MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN PERPUSTAKAAN"— Transcript presentasi:

1 MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
Oleh Drs H. Zulfikar Zen, MA Sekretaris Jenderal PP-IPI Dosen Universitas Indonesia CONSAL Executive Board HP

2 Makalah pada DIKLAT CALON PUSTAKAWAN TINGKAT AHLI
Diselenggarakan Oleh PUSDIKLAT DEPUTI BIDANG SUMBERDAYA PUSTAKAWAN PERPUSTAKAAN NASIONAL RI, Jakarta, Mei 2009

3 (UU No. 43 Th 2007 Ttg Perputakaan)
PERPUSTAKAAN Institusi pengelola karya tulis , karya cetak dan karya rekam secara profesional dengan sistem yg baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka (UU No. 43 Th 2007 Ttg Perputakaan)

4 Perpustakaan memiliki ...
unit kerja sumber daya manusia, ruangan khusus bahan pustaka (>1000 judul dari berbagai disiplin ilmu yg sesuai dg jenis perp, dan dikelola secara sistematis) (Kepmenpan 132/2002)

5 Jenis Perpustakaan Perpustakaan Nasional Perpustakaan Umum
Perpustakaan Sekolah/Madrasah Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan Khusus

6 LAURA WENDELL 8 PERTANYAAN Penulis Libraries for all : how to start
and run a basic library , 1988 Sebelum mendirikan perp. ajukan 8 PERTANYAAN

7 8. Pertanyaan Apakah masyarakat benar-benar memerlukan perpustakaan?
Apakah masyarakat memang memerlukan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasinya. Apakah ada sumber informasi masyarakat lain, mis. surat kabar, majalah, radio TV, dsbnya.

8 8. Pertanyaan 4. Apakah ada pemberi informasi lain, mis. supir taksi, pedagang yg membawa berita dari perkotaan, penyuluh kesehatan, petani yang sukses dsbnya. 5. Apakah mereka puas dengan informasi tersebut atau masih kurang?

9 8. Pertanyaan 6. Apakah siswa/mhs (di lembaga pendd). memerlukan informasi untuk menunjang pendidikannya? 7. Apakah mereka masih memerlukan informasi khusus? misalnya dalam bidang-bidang keterampilan, dsbnya. 8. Apakah mereka sudah puas dg informasi yg ada. Kalau “SUDAH”, untuk mendirikan perpustakaan perlu di pertimbangkan.

10 LAHIRNYA PERPUSTAKAAN
Karena KOLEKSI PUSTAKAWAN PEMAKAI

11 (users, readers, members, customers, clients, patrons)
IDEALNYA … Karena adanya PEMAKAI (users, readers, members, customers, clients, patrons) MASYARAKAT PEMAKAI

12 PILAR PERPUSTAKAAN PEMAKAI KOLEKSI PUSTAKAWAN

13 1. PEMAKAI PEMAKAI POTENSIAL, yaitu orang atau lembaga yang seharusnya menggunakan jasa perpustakaan PEMAKAI AKTUAL, yaitu orang atau lembaga yang telah menggunakan jasa perpustakaan

14 PEMAKAI POTENSIAL TARGET, yaitu pemakai dari lembaga sendiri, misalnya siswa dan guru pada Perp. Sekolah, karyawan dan staf pada Perp. Khusus NON TARGET, yaitu pemakai di luar lembaga yang bersangkutan.

15 PEMAKAI AKTUAL PEMAKAI AKTIF, yaitu pemakai yang dengan kesadaran sendiri menggunakan perpustakaan PEMAKAI PASIF, yaitu pemakai yang menggunakan perpustakaan disebabkan karena unsur-unsur lain, misalnya karena tugas, karena memerlukan sesuatu dsbnya.

