Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

2012 POLA KERJA TERPADU. TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami konsep Pola Kerja Terpadu (PKT)

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "2012 POLA KERJA TERPADU. TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami konsep Pola Kerja Terpadu (PKT)"— Transcript presentasi:

1 2012 POLA KERJA TERPADU

2 TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami konsep Pola Kerja Terpadu (PKT) sebagai alat kerja yang efisien dan efektif sesuai dengan tugas dan fungsi pada unit kerja masing-masing.

3 TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Setelah mengikuti mata pelajaran ini peserta diharapkan mampu menjelaskan: 1.Pengertian PKT 2.Proses manusiawi dan non manusiawi 3.Unsur dan prinsip PKT 4.Teknik-teknik memilih dan menetapkan sasaran 5.Teknik memvalidasi sasaran 6.Teknik mewujudkan sasaran 7.Teknik pengendalian kegiatan

4 PENGERTIAN POLA KERJA TERPADU (PKT) Suatu alat kerja berupa perencanaan yang operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan bersama oleh pihak-pihak terkait (stakeholders).

5 PERENCANAAN James A. F. Stoner Planning (merencanakan): Proses menetapkan sasaran, dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

6 HIERARKI RENCANA ORGANISASI TUJUAN RENC. STRATEGIS Renc. Berkelanjutan Kebijakan Prosed, Stand, Metode Peraturan Renc. Operasional Rencana Sekali Pakai Untuk aktivitas yg tdk berulang Untuk aktivitas yg berulang Program Anggaran Proyek

7 LATAR BELAKANG MATERI PKT 1.Timbulnya berbagai kesalahan administrasi dan manajemen dalam pelaksanaan tugas. 2.Kurangnya Kemampuan administrasi dan manajemen aparat pemerintah.

8 TUJUAN / MANFAAT PKT 1.Meningkatkan pengetahuan / keterampilan. 2.Memperjelas pembagian tugas 3.Membangun kerjasama 4.Mengoperasionalkan sistem dan prosedur 5.Menerapkan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat dan pengawasan yang ketat 6.Mengukur beban kerja 7.Meningkatkan pengawasan melekat dan diri sendiri 8.Meningkatkan produktivitas kerja. 9.Meningkatkan transparansi, keterbukaan dan akuntabilitas.

9 PENDEKATAN DALAM PKT 1.Pendekatan hasil (result oriented) 2.Pendekatan manusiawi (human aproach) 3.Pendekatan analitika (analitical approach )

10 MANAJEMEN SEBAGAI PROSES MANUSIAWI DAN PROSES ANALITIKA A. Manajemen sebagai proses manusiawi 1.Perilaku kepemimpinan 2.Perilaku individu dalam kelompok 3.Perilaku dalam komunikasi 4.Perilaku pengambilan keputusan

11 B. Manajemen sebagai proses analitika 1.Menentukan masalah 2.Mencari alternatif pemecahan 3.Memilih dan menguji alternatif 4.Mencoba penyelesaian

12 SEMBILAN UNSUR-UNSUR PKT 1.Manusia dan analitika 2.Sasaran 3.Kegiatan mewujudkan sasaran 4.Pokok Kerja 5.Matriks Rincian Kerja 6.Uraian Paket Kerja 7.Rekapitulasi Biaya 8.Penjadwalan 9.Pengendalian

13 SEPULUH PRINSIP PKT 1.Kebersamaan 2.Disiplin 3.Kepastian 4.Transparansi 5.Pembagian tugas dan tanggung jawab 6.Koordinasi 7.Komunikasi 8.Motivasi 9.Pengawasan melekat 10.Akuntabilitas

14 LIMA TAHAPAN PKT 1.Memilih sasaran 2.Menetapkan sasaran 3.Memvalidasi sasaran 4.Mewujudkan sasaran 5.Mengendalikan kegiatan

15 A.MEMILIH SASARAN 1. Melalui Uraian Tupoksi Visi, misi, tupoksi Hasil kerja Mengukur hasil kerja Rencana peningkatan kinerja 2. Dengan Pohon Analisis Pohon Masalah Pohon Sasaran Pohon Alternatif MEMILIH, MENETAPKAN DAN MEMVALIDASI SASARAN

16  Suatu teknik untuk mengidentifikasi semua masalah dalam suatu situasi tertentu dan memperagakan informasi ini sebagai rangkaian hubungan sebab akibat.  Rangkaian sebab akibat (vertikal)  Pernyataan negatif/konotasi negatif  Mulailah dari pernyataan masalah utama (output)  Hubungan horizontal Independent/bukan sebab akibat Bukan bentuk atau rumusan lain dari hal yang sama

17  Untuk mencari penyebab dapat menggunakan fungsi atau unsur manajemen. Planing, Organizing, Actuating, Controlling (POAC) Man, Money, Materials, Method, Machines, Market (6 M)  Untuk menguji hubungan sebab akibat dapat dengan cara menghubungkan kata “Jika… (sebab) maka……….(akibat)”.

