Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Konsep, Rencana, dan Implementasi Reformasi Layanan Kementerian Pendidikan Nasional 30 Juni 2010.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Konsep, Rencana, dan Implementasi Reformasi Layanan Kementerian Pendidikan Nasional 30 Juni 2010."— Transcript presentasi:

1 Konsep, Rencana, dan Implementasi Reformasi Layanan Kementerian Pendidikan Nasional 30 Juni 2010

2 Skema Reformasi Birokrasi Kemdiknas Penguatan SDM Penguatan SDM Perumusan Budaya Kerja Perumusan Budaya Kerja Manajemen perubahan Peningkatan Kompetensi Pengukuran Kinerja & Remunerasi Pembenahan Tata-laksana Rekayasa Ulang Proses Organisasi Simplifikasi dan Integrasi Posedur Pengembangan Sistem Pengukuran Kinerja Pemanfaatan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) Pemanfaatan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) Reformasi Layanan Peserta Didik Reformasi Layanan Pendidik & Tenaga Kependidikan Reformasi Layanan Satuan Pendidikan Reformasi Layanan Substansi Pendidikan Reformasi Pelaksanaan Sisdiknas untuk Semua Pemangku Kepentingan (PesertaDidik, OrangTua, Masyarakat, PTK, Dunia Usaha, dll) Penguatan Organisasi Penajaman Visi, Misi, Strategi Restrukturisasi Organisasi Redefinisi Tugas dan Fungsi Analisis Beban Kerja dan Kualifikasi Jabatan Analisis Beban Kerja dan Kualifikasi Jabatan Efisiensi eksternal, Efektivitas organisasi, Transparansi Efisiensi eksternal, Efektivitas organisasi, Transparansi Efisiensi internal, Transparansi, Akuntabilitas Efisiensi internal, Transparansi, Akuntabilitas Efisiensi Nasional Renstra : Menyelenggarakan Layanan Prima Pendidikan Nasional dengan meningkatkan Ketersediaan, Keterjangkauan, Kualitas, Kesetaraan, Kepastian (5K)

3 Daftar Isi  Posisi Reformasi Layanan dalam Kerangka Reformasi Birokrasi Kemdiknas  Agenda Reformasi Kemdiknas  Permasalahan Layanan Pendidikan  Konsep Reformasi Layanan Pendidikan  Model Pengembangan e-Layanan  Peta Jalan e-Layanan  Metodologi Pengembangan e-Layanan  Daftar Layanan Kemdiknas  Lampiran: Uraian Reformasi Layanan Kemdiknas

4 Posisi Reformasi Layanan dalam Kerangka Reformasi Birokrasi Kemdiknas

5 Arahan Strategis VISI : Terselenggaranya Layanan Prima Pendidikan Nasional untuk Membentuk Insan Indonesia Cerdas Komprehensif VISI : Terselenggaranya Layanan Prima Pendidikan Nasional untuk Membentuk Insan Indonesia Cerdas Komprehensif MISI : 5K MOTTO : “Melayani Semua dengan Amanah” “Melayani Semua dengan Amanah” MOTTO : “Melayani Semua dengan Amanah” “Melayani Semua dengan Amanah” Amanah Professional Berkeadilan Visioner Demokratis Inklusif Kualitas dan Relevansi Ketersediaan Kesetaraan Kepastiaan Keterjangkauan Dalam Rencana Strategis , Kemdiknas telah menetapkan Visi yakni “Terselenggaranya Layanan Prima Pendidikan Nasional untuk Membentuk Insan Indonesia Cerdas Komprehensif “. Untuk mencapai visi tersebut, dilaksanakan ”Misi 5K” yaitu Ketersediaan, Keterjangkauan, Kualitas dan Relevansi, Kesetaraan, dan Kepastian. Selanjutnya ditetapkan tata nilai guna mewujudkan layanan prima pendidikan, yakni amanah, profesional, visioner, demokratis, inklusif, dan berkeadilan, yang dirangkum menjadi sebuah motto “Melayani Semua dengan Amanah”. Motto ini secara strategis menjiwai Kemdiknas dalam melaksanakan Reformasi Birokrasi.

6 Konsep Reformasi Birokrasi Kemdiknas Sistem Penataan Sistem: Efisien, Transparan, Akuntabel Penataan Sistem: Efisien, Transparan, Akuntabel Kondisi Saat Ini Kondisi Saat Ini Kondisi Ideal Kondisi Ideal Manajemen Perubahan: Pola Pikir, Pola Sikap, Pola Tindak Manajemen Perubahan: Pola Pikir, Pola Sikap, Pola Tindak Pemanfaatan TIK Untuk mewujudkan kondisi Kemdiknas yang ideal agar mampu memberikan layanan yang terbaik kepada masyarakat dibutuhkan 3 aspek, yaitu: • Penguatan organisasi yang sehat dan dinamis, • Ketatalaksanaan yang efisien dan efektif, dan • Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, memiliki tata nilai, dan etika kerja. Ketiga aspek tersebut perlu didukung dengan penataan sistem yang efisien, transparan, dan akuntabel melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan optimal, serta manajemen perubahan SDM terkait dengan pola pikir, pola sikap, dan pola tindak Untuk mewujudkan kondisi Kemdiknas yang ideal agar mampu memberikan layanan yang terbaik kepada masyarakat dibutuhkan 3 aspek, yaitu: • Penguatan organisasi yang sehat dan dinamis, • Ketatalaksanaan yang efisien dan efektif, dan • Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, memiliki tata nilai, dan etika kerja. Ketiga aspek tersebut perlu didukung dengan penataan sistem yang efisien, transparan, dan akuntabel melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan optimal, serta manajemen perubahan SDM terkait dengan pola pikir, pola sikap, dan pola tindak

7 Pendekatan Reformasi Birokrasi Kemdiknas SDM yang Kompeten Birokrasi Konvensional Sistem berbasis TIK (Efisien, Transparan, Akuntabel) Fokus Birokrasi Publik Orientasi Unit kerja Fungsi Basis Dokumen Informasi Sifat Ekslusif Flow & Share Birokrasi Ideal Lembaga yang Kokoh-Mandiri Pendekatan yang dipergunakan dalam Reformasi Birokrasi Internal (RBI) Kemdiknas dari birokrasi konvensional menuju birokrasi yang ideal adalah sebagai berikut : • Setiap proses dirancang untuk memudahkan yang menerima layanan, bukan yang memberikan layanan (public centric). • Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada struktur organisasi/unit kerja (function based). • Setiap proses mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan pada dokumen fisik (information based). • Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai bersama oleh semua pemangku kepentingan terkait (information sharing). • SDM yang kompeten di bidangnya dan mempunyai kinerja terukur. • Setiap layanan didukung oleh:  Pemanfaatan TIK sehingga lebih transparan, akuntabel, dan efisien.  Lembaga yang kokoh, mandiri, dan mempunyai kinerja terukur (performance-based organization).

8 Reformasi Layanan Reformasi Pelaksanaan Sistem Pendidikan Nasional Reformasi Pelaksanaan Sistem Pendidikan Nasional Reformasi Birokrasi Internal Kementerian Pendidikan Nasional Reformasi Layanan Peserta Didik Reformasi Layanan Peserta Didik Reformasi Layanan Pendidik & Ten. Kependidikan Reformasi Layanan Pendidik & Ten. Kependidikan Reformasi Layanan Satuan Pendidikan Reformasi Layanan Satuan Pendidikan Reformasi Layanan Substansi Pendidikan Organisasi Tatalaksana SDM Skema Reformasi Birokrasi Kemdiknas Reformasi di lingkungan Kemdiknas ditujukan untuk Reformasi Pelaksanaan Sistem Pendidikan Nasional. Dalam reformasi pelaksanaan Sistem Pendidikan Nasional tahun terdapat dua fokus utama pembenahan, yaitu :  Reformasi Birokrasi Internal Kementerian Pendidikan Nasional yang meliputi penataan organisasi, tatalaksana dan SDM.  Reformasi Layanan, yang terdiri dari: • Reformasi layanan kepada satuan pendidikan, • Reformasi layanan kepada pendidik dan tenaga kependidikan, • Reformasi layanan kepada peserta didik, • Reformasi layanan substansi pendidikan.

9 Agenda Reformasi Kemdiknas

10 Reformasi Layanan Satuan PendidikanReformasi Layanan Peserta DidikReformasi Layanan Pendidik dan Tenaga KependidikanReformasi Layanan Substansi PendidikanPenataan OrganisasiPenataan SDMPembenahan Tatalaksana dan Pengembangan Sistem Agenda Reformasi Kemdiknas Reformasi Kemdiknas ditujukan untuk Reformasi Pelaksanaan Sistem Pendidikan Nasional dengan menekankan 7 (tujuh) agenda reformasi; 4 (empat) agenda merupakan Reformasi Layanan dan 3 (tiga) agenda merupakan Reformasi Birokrasi Internal Kementerian Pendidikan Nasional. Reformasi Layanan Reformasi Birokrasi Internal

11 • Sekolah • Perguruan Tinggi • Program Studi • Lembaga Pendidikan Non Formal • Sekolah • Perguruan Tinggi • Lembaga Pendidikan Non Formal • Sistem Layanan Penyaluran Hibah • Pengembangan Standar layanan Minimum Pendidikan, Standar Nasional, maupun Internasional • Pengembangan Sistem Pemetaan Daya Tampung • Pengembangan Sistem Pemetaan Kondisi Sekolah • Pengembangan Sistem Penyelarasan Program Studi atau Sekolah dengan Kebutuhan Tenaga Kerja Rencana Aksi Kelompok

12 Reformasi Layanan Peserta Didik Pemberian Beasiswa Mekanisme Penjaminan Ketepatan Penyaluran Beasiswa Sistem Pemberian Ijin BelajarSistem Penyetaraan Ijazah Mekanisme Penjaminan Kepastian Memperoleh Layanan Pendidikan Pendataan Siswa dan Penduduk Usia Sekolah Layanan Informasi • Reformasi Sistem Penyaluran Beasiswa Unggulan • Pengembangan Sistem Penjaminan Ketepatan Penyaluran Beasiswa dan Bantuan • Siswa WNI di Sekolah Kerjasama Lembaga Asing • Siswa WNA ke Sekolah Nasional dan Sekolah Kerjasama Lembaga Asing • Penyaluran Siswa WNI dari Luar Negeri ke Sekolah Nasional atau ke Sekolah Kerjasama Lembaga Asing • Sekolah Luar Negeri • PT Luar Negeri • Pengembangan Sistem Penjaminan Kepastian Memperoleh Layanan Pendidikan • Pengembangan Sistem Pendataan Peserta Didik dan Penduduk Usia Sekolah • Pengembangan Sistem NISN • Info Lembaga Kursus • Info Penyelenggara Uji Kompetensi Rencana Aksi Kelompok

13 • Dosen • Guru • Tenaga Fungsional Lainnya • Tenaga Administrasi • Sistem Peningkatan Kualifikasi PTK (Pemberian Bantuan Subsidi - Guru, Pengawas dan PTK-PNF) • Sistem Peningkatan Kualifikasi Dosen • Sistem Pensertifikasian Guru • Sistem Inpassing Guru Bukan PNS • Sistem Pensertifikasian Dosen • Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja PTK (guru, kepala sekolah, pengawas) • Pengembangan Sistem Penghitungan Angka Kredit Guru (SIMPAKGU) • Pengembangan Sistem Peningkatan kompetensi PTK berkelanjutan melalui KKG/MGMP/MKKS/ MKPS/KKPS/KKKS • Publikasi Online Database Trainer Peningkatan Kompetensi Kepala Sekolah dan Pengawas • Pengembangan Sistem Uji Kompetensi PTK- PNF • Peningkatan Mutu PTK-PNF Melalui Dana Pembantuan Pada SKB Kab/Kota Rencana Aksi Kelompok

14 • Pengembangan Sistem NUPTK Online • Penyediaan dan Pendistribusian Guru • Pengembangan Sistem Pemilihan PTK Berprestasi • Perlindungan dan Bantuan Hukum Terhadap Profesi PTK • Publikasi Pemberian insentif tutor PAUD, honor TLD dan FDI • Publikasi SK Penyaluran Subsidi Tunjangan Fungsional, Khusus, Profesi • Proses Ijin Perjalanan Dinas Rencana AksiKelompok

15 • Pengembangan Modul Materi Pembelajaran Berbasis TIK • Kamus Besar Bahasa Indonesia • Glosarium • Garuda • Pengembangan Sistem Pengelolaan Materi, Metode, dan Manajemen Lembaga Persekolahan dan PT • Pendidikan Karakter • Pendidikan Kewirausahaan • Penyelarasan Pendidikan dengan Dunia Industri • Informasi Kurikulum • Sistem Informasi Materi dan Nilai UN Rencana AksiKelompok

16 • Penataan Keterpaduan Sistem dan Tata Kerja antar Unit Organisasi • Penataan Tugas dan Fungsi Unit Kerja Sesuai Dengan Misi dan Tujuan Organisasi • Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja Organisasi yang Selaras Dengan Misi dan Tujuan Organisasi • Penataan Struktur Organisasi Kemdiknas • Penataan Struktur Organisasi • Penataan Tugas dan Fungsi Unit Kerja Sesuai Dengan Misi dan Tujuan Organisasi • Penataan Keterpaduan Sistem dan Tata Kerja antar Unit Organisasi • Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja Organisasi yang Selaras Dengan Misi dan Tujuan Organisasi • Mekanisme Koordinasi Pusat dengan Unit Kerja Daerah Rencana AksiKelompok

17 • Penguatan Budaya Kerja Sesuai Dengan Tata Nilai Kemdiknas • Analisis dan Evaluasi Jabatan serta Beban Kerja • Penataan SDM Aparatur Sesuai Dengan Kualifikasi Jabatan • Pengembangan Sistem Remunerasi Berbasis Beban Kerja dan Kinerja • Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja Individual yang Selaras Dengan Misi dan Tujuan Organisasi • Penguatan Budaya Kerja Sesuai Dengan Tata Nilai Kemdiknas • Analisis dan Evaluasi Jabatan • Penataan SDM Aparatur Sesuai Dengan Kualifikasi Jabatan • Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja Individual yang Selaras Dengan Misi dan Tujuan Organisasi • Pengembangan Sistem Remunerasi Berbasis Beban Kerja dan Kinerja Rencana AksiKelompok

18 • Pengembangan Sistem Perencanaan dan Penganggaran Berbasis Kinerja • Pengembangan Sistem Pengendalian Manajemen • Penyusunan Database Pengawasan • Pengembangan Sistem Pengelolaan Barang Milik Negara • Pengembangan Sistem Akuntansi dan Keuangan • Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) • Pengorganisasian Data Kemdiknas • Pengembangan Sistem Pengelolaan Kepegawaian Berbasis Kinerja • Penerimaan CPNS Online • Pengembangan Sistem Manajemen Dokumen Rencana AksiKelompok

