Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)

Presentasi berjudul: "Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)"— Transcript presentasi:

1 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)

2 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

3 Merupakan persyaratan standar
MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (1/3) Merupakan persyaratan standar Menyediakan panduan kerja yang standar utk menjamin konsistensi & proses yg sistematis Menyediakan bukti objektif kepada pelanggan & auditor bahwa SMM telah ada dan diterapkan Merupakan pedoman bagi Auditor dalam mem verifikasi sistem manajemen mutu Sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk personel baru Sebagai alat pengendali & monitor proses operasional Sekolah

4 Jangan mendokumentasikan hanya untuk memperoleh sertifikat
MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (3/3) Jangan mendokumentasikan hanya untuk memperoleh sertifikat ATAU hanya untuk menyenangkan Auditor Eksternal saja

5 DOKUMENTASI MANUAL MUTU I PROSEDURE MUTU INSTRUKSI KERJA FORM,REKAMAN
II INSTRUKSI KERJA III IV FORM,REKAMAN

6 - Kebijakan sekolah yg berkaitan dengan
APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (1/2) PEDOMAN MUTU / MANUAL MUTU Manual Mutu merupakan dokumen tingkat pertama yang memberikan gambaran mengenai : - Kebijakan sekolah yg berkaitan dengan mutu jasa pendidikan yang dihasilkan - Tanggung jawab dan wewenang personel - Proses atau kegiatan yang dibutuhkan un- tuk menjamin mutu lulusan anak didik - Referensi Silang (hubungan antara Manual Mutu dengan Prosedur Mutu)

7 CONTOH Manual Mutu/MM MANUAL MUTU SEKOLAH TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
MM-SKLH- 5 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : Halaman : 1/4 5.1 Komitmen Manajemen Kepala Sekolah mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu, yaitu dengan cara : menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu; menetapkan struktur sekolah; menetapkan tanggung jawab dan wewenang; menyediakan sumber daya personel yang memadai; menunjuk Wakil Manajemen; meninjau sistem manajemen mutu secara berkala;

8 MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL
BAB I PENDAHULUAN MM-SKLH-01 BAB II RUANG LINGKUP MM-SKLH-02 BAB III ISTILAH DAN DIFINISI MM-SKLH-03 BAB IV SISTEM MENEJEMEN MUTU MM-SKLH-04 BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN MM-SKLH-05 BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA MM-SKLH-06 BAB VII REALISASI PRODUK MM-SKLH-07 BAB VIII PENGUKURAN ANALISA DAN MM-SKLH-08 PENINGKATAN LAMPIRAN MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL I DIAGRAM PROSES LAM.01/MM-SKLH II KEBIJAKAN MUTU LAM.02/MM-SKLH III DESKRIPSI & SPESIFIKASI KERJA LAM.03/MM-SKLH IV STRUKTUR ORGANISASI LAM.04/MM-SKLH V SASARAN MUTU LAM.05/MM-SKLH VI RENCANA MUTU/ QUALITY PLAN LAM.06/MM-SKLH VII FORM KORESPONDENSI LAM.07/MM-SKLH VIII AGENDA TINJAUAN MANAJEMEN LAM.08/MM-SKLH

9 APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (4)
PROSEDUR MUTU Standar ISO-9000 tidak secara khusus memberikan bentuk atau format Prosedur Mutu. Hal ini berarti bahwa sekolah dapat merancang sehingga bentuk atau format sesuai dengan kebutuhan. Prosedur Mutu merupakan dokumen yang berisi mengenai urutan suatu proses secara kronologis yang melibatkan fungsi-fungsi dalam sekolah.

10 KRITERIA KEBERHASILAN RINCIAN PROSEDUR CATATAN/REKAMAN MUTU
APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (5) PROSEDUR MUTU Format Prosedur Mutu TUJUAN RUANG LINGKUP STANDART YANG BERLAKU KRITERIA KEBERHASILAN RINCIAN PROSEDUR CATATAN/REKAMAN MUTU DEFINISI/SINGKATAN CATATAN PERUBAHAN

11 APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (6)
PROSEDUR MUTU (FORMAT) 1. TUJUAN Suatu pernyataan singkat yang menerang-kan mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai. 2. RUANG LINGKUP Suatu pernyataan singkat yang menerang- kan kegiatan sekolah yang dicakup dalam prosedur. 3. STANDAR YANG BERLAKU Klausul-klausul ISO yang menjadi dasar prosedur mutu. 4. KRITERIA KEBERHASILAN Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan tujuan prosedur itu sendiri.

