AUDITOR INTERNAL, DASAR-DASAR AUDIT INTERNAL DAN PELAKSANAANNYA

Presentasi berjudul: "AUDITOR INTERNAL, DASAR-DASAR AUDIT INTERNAL DAN PELAKSANAANNYA"— Transcript presentasi:

1 AUDITOR INTERNAL, DASAR-DASAR AUDIT INTERNAL DAN PELAKSANAANNYA
Download click : AUDITOR INTERNAL, DASAR-DASAR AUDIT INTERNAL DAN PELAKSANAANNYA Oleh Khatib A. Latief Kepala Pusat Pendampingan dan Pengembangan Mutu Akademik Mahasiswa, LPM dan Kepala Perpustakaan UIN Ar-Raniry PELATIHAN AUDITOR AMI UIN AR-RANIRY, 9 – 11 AUGUST 2017

2

3 PERGURUAN TINGGI BERKUALITAS
SUATU PERGURUAN TINGGI YANG MAMPU MENETAPKAN VISI-NYA DAN MAMPU MEWUJUDKAN VISI-NYA MELALUI PELAKSANAAN MISI-NYA SERTA SELALU DAPAT MEMENUHI KEBUTUHAN STAKEHOLDERS DENGAN METODE CONTINUOUS QUALITY IMPROVEMENT QUALITY ASSURANCE

4 Auditor Internal Konsep AMI Perencanaan AMI Pelaporan AMI TOPICS 1 2 3
4 Pelaporan AMI

5 Tujuan Memaparkan pengertian Auditor Internal.
Menjelaskan perencanaan AMI Membahas pelaporan AMI

6 Output Peserta memahami tentang Auditor Internal
Peserta dapat merencanakan AMI. Peserta dapat mengetahui bentuk pelaporan AMI

7 Metode Brainstorming Ceramah Diskusi

8 TOPICS 1 Auditor Internal

9 Siapakah Auditor Internal?
Auditor internal adalah orang yang mempunyai kompetensi dan diangkat khusus untuk melakukan audit mutu internal.

10 Auditee adalah unit kerja yang diaudit
Klien ialah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan AMI dapat berupa fakultas/jurusan/prodi yang system mutu akademiknya diaudi berdasarkan standar mutu yang telah ditentukan sendiri. Buktif Objektif adalah informasi yang bersifat kualitatif ataupun kuantitatif yang berupa catatan ataupun pernyataan standar

11 Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan:
Tugas Auditor di dalam Audit Mengkaji ulang kelengkapan dokumen mutu akademik yang berlaku (audit system) Menggali dan menganalisis nukti yang relevan supaya dapat menyimpulkan pelaksanaan system mutu yang diaudit. Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit atau mungkin memerlukan audit lebih lanjut’ Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan: a. prosedur, dokumen, atau informasi lain yang menggambarkan atau mendukung unsurr-uunsur sisttem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami dan digunakan oleh audit. b semua dokumen dan informasi yang digunakan untuk menggambarkan system mutu yang memadai untuk mencapainya

12

13 Kiat-Kiat Auditor Pelajari sistem yang berjalan di unit kerja auditee
Siapkan Daftar Pertanyaan/Checklist Pastikan Auditee mengetahui kedatangan auditor Perkenalkan diri jika belum saling kenal dengan auditee Susun pertanyaan yang jelas. Jangan mengajukan pertanyaan seperti : ‘Ini kalau nggak diperiksa nggak apa-apa, kan ?’ Ajukan pertanyaan satu demi satu, jangan sekaligus. Pertanyaan bisa diajukan dengan suasana yang bersahabat, sehingga terasa ringan. Jangan terpancing untuk menjawab sendiri pertanyaaan anda. Ingat bahwa tugas auditor adalah memeriksa auditee dan bukan memberikan temuan pada auditee

14 Kiat-Kiat Auditor Tugas Utama auditor adalah mengaudit, bukan memberikan nasehat, menggurui dan sejenisnya. Bila ada penyimpangan, tugas auditor adalah mencatat dan membuat laporan. Tidak ada gunanya membuat komentar seperti : ‘ Wah ini tidak pantas terjadi’ atau ‘ katanya Bapak Ibu sudah lima tahun di sini, kok masih begini cara kerjanya’ ini hanya akan merusak suasana audit. Jangan terlibat pada temuan yang tidak penting Konfirmasikan dengan auditee tentang hasil audit dan minta persetujuan auditee Sebelum meninggalkan unit kerja auditee, pastikan : daftar pertanyaaan dan laporan temuan sudah terisi lengkap. Jika tidak mendesak, tidak perlu menggunakan alat perekam. Cukup catatan dan alat tulis

15 Audit Mutu Internal (AMI)
TOPICS 2 Audit Mutu Internal (AMI)

16 Apa itu AMI?

17 Pengertian Audit Mutu Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

18 Untuk apa dilakukan AMI?

19 TUJUAN AMI Meneliti kepatuhan, kesesuaian atau ketidaksesuaian penjaminan mutu akademik inernal tingkat jurusan/prodi tehadap standar akademik, manual mutu akademik, dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal di tingkat fakultas. Meneliti kepastian dan konsistensi bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan standar yang ditetapkan di program studi. Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan program pembelajaran dan kecukupan penyediaan sumberdaya pembelajaran di prodi terhadap prosedur dan instruksi kerja prodi. Untuk menilai ketercapaian pelaksanaan standar mutu diperguruan tinggi secara tepat dan efektif. Meningidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara berkelanjutan

20 Alasan-alasan Audit Mutu
Untuk mengevaluasi kinerja lembaga/program. Untuk memverifikasi Sistem Mutu organisasi yang masih berlaku untuk tujuan tertentu. Untuk mengevaluasi Sistem Mutu dibandingkan dengan standar Sistem Mutu lain.

