Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Konsep, Rencana, dan Implementasi Reformasi Layanan

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Konsep, Rencana, dan Implementasi Reformasi Layanan"— Transcript presentasi:

1 Konsep, Rencana, dan Implementasi Reformasi Layanan
Kementerian Pendidikan Nasional 30 Juni 2010

2 Skema Reformasi Birokrasi Kemdiknas
Renstra : Menyelenggarakan Layanan Prima Pendidikan Nasional dengan meningkatkan Ketersediaan, Keterjangkauan, Kualitas, Kesetaraan, Kepastian (5K) Penguatan Organisasi Penajaman Visi, Misi, Strategi Pembenahan Tata-laksana Rekayasa Ulang Proses Organisasi (Teknologi Informasi dan Komunikasi) Pemanfaatan TIK Reformasi Layanan Peserta Didik Reformasi Pelaksanaan Sisdiknas untuk Semua Pemangku Kepentingan (PesertaDidik, OrangTua, Masyarakat, PTK, Dunia Usaha, dll) Simplifikasi dan Integrasi Posedur Restrukturisasi Organisasi Pengembangan Sistem Reformasi Layanan Pendidik & Tenaga Kependidikan Pengukuran Kinerja Redefinisi Tugas dan Fungsi Reformasi Layanan Satuan Pendidikan Penguatan SDM Perumusan Budaya Kerja Manajemen perubahan Analisis Beban Kerja dan Kualifikasi Jabatan Reformasi Layanan Substansi Pendidikan Peningkatan Kompetensi Pengukuran Kinerja & Remunerasi Efisiensi internal, Transparansi, Akuntabilitas Efisiensi eksternal, Efektivitas organisasi, Transparansi Efisiensi Nasional

3 Daftar Isi Posisi Reformasi Layanan dalam Kerangka Reformasi Birokrasi Kemdiknas Agenda Reformasi Kemdiknas Permasalahan Layanan Pendidikan Konsep Reformasi Layanan Pendidikan Model Pengembangan e-Layanan Peta Jalan e-Layanan Metodologi Pengembangan e-Layanan Daftar Layanan Kemdiknas Lampiran: Uraian Reformasi Layanan Kemdiknas

4 Posisi Reformasi Layanan dalam Kerangka Reformasi Birokrasi Kemdiknas

5 “Melayani Semua dengan Amanah” Kualitas dan Relevansi
Arahan Strategis VISI : Terselenggaranya Layanan Prima Pendidikan Nasional untuk Membentuk Insan Indonesia Cerdas Komprehensif MISI : 5K MOTTO : “Melayani Semua dengan Amanah” Amanah Professional Berkeadilan Visioner Demokratis Inklusif Kualitas dan Relevansi Ketersediaan Kesetaraan Kepastiaan Keterjangkauan Dalam Rencana Strategis , Kemdiknas telah menetapkan Visi yakni “Terselenggaranya Layanan Prima Pendidikan Nasional untuk Membentuk Insan Indonesia Cerdas Komprehensif “. Untuk mencapai visi tersebut, dilaksanakan ”Misi 5K” yaitu Ketersediaan, Keterjangkauan, Kualitas dan Relevansi, Kesetaraan, dan Kepastian. Selanjutnya ditetapkan tata nilai guna mewujudkan layanan prima pendidikan, yakni amanah, profesional, visioner, demokratis, inklusif, dan berkeadilan, yang dirangkum menjadi sebuah motto “Melayani Semua dengan Amanah”. Motto ini secara strategis menjiwai Kemdiknas dalam melaksanakan Reformasi Birokrasi.

6 Konsep Reformasi Birokrasi Kemdiknas
Sistem Penataan Sistem: Efisien, Transparan, Akuntabel Kondisi Saat Ini Ideal Manajemen Perubahan: Pola Pikir, Pola Sikap, Pola Tindak Penguatan Organisasi Pembenahan Ketata-laksanaan Penguatan SDM Pemanfaatan TIK Untuk mewujudkan kondisi Kemdiknas yang ideal agar mampu memberikan layanan yang terbaik kepada masyarakat dibutuhkan 3 aspek, yaitu: Penguatan organisasi yang sehat dan dinamis, Ketatalaksanaan yang efisien dan efektif, dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, memiliki tata nilai, dan etika kerja. Ketiga aspek tersebut perlu didukung dengan penataan sistem yang efisien, transparan, dan akuntabel melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan optimal, serta manajemen perubahan SDM terkait dengan pola pikir, pola sikap, dan pola tindak

7 Pendekatan Reformasi Birokrasi Kemdiknas
SDM yang Kompeten Birokrasi Konvensional Sistem berbasis TIK (Efisien, Transparan, Akuntabel) Fokus Birokrasi Publik Orientasi Unit kerja Fungsi Basis Dokumen Informasi Sifat Ekslusif Flow & Share Birokrasi Ideal Lembaga yang Kokoh-Mandiri Pendekatan yang dipergunakan dalam Reformasi Birokrasi Internal (RBI) Kemdiknas dari birokrasi konvensional menuju birokrasi yang ideal adalah sebagai berikut : Setiap proses dirancang untuk memudahkan yang menerima layanan, bukan yang memberikan layanan (public centric). Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada struktur organisasi/unit kerja (function based). Setiap proses mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan pada dokumen fisik (information based). Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai bersama oleh semua pemangku kepentingan terkait (information sharing). SDM yang kompeten di bidangnya dan mempunyai kinerja terukur. Setiap layanan didukung oleh: Pemanfaatan TIK sehingga lebih transparan, akuntabel, dan efisien. Lembaga yang kokoh, mandiri, dan mempunyai kinerja terukur (performance-based organization).

8 Reformasi Birokrasi Internal Kementerian Pendidikan Nasional
Skema Reformasi Birokrasi Kemdiknas Reformasi Pelaksanaan Sistem Pendidikan Nasional Reformasi Birokrasi Internal Kementerian Pendidikan Nasional Reformasi Layanan Peserta Didik Reformasi Layanan Pendidik & Ten. Kependidikan Satuan Pendidikan Reformasi Layanan Substansi Pendidikan Organisasi Tatalaksana SDM Reformasi di lingkungan Kemdiknas ditujukan untuk Reformasi Pelaksanaan Sistem Pendidikan Nasional. Dalam reformasi pelaksanaan Sistem Pendidikan Nasional tahun terdapat dua fokus utama pembenahan, yaitu : Reformasi Birokrasi Internal Kementerian Pendidikan Nasional yang meliputi penataan organisasi, tatalaksana dan SDM. Reformasi Layanan, yang terdiri dari: Reformasi layanan kepada satuan pendidikan, Reformasi layanan kepada pendidik dan tenaga kependidikan, Reformasi layanan kepada peserta didik, Reformasi layanan substansi pendidikan. Reformasi Layanan

9 Agenda Reformasi Kemdiknas

10 Agenda Reformasi Kemdiknas
Reformasi Layanan Reformasi Layanan Satuan Pendidikan Reformasi Layanan Peserta Didik Reformasi Layanan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Reformasi Layanan Substansi Pendidikan Penataan Organisasi Penataan SDM Pembenahan Tatalaksana dan Pengembangan Sistem Reformasi Birokrasi Internal Reformasi Kemdiknas ditujukan untuk Reformasi Pelaksanaan Sistem Pendidikan Nasional dengan menekankan 7 (tujuh) agenda reformasi; 4 (empat) agenda merupakan Reformasi Layanan dan 3 (tiga) agenda merupakan Reformasi Birokrasi Internal Kementerian Pendidikan Nasional.

11 Reformasi Layanan Satuan Pendidikan
Sistem Perijinan Sistem Akreditasi Mekanisme Ketepatan Pemberian Bantuan/Hibah Penentuan Standar Layanan Pemetaan Kondisi Sekolah, Daya Tampung dan Cakupan Layanan Pembukaan Sekolah Berdasarkan Kebutuhan Masyarakat dan Dunia Kerja Sekolah Perguruan Tinggi Program Studi Lembaga Pendidikan Non Formal Sistem Layanan Penyaluran Hibah Pengembangan Standar layanan Minimum Pendidikan, Standar Nasional, maupun Internasional Pengembangan Sistem Pemetaan Daya Tampung Pengembangan Sistem Pemetaan Kondisi Sekolah Pengembangan Sistem Penyelarasan Program Studi atau Sekolah dengan Kebutuhan Tenaga Kerja Rencana Aksi Kelompok

12 Reformasi Layanan Peserta Didik
Pemberian Beasiswa Mekanisme Penjaminan Ketepatan Penyaluran Beasiswa Sistem Pemberian Ijin Belajar Sistem Penyetaraan Ijazah Mekanisme Penjaminan Kepastian Memperoleh Layanan Pendidikan Pendataan Siswa dan Penduduk Usia Sekolah Layanan Informasi Kelompok Rencana Aksi Reformasi Sistem Penyaluran Beasiswa Unggulan Pengembangan Sistem Penjaminan Ketepatan Penyaluran Beasiswa dan Bantuan Pengembangan Sistem Penjaminan Kepastian Memperoleh Layanan Pendidikan Siswa WNI di Sekolah Kerjasama Lembaga Asing Siswa WNA ke Sekolah Nasional dan Sekolah Kerjasama Lembaga Asing Penyaluran Siswa WNI dari Luar Negeri ke Sekolah Nasional atau ke Sekolah Kerjasama Lembaga Asing NISN belum dimasukkan ke dalam pendataan siswa Sekolah Luar Negeri PT Luar Negeri Pengembangan Sistem Pendataan Peserta Didik dan Penduduk Usia Sekolah Pengembangan Sistem NISN Info Lembaga Kursus Info Penyelenggara Uji Kompetensi

13 Reformasi Layanan Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Sistem Mutasi Peningkatan Kualifikasi PTK Pensertifikasian PTK Peningkatan Kompetensi PTK Dosen Guru Tenaga Fungsional Lainnya Tenaga Administrasi Sistem Peningkatan Kualifikasi PTK (Pemberian Bantuan Subsidi - Guru, Pengawas dan PTK-PNF) Sistem Peningkatan Kualifikasi Dosen Sistem Pensertifikasian Guru Sistem Inpassing Guru Bukan PNS Sistem Pensertifikasian Dosen Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja PTK (guru, kepala sekolah, pengawas) Pengembangan Sistem Penghitungan Angka Kredit Guru (SIMPAKGU) Pengembangan Sistem Peningkatan kompetensi PTK berkelanjutan melalui KKG/MGMP/MKKS/ MKPS/KKPS/KKKS Publikasi Online Database Trainer Peningkatan Kompetensi Kepala Sekolah dan Pengawas Pengembangan Sistem Uji Kompetensi PTK-PNF Peningkatan Mutu PTK-PNF Melalui Dana Pembantuan Pada SKB Kab/Kota Rencana Aksi Kelompok

14 Reformasi Layanan Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Penerimaaan/Pemenuhan Kebutuhan PTK Penghargaan dan Perlindungan PTK Fasilitasi Internasional Pengembangan Sistem NUPTK Online Penyediaan dan Pendistribusian Guru Pengembangan Sistem Pemilihan PTK Berprestasi Perlindungan dan Bantuan Hukum Terhadap Profesi PTK Publikasi Pemberian insentif tutor PAUD, honor TLD dan FDI Publikasi SK Penyaluran Subsidi Tunjangan Fungsional, Khusus, Profesi Proses Ijin Perjalanan Dinas Kelompok Rencana Aksi

15 Reformasi Layanan Substansi Pendidikan
Pengembangan Modul Materi Pembelajaran Berbasis TIK Kamus Besar Bahasa Indonesia Glosarium Garuda Pengembangan Sistem Pengelolaan Materi, Metode, dan Manajemen Lembaga Persekolahan dan PT Reformasi Layanan Substansi Pendidikan Kolaborasi Berbagi Pengetahuan dan Pengalaman Penyediaan dan Penggalangan Materi Reformasi Kurikulum dan Pembelajaran Kelompok Rencana Aksi Pendidikan Karakter Pendidikan Kewirausahaan Penyelarasan Pendidikan dengan Dunia Industri Informasi Kurikulum Sistem Informasi Materi dan Nilai UN

16 Reformasi Penataan Organisasi
Restrukturisasi Organisasi Penataan Tugas dan Fungsi Sistem Pengelolaan Kinerja Organisasi Penataan Organisasi Unit Kerja di PTN dan UPT Penataan Keterpaduan Sistem dan Tata Kerja antar Unit Organisasi Penataan Tugas dan Fungsi Unit Kerja Sesuai Dengan Misi dan Tujuan Organisasi Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja Organisasi yang Selaras Dengan Misi dan Tujuan Organisasi Penataan Struktur Organisasi Kemdiknas Penataan Struktur Organisasi Mekanisme Koordinasi Pusat dengan Unit Kerja Daerah Kelompok Rencana Aksi

17 Reformasi Penataan SDM
Penerapan Budaya Kerja Analisis dan Evaluasi Jabatan serta Beban Kerja Pemetaan dan Penempatan Jabatan Sistem Remunerasi Berbasis Kinerja Sistem Pengelolaan Kinerja Individu Penataan Organisasi Unit Kerja di PTN dan UPT Penguatan Budaya Kerja Sesuai Dengan Tata Nilai Kemdiknas Penataan SDM Aparatur Sesuai Dengan Kualifikasi Jabatan Pengembangan Sistem Remunerasi Berbasis Beban Kerja dan Kinerja Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja Individual yang Selaras Dengan Misi dan Tujuan Organisasi Kelompok Rencana Aksi Penguatan Budaya Kerja Sesuai Dengan Tata Nilai Kemdiknas Analisis dan Evaluasi Jabatan Penataan SDM Aparatur Sesuai Dengan Kualifikasi Jabatan Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja Individual yang Selaras Dengan Misi dan Tujuan Organisasi Pengembangan Sistem Remunerasi Berbasis Beban Kerja dan Kinerja

