Successful Project Manajemen Kesuksesan.

Presentasi berjudul: "Successful Project Manajemen Kesuksesan."— Transcript presentasi:

1 Successful Project Manajemen Kesuksesan

2 Keahlian Manajemen Proyek
Kemampuan mengerti aspek teknis dari proyek Kemampuan secara efektif mengkomunikasikan informasi proyek Kemampuan secara efektif mengdokumentasi informasi proyek Kemampuan secara efektif mengatur SDM proyek Kemampuan secara jelas mendefenisikan scope proyek Kemampuan untuk mengelola proyek sesuai fiscal budget Kemampuan untuk mengelola perubahan proyek Kemampuan menjaga dukungan untuk proyek Kemampuan menyediakan kepemimpinan Kemampuan secara efektif mengatur waktu Kemampuan secara benar menutup proyek Kemampuan menyelesaikan masalah Berdasarkan interview dengan 47 manajer proyek

3 Metodologi Untuk menilai pentingnya 12 keahlian ini, 5 poin skala Likert akan kita gunakan. Defenisi jelas setiap keahlian diberikan Responden ditanya menilai pentingnya setiap kahlian sebagai: 1. Tidak sama sekali 2. Sedikit 3. Moderat 4. Penting 5. Amat penting Total 42 individu merespon

4

5

6 Matriks Korelasi

7 Manajemen SDM Mengenali sifat sementara proyek
Mengevaluasi kandidat untuk kemampuan mereka untuk bergabung dengan tim serta kemampuan teknis mereka Perjelas peran dan tanggung jawab Beri penghargaan kesuksesan Jangan takut kegagalan

8 Kepemimpinan Tujuan dari kepemimpinan adalah untuk meningkatkan kinerja dari manusia dan mesin, meningkatkan kualitas, meningkatkan output, dan secara bersamaan membawa kebanggaan bekerja pada setiap orang. Kepemimpinan bukan menilai tapi menghilangkan penyebab kegagalan serta membantu orang melakukan tugas lebih baik dengan usaha yang lebih sedikit.

9 Kepemimpinan Personal
Kembangkan visi pribadi yang jelas Mengatur waktu personal time secara efektif Mengetahui kekuatan dan kelemahan personal anda Ekspresikan konfiksi secara dewasa Ciptakan lingkungan saling menghormati Cari dan terima feedback secara konstruktif

10 Kepemimpinan Proyek Ciptakan visi bersama bagi tim proyek
Delegasikan atau eskalasikan keputusan jika perlu Delegasikan kerja secara baik Tunjukkan keprihatinan untuk tujuan dan individu Berikan feedback cepat dan tepat untuk kinerja Dengarkan dengan empathy Bagi kesuksesan dan terima kegagalan Menghilangkan ketakutan.

11 5 Langkah Membangun Nilai Kerja
Memberitahu orang apa yang anda harapkan mereka lakukan. Buat kerja berharga. Buat kerja dapat dilakukan. Berikan feedback. Hargai kinerja yang bagus. Quick, Successful Team Building

12 Membangun Sebuah Tim Apa itu High-Performing Team?
Membangun dan menjaga sebuah tim Team Life Cycle Mencapai konsensus

13 Exercise: Apa high-performing team?
Sebagai group: Setiap orang menceritakan cerita high performance team yang anda pernah terlibat Buatlah daftar “Elemen dari High Performance”

14 Membangun Tim Proyek Pastikan setiap orang memiliki peran yang jelas
Setujui aturan dasar Bangun visi Kenali hubungan manusia dan tugas

15 Menjaga Tim Proyek Pengaruhi lingkungan luar
Tampilkan dan tangani konflik Pertahankan visi Sediakan waktu utnk merefleksikan hubungan manusia Umumkan pencapaian Tekankan pada kinerja Have fun

16 Aspek High Performing Team
Faktor Internal Kepercayaan Kinerja Individu Penyelesaian masalah dan resolusi konflik Percaya “We are Winner” (Team Spirit) Isgar, The Ten Minute Team