19 • Peningkatan Sistem Penyusunan Peraturan Perundang-Undangan Bidang Pendidikan • Peningkatan Sistem Pendokumentasian dan Layanan Informasi Perundang- Undangan Bidang Pendidikan • Peningkatan Sistem Layanan Fasilitasi Bantuan Hukum Reformasi Pembenahan Tatalaksana dan Pengembangan Sistem Sistem Manajemen Portal Layanan Pendidikan Nasional Sistem Pengelolaan Kinerja OrganisasiSistem Pengelolaan Kinerja IndividualSistem Informasi Produk Hukum • Pengembangan Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional • Call Center • Pembangunan Portal Pengaduan Masyarakat / Auditan Rencana Aksi • Pembangunan dan Implementasi Sistem Pengelolaan Kinerja Organisasi yang selaras dengan misi dan tujuan organisasi • Pembangunan dan Implementasi Sistem Pengelolaan Kinerja Individual yang selaras dengan misi dan tujuan organisasi

20 Permasalahan Layanan Pendidikan

21 Transformasi Layanan Menuju Harapan Masyarakat calo advisor pengacara advisor Aplikasi e-Layanan Kurang informasi Kurang akses Kurang kepastian Pegawai Selama ini, publik cukup disulitkan dengan sistem layanan yang ada. Publik harus menunggu lama untuk mendapatkan layanan, namun mereka juga tidak mendapatkan kepastian mengenai status layanan tersebut, hingga publik dapat membawa ke dalam jalur hukum. Selain itu, di sisi lain, kurangnya informasi dan akses ke Kemdiknas, memungkinkan munculnya pihak-pihak ketiga yang memanfaatkan situasi. Padahal masyarakat sangat mengharapkan layanan yang dapat mengatasi semua permasalahan di atas, yakni tanpa menunggu lama, mendapatkan kepastian, akses dan informasi yang mudah dari Kemdiknas. Kemdiknas Publik Layanan Prima Layanan Konvensional

22 Permasalahan Layanan Konvensional Tatalaksana Kelembagaan SDM Kurang responsifKurang informatifKurang accessibleKurang koordinasiKurang terbukaKurang efisienProfesionalismeKompetensi Empati dan Etika Permasalahan utama layanan publik berkaitan dengan peningkatan kualitas layanan. Kualitas layanan sangat tergantung pada berbagai aspek, yaitu pola penyelenggaraan (tata laksana), dukungan SDM, dan kelembagaan. Dari aspek penyelenggaraan, layanan konvensional memiliki kelemahan antara lain kurang responsif, kurang informatif, kurang accessible, kurang koordinasi, kurang keterbukaan dan kurang efisien. Dari aspek SDM, layanan konvensional masih kurang dalam hal: profesionalisme, kompetensi, empati dan etika. Dari aspek kelembagaan, desain organisasi yang tidak dirancang khusus untuk pemberian layanan kepada masyarakat diwarnai dengan kekakuan hirarki yang membuat layanan menjadi rumit (birokratis) dan tidak terkoordinasi.

23 Permasalahan Penyelenggaraan Layanan Konvensional  Kurang responsif terhadap berbagai keluhan dan tidak sensitif terhadap harapan masyarakat sehingga layanan dilaksanakan dengan apa adanya, tanpa ada perbaikan layanan.  Kurang informatif yakni berbagai informasi yang lambat atau tidak sampai kepada masyarakat.  Kurang accessible yakni unit pelaksana layanan jauh dari jangkauan masyarakat sehingga menyulitkan bagi penerima layanan.  Kurang koordinasi menyebabkan pertentangan kebijakan antar instansi layanan sejenis.  Kurangnya keterbukaan sehingga sulit dipantau perkembangan pengajuan yang aktual.  Birokratis berjenjang dan rumit menyebabkan penyelesaian permalahan yang lama.  Kurang efisien yakni beberapa persyaratan yang sama diperlukan dalam proses yang berbeda karena tidak ada sharing data dalam satu departemen. Penyelenggaraan Layanan Publik Kurang Responsif Kurang Informatif Kurang accessibleKurang KoordinasiKurang Terbuka Birokrasi berjenjang dan rumit Kurang Efisien

24 Proses Panjangnya proses layanan Kurangnya keterpaduan antar proses Kurangnya standardisasi proses Kurangnya keterbukaan proses layanan Data/Info Rendahnya akurasi & integrasi data Kurangnya berbagi data/ informasi Kurangnya rekaman data elektronik Lemahnya standardisasi utk berbagi data Organisasi dan Birokrasi Kuatnya sekat- sekat organisasi Masih adanya proses tatap muka Mengharuskan tersedianya dokumen fisik Lemahnya mekanisme umpan balik Masih terdapat ketidakselarasan antar regulasi SDM Belum terpenuhinya kualifikasi SDM Belum sesuainya kompetensi SDM Belum meratanya sebaran SDM Akar Permasalahan Kurang responsif Kurang informatif Kurang accessibleKurang koordinasiKurang keterbukaanBirokrasi rumitKurang efisien

25 Konsep Reformasi Layanan Pendidikan

26 Konsep Reformasi Layanan Prima G2C: Government to citizen G2B: Government to business G2G: Government to government Solusi TIK dengan e-Layanan  Reformasi Layanan Konvensional menuju Layanan Prima dengan menggunakan Pendekatan TIK yang berupa e-Layanan (layanan secara elektronik) dengan berlandaskan kriteria standar TIK dan Standar Layanan Publik sesuai dengan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.  Penilaian Kinerja dilakukan oleh penyelenggara layanan secara berkala dengan menggunakan indikator kinerja yang berdasarkan standar layanan  Pengawasan Penyelenggaraan Layanan Publik dilakukan oleh pengawas internal (atasan langsung dan pengawas fungsional) dan pengawas eksternal (masyarakat, ombudsman, DPR, DPRD Provinsi dan DPRD Kab/Kota). + Standar Pelayanan Publik (UU No 25 Tahun 2009) + Kriteria standar TIK Fungsi Pengawasan Eksternal & Internal

27 Standar Layanan Publik • Kepentingan umum • Kepastian hukum • Kesamaan hak • Keseimbangan hak dan kewajiban • Keprofesionalan • Partisipatif • Persarnaan perlakuan/tidak diskriminatif • Keterbukaan • Akuntabilitas • Fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan • Ketepatan waktu • Kecepatan, kemudahan dan keterjangkauan. Berdasarkan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, maka asas standar layanan publik adalah sebagai berikut :

28 Kriteria Standar e-Layanan Kemdiknas Manfaat Kemudahan User Flow and Share Keamanan Konsistensi Sustainability Integrasi dan Arsitektur • Publik maupun Kementerian mendapatkan manfaat yang maksimal dari e-Layanan, yakni penerima layanan mendatkan kemudahan, kepastian dan kecepatan layanan, sedangkan kementerian mendapatkan kematangan data permintaan dari partisipasi aktif masyarakat. • Publik mendapatkan kemudahan dalam mengakses e-Layanan, sistem memberikan peringatan-peringatan apabila ada masukan yang tidak sesuai dengan ketentuan (validasi dan verifikasi awal) dan sistem memberitahukan status pemrosesan layanan (kepastian bagi publik). • Data yang sudah dimasukkan dan diverifikasi oleh pengguna, tidak diketik ulang oleh operator serta data dalam bentuk database. • Layanan yang diberikan untuk individu atau satuan pendidikan tertentu harus memakai otentifikasi yang memadai dan setiap isian yang melewati otentifikasi berkekuatan hukum (UU ITE). • Semua informasi atau layanan disajikan atau diminta relevan dengan konteksnya dan data tetap (non transaksi) yang sudah pernah dimasukkan tidak perlu diminta berulang-ulang. • Perlu dijaga kesinambungan e-Layanan melalui data support, process support dan pemantauan kinerja layanan. • Integrasi pada level data base dan/atau web service untuk mendapatkan nilai tambah yang tinggi dan mempertinggi konsistensi. • Publik maupun Kementerian mendapatkan manfaat yang maksimal dari e-Layanan, yakni penerima layanan mendatkan kemudahan, kepastian dan kecepatan layanan, sedangkan kementerian mendapatkan kematangan data permintaan dari partisipasi aktif masyarakat. • Publik mendapatkan kemudahan dalam mengakses e-Layanan, sistem memberikan peringatan-peringatan apabila ada masukan yang tidak sesuai dengan ketentuan (validasi dan verifikasi awal) dan sistem memberitahukan status pemrosesan layanan (kepastian bagi publik). • Data yang sudah dimasukkan dan diverifikasi oleh pengguna, tidak diketik ulang oleh operator serta data dalam bentuk database. • Layanan yang diberikan untuk individu atau satuan pendidikan tertentu harus memakai otentifikasi yang memadai dan setiap isian yang melewati otentifikasi berkekuatan hukum (UU ITE). • Semua informasi atau layanan disajikan atau diminta relevan dengan konteksnya dan data tetap (non transaksi) yang sudah pernah dimasukkan tidak perlu diminta berulang-ulang. • Perlu dijaga kesinambungan e-Layanan melalui data support, process support dan pemantauan kinerja layanan. • Integrasi pada level data base dan/atau web service untuk mendapatkan nilai tambah yang tinggi dan mempertinggi konsistensi. Partisipatif

29 Model Pengembangan e-Layanan

30 Kondisi SebelumnyaKondisi Saat Ini Unit II Unit IVUnit I Unit IIIUnit IUnit III Unit II Unit IV Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional Informasi Layanan Publik  Mengintegrasikan sumber-sumber data ke portal yang menjadi “pintu masuk” utama.  Mengintegrasikan layanan-layanan yang diberikan unit utama melalui portal utama. Portal Informasi dan Layanan Terintegrasi

31 Model e-Layanan Portal Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional e-Layanan Integrasi Proses Infrastruktur Bersama Integrasi Data Data Induk Satuan Pendidikan (NPSN) Data Induk PTK (NUPTK) Data Induk Peserta Didik (NISN) Data Induk Pembelajaran Intergrasi dari data, integrasi proses dan penggunaan infrastruktur bersama dalam semua e-Layanan akan dihubungkan dalam Portal Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional yang merupakan pintu masuk bagi semua pemangku kepentingan Kemdiknas untuk mendapatkan semua layanan pendidikan. Pemangku Kepentingan Peserta Didik PTK Satuan Pendidikan Orang Tua Media DUDI Pengelola Pendidikan di Daerah Pegawai

32 DATA EVALUASI DIRI (ED) PRODI Data Induk PT Data Induk PS Data Induk Mahasiswa Data Riwayat Hidup Dosen Data Induk Dosen Data Induk Lulusan DATA INDUK PROSES EVALUASI DIRI (RUTIN AKTIF) EPSBED BORANG AKREDITASI PAK EWMP DATA SPESIFIK PENILAIAN PERSEPSION AL PROPOSAL HIBAH MONEV HIBAH STUDI KELAYAKAN PROSES PERIJINAN PT PERIJINAN PRODI BARU PT BARU AKREDITASI PRODI PENYALURAN HIBAH MUTASI DOSEN SERTIFIKASI DOSEN PERIJINAN PRODI BARU PT LAMA DATA ED DOSEN Pembuatan e-Layanan mengacu pada prinsip single source of data. Dengan kata lain bahwa segala aliran informasi dan sharing data bersama melalui prinsip single source of data. Konsep Integrasi e-Layanan (Contoh)

33 Portal Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional Unit Utama DB Integrasi Unit Utama DB Integrasi Arsitektur Portal Layanan Prima Web Telepon SMS Fax Kunjungan Kotak Saran Pengaduan Publik Peserta Didik PTK Satuan Pendidikan Orang Tua Pers DUDI Pengelola Pendidikan di Daerah Pegawai Helpdesk Web Humas Berita Unit Utama DB Integrasi PIH Manajemen Portal Distribusi Media Cetak Call center : 177

34 Portal Layanan Prima Pendidikan Nasional Situs web “kemdiknas.go.id” secara terintegrasi dapat :  Menampilkan informasi dan layanan Kemdiknas yang dibutuhkan oleh semua pemangku kepentingan.  Memudahkan publik untuk mendapatkan layanan dan menyampaikan keluhan/permasalahan  Rancangan situs berorientasi pada “penerima layanan” bukan “pemberi layanan”

35 Peta Jalan e-Layanan

36 Ruang Lingkup PTPT PTPT Satuan Pendidikan Peserta Didik PTK Substansi Pendidikan PAUD Satuan Pendidikan Peserta Didik PTK Substansi Pendidikan PDPD PDPD Satuan Pendidikan Peserta Didik PTK Substansi Pendidikan PMPM PMPM Satuan Pendidikan Peserta Didik PTK Substansi Pendidikan Nonformal & Informal Satuan Pendidikan Peserta Didik PTK Substansi Pendidikan

37 Ruang Lingkup Satuan pendidikan Perijinan √√√√√ Akreditasi √√√√√ Hibah √√√√√ Peserta Didik Beasiswa √√√√ Ijin Belajar √√ Penyetaraan Ijazah √√√ PTK Sertifikasi √√√√√ Mutasi √√√√√ Penerimaan&Pemenuhan Kebutuhan PTK √√ Penghargaan dan Perlindungan PTK √√ Substansi Pendidikan Kolaborasi Berbagi Pengetahuan&Pengalaman √√√ Penyediaan dan Penggalangan Materi √√√ Reformasi Kurikulum Pembelajaran √√ NFI PAUD PD PM PT

38 Information Dissemination (D): - Online presence - Catalogue presentation Collaboration (C): - Community participation - Enhanced collaborations - Reduce intermediaries Kedewasaan e-Layanan sederhana kompleks sparselengkap integrasi kompleksitas teknologi & organisasi Transactions (T): • Services & forms online • Working database supporting online transactions Vertical Integration (V): • Local systems linked to higher level systems • Within similar functionalities Horizontal Integration (H): • Systems integrated across different functions • Real one-stop shopping for citizens

39 Information Dissemination (D): Collaboration (C): Kedewasaan e-Layanan Saat Ini sederhana kompleks sparselengkap integrasi kompleksitas teknologi & organisasi Transactions (T): Vertical Integration (V): Horizontal Integration (H): vv Perijinan Lembaga Kursus PKBM Perjalanan Dinas Luar Negeri Beasiswa Unggulan NUPTK Online Mutasi Dosen Bimbel Penyetaraan Ijazah KBBI Edukasi.net GlosariumGaruda Info Penyelenggara Uji Kompetensi Ijin WNA Ijin WNI Perijinan Prodi

40 Information Dissemination (D): Collaboration (C): Kedewasaan e-Layanan yang Dituju sederhana kompleks sparselengkap integrasi kompleksitas teknologi & organisasi Transactions (T) : Vertical Integration (V): Horizontal Integration (H) : vv PKBM Perijinan Lembaga Kursus NUPTK Online Mutasi Dosen KBBI Glosarium Garuda Edukasi.net Bimbel Penyetaraan Ijazah Beasiswa Unggulan Perjalanan Dinas Luar Negeri Hibah Info Penyelenggara Uji Kompetensi Ijin WNA Ijin WNI Perijinan Prodi

41 Metodologi Pengembangan e-Layanan

42 Metodologi Reformasi e-Layanan Analisa Arahan Strategis dan Capaian Kinerja Layanan Pendidikan Nasional Identifikasi dan Evaluasi Layanan Konvensional Perancangan e-Layanan Sosialisasi dan Implementasi e-Layanan Evaluasi e-Layanan Layanan Konvensional Layanan Prima Reformasi layanan dari Layanan Konvensional menjadi Layanan Prima di Kemdiknas melalui beberapa tahapan, yakni mulai dari analisa arahan strategis Kemdiknas mengenai layanan, evaluasi layanan konvensional, perancangan e- Layanan, sosialisasi dan implementasi e-Layanan baik kepada pengguna maupun pengelola, serta evaluasi e-Layanan.