18 Reformasi Pembenahan Tatalaksana dan Pengembangan Sistem
Sistem Perencanaan dan Penganggaran Berbasis Kinerja Sistem Pengendalian Manajemen Sistem Manajemen SDM Sistem Manajemen Aset BMN Sistem Manajemen Keuangan dan Akuntansi Sistem Manajemen Dokumen Sistem Manajemen Data Pendidikan Pengembangan Sistem Perencanaan dan Penganggaran Berbasis Kinerja Pengembangan Sistem Pengendalian Manajemen Penyusunan Database Pengawasan Pengembangan Sistem Pengelolaan Barang Milik Negara Pengembangan Sistem Akuntansi dan Keuangan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Pengorganisasian Data Kemdiknas Pengembangan Sistem Pengelolaan Kepegawaian Berbasis Kinerja Penerimaan CPNS Online Pengembangan Sistem Manajemen Dokumen Kelompok Rencana Aksi

19 Reformasi Pembenahan Tatalaksana dan Pengembangan Sistem
Sistem Manajemen Portal Layanan Pendidikan Nasional Sistem Pengelolaan Kinerja Organisasi Sistem Pengelolaan Kinerja Individual Sistem Informasi Produk Hukum Kelompok Rencana Aksi Pengembangan Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional Call Center Pembangunan Portal Pengaduan Masyarakat / Auditan Pembangunan dan Implementasi Sistem Pengelolaan Kinerja Organisasi yang selaras dengan misi dan tujuan organisasi Pembangunan dan Implementasi Sistem Pengelolaan Kinerja Individual yang selaras dengan misi dan tujuan organisasi Peningkatan Sistem Penyusunan Peraturan Perundang-Undangan Bidang Pendidikan Peningkatan Sistem Pendokumentasian dan Layanan Informasi Perundang-Undangan Bidang Pendidikan Peningkatan Sistem Layanan Fasilitasi Bantuan Hukum

20 Permasalahan Layanan Pendidikan

21 Transformasi Layanan Menuju Harapan Masyarakat
Layanan Konvensional Layanan Prima Kurang informasi advisor Kurang akses pengacara calo advisor Kurang kepastian Publik Kemdiknas Aplikasi e-Layanan Pegawai Selama ini, publik cukup disulitkan dengan sistem layanan yang ada. Publik harus menunggu lama untuk mendapatkan layanan, namun mereka juga tidak mendapatkan kepastian mengenai status layanan tersebut, hingga publik dapat membawa ke dalam jalur hukum. Selain itu, di sisi lain, kurangnya informasi dan akses ke Kemdiknas, memungkinkan munculnya pihak-pihak ketiga yang memanfaatkan situasi. Padahal masyarakat sangat mengharapkan layanan yang dapat mengatasi semua permasalahan di atas, yakni tanpa menunggu lama, mendapatkan kepastian, akses dan informasi yang mudah dari Kemdiknas.

22 Permasalahan Layanan Konvensional
Kurang responsif Tatalaksana Kelembagaan SDM Kurang informatif Kurang accessible Kurang koordinasi Profesionalisme Kurang terbuka Kompetensi Kurang efisien Empati dan Etika Permasalahan utama layanan publik berkaitan dengan peningkatan kualitas layanan. Kualitas layanan sangat tergantung pada berbagai aspek, yaitu pola penyelenggaraan (tata laksana), dukungan SDM, dan kelembagaan. Dari aspek penyelenggaraan, layanan konvensional memiliki kelemahan antara lain kurang responsif, kurang informatif, kurang accessible, kurang koordinasi, kurang keterbukaan dan kurang efisien. Dari aspek SDM, layanan konvensional masih kurang dalam hal: profesionalisme, kompetensi, empati dan etika. Dari aspek kelembagaan, desain organisasi yang tidak dirancang khusus untuk pemberian layanan kepada masyarakat diwarnai dengan kekakuan hirarki yang membuat layanan menjadi rumit (birokratis) dan tidak terkoordinasi.

23 Permasalahan Penyelenggaraan Layanan Konvensional
Penyelenggaraan Layanan Publik Kurang Responsif Kurang Informatif Kurang accessible Kurang Koordinasi Kurang Terbuka Birokrasi berjenjang dan rumit Kurang Efisien Kurang responsif terhadap berbagai keluhan dan tidak sensitif terhadap harapan masyarakat sehingga layanan dilaksanakan dengan apa adanya, tanpa ada perbaikan layanan. Kurang informatif yakni berbagai informasi yang lambat atau tidak sampai kepada masyarakat. Kurang accessible yakni unit pelaksana layanan jauh dari jangkauan masyarakat sehingga menyulitkan bagi penerima layanan. Kurang koordinasi menyebabkan pertentangan kebijakan antar instansi layanan sejenis. Kurangnya keterbukaan sehingga sulit dipantau perkembangan pengajuan yang aktual. Birokratis berjenjang dan rumit menyebabkan penyelesaian permalahan yang lama. Kurang efisien yakni beberapa persyaratan yang sama diperlukan dalam proses yang berbeda karena tidak ada sharing data dalam satu departemen.

24 Akar Permasalahan Kurang responsif Kurang informatif Kurang accessible
Kurang koordinasi Kurang keterbukaan Birokrasi rumit Kurang efisien Proses Panjangnya proses layanan Kurangnya keterpaduan antar proses Kurangnya standardisasi proses Kurangnya keterbukaan proses layanan Data/Info Rendahnya akurasi & integrasi data Kurangnya berbagi data/ informasi Kurangnya rekaman data elektronik Lemahnya standardisasi utk berbagi data Organisasi dan Birokrasi Kuatnya sekat-sekat organisasi Masih adanya proses tatap muka Mengharuskan tersedianya dokumen fisik Lemahnya mekanisme umpan balik Masih terdapat ketidakselarasan antar regulasi SDM Belum terpenuhinya kualifikasi SDM Belum sesuainya kompetensi SDM Belum meratanya sebaran SDM

25 Konsep Reformasi Layanan Pendidikan

26 Konsep Reformasi Layanan Prima
+ Standar Pelayanan Publik (UU No 25 Tahun 2009) Solusi TIK dengan e-Layanan Fungsi Pengawasan Eksternal & Internal + Kriteria standar TIK G2C: Government to citizen G2B: Government to business G2G: Government to government Reformasi Layanan Konvensional menuju Layanan Prima dengan menggunakan Pendekatan TIK yang berupa e-Layanan (layanan secara elektronik) dengan berlandaskan kriteria standar TIK dan Standar Layanan Publik sesuai dengan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Penilaian Kinerja dilakukan oleh penyelenggara layanan secara berkala dengan menggunakan indikator kinerja yang berdasarkan standar layanan Pengawasan Penyelenggaraan Layanan Publik dilakukan oleh pengawas internal (atasan langsung dan pengawas fungsional) dan pengawas eksternal (masyarakat, ombudsman, DPR, DPRD Provinsi dan DPRD Kab/Kota).

27 Standar Layanan Publik
Berdasarkan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, maka asas standar layanan publik adalah sebagai berikut : Kepentingan umum Akuntabilitas Kepastian hukum Fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan Kesamaan hak Keseimbangan hak dan kewajiban Ketepatan waktu Kecepatan, kemudahan dan keterjangkauan. Keprofesionalan Partisipatif Persarnaan perlakuan/tidak diskriminatif Keterbukaan

28 Kriteria Standar e-Layanan Kemdiknas
Manfaat Publik maupun Kementerian mendapatkan manfaat yang maksimal dari e-Layanan, yakni penerima layanan mendatkan kemudahan, kepastian dan kecepatan layanan, sedangkan kementerian mendapatkan kematangan data permintaan dari partisipasi aktif masyarakat. Publik mendapatkan kemudahan dalam mengakses e-Layanan, sistem memberikan peringatan-peringatan apabila ada masukan yang tidak sesuai dengan ketentuan (validasi dan verifikasi awal) dan sistem memberitahukan status pemrosesan layanan (kepastian bagi publik). Data yang sudah dimasukkan dan diverifikasi oleh pengguna, tidak diketik ulang oleh operator serta data dalam bentuk database. Layanan yang diberikan untuk individu atau satuan pendidikan tertentu harus memakai otentifikasi yang memadai dan setiap isian yang melewati otentifikasi berkekuatan hukum (UU ITE). Semua informasi atau layanan disajikan atau diminta relevan dengan konteksnya dan data tetap (non transaksi) yang sudah pernah dimasukkan tidak perlu diminta berulang-ulang. Perlu dijaga kesinambungan e-Layanan melalui data support, process support dan pemantauan kinerja layanan. Integrasi pada level data base dan/atau web service untuk mendapatkan nilai tambah yang tinggi dan mempertinggi konsistensi. Partisipatif Kemudahan User Flow and Share Keamanan Konsistensi Sustainability Integrasi dan Arsitektur

29 Model Pengembangan e-Layanan

30 Portal Informasi dan Layanan Terintegrasi
Kondisi Sebelumnya Kondisi Saat Ini Unit III Unit I Unit III Unit II Unit II Unit I Unit IV Unit IV Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional Publik Informasi Publik Layanan Mengintegrasikan sumber-sumber data ke portal yang menjadi “pintu masuk” utama. Mengintegrasikan layanan-layanan yang diberikan unit utama melalui portal utama.

31 Portal Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional
Model e-Layanan Pemangku Kepentingan Peserta Didik Orang Tua PTK Satuan Pendidikan DUDI Pegawai Media Pengelola Pendidikan di Daerah Portal Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional e-Layanan e-Layanan e-Layanan e-Layanan Infrastruktur Bersama Integrasi Proses Integrasi Data Data Induk Satuan Pendidikan (NPSN) Data Induk PTK (NUPTK) Data Induk Peserta Didik (NISN) Data Induk Pembelajaran Intergrasi dari data, integrasi proses dan penggunaan infrastruktur bersama dalam semua e-Layanan akan dihubungkan dalam Portal Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional yang merupakan pintu masuk bagi semua pemangku kepentingan Kemdiknas untuk mendapatkan semua layanan pendidikan.

32 DATA EVALUASI DIRI (ED) PRODI PROSES EVALUASI DIRI (RUTIN AKTIF)
Konsep Integrasi e-Layanan (Contoh) DATA EVALUASI DIRI (ED) PRODI Data Induk PT Data Induk PS Data Induk Mahasiswa Data Riwayat Hidup Dosen Data Induk Dosen Data Induk Lulusan DATA INDUK PROSES EVALUASI DIRI (RUTIN AKTIF) EPSBED BORANG AKREDITASI PAK EWMP DATA SPESIFIK PENILAIAN PERSEPSIONAL PROPOSAL HIBAH MONEV HIBAH STUDI KELAYAKAN PROSES PERIJINAN PT PERIJINAN PRODI BARU PT BARU AKREDITASI PRODI PENYALURAN HIBAH MUTASI DOSEN SERTIFIKASI DOSEN PERIJINAN PRODI BARU PT LAMA DATA ED DOSEN Pembuatan e-Layanan mengacu pada prinsip single source of data. Dengan kata lain bahwa segala aliran informasi dan sharing data bersama melalui prinsip single source of data.

33 Arsitektur Portal Layanan Prima
PIH Arsitektur Portal Layanan Prima Manajemen Portal Portal Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional Publik Web Telepon Call center : 177 Peserta Didik SMS PTK Orang Tua Fax Web Satuan Pendidikan DUDI Helpdesk Unit Utama DB Integrasi Pers Pegawai Unit Utama DB Integrasi Kunjungan Berita Unit Utama DB Integrasi Pengelola Pendidikan di Daerah Kotak Saran Humas Pengaduan Distribusi Media Cetak

34 Portal Layanan Prima Pendidikan Nasional
Situs web “kemdiknas.go.id” secara terintegrasi dapat : Menampilkan informasi dan layanan Kemdiknas yang dibutuhkan oleh semua pemangku kepentingan. Memudahkan publik untuk mendapatkan layanan dan menyampaikan keluhan/permasalahan Rancangan situs berorientasi pada “penerima layanan” bukan “pemberi layanan”

35 Peta Jalan e-Layanan

36 Ruang Lingkup Nonformal & Informal PAUD PD PM PT Satuan Pendidikan
Peserta Didik Peserta Didik Peserta Didik Peserta Didik Peserta Didik PTK PTK PTK PTK PTK Substansi Pendidikan Substansi Pendidikan Substansi Pendidikan Substansi Pendidikan Substansi Pendidikan

37 Ruang Lingkup NFI PAUD PD PM PT Satuan pendidikan Perijinan Akreditasi
Akreditasi Hibah Peserta Didik Beasiswa Ijin Belajar Penyetaraan Ijazah PTK Sertifikasi Mutasi Penerimaan&Pemenuhan Kebutuhan PTK Penghargaan dan Perlindungan PTK Substansi Pendidikan Kolaborasi Berbagi Pengetahuan&Pengalaman Penyediaan dan Penggalangan Materi Reformasi Kurikulum Pembelajaran

38 Kedewasaan e-Layanan Horizontal Integration (H): kompleks
Systems integrated across different functions Real one-stop shopping for citizens kompleks Vertical Integration (V): Local systems linked to higher level systems Within similar functionalities Collaboration (C): Community participation Enhanced collaborations Reduce intermediaries kompleksitas teknologi & organisasi Transactions (T): Services & forms online Working database supporting online transactions Information Dissemination (D): Online presence Catalogue presentation sederhana sparse lengkap integrasi

39 Kedewasaan e-Layanan Saat Ini
vv Horizontal Integration (H): kompleks Vertical Integration (V): NUPTK Online Mutasi Dosen Collaboration (C): Perijinan Lembaga Kursus kompleksitas teknologi & organisasi Transactions (T): Penyetaraan Ijazah Ijin WNA PKBM Bimbel Information Dissemination (D): KBBI sederhana Ijin WNI Beasiswa Unggulan Garuda Glosarium Perjalanan Dinas Luar Negeri Edukasi.net Perijinan Prodi Info Penyelenggara Uji Kompetensi sparse lengkap integrasi

40 Kedewasaan e-Layanan yang Dituju
vv Hibah Horizontal Integration (H) : Perijinan Lembaga Kursus PKBM Edukasi.net kompleks Mutasi Dosen Bimbel Vertical Integration (V): Perjalanan Dinas Luar Negeri Ijin WNI NUPTK Online Perijinan Prodi Collaboration (C): Garuda KBBI kompleksitas teknologi & organisasi Glosarium Transactions (T) : Penyetaraan Ijazah Beasiswa Unggulan Information Dissemination (D): Ijin WNA sederhana Info Penyelenggara Uji Kompetensi sparse lengkap integrasi

41 Metodologi Pengembangan e-Layanan

42 Metodologi Reformasi e-Layanan
Analisa Arahan Strategis dan Capaian Kinerja Layanan Pendidikan Nasional Layanan Konvensional Layanan Prima Identifikasi dan Evaluasi Layanan Konvensional Perancangan e-Layanan Sosialisasi dan Implementasi e-Layanan Evaluasi e-Layanan Reformasi layanan dari Layanan Konvensional menjadi Layanan Prima di Kemdiknas melalui beberapa tahapan, yakni mulai dari analisa arahan strategis Kemdiknas mengenai layanan, evaluasi layanan konvensional, perancangan e-Layanan, sosialisasi dan implementasi e-Layanan baik kepada pengguna maupun pengelola, serta evaluasi e-Layanan.

