KOMUNIKASI INTERNAL DALAM BERORGANISASI

Presentasi berjudul: "KOMUNIKASI INTERNAL DALAM BERORGANISASI"— Transcript presentasi:

1 KOMUNIKASI INTERNAL DALAM BERORGANISASI
Pengertian dan Manfaat Komunikasi Internal Strategi Komunikasi Internal Merencanakan Komunikasi Internal Latihan Triarko Nurlambang –

2 Pengertian Komunikasi
suatu tindakan untuk menyampaikan pesan dapat berupa lisan (verbal), tertulis ataupun isyarat suatu proses saling tukar informasi (berupa simbol, tanda atau perilaku) suatu teknik untuk mengekspresikan pesan tertentu Peran Komunikasi komunikasi adalah hak asasi manusia komunikasi sadalah layanan untuk memberikan arah dan kemungkinan bagi pengambilan keputusan komunikasi digunakan untuk memberikan keyakinan (convincing) dan memberikan komando (commanding) suatu teknik untuk mengekspresikan pesan tertentu

3 Pertanyaan yang sering muncul……
Siapa yang harus berkomunikasi? Mengapa kita tidak suka berkomunikasi? Apa yang diharapkan dari hasil komunikasi? Apa yang bisa dilakukan dalam berkomunikasi? Apakah kita harus membuat rencana komunikasi?

4 Komunikasi dapat memberikan banyak manfaat
Komunikasi dapat menyiapkan satu “wadah untuk berlaga” (the battleground) Komunikasi membantu ‘mengundang’ pemikiran-pemikiran masyarakat/ individu Komunikasi dapat meningkatkan pemahaman akan sebuah konsep, program, ide … Tetapi Komunikasi juga bukan segalanya Komunikasi tidak dapat menjamin merubah segala sesuatu yang telah terjadi ke kondisi semula  kita harus menjalankan proses berkomunikasi terus menerus Kepemimpinan adalah juga salah satu bentuk Komunikasi  pemimpin karismatik akan lebih mudah berkomunikasi

5 Resiko jika tidak Berkomunikasi
Sulit diharapkan adanya perubahan jka tidak dipicu / diawali oleh satu info atau pengetahuan baru Sulit menyusun rencana (kerja) jika tidak melibatkan shareholders atau pihak lain membentuk suatu metode atau sistem kerja baru yang melibatkan berbagai pihak dalam satu kesatuan tim kerja akan menimbulkan biaya yang tinggi dan waktu yang tak menentu Hati dan pikiran para pembawa berita/ info/ pengetahuan tidak ada dalam tim kerja yang sedang berupaya memproses perubahan Kehilangan Momentum

6 Piramida Resistensi Tidak ada Pengetahuan
Resistensi (hambatan/keengganan) melakukan sesuatu yang berbeda sering kali dijadikan sebagai alasan (excuse) untuk satu kegagalan (spt. ‘males aah….’) daripada menimbulkan motifasi untuk mencapai sukses… Ini adalah satu sikap menghindar yang mendasari ketidakpedulian dan ketidaktahuan untuk berbuat sesuatu yang tanpa disadari telah ‘membunuh’ keinginan untuk merubah masyarakat dan sistem/organisasinya (Douglas K. Smith dalam “Taking Charge of Change”) Tidak ada Keinginan Tidak ada Kemampuan Dibutuhkan Strategi dan Rencana Komunikasi Tidak ada Pengetahuan Inilah saatnya untuk menggeser “Bukit Es” dengan lebih konsentrasi pada pentingnya peran Komunikasi Internal

7 Proses Transisi Individual dan Kelompok

8 Instrumen Manajemen bagi 5 Kunci Pengambilan Keputusan:
Audiens: Pengelompokan menurut posisi/ ketertarikannya Perilaku dan sikap: Posisi saat ini dan perubahan yang dibutuhkan Pesan yang disampaikan: Sesuai dengan perbedaan segmen audiens Jalur Komunikasi: Efektifitas dan sesuai dengan kapasitas yang tersedia Evaluasi: Kaji terus keberhasilan strategi Komunikasi

