembagaan, anggaran serta sarana dan prasarana yang memadai.

22 PENGELOLA ARSIP DINAMIS
UNIT PENGOLAH Adalah satuan kerja (Bidang-bidang) pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di bidangnya. UNIT KEARSIPAN Adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di SKPD PENGELOLA INFORMASI & DOKUMENTASI (PPID)

23 Ruang Lingkup Manajemen Arsip Dinamis DAUR HIDUP ARSIP
PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN PENCIPTAAN Manajemen Arsip aktif dan Inaktif Program arsip Vital Sistem Pemberkasan Sistem Temu balik Program Perawatan Tata Naskah Dinas Pengurusan Surat Manajemen Laporan Manajemen Produk Hukum PENYUSUTAN Penilaian arsip Jadwal retensi Pemindahan arsip inaktif Pemusnahan Penyerahan arsip Statis ke Depo Arsip

24 INSTRUMEN APA YANG DIPERLUKAN UNTUK MENGELOLA ARSIP ?

25 PEDOMAN KEARSIPAN Agar organisasi mampu mengelola arsip dengan baik, perlu mempersiapkan pedoman-pedoman berikut : Pedoman Tata Naskah Dinas Pedoman Pengurusan surat Pedoman Pemberkasan arsip aktif Pedoman klasifikasi Arsip Pedoman Penataan arsip inaktif Pedoman Penyusutan arsip Pedoman Penggunaan JRA (Retensi Arsip) Pedoman Pengelolaan arsip media baru Pedoman Ruang simpan arsip Pedoman Pemeliharaan dan perawatan arsip Pedoman Pengelolaan arsip secara elektronik Pedoman Pengelolaan Sistem Informasi Kearsipan

26 Pedoman Tata Naskah Dinas Pedoman Pengurusan Surat
INSTRUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK MENGELOLA ARSIP DINAMIS SKPD: Pedoman Tata Naskah Dinas Pedoman Pengurusan Surat Pedoman Pemberkasan Arsip Aktif Pedoman Klasifikasi Arsip Pedoman Penataan Arsip Inaktif Pedoman Penyusutan Arsip Pedoman Jadwal Retensi Arsip

27 Pengelolaan Arsip Dikelola dan disimpan di Unit AKTIF
Pengolah SKPD (Bidang-bidang) AKTIF DINAMIS Dikelola dan disimpan di Unit Kearsipan SKPD (Records Center) IN AKTIF ARSIP Disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah = BPAD (Depo Arsip Banten) STATIS

28 Tipe dan Volume Arsip Arsip Aktif 25 % Arsip In-Aktif 30 % Permanen
10% Musnah 35 %

29 Kroditnya di mana ??

30 Tidak berjalannya PENYUSUTAN ARSIP….
Yaitu kegiatan pengurangan jumlah arsip : Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna lagi Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan daerah

31 PENYUSUTAN ARSIP Pemindahan Arsip inaktif Penyerahan Arsip Statis
UU No. 43 Th Psl. 49 PENYUSUTAN ARSIP Penyerahan Arsip Statis Pemindahan Arsip inaktif Pemusnahan Arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dari pencipta arsip kpd lembaga kearsipan 31 31

32 Pemerintahan Provinsi, kabupaten/Kota
ORGANISASI KEARSIPAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS LEMBAGA KEARSIPAN PENCIPTA ARSIP Pemerintahan Provinsi, kabupaten/Kota PTN,dan BUMD Pemerintah Provinsi BPAD (Lembaga Kearsipan Daerah) Pemerintah Kabupaten/Kota UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN Arsip Daerah Kab/Kota

33 2 APA DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI TERHADAP PENGELOLAAN ARSIP ?

