PROSEDUR ADMINISTRASI

Presentasi berjudul: "PROSEDUR ADMINISTRASI"— Transcript presentasi:

1 PROSEDUR ADMINISTRASI
MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI ADM.PK

2 Standar Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi
Kompetensi Dasar : 1. Proses dokumen-dokumen kantor 2. Melakukan Surat-menyurat 3. Mengurus/Menjaga Sistem Dokumen

3 PROSES DOKUMEN DOKUMEN KANTOR
1. Dokumen kantor diproses sesuai dengan prosedur perusahaan dengan batas waktu. 2. Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen 3. Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan

4 Proses dokumen-dokumen kantor
TUJUAN PEMBELAJARAN Kompetensi Dasar 1 Proses dokumen-dokumen kantor 1. Siswa dapat mengetahui jenis-jenis dokumen 2. Siswa dapat menyebutkan kan bagian-bagian surat dengan responsif 3. Siswa dapat membedakan bentuk-bentuk surat.

5 Melakukan Surat-menyurat
TUJUAN PEMBELAJARAN Kompetensi Dasar 2 Melakukan Surat-menyurat 1. Siswa dapat Menggunakan tata bahasa dalam surat menyurat sesuai dengan kaidah 2. Siswa dapat membedakan surat dinas, niaga, dan surat pribadi

6 Proses dokumen-dokumen kantor
TUJUAN PEMBELAJARAN Kompetensi Dasar 3 Proses dokumen-dokumen kantor 1. Siswa dapat menjelaskan sistim indeks 2. Siswa dapat mengindeks nama orang dan perusahaan sesuai peraturan yang berlaku

7

8 DOCUMENT ?

9

10 DOCUMENT ?

11 DOCUMENT ?

12 DOCUMENT ?

13 PENGERTIAN DOKUMEN 1.Kamus Bahasa Indonesia
Diartikan sebagai “sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan” 2.Kamus Bahasa Inggris Webster Diartikan sebagaia “sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan”

14 4. Ensiklopedi umum 3. Ensiklopedi Administrasi
Warkat asli yang digunakan sebagai alat pem- buktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan 4. Ensiklopedi umum Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau terrcetak yang dapat memberikan keterangan

15 5. Kamus Kepegawaian a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak b. Segala benda yang mempunyai keterangan- ketterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan Kesimpulan: Pengertian dokumen sangat luas, mencakup segala macam benda yang dapat memberikan ketrangan, tidak terbatas pada yang tertulis dan tercetak, tetapi juga termasuk benda yang mempunyai nilai sejarah seperti candi, arca, alat perkakas, mata uang kuno dan sebagainya

16 JENIS-JENIS DOKUMEN Dilihat dari segi si pemakai
a. Dokumen Pribadi, yang menyangkut kepentingan perorangan; KTP, SIM, Ijazah dan sebagainya b. Dokumen Niaga; Cek, Packing list, Kwitansi dsb. c. Dokumen Sejarah; Fosil, Tugu, Naskah Proklamasi d. Dokumen Pemerintah, Berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan; Keppres dan Undang-Undang.

17 2. Dilihat dari segi Fungsinya
A. Dokumen Dinamis, yang digunakan secara langsung da- lam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor a. Dinamis aktif; Dipakai secara terus-menerus dalam dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor b. Dokumen semi aktif; Penggunaannya sudah menurun c. Dokumen In aktif, Sudah jarang digunakan B. Dokumen Statis; Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor

18 3. Dilihat dari segi Bentuk Fisiknya
a. Dokumen Korporal; berupa benda sejarah, seperti arca, patung, pakaian tradisional, uang logam kuno, candi dsb. Biasa menjadi koleksi musium b. Dokumen literal; dokumen yang dicetak, ditulis di- rekam dan digambar; buku, surat kabar, majalah film, micro film, pita kaset. Biasa jadi koleksi per- pustakaan c. Dokumen rivat; berupa arsip, surat, laporan dsb.; Biasa dikelola dalam kegiatan kearsipan

19 MACAM-MACAM DOKUMEN

20 KINDS OF DOCUMENT

21 Macam-macam Dokumen

22 KINDS OF DOCUMENT

23 RUANG LINGKUP DOKUMENTASI
1. Dokumentasi Literer Meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini meru- kan kegiatan mengumpul buku, majalah, koran, bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung mudah mencari bahan yang diperlukan 2. Dokumentasi Korporil Meliputi bidang permusiuman. Dokumentasi ini meliputi kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, arca dan benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu

24 3. Dokumentasi Privat meliputi bidaing kearsipan, berupa kegiatan mengumpulkan warkat arsip dan atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bla diper-lukan mudah ditemukan. Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasi adalah pengumpulan. Berikut di bawah ini merupakan salah satu formulir sebagai alat bantu pencatatan penerimaan dokumen dalam bentuk buku:

25 Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasi adalah pengumpulan.
Berikut di bawah ini merupakan salah satu formulir sebagai alat bantu pencatatan penerimaan dokumen dalam bentuk buku:

26 No Tanggal Kota Tahun Cara
Urut Judul Pengarang Penerbit Terbit Jumlah Perolehan Ket.

27 DOKUMEN KANTOR ( SURAT )

28 DOKUMEN KANTOR (SURAT)
Dokumen yang dikelola dalam kantor lebih banyak termasuk dalam jenis surat, seperti memo, lembar pesan telepon, , laporan dan sebagainya. Oleh karena itu dalam kegiatan proses dokumen, sangat penting mengetahui tentang dasar-dasar surat-menyurat.

29 DOKUMEN KANTOR ( SURAT )
Surat Sebagai Dokumen Kantor, diciptakan melalui sebuah Proses dan prosedur yang jelas, Mulai surat itu dirancang sampai surat itu siap dikirimkan

30 PROSES PENANGANAN SURAT
SURAT MASUK DICATAT DIPROSES DISIMPAN/FILE DIJAWAB DIBUAT DRAP KONSEP DITANDA TANGAN DICETAK DIPERIKSA DISIMPAN/FILE SURAT KELUAR DIKIRIM

31 PENGERTIAN SURAT

32 ”is a tool to inform something writtenly”.
Indonesian Encyclopedy WJS Poerwadarminta ”is a written letter”, ”is a tool to inform something writtenly”. Drs. E. Martono Letter is only a piece of paper which is written about news, but as tool of comunication for an individual or a group

33 Definition verbal expression; literal statement or meaning; exact signification requirement
A written or printed communication; a message expressed in intelligiblee character on something adapted to conveyance, as paper, parchment, etc.;

34 In simply a letter is a tool which is used to inform news/ message from a writer / seder to receiver

35 2. The Function of Letter 1. As a representative
As Written evidence As a guide to do As a Reminder As a Organization progress barometer As a Historical Document

36 LETTER CLASSIFICATION
IN EXIST USER SIFAT URGENSI PENYELESAIAN Covvered Letter Common Letter Private Letter Urgent Letter Post Card Official Letter Confidential letter Semi U.L Telex Business letter Teleghram Stricly Comf. L. Common Letter Social letter Faxsimile Memo & Nota As Evidence

37 PERLENGKAPAN SURAT Bisnis Manajemen

38 LETTER EQUIPMENT 1. Jenis-jenis kertas 2. Ukuran Kertas
Macam-macam lipatan surat 4. Macam-macam amplop

39 KIND OF PAPER Kertas Union Skin Kertas HVS
Kertas Doorslag (tipis, bisa untuk tindasan Kertas Stensil ( bisa untuk penggandaan dalam jumlah banyak) Bisnis dan Manajemen

40 SIZE OF PAPER 21 x 23 cm (204 x 330 mm) = Folio
21 x 28 cm (204 x 254 mm) = Kwarto 21 x 28 cm (204 x 165 mm) = Sixmo 21 x 28 cm (204 x 127 mm) = Oktavo 21 x 28 cm (204 x 127 mm) = Memo 21 x 29,7 cm (210 x 297 mm) = A4 21 x 14,8 cm (210 x 148 mm) = A5 10,5 x 14,8 cm (105 x 148 mm) = A6 Bisnis dan Manajemen

41 TYPE OF BENDING LETTER Bisnis dan Manajemen

42 KIND OF COVER LETTER Bisnis dan Manajemen

43 kind OF ENVELOPE Bisnis dan Manajemen

44 Part of Letter Bisnis Manajemen

45 BAGIAN-BAGIAN SURAT 1. Letterhead/Heading 3. Number of letter
2. Date line 3. Number of letter 4. Inside Address 5. Attention Line 6. Greeting/Solutation 7. Subject line 8. Body of the Letter 9. Complimentary Close 10. Signature 11. Attachment 12. Reference line / initial 13. Additional information (Enclosure,Carbon copies) Bisnis dan Manajemen