43 Tahapan Umum Rencana Aksi Identifikasi Proses Saat Ini Evaluasi Proses Saat Ini Penentuan Kebutuhan Teknologi Penentuan Beban Kerja dan Kualifikasi SDM Penentuan Indikator Kinerja Penentuan Tata Nilai Penyusunan Prosedur Kerja Pengembangan Sistem Berbasis Teknologi Penyusunan Kebijakan dan Regulasi Penentuan Standar Layanan Minimum Internalisasi dan Aktualisasi Visi, Misi dan Strategi Tahap Pembangunan dan Penataan Sistem Tahap 1: Perencanaan Keterangan : Tahap 2: Pembangunan

44 Sosialisasi Keterkaitan Kegiatan Reformasi dengan Pencapaian Visi Misi dan Strategi Sosialisasi Proses Bisnis Hasil Reformasi Sosialisasi Indikator Kinerja Sosialisasi Sistem Informasi Sosialisasi Kebutuhan Jumlah dan Kualifikasi SDM Sosialisasi Kebijakan dan Regulasi Baru Instalasi Sistem Inisialiasi Data Penyediaan SDM dan Prosedur Kerja Uji Coba Sistem Operasional Sistem Baru Pengukuran dan Evaluasi Kinerja Proses, Organiasi dan Individu Pengukuran dan Evaluasi Ketercapaian Standar Layanan Penyesuaian Standar Layanan Pendidikan Pengukuran dan Evaluasi Efisiensi Eksternal dan Internal Tahap Sosialisasi dan Implementasi Tahap Pengukuran Dampak Reformasi Tahapan Umum Rencana Aksi (Lanjutan) Tahap 3: SosialisasiTahap 4: ImplementasiTahap 5: Operasional

45 Daftar Layanan Kemdiknas

46 Keterangan Tabel Daftar Layanan  Kelengkapan Penilaian kelengkapan diukur berdasarkan kriteria berikut :  Kompleksitas Penilaian kompleksitas diukur berdasarkan jumlah proses yang terwadahi oleh sistem FiturBobotKeterangan Security2otentifikasi & otorisasi, audit trail Database1RDBMS Workflow2tracking, notifikasi aktif, delegasi Web service1 Dokumentasi1Source Code, Struktur Database SDM1Untuk Pemeliharaan Panduan (Online)1Alur Proses, Panduan Penggunaan Integrasi1Integrasi dengan sistem lain yang terkait Search1Untuk e-Layanan yang bersifat informasi Total10

47 Reformasi Layanan kepada Satuan Pendidikan KelompokRencana AksiSub Rencana Aksi TahapKompleksitasKelengkapanLevel Saat ini Level Dituju Sistem Perijinan • Sekolah • Perguruan Tinggi • Program Studi • Lembaga Pendidikan Non Formal • Lembaga Kursus Kab. dan Prop. • PKBM • PAUD • Penyetaraan ,5 - --DVT----DVT-- --HHH----HHH-- Sistem Akreditasi • Sekolah • Perguruan Tinggi • Lembaga Pendidikan Non Formal • Kursus • PAUD Mekanisme Ketepatan Pemberian Bantuan/Hibah • Sistem Layanan Penyaluran Hibah 1---H Penentuan Standar Layanan • Pengembangan Standar Layanan Minimum Pendidikan, Standar Nasional, maupun Internasional • SD & SMP • SMA & SMK Pemetaan Kondisi Sekolah, Daya Tampung dan Cakupan Layanan • Pengembangan Sistem Pemetaan Daya Tampung • Pengembangan Sistem Pemetaan Kondisi Sekolah Pembukaan Sekolah Berdasarkan Kebutuhan Masyarakat dan Dunia Kerja • Pengembangan Sistem Penyelarasan Program Studi atau Sekolah dengan Kebutuhan Tenaga Kerja 0----

48 Reformasi Layanan kepada Peserta Didik KelompokRencana AksiSub Rencana AksiTahapKompleksitasKelengkapanLevel Saat ini Level Dituju Pemberian Beasiswa • Reformasi Sistem Penyaluran Beasiswa Unggulan 515,5TT Mekanisme Penjaminan Ketepatan Penyaluran Beasiswa • Pengembangan Sistem Penjaminan Ketepatan Penyaluran Beasiswa dan Bantuan Sistem Pemberian Ijin Belajar • Siswa WNI di Sekolah Kerjasama Lembaga Asing • Siswa WNA ke Sekolah Nasional dan Sekolah Kerjasama Lembaga Asing • Penyaluran Siswa WNI dari Luar Negeri ke Sekolah Nasional atau ke Sekolah Kerjasama Lembaga Asing ,5 TTTTTT TVHTVH Sistem Penyetaraan Ijazah • Sekolah Luar Negeri • PT Luar Negeri TTTT TTTT Pendataan Siswa dan Penduduk Usia Sekolah • Pengembangan Sistem NISN----- Layanan Informasi • Info Lembaga Kursus • Info Penyelenggara Uji Kompetensi DDDD -D-D

49 Reformasi Layanan kepada PTK KelompokRencana AksiSub Rencana AksiTahapKompleksitasKelengkapanLevel Saat ini Level Dituju Sistem Mutasi • Dosen • Guru • Tenaga Fungsional Lainnya • Tenaga Administrasi ,5 - V---V--- HHHHHHHH Peningkatan Kualifikasi PTK • PTK (Pemberian Bantuan Subsidi - Guru, Pengawas dan PTK-PNF) • Dosen Pensertifikasian PTK • Pensertifikasian Guru • Sistem Inpassing Guru Bukan PNS • Pensertifikasian Dosen • Informasi Data Peserta Sertifikasi Guru • Pengumuman Kelulusan Hasil Sertifikasi Guru • Konsultasi Online ,5 - DD-T-DD-T- TT---TT--- Peningkatan Kompetensi PTK • Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja PTK (guru, kepala sekolah, pengawas) • Pengembangan Sistem Penghitungan Angka Kredit Guru (SIMPAKGU) • Pengembangan Sistem Peningkatan kompetensi PTK berkelanjutan melalui KKG/MGMP/MKKS/ MKPS/KKPS/KKKS

50 Reformasi Layanan kepada PTK (Lanjutan) KelompokRencana AksiSub Rencana AksiTahapKompleksitasKelengkapanLevel Saat ini Level Dituju Peningkatan Kompetensi PTK • Publikasi Online Database Trainer Peningkatan Kompetensi Kepala Sekolah dan Pengawas • Pengembangan Sistem Uji Kompetensi PTK-PNF • Peningkatan Mutu PTK- PNF Melalui Dana Pembantuan Pada SKB Kab/Kota ,5--4,5- DT-DT- D--D-- Penerimaaan /Pemenuhan Kebutuhan PTK • Pengembangan Sistem NUPTK • Penyediaan dan Pendistribusian Guru • Pengembangan Generator SIM NUPTK • Pendaftaran NUPTK Online • Pemutakhiran Data NUPTK • Pengembangan sistem rekrutmen kepala sekolah dan pengawas • Pengembangan Sistem rekrutmen Guru • Pengembangan sistem pendistribusian guru V-----V---- -H-----H---- Penghargaan dan Perlindungan PTK • Pengembangan Sistem Pemilihan PTK Berprestasi • Perlindungan dan Bantuan Hukum Terhadap Profesi PTK

51 Reformasi Layanan kepada PTK (Lanjutan) KelompokRencana AksiSub Rencana AksiTahapKompleksitasKelengkapanLevel Saat ini Level Dituju Penghargaan dan Perlindungan PTK • Publikasi Pemberian insentif tutor PAUD, honor TLD dan FDI • Publikasi SK Penyaluran Subsidi Tunjangan Fungsional, Khusus, Profesi DDDD D-D- Fasilitasi Internasional • Ijin Perjalanan Dinas514,5TH Reformasi Layanan Subtansi Pendidikan KelompokRencana AksiSub Rencana AksiTahapKompleksitasKelengkapanLevel Saat ini Level Dituju Kolaborasi Berbagi Pengetahuan dan Pengalaman • Pengembangan Sistem Pengelolaan Materi, Metode, dan Manajemen Lembaga Persekolahan dan PT Penyediaan dan Penggalangan Materi • Pengembangan Modul Materi Pembelajaran Berbasis TIK • Kamus Besar Bahasa Indonesia • Glosarium • Garuda • Modul Materi Pembelajaran • BSE • Bimbingan Belajar Online • e-dukasi.net ,5 5 5,5 2 5,5 -DTTDDD-DTTDDD -DHHCCC-DHHCCC Reformasi Kurikulum Pembelajaran • Informasi Kurikulum • Sistem Informasi Materi dan Nilai UN

52 Reformasi Pembenahan Tatalaksana dan Pengembangan Sistem KelompokRencana AksiSub Rencana AksiTahapKompleksitasKelengkapanLevel Saat ini Level Dituju Sistem Manajemen SDM • Penerimaan CPNS Online225,5-- Sistem Manajemen Data Pendidikan • Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) 2--TH Sistem Manajemen Portal Layanan Pendidikan • Pengembangan Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional • Call Center • Pembangunan Portal Pengaduan Masyarakat ,5 - D--D-- C--C-- Sistem Informasi Produk Hukum • Peningkatan Sistem Pendokumentasian dan Layanan Informasi Perundang-Undangan Bidang Pendidikan • Peningkatan Sistem Layanan Fasilitasi Bantuan Hukum

53 Lampiran: Uraian Reformasi Layanan Kemdiknas

54 Uraian Reformasi Layanan MPDM

55 RENCANA AKSITAHAPAN Reformasi Proses Layanan Perizinan Sekolah- Reformasi Sistem Pengakreditasian sekolah- Reformasi Proses Pemberian Izin Belajar a. Pemberian izin belajar siswa WNI di sekolah kerjasama lembaga asingOperasional b. Pemberian izin belajar siswa WNA ke sekolah nasional dan sekolah kerjasama lembaga asing Operasional c. Sistem dan rekomendasi penyaluran siswa WNI dari luar negeri ke sekolah nasional atau sekolah kerjasama lembaga asing Operasional Reformasi proses layanan penyetaraan ijasah sekolah luar negeriOperasional Pengembangan mekanisme untuk menjamin ketepatan penyaluran beasiswa- Reformasi Layanan MPDM Telah/Sedang dikerjakan

56 RENCANA AKSITAHAPAN Pengembangan standar layanan minimum pendidikan, standar nasional maupun standar bertaraf internasional Perencanaan Pengembangan sistem pemetaan daya tampungPerencanaan Pengembangan sistem pemetaan kondisi sekolahPerencanaan Perencanaan pembukaan prog. Studi atau sekolah berdasarkan kebutuhan tenaga kerja - Pengembangan sistem untuk meningkatkan kepastian memperoleh layanan pendidikan - Reformasi Layanan MPDM (Lanjutan)

57 Pemberian Izin Belajar Siswa WNA ke Sekolah Nasional dan Sekolah Kerjasama Lembaga Asing

58 Rencana Reformasi Sistem Pemberian Rekomendasi Izin Belajar Siswa WNA  Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA  Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka  Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA  Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) Lama proses pemberian izin belajar siswa WNI (hari) Tingkat keakurasian proses pemberian izin belajar siswa WNI (%) KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA  Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA yang handal  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA

59 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1Identifikasi sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA saat ini A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA dan pelaksananya A1.6Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.8Pembangunan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem

60 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A2.3 Sosialisasi tentang sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A2.5Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6Instalasi sistem rekomendasi izin belajar siswa WNA A2.7Inisialisasi Data sistem rekomendasi izin belajar siswa WNA A2.8Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem rekomendasi izin belajar WNA A2.9Uji coba sistem rekomendasi izin belajar WNA A2.10Operasional sistem rekomendasi izin belajar WNA Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

61 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A3.3Penyesuaian standar layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

62 PemohonSub Bagian KerjasamaKepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas permohonan izin Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin Penyampaian berkas kepada kepala bagian Pencatatan disposisi pada agenda bagian Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama Proses Pemberian Izin Belajar Siswa WNA Saat Ini

63 Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLKSes Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengagendaan draft izin. Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan&pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penerimaan&penandatangan -an izin belajar oleh Ses Ditjen Pencatatan / pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengiriman surat kepada pemohon Pengagendaan / pengarsipan surat keluar Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi dan pemarafandraft izin Kabag Proses Pemberian Izin Belajar Siswa WNA Saat Ini (Lanjutan)

64 Kondisi Saat Ini -Berkas usul masuk rata-rata 300 berkas/bulan -Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :  Kepala Bagian  1 Kepala Subbagian  2 orang pemroses  1 orang pengagenda -Setiap pemroses mendapat 53 sekolah. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. -Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari

65 Permasalahan • Kurangnya informasi tentang proses izin belajar siswa WNA ke sekolah nasional dan sekolah kerjasama lembaga asing; • Layanan pemberian izin belajar siswa masih konvensional/dilakukan secara manual sehinga memerlukan kehadiran si pemohon; • Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga pemohon harus datang kembali untuk melengkapinya.

