P EJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI Irwan, S.Sos. MM Kepala Biro Humas.

Presentasi berjudul: "P EJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI Irwan, S.Sos. MM Kepala Biro Humas."— Transcript presentasi:

1 P EJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI Irwan, S.Sos. MM Kepala Biro Humas

2 U NDANG - UNDANG KIP PASAL 4 “Setiap Orang Berhak Memperoleh Informasi Publik Sesuai Dengan Ketentuan Undang-Undang” Setiap Orang berhak: 1. Melihat dan mengetahui informasi publik; 2. Menghadiri pertemuan publik yang terbuka untuk umum untuk memperoleh informasi publik; 3. Mendapatkan salinan informasi publik melalui permohonan sesuai dengan undang-undang ini; dan/atau 4. Menyebarluaskan informasi publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

3 T UJUAN UU. N O. 14 T AHUN 2008 T ENTANG KIP 1. Menjamin hak warga negara utk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, & proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik; 2. Mendorong partisipasi masy. dlm proses pengambilan kebijakan publik; 3. Meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik; 4. Mewujudkan penyelenggaraan negara yg baik, yaitu yg transparan, efektif & efisien, akuntabel serta dpt dipertanggungjawabkan; 5. Mengetahui alasan kebijakan publik yg mempengaruhi hajat hidup orang byk; 6. Mengembangkan ilmu pengetahuan & mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau 7. Meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.

4 B AGAN A LUR P EDOMAN PPID B AGI P EMERINTAH K ABUPATEN /K OTA UU No. 14 Tahun 2008 Pasal 13, ayat (1) : “ Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik: a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi ” UU No. 14 Tahun 2008 Pasal 13, ayat (1) : “ Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik: a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi ” PP No. 61 Tahun 2010 Pasal 21, ayat (1) : “ PPID harus sudah ditunjuk paling lama 1 (satu) tahun terhitung sejak Peraturan Pemerintah ini diundangkan ” PP No. 61 Tahun 2010 Pasal 21, ayat (1) : “ PPID harus sudah ditunjuk paling lama 1 (satu) tahun terhitung sejak Peraturan Pemerintah ini diundangkan ” Permendagri No. 35 Tahun 2010 Pasal 7, ayat (1) : “ Untuk mengelola pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan daerah ditetapkan PPID ” Permendagri No. 35 Tahun 2010 Pasal 7, ayat (1) : “ Untuk mengelola pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan daerah ditetapkan PPID ”

5 U PAYA M ENDORONG PPID  Diterbitkan : Surat Edaran Mendagri No. 356/8429/SJ tgl 25 Nov 2013 ttg Panduan Penyusunan, Pelaksanaan dan Pelaporan Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi (Aksi PPK) Pemda Tahun 2014  Semula 7 (tujuh) rencana aksi ditambah mjd 8 (delapan) rencana aksi melalui SE Mendagri No. 700/3057/V/Bangda tgl 3 April 2014, perihal Pelaksanaan RAD-PPK Pemda Th 2014.  Tambahan rencana aksi tsb, yakni : Pembentukan & Penguatan Tugas Pokok & Fungsi PPID Utama & PPID Pembantu.

6 UKURAN KEBERHASILAN UKURAN KEBERHASILAN B03, B06, B09, B12 1.Terbentuknya Pejabat Pengelola Infomasi dan Dokumentasi (PPID) B03 : Pembentukan Tim Penyusunan SK PPID (persiapan) B06 : Penyusunan dan penetapan SK PPID oleh SK KDH 2. Diterbitkannya Standard Operating Procedure (SOP) Layanan Informasi Publik B06 : Penyusunan draf SOP B09 : Pembahasan SOP dan penetapan SOP oleh Keputusan/Peraturan KDH 3.Dipublikasikanya daftar informasi publik di website Pemerintah Provinsi/ Kabupaten/ Kota B06 Pengumpulan dan identifikasi Informasi B09: Pengklasifikasian daftar informasi public (DIP) B12: Penetapan DIP & Publikasi DIP, yang terdiri dari 3 jenis informasi : wajid disediakan dan diumumkan secara berkala; wajib diumumkan secara serta merta; dan wajib disediakan setiap saat. Laporan layanan informasi public. UKURAN KEBERHASILAN AKSI PPK PEMDA