16 ISTILAH PEMAKAI Pemakai (users) Anggota (members)
Pelanggan (customers) Pembaca (readers) Pemerhati (patrons) Klien (clients) Pengunjung (visitors)

17 2. KOLEKSI SUBJEK : Fiksi dan Non-Fiksi BENTUK : Buku dan bukan buku
Monograf dan Serial PROSES : Tercetak (printed), Terekam (recorded) Terpasang (online)

18 Syarat Koleksi Jumlah (kuantitas)  perbandingan dengan jumlah pemakai
Mutu (kualitas)  Sesuai dengan kebutuhan dan mutakhir (baru) Pengadaan dulu: Kalau2 (Just in case) Pengadaan kini : Ada bila dibutuhkan (Just in time)

19 Standar perpustakaan Tak satupun dan tak mungkin memiliki perpustakaan yang lengkap Ukuran perpustakaan bukan lagi berdasarkan “Kepemilikan” tetapi lebih kepada peluang “Akses” -- Menuntut Kerjasama dan Jaringan

20 tentang Perpustakaan)
3. PUSTAKAWAN Seorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan, serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan (UU No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan)

21 ISTILAH PUSTAKAWAN Pustakawan (librarians)
Ahli Informasi (information specialists) Pialang informasi (information brokers) Pramu Informasi (information workers) Ahli Dokumentasi (documentalists) Manajer Pengetahuan (knowlegde managers). Pustakawan guru (teacher-librarians) Petugas perpustakaan (library staff)

22 Pustakawan PNS (Ahli dan Trampil)
Pustakawan Non-PNS/swasta Penjaga buku (books custodian) Garda Pengetahuan (the of guardian knowledge)

23 HAK dan KEWAJIBAN PUSTAKAWAN
Pengahsilan dan jaminan kesejahteraan sosial Pembinaan karis sesuai dengan tuntutan pengembangan kualitas, dan Kesempatan untuk menggunakan sarana, prasarana, dan fasilitas perp. Untuk menunjang kelancaran tugas (pasal 31, UU No. 43/2007)

24 HAK dan KEWAJIBAN PUSTAKAWAN
Memberikan layanan prima terhadap pemustaka Menciptakan suasana perpustakaan yg kondusif dan Memberikan keteladanan dan menjaga nama baik lembaga dan kedudukan sesuai dg tugas dan tanggung jawabnya. (pasal 31, UU No. 43/2007)

25 TUNJANGAN FUNGSIONAL Tahun Terendah II/b Tertinggi / IV/e 1992
Rp Rp 2000 Rp Rp 2003 Rp Rp 2007 Rp Rp

26 PUSTAKAWAN sbg PROFESI karena …
Memiliki pengetahuan keterampilan khusus Memiliki lembaga pendidikan profesi Memiliki lembaga pelatihan (internship) Memiliki otoritas dan mandiri dalam pekerjaan Memiliki organisasi dan Kode Etik Memiliki standar Memiliki orientasi layanan kepada masyarakat

27 BAGIAN II

28 5 HUKUM ILMU PERP. Books are for use Every reader his book
Every book its reader Save the time of the reader Library is a growing organism

29 HAM DAN INFORMASI UUD 1945, pasal 28 F
Deklarasi PBB, 1948, tentang Hak Azasi Manusia, pasal 19 UU No. 39/1999 tentang Hak Azasi Manusia, pasal 14 UUNo. 43/ 2007 tentang Perpustakaan, pasal 5 UU No 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pasal 4:

30 UUD 1945 Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis sarana yang tersedia.

31 Deklarasi PBB 1948 Setiap orang berhak:
untuk bebas berpendapat dan berekspresi; termasuk bebas memiliki pendapat tanpa campur tangan dan untuk mencari, menerima dan menyebarkan informasi dan gagasan melalu media apapun tanpa batas

32 UU No TH 1999 (1) Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya. (2) Setiap orang berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis sarana yang tersedia.

33 United Nations Universal Declaration of Human Rights
Everyone have the right to freedom of opinion and expression; this right includes freedom of hold opinions without interference and to seek, receive and impart information and ideas through any media and regardless of frontiers

34 UU No TH 1999 (1) Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya. (2) Setiap orang berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis sarana yang tersedia.

35 UU No. 43 Tahun 2007 Masyarakat mempunyai hak yang sama untk memperoleh layanan serta memanfaatkan dan mendayagunakan perpustakaan Masyarakat di daerah terpencil, terisolasi atau terbelakang sebagai akibat faktor geogtafis berhak memperoleh layanan perpustakaan secara khusus. Masyarakat yang memiliki cacat dan/atau kelainan fisik, emosiaonal berhak memperoleh layanan peroustakaan yang disesuaikan dengan kemampuan dan keterbatasan masing-masing.