9 Komunikasi Internal Struktur Formal Jalur Komunikasi Informal
Mata rantai komando Garis kekuatan Jalur Komunikasi Informal Jaringan informal Jaringan kekuatan informal

10 Komunikasi Eksternal Kontak Formal Kontak Informal Pemasaran
Hubungan Masyarakat (Public relations) Kontak Informal Antar pekerja/ pelaksana (Employees) Managers

11 Karakteristik Penyampaian Pesan yang Efektif
Praktis Berbasis pada Faktual Jelas dan gamblang Tepat Persuasif Rekomendasi

12 Ciri Komunikasi yang Efektif
Lebih cepat mengatasi masalah Pengambilan Keputusan lebih kuat/ solid Produktifitas meningkat Aliran kerja lebih siap Hubungan bisnis/ kegiatan lebih kuat Materi promosi lebih jelas Meningkatkan citra profesional Memperbaiki tanggapan stakeholder

13 Meningkatkan kegiatan Komunikasi untuk Kepentingan Hasil Operasional Yang Lebih Baik
Komunikasi Internal Menciptakan tataran/ platform yang sama untuk setiap pesan dan program Komunikasi Institusional Komunikasikan apa yang dilakukan/ dilaksanakan dan bagaimana cara melaksanakannya; dalam rangka membangun kepercayaan (TRUST) bagi institusi agar memperoleh dukungan Komunikasi Advokasi Kampanye isu-isu untuk meningkatkan tindakan-tindakan kunci bagi kepentingan institusi dan konstituen/ publik Komunikasi terpadu (Integrating communications) dan kaji terus resiko politis dan pembangunan secara lebih efektif sehingga terus dapat memperbaiki strategi dan hasilnya Pengembangan Komunikasi

14 Membangun Strategi Komunikasi atau Komunikasi untuk Merubah Perilaku?
“Pengembangan Program dirancang untuk mempengaruhi perubahan perilaku secara sukarela dari target audiens dalam rangka mencapai tujuan organisasi”

15 Mendorong Publik / Konstituen dari Kenal sampai Bertindak (Model Hipotesis)
Tahap Model AIDA Hirarki Efek Inovasi Adopsi Komunikasi kognitif Perhatian Kesadaran Pengetahuan Keterbukaan Penerimaan Respon kognitif pengaruh Minat Keinginan Kesukaan Preferensi Keyakinan Evaluasi Sikap Maksud perilaku Tindakan Pembelian Percobaan Adopsi Perilaku Komunitas lingk.

16 Apa yang diharapkan pelaksana?
Ide yang terorganisir dan representatif Pendengar (bagi para pimpinan) yang efektif Perhatian terhadap adanya perbedaan kultur Penggunaan teknologi komunikasi Memperhatikan etika bekerja / komunikasi

17 Hambatan dalam Proses Komunikasi
Perbedaan persepsion dan bahasa Hambatan lingkungan (gaduh, tidak aman, dll) Tidak menjadi perhatian (Distractions) Salah sasaran/ taktik (Deceptive tactics) Informasi berlebihan (overload)

18 MODEL INTEGRATED MARKETING COMMUNICATION
Visi/ Misi dan Strategi PARTAI Pimpinan PARTAI Deputi Deputi Deputi Deputi Asdep Urusan Edukasi dan Komunikasi Perencanaan dan Pemantauan IMC Konsistensi Positioning Titik kontak Target/khalayak kunci Persepsi Keterpautan Interaksi Komunikasi Keterkaitan media Bank data Dialog berkelanjutan Komunikasi berbasis Misi Fokus Relevansi Tujuan Jangka Panjang Persuasif Reputasi Jalinan Hubungan Nilai Tambah Loyalitas khalayak Ekuitas “Merk” (Lembaga / Program)

19 Mendorong Publik / Konstituen dari Kenal sampai Bertindak (Model Hipotesis)
Tahap Model AIDA Hirarki Efek Inovasi Adopsi Komunikasi kognitif Perhatian Kesadaran Pengetahuan Keterbukaan Penerimaan Respon kognitif pengaruh Minat Keinginan Kesukaan Preferensi Keyakinan Evaluasi Sikap Maksud perilaku Tindakan Pembelian Percobaan Adopsi Perilaku Komunitas lingk.

