LM4. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Sistem Manajemen Mutu LSP

Presentasi berjudul: "LM4. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Sistem Manajemen Mutu LSP"— Transcript presentasi:

1 LM4. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Sistem Manajemen Mutu LSP
Mengacu kepada PBNSP 201:2014 Penilaian Kesesuaian – Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi

2 PENTING Untuk mendemonstrasikan unit ini, peserta harus dapat memberikan bukti: Menyusun dokumen Panduan Mutu LSP Menyusun dokumen SOP LSP Menyusun daftar dokumen pendukung pendirian LSP Menyiapkan Formulir-Formulir yang diperlukan

3 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu LSP
Panduan Mutu SOP (Prosedur + Instruksi Kerja) Formulir & Dokumen Pendukung

4 LT 1. Menyusun dokumen Panduan Mutu LSP

5 PANDUAN MUTU LOGO i Pengesahan ii Status Revisi iii Kata Pengantar
NO : DP 5.5 JUDUL: Rev : 0 Hal : 1 dari 1 Validasi Tgl: Halaman Judul i Pengesahan ii Status Revisi iii Kata Pengantar iv Daftar Isi v Distribusi Dokumen vi Komitmen Manajemen dan Profil LSP Ruang Lingkup Acuan Normatif Istilah Dan Definisi Persyaratan Untuk LSP Persyaratan Struktur Organisasi Persyaratan Sumber Daya Persyaratan Rekaman Dan Informasi Skema Sertifikasi Persyaratan Proses Sertifikasi Persyaratan Sistem Manajemen Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disyahkan oleh:

6 Komitmen Manajemen Visi: Misi: Kebijakan Mutu

7 Profil LSP Pembentukan Pemangku Kepentingan Bentuk organisasi
Sarana dan Perangkat Kedudukan, fungsi, tugas dan wewenang LSP *202 

8 1.Ruang Lingkup sertifikasi *201
Kategori LSP Skema sertifikasi (KKNI, Okupasi Nasional, Klaster) Standar kompetensi

9 2.Identifikasi Acuan Normatif
Standar: Standar Pedoman Code of Practices Regulasi teknis: UU PP PERPRES PERMEN PERDIRJEN dll

10 3. Identifikasi istilah dan definisi
Istilah dan definisi yang terkait dengan PBNSP Istilah dan definisi yang terkait dengan Regulasi teknis Istilah dan definisi yang terkait dengan Standar

11 4. Persyaratan Untuk LSP 5.Persyaratan Struktur Organisasi
4.1 Legalitas Lembaga 4.2 Tanggungjawab dalam Keputusan Sertifikasi 4.3 Manajemen Ketidakberpihakan 4.4 Keuangan dan Pertanggunggugatan 5.Persyaratan Struktur Organisasi 5.1 Pengelolaan dan Struktur Organisasi 5.2 Struktur LSP Terkait Pelatihan

12 6.Persyaratan Sumber Daya
6.1 Persyaratan Umum Personil 6.2 Personil Yang Terlibat Kegiatan Sertifikasi 6.3 PelimpahanTugas Pelaksanaan Sertifikasi 6.4 Sumber Daya Lain

13 7.Persyaratan Rekaman & Informasi
7.1 Rekaman Pemohon, Calon dan Pemegang Sertifikat. 7.2 Informasi Publik 7.3 Kerahasiaan 7.4 Keamanan 8.Skema Sertifikasi

14 9.Persyaratan Proses Sertifikasi
9.1 Proses Pendaftaran 9.2 Proses Evaluasi 9.3 Proses Uji Kompetensi atau Asesmen Kompetensi 9.4 Keputusan Sertifikasi 9.5 Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi, Penambahan dan Pengurangan Lingkup Sertifikasi 9.6 Proses Sertifikasi 9.7 Penggunaan Sertifikat, Logo dan Penanda (Marks) 9.8 Banding Atas Kepuusan Sertifikasi 9.9 Keluhan

15 10.Persyaratan Sistem Manajemen
10.1 Umum 10.2 Persyaratan Umum Sistem Manajemen 10.3 Pengedalian Dokumen 10.4 Pengendalian Rekaman 10.5 Kaji Ulang Manajemen 10.6 Audit Internal 10.7 Tindakan Perbaikan 10.8 Tindakan Pencegahan