12 APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (8)
PROSEDUR MUTU (FORMAT) 5. RINCIAN PROSEDUR Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahapan proses atau kegiatan. 6. CATATAN /REKAMAN MUTU Suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan dalam bentuk dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja lain ataupun dari luar sekolah yang disimpan oleh pemilik Proses (dalam bentuk hardcopy maupun softcopy). 7. DEFINISI SINGKATAN/DEFINISI Suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur. 8. CATATAN PERUBAHAN Suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara prosedur yang berlaku dengan prosedur revisi sebelumnya.

13 7.1 Respon terhadap keluhan pelanggan
CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : Halaman : 1/4 1. TUJUAN Memberikan penjelasan mengenai proses penanganan keluhan pelanggan agar keluhan tersebut dapat diselesaikan dan tidak terjadi lagi dikemudian hari. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan keluhan pelanggan sampai dengan keluhan tersebut diselesaikan. 3. STANDAR YANG BERLAKU 7.1 Respon terhadap keluhan pelanggan

14 CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH
PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : Halaman : 2/4 4. KRITERIA KEBERHASILAN Pekerjaan yang tidak sesuai dan keluhan pelanggan dapat ditindak-lanjuti dan diselesaikan dengan baik 5. RINCIAN PROSEDUR 5.1 Staf Marketing menerima keluhan pelanggan, baik melalui telepon ataupun surat/fax dan mencatatnya formulir Keluhan Pelanggan. Data yang dicatat antara lain : Nama pelanggan; Alamat pelanggan/lokasi; Nomor telepon pelanggan; Jenis keluhan;

15 5.2 Berdasarkan jenis keluhan, staf Marketing
CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : Halaman : 3/4 5.2 Berdasarkan jenis keluhan, staf Marketing kemudian menyampaikannya kepada bagian terkait. 5.3 Manajer terkait mempelajari keluhan tersebut dan mencatat penyebab terjadinya keluhan. 5.4 …dst…. dst…. 6. CATATAN MUTU 6.1 Formulir Formulir keluhan pelanggan

16 CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : Halaman : 4/4 7. DEFINISI DAN ISTILAH LPPTS & KP : Laporan Pengendalian Pekerjaan yang Tidak Sesuai & Keluhan Pelanggan 8. CATATAN PERUBAHAN Belum ada

17 PROSEDUR MUTU DIBAWAH WMM
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN PM-SKLH/WMM-01 PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN MUTU PM-SKLH/WMM-02 PROSEDUR AUDIT INTERNAL PM-SKLH/WMM-03 PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN, TINDAKAN PM-SKLH/WMM-04 PENCEGAHAN & PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK YANG PM-SKLH/WMM-05 TIDAK SESUAI PROSEDUR SURVEY PELANGGAN PM-SKLH/WMM-06 PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN PM-SKLH/WMM-07

18 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
HUMAS PROSEDUR PROMOSI SEKOLAH PM-SKLH/HUM-01 PROSEDUR PENGADAAN NARASUMBER/ PM-SKLH/HUM-02 GURU TAMU KESISWAAN PROSEDUR PENERIMAAN SISWA BARU & PM-SKLH/SIS-01 PELAKSANAAN MOS PROSEDUR PENGORGANISASIAN SISWA PM-SKLH/SIS-02 PROSEDUR PENGEMBANGAN DIRI MELALUI PM-SKLH/SIS-03 EXTRAKULIKULER PROSEDUR PERENCANAAN & PELAKSANAAN PM-SKLH/SIS-04 WISUDA PURNASISWA

19 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
KURIKULUM PR. PENYUSUNAN, PENGEMBANGAN VALIDASI & PM-SKLH/KUR-01 EVALUASI KURIKULUM PR. PELAKSANAAN IN HOUSE TRAINING PM-SKLH/KUR-02 PR. PENYUSUNAN JADWAL PELAJARAN PM-SKLH/KUR-03 PR. PERENCANAAN, PELAKSANAAN, PEMANTAUAN PM-SKLH/KUR-04 & EVALUASI KBM PR. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR PM-SKLH/KUR-05 PR. PIKET PENGENDALIAN KBM PM-SKLH/KUR-06 PR. PENINGKATAN & PENGEMBANGAN PENDIDIK PM-SKLH/KUR-07 PR. PELAKSANAAN MGMP SEKOLAH PM-SKLH/KUR-08 PR. PELAKSANAAN UTS/UAS/UAK PM-SKLH/KUR-09 PR. KENAIKAN KELAS PM-SKLH/KUR-10 PR. PELAKSANAAN UN DAN US PM-SKLH/KUR-11 PR. KELULUSAN PM-SKLH/KUR-12 PROSEDUR PENGAJUAN KEBUTUHAN PENDIDIK PM-SKLH/KUR-13