66 Reformasi Rekomendasi Izin Belajar Siswa WNA Proses Izin Belajar Siswa WNA Proses Perizinan (Reformed) Sistem Informasi BPR ICT Implem entasi e-Layanan Izin belajar Siswa WNA • Identifikasi • Penyederhanaan • Reduksi error manusia • Percepatan • Integrasi proses • Standardisasi data • Transaksi elektronis • Workflow • Monitoring kinerja • Deployment • Sosialisasi • Pengisian data awal • Pelatihan

67 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses PemohonSub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas Pengagendaan berkas Penyampaian berkas kepada kepala bagian Pencatatan disposisi pada agenda bagian Disposisi Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag Disposisi Kabag kpdKasubag Kerjasama √

68 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan) Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLKSes Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti √ √ √ √ √ √ Pengagendaan draft izin. Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penerimaan&penandatan ganan izin belajar oleh Ses Ditjen Pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Penyerahan surat kepada pemohon Pengagendaan surat keluar Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kabag √ √ √

69 Proses Hasil Reformasi

70 Simplifikasi Proses NO.PROSESPELAKSANAKETERANGANKOMPUTERISASI 1.Pengisian formulir permohonan izin belajar.Pemohon √ 2. Penerimaan /pencatatan/pengecekan berkas permohonan izin.Staf Subbag Kerjasama √ 3.Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 4.Penyampaian berkas kepada Kepala Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 5.Pencatatan disposisi pada agenda Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 6. Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 7. Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 8.Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 9.Penerimaan berkas kepada pemroses.Staf Subbag Kerjasama √ 10.Penelaahan berkas dan penyiapan draf izin.Staf Subbag Kerjasama √ 11.Penerimaan berkas draft izin dan validasiKasubag Kerjasama √ 12.Pemarafan draf izin oleh Kasubag.Kasubag Kerjasama √ 13.Pencatatan / pengagendaan draft izin.Staf Kabag TLK Proses hilang 14.Penerimaan draft izin kepada Kabag.Kabag TLK √ 15.Validasi dan penandatanganan draf izinKabag TLK 16.Pencatatan / pengagendaan draft izinStaf Kabag TLK. Proses hilang 17.Penerimaan draft izin.staff Ses Ditjen Proses hilang 18.Pencatatan dan pengecekan draft izin.staff Ses Ditjen Proses hilang 19.Penerimaan dan penandatanganan izin belajar.Ses Ditjen Proses hilang 20.Pencatatan / pengagendaan izin belajar.staff Ses Ditjen Proses hilang 21.Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK.Staf Bag TLK Proses hilang 22.Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK.Staf bag TLK Proses hilang 23.Pengiriman / penyerahan surat kepada pemohon.Satf Bag TLK √ 24.Pengagendaan / pengarsipan surat keluarStaf bag TLK Proses hilang Jumlah 15158

71 Manfaat SebelumSetelahEfisiensi Jumlah Aktivitas24915 Jumlah Aktivitas Manual Lama Proses (hari)532 Jumlah Kunjungan321 Jumlah Integrasi antar Unit 01 -

72 Pemberian Izin Belajar Siswa WNI di Sekolah Kerjasama Lembaga Asing

73 Rencana Reformasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI  Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian izin belajar siswa WNI  Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian izin belajar siswa WNI yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka  Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian izin belajar siswa WNI  Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian izin belajar siswa WNI yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) Lama proses pemberian izin belajar siswa WNI (hari) Tingkat keakurasian proses pemberian izin belajar siswa WNI (%) KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedianya pedoman pemberian izin belajar siswa WNI  Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian izin belajar siswa WNI yang handal  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian izin belajar siswa WNI

74 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1Identifikasi sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI saat ini A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI dan pelaksananya A1.6Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.8Pembangunan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem

75 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.3 Sosialisasi tentang sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru sistem rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.6Instalasi sistem rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.7Inisialisasi Data sistem rekomendasi izin belajar siswa WNI A2.8Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem rekomendasi izin belajar WNI A2.9Uji coba sistem rekomendasi izin belajar WNI A2.10Operasional sistem rekomendasi izin belajar WNI Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

76 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A3.3Penyesuaian standar layanan pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNI Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

77 Identifikasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI Saat Ini PemohonSub Bagian KerjasamaKepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas Pengagendaan berkas Penyampaian berkas kepada kabag Pencatatan disposisi pada agenda bagian Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag Disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama

78 Identifikasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI Saat Ini (Lanjutan) Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLKSes Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti √ √ √ √ Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen Pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengiriman surat kepada pemohon Pengagendaan surat keluar Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi draft oleh Kabag

79 Kondisi Saat Ini -Berkas usul masuk rata-rata 300 berkas/bulan -Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :  Kepala Bagian  1 Kepala Subbagian  2 orang pemroses  1 orang pengagenda - Setiap pemroses mendapat 53 sekolah. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. - Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari

80 Permasalahan • Kurangnya informasi tentang materi belajar siswa WNI yang memuat pembinaan moral, karakter dan nasionalisme di sekolah kerjasama lembaga asing. • Kurangnya koordinasi antar unit kerja pembina yang melakukan supervisi dengan sekolah. • Panjangnya rantai birokrasi yang berjenjang sehingga terkadang menghambat proses pemberian izin belajar • Kurangnya keterbukaan proses sehingga kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan penelusuran bagi pemohon. • Ketidakseimbangan Beban : Jumlah usul setiap sekolah tidak sama tergantung banyaknya jumlah siswa yang harus dilayani. • layanan pemberian izin belajar siswa masih konvensional/dilakukan secara manual

81 Reformasi Rekomendasi Izin Belajar Siswa WNI Proses Izin Belajar Siswa WNI Proses Perizinan (Reformed) Sistem Informasi BPR ICT Implem entasi e-Layanan Izin Belajar Siswa WNA • Identifikasi • Penyederhanaan • Reduksi error manusia • Percepatan • Integrasi proses • Standardisasi data • Transaksi elektronis • Workflow • Monitoring kinerja • Deployment • Sosialisasi • Pengisian data awal • Pelatihan

82 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses PemohonSub Bagian KerjasamaKepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas Pengagendaan berkas Penyampaian berkas kepada kabag Pencatatan disposisi pada agenda bagian Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag Disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama √

83 Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLKSes Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti √ √ √ √ √ √ Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen Pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengiriman surat kepada pemohon Pengagendaan surat keluar Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi draft oleh Kabag Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan)

84 Proses Hasil Reformasi

85 Simplifikasi Proses NO.PROSESPELAKSANAKETERANGANKOMPUTERISASI 1.Pengisian formulir permohonan izin belajar.Pemohon √ 2. Penerimaan /pencatatan/pengecekan berkas permohonan izin.Staf Subbag Kerjasama √ 3.Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 4.Penyampaian berkas kepada Kepala Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 5.Pencatatan disposisi pada agenda Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 6.Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 7.Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 8.Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 9.Penerimaan berkas kepada pemroses.Staf Subbag Kerjasama √ 10.Penelaahan berkas dan penyiapan draf izin.Staf Subbag Kerjasama √ 11.Penerimaan berkas draft izin dan validasiKasubag Kerjasama √ 12.Pemarafan draf izin oleh Kasubag.Kasubag Kerjasama √ 13.Pencatatan / pengagendaan draft izin.Staf Kabag TLK Proses hilang 14.Penerimaan draft izin kepada Kabag.Kabag TLK √ 15.Validasi dan pemarafan draf izinKabag TLK √ 16.Pencatatan / pengagendaan draft izinStaf Kabag TLK. Proses hilang 17.Penerimaan draft izin.staff Ses Ditjen √ 18.Pencatatan dan pengecekan draft izin.staff Ses Ditjen √ 19.Penerimaan dan penandatanganan izin belajar.Ses Ditjen 20.Pencatatan / pengagendaan izin belajar.staff Ses Ditjen Proses hilang 21.Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK.Staf Bag TLK 22.Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK.Staf bag TLK Proses hilang 23.Pengiriman / penyerahan surat kepada pemohon.Satf Bag TLK √ 24.Pengagendaan / pengarsipan surat keluarStaf bag TLK Proses hilang Jumlah 1113

86 Manfaat SebelumSetelahEfisiensi Jumlah Aktivitas Jumlah Aktivitas Manual Lama Proses (hari)532 Jumlah Kunjungan321 Jumlah Integrasi antar Unit 01 -

87 Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI

88 Reformasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI  Permasalahan : * Masih lamanya dan tidak terbukanya sistem pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI * Belum adanya pengaturan tentang pengakuan jenjang dan kelas terkait dengan perbedaan sistem persekolahan antar negara.  Sasaran : * Tersedia nya pengaturan tentang pengakuan perbedaan sistem persekolahan antar negara * Terbentuknya sistem layanan pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka  Permasalahan : * Masih lamanya dan tidak terbukanya sistem pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI * Belum adanya pengaturan tentang pengakuan jenjang dan kelas terkait dengan perbedaan sistem persekolahan antar negara.  Sasaran : * Tersedia nya pengaturan tentang pengakuan perbedaan sistem persekolahan antar negara * Terbentuknya sistem layanan pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) Lama proses pemberian penyaluran siswa WNI (hari) Tingkat keakurasian proses penyaluran siswa WNI (%) KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI  Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI yang handal  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi penyaluran siswa WNI

89 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.3Penentuan Kebutuhan Teknologi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI dan pelaksananya A1.6Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.8Pembangunan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem

90 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2Sosialisasi tentang peningkatan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.3 Sosialisasi tentang Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.6Instalasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.7Inisialisasi Data Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.9Uji coba Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A2.10Operasional Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

91 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A3.3Penyesuaian standar layanan Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

92 Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI Saat Ini PemohonSub Bagian KerjasamaKepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas permohonan izin Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin Penyampaian berkas kepada kabag Pencatatan disposisi pada agenda bagian Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama

93 Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI Saat Ini (Lanjutan) Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLKSes Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengagendaan draft izin. Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penerimaan dan penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen Pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengiriman surat kepada pemohon Pengagendaan surat keluar Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi dan pemarafandraft izin oleh Kabag.

94 Kondisi Saat Ini - Berkas usul masuk rata-rata 30 berkas/bulan - Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :  Kepala Bagian  1 Kepala Subbagian  2 orang pemroses  1 orang pengagenda - Setiap pemroses mendapat 15 orang. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. - Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari

95 Permasalahan • Kurangnya informasi tentang rekomendasi penyaluran siswa WNI dari luar negeri ke sekolah nasional atau sekolah kerjasama lembaga asing; • layanan penyaluran siswa WNI masih konvensional/dilakukan secara manual sehinga memerlukan kehadiran si pemohon; • Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga pemohon harus datang kembali untuk melengkapinya; • Kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan penelusuran bagi pemohon.

96 Reformasi Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI dari Luar Negeri Proses Penyaluran Siswa WNI Proses Penyaluran (Reformed) Sistem Informasi BPR ICT Implem entasi e-Layanan Penyaluran Siswa WNI • Identifikasi • Penyederhanaan • Reduksi error manusia • Percepatan • Integrasi proses • Standardisasi data • Transaksi elektronis • Workflow • Monitoring kinerja • Deployment • Sosialisasi • Pengisian data awal • Pelatihan

97 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses PemohonSub Bagian KerjasamaKepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengisian Formulir Permohonan izin belajar Penerimaan /pengecekan berkas permohonan izin Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin Penyampaian berkas kepada kabag Pencatatan disposisi pada agenda bagian Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian Penerimaan berkas kepada pemroses Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama √

98 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan) Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLKSes Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti Pengagendaan draft izin. Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen. Penerimaan dan penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen Pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses Ditjen Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK Pengiriman surat kepada pemohon Pengagendaan surat keluar Pengagendaan draft izin Penerimaan draft izin kepada Kabag Validasi dan pemarafandraft izin oleh Kabag. √ √ √ √ √ √

99 Proses Hasil Reformasi

100 NO.PROSESPELAKSANAKETERANGANKOMPUTERISASI 1.Pengisian formulir permohonan izin belajar.Pemohon √ 2.Penerimaan /pencatatan/pengecekan berkas permohonan izin.Staf Subbag Kerjasama √ 3.Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 4.Penyampaian berkas kepada Kepala Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 5.Pencatatan disposisi pada agenda Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 6.Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 7.Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 8.Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 9.Penerimaan berkas kepada pemroses.Staf Subbag Kerjasama √ 10.Penelaahan berkas dan penyiapan draf izin.Staf Subbag Kerjasama √ 11.Penerimaan berkas draft izin dan validasiKasubag Kerjasama √ 12.Pemarafan draf izin oleh Kasubag.Kasubag Kerjasama √ 13.Pencatatan / pengagendaan draft izin.Staf Kabag TLK Proses hilang 14.Penerimaan draft izin kepada Kabag.Kabag TLK √ 15.Validasi dan pemarafan draf izinKabag TLK √ 16.Pencatatan / pengagendaan draft izinStaf Kabag TLK. Proses hilang 17.Penerimaan draft izin.staff Ses Ditjen √ 18.Pencatatan dan pengecekan draft izin.staff Ses Ditjen √ 19.Penerimaan dan penandatanganan izin belajar.Ses Ditjen 20.Pencatatan / pengagendaan izin belajar.staff Ses Ditjen Proses hilang 21.Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK.Staf Bag TLK 22.Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK.Staf bag TLK Proses hilang 23.Pengiriman / penyerahan surat kepada pemohon.Satf Bag TLK √ 24.Pengagendaan / pengarsipan surat keluarStaf bag TLK Proses hilang Jumlah 1113 Simplifikasi Proses

101 Manfaat SebelumSetelahEfisiensi Jumlah Aktivitas Jumlah Aktivitas Manual 240 Lama Proses (hari)532 Jumlah Kunjungan321 Jumlah Integrasi antar Unit 01-

102 Penyetaraan Ijazah untuk Jenjang pendidikan Dasar dan Menengah

103 Rencana Reformasi Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah  Permasalahan : * Proses penilaian belum mengacu pada standar kompetensi lulusan * Masih lamanya dan tidak terbukanya proses penilaian/penyetaraan ijazah * Belum adanya pengaturan tentang pengakuan jenjang dan kelas terkait dengan perbedaan sistem persekolahan antar negara.  Sasaran : * Tersedia nya pengaturan tentang pengakuan perbedaan sistem persekolahan antar negara * Terbentuknya sistem penilaian/penyetaraan ijazah yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka  Permasalahan : * Proses penilaian belum mengacu pada standar kompetensi lulusan * Masih lamanya dan tidak terbukanya proses penilaian/penyetaraan ijazah * Belum adanya pengaturan tentang pengakuan jenjang dan kelas terkait dengan perbedaan sistem persekolahan antar negara.  Sasaran : * Tersedia nya pengaturan tentang pengakuan perbedaan sistem persekolahan antar negara * Terbentuknya sistem penilaian/penyetaraan ijazah yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) Lama proses penilaian/penyetaraan ijazah (minggu) Tingkat keakurasian proses penilaian/penyetaraan ijazah (%) KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedianya pedoman penilaian/penyetaraan ijazah  Tersedia dan beroperasinya sistem penilaian/penyetaraan ijazah yang handal  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem penilaian/penyetaraan ijazah

104 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1Identifikasi Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.3Penentuan Kebutuhan Teknologi Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah dan pelaksananya A1.6Penentuan tata nilai yang terkait A1.7Penyusunan manual pengoperasian Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.8Pembangunan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.10Penentuan Standar Layanan Minimum Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem

105 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2Sosialisasi tentang peningkatan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.3 Sosialisasi tentang Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.5Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.6Instalasi Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.7Inisialisasi Data Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.8Penyediaan SDM dan prosedur kerja Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.9Uji coba Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A2.10Operasional Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

106 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A3.3Penyesuaian standar layanan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah A3.4Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan Sistem Penilaian/Penyetaraan Ijazah Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

107 Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI Saat Ini PemohonSub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti 1. Pengisian Formulir Permohonan Penilaian/ Penyetaraan Ijazah 2. Penerimaan & verifikasi berkas 3. Pengagendaan berkas dan pemberian lembar disposisi 4. Penyampaian berkas & rekap kepada Kasubag 5. Penyampaian rekap & laporan persiapan rapat koordinasi penilaian kepada Kabag TL 6. Rapat Koordinasi Penilaian Ijazah 7. Penerimaan Berkas kepada Tim Penilai 8. Penilaian Ijazah oleh Tim Direktorat 9. Penyerahan hasil/ rekomendasi penilaian 10. Penyiapan draft surat keterangan/keputusan

108 Identifikasi Sistem Pemberian Rekomendasi Penyaluran Siswa WNI Saat Ini (Lanjutan) PemohonSub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti 11. Verifikasi & Pemarafan draft oleh KasubagKerjasama 12. Verifikasi & Pemarafan draft oleh Kabag Tata Laksana 13. Verifikasi & Pemarafan draft oleh Sesditjen Mandikdasmen 14. Penandatanganan Surat oleh Dirjen Mandikdasmen 15. Penomoran surat keterangan/keputusan Pengiriman surat kepada Pemohon Pemuatan hasil penilaian secara online di Website Ditjen Mandikdasmen Pengagendaan surat

109 Kondisi Saat Ini - Berkas usul masuk rata-rata 40 berkas/bulan - Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :  Kepala Bagian  1 Kepala Subbagian  2 orang pemroses ( 1 orang pemroses SD dan SMP; 1 orang pemroses SMA dan SMK)  1 orang pengagenda -Setiap pemroses mendapat 20 orang. - Tim penilai di masing-masing direktorat sesuai jenjang pendidikan terdiri dari:  Sekolah Dasar  Sekolah Menengah Pertama  Sekolah Menengah Atas  Sekolah Menengah Kejuruan - Setiap tim penilian mendapat 10 orang. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. - Waktu penyelesaian rata-rata 5 minggu

110 Permasalahan • Kurangnya informasi tentang lembaga/satuan pendidikan di luar negeri; • layanan penyetaraan hasil belajar Luar Negeri masih konvensional/dilakukan secara manual sehinga memerlukan kehadiran si pemohon; • Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga pemohon harus datang kembali untuk melengkapinya; • layanan Penyetaraan ijazah Luar Negeri masih konvensional/dilakukan secara manual.