16 Menyusun Panduan Mutu LSP
LATIHAN 1 Menyusun Panduan Mutu LSP

17 LT 2. Mengembangkan SOP LSP

18 SOP (Standard Operating Procedure) atau POS (Prosedur Operasi Standar) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur operasional yang ada dalam organisasi, yang digunakan untuk memastikan bahwa organisasi beroperasi secara konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik untuk menghasilkan produk yang memiliki konsistensi sesuai dengan standar yang ditetapkan (Arini, 2014). SOP adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan dan menertibkan pekerjaan suatu organisasi. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Hampir semua bisnis yang dijalankan secara modern memiliki SOP (Suryono Ekotama, 2010)

19 Tata Cara Menyusun SOP LSP (Prosedur + Instruksi Kerja)
Identifikasi prosedur dari proses bisnis utama LSP. Identifikasi prosedur yang harus dibuat dari panduan mutu LSP, Susun prosedur yang mencakupi tujuan, acuan normatif, langkah-langkah, media/keluaran dan penanggung jawab. Verifikasi kesesuaian langkah terhadap sistem/acuan terkait.

20 1. Identifikasi proses bisnis utama LSP
Proses pelayanan asesmen dan sertifikasi. Proses surveilan Proses verifikasi TUK Proses pengembangan Skema sertifikasi Proses perencanaan asesmen Proses pelaksanaan asesmen Proses pengembangan perangkat asesmen. Proses pengendalian dokumen & rekaman. Proses audit internal. Proses kaji ulang manajemen.

21 2) Identifikasi prosedur yang harus dibuat dari panduan mutu
Identifikasi persyaratan yang mewajibkan prosedur dalam PBNSP 201 dan 202 Identifikasi prosedur lain yang diperlukan LSP. Buat tabel daftar prosedur bagi LSP. Berikan kode yang unik dan mampu telusur.

22 1). PROSES GENERIK UJI KOMPETENSI PESERTA UJI KOMPETENSI
MEMBENTUK 6 LSP REKOMENDASI 7 MENGAJUKAN PERMOHONAN 1 MENUNJUK ASESOR 3 LAPORAN ASESMEN 5 SURVAILEN 9 PEMBERIAN SERTIFIKAT KOMPETENSI 8 KOMITE TEKNIK* TIM ASESOR KOMPETENSI ASESMEN 4 PESERTA di TUK MEMILIH TUK 2 PESERTA UJI KOMPETENSI

23 2).SURVEILAN Mengidentifikasi Jenis surveilan
Mengidentifikasi Jadwal surveilan Melaksanakan Surveilan Mengevaluasi Hasil data surveilan Menetapkan Permintaan Tindakan Perbaikan Mengevaluasi hasil perbaikan

24 3). PROSES VERIFIKASI TUK OLEH LSP
MEMBENTUK 5 LSP REKOMENDASI 6 MENGAJUKAN PERMOHONAN 1 MENUNJUK ASESOR 2 SURVAILEN 8 PEMBERIAN SERTIFIKAT VERIFIKASI 7 LAPORAN ASESMEN 4 KOMITE TEKNIK* TIM ASESOR LISENSI ASESMEN/ RE-ASESMEN 3 TUK

25 4). Pengembangan Skema Sertifikasi
Skema Sertifikasi: paket kompetensi dan persyaratan lain yang berkaitan dengan katagori jabatan atau keahlian tertentu dari seseorang Pemetaan fungsi kerja, Identifikasi kebutuhan sertifikasi (FR-SKEMA-01) PEMETAAN & IDENTIFIKASI FUNGSI KERJA Identifikasi Standar yg terverifikasi menetapkan persyaratan dasar Menetapkan proses sertifikasi (FR-SKEMA-02) & (FR-SKEMA-03) PERUMUSAN SKEMA Uji coba Kaji ulang Verifikasi (FR-SKEMA-04) VALIDASI RANCANGAN SKEMA Monitoring Perbaikan berlanjut (FR-SKEMA-05) PEMELIHARAN SKEMA

26 5). Merencanakan & mengorganisasikan asesmen
Menerima tugas merencanakan dan mengorganisasikan asesmen Menentukan pendekatan asesmen Menyiapkan Rencana asesmen Kontektualisasi dan review rencana asesmen Mengorganisasi Asesmen