20 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
SARANA DAN PRASARANA PROESEDUR PENGADAAN BARANG PM-SKLH/SAR-01 PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN PM-SKLH/SAR-02 DAN PENGELUARAN BARANG PROSEDUR PENGHAPUSAN BARANG PM-SKLH/SAR-03 PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN PM-SKLH/SAR-04 SARANA PRASARANA

21 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
BIMBINGAN KONSELING PROSEDUR BIMBINGAN KONSELING PM-SKLH/BK-01 LABORATORIUM PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. FISIKA PM-SKLH/LAB-01 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BIOLOGI PM-SKLH/LAB-02 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KIMIA PM-SKLH/LAB-03 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KOMPUTER PM-SKLH/LAB-04 PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BAHASA PM-SKLH/LAB-05

22 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
TATA USAHA PROSEDUR PELAYANAN PEMBAYARAN UANG PM-SKLH/TU-01 SPI & PARTISIPASI KOMITE PROSEDUR SURAT MENYURAT PM-SKLH/TU-02 PROSEDUR PENGAJUAN TENAGA KEPENDIDIKAN PM-SKLH/TU-03 PROSEDUR PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN PM-SKLH/TU-04 TENAGA KEPENDIDIKAN PROSEDUR PENERIMAAN UANG PM-SKLH/TU-05 PROSEDUR PEMAKAIAN KEUANGAN PM-SKLH/TU-06

23 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
PERPUSTAKAAN PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN PM-SKLH/PUS LINKUNGAN HIDUP PROSEDUR PEMELIHARAAN LINGKUNGAN HIDUP PM-SKLH/LH UNIT USAHA SEKOLAH PROSEDUR PENGELOLAAN UNIT USAHA SEKOLAH PM-SKLH/US

24 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
USAHA KESEHATAN SEKOLAH PROSEDUR PENGELOLAAN UKS PM-SKLH/UKS SATUAN KEAMANAN SEKOLAH PROSEDUR SATPAM SEKOLAH PM-SKLH/SAT CLEANING SERVICE PROSEDUR CLEANING SERVICE PM-SKLH/CS

25 Instruksi Kerja merupakan dokumen yang berisi uraian
APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (10) DOKUMEN PENDUKUNG Instruksi Kerja Instruksi Kerja merupakan dokumen yang berisi uraian langkah demi langkah yang lebih rinci suatu aktivitas dari satu fungsi organisasi dan biasanya bersifat teknis. Suatu contoh yang baik mengenai Instruksi Kerja adalah mengenai pengoperasian komputer. Instruksi Kerja dapat berupa : narasi, diagram alir, gambar,foto, sampel material, atau kombinasi dari bentuk tersebut.

26 CONTOH Instruksi Kerja
SEKOLAH CARA MENGOPERASIKAN KOMPUTER No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : Halaman : 1/1 1. PELAKSANA : Staf Sistem Informasi 2. RINCIAN INSTRUKSI KERJA 2.1 Pastikan semua instalasi kabel telah tersam- bung dengan benar 2.2 Tekan tombol “Power” pada monitor dan CPU 2.3 Tunggu sampai layar monitor menampilkan icon-icon program 2.4 Pilih menu yang akan digunakan, lalu tekan dengan tombol kiri mouse 2.4 …dst….dst 3. CATATAN PERUBAHAN Belum ada

27 INSTRUKSI KERJA PEMBENTUKAN PANITIA RAPAT KERJA TAHUNAN
MELAKUKAN EVALUASI ROGRAM RAPAT KERJA TAHUNAN PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN MENYUSUN RENCANA ANGGARAN BIAYA SEKOLAH (RAPBS) MEMPERSIAPKAN RAKER PUNCAK PELAKSANAAN RAKER PUNCAK PEMBENTUKAN PANITIA PPD PEMBUATAN PROPOSAL PPD PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN PPD PERSIAPAN ADMINISTRASI &SOUVENIR PPD PUBLIKASI PPD PENDAFTARAN PPD OBSERVASI CALON SISWA BARU KEPUTUSAN PENERIMAAN DAN PENGUMUMAN DAFTAR ULANG MENSOSIALISASIKAN PROGRAM KERJA TAHUNAN KE ORTU PEMBENTUKAN PANITIA OPEN HOUSE PERSIAPAN KEGIATAN OPEN HOUSE GLADI BERSIH OPEN HOUSE