46 BODI OF THE LETTER HADING/LETTERHEAD RERERENCE LINE DATE LINE
INSEDE ADDRESS ATTENTION LINE SOLUTATION SUBJECT LINE BODI OF THE LETTER COMPLIMENTARY CLOSE SIGNATURE ENCLOSURE

47 Kind of From the Letter 1. Block Format 2. Modified Block Format
3. Modified Semi Block Format 4. Simplified Format 5. Indented Style 6. Hanging Faragraph Style 7. Official Style 8. New Official Style Bisnis dan Manajemen

48 BLOCK FORMAT MODIFIED BLOCK F
============ =================== ========== ========== ============ =========== ============== ========= =============== ======== ==================================== ============================ ============================== ================================= ============= ======= =====: ===== ===/=== =========== ================== ========== ======== =============== ========= ===: ========= ==========, ==================================== =================================== =========================== ============================= ============= =====

49 Semi block INDENTED ============ ================= ========
========== =============== ========== ============== ======== : ============ ===============================8 ============================ ================================ ==================================== ================================= ============================== =========== ============ ================= ======== ========== =============== ========== ============== ======== : ============ ===============================8 ============================ ================================ ==================================== ================================= ============================== ===========

50 Hangging paragrafh Bisnis dan Manajemen ============
=================== ( 1 ) ) ========== ========== ( 2 ) ============ ( 3 )) =========== ============== ( 4 )) ========= =============== (5)) ======== (6 )) ==================================== ( 7 ) ================================= ======================== ================================= ( 8 ) ================================= ====================== ( 9 ) ============================ ============= (1)) (11 =============== =========== ( 11 ) ( 12 ) )======= =====: ===== ( 13 )) ===/=== ( ( 14 ) Hangging paragrafh Bisnis dan Manajemen

51

52 BODI OF THE LETTER HADING/LETTERHEAD RERERENCE LINE DATE LINE
INSEDE ADDRESS ATTENTION LINE SOLUTATION SUBJECT LINE BODI OF THE LETTER COMPLIMENTARY CLOSE SIGNATURE ENCLOSURE

53 MELAKUKAN SURAT MENYURAT Bisnis Manajemen

54 Melakukan Surat-menyurat
TUJUAN PEMBELAJARAN Kompetensi Dasar 2 Melakukan Surat-menyurat 1. Siswa dapat Menggunakan tata bahasa dalam surat menyurat sesuai dengan kaidah 2. Siswa dapat membedakan surat dinas, niaga, dan surat pribadi

55 BAHASA SURAT BAHASA SURAT DINAS DAN NIAGA
Seorang penulis surat harus mengguna-menggunakan susunan kalimat dengan pilihan kata dan ejaan serta tanda baca yang sesuai dengan kaidah bahasa indonesia yang baik dan benar. Nada surat harus simpatik, sopan, menarik, luwes tapi lugas dan tidak memakai kata yang kurang tepat, bermakna ganda

56 Sebuah surat khususnya business letter harus memiliki sifat-sifat berikut:
1. Jelas (clear) - Kepada siapa surat ditujukan - Dari siapa surat itu berasal - Isi yang dimaksudkan - Kata-kata atau kalimatnya, tulisan atau ketikannya 2. Singkat (consice) - tidak bertele-tele - tidak menggunakan kalimat panjang atau berlebihan, pendek dan tegas

57 3. Lengkap (complete) - Mengandung semua informasi yang dibutuhkan 4. Bernada sopan (courteous) - Bijak dalam mengemukakan kehendak dan tidak meremehkan orang lain. 5. Benar (correct) - Benar dan baik dalam pemilihan bahasanya serta berisi informasi yang benar 6. Bersih (clear) - Menggunakan kertas yang baik dan bersih 7. Hati-hati (careful) - Diketik hati-hati agar rapih, bersih dan tidak salah

58 Pembukaan, Isi dan Penutup Surat
a. Pembuka Surat 1). Dalam menulis pembuka, hindari bahasa resmi seperti: “In reply to your letter…….” atau “We are in receipt of your letter. Gunakan kata-kata penggantinya yang tidak resmi seperti: “Thank you for your letter….” “We are glad to send you…..” “We appreciate your notifying us that…”

59 2). Jika dibutuhkan, tulis kata-kata yang mengandung
rasa simpati atau ucapan maaf kepada pembaca. “We are sorry to learn that……..” “We regert we are not able to…..” “Pleace accept our apologies for…” 3). Jangan menuliskan keputusan menolak pada pembukaan kalimat. Jika anda harus mengatakan “tidak”, tulislah pada kalimat berikutnya. *Jangan menulis seperti: “We regret to inform you that your suggestion is not acceptable” * Tapi Tulislah: “ We appreciate the suggestion you made but we are not possible to take it” “We have carrefully considered your suggestion but…..”

