Budaya Organisasi dan Manajemen Mutu

Presentasi berjudul: "Budaya Organisasi dan Manajemen Mutu"— Transcript presentasi:

1 Budaya Organisasi dan Manajemen Mutu

2

3 (General Agreement on Trade in Services)
GATS WTO (General Agreement on Trade in Services) Pendidikan sebagai jasa yang dapat saling diperdagangkan. `

4 Tahapan Implementasi Manajemen Mutu di IKOPIN
Membangun Komitmen Kelompok Sistem Penjaminan Mutu dan Amai Implementasi Six Sigma ISO

5 DASAR MUTU JASA PENDIDIKAN

6 Sistem Pendidikan BERUBAH Leadership Management Resources
Teaching-Learning Procces Graduates Incoming Students Job Market Academic Community Quality Assurance Staff Library Physical Facilities Laboratories Funding Organization Resources Curriculum Management Leadership Community Acknowledgement Demand

7 MANAJEMEN JASA dalam PENDIDIKAN Djaman Satori, 2006
ASPIRASI MUTU OBJECTIVES STAKE HOLDERS PERSYARATAN AMBANG AKUNTABILITAS EXTERNAL STANDARD EFEKTIVITAS AKUNTABILITAS INTERNAL INPUT PROCESS OUTPUT OUTCOMES PRODUKTIVITAS RELEVANSI

8 CIRI-CIRI UMUM MUTU LAYANAN PENDIDIKAN
1. PROGRAM MENJAWAB KEBUTUHAN 2. KEPASTIAN PENGHARGAAN PASCA LAYANAN. 3. FASILITAS PENDIDIKAN YANG MEMADAI 4. TENAGA PENDIDIKAN YANG KOMPETEN. 5. PERBAIKAN BERKELANJUTAN

9 Implementasi Dimensi Mutu dalam Pendidikan
Reliability Assurance Tangible Emphtay Responsive Personal Metode mengajar yang efektif Mengembangkan kompetensi profesional Konsistensi ucapan dan tindakan Sisten reward and punishment yang adil Penguasaan dan ketersediaan alat pembelaran Pribadi yang hangat dan perduli Mendengar keluhan dan merespon hasil evaluasi secara terbuka dan jernih Institusional Ketersediaan Kurikulum yang menjawab kebutuhan Out put dan outcomes lembaga yang terukur dan bisa diterima publik Menjaga ketersediaan dan keterarwatan fasilitas Mengembangkan kepemimpinan yang transformasional Membuka akses infromasi multi arah Tersedianya sistem penangan keluhan Regional Kebijakan pendidikan yang akuntabel dan berbasis potensi daerah Kebijakan dalam perluasan kesempatan kerja daerah Bea siswa Pemeliharaan dan peningkatan fasilitas pendidikan sesuai kewenangan Ketersediaan untuk mengembangkan komunitas pendidikan yang bermutu Penanganan keluhan masyarakat Evaluasi program dan kebjk pendidikan Nasional Renstra pendidikan yang bisa dilaksanakan dan menjawab kebutuhan Mengembangkan sistem diklat bagi peningkatan kompetensi kepribadian guru Mengembangkan budaya komunikasi melalui pemanfaatan IT

10 MEMBANGUN KOMITMEN KELOMPOK PADA MUTU

11 Pemangku kepentingan Kejelasan visi dan misi;
Terdeskripsikan norma kelompok ; Pelibatan pemangku kepentingan; Dukungan basis data dan informasi; SOP berbasis mutu; Audit Internal; Countinues Improvement Kesamaan Ide dan tujuan Adanya kepercayaan kepada kelompok Adanya harapan untuk maju

12 KEJELASAN VISI DAN MISI
MASALAH Konflik interest Kepentingan pragmatis Daya dukung SDM Sarana dan Prasarana Mutu asupan KEJELASAN VISI DAN MISI TANTANGAN Persaingan PT Komitmen pengelola Harapan masyarakat Kebutuhan dunia kerja