43 Tahapan Umum Rencana Aksi
Tahap Pembangunan dan Penataan Sistem Identifikasi Proses Saat Ini Evaluasi Proses Saat Ini Penentuan Kebutuhan Teknologi Penentuan Beban Kerja dan Kualifikasi SDM Penentuan Indikator Kinerja Penentuan Tata Nilai Penyusunan Prosedur Kerja Pengembangan Sistem Berbasis Teknologi Penyusunan Kebijakan dan Regulasi Penentuan Standar Layanan Minimum Internalisasi dan Aktualisasi Visi, Misi dan Strategi Keterangan : Tahap 1: Perencanaan Tahap 2: Pembangunan

44 Tahapan Umum Rencana Aksi (Lanjutan)
Tahap Sosialisasi dan Implementasi Sosialisasi Keterkaitan Kegiatan Reformasi dengan Pencapaian Visi Misi dan Strategi Sosialisasi Proses Bisnis Hasil Reformasi Sosialisasi Indikator Kinerja Sosialisasi Sistem Informasi Sosialisasi Kebutuhan Jumlah dan Kualifikasi SDM Sosialisasi Kebijakan dan Regulasi Baru Instalasi Sistem Inisialiasi Data Penyediaan SDM dan Prosedur Kerja Uji Coba Sistem Operasional Sistem Baru Tahap Pengukuran Dampak Reformasi Pengukuran dan Evaluasi Kinerja Proses, Organiasi dan Individu Pengukuran dan Evaluasi Ketercapaian Standar Layanan Penyesuaian Standar Layanan Pendidikan Pengukuran dan Evaluasi Efisiensi Eksternal dan Internal Tahap 3: Sosialisasi Tahap 4: Implementasi Tahap 5: Operasional

45 Daftar Layanan Kemdiknas

46 Keterangan Tabel Daftar Layanan
Kelengkapan Penilaian kelengkapan diukur berdasarkan kriteria berikut : Kompleksitas Penilaian kompleksitas diukur berdasarkan jumlah proses yang terwadahi oleh sistem Fitur Bobot Keterangan Security 2 otentifikasi & otorisasi, audit trail Database 1 RDBMS Workflow tracking, notifikasi aktif, delegasi Web service Dokumentasi Source Code, Struktur Database SDM Untuk Pemeliharaan Panduan (Online) Alur Proses, Panduan Penggunaan Integrasi Integrasi dengan sistem lain yang terkait Search Untuk e-Layanan yang bersifat informasi Total 10

47 Reformasi Layanan kepada Satuan Pendidikan
Kelompok Rencana Aksi Sub Rencana Aksi Tahap Kompleksitas Kelengkapan Level Saat ini Level Dituju Sistem Perijinan Sekolah Perguruan Tinggi Program Studi Lembaga Pendidikan Non Formal Lembaga Kursus Kab. dan Prop. PKBM PAUD Penyetaraan 1 5 3 - 2 4 2,5 D V T H Sistem Akreditasi Kursus Mekanisme Ketepatan Pemberian Bantuan/Hibah Sistem Layanan Penyaluran Hibah Penentuan Standar Layanan Pengembangan Standar Layanan Minimum Pendidikan, Standar Nasional, maupun Internasional SD & SMP SMA & SMK Pemetaan Kondisi Sekolah, Daya Tampung dan Cakupan Layanan Pengembangan Sistem Pemetaan Daya Tampung Pengembangan Sistem Pemetaan Kondisi Sekolah Pembukaan Sekolah Berdasarkan Kebutuhan Masyarakat dan Dunia Kerja Pengembangan Sistem Penyelarasan Program Studi atau Sekolah dengan Kebutuhan Tenaga Kerja

48 Reformasi Layanan kepada Peserta Didik
Kelompok Rencana Aksi Sub Rencana Aksi Tahap Kompleksitas Kelengkapan Level Saat ini Level Dituju Pemberian Beasiswa Reformasi Sistem Penyaluran Beasiswa Unggulan 5 1 5,5 T Mekanisme Penjaminan Ketepatan Penyaluran Beasiswa Pengembangan Sistem Penjaminan Ketepatan Penyaluran Beasiswa dan Bantuan - Sistem Pemberian Ijin Belajar Siswa WNI di Sekolah Kerjasama Lembaga Asing Siswa WNA ke Sekolah Nasional dan Sekolah Kerjasama Lembaga Asing Penyaluran Siswa WNI dari Luar Negeri ke Sekolah Nasional atau ke Sekolah Kerjasama Lembaga Asing 8 6 7 6,5 V H Sistem Penyetaraan Ijazah Sekolah Luar Negeri PT Luar Negeri 12 Pendataan Siswa dan Penduduk Usia Sekolah Pengembangan Sistem NISN Layanan Informasi Info Lembaga Kursus Info Penyelenggara Uji Kompetensi 4 D

49 Reformasi Layanan kepada PTK
Kelompok Rencana Aksi Sub Rencana Aksi Tahap Kompleksitas Kelengkapan Level Saat ini Level Dituju Sistem Mutasi Dosen Guru Tenaga Fungsional Lainnya Tenaga Administrasi 4 2 101 - 6,5 V H Peningkatan Kualifikasi PTK PTK (Pemberian Bantuan Subsidi - Guru, Pengawas dan PTK-PNF) 1 Pensertifikasian PTK Pensertifikasian Guru Sistem Inpassing Guru Bukan PNS Pensertifikasian Dosen Informasi Data Peserta Sertifikasi Guru Pengumuman Kelulusan Hasil Sertifikasi Guru Konsultasi Online 5 4,5 D T Peningkatan Kompetensi PTK Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja PTK (guru, kepala sekolah, pengawas) Pengembangan Sistem Penghitungan Angka Kredit Guru (SIMPAKGU) Pengembangan Sistem Peningkatan kompetensi PTK berkelanjutan melalui KKG/MGMP/MKKS/ MKPS/KKPS/KKKS

50 Reformasi Layanan kepada PTK (Lanjutan)
Kelompok Rencana Aksi Sub Rencana Aksi Tahap Kompleksitas Kelengkapan Level Saat ini Level Dituju Peningkatan Kompetensi PTK Publikasi Online Database Trainer Peningkatan Kompetensi Kepala Sekolah dan Pengawas Pengembangan Sistem Uji Kompetensi PTK-PNF Peningkatan Mutu PTK-PNF Melalui Dana Pembantuan Pada SKB Kab/Kota 4 3 2 - 1 4,5 D T Penerimaaan/Pemenuhan Kebutuhan PTK Pengembangan Sistem NUPTK Penyediaan dan Pendistribusian Guru Pengembangan Generator SIM NUPTK Pendaftaran NUPTK Online Pemutakhiran Data NUPTK Pengembangan sistem rekrutmen kepala sekolah dan pengawas Pengembangan Sistem rekrutmen Guru Pengembangan sistem pendistribusian guru 5 V H Penghargaan dan Perlindungan PTK Pengembangan Sistem Pemilihan PTK Berprestasi Perlindungan dan Bantuan Hukum Terhadap Profesi PTK

51 Reformasi Layanan kepada PTK (Lanjutan)
Kelompok Rencana Aksi Sub Rencana Aksi Tahap Kompleksitas Kelengkapan Level Saat ini Level Dituju Penghargaan dan Perlindungan PTK Publikasi Pemberian insentif tutor PAUD, honor TLD dan FDI Publikasi SK Penyaluran Subsidi Tunjangan Fungsional, Khusus, Profesi 3 5 - 1 4 D Fasilitasi Internasional Ijin Perjalanan Dinas 4,5 T H Reformasi Layanan Subtansi Pendidikan Kelompok Rencana Aksi Sub Rencana Aksi Tahap Kompleksitas Kelengkapan Level Saat ini Level Dituju Kolaborasi Berbagi Pengetahuan dan Pengalaman Pengembangan Sistem Pengelolaan Materi, Metode, dan Manajemen Lembaga Persekolahan dan PT - Penyediaan dan Penggalangan Materi Pengembangan Modul Materi Pembelajaran Berbasis TIK Kamus Besar Bahasa Indonesia Glosarium Garuda Modul Materi Pembelajaran BSE Bimbingan Belajar Online e-dukasi.net 1 5 4,5 5,5 2 D T H C Reformasi Kurikulum Pembelajaran Informasi Kurikulum Sistem Informasi Materi dan Nilai UN

52 Reformasi Pembenahan Tatalaksana dan Pengembangan Sistem
Kelompok Rencana Aksi Sub Rencana Aksi Tahap Kompleksitas Kelengkapan Level Saat ini Level Dituju Sistem Manajemen SDM Penerimaan CPNS Online 2 5,5 - Sistem Manajemen Data Pendidikan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) T H Sistem Manajemen Portal Layanan Pendidikan Pengembangan Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional Call Center Pembangunan Portal Pengaduan Masyarakat 5 4 1 6,5 D C Sistem Informasi Produk Hukum Peningkatan Sistem Pendokumentasian dan Layanan Informasi Perundang-Undangan Bidang Pendidikan Peningkatan Sistem Layanan Fasilitasi Bantuan Hukum

53 Lampiran: Uraian Reformasi Layanan Kemdiknas

54 Uraian Reformasi Layanan MPDM

55 Reformasi Layanan MPDM
RENCANA AKSI TAHAPAN Reformasi Proses Layanan Perizinan Sekolah - Reformasi Sistem Pengakreditasian sekolah Reformasi Proses Pemberian Izin Belajar a. Pemberian izin belajar siswa WNI di sekolah kerjasama lembaga asing Operasional b. Pemberian izin belajar siswa WNA ke sekolah nasional dan sekolah kerjasama lembaga asing c. Sistem dan rekomendasi penyaluran siswa WNI dari luar negeri ke sekolah nasional atau sekolah kerjasama lembaga asing Reformasi proses layanan penyetaraan ijasah sekolah luar negeri Pengembangan mekanisme untuk menjamin ketepatan penyaluran beasiswa Telah/Sedang dikerjakan

56 Reformasi Layanan MPDM (Lanjutan)
RENCANA AKSI TAHAPAN Pengembangan standar layanan minimum pendidikan, standar nasional maupun standar bertaraf internasional Perencanaan Pengembangan sistem pemetaan daya tampung Pengembangan sistem pemetaan kondisi sekolah Perencanaan pembukaan prog. Studi atau sekolah berdasarkan kebutuhan tenaga kerja - Pengembangan sistem untuk meningkatkan kepastian memperoleh layanan pendidikan

57 Pemberian Izin Belajar Siswa WNA ke Sekolah Nasional dan Sekolah Kerjasama Lembaga Asing

58 Rencana Reformasi Sistem Pemberian Rekomendasi Izin Belajar Siswa WNA
Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses pemberian izin belajar siswa WNI (hari) 5 4 3 2 1 Tingkat keakurasian proses pemberian izin belajar siswa WNI (%) 75 85 90 95 100 KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA yang handal Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA

59 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA saat ini A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA dan pelaksananya A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.8 Pembangunan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Kode aktivitas masih menggunakan A1 dst dikarenakan kode rencana aksi belum pasti

60 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A2.3 Sosialisasi tentang sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6 Instalasi sistem rekomendasi izin belajar siswa WNA A2.7 Inisialisasi Data sistem rekomendasi izin belajar siswa WNA A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem rekomendasi izin belajar WNA A2.9 Uji coba sistem rekomendasi izin belajar WNA A2.10 Operasional sistem rekomendasi izin belajar WNA

61 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A3.3 Penyesuaian standar layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA : Telah/sedang dilaksanakan

62 Proses Pemberian Izin Belajar Siswa WNA Saat Ini
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas permohonan izin Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin Penyampaian berkas kepada kepala bagian Pencatatan disposisi pada agenda bagian Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama

63 Proses Pemberian Izin Belajar Siswa WNA Saat Ini (Lanjutan)
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi dan pemarafandraft izin Kabag Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pengagendaan draft izin. Pencatatan&pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penerimaan&penandatangan-an izin belajar oleh Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Pencatatan / pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Pengiriman surat kepada pemohon Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengagendaan / pengarsipan surat keluar

64 Kondisi Saat Ini Berkas usul masuk rata-rata 300 berkas/bulan
Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari : Kepala Bagian 1 Kepala Subbagian 2 orang pemroses 1 orang pengagenda Setiap pemroses mendapat 53 sekolah. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari

65 Permasalahan Kurangnya informasi tentang proses izin belajar siswa WNA ke sekolah nasional dan sekolah kerjasama lembaga asing; Layanan pemberian izin belajar siswa masih konvensional/dilakukan secara manual sehinga memerlukan kehadiran si pemohon; Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga pemohon harus datang kembali untuk melengkapinya.