60 b. Isi Surat 1). Isi alinea biasanya lebih panjang dibanding pem- buka dan penutup, tetapi hindari alinea yang berisi lebih dari sepuluh atau dua belas baris. 2). Susunlah ide-ide dengan logis dan konsisten, mi- salnya dengan cara kronologis atau berdasarkan kepentingannya 3). Jika terdapat banyak informasi yang mesti disampaikan, susun dan beri nomor agar memudahkan pembaca dan menghemat tempat 4). Jika informasinya singkat, tambahkanlah beberapa kata yang menarik pada awal atau akhir kalimat.

61 c. Akhir Surat 1). Untuk mengakhiri surat dengan kata-kata formal tidak begitu penting. Berhenti setelah informasi yang diperlukan sudah tersampaian 2). Dalam banyak hal, hidari penggunaan frase; “Hoping this is satisfactory, I remain” Jika itu saja yang ingin anda utarakan maka akan lebih baik seperti ini: “ I hope this is satisfactory” 3). Bagian akhir surat merupakan bagian paling tepat untuk menyampaikan apa yang pembuat surat inginkan. Nada yang akan disampaikan dapat lembut dapat juga kuat, “If you will give me a call, we can arrange a mutually satisfactory date” : (lembut) “Please return the card at your convenience” (kuat)

62 4). Selain bagian akhir surat untuk memperoleh kesan
dari si pembaca. Bagian akhir juga dapat digunakan untuk menyampaikan niat baik. “We appreciate writing to us” “Thank you for giving us the opportunity to service you” “We will most certainly keep you in mind” 5). Jika terjadi kesalahan, cobalah meluruskannya dengan ungkapan seperti berikut, asalkan jangan sudah dibuat sebelumnya. “Thank you so much for your patience” “We are sorry for the inconvenience caused you” “Please accept you sincerele apologies

63 Pemilihan Kata dan Susunan Kalimat
Dalam surat niaga, ada beberapa hal yang perlu diparhatikan. A. Gunakanlah kata “I”, “We” dan “You” untuk membuat sebuat surat terkesan akrab dan menarik tetapi jangan digunakan berulang-ulang. Resmi Akrab Pleas communicate with The undersigned As requested It is believed This pamplet deals with Estate probems Please write to me As you requested We believe You will find this pamplet helful in dealinlg with estate problems.

64 b. Gunakan kata-kata yang menarik sebanyak mungkin:
Thank you pleasure benefit glad please service considerate happy appreciate promptly generous dellighted c. Hindari kata-kata atau frase yang sering digunakan (klise) sehingga menghilangkan ciri khas. Klise Wajar We wish to acknowledge receipt of you letter of recent date Please be advised that this charge was made by the collecting agent. We have received tour recent Letter This charge was made by the collecting agency.

65 c. Susunlah ungkapan negatif menjadi positif.
I cannot send you the information because you failed to give the account number We hope there will be no further delay in shipping your order Its is against our policy to sell direct to cnsumer. I shall be glad to send you the information as soon as you give us your account We are trying hard to get your order to you promptly It is our policy to sell only through retailers

66 f. Lihatlah kemampuan pembaca, dan jangan menggunakan bahasa yang terlalu teknis:
Mudah Will you please acnowledge payment by receiving and returning to us the voucher accompanying the check Will you sign the blue slip accompanying the check and return to us as our receipt

67 Enquiry Letter Enquiry Letter adalah surat yang dibuat untuk mendapatkan informasi tentang: mutu, harga barang, potongan harga, cara pembayaran dan waktu pengiriman barang. Contoh 1. Meminta katalog dan daftar harga; Dear Sirs, We are interested in buying office equipment and would be pleased to receive your lates catalogue and price list. Yours faithfully,

68 Kalimat-kalimat yang perlu disampaikan dalam inquiry letter;
a. Kalimat pembuka * Your name has been given to us by the British Chamber of Commerce Hamburg….. * We saw your products demonstrated at the Hannover Fairearlier this year, and would like to know whether… b. Kalimlat-kalimat lanjutan tentang kondisi pasar: * here is high demand here for high-quality sport shirts of the type you manufacture. * You can count on a brisk turnover if prices are competitive and deliveries prompt.