13 Manajemen Pendidikan Pimpinan Ketua PS 2 Ketua PS 1 Staff Library
Physical Facilities Laboratories Funding Pimpinan Ketua PS 1 Ketua PS 2 Curriculum Curriculum Teaching-Learning Procces Graduates Incoming Students

14 Visi dan Misi (Tujuan) Kemana ? (Evaluasi) (Relevansi) Bagaimana ?
Mengapa ? Visi dan Misi Siapa ? (Karakteristik Peserta) Bagaimana ? (Proses Pembelajaran) Apa ? (Subyek Kajian)

15 Merumuskan Norma kelompok
MASALAH Pemahaman tentang regulasi Menentukan skala prioritas/Dana Latar belakang akademik Patron Sosialisasi Merumuskan Norma kelompok TANTANGAN Godaan peluang dari luar Penguasaan sumber informasi Membangun jaringan Implementasi PSG

16 PELIBATAN pemangku kepentingan
MASALAH Kemampuan mengidentifikasi Kemampuan komunikasi Merumuskan kepentingan bersama Jaminan atas harapan PELIBATAN pemangku kepentingan TANTANGAN Keluasan jaringan Menentukan “pintu masuk” Memegang prinsip “win-win sulution” Menjaga komitmen

17 DUKUNGAN SUMBER DATA DAN INFORMASI
MASALAH Budaya menerabas Penguasaan IT/SIM Pendanaan Lemahnya kreativitas DUKUNGAN SUMBER DATA DAN INFORMASI TANTANGAN Iklim demokratisasi Ketatnya persaingan LP Visi dan wawasan pengelola Regulasi

18 MASALAH SOP berbasis pada MUTU TANTANGAN Budaya MUTU masih rendah
Iklim organisasi Pragmatisme Objek identifikasi SOP berbasis pada MUTU TANTANGAN Peningkatan disipilin kerja dalam assesment mutu pendidikan; Merumusan dan sosialisasi standard mutu

19 MASALAH AUDIT INTERNAL TANTANGAN Komitmen dan wawasan pimpinan
Personal pengendali Budaya Kerja Penguasaan teknis penjaminan mutu AUDIT INTERNAL TANTANGAN Masyarakat belum sepenuhnya mau terlibat dalam perbaikan mutu pendidikan; Belum tersosialisasikannya berjalannya SPM di lembaga pendidikan dengan baik

20 Continues Improvement
MASALAH Ketersediaan Renstra Periodisasi pimpinan Budaya rutinitas Penguasaan basis data Continues Improvement TANTANGAN Apresiasi terhadap inovasi; Sistem organisasi pendidikan pasca otonomi daerah

21 SISTEM PENGENDALIAN MUTU PENDIDIKAN DAN AMAI

22 Definisi Penjaminan Mutu
Umum Penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Khusus Pendidikan Penjaminan mutu pendidikan adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders (mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasan.

23 Tujuan Penjaminan Mutu
Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan (continuous improvement), yang dijalankan oleh suatu LEMBAGA PENDIDIKAN secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan pendidikan yang bermutu MUTU PENJAMINAN MUTU (Eksternal) BAN/Lainnya PENJAMINAN MUTU (Internal)

24 Manajemen Kendali Mutu dalam Proses Penjaminan Mutu Pendidikan
Penentuan Standar Mutu Audit Butir Mutu Ada Gap antara Standar Mutu Dan Hasil Audit ? Ya Continuous Improvement (Kaizen) Mutu Berkelanjutan Sustainable Quality Identifikasiaction untuk memenuhi Standar Mutu Tidak Laksanakan action Integrasikan pada proses SDCA berikutnya Evaluasi Untuk Peningkatan Standar Mutu

25 AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL
(AMAI) Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri

26 TUJUAN AMAI Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional akademik atau proses akademik tingkatan satuan pendidikan (TSP). Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik TSP telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu akademik tersebut. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional berkelanjutan.