66 Reformasi Rekomendasi Izin Belajar Siswa WNA
Proses Izin Belajar Siswa WNA Proses Perizinan (Reformed) Sistem Informasi Implementasi e-Layanan Izin belajar Siswa WNA BPR ICT Identifikasi Penyederhanaan Reduksi error manusia Percepatan Integrasi proses Standardisasi data Transaksi elektronis Workflow Monitoring kinerja Deployment Sosialisasi Pengisian data awal Pelatihan

67 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas Penyampaian berkas kepada kepala bagian Pengagendaan berkas Disposisi Kabag kpdKasubag Kerjasama Pencatatan disposisi pada agenda bagian Disposisi Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag

68 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan)
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kabag Pengagendaan draft izin. Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penerimaan&penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen Pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Penyerahan surat kepada pemohon Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengagendaan surat keluar

69 Proses Hasil Reformasi

70 Simplifikasi Proses NO. PROSES PELAKSANA KETERANGAN KOMPUTERISASI 1.
Pengisian formulir permohonan izin belajar. Pemohon 2. Penerimaan /pencatatan/pengecekan berkas permohonan izin. Staf Subbag Kerjasama 3. Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin. Proses Hilang 4. Penyampaian berkas kepada Kepala Bagian. 5. Pencatatan disposisi pada agenda Bagian. 6. Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama. 7. Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses. 8. Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian. 9. Penerimaan berkas kepada pemroses. 10. Penelaahan berkas dan penyiapan draf izin. 11. Penerimaan berkas draft izin dan validasi Kasubag Kerjasama 12. Pemarafan draf izin oleh Kasubag. 13. Pencatatan / pengagendaan draft izin. Staf Kabag TLK Proses hilang 14. Penerimaan draft izin kepada Kabag. Kabag TLK 15. Validasi dan penandatanganan draf izin 16. Pencatatan / pengagendaan draft izin Staf Kabag TLK. 17. Penerimaan draft izin. staff Ses Ditjen 18. Pencatatan dan pengecekan draft izin. 19. Penerimaan dan penandatanganan izin belajar. Ses Ditjen 20. Pencatatan / pengagendaan izin belajar. 21. Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK. Staf Bag TLK 22. Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK. Staf bag TLK 23. Pengiriman / penyerahan surat kepada pemohon. Satf Bag TLK 24. Pengagendaan / pengarsipan surat keluar Jumlah 15 8

71 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 24 9 15
Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 24 9 15 Jumlah Aktivitas Manual 3 21 Lama Proses (hari) 5 2 Jumlah Kunjungan 1 Jumlah Integrasi antar Unit -

72 Pemberian Izin Belajar Siswa WNI di Sekolah Kerjasama Lembaga Asing

73 Rencana Reformasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI
Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian izin belajar siswa WNI Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian izin belajar siswa WNI yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses pemberian izin belajar siswa WNI (hari) 5 4 3 2 1 Tingkat keakurasian proses pemberian izin belajar siswa WNI (%) 75 85 90 95 100 KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman pemberian izin belajar siswa WNI Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian izin belajar siswa WNI yang handal Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian izin belajar siswa WNI

74 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI saat ini A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI dan pelaksananya A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.8 Pembangunan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Kode aktivitas masih menggunakan A1 dst dikarenakan kode rencana aksi belum pasti

75 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.3 Sosialisasi tentang sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru sistem rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.6 Instalasi sistem rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.7 Inisialisasi Data sistem rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem rekomendasi izin belajar WNI A2.9 Uji coba sistem rekomendasi izin belajar WNI A2.10 Operasional sistem rekomendasi izin belajar WNI

76 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A3.3 Penyesuaian standar layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI : Telah/sedang dilaksanakan

77 Identifikasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI Saat Ini
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas Pengagendaan berkas Penyampaian berkas kepada kabag Pencatatan disposisi pada agenda bagian Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag Disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama

78 Ses Ditjen Mandikdasmen
Identifikasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI Saat Ini (Lanjutan) Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen Pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengiriman surat kepada pemohon Pengagendaan surat keluar Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi draft oleh Kabag

79 Kondisi Saat Ini Berkas usul masuk rata-rata 300 berkas/bulan
Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari : Kepala Bagian 1 Kepala Subbagian 2 orang pemroses 1 orang pengagenda - Setiap pemroses mendapat 53 sekolah. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. - Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari

80 Permasalahan Kurangnya informasi tentang materi belajar siswa WNI yang memuat pembinaan moral, karakter dan nasionalisme di sekolah kerjasama lembaga asing . Kurangnya koordinasi antar unit kerja pembina yang melakukan supervisi dengan sekolah. Panjangnya rantai birokrasi yang berjenjang sehingga terkadang menghambat proses pemberian izin belajar Kurangnya keterbukaan proses sehingga kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan penelusuran bagi pemohon. Ketidakseimbangan Beban : Jumlah usul setiap sekolah tidak sama tergantung banyaknya jumlah siswa yang harus dilayani. layanan pemberian izin belajar siswa masih konvensional/dilakukan secara manual

81 Reformasi Rekomendasi Izin Belajar Siswa WNI
Proses Izin Belajar Siswa WNI Proses Perizinan (Reformed) Sistem Informasi Implementasi e-Layanan Izin Belajar Siswa WNA BPR ICT Identifikasi Penyederhanaan Reduksi error manusia Percepatan Integrasi proses Standardisasi data Transaksi elektronis Workflow Monitoring kinerja Deployment Sosialisasi Pengisian data awal Pelatihan

82 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas Penyampaian berkas kepada kabag Pengagendaan berkas Disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama Pencatatan disposisi pada agenda bagian Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag

83 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan)
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi draft oleh Kabag Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Pengiriman surat kepada pemohon Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengagendaan surat keluar

84 Proses Hasil Reformasi

85 Simplifikasi Proses NO. PROSES PELAKSANA KETERANGAN KOMPUTERISASI 1.
Pengisian formulir permohonan izin belajar. Pemohon 2. Penerimaan /pencatatan/pengecekan berkas permohonan izin. Staf Subbag Kerjasama 3. Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin. Proses Hilang 4. Penyampaian berkas kepada Kepala Bagian. 5. Pencatatan disposisi pada agenda Bagian. 6. Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama. 7. Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses. 8. Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian. 9. Penerimaan berkas kepada pemroses. 10. Penelaahan berkas dan penyiapan draf izin. 11. Penerimaan berkas draft izin dan validasi Kasubag Kerjasama 12. Pemarafan draf izin oleh Kasubag. 13. Pencatatan / pengagendaan draft izin. Staf Kabag TLK Proses hilang 14. Penerimaan draft izin kepada Kabag. Kabag TLK 15. Validasi dan pemarafan draf izin 16. Pencatatan / pengagendaan draft izin Staf Kabag TLK. 17. Penerimaan draft izin. staff Ses Ditjen 18. Pencatatan dan pengecekan draft izin. 19. Penerimaan dan penandatanganan izin belajar. Ses Ditjen 20. Pencatatan / pengagendaan izin belajar. 21. Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK. Staf Bag TLK 22. Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK. Staf bag TLK 23. Pengiriman / penyerahan surat kepada pemohon. Satf Bag TLK 24. Pengagendaan / pengarsipan surat keluar Jumlah 11 13

86 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 24 13 11
Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 24 13 11 Jumlah Aktivitas Manual 2 22 Lama Proses (hari) 5 3 Jumlah Kunjungan 1 Jumlah Integrasi antar Unit -

87 Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI

88 Reformasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI
Permasalahan : * Masih lamanya dan tidak terbukanya sistem pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI * Belum adanya pengaturan tentang pengakuan jenjang dan kelas terkait dengan perbedaan sistem persekolahan antar negara. Sasaran : * Tersedia nya pengaturan tentang pengakuan perbedaan sistem persekolahan antar negara * Terbentuknya sistem layanan pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses pemberian penyaluran siswa WNI (hari) 5 4 3 2 1 Tingkat keakurasian proses penyaluran siswa WNI (%) 75 85 90 95 100 KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI yang handal Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI

89 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI dan pelaksananya A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.8 Pembangunan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Kode aktivitas masih menggunakan A1 dst dikarenakan kode rencana aksi belum pasti

90 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.3 Sosialisasi tentang Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.6 Instalasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.7 Inisialisasi Data Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.9 Uji coba Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.10 Operasional Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI

91 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A3.3 Penyesuaian standar layanan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI : Telah/sedang dilaksanakan

92 Ses Ditjen Mandikdasmen
Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI Saat Ini Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas permohonan izin Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin Penyampaian berkas kepada kabag Pencatatan disposisi pada agenda bagian Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama

93 Ses Ditjen Mandikdasmen
Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI Saat Ini (Lanjutan) Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengagendaan draft izin. Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penerimaan dan penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen Pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengiriman surat kepada pemohon Pengagendaan surat keluar Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi dan pemarafandraft izin oleh Kabag.

94 Kondisi Saat Ini - Berkas usul masuk rata-rata 30 berkas/bulan
- Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari : Kepala Bagian 1 Kepala Subbagian 2 orang pemroses 1 orang pengagenda - Setiap pemroses mendapat 15 orang. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. - Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari

95 Permasalahan Kurangnya informasi tentang rekomendasi penyaluran siswa WNI dari luar negeri ke sekolah nasional atau sekolah kerjasama lembaga asing; layanan penyaluran siswa WNI masih konvensional/dilakukan secara manual sehinga memerlukan kehadiran si pemohon; Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga pemohon harus datang kembali untuk melengkapinya; Kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan penelusuran bagi pemohon.

96 Reformasi Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI dari Luar Negeri
Proses Penyaluran Siswa WNI Proses Penyaluran (Reformed) Sistem Informasi Implementasi e-Layanan Penyaluran Siswa WNI BPR ICT Identifikasi Penyederhanaan Reduksi error manusia Percepatan Integrasi proses Standardisasi data Transaksi elektronis Workflow Monitoring kinerja Deployment Sosialisasi Pengisian data awal Pelatihan

97 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas permohonan izin Penyampaian berkas kepada kabag Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama Pencatatan disposisi pada agenda bagian Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag

98 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan)
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengagendaan draft izin. Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penerimaan dan penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen Pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengiriman surat kepada pemohon Pengagendaan surat keluar Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi dan pemarafandraft izin oleh Kabag.

99 Proses Hasil Reformasi

100 Simplifikasi Proses NO. PROSES PELAKSANA KETERANGAN KOMPUTERISASI 1.
Pengisian formulir permohonan izin belajar. Pemohon 2. Penerimaan /pencatatan/pengecekan berkas permohonan izin. Staf Subbag Kerjasama 3. Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin. Proses Hilang 4. Penyampaian berkas kepada Kepala Bagian. 5. Pencatatan disposisi pada agenda Bagian. 6. Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama. 7. Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses. 8. Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian. 9. Penerimaan berkas kepada pemroses. 10. Penelaahan berkas dan penyiapan draf izin. 11. Penerimaan berkas draft izin dan validasi Kasubag Kerjasama 12. Pemarafan draf izin oleh Kasubag. 13. Pencatatan / pengagendaan draft izin. Staf Kabag TLK Proses hilang 14. Penerimaan draft izin kepada Kabag. Kabag TLK 15. Validasi dan pemarafan draf izin 16. Pencatatan / pengagendaan draft izin Staf Kabag TLK. 17. Penerimaan draft izin. staff Ses Ditjen 18. Pencatatan dan pengecekan draft izin. 19. Penerimaan dan penandatanganan izin belajar. Ses Ditjen 20. Pencatatan / pengagendaan izin belajar. 21. Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK. Staf Bag TLK 22. Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK. Staf bag TLK 23. Pengiriman / penyerahan surat kepada pemohon. Satf Bag TLK 24. Pengagendaan / pengarsipan surat keluar Jumlah 11 13

101 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 24 13 11
Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 24 13 11 Jumlah Aktivitas Manual Lama Proses (hari) 5 3 2 Jumlah Kunjungan 1 Jumlah Integrasi antar Unit -

102 Penyetaraan Ijazah untuk Jenjang pendidikan Dasar dan Menengah

103 Rencana Reformasi Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah
Permasalahan : * Proses penilaian belum mengacu pada standar kompetensi lulusan * Masih lamanya dan tidak terbukanya proses penilaian/penyetaraan ijazah * Belum adanya pengaturan tentang pengakuan jenjang dan kelas terkait dengan perbedaan sistem persekolahan antar negara. Sasaran : * Tersedia nya pengaturan tentang pengakuan perbedaan sistem persekolahan antar negara * Terbentuknya sistem penilaian/penyetaraan ijazah yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses penilaian/penyetaraan ijazah (minggu) 5 4 3 2 1 Tingkat keakurasian proses penilaian/penyetaraan ijazah (%) 75 85 90 95 100 KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman penilaian/penyetaraan ijazah Tersedia dan beroperasinya sistem penilaian/penyetaraan ijazah yang handal Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem penilaian/penyetaraan ijazah

104 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah dan pelaksananya A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.8 Pembangunan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Kode aktivitas masih menggunakan A1 dst dikarenakan kode rencana aksi belum pasti

105 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.3 Sosialisasi tentang Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.6 Instalasi Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.7 Inisialisasi Data Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.9 Uji coba Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.10 Operasional Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah

106 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A3.3 Penyesuaian standar layanan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah : Telah/sedang dilaksanakan

107 Ses Ditjen Mandikdasmen
Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI Saat Ini Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti 1. Pengisian Formulir Permohonan Penilaian/ Penyetaraan Ijazah 2. Penerimaan & verifikasi berkas 3. Pengagendaan berkas dan pemberian lembar disposisi 4. Penyampaian berkas & rekap kepada Kasubag 5. Penyampaian rekap & laporan persiapan rapat koordinasi penilaian kepada Kabag TL 6. Rapat Koordinasi Penilaian Ijazah 7. Penerimaan Berkas kepada Tim Penilai 8. Penilaian Ijazah oleh Tim Direktorat 9. Penyerahan hasil/ rekomendasi penilaian 10. Penyiapan draft surat keterangan/keputusan

108 Ses Ditjen Mandikdasmen
Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI Saat Ini (Lanjutan) Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti 11. Verifikasi & Pemarafan draft oleh KasubagKerjasama 12. Verifikasi & Pemarafan draft oleh Kabag Tata Laksana 13. Verifikasi & Pemarafan draft oleh Sesditjen Mandikdasmen 14. Penandatanganan Surat oleh Dirjen Mandikdasmen 15. Penomoran surat keterangan/keputusan Pengiriman surat kepada Pemohon Pemuatan hasil penilaian secara online di Website Ditjen Mandikdasmen Pengagendaan surat

109 Kondisi Saat Ini - Berkas usul masuk rata-rata 40 berkas/bulan
- Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari : Kepala Bagian 1 Kepala Subbagian 2 orang pemroses ( 1 orang pemroses SD dan SMP; 1 orang pemroses SMA dan SMK) 1 orang pengagenda Setiap pemroses mendapat 20 orang. - Tim penilai di masing-masing direktorat sesuai jenjang pendidikan terdiri dari: Sekolah Dasar Sekolah Menengah Pertama Sekolah Menengah Atas Sekolah Menengah Kejuruan - Setiap tim penilian mendapat 10 orang. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. - Waktu penyelesaian rata-rata 5 minggu

110 Permasalahan Kurangnya informasi tentang lembaga/satuan pendidikan di luar negeri; layanan penyetaraan hasil belajar Luar Negeri masih konvensional/dilakukan secara manual sehinga memerlukan kehadiran si pemohon; Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga pemohon harus datang kembali untuk melengkapinya; layanan Penyetaraan ijazah Luar Negeri masih konvensional/dilakukan secara manual.