111 Reformasi Rekomendasi Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Proses Penyetaraan Ijazah LN Proses Penyetaraan (Reformed) Sistem Informasi BPR ICT Implem entasi e-Layanan Penyetaraan Ijazah LN • Identifikasi • Penyederhanaan • Reduksi error manusia • Percepatan • Integrasi proses • Standardisasi data • Transaksi elektronis • Workflow • Monitoring kinerja • Deployment • Sosialisasi • Pengisian data awal • Pelatihan

112 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses PemohonSub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti 1. Pengisian Formulir Permohonan Penilaian/ Penyetaraan Ijazah 2. Penerimaan & verifikasi berkas 3. Pengagendaan berkas dan pemberian lembar disposisi 4. Penyampaian berkas & rekap kepada Kasubag 5. Penyampaian rekap & laporan persiapan rapat koordinasi penilaian kepada Kabag TL 6. Rapat Koordinasi Penilaian Ijazah 7. Penerimaan Berkas kepada Tim Penilai 8. Penilaian Ijazah oleh Tim Direktorat 9. Penyerahan hasil/ rekomendasi penilaian 10. Penyiapan draft surat keterangan/keputusan

113 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan) PemohonSub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti 11. Verifikasi & Pemarafan draft oleh KasubagKerjasama 12. Verifikasi & Pemarafan draft oleh Kabag Tata Laksana 13. Verifikasi & Pemarafan draft oleh Sesditjen Mandikdasmen 14. Penandatanganan Surat oleh Dirjen Mandikdasmen 15. Penomoran surat keterangan/keputusan Pengiriman surat kepada Pemohon Pemuatan hasil penilaian secara online di Website Ditjen Mandikdasmen Pengagendaan surat

114 Proses Hasil Reformasi

115 NO.PROSESPELAKSANAKETERANGANKOMPUTERISASI 1.Pengisian formulir penyetaraan ijzah.Pemohon √ 2.Penerimaan /pencatatan/pengecekan berkas penyetaraan ijzah.Staf Subbag Kerjasama √ 3.Pencatatan / pengagendaan berkas penyetaraan ijzah.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 4.Penyampaian berkas kepada Kepala Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 5.Pencatatan disposisi pada agenda Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 6.Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 7.Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 8.Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian.Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang 9.Penerimaan dan penelaahan berkas oleh pemroses.Staf Subbag Kerjasama √ 10.Pembahasan berkas oleh Tim Penilai dari Direktorat dalam rapat Staf Subbag Kerjasama dan Dit √ 11.Pemberian rekomendasi penilaian/penyetaraan ijazahTim Penilai Direktorat √ 12. Pembuatan draft surat keterangan (SD & SMP) dan Surat Keputusan (SMA & SMK)Staf Subbag Kerjasama √ 13. Penerimaan berkas draft surat keterangan (SD & SMP), SK (SMA & SMK) dan validasiKasubag Kerjasama √ 14.Pemarafan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK (SMA & SMK).Kasubag Kerjasama √ 15. Pencatatan / pengagendaan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK (SMA & SMK).Staf Kabag TLK Proses hilang 16.Penerimaan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK(SMA & SMK)Kabag TLK √ 17. Validasi dan pemarafan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK(SMA & SMK)Kabag TLK √ 18. Pencatatan / pengagendaan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK(SMA & SMK)Staf Kabag TLK. Proses hilang 19.Penerimaan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK(SMA & SMK).staff Ses Ditjen √ 20. Pencatatan dan pengecekan draft surat keterangan (SD & SMP) dan SK(SMA & SMK).staff Ses Ditjen Proses hilang Simplifikasi Proses

116 Simplifikasi Proses (Lanjutan) NO.PROSESPELAKSANAKETERANGANKOMPUTERISASI 21. Penerimaan dan penandatanganan draft surat keterangan (SD & SMP) serta pemarafan SK(SMA & SMK).Ses Ditjen √ 22. Pencatatan / pengagendaan surat keterangan (SD & SMP) dan draft SK (SMA&SMK).staff Ses Ditjen Proses hilang 23. Penerimaan oleh pengagenda draft SK (SMA dan SMK) di Bagian DirjenStaf Dirjen Proses hilang 24. Pencatatan dan pengecekan draft Surat Keputusan (SMA & SMK).Staf Dirjen Proses hilang 25. Penerimaan dan penandatanganan draft surat keputusan (SMA & SMK).Dirjen Proses hilang 26.Pencatatan / pengagendaan Surat Keputusan (SMA&SMK).Staf Dirjen Proses hilang 27.Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK.Staf Bag TLK √ 28. Penomoran surat keterangan (SD & SMP), SK (SMA & SMK ) oleh Bagian TLK.Staf bag TLK Proses hilang 29.Pengiriman / penyerahan surat kepada pemohon.Satf Bag TLK √ 30.Pengagendaan / pengarsipan surat keluarStaf bag TLK √ Jumlah 15

117 Manfaat SebelumSetelahEfisiensi Jumlah Aktivitas Jumlah Aktivitas Manual 300 Lama Proses (hari)30525 Jumlah Kunjungan321 Jumlah Integrasi antar Unit 01 -

118 Uraian Reformasi Layanan DIKTI

119 RENCANA AKSITAHAPAN Reformasi Sistem Penyetaraan Ijazah PT Luar NegeriOperasional PDPT (Pangkalan Data Perguruan Tinggi)Pembangunan Reformasi Layanan DIKTI Telah/Sedang dikerjakan

120 Penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri

121 Rencana Reformasi Penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri (IJLN) Permasalahan : Masih lamanya penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri Sasaran : Terbentuknya sistem penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka Permasalahan : Masih lamanya penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri Sasaran : Terbentuknya sistem penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) Lama proses penyetaraan Ijajah PT LN (miinggu) 41* KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedia dan beroperasinya sistem penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri * Untuk PT dan Prodi sudah pernah disetarakan akan selesai dalam waktu 2 hari kerja.

122 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1 Identifikasi proses penyeteraan ijazah luar negeri saat ini A1.2 Evaluasi, Perancangan ulang dan penyederhanaan proses penyeteraan ijazah luar negeri A1.3 Penentuan kebutuhan teknologi untuk peningkatan kecepatan, jangkauan dan akurasi penyeteraan ijazah luar negeri A1.4 Penentuan beban kerja dan kualifikasi SDM untuk tiap tahap prosespenyeteraan ijazah luar negeri A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses penyeteraan ijazah luar negeri dan pelaksananya A1.6 Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan Pedoman penyeteraan ijazah luar negeri A1.8 Pengembangan sistem informasi penyeteraan ijazah luar negeri A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan reformasi penyeteraan ijazah luar negeri A1.10Penentuan Standar Layanan Minimum A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem

123 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi proses penyetaraan ijazah luar negeri dalam rangka mendukung pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang reformasi proses penyeteraan ijazah luar negeri A2.3 Sosialisasi tentang sistem informasi pengelolaan penyeteraan ijazah luar negeri A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM A2.5 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6 Instalasi sistem hasil rancangan dan pengembangan, termasuk pengadaan dan instalasi perangkat keras A2.7 Implementasi sistem informasi pengelolaanpenyeteraan ijazah luar negeri A2.8 Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem informasi pengelolaanpenyeteraan ijazah luar negeri A2.9Uji coba sistem informasi pengelolaanpenyeteraan ijazah luar negeri A2.10Operasional sistem informasi pengelolaanpenyeteraan ijazah luar negeri Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

124 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal serta kinerja organisasi dan individu A3.2 Pengukuran ketercapaian standar layanan penyeteraan ijazah luar negeri dan evaluasinya A3.3 Penyesuaian standar layanan penyeteraan ijazah luar negeri A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal terkait penyeteraan ijazah luar negeri Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

125 Proses Saat Ini

126 Proses Saat ini (Lanjutan)

127 Permasalahan  Lamanya proses penyetaraan ijazah perguruan tinggi luar negeri  Volume pekerjaan yang tinggi  Kadangkala Pemohon datang dalam waktu yang bersamaan sehingga dari segi waktu menunggu untuk dilayani menjadi lebih lama  Kurangnya SDM ( hanya ada 2 orang operator dan 1 orang akhir tahun 2010 pensiun)  Berkas tidak lengkap dan harus menunggu kelengkapan dari pemohon.  SK Penyetaraan yang sudah selesai tidak segera diambil Pemohon, sehingga menumpuk dan dikhawatirkan dapat tercecer.  Proses penilaian berkas yang masuk dilakukan setiap 1 bulan sehingga memperpanjang waktu proses penyetaraan IJLN

128 Pengusul Penyerahan Berkas Verifikasi Data Lengkap Keluar berita acara Pembuatan SK Verifikasi Pengesahan SK Tempel Foto Pembuatan SK Verifikasi Kasubdit/Kasie Pengesahan SK Tempel Foto Legalisir Fotocopy, Cap Legal, Cap Diknas Tim Penilai Perbulan 4 kali setiap hari sabtu Legalisir Tidak lengkap Aplikasi via web 1 Cap Kasubdit manapun Web ada Tidak ada di web Proses Hasil Reformasi Penyetaraan IJLN

129 Hasil Reformasi Sebelum reformasi semua proses penyetaraan IJLN berlangsung 2 bulan sekali, namun setelah reformasi :  Setiap penyetaraan Ijazah yang PT dan Prodi sudah pernah disetarakan akan selesai dalam waktu 2 hari kerja.  Untuk penyetaraan Ijazah yang PT dan Prodi belum pernah disetarakan akan selesai dalam waktu 7 hari.  Berkas usul masuk rata-rata 200 berkas/bulan  Pemroses di Bagian Penyetaraan Ijazah Perguruan Tinggi Luar Negeri terdiri dari:  1 orang Kepala Subdit  1 orang Kepala Seksi  2 orang pemroses  Proses penilaian berkas dilakukan tiap satu minggu sekali, sehingga waktu proses penyelesain pennyetaraan IJLN menjadi lebih cepat.

130 Manfaat SebelumSetelahEfisiensi Jumlah Aktivitas Manual Lama Proses (minggu) 413

131 Uraian Reformasi Layanan PMPTK

132 RENCANA AKSITAHAPAN Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi GuruPembangunan Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Tenaga Fungsional LainnyaPembangunan Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Tenaga AdministrasiPembangunan Reformasi Sistem Peningkatan Kualifikasi PTK (Pemberian Bantuan Subsidi - Guru, Pengawas dan PTK-PNF) Perencanaan Reformasi Sistem Pensertifikasian GuruPembangunan Pengembangan sistem proses inpassing guru bukan PNSOperasional Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja PTK (guru, kepala sekolah, pengawas)- Pengembangan Sistem Penghitungan Angka Kredit Guru (SIMPAKGU)- Pengembangan Sistem Peningkatan kompetensi PTK berkelanjutan melalui KKG/MGMP/MKKS/ MKPS/KKPS/KKKS - Publikasi online database trainer peningkatan kompetensi kepala sekolah dan pengawas Implementasi Reformasi Layanan PMPTK Telah/Sedang dikerjakan

133 RENCANA AKSITAHAPAN Pengembangan sistem uji kompetensi PTK-PNFSosialisasi Peningkatan mutu PTK-PNF melalui dana pembantuan pada SKB kab/kotaPembangunan Pengembangan Sistem NUPTKPembangunan Penyediaan dan Pendistribusian Guru- Pengembangan Sistem Pemilihan PTK berprestasi- Perlindungan dan Bantuan HukumTerhadap Profesi PTKPerencanaan Publikasi Pemberian insentif tutor PAUD, honor TLD dan FDISosialisasi Publikasi SK Penyaluran Subsidi Tunjangan Fungsional, Khusus, ProfesiOperasional Reformasi Layanan PMPTK Telah/Sedang dikerjakan

134 Inpassing Guru Bukan PNS

135 Rencana Reformasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS Permasalahan : Masih lamanya proses Inpassing Guru Bukan PNS Sasaran : Terbentuknya sistem Inpasing Guru bukan PNS yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka Permasalahan : Masih lamanya proses Inpassing Guru Bukan PNS Sasaran : Terbentuknya sistem Inpasing Guru bukan PNS yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) Lama proses Inpassing Guru Bukan PNS (hari) Tingkat keakurasian proses Inpassing Guru bukan PNS (%) KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedianya pedoman sistem Inpassing Guru Bukan PNS  Tersedia dan beroperasinya sistem sistem Inpassing Guru Bukan PNS  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem sistem Inpassing Guru Bukan PNS  Tersedianya operator sistem Inpassing Guru Bukan PNS

136 Tahapan Pelaksanaan Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1Identifikasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS A1.2Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan Sistem Inpassing Guru Bukan PNS A1.3Penentuan Kebutuhan Teknologi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses Inpassing Guru Bukan PNS A1.5Penentuan indikator kinerja tiap proses Inpassing Guru Bukan PNS dan pelaksananya A1.6Penentuan tata nilai yang terkait A1.7 Penyusunan manual pengoperasian sistem informasi pengelolaan Inpassing Guru Bukan PNS A1.8Pembangunan sistem informasi Inpassing Guru Bukan PNS A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan Inpassing Guru Bukan PNS A1.10Penentuan Standar Layanan Minimumsistem Inpassing Guru Bukan PNS A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi

137 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem Inpassing Guru Bukan PNS dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2Sosialisasi tentang peningkatan sistem Inpassing Guru Bukan PNS A2.3 Sosialisasi tentang sistem informasi Inpassing Guru Bukan PNS A2.4Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM A2.5Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6Implementasi sistem informasi Inpassing Guru Bukan PNS A2.7Inisialisasi Data sistem informasi Inpassing Guru Bukan PNS A2.8Peningkatkan kapabilitas SDM pemrosesInpassing Guru Bukan PNS A2.9Uji coba sistem informasi Inpassing Guru Bukan PNS A2.10Operasional istem informasi Inpassing Guru Bukan PNS Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