69 c. Kalimat-kalimat meminta informasi
Will you please send us your catalogue and price list for…… Will you please quote prices c.i.f. Amsterdam for the following items in the quantity stated….. We are interested in your items of payment and in discount offered for regular purchases and large orders. d. Kalimat-kalimat Penutup: We are looking forward to hearing from you. We would appreciate a prompt answer. Since our customers are pressing us on quotation, we hope you will be able to make us an offer within a week from today’s date.

70 Contoh 2 Menanyakan informasi tentang katalog, dafatar harga, cara pembayaran dan tanggal pengiriman; Dear Sirs, Re: Verdi Mens Shoes We have seen some of your exellent shoes products exhibited at Jakarta Fair and as we are interested in your Verdi Men’s Shoes, we should like to know whether you can let us have your catalogue and price list and tell us your terms of business and delivery date. We should appreciate your prompt reply. Yours faithfully,

71 Reflies to Inquiry: a. Mengucapkan terima kasuh atas surat Enquiry yang dikirimkannya b. Berikan informasi yang diminta; katalog, daftar harga, tanggal pengiriman dan sebagainya c. Erikan informasi tambahan jika perlu d. Tutuplah surat dengan kata-kata yang merangsang untuk memesan. Kalimat-kalimat yang perlu diterapkan dalam surat ini: Membuka kalimat balawan enquiry: a. Many thanks for your enquiry of……… b. We are pleased to hare your enquiry about…… c. We thank you for your letter of 6th Januari in whichy you enquire about….. d. In reply to your enquiry of 8 August we are enclosing……. e. Replying to your enquiry of 2 June……

72 Dear Sirs, Thank you for your enquiry of 15th January and we haveleasure in enclosing a copy of our latest catalogue and price list. Yours truly,

73 Dear Sirs, Our Verdi Men’s Shoes Thank you for your enquiry letter of 15th March, 1987 asking catalogue and price list of our men’s shoes. We have pleasure in sending you under separate cover our illustrated catalogue which gives you full particulars of our Men’s shoes together with prices. We let you know that for order 10 pairs and more we shall allow you a discount of 5% We hope you will find our prices and terms satisfactory and look forward to hearing from you soon. Yours fithfully,

74 Dear Sirs, Re 200 Kitchen Cupboards We are very pleased to have your letter of 5th. May, 1987 requesting quotation for our teak-wood kitchen cupboards, and are sending you herewith the pricelist requested. We also enclose details of our terms and conditions of sale. We will assure you that the kitchen cupboards you mentioned in the letter can be delivered in accordance with the delivery dates you requested. We are also sending you descriptive brochures of our furniture products, and hope you will find our prices, terms and quality satisfactory and look forward to receiving your order in the near future. Yours Faithfully,

75 Order Letter Order with Post – Card 115 Jl. Sukaamanah V Jakarta
28 September, 1995 Please supply the following items: 10 “SAUKI” filing cabinet @ Rp ,- 8 “ROJI” filing cabinet @ Rp ,- 5 “ITTOH” safes GS 87 @ Rp ,- Delivery : Prompt Terms : As usual Monier Trade Ltd. Agus Suharto

76 Order dan menanyakan tanggal kirim
Dear Sirs, In reply to your letter of 2nd October 1982 with samples and price list, for which we thank you, we would ask you to send us as soon as possible: 12 Doz Serang Siver Tea Spoon No. 27 10 Doz Serang Dinner Kaives No. 73 6 Doz Serang Silver Cups and Saucers Would you let us know when the articles could be despatched. Best Regards For Duran & Co. Ltd.

77 Complaint Letter a. Keterlambatan: Dear Sirs,
On 5th August:1992, we ordered 100 copies of secretarial Practice, a book by Drs. E. Martono and enclosed a cheque for Rp ,- in payment of them. As we requested, this book was needed for the college session beginning 10th August 1992, but the books did not arrive on time. We would be glad if you look into the matter and let us know when the books will arrive at our address. Yours faithfully,

78 b. Kerusakan barang Dear Sirs, Refering to our order No. 266, we regret to inform you that our customer has refused to take delivery of 2 our of 10 cases of Philip tape recorders because the goods were badly damaged during transit. There was nothing wrong with the forwarding company in transporting the goods. The main cause of damage was due to the improper packing in your Warehouse Departement. The materia; froin which the two cases were made was so poor that it is easyly broken with slight pressure. This is the first time we have had to complaint, and we have no order alternative but to return the goods. We would require replaacements for the damaged goods as soon as possible.