17 Aspek High Performing Team
Faktor Eksternal Fokus tim pada hubungan eksternal Kinerja tim Hubungan dengan orang penting lainnya Dilihat sebagai Winner (Image) Isgar, The Ten Minute Team

18 Kesuksesan Proyek Hingga tahap teknologi informasi memungkinkan end-user melakukan kerja mereka lebih efektif dan lebih efisien dapat disebut suskes. Hingga tahap outcome proyek memuaskan kebutuhan pelanggan dan mencapai spesifikasi proyek dalam waktu dan budget dapat dipertimbangkan suskes.

19 Profil Terjadinya Kegagalan
Even proyek Tingkat kegagalan Pembatalan High Keterlambatan Medium ke high Over budget Masalah kualitas Turnover pegawai Low ke medium

20 Alasan Kegagalan Proyek TI
Isu manusia Turnover pegawai Konflik Motivasi Limitasi Teknis Incompatible hardware dan software platforms Limitasi bandwidth untuk transfer data Response time yang tidak cukup Permainan politik Oleh individu untuk memperoleh penghargaan Oleh tim untuk menciptakan kompetisi Oleh manajer proyek untuk mengontrol

21 Alasan Kegagalan Proyek TI
Isu Pembiayaan Kesalahan estimasi Kontrol budget yang lemah Biaya tak terkontrol Isu Kepemimpinan Dalam menangani orang Dalam menangani teknologi Dalam menangani proses

22 Contoh Masalah-Solusi
Kemungkinan Masalah Kemungkinan Solusi User tidak dapat menyetujui kebutuhab usaha. Biasanya terjadi pada awal pengembangan proyek. Dokumentasi semua komunikasi. Gunakan prototype untuk memungkinkan user melihat akibat keputusan mereka. User dan anggota tim tidak berkomunikasi. Sediakan guideline jelas untuk komunikasi. User menginginkan solusi tanpa mengerti akan akibatnya. Fasilitasi pertemuan untuk membimbing user melalui berbagai level sistem. Bagi detail kepada semua orang untuk meningkatkan pengertian. Stakeholder menentang perubahan. Dokumentasi perubahan dan berikan mereka prioritas melibatkan stakeholder. Monitor perubahan secara berkesinambungan. Turnover karyawan, penerimaan baru dengan keahlian rendah. Biarkan anggota tim mempelajari keahlian. Berikan training. Adakan ‘guru’ teknis berkeliling membantu.

23 Tanda-tanda Kegagalan Proyek
1 Tim anda hanya memberikan berita baik pada status meeting 2 Tanggal implementasi semakin dekat dan manajer proyek belum melihat demonstrasi hands-on dari aplikasi. 3 Anggota tim mengeluh mengenai kelemahan anggota lain 4 Anggota tim melindungi diri mereka pada setiap kesempatan 5 Anggota tim resign secara rutin 6 Anggota tim frustasi dan selalu diujung atau selalu merasa tidak ada tekanan untuk meyelesaikan pekerjaan 7 Proyek gagal mencapai milestone dan over budget 8 Tidak ada analisa design oleh reviewer independen 9 Ketika anda emikirkan proyek tidak ada pikiran mengenai tim tetapi hanya individu 10 Tidak ada keterlibatan user dan user tidak tertarik

24 Halangan Kesuksesan Proyek
Aktifitas Grup Item Aktifitas Perencanaan (32%) Defenisi tidak jelas (16%), pengambilan keputusan lemah (9%), perubahan (4%), informasi salah (3%) Pengarahan (26%) Koordinasi buruk (9%), komunikasi jelek (6%), komitmen renadh (6%), kepemimpinan lemah (5%) Penjadwalan (12%) Tidak memenuhi jadwal (5%), tidak mengatur jadwal (3%), jadwal ketat (4%) Kepegawaian Personel tidak layak (5%), manajer proyek inkompeten (4%), anggota proyek turnover (2%), proses perekrutan buruk (1%) Organisasi (11%) Kurang tanggung jawab atau akuntabilitas (5%), manajer proyek lemah (5%), campur tangan top manajemen (1%) Pengontrolan (7%) Follow-up lemah (3%), monitoring lemah (2%), tidak ada sistem kontrol (1%), tidak ada proses pendeteksian masalah (1%)