138 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1 Penyusunan instrumen pengukuran dan evaluasi A3.2 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal serta kinerja organisasi dan individu A3.3 Penyesuaian standar layanan inpassing guru bukan PNS A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal terkait inpassing guru bukan PNS Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

139 139 Identifikasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS Saat Ini

140 •Belum dapat ditentukan waktu yang diperlukan mulai dari berkas masuk sampai SK terbit •Banyak berkas yang masuk tidak memenuhi syarat •Berkas masuk rata-rata 100 per hari •Proses penilaian berkas memerlukan waktu PROSES •Belum ada komunikasi data timbal balik antara Dit Prodik dan Biro Kepegawaian yang menggunakan teknologi internet •Belum ada informasi kepada guru tentang posisi berkas guru ybs. DATA/ INFORMASI 140 Permasalahan

141 Permasalahan (Lanjutan) 141 •Belum ada kesepahaman tentang penilaian berkas •Banyak Dinas Pendidikan yang belum memahami proses dan persyaratan inpassing •Banyak berkas yang harus dikembalikan ORG/ BIROKRASI •Diperlukan SDM untuk entri data (tidak diperlukan lagi jika sdh online) •Masih rendahnya kualitas SDM terhadap pemahaman program inpassing guru SDM

142 142 On-line Proses Hasil Reformasi Sistem Inpassing Guru Bukan PNS

143 Hasil Reformasi AktivitasSebelumSesudah Pendaftaran-Online oleh guru Persyaratan Banyak berkas yang diterima tidak memenuhi syarat Guru yang tidak memenuhi syarat tidak bisa lanjut online Entri dataOleh Dit ProdikOleh guru melalui online Verifikasi berkas Oleh Dit Prodik menggunakan aplikasi intranet Surat pengantar pengembalian berkas yang tidak memenuhi syarat Konsep surat dibuat manual Konsep surat dicetak dari aplikasi Pengiriman data ke Biro Kepegawaian Berkas guru dikirim berikut file dalam format excel Berkas dikirim, data diambil via internet Cek posisi berkasGuru bertanya via teleponGuru cek via internet Cek SKGuru bertanya via teleponGuru cek via internet 143

144 Kriteria Keberhasilan  Tersedianya prosedur kerja  Tersedia dan beroperasinya sistem informasi pengolahan berkas inpasssing guru bukan PNS  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan inpasssing guru bukan PNS  Berkurangnya berkas yang dikembalikan ke guru  Berkurangnya proses entri data berkas inpassing oleh staf Dit Prodik  Berkurangnya guru yang datang langsung untuk menanyakan hasil inpassing 144

145 NO.PROSESPELAKSANAKETERANGANKOMPUTERISASI 1.Melakukan sosialisasi inpassing guru bukan PNSPMPTK 2.Melakukan sosialisasi Inpassing kepada guru bukan PNSKab/Kota 3.Sekolah mekakukan sosialisasi kepada guruSekolah √ 4.Pendaftaran Inpassing secara online dan cetak hasil pendaftaranSekolah 5.Cetakan hasil pendaftaran dan berkas dikirim ke DinasSekolah 6.Meneliti berkasProv/Kab/Kota 7.Mengirim ke Dit. ProdikProv/Kab/Kota 8.Pemberkasan ulangSekolah/Guru 9.Seleksi BerkasPMPTK 10.Kirim berkas kembali ke guruPMPTK √ 11.Melaksanakan penilaian berkasPMPTK 12.Mengusulkan penerbitan SK ke Biro KepegawaianPMPTK 13.Verifikasi penilaian berkasBiro Kepegawaian 14.Kirim berkas kembali ke guru setelah verifikasiBiro Kepegawaian √ 15.Menerbitkan SKBiro Kepegawaian 16.Mengirimkan SKBiro Kepegawaian 17. a.Salinan SK Inpassing untuk melakukan penyesuaian tunjangan profesi b.Mengarsipkan salinan SKPMPTK 18.Mendata guru penerima SK dan mengirimkan SK ke guruProv/Kab/Kota 19.Sekolah menyerahkan SK Inpassing kepada guru yang bersangkutanSekolah 20.Report SK OnlinePMPTK Proses ditambahkan √ Jumlah 14 Simplifikasi Proses

146 Manfaat SebelumSetelahEfisiensi Jumlah Aktifitas Manual (hari) Jumlah Kunjungan (oleh dinas) 11-

147 Sistem NUPTK Online

148 Rencana Reformasi Sistem Pemberian NUPTK Permasalahan : Masih lamanya proses pemberian NUPTK kepada Pendidik dan Tenaga Kependidikan Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian NUPTK yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka Permasalahan : Masih lamanya proses pemberian NUPTK kepada Pendidik dan Tenaga Kependidikan Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian NUPTK yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) Lama proses pemberian NUPTK (hari) Tingkat keakurasian proses pemberian NUPTK (%) KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedianya pedoman pemberian NUPTK  Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian NUPTK (aplikasi NUPTK)  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian NUPTK  Tersedianya operator NUPTK yang profesional (bersertifikat)

149 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1Identifikasi sistem pemberian NUPTK saat ini A1.2Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian NUPTK A1.3Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pemberian NUPTK saat ini A1.4Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian NUPTK A1.5Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian NUPTK A1.6Penentuan tata nilai yang terkait A1.7Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian NUPTK A1.8Pembangunan sistem pemberian NUPTK A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian NUPTK A1.10Penentuan Standar Layanan Minimum A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem

150 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian NUPTK A2.2Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian NUPTK A2.3 Sosialisasi tentang sistem pemberian NUPTK A2.4Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi PTK dan PNF A2.5Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6Instalasi sistem pemberian NUPTK A2.7Inisialisasi Data sistem pemberian NUPTK A2.8Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem pemberian NUPTK A2.9Uji coba sistem pemberian NUPTK A2.10Operasional sistem pemberian NUPTK Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

151 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1Penyusunan instrumen pengukuran dan evaluasi serta pedomannya A3.2 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal serta kinerja organisasi dan biodata PTK dalam rangka pemberian NUPTK A3.3Pengukuran dan Evaluasi Tenaga Operator di Kab/Kota dan LPMP A3.4Penyusunan laporan hasil evaluasi dampak Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

152 Proses Pemberian NUPTK saat ini SekolahDinas Kab/KotaLPMP / Dinas ProvSes Ditjen PMPTKMasyarakat Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pengecekan Instrumen Pencatatan per jenjang sekolah Penyampaian berkas dan CD kepada kepala LPMP Pendelegasian ke Kasi PSI dan Tenaga Operator Pendataan Disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses Pengentrian data Instrumen Oleh Tenaga Operator Pengentrian data Instrumen Oleh Tenaga Operator Disposisi Kabag kepada Kasubag Data Pengisian Instrumen PTK PNF DataBase PTK Khusus Kab/Kota DataBase PTK Khusus Provinsi Verifikasi dan Validasi Data oleh Operator Pendataan Penyampaian CD kepada kepala SubBag Data dan Informasi Proses Generate NUPTK oleh Operator Pendataan Publikasi ke Web PMPTK DataBase PTK Khusus Nasional Peta Data Provinsi 1. Pemenuhan Kebutuhan Guru 2. Rekapitulasi Data PTK 3. Peta Kebutuhan Guru 1. Pemenuhan Kebutuhan Guru 2. Rekapitulasi Data PTK 3. Peta Kebutuhan Guru 4. Peta Mismatch Store Data

153 Keperluan Analisa Data NUPTK adalah : 1.Mendukung perencanaan program yang berkaitan dengan Peningkatan Mutu dan Kesejahteraan PTK (Pendidik dan Tenaga Kependidikan), 2.Sebagai bahan analisis pemenuhan Kebutuhan PTK, 3.Mendokumentasikan Data seluruh PTK yang pernah mengikuti Program-program PMPTK, 4.Memudahkan Dinas Pendidikan dalam menyaring data PTK untuk diusulkan dalam mengikuti Program PMPTK sesuai kriteria yang ditetapkan (sertifikasi, peningkatan kompetensi, PPB) 5.Pengendalian penyaluran tunjangan profesi, tunjangan fungsional, tunjangan khusus dan tunjangan maslahat lainnya Proses Saat Ini

154 Kondisi Saat Ini Dari evaluasi terhadap proses pendataan PTK yang dilaksanakan sejak tahun , ditemukan hal-hal sebagai berikut : • Proses pendataan PTK cenderung hanya menambah kuantitas, tidak diikuti dengan peningkatan kualitas data. • Proses updating data masih menggunakan aplikasi SIMNUPTK yang basisnya stand-alone dan offline, sehingga menjadi berat disisi manajemen data dan data tidak realtime • Proses pendataan yang menggunakan aplikasi SIMNUPTK Offline, mengakibatkan proses mutasi data PTK menjadi sangat lama dan tidak efisien. • Pemberian NUPTK tidak efisien dari segi proses, waktu maupun pemanfaatan SDM. • Operator di daerah membutuhkan kecepatan layanan dalam penerbitan NUPTK

155 Permasalahan • Tidak ada identitas unik bagi PTK, sehingga banyak ditemukan double counting. • Data double counting mengakibatkan tidak meratanya pembinaan/pemberian tunjangan. • Komponen data yang dijaring dalam kuesioner data PTK tidak mengakomodasi seluruh kebutuhan data untuk peningkatan mutu PTK.

156 Proses Hasil Reformasi NUPTK SekolahDinas Kab/Kota LPMP / Dinas Prov Ses Ditjen PMPTKMasyarakat / PTK Pengecekan Data PTK Validasi Data Pengecekan Data PTK dan Entri Data Pengisian Instrumen Upload Data Pendidik Publikasi ke Web PMPTK DataBase PTK Khusus Nasional 1. Analisis Data Guru 2. Rekapitulasi Data PTK 3. Peta Kebutuhan Guru 1. Pemenuhan Kebutuhan Guru 2. Rekapitulasi Data PTK 3. Peta Kebutuhan Guru 4. Peta Mismatch Mulai Entry Data / Online Verifikasi dan Validasi Data Lengkap ? YA TDK YA rasional ? diterima Proses Generate Crosscheck Data atau Download ke PMPTK TDK YA Download Data PTK Komplain ? TDK YA

157 NO.PROSESPELAKSANAKETERANGANKOMPUTERISASI 1.Download data PTKSekolah √ 2.Entry data onlineSekolah √ 3.Pengisian instrumenSekolah 4.Upload data pendidikSekolah 5.Pengecekan data PTK dan Entri dataDinas Kab/Kota 6.Validasi dataDinas Kab/Kota 7.Pengecekan data PTKLPMP/Dinas Prov 8.Verifikasi dan Validasi dataLPMP/Dinas Prov 9.Crosscheck Data atau Download ke PMPTKLPMP/Dinas Prov √ 10.Proses GenerateSes Ditjen PMPTK √ 11.Publikasi ke web PMPTKSes Ditjen PMPTK √ 12.Pencatatan per jenjang sekolahDinas Kab/Kota 13.Disposisi Kabag kepada Kasubag DataDinas Kab/Kota √ 14.Disposisi dari Kasubag kepada staf oemrosesDinas Kab/Kota √ 15.Penyampaian berkas dan CD kepada kepala LPMPLPMP/Dinas Prov √ 16.Pendelegasian ke Kasi PSI dan tenaga operator pendataanLPMP/Dinas Prov 17.Penyampaian CD kepada kepala SubBag Data dan InformasiSes Ditjen PMPTK 20.Jumlah 8 Simplifikasi Proses

158 Manfaat SebelumSetelahEfisiensi Jumlah Aktivitas Manual 1798 Lama Proses (hari)2 bulan2 hari 1 bulan, 28 hari Jumlah Kunjungan20-

159 Uraian Reformasi Layanan PNFI

160 RENCANA AKSITAHAPAN Reformasi Sistem Perijinan Lembaga Non Formal a. Perijinan Lembaga KursusOperasional b. PKBMSosialisasi c. PAUDPerencanaan Reformasi Layanan PNFI Telah/Sedang dikerjakan

161 Perijinan Lembaga Kursus

162 Rencana Reformasi Sistem Perijinan Lembaga Kursus  Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian izin kursus  Sasaran : Terbentuknya sistem pemberian izin kursus yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka  Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian izin kursus  Sasaran : Terbentuknya sistem pemberian izin kursus yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) Lama proses pemberian izin kursus (minggu) Tingkat keakurasian proses pemberian izin kursus (%) KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi izin kursus  Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi izin kursus  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian izin kursus

163 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1Identifikasi sistem pemberian izin kursus A1.2Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian izin kursus A1.3Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pemberian izin kursus A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian izin kursus A1.5Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian izin kursus A1.6Penentuan tata nilai yang terkait A1.7Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian izin kursus A1.8Pembangunan sistem pemberian izin kursus A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian izin kursus A1.10Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pemberian izin kursus A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem

164 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian izin kursus A2.2Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian izin kursus A2.3 Sosialisasi tentang sistem pemberian izin kursus A2.4Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem pemberian izin kursus A2.5Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6Instalasi sistem pemberian izin kursus A2.7Inisialisasi Data sistem pemberian izin kursus A2.8Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem pemberian izin kursus A2.9Uji coba sistem pemberian izin kursus A2.10Operasional sistem pemberian izin kursus Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

165 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pemberian izin kursus A3.3Penyesuaian standar layanan pemberian izin kursus A3.4Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pemberian izin kursus Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

166 Identifikasi Sistem Perijinan Lembaga Kursus Saat Ini

167 Kondisi Saat Ini • Banyak aparat Dinas Pendidikan di daerah karena seringnya perombakan struktur organisasi, pergantian staf dan pejabat, kebingungan memberikan izin kursus dan pelatihan karena tidak memiliki dokumen acuan perizinan kursus dan pelatihan • Data lembaga kursus dan pelatihan selalu berubah-ubah karena banyaknya masyarakat yang mendirikan lembaga kursus dan pelatihan tanpa izin dan tidak jelas program yang diselenggarakan, kompetensi fasilitator dan fasilitas belajar yang dimiliki sehingga merugikan masyarakat. • Keluhan dari masyarakat tentang lamanya proses perijinan di Dinas Pendidikan Kabupaten/kota, yaitu kurang lebih membutuhkan waktu 2 – 4 Bulan belum termasuk pengajuan NILEK ke Dinas Pendidikan Provinsi yang pengiriman berkas masih manual dan membutuhkan waktu 1-2 minggu • Keluhan dari masyarakat tenteng proses penyebaran Informasi dan Kebijakan Direktorat Pembinaan Kursus dan Pelatihan yang masih terbatas dan belum bisa diakses masyarakat secara cepat dan luas karena masih menggunakan sistem manual, yaitu melalui sosialisasi, pertemuan- pertemuan, dan kegiatan-kegiatan.