36 UU No 14 Tahun 2008 (1) (1) Setiap orang berhak memperoleh Informasi Publik sesuai dengan ketentuan undang undang ini. (2) Setiap orang berhak: a. melihat dan mengetahui Informasi Publik ; b. menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh Informasi Publik c. mendapatkan salinan Informasi Publik melalui permohonan sesuai dengan undang-undang ini; d. menyebarluaskan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

37 UU No 14 Tahun 2008 (2) (3) Setiap pemohon informasi publik berhak mengajukan permintaan Informasi Publik disertai alasan permintaan tersebut. (4) Setiap Pemohon Informasi Publik berhak mengajukan gugatan apabila dalam memperoleh Informasi Publik mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan undang-undang ini.

38 Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan/atau diterima oleh Badan Publik yang berkenaan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/ atau penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang seduai dengan Undang Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

39 PERPUSTAKAAN dlm UU 43/2007 Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka

40 PARADIGMA BARU Satu media >< Multimedia Gudang >< Pasar
Penjaga Buku >< Garda Ilmu Pengetahuan Non-profit >< Profit (Not for Profit) Gratis >< Membayar Mandiri >< Jaringan

41 MANAJEMEN “proses perencanaan, pengorganisasian, pengisian staf, pemimpinan, dan pengontrolan untuk optimasi penggunaan sumber-sumber dan pelaksanaan tugas-tugas dalam mencapai tujuan organisasional secara efektif dan secara efisien”.

42 FUNGSI MANAJEMEN Perencanaan (planning);
Pengorganisasian (organizing). Penetapan staf (staffing), Pembimbingan (leading) Pengawasan (controlling).

43 SUMBERDAYA Manusia (men dan women) Dana (money) Materi (materials)
Metode (methods), Pasar (market), Mesin (machines), Informasi (information).

44 PENGELOLAAN PERP. PEMAKAI  Pelanggan LAYANAN  Bermutu Dan Memuaskan
KEPUASAN  Setia / Loyal PEMAKAI SETIA  Menggunakan Perp. Secara Reguler, Merasa Memiliki, Mengajak Orang Lain, Perp. Sebagai Pilihan Utama CARI PEMAKAI BARU & PERTAHANKAN PEMAKAI LAMA (LANGGANAN)

45 PUSTAKAWAN = MANAJER Stop thinking as a librarian, start as a manager
As knowledge managers and information analysts. They will perform a range of business roles. They will works as integral members of the business teams that need these roles, and many will work with these teams rather than in a library

46 KOMPETENSI Kompetensi Personal, merupakan sikap, keterampilan dan etika (nilai) yang dianut Kompetensi Profesional, kemampuan: A. Mengelola Lembaga Informasi B. Mengelola Sumberdaya Informasi C. Mengelola Layanan Informasi D. Menerapkan alat dan teknologi (Special Library Association, Juni 2003)

47 7 KEMAMPUAN MANAJER: Kemampuan teknis (Technical skills),
Kemampuan politik (Political skills), Kemampuan analisis (Analytical skills), Kemampuan memecahkan masalah (Problem-solving skills) Kemampaun bergaul (People skills), Kemampuan system (System skills) Kemampuan Bisnis (Business skills)

48 Pustakawan Digital Tool literacy,. Resource literacy,
Social-structural literacy, Reserach literacy, Publishing literacy, Emerging technology literacy, Critical literacy,

49 PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN KONVENSIONAL Koleksi berbasis Cetak
PERPUSTAKAAN TEROTOMASI Otomasi kegiatan Perp. PERPUSTAKAAN DIGITAL Koleksi dalam bentuk DIGITAL

50 PUSTAKAWAN ERA INFORMASI
Jane E. Klobas pustakawanharus memiliki wawasan yang luas, karena pustakawan akan menjadi manajer pengetahuan dan analis informasi, akan terlibat langsung secara integral dalam kegiatan bisnis, pekerjaannya tidak hanya di pepustakaan. Mount dan Massoud Personal traits, yaitu memiliki sifat dan kepribadian yang baik, Education, yaitu pendidikan yang bai, serta Experiences, pengalaman yang cukup.