27 6). Melaksanakan asesmen
Menetapkan dan mempertahankan lingkungan asesmen Mengumpulkan bukti yang berkualitas Mendukung peserta sertifikasi Membuat keputusan asesmen Mencatat dan melaporkan keputusan asesmen Meninjau proses asesmen

28 7). Mengembangkan Perangkat asesmen
Menerima tugas mengembangkan perangkat asesmen Menetapkan Fokus Perangkat Asesmen Menentukan kebutuhan perangkat asesmen Merancang dan Mengembangkan Perangkat Asesmen Melakukan Ujicoba dan Review Perangkat Asessmen

29 8) Proses Pengendalian Dokumen & Rekaman
1.Mengendalikan Dokumen Panduan Mutu 2.Mengendalikan Dokumen SOP 3.Mengendalikan Dokumen Formulir 4.Mengendalikan Dokumen Pendukung 5.Mengendalikan Distribusi Dokumen dst

30 7) Proses Audit Internal
1. Menetapkan Program Audit Internal 2. Menerapkan Program Audit Internal 3. Memantau dan Meninjau Program Audit Internal 4. Meningkatkan dan Mengembangkan Prog. Audit Internal. 5……… dst

31 9) Proses Audit Internal
1. Menetapkan Program Audit Internal 2. Menerapkan Program Audit Internal 3. Memantau dan Meninjau Program Audit Internal 4. Meningkatkan dan Mengembangkan Prog. Audit Internal. 5……… dst

32 10) Proses Kaji Ulang Manajemen
Menetapkan Kaji Ullang Manajemen Melaksanakan Kaji Ulang Manaemen Membuat Laporan Hasil Kaji Ulang Manajemen Mengembangkan Sistem Manajemen

33 Cara Menyusun SOP LSP Tujuan Ruang lingkup Penanggung jawab Acuan
Proses Prosedur: Langkah-langkah Instruksi Kerja Keluaran/media Pelaksana

34 Cara Menyusun Instruksi kerja
Susun instruksi kerja yang mencakupi perintah tahap-tahap pada setiap elemen prosedur dan spesifikasinya serta pelaksananya. Verifikasi kesesuaian instriuksi kerja terhadap sistem/acuan terkait.

35 SOP LOGO JUDUL: LANGKAH PROSEDUR 1. LANGKAH PROSEDUR. Instruksi Kerja:
NO : DP 5.5 JUDUL: Rev : 0 Hal : 1 dari 1 Validasi Tgl: Tujuan : Ruang lingkup Penanggung jawab Acuan Proses Prosedur LANGKAH PROSEDUR KELUARAN PIC 1. LANGKAH PROSEDUR. Instruksi Kerja:  2. LANGKAH PROSEDUR 3. LANGKAH PROSEDUR 4. LANGKAH PROSEDUR Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Manajemen mutu Disyahkan oleh: Manajer LSP

36 Daftar Dokumen Prosedur
NO NO.KODE PROSEDUR JUDUL 1 SOP Mengelola Ketidakberpihakan 2 SOP Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Perangkat UJK 3 SOP Pengembangan dan Pemeliharaan Skema Sertifikasi 4 SOP Pengembangan Perangkat Asesmen Kompetensi. 5 SOP Sertifikasi Kompetensi 6 SOP Merencanakan dan mengorganisasikan asesmen 7 SOP Melaksanakan asesmen 8 SOP Menyelesaikan Banding atas Keputusan Sertifikasi 9 SOP Menyelesaikan Keluhan Asesi 10 SOP Pengendalian Dokumen 11 SOP Mengendalikan Rekaman 12 SOP Membuat Keputusan Sertifikasi 13 SOP Kaji Ulang Manajemen 14 SOP Audit Internal 15 SOP Verifikasi TUK (PBNSP 206) 16 SOP Pelaporan Kinerja LSP

37 LATIHAN 2 Menyusun SOP-LSP

38 LT 3. Menyiapkan Formulir LSP

39 1.Menyusun Formulir Identifikasi formulir yang harus dibuat dari panduan mutu, prosedur atau instruksi kerja, Susun formulir yang mencakupi kegiatan-kegiatan yang harus direkam dalam formulir serta bila diperlukan memungkinkan peluang perbaikan. Verifikasi kesesuaian formulir terhadap sistem/acuan terkait.