79 Athe Word for Complaint letter
Tentang Mutu yang rendah You have supplied goods below standard we expected from samples. The bulk of the goods is not up to sample Unfortunately, we find you hav sent us the wrong goods We cannot accp this container as they are not the size and shape we ordered. Tentang barang yang rusak: On checking the goods received we find that several items on your invoice have not been included; we enclose a list of the missing articles Unfortunately you have not sent us all the goods we ordered, the folloeings are missing. You have short-shipped this consignment by 100 kgs.

80 Tentang Keterlambatan barang
If the goods have not been shipped we must ask you to send them by air. We must ask you to despatch the consignment immediately, if you have not already done so, and in any case, please inform us by cable what the position is Any delay now will cause us a loss of buseness Tentang Pengepakan buruk We regret that we have to complain about the way the goods packed The packing inside the case was too loose/was insufficientn so that there was some shiffing of the contents and several cups and plates have been broken.

81 RE : BOSCH TECHNICAL TOOLS
MULTI TRADING CO. 164 Jl. Gajahmada Jakarta Utara 11120 Your Refl : UY/SA December, 2010 PT SUMBER TEKNIK 268 Jl. Otto Iskandardinata Bandung Dear Sirs, RE : BOSCH TECHNICAL TOOLS We have receiived your letter of 6th December asking for quotation of our Bosch Technical Tools, for which we thank you, we are sending you herewith our latest catalogue together with prices and terms. As we want to expand our turn-over with you we have in this case decided to quote you very low prices. We shall unable to repeate these when our present stock is exhausted. We are also pleased to inform you that we will allow you a 10% discount on order for 100 pieces of all kinds of our Bosch Technical Tools our more for settlement within a month from the date of the invoice. We hope you will find our prices and terms satisfactory and expecting your order as soon as possible. Yours faithfully, FOR MULTI TRADING CO. Mohamad Ismail Sales Manager Encl: Catalogue

82 VERIDICAL SHOES MANUFACTURERS
268 Jl. Kopo Utama Bandung West Java INDONESIA ================================== Your Ref: AC/YS th March, 2010 Our Ref : MM/SA The Modern Shoes Centre 158 Pucang Anom Raya Surabaya Dear Sirs, OUR VERDI MEN’S SHOES We thank you for your inquiry letter of 15 th March, 2010 requesting catalogue and pricelist of our Men’s shoes, and also thank you for your interest in our products. Wh have pleasure in sending you under separate cover our illustrated catalogue which gives you full particulars af our Men’s shoes together with the prices. We are also let you know that we have given you our very lowest quotations; for orders at 10 pairs and more we shall allow you our special discount of 5%. All qualities can at present be supplied from stock, but in view of the keen demand we would advise you to send as your order immediately. We hope you will find our prices and terms satisfactory and look forward to hearing from you soon. Your faithfully, FOR THE VERDICAL SHOES MANUFACT Mohamad Mochtar Sales Manager

83 MENGURUS/MENJAGA SISTEM DOKUMEN

84 Proses dokumen-dokumen kantor
TUJUAN PEMBELAJARAN Kompetensi Dasar 3 Proses dokumen-dokumen kantor 1. Siswa dapat menjelaskan sistim indeks 2. Siswa dapat mengindeks nama orang dan perusahaan sesuai peraturan yang berlaku

85 DOKUMEN KANTOR ( SURAT )
Surat Sebagai Dokumen Kantor, diciptakan melalui sebuah Proses dan prosedur yang jelas, mulai surat itu dirancang sampai surat itu siap dikirimkan dan perlu adanya arsip yang disimpan, baik surat yang telahlah diterima maupun yang telah dikirimkan keluar Salah satu kemampuan yang dituntut dalam proses penyimpanan surat/arsip/dokumen adalah kemampuan mengindeks.