51 LAYANAN BERMUTU Realibility, Competence, Responsiveness, Access,
Courtesy,. Communicative, Credibility, Security, Understanding or knowing the customers, Tangible

52 BAGIAN III

53 MANAJEMEN PEMBENTUKAN (Belum ada menjadi ada)
PEMBINAAN (Memcapai tujuan) PENGEMBANGAN  Meningkatkan Kinerja PERPUSTAKAAN

54 PEMBENTUKAN PELAKU Perp. Umum (Kab/Kota) (a). Pemda (Gubernur Bupati/Walikota, Camat, Lurah) dan (b). Masyarakat, (Yayasan, Keluarga, Yayasan, Pribadi, Perusahaan, dsb.) Perp. Sekolah. (a). Pemda (Dinas Pendidikan) dan (b) Warga Sekolah (Kepala Sekolah, Guru, Komite Sekolah, dan Masyarakat)

55 PEMBENTUKAN Perp. Perg. Tinggi (a). Pemerintah (Dikti, Diktais, Kopertis. Kopertais), (b) Warga PT (Rektor, Dekan, Direktur, Dosen, dan Masayarakat) Perp. Khusus dibentuk oleh instansi atau lembaga

56 PERTANYAAN Apa Perlu? (8 Pertanyaan) Dasar Hukum?
3 Pilar (Pemakai, Koleksi, Tenaga)? Keberlanjutan? Terutama DANA

57 LANGKAH2 PEMBENTUKAN Mengadakan pertemuan dg libatkan pengambil keputusan dan pihak terkait. Membuat konsep yang jelas tentang tujuan yang hendak dicapai. Menyusun rencana, anggaran dan program kerja Melaksanakan pembentukkan berdasarkan landasan hukum yg jelas.

58 Harus Jelas Pertimbangan atau alasan Tugas dan Fungsi
Jenis Layanan dan koleksi Bagan Struktur Organisasi SDM (Kepala, staf), tanggung jawab dan wewenang Anggaran Gedung, Sarana dan Prasarana

59 PEMBINAAN Suatu kegiatan, usaha, tindakan atau kegiatan yg dilakukan secara terus menerus agar perpustakaan mencapai tujuannnya serta mengikuti perubahan atau perkembangan yang terjadi.

60 OBJEK BINAAN Status SDM Layanan dan Koleksi Anggaran Kerjasama
Sarana dan Prasana Promosi dan Pemsyarakatan Penelitian atau Kajian

61 Status Perpustakaan Kedudukan dan status perpustakaan sangat menentukan keberhasilan perpustakaan dalam mencapai tujuannya Kedudukan dan status menentukan wewenang, (otoritas), SDM, anggaran, dsbnya. Di pemerintahan misalnya eselonisasi,

62 SDM Keberhasilan perpustakaan sangat ditentukan oleh “Pustakawan” atau “Staf” Pembinaan diutamakan adalah meningkatkan “Profesionalisme” dan “Kompetensi”, baik kompetensi “pribadi” maupun kompetensi “profesional”. Melalui pendidikan, formal, nonformal atau informal.

63 LAYANAN DAN KOLEKSI Tugas utama perpustakaan adalah Pengadaan, pengolahan, pelestarian dan pelayanan. PELAYANAN merupakan tujuan utama. Pembinaan pelayanan terkait erat dengan pengembangan Koleksi. Pemakai datang ke perpustakaan adalah untuk mencari informasi yg tersimpan dalam koleksi. Layanan harus “memuaskan” dan mengikuti perkembangan ilmu.

64 ANGGARAN Perpustakaan memerlukan anggaran yg berkelanjutan (rutin), anggaran pembangunan atau investasi Sebagian besar anggaran diperlukan untuk pengembangan koleksi. Harus dibedakan anggaran untuk pembangunan dan investasi dengan anggaran untuk operasional layanan Minimal 5% dari anggaran operasional sekolah untuk perpustakaan (UU 43/2007dan Manifesto Unesco/IFLA). Anggaran 20% untuk pendidikan APBN/APBD sebagian untuk Perpustakaan, terutama Perpustakaan Umum dan Perpustakaan Sekolah

65 Kerjasama Tak satupun perpustakaan mampu mengadakan seluruh kebutuhan pemustaka Kerjasama menjadi kebutuhan yg sering disebut dengan JARINGAN. Dalam kerjasama harus saling menguntungan dan dilakukan secara IKHLAS yg difahami oleh seluruh staf perpustakaan. Perlu koordinator sebagai pusat jaringan Dalam jaringan “berat sama dipikul, ringan boleh bawa sendiri” Kerjsama antara Perp. Sekolah dan Perp. Umum harus berjalan dengan baik. (keduanya adalah lembaga Pemda)