25 Faktor Kesuksesan Proyek
Kriteria Sukses Freq. (%) Keterlibatan User 19 Dukungan top manajemen 16 Pernyataan kebutuhan jelas 15 Perencanaan cukup 11 Ekspektasi realistik 10 Milestone proyek lebih kecil 9 Staf kompeten 8 Kepemilikan tim proyek 6 Visi dan objektif yang jelas 3 Staf fokus dan kerja Total 100

26 Keterlibatan User Keterlibatan yang seimbang – keseimbangan antara keterlibatan yang diinginkan dan aktual Jika melebihi maka hanya kan mengganggu progress proyek. Jika kurang maka akan berakibat negatif ke user. Keterlibatan ini menciptakan tantangan dan kesempatan bagi manajer proyek.

27 Pengukuran Keterlibatan End-User
Aktifitas Pengembangan Keterlibatan Dinginkan/Aktual 1 Memulai proyek? 2 Menentukan objektif sistem? 3 Menentukan kebutuhan informasi user? 4 Menanalisa cara alternatif memenuhi kebutuhan informasi user? 5 Mengidentifikasi sumber informasi? 6 Me-outline arus informasi? 7 Mengembangkan form input? 8 Mengembangkan format output?

28 Pengukuran Kepuasan End-User
Pengukuran Kepuasan User Level Kepuasan Content Contoh: Apakah sistem menyediakan kebutuhan informasi secara tepat? Akurasi Contoh : Apakah sistem akurat? Format Contoh : Apakah output ditampilkan dengan format berguna? Kemudahan penggunaan Contoh : User friendly atau tidak? Ketepatan waktu Contoh : Apakah informasi up-to-date?

29 Keuntungan Pengukuran Handal
Data historis untuk analisa perbandingan Meningkatkan keyakinan stakeholder Keyakinana akan hasil yang dapat diandalkan Kemudahan dokumentasi Komunikasi berarti Meningkatkan penerimaan user akan outcome proyek Berguna untuk mengevaluasi kesuksesan proyek Berguna untuk mendesign program pelatihan Berguna untuk mengevaluasi anggota tim Membantu menjaga dukungan top manajemen

30 Sistem Pengukuran Pengukuran yang salah dapat mengubah pengertian akan sistem dasar suatu proyek. Hati hati terhadap pengukuran independent yang dependent. Pengukuran harus didasari dengan defenisi operasional. Ketahuilah jenis data yang menjadi basis pengukuran. Pengukuran membutuhkan cara pandang menyeluruh. Lakukan pengukuran terhadap waktu.

31 Faktor Kesuksesan Lainnya
Pengetahuan Bisnis Mengerti apa itu bisnis; misi organisasi, tujuan dan objektif Menegerti budaya organisasi dan proses; bagaimana hal dilakukan Manajemen Ekspektasi Penyamaan antara pandangan pengembang dan sponsor Relatif terhadap pernyataan scope Manajemen Perubahan Komite manajemen perubahan Prioritas dan implementasi

32 Pertanyaan Diskusi Penerima Noble, Dr. Robert Solow mengatakan bahwa anda dapat komputerisasi di semua aspek selain indeks produktivitas

33 13. Discussion questions Mengevaluasi kesuksesan sistem informasi itu tugas kompleks yang melibatkan pengetahuan akan bisnis dan teknologi. Sistem informasi dapat dievaluasi dari perspektif user, pengembang, atau keduanya. Apa beberapa fitur spesifik kesuksesan dari perspektif pengembang? Perspektif user?

34 Bahan Lanjut Penutupan Proyek MS Proyek