111 Reformasi Rekomendasi Penyetaraan Ijazah Luar Negeri
Proses Penyetaraan Ijazah LN Proses Penyetaraan (Reformed) Sistem Informasi Implementasi e-Layanan Penyetaraan Ijazah LN BPR ICT Identifikasi Penyederhanaan Reduksi error manusia Percepatan Integrasi proses Standardisasi data Transaksi elektronis Workflow Monitoring kinerja Deployment Sosialisasi Pengisian data awal Pelatihan

112 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti 1. Pengisian Formulir Permohonan Penilaian/ Penyetaraan Ijazah 2. Penerimaan & verifikasi berkas 3. Pengagendaan berkas dan pemberian lembar disposisi 4. Penyampaian berkas & rekap kepada Kasubag 5. Penyampaian rekap & laporan persiapan rapat koordinasi penilaian kepada Kabag TL 6. Rapat Koordinasi Penilaian Ijazah 7. Penerimaan Berkas kepada Tim Penilai 8. Penilaian Ijazah oleh Tim Direktorat 9. Penyerahan hasil/ rekomendasi penilaian 10. Penyiapan draft surat keterangan/keputusan

113 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan)
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti 11. Verifikasi & Pemarafan draft oleh KasubagKerjasama 12. Verifikasi & Pemarafan draft oleh Kabag Tata Laksana 13. Verifikasi & Pemarafan draft oleh Sesditjen Mandikdasmen 14. Penandatanganan Surat oleh Dirjen Mandikdasmen 15. Penomoran surat keterangan/keputusan Pengiriman surat kepada Pemohon Pemuatan hasil penilaian secara online di Website Ditjen Mandikdasmen Pengagendaan surat

114 Proses Hasil Reformasi

115 Simplifikasi Proses NO. PROSES PELAKSANA KETERANGAN KOMPUTERISASI 1.
Pengisian formulir penyetaraan ijzah. Pemohon 2. Penerimaan /pencatatan/pengecekan berkas penyetaraan ijzah. Staf Subbag Kerjasama 3. Pencatatan / pengagendaan berkas penyetaraan ijzah. Proses Hilang 4. Penyampaian berkas kepada Kepala Bagian. 5. Pencatatan disposisi pada agenda Bagian. 6. Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama. 7. Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses. 8. Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian. 9. Penerimaan dan penelaahan berkas oleh pemroses. 10. Pembahasan berkas oleh Tim Penilai dari Direktorat dalam rapat Staf Subbag Kerjasama dan Dit 11. Pemberian rekomendasi penilaian/penyetaraan ijazah Tim Penilai Direktorat 12. Pembuatan draft surat keterangan (SD & SMP) dan Surat Keputusan (SMA & SMK) 13. Penerimaan berkas draft surat keterangan (SD & SMP), SK (SMA & SMK) dan validasi Kasubag Kerjasama 14. Pemarafan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK (SMA & SMK). 15. Pencatatan / pengagendaan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK (SMA & SMK). Staf Kabag TLK Proses hilang 16. Penerimaan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK(SMA & SMK) Kabag TLK 17. Validasi dan pemarafan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK(SMA & SMK) 18. Pencatatan / pengagendaan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK(SMA & SMK) Staf Kabag TLK. 19. Penerimaan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK(SMA & SMK). staff Ses Ditjen 20. Pencatatan dan pengecekan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK(SMA & SMK).

116 Simplifikasi Proses (Lanjutan)
NO. PROSES PELAKSANA KETERANGAN KOMPUTERISASI 21. Penerimaan dan penandatanganan draft surat keterangan (SD & SMP) serta pemarafan SK(SMA & SMK). Ses Ditjen 22. Pencatatan / pengagendaan surat keterangan (SD & SMP) dan draft SK (SMA&SMK) . staff Ses Ditjen Proses hilang 23. Penerimaan oleh pengagenda draft SK (SMA dan SMK) di Bagian Dirjen Staf Dirjen 24. Pencatatan dan pengecekan draft Surat Keputusan (SMA & SMK). 25. Penerimaan dan penandatanganan draft surat keputusan (SMA & SMK). Dirjen 26. Pencatatan / pengagendaan Surat Keputusan (SMA&SMK) . 27. Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK. Staf Bag TLK 28. Penomoran surat keterangan (SD & SMP), SK (SMA & SMK ) oleh Bagian TLK. Staf bag TLK 29. Pengiriman / penyerahan surat kepada pemohon. Satf Bag TLK 30. Pengagendaan / pengarsipan surat keluar Jumlah 15

117 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 30 15
Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 30 15 Jumlah Aktivitas Manual Lama Proses (hari) 5 25 Jumlah Kunjungan 3 2 1 Jumlah Integrasi antar Unit -

118 Uraian Reformasi Layanan DIKTI

119 Reformasi Layanan DIKTI
RENCANA AKSI TAHAPAN Reformasi Sistem Penyetaraan Ijazah PT Luar Negeri Operasional PDPT (Pangkalan Data Perguruan Tinggi) Pembangunan Telah/Sedang dikerjakan

120 Penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri

121 Rencana Reformasi Penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri (IJLN)
Permasalahan : Masih lamanya penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri Sasaran : Terbentuknya sistem penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses penyetaraan Ijajah PT LN (miinggu) 4 1* * Untuk PT dan Prodi sudah pernah disetarakan akan selesai dalam waktu 2 hari kerja. KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedia dan beroperasinya sistem penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri

122 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi proses penyeteraan ijazah luar negeri saat ini A1.2 Evaluasi, Perancangan ulang dan penyederhanaan proses penyeteraan ijazah luar negeri A1.3 Penentuan kebutuhan teknologi untuk peningkatan kecepatan, jangkauan dan akurasi penyeteraan ijazah luar negeri A1.4 Penentuan beban kerja dan kualifikasi SDM untuk tiap tahap prosespenyeteraan ijazah luar negeri A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses penyeteraan ijazah luar negeri dan pelaksananya A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan Pedoman penyeteraan ijazah luar negeri A1.8 Pengembangan sistem informasi penyeteraan ijazah luar negeri A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan reformasi penyeteraan ijazah luar negeri A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Kode aktivitas masih menggunakan A1 dst dikarenakan kode rencana aksi belum pasti

123 Tahapan Pelaksanaan Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi proses penyetaraan ijazah luar negeri dalam rangka mendukung pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang reformasi proses penyeteraan ijazah luar negeri A2.3 Sosialisasi tentang sistem informasi pengelolaan penyeteraan ijazah luar negeri A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6 Instalasi sistem hasil rancangan dan pengembangan, termasuk pengadaan dan instalasi perangkat keras A2.7 Implementasi sistem informasi pengelolaanpenyeteraan ijazah luar negeri A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem informasi pengelolaanpenyeteraan ijazah luar negeri A2.9 Uji coba sistem informasi pengelolaanpenyeteraan ijazah luar negeri A2.10 Operasional sistem informasi pengelolaanpenyeteraan ijazah luar negeri

124 Tahapan Pelaksanaan Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal serta kinerja organisasi dan individu A3.2 Pengukuran ketercapaian standar layanan penyeteraan ijazah luar negeri dan evaluasinya A3.3 Penyesuaian standar layanan penyeteraan ijazah luar negeri A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal terkait penyeteraan ijazah luar negeri : Telah/sedang dilaksanakan

125 Proses Saat Ini

126 Proses Saat ini (Lanjutan)

127 Permasalahan Lamanya proses penyetaraan ijazah perguruan tinggi luar negeri Volume pekerjaan yang tinggi Kadangkala Pemohon datang dalam waktu yang bersamaan sehingga dari segi waktu menunggu untuk dilayani menjadi lebih lama Kurangnya SDM ( hanya ada 2 orang operator dan 1 orang akhir tahun 2010 pensiun) Berkas tidak lengkap dan harus menunggu kelengkapan dari pemohon. SK Penyetaraan yang sudah selesai tidak segera diambil Pemohon, sehingga menumpuk dan dikhawatirkan dapat tercecer. Proses penilaian berkas yang masuk dilakukan setiap 1 bulan sehingga memperpanjang waktu proses penyetaraan IJLN

128 Proses Hasil Reformasi Penyetaraan IJLN
Pengusul Penyerahan Berkas Verifikasi Data Lengkap Keluar berita acara Pembuatan SK Verifikasi Pengesahan SK Tempel Foto Kasubdit/Kasie Legalisir Fotocopy, Cap Legal, Cap Diknas Tim Penilai Perbulan 4 kali setiap hari sabtu Tidak lengkap Aplikasi via web 1 Cap Kasubdit manapun 2 3 4 5 Web ada Tidak ada di web

129 Hasil Reformasi Sebelum reformasi semua proses penyetaraan IJLN berlangsung 2 bulan sekali, namun setelah reformasi : Setiap penyetaraan Ijazah yang PT dan Prodi sudah pernah disetarakan akan selesai dalam waktu 2 hari kerja. Untuk penyetaraan Ijazah yang PT dan Prodi belum pernah disetarakan akan selesai dalam waktu 7 hari. Berkas usul masuk rata-rata 200 berkas/bulan Pemroses di Bagian Penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri terdiri dari: 1 orang Kepala Subdit 1 orang Kepala Seksi 2 orang pemroses Proses penilaian berkas dilakukan tiap satu minggu sekali, sehingga waktu proses penyelesain pennyetaraan IJLN menjadi lebih cepat.

130 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas Manual 10 9 1
Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas Manual 10 9 1 Lama Proses (minggu) 4 3

131 Uraian Reformasi Layanan PMPTK

132 Reformasi Layanan PMPTK
RENCANA AKSI TAHAPAN Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Guru Pembangunan Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Tenaga Fungsional Lainnya Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Tenaga Administrasi Reformasi Sistem Peningkatan Kualifikasi PTK (Pemberian Bantuan Subsidi - Guru, Pengawas dan PTK-PNF) Perencanaan Reformasi Sistem Pensertifikasian Guru Pengembangan sistem proses inpassing guru bukan PNS Operasional Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja PTK (guru, kepala sekolah, pengawas) - Pengembangan Sistem Penghitungan Angka Kredit Guru (SIMPAKGU) Pengembangan Sistem Peningkatan kompetensi PTK berkelanjutan melalui KKG/MGMP/MKKS/ MKPS/KKPS/KKKS Publikasi online database trainer peningkatan kompetensi kepala sekolah dan pengawas Implementasi Telah/Sedang dikerjakan

133 Reformasi Layanan PMPTK
RENCANA AKSI TAHAPAN Pengembangan sistem uji kompetensi PTK-PNF Sosialisasi Peningkatan mutu PTK-PNF melalui dana pembantuan pada SKB kab/kota Pembangunan Pengembangan Sistem NUPTK Penyediaan dan Pendistribusian Guru - Pengembangan Sistem Pemilihan PTK berprestasi Perlindungan dan Bantuan HukumTerhadap Profesi PTK Perencanaan Publikasi Pemberian insentif tutor PAUD, honor TLD dan FDI Publikasi SK Penyaluran Subsidi Tunjangan Fungsional, Khusus, Profesi Operasional Telah/Sedang dikerjakan

134 Inpassing Guru Bukan PNS

135 Rencana Reformasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS
Permasalahan : Masih lamanya proses Inpassing Guru Bukan PNS Sasaran : Terbentuknya sistem Inpasing Guru bukan PNS yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses Inpassing Guru Bukan PNS (hari) 14 7 2 1 Tingkat keakurasian proses Inpassing Guru bukan PNS (%) 80 85 95 100 KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman sistem Inpassing Guru Bukan PNS Tersedia dan beroperasinya sistem sistem Inpassing Guru Bukan PNS Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem sistem Inpassing Guru Bukan PNS Tersedianya operator sistem Inpassing Guru Bukan PNS

136 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan Sistem Inpassing Guru Bukan PNS A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses Inpassing Guru Bukan PNS A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses Inpassing Guru Bukan PNS dan pelaksananya A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian sistem informasi pengelolaan Inpassing Guru Bukan PNS A1.8 Pembangunan sistem informasi Inpassing Guru Bukan PNS A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan Inpassing Guru Bukan PNS A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimumsistem Inpassing Guru Bukan PNS A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi

137 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem Inpassing Guru Bukan PNS dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan sistem Inpassing Guru Bukan PNS A2.3 Sosialisasi tentang sistem informasi Inpassing Guru Bukan PNS A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6 Implementasi sistem informasi Inpassing Guru Bukan PNS A2.7 Inisialisasi Data sistem informasi Inpassing Guru Bukan PNS A2.8 Peningkatkan kapabilitas SDM pemrosesInpassing Guru Bukan PNS A2.9 Uji coba sistem informasi Inpassing Guru Bukan PNS A2.10 Operasional istem informasi Inpassing Guru Bukan PNS

138 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Penyusunan instrumen pengukuran dan evaluasi A3.2 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal serta kinerja organisasi dan individu A3.3 Penyesuaian standar layanan inpassing guru bukan PNS A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal terkait inpassing guru bukan PNS : Telah/sedang dilaksanakan

139 Identifikasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS Saat Ini

140 Permasalahan PROSES Belum dapat ditentukan waktu yang diperlukan mulai dari berkas masuk sampai SK terbit Banyak berkas yang masuk tidak memenuhi syarat Berkas masuk rata-rata 100 per hari Proses penilaian berkas memerlukan waktu DATA/ INFORMASI Belum ada komunikasi data timbal balik antara Dit Prodik dan Biro Kepegawaian yang menggunakan teknologi internet Belum ada informasi kepada guru tentang posisi berkas guru ybs.