27 Menentukan kajiulang kebijakan
Pemilihan Pelatihan MANAJEMEN Menentukan kebijakan AMAI 1 MPAMAI Kualifikasi AMAI Perencanaan Audit 3 Menentukan kajiulang kebijakan Tentukan Tujuan Audit Kelompok Auditor 10 Membentuk Tim Audit 2 4 LAPORAN AUDIT 9 Tim Audit 5 Audit Kepatuhan Audit Sistem 8 Melaksanakan Audit Lapangan Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist 7 6 Jadwal Audit (Visitasi) Rapat Tim Audit Siklus Audit Mutu Akademik Internal

28 PENERAPAN SIX-SIGMA (DMAIC) UNTUK MENINGKATKAN KINERJA SDM PENDIDIKAN: TEORI DAN PRAKTIK

29 Konsep Umum Six Sigma

30 Sigma (s) “Sigma” dipergunakan untuk menyatakan sebaran atau distribution di sekitar mean (average) dari sebuah proses atau prosedur.

31 Sigma (s) Dalam manajemen,
Sigma capability (z-value) adalah sebuah ukuran yang menunjukkan seberapa bagus proses berlangsung. Semakin tinggi sigma capability (z-value), maka proses itu semakin baik. Sigma capability mengukur capability sebuah proses untuk memperkecil kesalahan yang terjadi (defect-free).

32 Kualitas dan Kapabilitas Proses DPMO (Defect Per Million Opportunity)
Hasil DPMO Sigma 30,9% 69, 93, 99, 99, 99,9997 3,4 6

33 Six Sigma, sebuah konsep perbaikan mutu berkelanjutan
PERBAIKAN PROSES DESAIN ULANG PROSES MANAJEMEN PROSES

34 Metodologi Six Sigma DMAIC Define, Measure, Analyze, Improve, Control
Metodologi perbaikan untuk proses yang telah berlangsung

35 DMAIC Manfaat Tujuan Measuring the problem Focusing on the customer
Verifying root cause Breaking old habits Managing Risks Measuring results Sustaining change Minimize Defect Customer Satisfaction Increase Process Capability

36 SIKLUS DMAIC MEASURE ANALYZE DEFINE Next Cycle CONTROL IMPROVE

37 Define Menarik akar masalah Membatasi ruang lingkup
Menetapkan faktor-faktor vital untuk dianalisis

38 A. Identify Kegiatan B. Tim pengembang Dokumen C. Define Process Map Identipikasi kelompok peserta didik Kompilasi dan evaluasi data terbaru peserta didik Temukan harapan peserta didik Padukan harapan peserta didik dengan rencana kegiatan Padukan rencana kegiatan dengan rencana induk lembaga Identifikasi kegiatan nyata Membuat naskah perencanaan Mermuskan masalah Nilai keluasan kegiatan Rumuskan tujuan pengembangan Proses definisi Berkomunikasi aktif dengan peserta didik

39 Measure Memilih CTQ Menetapkan standar kinerja
Mengesahkan sistem ukuran Menetapkan kemampuan proses

40 Moment of Truth CTQ ???? Mellhat keadaan ruangan
Meminta informasi dari petugas pendaftaran Masuk kampus Mengisi formulir Pemeriksaan berkas Membeli formulir pendaftaran Output: Kartu UM CTQ ????

41 Critical to Quality (CTQ)
Kondisi ruangan (layout) Keramahan resepsionis (Salam, menawarkan bantuan) Kecepatan pelayanan Jurusan/prodi yang ditawarkan etc

42 Analyze Mendefinisikan tujuan perbaikan
Mengidentifikasi sumber-sumber variasi Menyaring penyebab potensial atas perubahan yang diinginkan

43 Ukuran kinerja saat ini
Pareto Control Charts Fishbone/Cause-Effect Diagram Mencari akar permasalahan FMEA Failure Modes and Effect analysis QFD Quality Function Deployment

44 Fishbone Diagram

45 Quality Function Deployment
Metodologi untuk mendefinisikan keinginan peserta didik secara langsung sendiri, untuk kemudian menterjemahkan kebutuhan tersebut ke kebutuhan teknism dan menetapkan target teknis. QFD membantu dalam perumusan desain teknis pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan peserta didik.