40 1) Identifikasi formulir yang harus dibuat dari panduan mutu, prosedur atau instruksi kerja,
Identifikasi persyaratan yang mewajibkan dalam PBNSP 201, perosedur/instruksi kerja Identifikasi formulir lain yang diperlukan LSP. Buat tabel daftar formulir yang disyaratkan LSP dan prosedur tambahan.

41 Pastikan formulir berisi kegiatan yang dipersyaratkan,
2) Susun formulir yang mencakupi kegiatan-kegiatan yang harus direkam dalam formulir serta bila diperlukan memungkin peluang perbaikan Pastikan formulir berisi kegiatan yang dipersyaratkan, Pengisian mudah, Hindari kolom keterangan.

42 3) Verifikasi kesesuaian formulir kerja terhadap sistem/acuan terkait.
Kesesuaian terhadap persyaratan kegiatan yang harus direkam Kesesuaian dengan spesifikasi yang disyaratkan batasan variabel. Kesesuian dengan sistem industri.

43 LATIHAN 3 Menyiapkan formulir

44 LT 4. Menyusun Dokumen Pendukung LSP

45 1. Menyiapkan dokumen pendukung menuju lisensi BNSP
Identifikasi dokumen pendukung yang dipersyaratkan yang mencakupi persya-ratan dasar LSP serta persyaratan regulasi teknis sesuai lingkup profesinya. Siapkan dokumen pendukung Verifikasi kesesuaian dokumen pendukung terhadap sistem/ acuan terkait.

46 1). Identifikasi dokumen pendukung yang mencakupi persyaratan dasar LSP serta persyaratan regulasi teknis sesuai lingkup profesinya. Identifikasi persyaratan dalam PBNSP yang harus dipersiapkan, Identifikasi dokumen pendukung yang dirasa diperlukan untuk memastikan operasionalisasi LSP, Identifikasi peraturan/regulasi teknis, standar dan pedoman operasional LSP.

47 2).Siapkan dokumen pendukung
Buat daftar dokumen pendukung Kompilasi standar dan regulasi teknis Dokumen kelengkapan yang disyaratkan PBNSP 202 Surat keputusan pendirian Skema sertifikasi SKKNI / Standar Kompetensi lainnya Program kerja dll

48 3).Verifikasi kesesuaian dokumen pendukung terhadap sistem/ acuan terkait.

49 DAFTAR DOKUMEN PENDUKUNG LISENSI LSP
*) tidak wajib utk LSP-P1/P2 No JUDUL 1 SK Pimpinan ttg Penetapan Panitia Persiapan Pembentukan LSP (jika diperlukan) 2 Surat Dukungan Asosiasi Industri * 3 Surat Dukungan asosiasi Profesi * 4 Surat Dukungan Regulator * 5 SK Pimpinan/Akta Notaris* tentang Pembentukan LSP 6 SK Pimpinan/bukti* tentang Legalitas/Status Kantor LSP 7 SK Ketua LSP ttg Penetapan Keanggotaan Komite Skema Srtifikasi 8 Dokumen Skema Sertifikasi (masing-masing subsektor/ bidang)

50 No JUDUL 9 Rencana / Program Kerja & Anggaran Tahunan yg memuat kegiatan antara lain: sertifikasi, surveilan, sertifikasi ulang, verifikasi TUK, audit internal, kaji ulang manajemen, pelaporan berkala, dll. 10 Standar Kompetensi (SKKNI / Standar International /Standar Khusus) 11 Perangkat asesmen (Materi Uji Kompetensi untuk masing2 skema sertifikasi) 12 Daftar TUK 13 Persyaratan teknis TUK untuk setiap skema sertifikasi 14 Personel LSP (termasuk kualifikasi, uraian tugas, komitmen mengikuti peraturan LSP)

51 No JUDUL 14 Daftar Asesor Kompetensi (beserta CV dan ruang lingkup kompetensinya, komitmen mengikuti peraturan LSP) 15 Daftar Auditor SMM ( beserta CV dan komitmen mengikuti peraturan LSP ) 16 Rekaman Audit internal dan Rekaman Perbaikan audit internal 17 Rekaman uji coba perangkat asesmen dan MUK 18 Pedoman-pedoman BNSP (201,202,206,208,210,211,301,302, dll)

52 Menyiapkan dokumen pendukung
LATIHAN 4 Menyiapkan dokumen pendukung

53 Terima Kasih