34 TERMINOLOGI BARU ARSIP REKAMAN KEGIATAN ATAU PERISTIWA
DALAM BERBAGAI BENTUK DAN MEDIA SESUAI DENGAN PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI YANG DIBUAT DAN DITERIMA OLEH LEMBAGA NEGARA, PEMERINTAHAN DAERAH, LEMBAGA PENDIDIKAN, PERUSAHAAN, ORGANISASI POLITIK, ORGANISASI KEMASYARAKATAN, DAN PERSEORANGAN DALAM PELAKSANAAN KEHIDUPAN BERMASYARAKAT, BERBANGSA, DAN BERNEGARA (UU 43/2009 ttg KEARSIPAN)

35 DAMPAK TIK TERHADAP KEARSIPAN
BENTUK BARU ARSIP WEBSITE INTERNET DATABASE DOKUMEN MULTIMEDIA SPREAD-SHEET, DLL

36 INGAT, ARSIP BUKAN HANYA SURAT
ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK SURAT BERITA ACARA NOTA DINAS SURAT PENGANTAR SURAT KEPUTUSAN SURAT PERINTAH TUGAS SURAT KETERANGAN SURAT IJIN NOTULEN RAPAT PROPOSAL SPPD + LHP SP2D SPJ DOKUMEN KONTRAK FOTO TERCETAK PETA DOKUMEN LAINNYA ATTACHMENT ARTIKEL WEBSITE BERITA DI WEBSITE FILE FOTO / GAMBAR FILE VIDEO FILE REKAMAN SUARA FILE PRESENTASI ARSIP DATABASE SOFTWARE BOARDING PASS QR CODE WORD PROCESSOR DOCUMENT SPREADSHEET DOKUMEN HASIL DIGITALISASI NEGATIVE FILM MICROFILM CD/VCD/DVD

37 ARSIP ELEKTRONIK

38 BAGAIMANA TIK MEMBANTU TUGAS KEARSIPAN
DAN PEMUTUSAN KEBIJAKAN LEVEL PIMPINAN

39 MENGAPA DIBUTUHKAN BANTUAN KOMPUTER ?
KECEPATAN KETEPATAN ANDAL, TERUTAMA UNTUK PROSES YANG BERULANG-ULANG DAYA TAMPUNG BESAR MENGAPA DIBUTUHKAN BANTUAN KOMPUTER ?

40 KELEBIHAN APLIKASI KEARSIPAN BERBASIS TIK
ENTRI DATA HANYA SEKALI RETENSI DITENTUKAN SEJAK AWAL PENGOLAHAN DAN PEMBERKASAN MENJADI MUDAH RETRIEVAL CEPAT DATABASE DIGUNAKAN UNTUK BERBAGAI REPORT

41 Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
KEUNTUNGAN ARSIP ELEKTRONIK Dibandingkan dengan Arsip konvensional (kertas), Arsip elektronik memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah : Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan. Penyimpanan informasi lebih terpusat Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.

42 PENCIPTAAN OTOMASI DIGITALISASI
PENCIPTAAN SECARA ELEKTRONIK ADALAH MENCIPTAKAN ARSIP ELEKTRONIK DENGAN MENGGUNAKAN PERALATAN ELEKTRONIK SEPERTI KAMERA DIGITAL, PEREKAM SUARA, PEREKAM VIDEO, DAN KHUSUSNYA ADALAH KOMPUTER PENCIPTAAN ARSIP ELEKTRONIK DENGAN TRANFORMASI DIGITAL SERING DISEBUT DENGAN PROSES DIGITALISASI DIMANA PENGERTIAN DIGITALISASI SECARA UMUM ADALAH PROSES PENCIPTAAN ARSIP ELEKTRONIK DARI ARSIP KONVENSIONAL YANG BERTUJUAN UNTUK MELINDUNGI ARSIP KONVENSIONAL ITU SENDIRI.

43

44

45

46 SCREENSHOT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS : ARSIP MASUK

47 SCREENSHOT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS : ARSIP KELUAR

48 SCREENSHOT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS : PENGOLAHAN ARSIP AKTIF

49 SCREENSHOT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS : PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

50 SCREENSHOT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS : KOMPONEN DATA

51 POLA YG PERLU DILAKUKAN KEBIJAKAN STRATEGIS…
3 POLA YG PERLU DILAKUKAN KEBIJAKAN STRATEGIS…

52 BAGAIMANA ANTISIPASI & RENCANA AKSI KITA
PERLU PERENCANAAN STRATEGIS PERLU KESERIUSAN DALAM PERUBAHAN PENINGKATAN DAN PENYEBARAN TANGGUNG JAWAB DALAM MANAJEMEN ARSIP PERLU PENINGKATAN ANGGARAN