86 Pengertian Indeks 1. Sebagai alat bantu untuk menemukan suatu tempat
2. Sebagai katalogissi mengenai, judul buku, deskripsi buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai dengan klasifikasinya 3. Petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip, sehingga ketika membutuhkan arsip tersebut dengan mudah dapat ditemukan kembali

87 Kegunaan Indeks 1. Untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan de dalam satu berkas 2. Sebagai media penemuan kembali dokumen yang telah disimpan

88 Syarat-syarat Mengindeks
1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami 2. Menggunakan kata yang mudah dimengerti 3. Memiliki orientasi kepada kebutuhan pemakai 4. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut

89 MENGINDEKS A. Menentukan Kata Tangkap
Mengindeks, adalah menentukan urutan unit-unit/bagian-bagian dari kata tangkap/ caption yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama masalah, nama tempat, atau angka tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal/ID dari suatu warkat yang disimpan, sehingga ia dipilih berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan…. Jadi;

90 1. Jika menggunakan penyimpanan sistem alphabetical filing system, maka yang menjadi kata tangkapnya adalah nama orang atau nama organisasi. Oleh karena itu yang diindeks adalah nama orang atau organisasi 2. Jika menggunakan penyimpanan sistem subjetical filing system, yang menjadi kata tangkap adalah nama masalah/ subjek dari arsip/dokumen yang disimpan

91 3. Jika menggunakan penyimpanan sistem cronologocal filing system/tanggal, maka yang menjadi kata tangkapnya adalah tanggal surat dari suatu arsip yang disimpan 4. Jika menggunakan penyimpanan sistem geografical filing system/wilayah, maka yang menjadi kata tangkapnya adalah nama tempat, daerah, wilayah dari suatu arsip yang disimpan 5. Jika menggunakan penyimpanan sistem numerical filing system/nomor, maka yang menjadi kata tangkapnya adalah dari nomor urut yang terdapat dalam buku arsip

92 B. Cara Mengindeks Nama tunggal mendahului nama tunggal dengan bersingkatan Nama tunggal bersingkatan mendahului yang singkatannya diperpanjang Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 Crisnandi S. Crisnandi Setyo Crisnandi Crisnandia A. Crisnandia Crisnandi Crisnandia Crisnandia - S Setyo A Cr 1 2 3 4 5

93 Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang.
Perhatikan contoh berikut! Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 Adinda Nur Aisyah Aryo Wibisono Susanto Wibowo Aisyah Wibisono Wibowo Adinda Aryo Susanto Nur Ai Wi 1 2 3

94 Nama keluarga, suku, marga, nama diindeks dari nama marga/ke-
luarga suku pada unit pertama Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 Cindi Harahap Jody Gondokusumo Abdul Haris Nasution Sony Tulung Tomy Soeharto Harahap Gondokusumo Nasution Tulung Soeharto Cindy Jody Abdul Sony Tomy Haris Ha Go Na Tu So 1 2 3 5 4

95 Nama dengan gelar, dikenal: Gelar Akademis Gelar Kebangsawanan
Gelar Keagamaan Gelar Kepangkatan dan gelar Jabatan Name INDEKS Kode Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 Ab- jad Prof. Dr. Agus Hermawan KH. Abdullah Nasution, S.E. AKBP. Teguh Waskito, S.H. RA. Melur Ishartanti Uskup Armenson Bello Hermawan Nasution Waskito Ishartanti Bello Agus Abdullah Teguh Melur Armenson Prof. Dr. KH, S.E. AKBP, S.H RA Uskup He Na Wa Is Be 2 4 5 3 1

96 Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di bela-
Kang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu Kepanjangannya. Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 M. Baharudin M. Galih P BJ. Habibie Doni Setiawan K Baharudin Galih Habibie Setiawan M Doni P Jusup K Ba Ga Ha Se 1 2 3 4

97 Nama Indonesia dengan urutan kelahuran (orang bali) diindeks lebih
Dulu nama diri, kemudian urtan kelahiran dan gelar kalau ada Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 I Wayan Widiada Ni Made Desiana I Ketut Rajasa I Nyoman Putra Widiada Desiana Rajasa Putra I Wayan Ni Made I Ketut I Nyoman Wi De Ra Pu 4 1 3 2

98 Nama Orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga, dan biasa
terdapat setelah nama asli, kecuali Cina dan Korea, Nama keluarga terletak di depan. Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 William Jefferson Clinton Barack Obama David Beckham Kim Dong Mun Liem Swie King Li Lingwey Bruce Lee Clinton Obama Beckham Kim Liem Li Lee William Barack David Dong Swie Lingwey Bruce Jefferson Mun King Cl Ob Be Ki Le 2 7 1 3 6 5 4