141 Permasalahan (Lanjutan)
ORG/ BIROKRASI Belum ada kesepahaman tentang penilaian berkas Banyak Dinas Pendidikan yang belum memahami proses dan persyaratan inpassing Banyak berkas yang harus dikembalikan SDM Diperlukan SDM untuk entri data (tidak diperlukan lagi jika sdh online) Masih rendahnya kualitas SDM terhadap pemahaman program inpassing guru

142 Proses Hasil Reformasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS
On-line On-line

143 Hasil Reformasi Aktivitas Sebelum Sesudah Pendaftaran -
Online oleh guru Persyaratan Banyak berkas yang diterima tidak memenuhi syarat Guru yang tidak memenuhi syarat tidak bisa lanjut online Entri data Oleh Dit Prodik Oleh guru melalui online Verifikasi berkas Oleh Dit Prodik menggunakan aplikasi intranet Surat pengantar pengembalian berkas yang tidak memenuhi syarat Konsep surat dibuat manual Konsep surat dicetak dari aplikasi Pengiriman data ke Biro Kepegawaian Berkas guru dikirim berikut file dalam format excel Berkas dikirim, data diambil via internet Cek posisi berkas Guru bertanya via telepon Guru cek via internet Cek SK

144 Kriteria Keberhasilan
Tersedianya prosedur kerja Tersedia dan beroperasinya sistem informasi pengolahan berkas inpasssing guru bukan PNS Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan inpasssing guru bukan PNS Berkurangnya berkas yang dikembalikan ke guru Berkurangnya proses entri data berkas inpassing oleh staf Dit Prodik Berkurangnya guru yang datang langsung untuk menanyakan hasil inpassing

145 Simplifikasi Proses NO. PROSES PELAKSANA KETERANGAN KOMPUTERISASI 1.
Melakukan sosialisasi inpassing guru bukan PNS PMPTK 2. Melakukan sosialisasi Inpassing kepada guru bukan PNS Kab/Kota 3. Sekolah mekakukan sosialisasi kepada guru Sekolah 4. Pendaftaran Inpassing secara online dan cetak hasil pendaftaran 5. Cetakan hasil pendaftaran dan berkas dikirim ke Dinas 6. Meneliti berkas Prov/Kab/Kota 7. Mengirim ke Dit. Prodik 8. Pemberkasan ulang Sekolah/Guru 9. Seleksi Berkas 10. Kirim berkas kembali ke guru 11. Melaksanakan penilaian berkas 12. Mengusulkan penerbitan SK ke Biro Kepegawaian 13. Verifikasi penilaian berkas Biro Kepegawaian 14. Kirim berkas kembali ke guru setelah verifikasi 15. Menerbitkan SK 16. Mengirimkan SK 17. Salinan SK Inpassing untuk melakukan penyesuaian tunjangan profesi Mengarsipkan salinan SK 18. Mendata guru penerima SK dan mengirimkan SK ke guru 19. Sekolah menyerahkan SK Inpassing kepada guru yang bersangkutan 20. Report SK Online Proses ditambahkan Jumlah 1 4

146 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktifitas Manual (hari) 20 16
Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktifitas Manual (hari) 20 16 4 Jumlah Kunjungan (oleh dinas) 1 -

147 Sistem NUPTK Online

148 Rencana Reformasi Sistem Pemberian NUPTK
Permasalahan : Masih lamanya proses pemberian NUPTK kepada Pendidik dan Tenaga Kependidikan Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian NUPTK yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses pemberian NUPTK (hari) 14 7 2 1 Tingkat keakurasian proses pemberian NUPTK (%) 80 85 95 100 KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman pemberian NUPTK Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian NUPTK (aplikasi NUPTK) Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian NUPTK Tersedianya operator NUPTK yang profesional (bersertifikat)

149 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi sistem pemberian NUPTK saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian NUPTK A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pemberian NUPTK saat ini A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian NUPTK A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian NUPTK A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian NUPTK A1.8 Pembangunan sistem pemberian NUPTK A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian NUPTK A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Kode aktivitas masih menggunakan A1 dst dikarenakan kode rencana aksi belum pasti

150 Tahapan Pelaksanaan Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian NUPTK A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian NUPTK A2.3 Sosialisasi tentang sistem pemberian NUPTK A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi PTK dan PNF A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6 Instalasi sistem pemberian NUPTK A2.7 Inisialisasi Data sistem pemberian NUPTK A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem pemberian NUPTK A2.9 Uji coba sistem pemberian NUPTK A2.10 Operasional sistem pemberian NUPTK

151 Tahapan Pelaksanaan Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Penyusunan instrumen pengukuran dan evaluasi serta pedomannya A3.2 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal serta kinerja organisasi dan biodata PTK dalam rangka pemberian NUPTK A3.3 Pengukuran dan Evaluasi Tenaga Operator di Kab/Kota dan LPMP A3.4 Penyusunan laporan hasil evaluasi dampak : Telah/sedang dilaksanakan

152 Proses Pemberian NUPTK saat ini
Sekolah Dinas Kab/Kota LPMP / Dinas Prov Ses Ditjen PMPTK Masyarakat Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pengecekan Instrumen Penyampaian berkas dan CD kepada kepala LPMP Penyampaian CD kepada kepala SubBag Data dan Informasi Pencatatan per jenjang sekolah Pengisian Instrumen Proses Generate NUPTK oleh Operator Pendataan 1. Pemenuhan Kebutuhan Guru 2. Rekapitulasi Data PTK 3. Peta Kebutuhan Guru 4. Peta Mismatch Pendelegasian ke Kasi PSI dan Tenaga Operator Pendataan Disposisi Kabag kepada Kasubag Data PTK PNF Disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Publikasi ke Web PMPTK Verifikasi dan Validasi Data oleh Operator Pendataan Pengentrian data Instrumen Oleh Tenaga Operator DataBase PTK Khusus Nasional DataBase PTK Khusus Kab/Kota DataBase PTK Khusus Provinsi 1. Pemenuhan Kebutuhan Guru 2. Rekapitulasi Data PTK 3. Peta Kebutuhan Guru Peta Data Provinsi Store Data

153 Proses Saat Ini Keperluan Analisa Data NUPTK adalah :
Mendukung perencanaan program yang berkaitan dengan Peningkatan Mutu dan Kesejahteraan PTK (Pendidik dan Tenaga Kependidikan), Sebagai bahan analisis pemenuhan Kebutuhan PTK, Mendokumentasikan Data seluruh PTK yang pernah mengikuti Program-program PMPTK, Memudahkan Dinas Pendidikan dalam menyaring data PTK untuk diusulkan dalam mengikuti Program PMPTK sesuai kriteria yang ditetapkan (sertifikasi, peningkatan kompetensi, PPB) Pengendalian penyaluran tunjangan profesi, tunjangan fungsional, tunjangan khusus dan tunjangan maslahat lainnya

154 Kondisi Saat Ini Dari evaluasi terhadap proses pendataan PTK yang dilaksanakan sejak tahun , ditemukan hal-hal sebagai berikut : Proses pendataan PTK cenderung hanya menambah kuantitas, tidak diikuti dengan peningkatan kualitas data. Proses updating data masih menggunakan aplikasi SIMNUPTK yang basisnya stand-alone dan offline, sehingga menjadi berat disisi manajemen data dan data tidak realtime Proses pendataan yang menggunakan aplikasi SIMNUPTK Offline, mengakibatkan proses mutasi data PTK menjadi sangat lama dan tidak efisien. Pemberian NUPTK tidak efisien dari segi proses, waktu maupun pemanfaatan SDM. Operator di daerah membutuhkan kecepatan layanan dalam penerbitan NUPTK

155 Permasalahan Tidak ada identitas unik bagi PTK, sehingga banyak ditemukan double counting. Data double counting mengakibatkan tidak meratanya pembinaan/pemberian tunjangan. Komponen data yang dijaring dalam kuesioner data PTK tidak mengakomodasi seluruh kebutuhan data untuk peningkatan mutu PTK.

156 Proses Hasil Reformasi NUPTK
Sekolah Dinas Kab/Kota LPMP / Dinas Prov Ses Ditjen PMPTK Masyarakat / PTK Mulai Pengecekan Data PTK dan Entri Data Pengecekan Data PTK YA diterima Download Data PTK Komplain ? Proses Generate TDK Verifikasi dan Validasi Data Validasi Data YA Publikasi ke Web PMPTK Entry Data / Online 1. Pemenuhan Kebutuhan Guru 2. Rekapitulasi Data PTK 3. Peta Kebutuhan Guru 4. Peta Mismatch YA YA rasional ? Lengkap ? TDK Pengisian Instrumen TDK DataBase PTK Khusus Nasional TDK Crosscheck Data atau Download ke PMPTK Upload Data Pendidik 1. Analisis Data Guru 2. Rekapitulasi Data PTK 3. Peta Kebutuhan Guru

157 Simplifikasi Proses NO. PROSES PELAKSANA KETERANGAN KOMPUTERISASI 1.
Download data PTK Sekolah 2. Entry data online 3. Pengisian instrumen 4. Upload data pendidik 5. Pengecekan data PTK dan Entri data Dinas Kab/Kota 6. Validasi data 7. Pengecekan data PTK LPMP/Dinas Prov 8. Verifikasi dan Validasi data 9. Crosscheck Data atau Download ke PMPTK 10. Proses Generate Ses Ditjen PMPTK 11. Publikasi ke web PMPTK 12. Pencatatan per jenjang sekolah 13. Disposisi Kabag kepada Kasubag Data 14. Disposisi dari Kasubag kepada staf oemroses 15. Penyampaian berkas dan CD kepada kepala LPMP 16. Pendelegasian ke Kasi PSI dan tenaga operator pendataan 17. Penyampaian CD kepada kepala SubBag Data dan Informasi 20. Jumlah 8

158 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas Manual 17 9 8
Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas Manual 17 9 8 Lama Proses (hari) 2 bulan 2 hari 1 bulan, 28 hari Jumlah Kunjungan 2 -

159 Uraian Reformasi Layanan PNFI

160 Reformasi Layanan PNFI
RENCANA AKSI TAHAPAN Reformasi Sistem Perijinan Lembaga Non Formal a. Perijinan Lembaga Kursus Operasional b. PKBM Sosialisasi c. PAUD Perencanaan Telah/Sedang dikerjakan

161 Perijinan Lembaga Kursus

162 Rencana Reformasi Sistem Perijinan Lembaga Kursus
Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian izin kursus Sasaran : Terbentuknya sistem pemberian izin kursus yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses pemberian izin kursus (minggu) 26 7 6 Tingkat keakurasian proses pemberian izin kursus (%) 65 85 90 95 100 KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi izin kursus Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi izin kursus Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian izin kursus

163 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi sistem pemberian izin kursus A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian izin kursus A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pemberian izin kursus A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian izin kursus A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian izin kursus A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian izin kursus A1.8 Pembangunan sistem pemberian izin kursus A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian izin kursus A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pemberian izin kursus A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Kode aktivitas masih menggunakan A1 dst dikarenakan kode rencana aksi belum pasti

164 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian izin kursus A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian izin kursus A2.3 Sosialisasi tentang sistem pemberian izin kursus A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem pemberian izin kursus A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6 Instalasi sistem pemberian izin kursus A2.7 Inisialisasi Data sistem pemberian izin kursus A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem pemberian izin kursus A2.9 Uji coba sistem pemberian izin kursus A2.10 Operasional sistem pemberian izin kursus

165 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pemberian izin kursus A3.3 Penyesuaian standar layanan pemberian izin kursus A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pemberian izin kursus : Telah/sedang dilaksanakan

166 Identifikasi Sistem Perijinan Lembaga Kursus Saat Ini

167 Kondisi Saat Ini Banyak aparat Dinas Pendidikan di daerah karena seringnya perombakan struktur organisasi, pergantian staf dan pejabat, kebingungan memberikan izin kursus dan pelatihan karena tidak memiliki dokumen acuan perizinan kursus dan pelatihan Data lembaga kursus dan pelatihan selalu berubah-ubah karena banyaknya masyarakat yang mendirikan lembaga kursus dan pelatihan tanpa izin dan tidak jelas program yang diselenggarakan, kompetensi fasilitator dan fasilitas belajar yang dimiliki sehingga merugikan masyarakat. Keluhan dari masyarakat tentang lamanya proses perijinan di Dinas Pendidikan Kabupaten/kota, yaitu kurang lebih membutuhkan waktu 2 – 4 Bulan belum termasuk pengajuan NILEK ke Dinas Pendidikan Provinsi yang pengiriman berkas masih manual dan membutuhkan waktu 1-2 minggu Keluhan dari masyarakat tenteng proses penyebaran Informasi dan Kebijakan Direktorat Pembinaan Kursus dan Pelatihan yang masih terbatas dan belum bisa diakses masyarakat secara cepat dan luas karena masih menggunakan sistem manual, yaitu melalui sosialisasi, pertemuan-pertemuan, dan kegiatan-kegiatan.