20 Pengembangan Kapasitas Komunikasi Kelembagaan/ Korporat (Pengembangan Sistem Informasi Komunikasi)
Lingkungan Komunikasi Target Audiens Jalur Komunikasi Pelaku bidang ybs Publik Kekuatan lingkungan makro Sistem Informasi Komunikasi Manajer Komunikasi Analisis Perencanaan Implementasi Kendali Informasi pengembangan Kajian kebutuhan informasi Catatan Internal Communication Intelligence Analisis Pengambilan keputusan Komunikasi Distribusi informasi Riset Komunikasi (termasuk audit Komunikasi) Komunikasi dan pengambilan keputusan

21 Kekuatan dan Kelemahan Advertising Media
Tambahan Catatan Kekuatan dan Kelemahan Advertising Media MEDIUM KEKUATAN KELEMAHAN Suratkabar Cakupan intensif Fleksibel (dibaca dimana saja) Prestise Dikoordinasikan oleh agen Masa pendek (harian) Terlalu banyak yang dibaca Lemah sampai sedang reproduksinya Majalah Pasar selektif Masa panajang Kualitas produksi bagus Layanan extra Cakupan dan waktu tidak fleksibel Tidak fleksibel untuk menggandakan Penetrasi pasar terbatas (segmentasi) Distribusi cukup luas TV Cakupan massal Dampak tinggi Dapat diulang-ulang Fleksibel Pesan yang dapt terus mengalir Terganggu oleh pesan komersial Sulit membatasi audiens Biaya tinggi Radio Selektif audiens Dapat berfungsi sebagai mediator Mobilitas tinggi Ter-fragmentasi Kualitas dipengaruhi oleh transmiter pendengar Input terbatas Internet Efisiensi biaya Personal Interaktif Privasi terganggu Daya jangkau terbatas Diperlukan kemampuan teknis tertentu

22 Communication groups provide strategic and tactical assistance
How frequently does your communication group provide expertise in each of these roles? PERCENT 100% 6 9 13 10 90% 9 18 26 12 80% 16 23 70% 26 60% 34 50% 40% 79 74 65 63 30% 51 20% 34 10% 0% Developing Communication Strategies Designing and Creating Media (including Web) Managing Production and External Vendors Advising and Coaching Leadership Strategic Planning for the Organization/ Client Conducting Research Always/Often Sometimes Seldom/Never Source: Towers Perrin/IABC “Future Trends” Study.

23 Top priorities for communication professionals
What will your communication group need to do to deal effectively with your company’s future priorities? CATEGORY Maintain/build internal relationships 48 Manage costs tightly 41 Develop external relationships 38 Learn to use new systems/media 33 Realign expectations 31 Focus on new audiences 24 Maintain/build reputation 22 Recreate its image/brand 16 Reorganize 9 20 40 60 80 100 PERCENT OF RESPONDENTS RANKING THESE ANSWERS IN TOP 3 Source: Towers Perrin/IABC “Future Trends” Study.

24 Methods for internal communication — current and future
How frequently do (or will) you use the following methods to communicate with employees about business initiatives? METHOD Electronic media (e.g., ) 67 47 Web 50 43 Written publications (local and corporate) 49 27 48 Face to face (e.g., meetings) 36 39 Senior leadership interactions 33 29 External media (e.g., press releases) 20 20 Videoconferencing/conference calls 20 4 Closed circuit TV 5 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% PERCENT OF RESPONDENTS INDICATING “ALWAYS/OFTEN” Current Future Source: Towers Perrin/IABC “Future Trends” Study.

25 Latihan Membangun Komunikasi
Persepsi Teknik Komunikasi Tips ringan

26 Gambar siapa ini? Berapa umurnya?

27 Ada berapa segitiga yang terbentuk dalam gambar ini ?

28 ADA BERAPA SEGITIGA DALAM GAMBAR INI?
J F D H G I A B C

29 Latihan Membangun Komunikasi
DINAMIKA KOMUNIKASI KELOMPOK; “PENYAMPAIAN PESAN “