46 Metode QFD Identifikasi peserta didik anda.
Definisikan kebutuhan atau kendala yang dihadapi peserta didik Berikan skala prioritas untuk setiap kebutuhan Benchmarking Terjemahkan kebutuhan peserta didik ke spesifikasi teknis yang dapat diukur. Tetapkan nilai target untuk setiap spesifikasi teknis. Tetapkan desain pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan peserta didik.

47 Improve Untuk mengembangkan solusi yang diusulkan:
identifikasi strategy of improvement eksperimen untuk menemukan solusi menghitung peluang finansial Untuk memberikan konfirmasi bahwa solusi yang diusulkan tersebut telah sama atau melebihi tujuan proses improvement pilot: meliputi satu atau lebih small scale test dari solusi pada lingkungan bisnis dalam dunia nyata untuk konfirmasi secara statistik bahwa improvement tersebut ada Untuk mengidentifikasi resources yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan solusi tersebut dalam skala penuh Untuk merencanakan dan melaksanakan implementasi tersebut secara penuh termasuk training, support, technology roll out, proses, dan perubahan dokumentasi

48 Metode QFD Identifikasi konsumen anda.
Definisikan kebutuhan atau kendala yang dihadapi konsumen Berikan skala prioritas untuk setiap kebutuhan Benchmarking Terjemahkan kebutuhan konsumen ke spesifikasi teknis yang dapat diukur. Tetapkan nilai target untuk setiap spesifikasi teknis. Pilih desain terbaik berdasarkan langkah-langkah diatas.

49 Tingkat kerumitan Problem
Improve Tools Basic Intermediate Advanced - Fishbone - DOE - Response surface - Box plot - Multi variate Taguchi - Hypothesis Test regression (Inner/Outer Array) - Process map - Time order plots - Mistake proofing - Multi vari plot - Force fields - Kaizen Low High Complexity Risk Business impact Keberadaan data Tingkat kerumitan Problem

50 Strategi dalam Improve
Mengembangkan strategi untuk pengembangan Improvement harus berdasar pada data dan analisis Menggabungkan beberapa kombinasi dari statistik dan quality tools untuk memperbaiki solusi dan mencapai performance proses yang diminta Gunakanlah alat yang terbaik yang dapat menunjang keputusan.

51 Formulir 5W-2H Jenis 5W-2H Deskripsi Tindakan Tujuan Utama What (Apa)
Apa yang menjadi target utama dari perbaikan/peningkatan kualitas Merumuskan target sesuai dengan kebutuhan pelanggan Alasan kegunaan Why (Mengapa) Mengapa rencana tersebut diperlukan Lokasi Where (Dimana) Dimana rencana tindakan akan dilaksanakan Mengubah urutan aktivitas atau mengkombinasikan aktivitas-aktivitas yang dapat dilakukan bersama Urutan When Kapan rencana tersebut dilakukan Orang Who Siapa yang mengerjakan tindakan tersebut Metode How (Bagaimana) Metode yang digunakan dan cara melakukannya Menyederhanakan aktivitas-aktivitas rencana tindakan yang ada Biaya/Manfaat How Much (Berapa) Berapa biaya yang harus dikeluarkan? Berapa manfaat yang diperoleh? Memilih rencana tindakan yang paling efektif dan efisien

52 Control Pengukuran kembali parameter-parameter kualitas
Kendali proses yang telah diperbaiki Mistake Proofing

53 DPMO CTQ Ukuran Kinerja setelah perbaikan
Ukuran Kinerja sebelum perbaikan CTQ DPMO Ukuran Kinerja setelah perbaikan

54 STATISTICAL PROCESS CONTROL
Mekanisme Kontrol 3 Mekanisme Utama RISK MANAGEMENT Menghindari Masalah Potensial MISTAKE PROOFING Mengendalikan Masalah Potensial STATISTICAL PROCESS CONTROL

55 Kemampuan Proses Seberapa besar sistem manajemen pendidikan mampu menghasilkan tingkat kepuasan terbaik ? Hitung Cp (process Capability) Gunakan Software Minitab

56 Tidak ada yang akan perduli nasib kita selain komitmen kita pada mutu