168 Permasalahan Teknis : Beberapa kabupaten/kota belum siap dengan sistem online (sarana-prasarana, SDM, listrik, dsb); Tingginya tingkat pergantian pejabat di daerah, sehingga pemahaman beberapa kabupaten/kota tentang sistem pendataan, perizinan, dan informasi kursus tidak dimengerti; Sistem (aplikasi): Perkembangan databased kursus yang cepat memerlukan coding system yang cukup rumit karena sering terjadi perubahan; Sistem pengawasan (control system) layanan informasi online membutuhkan pengawasan yang ketat.

169 Semua komponen perlu difasilitasi informasinya
Konsep Pengembangan Sistem Perijinan Lembaga Kursus ORGANISASI MITRA KONSORSIUM KURSUS Kualifikasi kursus Tuntutan DUDI Program Kursus Kebutuhan Masyarakat Peme- rintah MASYA- RAKAT DUDI Tenaga siap kerja Kebutuhan jabatan kerja, lowongan kerja Semua komponen perlu difasilitasi informasinya

170 Reformasi Sistem Perijinan Lembaga Kursus
Management NILEK online DIREKTORAT BINSUSKEL Izin online Petugas Ijin online DINAS PROVINSI DINAS KAB/KOTA Petugas Ijin online Petugas Ijin online AJUKAN IZIN LEMBAGA KURSUS

171 Proses Hasil Reformasi Perijinan Lembaga Kursus

172 Simplifikasi Proses NO. PROSES PELAKSANA KETERANGAN KOMPUTERISASI 1.
Penyiapan berkas ijin kursus Pemohon/LKP 2. Pengiriman berkas ijin kursus 3. Penerimaan Berkas Ijin Kursus Disdik Kabupaten/Kota 4. Verifikasi Berkas 5. Pembuatan surat pemberitahuan dan pengembalian berkas 6. Penyiapan verifikasi lapangan 7. Pengembalian berkas ijin kursus hasil verifikasi berkas 8. Entry data kursus (online) Proses ditambahkan 9. Uji Publik 10. Pengembalian Berkas Ijin Kursus hasil verifikasi lapangan Proses Hilang 11. Penerbitan Surat Ijin Operasional 12. Pengiriman Surat Ijin Operasional 13. Penerimaan NILEK (Manual) Disdik Propinsi 14. Verifikasi Berkas NILEK 15. Penerbitan NILEK secara online 16. Laporan NILEK secara online Dit. Binsuske/Kemdiknas Jumlah 4

173 (Disdik Kab/Kota, Disdik Prov, Dit.Binsuskel)
Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Lama Proses (hari) 2 – 4 bulan Max 1,5 bulan 0,5 - 2,5 bulan Jumlah Integrasi antar Satker 3 (Disdik Kab/Kota, Disdik Prov, Dit.Binsuskel) 24 Jumlah Kunjungan Website 1 Jumlah Berkas Januari: 6565 Februari: 12511 Maret: 13032 April: 10637 Mei: 10940 Juni : 12848 Uji Publik 1 bulan 2 minggu

174 Perijinan PKBM (Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat)

175 Rencana Reformasi Perijinan PKBM
Permasalahan : Masih belum adanya proses pendataan dan penerbitan NILEM PKBM Sasaran : Terbentuknya sistem pendataan dan penerbitan NILEM PKBM KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses pendataan dan penerbitan NILEM PKBM (bulan) - 4 1 Tingkat keakurasian proses pendataan&penerbitan NILEM PKBM (%) 75 90 100 KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman pendataan dan penerbitan NILEM PKBM Tersedia dan beroperasinya sistem pendataan dan penerbitan NILEM PKBM Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pendataan dan penerbitan NILEM PKBM

176 Tujuan Pelaksanaan Penerapan NILEM PKBM online bertujuan:
Memberikan nomor induk kepada PKBM yang memenuhi persyaratan sebagai bentuk legitimasi dari pemerintah. Mengetahui data PKBM secara cepat, tepat, dan akurat. Memotivasi pengelola PKBM agar tertib administrasi dan bersedia melengkapi syarat-syarat kelembagaan sesuai aturan yang ditetapkan. Mencegah adanya PKBM yang melaksanankan program temporer, yaitu adanya PKBM baru ketika ada bantuan dari pemerintah. Meningkatkan tatakelola, akuntabilitas dan pencitraan publik melalui transparansi informasi secara online

177 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi sistempendataan dan penerbitan NILEM A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pendataan dan penerbitan NILEM A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses pendataan dan penerbitan NILEM A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.8 Pembangunan sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Kode aktivitas masih menggunakan A1 dst dikarenakan kode rencana aksi belum pasti

178 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.3 Sosialisasi tentang sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6 Instalasi sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.7 Inisialisasi Data sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.9 Uji coba sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.10 Operasional sistem pendataan dan penerbitan NILEM

179 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pendataan dan penerbitan NILEM A3.3 Penyesuaian standar layanan pendataan dan penerbitan NILEM A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pendataan dan penerbitan NILEM : Telah/sedang dilaksanakan

180 Permasalahan Petugas entry data terkendala dalam mengakses jaringan website secara cepat, karena signal yang tidak stabil. Terdapat beberapa PKBM yang belum menyetor form instrument NILEM pada Dinas pendidikan Kabupaten/Kota. Adanya petugas entry data yang masih belum menyadari pentingnya update, kelengkapan dan detail data, sehingga ketika melihat banyak data yang harus dientry-kan mereka sudah malas terlebih dahulu Masih Banyaknya data PKBM yang belum lengkap walau sudah berkali-kali diminta

181 Proses Hasil Reformasi Pendataan PKBM
Direktorat Dikmas Dinas Pendidikan Provinsi Entry data, menerbitkan NILEM PKBM, up date data Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota Verifikasi data dan berkas, penerbitan rekomendasi, mengirim dokumen instrumen NILEM ke Dinas Pendidikan Provinsi. PKBM Menyiapkan berkas data-data, mengisi instrumen dan melampirkan kelengkapan dokumen lembaga, seperti: akta pendirian izin operasional lembaga PKBM, dan mengajukan ke Dinas Pendidikan Kab./Kota Menerbitkan pedoman, menyediakan instrumen, menyediakan sistem, fasilitas operasional, pengendali data lembaga PKBM secara nasional dan melatih petugas entry data di Dinas Pendidikan Provinsi

182 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Lama Proses (hari) 2 bulan 2 hari
Sebelum Setelah Efisiensi Lama Proses (hari) 2 bulan 2 hari 1 bulan, 28 hari Jumlah Kunjungan Website 1 x 1x

183 Uraian Reformasi Layanan Setjen

184 Reformasi Layanan Setjen
RENCANA AKSI TAHAPAN Reformasi Sistem Penyaluran Beasiswa Unggulan Operasional Reformasi Ijin Perjalanan Dinas Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Dosen Implementasi Pengembangan Modul Materi Pembelajaran Berbasis TIK Penerimaan CPNS online Pembangunan Pengembangan Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional Call center Peningkatan Sistem Pendokumentasian dan Layanan Informasi Perundang-undangan bidang pendidikan Perencanaan Peningkatan Sistem Layanan Fasilitasi Bantuan Hukum Telah/Sedang dikerjakan

185 Beasiswa Unggulan

186 Rencana Reformasi Pengembangan Submission System dan Document Management System (DoMS)
Permasalahan : Kurangnya informasi yang dapat diserap publik mengenai Program Beasiswa Unggulan Pendaftaran manual tidak efektif Tidak adanya backup data secara digital, sehingga proses pengambilan keputusan seleksi menjadi lebih lama Dokumentasi administrasi keuangan masih sangat belum optimal Sasaran : Terbentuknya sistem yang mampu menampilkan informasi kegiatan yang sudah/ akan dilaksanakan Program Beasiswa Unggulan Terbentuknya sistem yang saling terintegrasi antara data & dokumen pelamar, data & dokumen penerima beasiswa unggulan, data & dokumen akademik mahasiswa, data & dokumen administrasi keuangan. KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Banyaknya Tahapan Layanan 24 20 16 13 Tingkat Keahurasian Proses Layanan 45 70 85 100

187 Rencana Reformasi Pengembangan Submission System dan Document Management System (DoMS)
Kriteria Keberhasilan : Tersedianya sistem yang informatif Tersedianya sistem portal yang up to date Tersedianya sistem yang mudah dikelola oleh siapa saja yang berhak mengakses sistem sesuai dengan ketentuan tim Beasiswa Unggulan Tersedia dan beroprasinya sistem pendaftaran online beasiswa unggulan & P3SWOT Tersedia dan beroprasinya sistem penunjang keputusan seleksi penerimaan beasiswa unggulan Tersedia dan beroprasinya sistem evaluasi laporan akademik mahasiswa penerima beasiswa unggulan Tersedia dan beroprasinya sistem administrasi keuanganTersedia dan beroprasinya sistem pendataan alumni Waktu yang dibutuhkan dalam pemrosesan penerimaan beasiswa uggulan semakin cepat Tersedianya sistem yang saling terintegrasi Tersedianya sistem keuangan yang up to date

188 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1. Penataan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktifitas A1.1 Identifikasi Submission System & DoMS saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan Submission System & DoMS A1.3 Penentuan kebutuhan teknologi Submission System & DoMS A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahapan proses Submission System & DoMS A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses Submission System & DoMS A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian Submission System & DoMS A1.8 Pembangunan Submission System & DoMS A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk pelaksanaan pengembangan Submission System & DoMS A1.10 Penentuan standar layanan minimum Submission System & DoMS A1.11 Internalisasi dan aktualisasi Visi, Misi dan Strategi Telah / sedang dilaksanakan

189 Tahapan Pelaksanaan Tahap 2. Sosialisasi dan Implementasi
Kode Aktivitas Uraian Aktifitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan Submission System & DoMS dengan pencapaian visi, misi dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan Submission System & DoMS A2.3 Sosialisasi tentang Submission System & DoMS A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM Submission System & DoMS A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6 Instalasi Submission System & DoMS A2.7 Inisialisasi data Submission System & DoMS A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja submission System & DoMS A2.9 Uji coba Submission System & DoMS A2.10 Operasional Submission System & DoMS Telah / sedang dilaksanakan

190 Tahapan Pelaksanaan Tahap 3. Pengukuran Dampak Reformasi
Kode Aktivitas Uraian Aktifitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan Submission System & DoMS A3.3 Peenyesuaian standar layanan Submission System & DoMS A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal Submission System & DoMS Telah / sedang dilaksanakan

191 Proses Submission System & DoMS Saat Ini

192 Proses Submission System & DoMS Saat Ini (Lanjutan)

193 Proses Submission System & DoMS Saat Ini (Lanjutan)

194 Kondisi Saat Ini Untuk mengetahui informasi mengenai Program Beasiswa Unggulan, calon pelamar harus datang langsung k kantor sekretariat Program Beasiswa Unggulan Dalam waktu 1 minggu, selalu ada berita / kegiatan yang dapat diinformasikan ke publik Pemroses informasi ke dalam sistem hanya dilakukan oleh administrator saja atau orang yang memiliki pengetahuan di bidang pemrograman web Kondisi server yang dipakai tidak mampu mendukung kelancaran dan kecepatan sistem memproses data

195 Kondisi Saat Ini (Lanjutan)
Sistem pendaftaran masih dilakukan secara konvensional Rata-rata calon pelamar yang datang dalam satu hari sebanyak 10 orang baik perorangan atau perwakilan perguruan tinggi Calon pelamar yang datang tidak hanya berasal dari Perguruan Tinggi di Pulau Jawa melainkan juga di Luar Pulau Jawa, seperti Universitas Halualeo Pelamar wajib datang secara langsung ke kantor sekretariat untuk melakukan pendaftaran Beasiswa Unggulan atau beasiswa P3SWOT Pelamar wajib membawa hard copy kelengkapan berkas pendaftaran

196 Kondisi Saat Ini (Lanjutan)
Pemroses Program Beasiswa Unggulan terdiri dari: 1 Orang Koordinator Beasiswa Unggulan 8 Orang Staff Beasiswa Unggulan Belum diterapkannya sistem evaluasi akademik penerima beasiswa secara optimal. Sistem seleksi juga masih dilakukan secara manual. Pendataan administrasi keuangan / pembayaran beasiswa masih sangat manual. Belum adanya tempat yang dapat menampung berkas akhir alumni penerima Beasiswa Unggulan.

197 Permasalahan Banyaknya informasi yang tidak dapat ditangani dengan baik. Banyak informasi yang terlambat dipublikasi. Orang yang tidak memiliki keahlian dalam pemrograman web tidak dapat menambahkan konten sistem portal. Keadaan server (hosting) mengakibatkan keterbatasan konten yang dapat di-upload

198 Permasalahan (Lanjutan)
Banyaknya calon pelamar yang datang untuk mendaftar Program Beasiswa Unggulan secara konvensional, mengakibatkan terhambatnya proses penerimaan Program Beasiswa Unggulan Sistem yang konvensional mengakibatkan terjadinya penumpukan berkas calon pelamar. Selain itu juga, banyak dokumen calon pelamar/pelamar yang rusak, terselip, atau hilang. Sistem pendaftaran yang konvensional sangat tidak efisien dari sisi waktu Keterbatasan jarak calon pelamar dengan kantor sekretariat mengakibatkan Kurangnya dokumentasi data laporan akademik mahasiswa penerima Beasiswa Unggulan.