53 LEVEL KEBIJAKAN konservasiarsipbanten@gmail.com INDENTIFIKASI MASALAH
RUMUSAN MASALAH DAN SKALA PRIORITAS MONITORING / PEMBINAAN / SUPERVISI BPAD ALTERNATIF SOLUSI RAPAT KOORDINASI KEARSIPAN RENCANA AKSI MUSRENBANG / RAPIM / TAPD PROGRES KEARSIPAN KE ARAH IDEAL REGULASI - ANGGARAN

54 GAMBARAN IDEAL PEMBANGUNAN KEARSIPAN DI LEVEL SKPD
TIM TEKNIS PENGELOLAAN ARSIP REGULASI RUANGAN KHUSUS AIR CONDITIONED SYSTEM ROLL-O-PACK LEMARI ARSIP BOX ARSIP FOLDER / DOSIR S.O.P SERVER PC UNIT SCANNER PRINTER MEDIA BACK UP DATA PERANGKAT TAMBAHAN LAIN RECORD CENTER SARANA HARDWARE SARANA BAKU SOFTWARE JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAR PENGANTAR LEMBAR DISPOSISI KARTU KENDALI BUKU AGENDA KODE KLASIFIKASI SISTEM OPERASI APLIKASI PERKANTORAN KONEKSI INTERNET CLIENT SISTEM INFORMASI ARSIP PENCIPTAAN DISTRIBUSI PENGGUNAAN SIMPAN AKTIF PINDAH SIMPAN INAKTIF MUSNAH SIMPAN PERMANEN GAMBARAN IDEAL PEMBANGUNAN KEARSIPAN DI LEVEL SKPD INSENTIF

55 IDEALNYA BANGUNAN KEARSIPAN
REGULASI TOP LEADER GOODWILL PEMBINAAN PEDOMAN SARANA ANGGARAN BEASISWA DIKLAT BINTEK APRESIASI KUNKER MONITORING SUPERVISI UU PP PERMEN PERKA PERDA PERGUB NSPK SOP - SPM PENGOLAHAN PRESERVASI AKUISISI STORAGE MAINTENANCE TUNJANGAN ASURANSI INSENTIF ALAT RUANG MOBILITAS SOFTWARE HARDWARE SDM KEARSIPAN

56 POLA YG PERLU DILAKUKAN KEBIJAKAN TEKNIS…
4 POLA YG PERLU DILAKUKAN KEBIJAKAN TEKNIS…

57 SEGERA SUSUN SOP KEARSIPAN
ADALAH PENETAPAN TERTULIS MENGENAI BAGAIMANA ARSIP DICIPTAKAN, KAPAN, DIMANA, DAN OLEH SIAPA SOP MERUPAKAN MEKANISME PENGGERAK AGAR ALUR PERGERAKAN ARSIP TERKONTROL SOP DAPAT MEMBERIKAN KEPASTIAN HUKUM DAN TRANSPARANSI BAGI PENGELOLA ARSIP SOP MEMPERJELAS PERSYARATAN DAN TARGET PEKERJAAN SETIAP PEGAWAI SOP MENJADI STANDAR CARA YANG DILAKUKAN PEGAWAI DALAM MENYELESAIKAN PEKERJAAN KHUSUS, MENGURANGI KESALAHAN DAN KELALAIAN SERTA MENINGKATKAN AKUNTABILITAS

58 MINIMUM REQUIREMENT MODUL PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS AKTIF
MODUL PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF MODUL PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN AKSES LAYANAN PUBLIK

59 USULKAN PENYEDIAAN SARANA
MINIMAL KARTU DISPOSISI – KARTU KENDALI KARTU TUNJUK SILANG FOLDER – FILING CABINET SAMPUL – LABEL – BOX ARSIP – RAK ARSIP 1 MEJA KERJA PENGOLAHAN 1 UNIT PC DENGAN KAPASITAS HARDISK YG BESAR 1 UNIT SCANNER A3 1 UNIT PRINTER

60 USULKAN ANGGARAN INSENTIF
DASAR UU 43/2009 Pasal 30 Ayat (2) Huruf d Perda Provinsi Banten Nomor 47/2002 Pasal 3 Huruf i Draft Raperda Provinsi Banten Tentang Penyelenggaraan Kearsipan Pasal 36 PEMANFAATAN Tunjangan Jaminan Kesehatan Extra-Fooding SSH & SBU ??

