Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

 Disusun Oleh : Agnes Maulida Dessy Puspitasari Nazatul Ismi Nia Kurniasih Nova Herlian Rachellia Nanet P 21.2A.11.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: " Disusun Oleh : Agnes Maulida Dessy Puspitasari Nazatul Ismi Nia Kurniasih Nova Herlian Rachellia Nanet P 21.2A.11."— Transcript presentasi:

1

2  Disusun Oleh : Agnes Maulida Dessy Puspitasari Nazatul Ismi Nia Kurniasih Nova Herlian Rachellia Nanet P 21.2A.11

3 Daftar isi Kata Pengantar BAB I Pendahuluan Latar belakang Rumusan masalah Tujuan penulisan BAB II Landasan Teori Mengindeks dengan penjelasan secara rinci Sistem penyimpanan arsip PT Wika Beton Kaidah penjelasan digitalisasi arsip Alur dan penyerahan arsip PT Wika Beton Prosedur Peminjaman Arsip Prosedur Pemusnahan Arsip BAB III Penutupan Kesimpulan

4 Pendahuluan Latar Belakang Saat ini kebutuhan akan pengelolaan dokumen yang semakin terintegrasi dengan sistem lainnya menjadi lebih signifikan, selain itu perusahaan dihadapkan kepada keterbatasan ruang dan tempat, kompetensi SDM dan populasi peningkatan volume dokumen melebihi ekspektasi manajemen. Hal lain yang menjadi perhatian manajemen adalah kebutuhan informasi yang bersumber dari dokumen dan arsip sebagai alat pendukung aktivitas bisnis belum dapat maksimal dimanfaatkan, dengan kondisi tersebut mendorng manajemen untuk meningkatkan nilai tambah atas pengelolaan dokumen dan pemaknaan dokumen bagi pengambilan keputusan. Rumusan Masalah Seperti apa alur dan pengarsipan PT. Wika Beton ? Bagaimana cara prosedur pemindahan arsip PT. Wika Beton ? Bagaimana cara pemusnahan arsip PT. Wika Beton ?

5 Tujuan Penulisan Menciptakan suatu sistem Manajemen arsip perusahaan dengan dukungan sarana dan prasarana kearsipan yang aman dan nyaman Memaksimalkan pengelolaan arsip perusahaan berdasarkan prinsip efisiensi dan efektifitas arsip yang dikonversi ke sistem digitalisasi dalam bentuk media penyimpanan elektronik sehingga dapat diolah, disimpan dan diakses kembali dengan cepat, mudah dan akurat Mewujudkan Manajemen arsip perusahaan yang dikelola secara digitalisasi untuk menunjang kelestariaan arsip.

6 BAB II LANDASAN TEORI Mengindeks dengan penjelasan secara rinci Mengindeks dapat menggunakan beberapa sistem yaitu : Sistem abjad Sistem tanggal Sistem nomor Sistem masalah Sistem geografis Sistem Abjad Yaitu sistem yang menggunakan sistem huruf untuk mengindeks atau menyimpan arsip yang di terima melalui proses – proses atau tahapan – tahapan pengarsipan.

7 Sistem tanggal Yaitu penyimpanan yang menggunakan sistem tanggal penerimaan untuk menyimpan arsip Sistem Nomor Yaitu penyimpanan yang menggunakan nomor surat atau nomor yang tercantum didalam surat sebagai sistem penyimpanan arsip. Sistem Masalah/Subject Yaitu penyimpanan yang menggunakan pokok permasalahan atau perihal surat yang tercantum didalam surat sebagai sistem penyimpanan arsip. Sistem Geografis/Wilayah Yaitu penyimpanan yang menggunakan letak kota atau dari mana surat tersebut berasal sebagai sistem penyimpanan arsip.

8 Sistem penyimpanan arsip WIKA BETON 1. Melakukan identifikasi kondisi arsip: 2. Membuat rancangan perencanaan tata ruang (relayout) untuk ruangan arsip dan ruang petugas arsip; 3. Pemeliharaan arsip fisik melalui fumigasi ruangan arsip; 4. Pemeliharaan arsip fisik melalui pembersihan arsip (cleaning) 5. Pemrosesan digitalisasi arsip dan penyimpanan arsip elektronik softcopy; 6. Melakukan pembenahan fisik arsip yang telah di digitalisaikan, Index bendel fisik arsip, penyusunan tata letak arsip ke dalam rak arsip; 7. Penambahan box arsip dan rak arsip 8. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip (DPA); 9. Penyediaan dan instalasi sarana prasarana pendukung kearsipan.

9 Perbaikan Pengecatan Pembersihan Penataan Ruangan Fumigasi 1 RELAYOUT RUANG Pembangunan Manajemen Arsip PT. Wika Beton Pembersihan Fisik Arsip Pemilahan Pengambilan Dokumen Pemindaian Indexing Penyimpanan File Elekt. Pelabelan Penataan Letak Dokumen Penyusunan DPAPenyediaan Alat Bantu Alat Pengaman Penyediaan Scanner Alat Monitor Jaringan 2 DIGITALISASI ARSIP 3 PENATAAN ARSIP 4 SARANA KEARSIPAN Penyediaan Komputer

10 1.Pengukuran 2.GAMBAR (drafting) 3.Desain Relayout 4.Konsultasi Teknis 1.RUANG ARSIP & PETUGAS: Pembersihan. Perbaikan. Pengecatan. Penataan Letak Sarana. Setup & Instalasi. Pemasangan alat Pengaman. Pemasangan Partisi 2. FUMIGASI Persiapan Pelepasan Gas Fumigan Aerasi 1. RELAYOUT RUANGAN RANCANGAN PELAKSANAAN PERSIAPAN ALAT BANTU PERSIAPAN LOKASI (on site) PERSIAPAN TENAGA PENJADWALAN

11 1.Tempat/Lokasi Kerja 2.Alat Bantu Kerja. (H/W & S/W) 3.Pendukung: - Box Arsip 4.Konsolidasi 1. Document Scanning: Chek fisik Dokumen Scanning Quality Control Verification 2. Indexing Index Metadata Entry 1.Pengambilan Dokumen 2.Pemeriksaan Fisik 3.Pelepasan Jilid 4.Pembersihan 5.Perbaikan Fisik 6.Pengurutan Dokumen 7.Pengelompokan 8.Pencatatan 9.Penyerahan ke Petugas Scan 2. DIGITALISASI & PENATAAN ARSIP PERSIAPAN PEMINDAIANPEMILAHAN PENJILIDANLABELLING PENYIMPANAN KEMBALI DOKUMEN SAVING Back Up File AUTOMATIC UPLOAD SYSTEM BANK DATA

12 DIGITALISASI ARSIP Dokumen Kertas Serah Terima DokumenPERSIAPANSCANNINGINDEXING Dokumen arsip hasil scan dalam bentuk elektronik (disimpan di server dan siap digunakan) Dokumen arsip yang sudah tertata rapih QUALITY CONTROL 7 PERAPIHAN DOKUMEN 8

13 KONDISI GEDUNG ARSIP WIKA BETON

14

15

16 PENYERAHAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

17 PEMINJAMAN ARSIP

18 PEMUSNAHAN ARSIP

19 THANK YOU FOR ATTENTION


Download ppt " Disusun Oleh : Agnes Maulida Dessy Puspitasari Nazatul Ismi Nia Kurniasih Nova Herlian Rachellia Nanet P 21.2A.11."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google