7 K EWAJIBAN B ADAN P UBLIK Berdasarkan Pasal 7 UU No. 14 Th. 2008 dan Pasal 45 Permendagri No. 35 Tahun 2010, kewajiban Badan Publik/Pemerintah adalah sebagai berikut: a. Menunjuk dan mengangkat PPID b. Menetapkan standar operasional prosedur c. Menyediakan dan memberikan informasi:  secara berkala,  serta merta,  tersedia setiap saat,  berdasarkan permintaan d. Menyediakan sarana dan prasarana e. Menetapkan standar biaya f. Menyediakan anggaran g. Menanggapi keberatan h. Membuat dan mengumumkan laporan pelayanan informasi

8 DEFINISI PPID MENURUT UU. NO. 14 TAHUN 2008 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi publik.

9 DEFINISI PPID MENURUT PERMEDAGRI 35 T AHUN 2010 Pejabat pengelola informasi dan dokumentasi (PPID) adalah pejabat yg bertanggung jawab dalam pengumpulan, pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi, dan pelayanan informasi dilingkungan Kemendagri dan Pemda

10 PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) PERMENDAGRI 35 TAHUN 2010 Pasal 7 1. Untuk mengelola pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah ditetapkan PPID. 2. PPID sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melekat pada pejabat struktural yang membidangi tugas dan fungsi pelayanan informasi. 3. PPID di lingkungan Kemendagri ditetapkan oleh Menteri Dalam Negeri. 4. PPID di lingkungan Pemerintahan Provinsi ditetapkan oleh Gubernur. 5. PPID di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/Kota ditetapkan oleh Bupati/Walikota.

11 PPID DAN PPID PEMBANTU PERMENDAGRI 35 TAHUN 2010 Pasal 8 1. PPID di lingkungan Pemerintahan Provinsi bertanggungjawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. 2. PPID di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/Kota bertanggungjawab kepada Bupati/Walikota melalui Sekretaris Daerah. 3. PPID di lingkungan Pemerintahan Provinsi dibantu oleh PPID Pembantu yang berada di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan/atau Pejabat Fungsional. 4. PPID di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/Kota dibantu oleh PPID Pembantu yang berada di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan/atau Pejabat Fungsional.

12 PERMENDAGRI 35 TAHUN 2010 Pasal 9 PPID bertugas: 1. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu; 2. menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik; 3. melakukan verifikasi bahan informasi publik; 4. melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan; 5. melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi; dan 6. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat. TUGAS PPID

13 PERMENDAGRI 35 TAHUN 2010 Pasal 10 Dalam rangka melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, PPID berwenang: a. menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja/komponen/ satuan kerja yang menjadi cakupan kerjanya; c. mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dengan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional yang menjadi cakupan kerjanya; d. menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik; dan e. menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi. WEWENANG PPID

14 PERMENDAGRI 35 TAHUN 2010 Pasal 11 1. PPID Pembantu bertugas membantu PPID melaksanakan Tugas dan Wewenangnya (sesuai pasal 9 & 10). 2. PPID Pembantu menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID secara berkala dan sesuai kebutuhan. 3. PPID Pembantu merupakan jabatan yang dapat dirangkap oleh pejabat struktural ditingkat SKPD. TUGAS PPID PEMBANTU

15 Pembina PPID dijabat oleh Kepala Badan Publik Pemda, yakni : Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Fungsi Pembina : mempunyai fungsi pembinaan terhadap pengelola layanan informasi dan dokumentasi dan seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi sesuai dgn mekanisme yang ditentukan Tugas Pembina : a. Melakukan pembinaan terhadap pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi dilingkungan Pemda; b. Mengesahkan & menetapkan jenis-jenis informasi, yaitu : informasi yg wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, tersedia setiap saat serta informasi yg dikecualikan P E M B I N A

16 Pengarah PPID dijabat oleh Sekretaris Daerah Fungsi Pengarah PPID ini adalah: 1. mengarahkan kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta menjamin ketersediaan informasi secara terintegrasi dan terkoordinasi 2. Menerima keberatan atas penolakan dari pemohon informasi publik. 3. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh pemohon informasi dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya laporan keberatan secara tertulis. 4. Sebagai perwakilan badan publik Pemda dalam sengketa informasi publik. 5. Memberikan persetujuan atau penolakan atas surat penetapan daftar informasi publik dan surat penetapan klasifikasi dari PPID. P E N G A R A H