66 SARANA DAN PRASARANA Citra (image) perpustakaan dicerminkan oleh gedung, ruang, sarana dan prasarana yg dimiliki. Perpustakaan adalah lembaga “Jasa” yg harus menyenangkan, nyaman, aman, mudah dijangkau. Tata ruang, perabot, dan perlengkapan sangat menentukan citra. Layanannya harus memuaskan cepat dan tepat serta moderen (mutakhir) Mengukuti perkembangan zaman, termasuk pemanfaatan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi)

67 “Buku dan Pemakai” ≠ “Gula dan Semut”
PROMOSI “Buku dan Pemakai” ≠ “Gula dan Semut” Sbg lembaga jasa Perpustakaan harus mengadakan Promosi dg cara: Memasyarakatkan Perpustakaan  tugas perpustakaan dan pustakawan 2, Memperpustakakan Masyarakat  tugas pengambil keputusan, org yg berpengaruh dan masyarakat (mis. Gub, Bupati, Walikota, Camat, Lurah, Kep. Sek. Guru/Dosen, Orang Tua, Ulama, dsbnya)

68 PENELITIAN atau KAJIAN
Dalam rangka Evaluasi dan mendapatkan masukan dari apa yang telah dilakukan, sebaiknya dilakukan PENELITIAN atau KAJIAN terhadap berbagai aspek Perpustakaan, terutama layanan yang telah diberikan. Apakah masyarakat sudah puas. Keberhasilan dipertahankan dan ditingkatkan, kegagalan diperbaiki atau dihilangkan

69 PENGEMBANGAN Adalah upaya yang dilakukan untuk meningkatkan sesuatu yang telah dicapai “Library is a growing organism”, Ilmu pengetahuan dan teknologi berhembangan, kebutuhan semakin banyak dan bervariasi. Tantangan muncul setiap saat, terutama tantangan media elektronik. Mempertahankan pemakai lama jauh lebih penting dari mencari pemakai baru dan juga lebih murah serta menguntungkan.

70 PENGEMBANGAN Untuk Meningkakan Mutu Layanan dan Jumlah Pemakai (transaksi) sangat ditentukan oleh:, Pengembangan Koleksi Pengembangan SDM Pengembangan Sarana dan Prasarana

71 TERAPKAN 4 PILAR TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)
PENGEMBANGAN TERAPKAN 4 PILAR TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM) User Satisfaction (memuaskan pemakai) Respect to people (menghargai orang) Speak with the fact (berdasarkan fakta) Contineous improvement (perbaikan terus menerus.)

72 PILIHAN GOOD MANAGER BAD MANAGER Listen to advice
Ignore the advice of others Are approachable Are unapproachable Do not take the credit for others Take the credits for others Are knowledgeable about their profession Lack knowledge of their profession

73 GOOD MANAGER BAD MANAGER
Understand the ethos of profession they practice Have no understanding of the ethos of the profession Understand the aims and objectives of the organization Do not understand the aims and objectives of the organization Take responsibility for all things that happen under their management Blame others for all mistakes Believe in and nurture their staff Do not believe in or nurture their staff

74 WASSALAM

75 (Aljahizh dalam Don’t be Sad, 2005 p. 159)
BUKU Adalah teman yg tidak suka memujimu dan menyeretmu pd kejahatan, Ia sahabat yg tidak membuatmu bosan, ia tetangga yg tidak mengancam keselamatanmu, Ia sahabat yg tidak berniat memeras kebaikan dirimu dg rayuan, dan ia tidak akan menipumu dg kepalsuan dan dusta (Aljahizh dalam Don’t be Sad, 2005 p. 159)

76 It is like diving into deep blue ocean,
Opening a book is like flying to the blue sky, reaching the bright star for lighting our mind. It is like diving into deep blue ocean, exploring the hidden treasure for enriching our soul

77 MEMBACA Bak terbang ke langit biru, meraih bintang yang bersinar, mencerahkan pikiran kita Bak menyelam ke laut dalam, memperoleh harta karun yg tersebunyi, memperkaya jiwa kita.