BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN PENDAHULUAN

Presentasi berjudul: "BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN PENDAHULUAN"— Transcript presentasi:

1 BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN PENDAHULUAN
Cara perhubungan yang penting Perhubungan antara agensi secara berdokumen Membuktikan wujudnya penyaluran maklumat

2 TUJUAN Membantu pegawai dan kakitangan yang
terlibat dengan urusan surat menyurat Menyampai/mendapatkan maklumat, arahan, keputusan dan idea baru Membantu mempercepatkan proses tindakan ke atas perkara-perkara yang diuruskan oleh sesuatu jabatan

3 DEFINISI Merupakan dokumen dan rekod rasmi kerajaan
Komunikasi dalaman dan luaran yang digunakan secara normal dan terkawal untuk menjalankan pelbagai fungsi pengurusan dan pentadbiran

4 PENULISAN Surat Rasmi Memo Minit / Minit Bebas
Surat Rasmi Terperingkat

5 CIRI-CIRI SURAT Format yang biasa digunakan
Penulisan yang kemas dan lengkap Mesej tepat dan jelas Laras bahasa, tata bahasa yang betul dan sesuai Sistem ejaan yang betul Sebutan protokol yang kena

6 B. PENYEDIAAN Alamat pengirim Alamat penerima Nombor rujukan
Tarikh surat Tajuk surat Pembukaan dan pengakhiran surat Pernomboran perenggan, muka surat dan lampiran 3 salinan, peniga dikandung fail timbul Menentu taraf keselamatan Bertaip ‘font’ font

7 Kandungan Perenggan pertama – Wacana Hormat
Dengan segala hormatnya, saya diarah merujuk perkara tersebut di atas. atau Dengan segala hormatnya, saya diarah memaklumkan perkara tersebut di atas. Dengan segala hormat, saya diarah merujuk surat tuan……….

8 Perenggan Kedua - isi surat
2. Sukacita dimaklumkan bahawa…….. atau 2. Dukacita dimaklumkan bahawa…….. 2. Bersama-sama ini disertakan ……” Jika terdapat huraian di bawah hendaklah di tulis 2.1, 2.2 dan seterusnya Jika terdapat lebih lampiran tulis no. atau huruf spt Lampiran 1 atau Lampiran A 2. Sehubungan itu,……

9 Perenggan tiga - Wacana Harapan
3. Kerjasama tuan/puan dalam perkara ini amatlah dihargai. atau 3. Kelewatan memaklumkan perkara ini amatlah dikesalkan. 3. Pertimbangan tuan/puan dalam perkara ini adalah diharapkan. 3. Kerjasama tuan/puan dalam perkara ini didahului dengan ucapan terima kasih.

10 Penutup Sekian. Terima kasih - Enter 2X, tiada nombor perenggan
Cogan kata “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, T/T Pengirim Nama Pengirim - huruf besar Pengenalan ringkas pencipta Bertaip

11 Gelaran Jawatan atau b.p. Ketua Jabatan
( ABD WAHAB BIN ALI ) Pengarah Pelajaran Negeri…. atau ( ISMAIL BIN ADAM ) Penolong Pegawai Pelajaran Daerah b.p. Pegawai Pelajaran Daerah….

12 S.K - jika ada, nama/ jawatan
lebih drp satu s.k, jangan tulis nombor Di ruang bawah sekali Taipkan nama ringkas pengarang dan penaip surat “MZA/ani” atau “MZA/ani030307 *Sediakan terus sampul surat alamat kepada / s.k. mengikut kelasifikasi surat tersebut.

13 CONTOH

14 CONTOH

15 CONTOH

16 CONTOH

17 MEMO Arahan ringkas dikertas memo berformat
Dari Pegawai kepada pagawai setaraf dan pegawai bawahannya Tiada salinan kepada pegawai tertinggi Memo berbentuk surat Perhubungan antara pegawai atau bahagian Boleh di salinan kepada pegawai tertinggi Jawapan / ulasan dari pegawai ke pegawai tinggi melalui Minit Bebas Sebaiknya melalui penyelia memperakukan

18 CONTOH

19 CONTOH

20 MINIT Catatan ringkas dikertas minit
Perhubungan antara pegawai atau bahagian Merekod surat yang diterima / dikeluar Merekod perbincangan antara Ketua Jabatan / pegawai bawahannya Minit boleh ditulis dgn tulisan tangan tetapi jelas Minit yang panjang hendaklah ditaip dinamakan minit bebas

21 CONTOH MINIT Surat Masuk
Surat bertarikh …………. daripada ………..………… dikandung pada ..……… Surat Keluar Surat bertarikh …………. kepada …..……..………… dihantar pada ..………… Surat Masuk Surat bertarikh …………. daripada ………..………… dikandung pada ..……… Surat Keluar Surat bertarikh …………. kepada …..……..…………… dihantar pada ..………… 5 JPN. Pahang 5 6 JPN. Pahang 6

22 PK 1 Bil. 2 di rujuk. Sila kemukakan laporan bertulis dengan segera. stk t.t /02 Pengetua SMK

23 C. PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN
Diserah kepada pegawai yang mengurus Membuka dan mendaftar Arahan tindakan Beri tindakan segera dan jawapan Tandatangan Penghantaran melalui mesin faksimili Surat Biasa (terima dan keluar)-Am 10 Surat Terperingkat (terima dan keluar) Surat Berharga (terima dan keluar)-AP 71 Hantar dengan tangan (Despatch)-Am 109

24 D. PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT
Mematuhi Arahan Keselamatan. TERBUKA - Tiada had TERHAD - Pegawai yang menjalankan tugas SULIT - Individu RAHSIA - Maruah Negara RAHSIA BESAR - Keselamatan Negara

25 CONTOH RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

26 CONTOH RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

27 PENUTUP Pengurusan surat menyurat yang
berkesan akan dapat mengiktirafkan kerja-kerja kita sepanjang perkhidmatan

28 Sekian Terima kasih