17 Pengarah PPID merupakan penentu dalam pengambilan kebijakan apabila muncul masalah dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi, termasuk dalam hal menentukan klasifikasi informasi. Tugas Pengarah : a. Memberikan arahan kpd PPID terkait pengelolaan layanan informasi dan dokumentasi; b. Memberikan persetujuan kpd PPID atas informasi dan dokumentasi yg dpt diakses/diberikan kpd pemohon informasi; c. Memberikan rekomendasi kpd PPID atas hasil uji konsekuensi informasi yg dikecualikan; d. Memberikan persetujuan atas pertimbangan PPID terkait dgn setiap kebijakan yg diambil utk memenuhi hak setiap pemohon informasi. L ANJUTAN.........

18 Tugas utama dari Tim ini adalah: 1. Membahas usulan-usulan informasi yang dikecualikan. 2. Memberikan pertimbangan-pertimbangan atas klasifikasi informasi, termasuk informasi yang dikecualikan. 3. Memberikan pertimbangan-pertimbangan atas hal- hal yang belum diatur dalam Panduan ini. TIM PERTIMBANGAN PELAYANAN INFORMASI

19 Dalam menetapkan PPID pemerintah daerah dapat melakukannya melalui tiga langkah, yaitu: 1. Kepala Daerah (dengan peraturan Gubernur/Bupati/Walikota) menerbitkan peraturan yang berisi pedoman umum yang memuat mekanisme pengelolaan dan pelayanan informasi dan struktur PPID Pemda. 2. Kepala Daerah menunjuk dan menetapkan para pejabat yang menduduki posisi di PPID Pemda yang strukturnya telah dijabarkan dalam panduan umum. Penetapan ini dituangkan dalam Surat Keputusan (SK) Kepala Daerah. SK ini menjadi dasar kebijakan yang kuat bagi para pejabat yang duduk dalam PPID untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 3. Sekretaris Daerah sebagai atasan PPID mengeluarkan kebijakan berupa SK/Peraturan tentang mekanisme secara rinci atau standard operating procedure (SOP). Selain itu, Sekda juga harus menetapkan mekanisme untuk melakukan monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan SOP di lapangan. MEKANISME PEMBENTUKAN PPID

20 Tugas utama pejabat fungsional atau petugas informasi adalah: 1. Membantu PPID melaksanakan tanggungjawab, tugas, dan kewenangannya. 2. Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID secara berkala dan sesuai kebutuhan. 3. Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dgn tugas pokok dan fungsinya 4. Menjamin ketersediaan dan akselerasi informasi dan dokumentasi bagi pemohon layanan informasi secara cepat, tepat berkualitas dgn mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima. 5. Mengumpulkan, mengolah, mengkompilasi bahan dan data untuk didokumentasikan menjadi bahan informasi publik. 6. Mencetak & menggandakan informasi & dokumentasi (soft/hard copy) sbg layanan informasi & dokumentasi kepada pemohon informasi. PEJABAT FUNGSIONAL / PETUGAS INFORMASI

21 Struktur organisasi PPID Kab/Kota terbagi dalam 7 kelompok, yaitu : 1. Pembina (KDH & WKDH); 2. Pengarah (Sekda); 3. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi (Para Pejabat Eselon II di lingkungan Setdaprov & Seluruh Pimpinan SKPD) (Para Pejabat Eselon II di lingkungan Setdaprov & Seluruh Pimpinan SKPD); 4. PPID (Kepala Bagian Humas/pejabat yg menangani informasi dan komunikasi serta kehumasan); 5. PPID Pembantu; (Pejabat pada SKPD yg mengelola informasi & dokumentasi); dan/atau 6. Pejabat fungsional (sesuai dengan kebutuhan) 7. Bidang Pendukung. Sebagai bahan acuan dalam penunjukan dan penetapan PPID Di Lingkungan Pemerintah Daerah dapat mengacu pada Radiogram Menteri Dalam Negeri Nomor 188.2/1987A/SJ tanggal 22 April 2013. STRUKTUR ORGANISASI PPID KAB/KOTA

22 POLA STRUKTUR ORGANISASI PPID KAB/KOTA

23 Definisi: Catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasaan Badan Publik tidak termasuk informasi yang dikecualikan. DAFTAR INFORMASI PUBLIK

24 KLASIFIKASI INFORMASI Informasi publik berdasarkan klasifikasinya terdiri dari: 1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan, meliputi: informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; informasi yang wajib diumumkan secara serta merta; dan informasi yang wajib tersedia setiap saat. 2. Informasi yang dikecualikan.