21 Siapa yang melakukan AMI?

22 AMI dilakukan oleh AMI Rektor Auditor Auditee

23 Organisasi dan Penjaminan mutu
Apa ruang lingkup AMI? Akademik Organisasi dan Penjaminan mutu AMI

24 Check list AMI di Fakultas
Items SK Penanggungjawab GPF Perumusan dan pengesahan kebijakan akademik dan Standar Akademik fakultas Penyusunan manual mutu akademik di tingkat fakultas Kesesuaian Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedure implementasi Penjaminan Mutu Akademik internal di fakultas Penyusunan evaluasi diri dan rencana tindaklanjut untuk peningktan mutu proses pembelajaran ddan pelaporan ke Dekan Kendala implementasi Standar Akademik di fakultas

25 Check list AMI di PS ST Items
Spesifiksi Program Studi termasuk di dalamnya kompetensi lulusan Manual Prosedur dan intruksi kerja PS yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik, dan Manual Prosedur di tingkat Fakultas Proses pembelajaran, RPP, Jurnal Kuliah, Kurikulum program studi SDM Pembelajaran Students performance Upaya-upaya perbaikan mutu

26 Berapa sering AMI dilaksanakan?

27 FREKUENSI AUDIT Sesuai persyaratan peraturan.
Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik. Terdapat perubahan sistem. Atas permintaan klien. Sesuai kebutuhan penyempurnaan.

28 Tahapan audit: Audit Sistem Audit Kepatuhan

29 Audit Sistem Audit Sistem: audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu.

30 Audit Kepatuhan Audit Kepatuhan: memeriksa/memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar.

31 TOPICS 3 Perencanaan AMI

32 2 kalimat yang WAJIB diucapkan oleh AUDITOR :
Kalimat Wajib Auditor 2 kalimat yang WAJIB diucapkan oleh AUDITOR : Audit bukan untuk mencari kesalahan tapi untuk mencocokan apakah yang dijalankan telah sesuai dengan yang ditetapkan. Audit ini hanya sebagian, jika tidak ada temuan, bukan berarti semuanya telah sesuai. Auditee tetap harus menjaga konsistensi dan peningkatan proses yang lebih baik Saat Pembukaan Saat Penutupan

33 MELAKUKAN AUDIT

34 Persiapan Audit di Lokasi
Pelaksanaan Kegiatan Audit Memulai Audit Mereview Dokumen Persiapan Audit di Lokasi Audit lokasi – opening meeting, komunikasi peran dan tanggung jawab, mengumpulkan dan menverifikasi informasi Persiapan persetujuan, pendistribusian Laporan Audit Selesai Audit Follow Up Audit

35 Persiapan audit Rencana audit disusun oleh Ketua Tim Auditor dan dikomunikasikan kepada klien, auditor dan auditee. Rencana audit dirancang secara fleksibel supaya dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumber daya yang efekttif.

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47 Temuan Audit Minor OB Major

48

49

50

51

52

53

54 TOPICS 2 Pelaporan Audit

55 Membuat Laporan Audit Merupakan hal yang penting dalam memperbaiki sistem Harus menampilkan bukti yang jelas, akurat dan tepat Menyebutkan prosedur atau elemen standar terkait Harus jelas bagi auditee dan auditor Disetujui oleh auditee Keputusan tindakan perbaikan dan atau pencegahan yang akan dilakukan ditentukan oleh pimpiman auditee, bukan oleh auditor

56

57 Sistematika Laporan Audit minimal berisi:
Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus diberi tanggal dan tandattangan oleh ketua tim audit dan pimpinan auditee. Tujuan dan ruang lingkup audit Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan perwakilan auditee Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit. Temuan (harus dijelaskan secara rinci dan akurat) Penilaian tim audit mengenai kesesuaian dengan standar SPMI Daftar penerima laporan audit

58 Distribusi Laporan Audit
Laporan Audit di kirim oleh Ketua AMI ke LPM. LPM mereview laporan Audit. Final report di kirim ke Rektor oleh Ketua LPM. Laporan Audit dijamin kerahasiaannya oleh Team AMI dan LPM. Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati, maka perlu disepakati jadwal baru dengan menyampaikan alasan penundaan kepada Ketua LPM Report sample click di sini

59 HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
AMI dilaksanakan dalam periode tertentu Mencakup seluruh proses yang ada dalam 1 periode /kalender kegiatan Pembentukan tim auditor dengan memperhatikan : kualifikasi auditor hasil evaluasi terhadap auditor lingkup audit dan tema audit independen terhadap organisasi auditee Jika diperlukan dapat disusun pedoman audit

60 Pengecualian dalam AMI
Perbedaan pendapat dalam penentuan kategori hasil temuan audit antara auditor dan auditee maka keputusan akhir diambil oleh LPM (Ketua). Temuan sebelumnya harus dilampirkan pada keputusan akhir tersebut. Jadwal audit dapat diubah (jika diperlukan) dengan persetujuan LPM Audit ulang dapat dilakukan, jika hasil audit dianggap kurang memuaskan.

61 Continuous Quality improvement Terima Kasih