199 Reformasi Submission System (SS) & Document Management System (DoMS)
Submit Data & Doc Proses Submit Data & Doc Sistem Informasi E-Layanan SS & DoMS Imple ment BPR ICT Identifikasi Penyederhanaan Reduksi Error Manusia Percepatan Integrasi Proses Standarisasi Data Transaksi Elektronis Workflow Monitoring Kinerja Deployment Sosialisasi Pengisian data Awal Pelatihan

200 Evaluasi & Rekayasa Ulang Proses

201 Evaluasi & Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan)

202 Evaluasi & Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan)

203 Proses Hasil Reformasi

204 Proses Hasil Reformasi (Lanjutan)

205 Proses Hasil Reformasi (Lanjutan)

206 Simplifikasi Proses No Proses Pelaksana Keterangan Komputerisasi 1
Tanya Informasi Beasiswa Unggulan Calon Penerima BU v 2 Kirim Surat / Telp / / Fax Pemohonan BU Proses Hilang 3 Jawab Surat / Telp / / Fax Pemohonan BU untuk Kelengkapan Berkas Sekretariat BU Proses HIlang 4 Mengirimkan Kelengkapan Berkas 5 Cek Kelengkapan Berkas (IPK, TOEFL) 6 Distribusi Dokumen 7 Disposisi Ka. Biro PKLN Ka. Biro PKLN 8 Disposisi Kabag Kabag 9 Disposisi Kasubag Kasubag 10 Proses Disposisi 11 Lakukan Seleksi 12 Buat Berita Acara Seleksi 13 Persetujuan Komite BU 14 Buat Surat Lulus 15 Tanda Tangan Surat Lulus 16 Buat Surat Keputusan Penerimaan (SKP) & BAP Sekretarian BU 17 Kirim BAP 18 Tanda Tangan BAP Penerima BU

207 Simplifikasi Proses No Proses Pelaksana Keterangan Komputerisasi 19
Penyerahan Kelengkapan Berkas No. Rekening & NPWP Penerima Bu v 20 Tanda tangan koordinator Koordinator Sek. BU 21 Tanda Tangan BAP oleh Kasubag Kasubag 22 Paraf BAP oleh Kabag Kabag 13 Tanda Tangan oleh Ka Biro PKLN Ka. Biro PKLN 14 Kirim SKP & BAP Sekretariat BU 15 SKP & BAP Penerima BU 16 Buat SK Dana BU 17 Pengiriman Dana 18 Terima Uang Laporan Akademik Evaluasi Laporan Akademik Buat Berita Acara Evaluasi Kirim Beruta Acara Evaluasi 23 Kirim Ijazah, Tanskrip Nilai, Abstrak, Testimonial Publikasi Alumni 24 Simpan Data Alumni

208 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 24 20 4
Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 24 20 4 Jumlah Aktivitas Manual 6 18 Jumlah Kunjungan 1 3 Jumlah Integrasi Antar Unit - * Jumlah Integrasi Antar Unit masih menunggu konfirmasi kesiapan database Pusat

209 Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)

210 Rencana Reformasi Perjalanan Dinas Luar Negeri
Permasalahan : Masih sulitnya pengiriman berkas perjalanan dinas luar negeri dan masih lamanya proses perjalanan dinas luar negeri Sasaran : Terbentuknya suatu sistem yang dapat mengakomodasi perjalan dinas luar negeri di lingkungan kementerian pendidikan nasional KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses penerbitan surat rekomendasi PDLN (hari) 3 2 1 Tingkat keakurasian proses PDLN (%) 75 85 90 95 100 KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi PDLN Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi PDLN yang handal Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi PDLN di lingkungan kemdiknas

211 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi sistem pemberian rekomendasi perjalan dinas luar negeri saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri saat ini A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri dan pelaksananya A1.6 Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.8 Pembangunan sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Kode aktivitas masih menggunakan A1 dst dikarenakan kode rencana aksi belum pasti

212 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.3 Sosialisasi tentang sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6 Instalasi sistem rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.7 Inisialisasi Data sistem rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.9 Uji coba sistem rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.10 Operasional sistem rekomendasi perjalanan dinas luar negeri

213 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pemberian rekomendasi iperjalanan dinas luar negeri A3.3 Penyesuaian standar layanan pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri : Telah/sedang dilaksanakan

214 Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri
Proses PDLN Saat Ini Pemohon Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri Kepala Sub Bagian KLN Kepala Bagian KLN Kepala Biro KLN Berkas dikirim dari Universitas Masuk ke Tata Usaha Biro PKLN Mendisposisikan surat Pencatatan di Tata Usaha PKLN Pemrosesan buat surat rekomendasi Mendidisposikan Surat Mendiposisikan surat Check dan Paraf Check dan Paraf Sekretariat Surat Rekomendasi PKLN Surat Rekomendasi dan Pengarsiapan Tandatangan

215 Kondisi Saat Ini Berkas usul masuk rata-rata 500 berkas/bulan
Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari : Kepala Bagian 1 Kepala Subbagian 2 orang pemroses 1 orang pengagenda Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. Waktu penyelesaian rata-rata 3 hari setelah berkas diterima

216 Permasalahan Layanan pemberian rekomendasi PDLN masih konvensional/dilakukan secara manual sehinga memerlukan kehadiran si pemohon; Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga pemohon harus datang jauh-jauh dan kembali untuk melengkapinya.

217 Reformasi Rekomendasi Perjalanan Dinas Luar Negeri
Proses Perjalanan Dinas Luar Negeri Proses PDLN (Reformed) Sistem Informasi Implementasi e-Layanan Perjalanan Dinas LN BPR ICT Identifikasi Penyederhanaan Reduksi error manusia Percepatan Integrasi proses Standardisasi data Transaksi elektronis Workflow Monitoring kinerja Deployment Sosialisasi Pengisian data awal Pelatihan

218 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses PDLN
Pemohon Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri Kepala Sub Bagian KLN Kepala Bagian KLN Kepala Biro KLN Berkas dikirim dari Universitas Masuk ke Tata Usaha Biro PKLN Pencatatan di Tata Usaha PKLN Mendisposisikan surat Mendiposisikan surat Pemrosesan buat surat rekomendasi Mendidisposikan Surat Check dan Paraf Check dan Paraf Sekretariat Surat Rekomendasi PKLN Surat Rekomendasi dan Pengarsiapan Tandatangan

219 Proses Hasil Reformasi PDLN

220 Simplifikasi Proses NO. PROSES PELAKSANA KETERANGAN KOMPUTERISASI 1.
Berkas dikirim dari Universitas Pemohon 2. Masuk ke Tata Usaha Biro PKLN Staf TU PKLN Proses Hilang 3. Didata dulu di TU 4. masuk ke Kepala Biro (Didisposisi) Kepala Biro 5. Masuk Ke Kabag (didisposisi) Kepala Bagian 6. Masuk Ke Kasubbag (di disposisi) Kepala Subbag 7. Pemroses (staf) buat surat Staf KLN 8. Masuk Ke Kasubbag dicheck dan di Paraf 9. Masuk Ke Kabag di check dan di paraf Kepala Kabag 10. Masuk Sekretariat Kepala Biro Sekretariat Biro 11. Tanda Tangan Kepala Biro. 12. Surat Rekomendasi 13 Pengambiilan Surat Rekomendasi Jumlah 5

221 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 13 8 5
Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 13 8 5 Jumlah Aktivitas Manual 3 10 Lama Proses (hari) Jumlah Kunjungan 1 2

222 Sistem Pengelolaan Mutasi Dosen

223 Rencana Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Dosen
Permasalahan : Masih lamanya proses mutasi dosen Sasaran : Terbentuknya proses layanan mutasi dosen yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014 Lama proses mutasi dosen internal Kemendiknas (bln) 4 3 2 1 Tingkat keakurasian proses mutasi dosen (%) 75 85 90 95 100 KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman mutasi dosen Tersedia dan beroperasinya sistem informasi pengelolaan mutasi dosen yang handal Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pengelolaan mutasi dosen

224 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem
Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A1.1 Identifikasi sistem pengelolaan mutasi dosen saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pengelolaan mutasi dosen A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pengelolaan mutasi dosen saat ini A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pengelolaan mutasi dosen A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses pengelolaan mutasi dosen dan pelaksananya A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian sistem pengelolaan mutasi dosen A1.8 Pembangunan sistem pengelolaan mutasi dosen A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pengelolaan mutasi dosen A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pengelolaan mutasi dosen A1.11 Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Kode aktivitas masih menggunakan A1 dst dikarenakan kode rencana aksi belum pasti

225 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pengelolaan mutasi dosen dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan sistem pengelolaan mutasi dosen A2.3 Sosialisasi tentang sistem pengelolaan mutasi dosen A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem pengelolaan mutasi dosen A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru sistem pengelolaan mutasi dosen A2.6 Instalasi sistem pengelolaan mutasi dosen A2.7 Inisialisasi Data sistem pengelolaan mutasi dosen A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem pengelolaan mutasi dosen A2.9 Uji coba sistem pengelolaan mutasi dosen A2.10 Operasional sistem pengelolaan mutasi dosen

226 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan)
Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi Kode Aktivitas Uraian Aktivitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pengelolaan mutasi dosen A3.3 Penyesuaian standar pengelolaan mutasi dosen A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pengelolaan mutasi dosen : Telah/sedang dilaksanakan

227 Contoh Identifikasi Proses Mutasi Dosen Saat Ini: Penilaian Angka Kredit (PAK)

228 Contoh Identifikasi Proses Mutasi Dosen Saat Ini: Penilaian Angka Kredit (lanjutan)

229 Kondisi Saat ini Berkas usul masuk rata-rata 850 berkas/bulan
Pemroses di Bagian Mutasi Dosen terdiri dari: Kepala bagian 3 kepala subbagian 36 orang pemroses 2 orang pengagenda. Setiap pemroses mendapat 2-3 unit kerja. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. Waktu Penyelesaian rata-rata 4 bulan (termasuk proses di DIKTI)

230 Permasalahan Volume pekerjaan yang tinggi
Banyak proses / kelengkapan dokumen yang berulang Rework karena kesalahan ketik / rekap Kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan penelusuran Integrasi antar unit terkait : Ropeg dan Dikti  Perpindahan dokumen fisik antar unit Ketidakseimbangan Beban : Jumlah usul setiap unit kerja tidak sama tergantung banyaknya jumlah dosen yang dimiliki unit kerja. Masih lamanya proses pada Tim Penilai karena adanya berkas yang belum lengkap dan harus menunggu kelengkapan dari unit kerja. Berkas yang datang terlambat sampai batas akhir penerimaan (3 bulan menjelang bulan periode kenaikan pangkat April/Oktober) sehingga menyebabkan penundaan sampai periode kenaikan pangkat berikutnya.

231 Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Dosen
Proses Mutasi Dosen Proses Mutasi (Reformed) Sistem Informasi Implementasi e-Layanan Mutasi Dosen BPR ICT Identifikasi Penyederhanaan Reduksi error manusia Percepatan Integrasi proses PAK Standardisasi data Transaksi elektronis Workflow Monitoring kinerja Deployment Sosialisasi Pengisian data awal Pelatihan

232 Contoh Proses Hasil Reformasi Mutasi Dosen: PAK A, C, D (Final di PT)
Jurusan Fakultas Perguruan Tinggi Melengkapi DRH Panitia Penilaian : Penugasan Tim Penilai Panitia Penilaian : Penugasan Tim Penilai Panitia Penilaian : Penugasan Tim Penilai Mengajukan DUPAK Tim Penilai : Menilai Tim Penilai : Melihat DUPAK Tim Penilai : Melihat DUPAK Tim Penilai : Menilai Tim Penilai : Menilai Tim Penilai : Mengentry nilai Tim Penilai : Mengentry nilai Tim Penilai : Mengentry nilai Rektor: TTD Diimpahkan ke BAUK untuk diusulkan

233 Contoh Proses Hasil Reformasi Mutasi Dosen: PAK B di PT (AA & Lektor)
Jurusan (bila perlu) Fakultas Perguruan Tinggi Melengkapi DRH Panitia: Penugasan Peer Review Peer Review Mengajukan DUPAK Panitia Penilaian : Penugasan Penilai Panitia Penilaian : Penugasan Penilai Panitia Penilaian : Penugasan Penilai Tim Penilai : Melihat DUPAK dan review Tim Penilai : Melihat DUPAK dan Review Tim Penilai : Melihat DUPAK dan Review Penugasan peer reviewer hanya untuk publikasi, minimal 2 orang. Tim Penilai : Menilai Tim Penilai : Menilai Tim Penilai : Menilai Tim Penilai : Mengentry nilai Tim Penilai : Mengentry nilai Tim Penilai : Mengentry nilai Dilimpahkan BAUK untuk diusulkan ke Rektor

234 Contoh Proses Hasil Reformasi Mutasi Dosen: PAK B di Dikti (LK & Prof)
Panitia Tim Penilai Pelimpahan dari Setjen Penjadwalan Penilaian & Lokasi Penilaian Baca Aktifitas B & Karya Ilmiah Verifikasi Ketua Tim PAK Penugasan Tim Penilai Tdk Setuju? Ya Entry Alasan Penolakan Entry Nilai Tdk Setuju? Ya Entry Alasan Penolakan Stop Pelimpahan ke Setjen

235 Simplifikasi Proses

236 Manfaat Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 52 40 12
Sebelum Setelah Efisiensi Jumlah Aktivitas 52 40 12 Jumlah Aktivitas Manual 26 Jumlah Integrasi antar Unit 1 -


Download ppt "Konsep, Rencana, dan Implementasi Reformasi Layanan"

Presentasi serupa


Iklan oleh Google