25 L ANJUTAN..... 1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, antara lain: a. Informasi tentang Profil SKPD; b. Ringkasan Informasi tentang Program/Kegiatan yang sedang dijalankan dalam lingkup SKPD; c. Ringkasan Informasi tentang Kinerja dalam lingkup SKPD berupa narasi realisasi kegiatan; d. Ringkasan laporan keuangan; e. Ringkasan laporan akses informasi publik f. dll; 2. Informasi yang wajib diumumkasn secara serta merta, antara lain: a. Informasi mengenai bencana alam; b. Informasi mengenai bencana non-alam; c. Informasi mengenai bencana sosial; d. Informasi rencana gangguan terhadap utilitas publik; e. dll

26 L ANJUTAN..... 3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat a. Daftar Informasi Publik pada SKPD yang tidak termasuk informasi yan dikecualikan; b. Informasi tentang Peraturan Daerah, Peraturan Gubernur, atau produk hukum lainnya yang mengikat dan berdampak bagi publik yang dikeluarkan badan publik; c. Informasi tentang organisasi, administrasi, personil dan keuangan; d. Agenda kerja Pemerintah Daerah; e. Syarat-syarat perijinan; f. dll.

27 I NFORMASI Y ANG D IKECUALIKAN Pengecualian Informasi Publik didasarkan pada pengujian mengenai konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan serta setelah dipertimbangkan dengan seksama bahwa menutup informasi publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya. (UU. No. 14 Tahun 2008 Pasal 17) Informasi yang dikecualikan antara lain adalah: 1. Informasi yang dapat membahayakan negara/daerah; 2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dan persaingan usaha tidak sehat; 3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi; 4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan; dan/atau 5. Informasi yang belum dikuasai dan didokumentasikan.

28 ALUR MEKANISME TATA CARA PENGECUALIAN INFORMASI PUBLIK NoKegiatan PelaksanaMutu Baku Ketera ngan PemohonPPIDSKPDKelengkapanWaktuOutput 1 Permohonan Informasi 2 Klarifikasi Informasi dari SKPD DIP dan Alasan (UU/PP/Permen/ Perda/dll) 3 Uji Konsekuensi berdasarkan Pasal 17 UU No. 14 Th 2008 Informasi Dibuka atau Dikecualikan 4 Hasil tertulis berupa salinan dokumen yang dihitamkan atau dikaburkan pada bagian yang dikecualikan. Salinan diberikan kepada pemohon. Pemberian Informasi seluruhnya/se bagian/Penola kan Permohonan Informasi

29 TATA CARA PENGECUALIAN INFORMASI 1. PPID melalui SK Kepala Daerah menetapkan Tim Pembahasan Klasifikasi Informasi untuk melakukan uji konsekuensi. 2. Tim Pembahasan Klasifikasi terdiri dari PPID Utama, Sekretaris Dishubkiminfo, Sekretaris Bappeda, dan Sekretaris DPKD serta Biro Hukum. 3. Tim Pembahasan akan melakukan verifikasi Daftar Informasi Publik masing-masing SKPD dan menetapkan Informasi Yang Dikecualikan dengan Berita Acara yang kemudian ditetapkan melalui SK Kepala Daerah tentang Informasi Yang Dikecualikan.

30 P ENTINGNYA BADAN PUBLIK MENYELENGGARAKAN KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK 1. Membentuk Opini publik melalui informasi yang akurat. 2. Informasi Publik yang akurat dapat mencegah rumor negatif dan tidak benar beredar. 3. Meminimalisir Korupsi dan Penyalahgunaan Informasi Orang Dalam 4. Memperbaiki kinerja Badan Publik secara lebih tepat 5. Membangun hubungan baik dan meningkatkan kepercayaan publik terhadap Badan Publik. 6. Akuntabilitas Demokratis

31 TERIMA KASIH