61 KESIMPULAN PANDANGAN YANG LEBIH BAIK TERHADAP PERAN KEARSIPAN
PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN TERHADAP FUNGSI PEMERINTAHAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK ARSIPARIS/PENGELOLA ARSIP AKAN SEMAKIN DIBUTUHKAN PENINGKAATAN KOLEKSI/KHASANAH ARSIP STATIS PELUANG KERJASAMA KEARSIPAN NASIONAL DAN INETRNASIONAL

62 RUMUS SUCCESS BIASA PROFESIONAL = dicari, dikenal, dibayar TO BE
TEORI + LATIHAN + PENGULANGAN = BIASA BIASA PROFESIONAL = dicari, dikenal, dibayar

63 S Sekian T Terima kasih M Mohon maaf J Jangan lupa… EPI FAHROZI
SELULAR :

64 Maka apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain (QS. As-Syarh: 7)

65 Strategi dan Kebijakan (RENSTRA BPAD)
Misi 4 Strategi : Mengembangkan sistem data dan informasi serta optimalisasi Jaringan Informasi Kearsipan Provinsi Banten (JIKP) Misi 5 Strategi : Pengumpulan arsip bernilai dan akuisisi arsip berbagai lembaga pemerintahan maupun institusi lainnya di Provinsi Banten Misi 6 Strategi : Pembinaan aparatur serta penyediaan sarana dan prasarana yang memadai dalam rangka optimalisasi fungsi kelembagaan arsip daerah.

66 Rumusan Program kerja bidang kearsipan BPAD dengan Sasaran :
Tersedianya peraturan dan kebijakan daerah tentang penyelenggaraan kearsipan dan pedoman teknis pelaksanaan tata kearsipan Meningkatnya pemahaman aparatur dan masyarakat tentang nilai penting dan manfaat arsip. Meningkatnya kuantitas dan kualitas SDM (profesionalisme) aparatur bidang kearsipan Meningkatnya sarana dan prasana pendukung pelayanan kearsipan Meningkatnya layanan kearsipan dan informasi kearsipan berbasis elektronik melalui layanan online/website. Meluasnya akses layanan kearsipan yang dapat menjangkau seluruh institusi pemerintahan. Ikut sertanya peran masyarakat dalam mengumpulkan dan menyelematkan arsip yang berharga tinggi. Meningkatnya koleksi arsip cetak maupun karya rekam audio visual dan arsip elektronik. Meningkatnya dokumentasi keadaan alam dan masyarakat saat ini yang akan menjadi arsip kenangan di masa yang akan datang. Meningkatnya koleksi rekaman keaneka ragaman budaya yang ada di Provinsi Banten untuk memperkaya arsip audio visual.

67 Indikator kinerja bidang kearsipan BPAD:
Penyusunan rencana kerja dan anggaran kegiatan bidang kearsipan (RKA, DPA) Evaluasi dan pelaporan kinerja pelaksanaan kegiatan dan anggaran Penyusunan peraturan dan kebijakan daerah bidang kearsipan (Perda, Pergub, Surat Edaran, SK, SOP) Sosialisasi peraturan perundangan dan kebijakan daerah tentang penyelengaraan kearsipan (seminar, lokakarya, FGD) Penyelenggaraan rapat-rapat koordinasi teknis bidang kearsipan dalam dan luar daerah Monitoring/supervisi pelaksanaan penyelenggaraan pengelolaan arsip di SKPD Pengelolaan arsip dinamis dan statis di BPAD Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknis bidang kearsipan terhadap aparatur dan pejabat struktural dan fungsional (diklat, bimtek, workshop) Pengangkatan arsiparis dan pengelola teknis kearsipan (sertifikasi , akreditasi, SK Gub, SK Kep. SKPD) Pengusulan tunjangan bagi arsiparis dan pengelola teknis kearsipan (SBU, SSH) Pengadaan sarana dan prasarana pendukung pengelolaan arsip (gedung, ruang, perlengkapan, peralatan, dll) Penerapan/instalasi sistem informasi kearsipan provinsi (SIKP) dan Pengelolaan sistem layanan informasi yg terintegrasi Pameran Arsip, Sadar arsip keliling (sipling), Lomba tertib arsip Akuisisi arsip berharga dari masyarakat dengan cara pemberian penghargaan dan imbalan. Akuisisi arsip statis dari SKPD ke LKD (Depo Arsip) Menjajagi hubungan kerjasama bidang kearsipan dalam dan luar negeri.