168 Permasalahan Teknis :  Beberapa kabupaten/kota belum siap dengan sistem online (sarana-prasarana, SDM, listrik, dsb);  Tingginya tingkat pergantian pejabat di daerah, sehingga pemahaman beberapa kabupaten/kota tentang sistem pendataan, perizinan, dan informasi kursus tidak dimengerti; Sistem (aplikasi):  Perkembangan databased kursus yang cepat memerlukan coding system yang cukup rumit karena sering terjadi perubahan;  Sistem pengawasan (control system) layanan informasi online membutuhkan pengawasan yang ketat.

169 Peme- rintah KURSUS MASYA- RAKAT DUDI • Program Kursus • Kebutuhan Masyarakat • Kualifikasi kursus • Tuntutan DUDI •Tenaga siap kerja •Kebutuhan jabatan kerja, lowongan kerja • ORGANISASI MITRA • KONSORSIUM Konsep Pengembangan Sistem Perijinan Lembaga Kursus Semua komponen perlu difasilitasi informasinya

170 Petugas Ijin online LEMBAGA KURSUS DINAS KAB/KOTA Petugas Ijin online DINAS PROVINSI Petugas Ijin online DIREKTORAT BINSUSKEL AJUKAN IZIN Izin online NILEK online Management Reformasi Sistem Perijinan Lembaga Kursus

171 Proses Hasil Reformasi Perijinan Lembaga Kursus

172 NO.PROSESPELAKSANAKETERANGAN KOMPUTERISA SI 1.Penyiapan berkas ijin kursusPemohon/LKP 2.Pengiriman berkas ijin kursusPemohon/LKP 3.Penerimaan Berkas Ijin KursusDisdik Kabupaten/Kota 4.Verifikasi BerkasDisdik Kabupaten/Kota 5. Pembuatan surat pemberitahuan dan pengembalian berkas Disdik Kabupaten/Kota 6.Penyiapan verifikasi lapanganDisdik Kabupaten/Kota 7. Pengembalian berkas ijin kursus hasil verifikasi berkas Disdik Kabupaten/Kota 8.Entry data kursus (online)Disdik Kabupaten/Kota Proses ditambahkan √ 9.Uji PublikDisdik Kabupaten/Kota Proses ditambahkan √ 10. Pengembalian Berkas Ijin Kursus hasil verifikasi lapangan Disdik Kabupaten/KotaProses Hilang 11.Penerbitan Surat Ijin OperasionalDisdik Kabupaten/Kota 12.Pengiriman Surat Ijin OperasionalDisdik Kabupaten/Kota 13.Penerimaan NILEK (Manual)Disdik Propinsi 14.Verifikasi Berkas NILEKDisdik Propinsi 15.Penerbitan NILEK secara onlineDisdik Propinsi√ Laporan NILEK secara onlineDit. Binsuske/Kemdiknas√ Jumlah4 Simplifikasi Proses

173 Manfaat SebelumSetelahEfisiensi Lama Proses (hari)2 – 4 bulanMax 1,5 bulan0,5 - 2,5 bulan Jumlah Integrasi antar Satker 0 3 (Disdik Kab/Kota, Disdik Prov, Dit.Binsuskel) 24 Jumlah Kunjungan Website 11 Jumlah Berkas Januari: 6565 Februari: Maret: April: Mei: Juni : Uji Publik1 bulan2 minggu

174 Perijinan PKBM (Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat)

175 Rencana Reformasi Perijinan PKBM  Permasalahan: Masih belum adanya proses pendataan dan penerbitan NILEM PKBM  Sasaran : Terbentuknya sistem pendataan dan penerbitan NILEM PKBM  Permasalahan: Masih belum adanya proses pendataan dan penerbitan NILEM PKBM  Sasaran : Terbentuknya sistem pendataan dan penerbitan NILEM PKBM KPI Baseline (2009) Lama proses pendataan dan penerbitan NILEM PKBM (bulan) Tingkat keakurasian proses pendataan&penerbitan NILEM PKBM (%) KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedianya pedoman pendataan dan penerbitan NILEM PKBM  Tersedia dan beroperasinya sistem pendataan dan penerbitan NILEM PKBM  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pendataan dan penerbitan NILEM PKBM

176 Tujuan Pelaksanaan Penerapan NILEM PKBM online bertujuan: 1. Memberikan nomor induk kepada PKBM yang memenuhi persyaratan sebagai bentuk legitimasi dari pemerintah. 2. Mengetahui data PKBM secara cepat, tepat, dan akurat. 3. Memotivasi pengelola PKBM agar tertib administrasi dan bersedia melengkapi syarat-syarat kelembagaan sesuai aturan yang ditetapkan. 4. Mencegah adanya PKBM yang melaksanankan program temporer, yaitu adanya PKBM baru ketika ada bantuan dari pemerintah. 5. Meningkatkan tatakelola, akuntabilitas dan pencitraan publik melalui transparansi informasi secara online

177 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1Identifikasi sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.3Penentuan Kebutuhan Teknologi sistempendataan dan penerbitan NILEM A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pendataan dan penerbitan NILEM A1.5Penentuan indikator kinerja tiap proses pendataan dan penerbitan NILEM A1.6Penentuan tata nilai yang terkait A1.7Penyusunan manual pengoperasian sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.8Pembangunan sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.10Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pendataan dan penerbitan NILEM A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem

178 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.2Sosialisasi tentang peningkatan sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.3 Sosialisasi tentang sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.5Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6Instalasi sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.7Inisialisasi Data sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.8Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.9Uji coba sistem pendataan dan penerbitan NILEM A2.10Operasional sistem pendataan dan penerbitan NILEM Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

179 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pendataan dan penerbitan NILEM A3.3Penyesuaian standar layanan pendataan dan penerbitan NILEM A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pendataan dan penerbitan NILEM Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

180 Permasalahan 1.Petugas entry data terkendala dalam mengakses jaringan website secara cepat, karena signal yang tidak stabil. 2.Terdapat beberapa PKBM yang belum menyetor form instrument NILEM pada Dinas pendidikan Kabupaten/Kota. 3.Adanya petugas entry data yang masih belum menyadari pentingnya update, kelengkapan dan detail data, sehingga ketika melihat banyak data yang harus dientry-kan mereka sudah malas terlebih dahulu 4.Masih Banyaknya data PKBM yang belum lengkap walau sudah berkali-kali diminta

181 Proses Hasil Reformasi Pendataan PKBM Direktorat Dikmas Dinas Pendidikan Provinsi Entry data, menerbitkan NILEM PKBM, up date data Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota Verifikasi data dan berkas, penerbitan rekomendasi, mengirim dokumen instrumen NILEM ke Dinas Pendidikan Provinsi. PKBM Menyiapkan berkas data-data, mengisi instrumen dan melampirkan kelengkapan dokumen lembaga, seperti: akta pendirian izin operasional lembaga PKBM, dan mengajukan ke Dinas Pendidikan Kab./Kota Menerbitkan pedoman, menyediakan instrumen, menyediakan sistem, fasilitas operasional, pengendali data lembaga PKBM secara nasional dan melatih petugas entry data di Dinas Pendidikan Provinsi

182 Manfaat SebelumSetelahEfisiensi Lama Proses (hari) 2 bulan2 hari 1 bulan, 28 hari Jumlah Kunjungan Website 1 x

183 Uraian Reformasi Layanan Setjen

184 RENCANA AKSITAHAPAN Reformasi Sistem Penyaluran Beasiswa UnggulanOperasional Reformasi Ijin Perjalanan DinasOperasional Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi DosenImplementasi Pengembangan Modul Materi Pembelajaran Berbasis TIKOperasional Penerimaan CPNS onlinePembangunan Pengembangan Pusat Layanan Prima Pendidikan NasionalOperasional Call centerImplementasi Peningkatan Sistem Pendokumentasian dan Layanan Informasi Perundang- undangan bidang pendidikan Perencanaan Peningkatan Sistem Layanan Fasilitasi Bantuan HukumPerencanaan Reformasi Layanan Setjen Telah/Sedang dikerjakan

185 Beasiswa Unggulan

186 Rencana Reformasi Pengembangan Submission System dan Document Management System (DoMS)  Permasalahan :  Kurangnya informasi yang dapat diserap publik mengenai Program Beasiswa Unggulan  Pendaftaran manual tidak efektif  Tidak adanya backup data secara digital, sehingga proses pengambilan keputusan seleksi menjadi lebih lama  Dokumentasi administrasi keuangan masih sangat belum optimal  Sasaran :  Terbentuknya sistem yang mampu menampilkan informasi kegiatan yang sudah/ akan dilaksanakan Program Beasiswa Unggulan  Terbentuknya sistem yang saling terintegrasi antara data & dokumen pelamar, data & dokumen penerima beasiswa unggulan, data & dokumen akademik mahasiswa, data & dokumen administrasi keuangan.  Permasalahan :  Kurangnya informasi yang dapat diserap publik mengenai Program Beasiswa Unggulan  Pendaftaran manual tidak efektif  Tidak adanya backup data secara digital, sehingga proses pengambilan keputusan seleksi menjadi lebih lama  Dokumentasi administrasi keuangan masih sangat belum optimal  Sasaran :  Terbentuknya sistem yang mampu menampilkan informasi kegiatan yang sudah/ akan dilaksanakan Program Beasiswa Unggulan  Terbentuknya sistem yang saling terintegrasi antara data & dokumen pelamar, data & dokumen penerima beasiswa unggulan, data & dokumen akademik mahasiswa, data & dokumen administrasi keuangan. KPI Baseline (2009) Banyaknya Tahapan Layanan Tingkat Keahurasian Proses Layanan

187 Rencana Reformasi Pengembangan Submission System dan Document Management System (DoMS) Kriteria Keberhasilan :  Tersedianya sistem yang informatif  Tersedianya sistem portal yang up to date  Tersedianya sistem yang mudah dikelola oleh siapa saja yang berhak mengakses sistem sesuai dengan ketentuan tim Beasiswa Unggulan  Tersedia dan beroprasinya sistem pendaftaran online beasiswa unggulan & P3SWOT  Tersedia dan beroprasinya sistem penunjang keputusan seleksi penerimaan beasiswa unggulan  Tersedia dan beroprasinya sistem evaluasi laporan akademik mahasiswa penerima beasiswa unggulan  Tersedia dan beroprasinya sistem administrasi keuanganTersedia dan beroprasinya sistem pendataan alumni  Waktu yang dibutuhkan dalam pemrosesan penerimaan beasiswa uggulan semakin cepat  Tersedianya sistem yang saling terintegrasi  Tersedianya sistem keuangan yang up to date

188 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktifitas A1.1Identifikasi Submission System & DoMS saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan Submission System & DoMS A1.3Penentuan kebutuhan teknologi Submission System & DoMS A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahapan proses Submission System & DoMS A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses Submission System & DoMS A1.6Penentuan tata nilai yang terkait A1.7Penyusunan manual pengoperasian Submission System & DoMS A1.8Pembangunan Submission System & DoMS A1.9Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk pelaksanaan pengembangan Submission System & DoMS A1.10Penentuan standar layanan minimum Submission System & DoMS A1.11Internalisasi dan aktualisasi Visi, Misi dan Strategi Tahap 1. Penataan Pembangunan Sistem Telah / sedang dilaksanakan

189 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktifitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan Submission System & DoMS dengan pencapaian visi, misi dan strategi organisasi A2.2Sosialisasi tentang peningkatan Submission System & DoMS A2.3Sosialisasi tentang Submission System & DoMS A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM Submission System & DoMS A2.5Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6Instalasi Submission System & DoMS A2.7Inisialisasi data Submission System & DoMS A2.8Penyediaan SDM dan prosedur kerja submission System & DoMS A2.9Uji coba Submission System & DoMS A2.10Operasional Submission System & DoMS Tahap 2. Sosialisasi dan Implementasi Telah / sedang dilaksanakan

190 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktifitas A3.1Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan Submission System & DoMS A3.3Peenyesuaian standar layanan Submission System & DoMS A3.4Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal Submission System & DoMS Tahap 3. Pengukuran Dampak Reformasi Telah / sedang dilaksanakan

191 Proses Submission System & DoMS Saat Ini

192 Proses Submission System & DoMS Saat Ini (Lanjutan)

193

194 Kondisi Saat Ini  Untuk mengetahui informasi mengenai Program Beasiswa Unggulan, calon pelamar harus datang langsung k kantor sekretariat Program Beasiswa Unggulan  Dalam waktu 1 minggu, selalu ada berita / kegiatan yang dapat diinformasikan ke publik  Pemroses informasi ke dalam sistem hanya dilakukan oleh administrator saja atau orang yang memiliki pengetahuan di bidang pemrograman web  Kondisi server yang dipakai tidak mampu mendukung kelancaran dan kecepatan sistem memproses data

195 Kondisi Saat Ini (Lanjutan)  Sistem pendaftaran masih dilakukan secara konvensional  Rata-rata calon pelamar yang datang dalam satu hari sebanyak 10 orang baik perorangan atau perwakilan perguruan tinggi  Calon pelamar yang datang tidak hanya berasal dari Perguruan Tinggi di Pulau Jawa melainkan juga di Luar Pulau Jawa, seperti Universitas Halualeo  Pelamar wajib datang secara langsung ke kantor sekretariat untuk melakukan pendaftaran Beasiswa Unggulan atau beasiswa P3SWOT  Pelamar wajib membawa hard copy kelengkapan berkas pendaftaran

196 Kondisi Saat Ini (Lanjutan)  Pemroses Program Beasiswa Unggulan terdiri dari:  1 Orang Koordinator Beasiswa Unggulan  8 Orang Staff Beasiswa Unggulan  Belum diterapkannya sistem evaluasi akademik penerima beasiswa secara optimal.  Sistem seleksi juga masih dilakukan secara manual.  Pendataan administrasi keuangan / pembayaran beasiswa masih sangat manual.  Belum adanya tempat yang dapat menampung berkas akhir alumni penerima Beasiswa Unggulan.

197 Permasalahan  Banyaknya informasi yang tidak dapat ditangani dengan baik.  Banyak informasi yang terlambat dipublikasi.  Orang yang tidak memiliki keahlian dalam pemrograman web tidak dapat menambahkan konten sistem portal.  Keadaan server (hosting) mengakibatkan keterbatasan konten yang dapat di-upload

198 Permasalahan (Lanjutan)  Banyaknya calon pelamar yang datang untuk mendaftar Program Beasiswa Unggulan secara konvensional, mengakibatkan terhambatnya proses penerimaan Program Beasiswa Unggulan  Sistem yang konvensional mengakibatkan terjadinya penumpukan berkas calon pelamar.  Selain itu juga, banyak dokumen calon pelamar/pelamar yang rusak, terselip, atau hilang.  Sistem pendaftaran yang konvensional sangat tidak efisien dari sisi waktu  Keterbatasan jarak calon pelamar dengan kantor sekretariat mengakibatkan  Kurangnya dokumentasi data laporan akademik mahasiswa penerima Beasiswa Unggulan.