99 Nama Orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap se-
Bagai satu unit. Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 Sylvia Loper-Tiana John Lee-Barry Loper-Tiana Lee-Barry Sylvia John Lo Lee 2 1

100 Nama yang memakai awalan keluarge (De, Da, de, Du, del, Des, Di,
Fiz, La, Le, M, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Vander, Von, Vonder Dalam mengindeks tidak terpisah sebagai unit pertama, tetapi dalam Memberi kode, awalan tersebut diabaikan Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 Harun Al Rasyid Leonardo da Vinci Bartje van Houten Saleh bin Walid Chris O Donnel Al Rasyid da Vinci van Houten bin Walid O Donnel Harun Leonardo Bartje Saleh Chris Ra Vi Ho Wa Do 3 4 2 5 1

101 Nama yang memakai seniority (Sir, Jr, I, II, III) diletakkan pada
Unit terakhir Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 U U.4 George Bush, Sr John F. Kennedy, Jr King Edward, I Bush Kennedy Edward George John King Sr F Jr I Bu Ke Ed 1 2 3

102 MENGINDEK NAMA LEMBAGA
Nama perusahaan diindeks lebih dahulu kata yang penting, kemu- dian jenis badan hukum atau kegiatannya. Name INDEKS Kode Abjad Urutn Unit 1 Unit 2 Unit 3 PT Mekarsari CV Bahagia Salon Johny Andrean Hotel Indonesia PT Indah Kiat Jaya Rumah Sakit Pasar Rebo Ramayana Dept. Store Mekarsari Bahagia Johny Andrean Indonesia Indah Kiat Jaya Pasar Rebo Ramayana PT CV Salon Hotel Rumah Sakit Dept. Store Me Ba Jo In Pa Ra 5 1 4 3 2 6 7

103 Untuk nama perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatan-
Nya diperpanjang dahulu, baru diindeks. Tapu untuk perusahaan Yang sudah dikenal dengan akronimnya(singkatan), dapat diindeks Akronim tersebut kemudian diberi tunjuk silang Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 Unit 3 GIA BRI IBM BCA Garuda Rakyat Indonesia International Central Asia Indonesia Bank Business Airways - Machine Ga Ra In Ce 2 4 3 1

104 Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama
tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit. Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 U.3 Toko 234 Club 77 Bengkel Motor 202 Dua Tiga Empat Tujuh Tujuh Dua Nol Dua Toko Club Bengkel Motor Du Tu 2 3 1

105 Nama perusahaan yang memakai nama penghubung, (dan, pada, of,
And, & dsb.) tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempat- kan di antara dua tanda kurung Name INDEKS Kode Abjad Urutan Ab jad Unit 1 Unit 2 U.3 Andi & Motor Service Bank of America Modern Fashion and Make-Up Andi & America Modern Motor Service Bank (of) Fashion (and) Make-Up - An Am Mo 2 1 3

106 Nama badan yang bergerak dalam pendidikan seperti sekolah, ake-
Demi, dan Universitas diletakkan pada unit terakhir. Name INDEKS Kode Abjad Urutn Unit 1 Unit 2 Unit 3 Universitas Indonesia IPB SMK Walisongo SMK Negeri 5 Malang Indonesia Pertanian Bogor Walisongo Lima Malang Universitas Institut SMK SMK Negeri In Pe Wa Li 2 3 4 1

107 Nama Instansi Pemerintah, yang diutamakan adalah nama pokok da-
Ri instansi tersebut. Sifat organisasasi seperti departemen, kantor, Jawatan,, lembaga, bagian, dan seksi ditempatkan di unit terakhir. Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 U. 3 Departemen Dalam Negeri Lembaga Administrasi Negara Pemprov DKI Badan Pertanahan Nasional Dalam Negeri Administrasi Negara DKI Pertanahan Nasional Departemen Lembaga Pemprov Badan Da Ad DK Pe 2 1 3 4 D

108 Nama organisasi/himpunan, yang diindeks kata pengenal terpenting
dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti persatuan, perhim- punan, partai dll. Name INDEKS Kode Abjad Urutan Unit 1 Unit 2 U.3 Partai Golkar Yayasan Gotong- Royong IDI LBH HMI Golkar Gotong Royong Dokter Indonesia Bantuan Hukum Mahasiswa Indonesia Partai Yayasan Ikatan Lembaga Himpunan Go Do Ba Ma 3 4 2 1 5