28 INSTRUKSI KERJA PELAKSANAAN OPEN HOUSE PEMBENTUKAN PANITIA MATRIKULASI
PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MATRIKULASI PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN MATRUKILASI PELAKSANAAN KEGIATAN MATRIKULASI PELAPORAN KEGIATAN MATRIKULASI PEMBENTUKAN PANITIA MOS PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MOS PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA MOS PELAKSANAAN KEGIATAN MOS PELAPORAN KEGIATAN MOS PENEMPATAN KELAS BARU/AWAL PENEMPATAN KELAS LAMA PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN PEMBELAJARAN PENYUSUNAN PROGRAM SEMESTER PEMBELAJARAN PENYUSUNAN SYLABUS DAN RENCANA PROGRAM PEMBELAJARAN MENENTUKAN KRITERIA KETUNTASAN MINIMAL PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI KELAS

29 INSTRUKSI KERJA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA
PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BIOLOGI PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM KOMPUTER PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BAHASA MELAKUKAN ULANGAN HARIAN MEMBERIKAN TUGAS MENILAI KINERJA PRAKTEK LABOR MELAKUKAN ULANGAN TENGAH SEMESTER MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMESTER I MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMSTER II UJIAN SEKOLAH TERTULIS UJIAN SEKOLAH PRAKTEK MENENTUKAN KRITERIA KENAIKAN KELAS MENENTUKAN KRITERIA PENJURUSAN MENENTUKAN KRITERIAN KELULUSAN MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER (EKSKUL) PILIHAN/WAJIB MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER KHUSUS MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER WAJIB PENGENALAN LINGKUNGAN DAN EKSPLORASI LINGKUNGAN

30 INSTRUKSI KERJA PENGENALAN EKSPLORASI PROFESI/KEAHLIAN
PEMBENTUKAN PANITIA PESANTREN SEKOLAH PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN PESANTREN SEKOLAH TUGAS WALISANTRI PEMBENTUKAN PANITIA KHATAMAN QURAN PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN BIAYA KHATAMAN QURAN PELAKSANAAN KHATAMAN QURAN PELAPORAN KEGIATAN KHATAMAN QURAN PEMBENTUKAN PANITIA WISUDA PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN WISUDA RENCANA KEGIATAN WISUDA PELAKSANAAN WISUDA PELAPORAN KEGIATAN WISUDA PENERIMAAN BIAYA-BIAYA (SPP, DPP, OPS, CATERING, JEMPUT-ANTAR) SETOR TUNAI TRANSFER ATM PENGELUARAN BIAYA OPERASIOANAL UNIT (ADA DALAM RABS) PENGELUARAN KEGIATAN INSIDENTAL (ADA DALAM RABS)

31 INSTRUKSI KERJA PENGELUARAN INSIDENTAL PEMBAYARAN GAJI LEWAT BANK
PEMBAYARAN GAJI LEWAT KAS PEMBAYARAN GURU NGAJI LAPORAN KEUANGAN OPERASIONAL UNIT LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN INSIDENTAL PENGADAAN BARANG PENGAJUAN ATK UNIT DRIVER SEKOLAH KATERING SEKOLAH CLEANING SERVICE RUMAH TANGGA SEKOLAH BAGIAN KOMPUTER SATUAN TUGAS KEAMANAN USULAN KARYAWAN BARU (SDM) FLOWCHART MAPPING PROSES CASH FLOW KEUANGAN MANAJEMEN KELEMBAGAAN (FC)/A SITEM INFORMASI (FC)/A TATA PAMONG (FC)/A KEMITRAAN DAN HUMAS TATA PAMONG-ADMINISTRASI AKADEMIK (FC)/A TATA PAMONG-ADMINISTRASI HUMAS (FC)/A

32 APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (11)
DOKUMEN PENDUKUNG Formulir Formulir merupakan media untuk mencatat hasil proses dan digunakan sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu. Mengenai format Formulir, standar ISO-9000 tidak memberikan pedoman khusus. Sekolah dapat menggunakan format Formulir yang sudah ada atau merancang format yang sesuai dengan prosedurnya

33 PENGENDALIAN DOKUMENTASI
Yang dimaksud dengan dokumen mutu TERKENDALI adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru) Sedangkan dokumen mutu yang TAK TERKENDALI adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru)

34 PENGENDALIAN DOKUMENTASI
5. Perhatikan pengendalian dokumen kadaluarsa Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kadaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja. Dokumen mutu kedaluarsa (tidak berlaku lagi) adalah master (asli) dokumen mutu revisi lama, jika dokumen tersebut diperbaharui (revisi baru).

35 Terima Kasih