199 Reformasi Submission System (SS) & Document Management System (DoMS) Submit Data & Doc ICT  Identifikasi  Penyederhanaan  Reduksi Error Manusia  Percepatan  Integrasi Proses  Standarisasi Data  Transaksi Elektronis  Workflow  Monitoring Kinerja  Deployment  Sosialisasi  Pengisian data Awal  Pelatihan Imple ment BPR Proses Submit Data & Doc Sistem Informasi E-Layanan SS & DoMS

200 Evaluasi & Rekayasa Ulang Proses

201 Evaluasi & Rekayasa Ulang Proses (Lanjutan)

202

203 Proses Hasil Reformasi

204 Proses Hasil Reformasi (Lanjutan)

205

206 Simplifikasi Proses NoProsesPelaksanaKeteranganKomputerisasi 1Tanya Informasi Beasiswa UnggulanCalon Penerima BUv 2Kirim Surat / Telp / / Fax Pemohonan BUCalon Penerima BUProses Hilang 3Jawab Surat / Telp / / Fax Pemohonan BU untuk Kelengkapan Berkas Sekretariat BUProses HIlang 4Mengirimkan Kelengkapan BerkasCalon Penerima BUv 5Cek Kelengkapan Berkas (IPK, TOEFL)Sekretariat BUv 6Distribusi DokumenSekretariat BUProses HIlang 7Disposisi Ka. Biro PKLNKa. Biro PKLN 8Disposisi KabagKabag 9Disposisi KasubagKasubag 10Proses DisposisiSekretariat BUProses Hilang 11Lakukan SeleksiSekretariat BUv 12Buat Berita Acara SeleksiSekretariat BUv 13Persetujuan Komite BUKa. Biro PKLN 14Buat Surat LulusSekretariat BUv 15Tanda Tangan Surat LulusKa. Biro PKLN 16Buat Surat Keputusan Penerimaan (SKP) & BAPSekretarian BUv 17Kirim BAPSekretariat BU 18Tanda Tangan BAPPenerima BU

207 Simplifikasi Proses NoProsesPelaksanaKeteranganKomputerisasi 19Penyerahan Kelengkapan Berkas No. Rekening & NPWPPenerima Buv 20Tanda tangan koordinatorKoordinator Sek. BU 21Tanda Tangan BAP oleh KasubagKasubag 22Paraf BAP oleh KabagKabag 13Tanda Tangan oleh Ka Biro PKLNKa. Biro PKLN 14Kirim SKP & BAPSekretariat BU 15SKP & BAPPenerima BU 16Buat SK Dana BUSekretariat BUv 17Pengiriman DanaSekretariat BU 18Terima UangPenerima BU 19Laporan AkademikPenerima BUv 20Evaluasi Laporan AkademikSekretariat BUv 21Buat Berita Acara EvaluasiSekretariat BUv 22Kirim Beruta Acara EvaluasiSekretariat BU 23Kirim Ijazah, Tanskrip Nilai, Abstrak, Testimonial PublikasiAlumniv 24Simpan Data AlumniSekretariat BUv

208 Manfaat * Jumlah Integrasi Antar Unit masih menunggu konfirmasi kesiapan database Pusat SebelumSetelahEfisiensi Jumlah Aktivitas Jumlah Aktivitas Manual Jumlah Kunjungan 413 Jumlah Integrasi Antar Unit 01-

209 Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)

210 Rencana Reformasi Perjalanan Dinas Luar Negeri  Permasalahan : Masih sulitnya pengiriman berkas perjalanan dinas luar negeri dan masih lamanya proses perjalanan dinas luar negeri  Sasaran : Terbentuknya suatu sistem yang dapat mengakomodasi perjalan dinas luar negeri di lingkungan kementerian pendidikan nasional  Permasalahan : Masih sulitnya pengiriman berkas perjalanan dinas luar negeri dan masih lamanya proses perjalanan dinas luar negeri  Sasaran : Terbentuknya suatu sistem yang dapat mengakomodasi perjalan dinas luar negeri di lingkungan kementerian pendidikan nasional KPI Baseline (2009) Lama proses penerbitan surat rekomendasi PDLN (hari) Tingkat keakurasian proses PDLN (%) KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi PDLN  Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi PDLN yang handal  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi PDLN di lingkungan kemdiknas

211 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1Identifikasi sistem pemberian rekomendasi perjalan dinas luar negeri saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.3 Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri saat ini A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.5 Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri dan pelaksananya A1.6 Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.8Pembangunan sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.10 Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem

212 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2 Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.3 Sosialisasi tentang sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.5Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru A2.6Instalasi sistem rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.7Inisialisasi Data sistem rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.8Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.9Uji coba sistem rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A2.10Operasional sistem rekomendasi perjalanan dinas luar negeri Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

213 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2 Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pemberian rekomendasi iperjalanan dinas luar negeri A3.3Penyesuaian standar layanan pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pemberian rekomendasi perjalanan dinas luar negeri Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

214 PemohonSub Bagian Kerjasama Luar Negeri Kepala Sub Bagian KLN Kepala Bagian KLNKepala Biro KLN Berkas dikirim dari Universitas Masuk ke Tata Usaha Biro PKLN Pencatatan di Tata Usaha PKLN Mendisposisikan surat Mendiposisikan surat Pemrosesan buat surat rekomendasi Proses PDLN Saat Ini Mendidispos ikan Surat Check dan Paraf Tandatangan Sekretariat Surat Rekomendasi dan Pengarsiapan Surat Rekomendasi PKLN

215 Kondisi Saat Ini -Berkas usul masuk rata-rata 500 berkas/bulan -Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :  Kepala Bagian  1 Kepala Subbagian  2 orang pemroses  1 orang pengagenda -Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. -Waktu penyelesaian rata-rata 3 hari setelah berkas diterima

216 Permasalahan • Layanan pemberian rekomendasi PDLN masih konvensional/dilakukan secara manual sehinga memerlukan kehadiran si pemohon; • Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga pemohon harus datang jauh-jauh dan kembali untuk melengkapinya.

217 Reformasi Rekomendasi Perjalanan Dinas Luar Negeri Proses Perjalanan Dinas Luar Negeri Proses PDLN (Reformed) Sistem Informasi BPR ICT Implem entasi e-Layanan Perjalanan Dinas LN • Identifikasi • Penyederhanaan • Reduksi error manusia • Percepatan • Integrasi proses • Standardisasi data • Transaksi elektronis • Workflow • Monitoring kinerja • Deployment • Sosialisasi • Pengisian data awal • Pelatihan

218 Pemohon Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri Kepala Sub Bagian KLNKepala Bagian KLNKepala Biro KLN Berkas dikirim dari Universitas Masuk ke Tata Usaha Biro PKLN Pencatatan di Tata Usaha PKLN Mendisposisikan surat Mendiposisikan surat Pemrosesan buat surat rekomendasi Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses PDLN Mendidisposikan Surat Check dan Paraf Tandatangan Sekretariat Surat Rekomendasi dan Pengarsiapan Surat Rekomendasi PKLN √ √ √√ √

219 Proses Hasil Reformasi PDLN

220 Simplifikasi Proses NO.PROSESPELAKSANAKETERANGANKOMPUTERISASI 1.Berkas dikirim dari UniversitasPemohon √ 2.Masuk ke Tata Usaha Biro PKLNStaf TU PKLN Proses Hilang 3.Didata dulu di TUStaf TU PKLN Proses Hilang 4.masuk ke Kepala Biro (Didisposisi)Kepala Biro Proses Hilang 5.Masuk Ke Kabag (didisposisi)Kepala Bagian Proses Hilang 6.Masuk Ke Kasubbag (di disposisi)Kepala Subbag Proses Hilang 7.Pemroses (staf) buat suratStaf KLN √ 8.Masuk Ke Kasubbag dicheck dan di ParafKepala Subbag √ 9.Masuk Ke Kabag di check dan di parafKepala Kabag √ 10.Masuk Sekretariat Kepala BiroSekretariat Biro 11.Tanda Tangan Kepala Biro.Kepala Biro 12.Surat RekomendasiStaf KLN 13Pengambiilan Surat RekomendasiPemohon √ Jumlah 55

221 Manfaat Sebelu m SetelahEfisiensi Jumlah Aktivitas1385 Jumlah Aktivitas Manual13310 Lama Proses (hari)13310 Jumlah Kunjungan312

222 Sistem Pengelolaan Mutasi Dosen

223 Rencana Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Dosen  Permasalahan : Masih lamanya proses mutasi dosen  Sasaran : Terbentuknya proses layanan mutasi dosen yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka  Permasalahan : Masih lamanya proses mutasi dosen  Sasaran : Terbentuknya proses layanan mutasi dosen yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka KPI Baseline (2009) Lama proses mutasi dosen internal Kemendiknas (bln) Tingkat keakurasian proses mutasi dosen (%) KRITERIA KEBERHASILAN :  Tersedianya pedoman mutasi dosen  Tersedia dan beroperasinya sistem informasi pengelolaan mutasi dosen yang handal  Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pengelolaan mutasi dosen

224 Tahapan Pelaksanaan Kode AktivitasUraian Aktivitas A1.1Identifikasi sistem pengelolaan mutasi dosen saat ini A1.2 Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pengelolaan mutasi dosen A1.3Penentuan Kebutuhan Teknologi sistem pengelolaan mutasi dosen saat ini A1.4 Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pengelolaan mutasi dosen A1.5Penentuan indikator kinerja tiap proses pengelolaan mutasi dosen dan pelaksananya A1.6Penentuan tata nilai yang terkait A1.7Penyusunan manual pengoperasian sistem pengelolaan mutasi dosen A1.8Pembangunan sistem pengelolaan mutasi dosen A1.9 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pengelolaan mutasi dosen A1.10Penentuan Standar Layanan Minimum sistem pengelolaan mutasi dosen A1.11Internalisasi Dan Aktualisasi Visi, Misi, Dan Strategi Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem

225 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A2.1 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pengelolaan mutasi dosen dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi A2.2Sosialisasi tentang peningkatan sistem pengelolaan mutasi dosen A2.3 Sosialisasi tentang sistem pengelolaan mutasi dosen A2.4 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDM sistem pengelolaan mutasi dosen A2.5Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru sistem pengelolaan mutasi dosen A2.6Instalasi sistem pengelolaan mutasi dosen A2.7Inisialisasi Data sistem pengelolaan mutasi dosen A2.8Penyediaan SDM dan prosedur kerja sistem pengelolaan mutasi dosen A2.9Uji coba sistem pengelolaan mutasi dosen A2.10Operasional sistem pengelolaan mutasi dosen Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

226 Tahapan Pelaksanaan (Lanjutan) Kode AktivitasUraian Aktivitas A3.1Pengukuran dan evaluasi kinerja proses, organisasi dan individu A3.2Pengukuran dan evaluasi ketercapaian standar layanan pengelolaan mutasi dosen A3.3Penyesuaian standar pengelolaan mutasi dosen A3.4 Pengukuran dan evaluasi efisiensi eksternal dan internal sistem pengelolaan mutasi dosen Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi : Telah/sedang dilaksanakan

227 Contoh Identifikasi Proses Mutasi Dosen Saat Ini: Penilaian Angka Kredit (PAK)

228 Contoh Identifikasi Proses Mutasi Dosen Saat Ini: Penilaian Angka Kredit (lanjutan)

229  Berkas usul masuk rata-rata 850 berkas/bulan  Pemroses di Bagian Mutasi Dosen terdiri dari:  Kepala bagian  3 kepala subbagian  36 orang pemroses  2 orang pengagenda.  Setiap pemroses mendapat 2-3 unit kerja. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses.  Waktu Penyelesaian rata-rata 4 bulan (termasuk proses di DIKTI) Kondisi Saat ini

230 Permasalahan  Volume pekerjaan yang tinggi  Banyak proses / kelengkapan dokumen yang berulang  Rework karena kesalahan ketik / rekap  Kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan penelusuran  Integrasi antar unit terkait : Ropeg dan Dikti  Perpindahan dokumen fisik antar unit  Ketidakseimbangan Beban : Jumlah usul setiap unit kerja tidak sama tergantung banyaknya jumlah dosen yang dimiliki unit kerja.  Masih lamanya proses pada Tim Penilai karena adanya berkas yang belum lengkap dan harus menunggu kelengkapan dari unit kerja.  Berkas yang datang terlambat sampai batas akhir penerimaan (3 bulan menjelang bulan periode kenaikan pangkat April/Oktober) sehingga menyebabkan penundaan sampai periode kenaikan pangkat berikutnya.

231 Reformasi Sistem Pengelolaan Mutasi Dosen Proses Mutasi Dosen Proses Mutasi (Reformed) Sistem Informasi BPR ICT Implem entasi e-Layanan Mutasi Dosen • Identifikasi • Penyederhanaan • Reduksi error manusia • Percepatan • Integrasi proses PAK • Standardisasi data • Transaksi elektronis • Workflow • Monitoring kinerja • Deployment • Sosialisasi • Pengisian data awal • Pelatihan

232 Fakultas Contoh Proses Hasil Reformasi Mutasi Dosen: PAK A, C, D (Final di PT) Perguruan TinggiJurusanDosen Mengajukan DUPAK Panitia Penilaian : Penugasan Tim Penilai Melengkapi DRH Tim Penilai : Menilai Panitia Penilaian : Penugasan Tim Penilai Panitia Penilaian : Penugasan Tim Penilai Tim Penilai : Melihat DUPAK Tim Penilai : Melihat DUPAK Tim Penilai : Mengentry nilai Tim Penilai : Menilai Tim Penilai : Mengentry nilai Tim Penilai : Menilai Tim Penilai : Mengentry nilai Diimpahkan ke BAUK untuk diusulkan Rektor: TTD

233 Jurusan (bila perlu) Fakultas Perguruan Tinggi Contoh Proses Hasil Reformasi Mutasi Dosen: PAK B di PT (AA & Lektor) Dosen Mengajukan DUPAK Panitia Penilaian : Penugasan Penilai Melengkapi DRH Tim Penilai : Menilai Panitia Penilaian : Penugasan Penilai Tim Penilai : Melihat DUPAK dan Review Tim Penilai : Melihat DUPAK dan review Tim Penilai : Mengentry nilai Tim Penilai : Menilai Tim Penilai : Mengentry nilai Tim Penilai : Menilai Tim Penilai : Mengentry nilai Dilimpahkan BAUK untuk diusulkan ke Rektor Peer Review Penugasan peer reviewer hanya untuk publikasi, minimal 2 orang. Panitia: Penugasan Peer Review Tim Penilai : Melihat DUPAK dan Review

234 Tim PenilaiPanitia Contoh Proses Hasil Reformasi Mutasi Dosen: PAK B di Dikti (LK & Prof) Penjadwalan Penilaian & Lokasi Penilaian Penugasan Tim Penilai Baca Aktifitas B & Karya Ilmiah Entry Nilai Setuju ? Entry Alasan Penolakan Verifikasi Ketua Tim PAK Entry Alasan Penolakan Setuju ? TdkYa TdkYa Pelimpahan dari Setjen Pelimpahan ke Setjen Stop

235 Simplifikasi Proses

236 Manfaat SebelumSetelahEfisiensi Jumlah Aktivitas Jumlah Aktivitas Manual Jumlah Integrasi antar Unit 01 -


Download ppt "Konsep, Rencana, dan Implementasi Reformasi Layanan Kementerian Pendidikan Nasional 30 Juni 2010."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google