18 POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF) AKIBAT SEBAB M1 M2 *) MASALAH UTAMA M4 MASALAH POKOK M7 MASALAH SPESIFIK M3 M5 M8 M6 *) Harus kuantitatif dan memenuhi kriteria yang berbobot misalnya waktu, jumlah, prosentase KETERANGAN :  Pohon Masalah berisi suatu pernyataan dari peristiwa, situasi atau kondisi yang negatif  Masalah yang dihadapi adalah M2  Penyebab M2 adalah M4  Penyebab M4 adalah M7  Akibat M2 adalah M1 Dlm kewenangan Output Terukur Menantang Pernyataan Negatif

19 INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI KURANGNYA KOORDINASI ANT. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS PEG. BLM MEMAHAMI TUGAS- TUGAS KEHUMASAN KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. LAINNYA. PENDIDIKAN FORMAL PEG. TDK SESUAI BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN KURANGNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Akibat (4) Sebab (2) Masalah Utama (1) (MU) MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO.1 PENYEBAB MASALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO. 1 ADALAH NO. 4 abc d (3) abc d (MP) (MS) (HASIL USG)

20 NOMASALAHUSGTOTAL MASALAH I MASALAH II MASALAH III MASALAH IV

21

22 POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF) POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF) Tidak Tercapainya Target Kebersihan, Keindahan, dan Ketertiban Pemda X ……………………………………………………………………Akibat.... Rendahnya Volume Pengangkutan Sampah pada Suku Dinas Kebersihan Pemda X ……………………………………………………………………Sebab… Lemahnya Koordinasi Internal Kurangnya Sarana/Prasarana Lemahnya Operator Banyaknya Sarana yang Rusak Rendahnya Komitmen Pimpinan Tidak Efektifnya Mekanisme Pengawasan Terbatasnya Wewenang Sudin Tidak Efektifnya Komunikasi Intra Sudin Tingginya Ego Sektoral Intra Sudin Kurangnya Pelatihan Kurangnya Pengawasan Tidak Meratanya Sebaran Operator Model untuk KKP

23 NOFAKTOR PENYEBABUSGTOTAL 1.Banyaknya Sarana yang Rusak44513* 2. Rendahnya Komitmen Pimpinan thd Pengadaan Tidak Efektifnya Mekanisme Pengawasan thd Penggunaan Penggunaan Sarana 3339 Keterangan : Skala 1 – 5 U = Urgency. Semakin mendesak waktunya, semakin besar nilainya. S = Seriousness. Semakin mengganggu pencapaian tujuan, semakin besar nilainya. G = Growth. Semakin berkembang masalahnya, semakin besar nilainya.

24 NOFAKTOR PENYEBABUSGTOTAL 1. Tidak Efektifnya Komunikasi Intra Sudin Tingginya Ego Sektoral Intra Sudin 45514* 3. Terbatasnya Wewenang Sudin dalam Pengangkutan Sampah Keterangan : Skala 1 – 5 U = Urgency. Semakin mendesak waktunya, semakin besar nilainya. S = Seriousness. Semakin mengganggu pencapaian tujuan, semakin besar nilainya. G = Growth. Semakin berkembang masalahnya, semakin besar nilainya.

25 NOFAKTOR PENYEBABUSGTOTAL 1.Kurangnya Pengawasan Kurangnya Pelatihan Tidak Meratanya Sebaran Operator45514* Keterangan : Skala 1 – 5 U = Urgency. Semakin mendesak waktunya, semakin besar nilainya. S = Seriousness. Semakin mengganggu pencapaian tujuan, semakin besar nilainya. G = Growth. Semakin berkembang masalahnya, semakin besar nilainya.

26  Suatu teknik untuk mengidentifikasi semua sasaran yang ingin diujudkan dan menuangannya ke dalam rangkaian sebab akibat  Kebalikan dari Pohon Masalah  Mengandung pengertian positif  Merupakan kalimat selesai “Ter…..” (tersedianya, tercapainya, terpenuhinya, terlaksananya, terwujudnya, terciptanya, tersusunnya, terselenggaranya, …)

27 POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF) AKIBAT SEBAB S1 S7 SASARAN YANG AKAN DIWUJUDKAN S3 S5 S8S6 S2 S4 KETERANGAN : Pohon Sasaran didapat dengan merubah pernyataan negatif pada Pohon Masalah menjadi pernyataan positif

28 TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG. LAINNYA. TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK FORMAL SESUAI TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Akibat (4) Sebab (2) (1) abc d (3) abc d

29

30 POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF) POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF) Tercapainya Target Kebersihan, Keindahan, dan Ketertiban Pemda X ……………………………………………………………………Akibat.... Tercapainya Volume Pengangkutan Sampah pada Suku Dinas Kebersihan Pemda X ……………………………………………………………………Sebab… Terwujudnya Koordinasi Internal Terpenuhinya Sarana/Prasarana Terwujudnya Operator yg handal Tersedianya Sarana yg Layak Terwujudnya Komitmen Pimpinan Terwujudnya Mekanisme Pengawasan yg Efektif Terwujudnya Wewenang Sudin yg lebih luas Terwujudnya Komunikasi Intra Sudin yg Efektif Terkikisnya Ego Sektoral Intra Sudin Terpenuhuinya Pelatihan Terlaksananya Pengawasan Terpenuhinya Sebaran Jumlah Operator

31  Suatu teknik untuk mengidentifikasi alternatif alternatif solusi untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan  Diturunkan dari Pohon Sasaran (yang di tengah)  Ditambahkan 3 alternatif rencana kegiatan yang merupakan pemecahan masalah

32 POHON ALTERNATIF A1 = S1 A2 = S2 A3 = S4 A4 = S7 SASARAN A5 A6 KEGIATAN TERPILIH A7 KETERANGAN :  Pohon Alternatif berisi suatu pernyataan dari hasil pemilihan Pohon Sasaran  Pemilihan alternatif berkaitan erat dengan sumber dan kewenangan yang ada

33 TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS- TUGAS KEHUMASAN TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (4) MENYELENGGARAKAN LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN) (3) (2) (1) (Sasaran Utama) (SPD) (SSD)

34

35 POHON ALTERNATIF Tercapainya Target Kebersihan, Keindahan, dan Ketertiban Pemda X ……………………………………………………………………Akibat.... Tercapainya Volume Pengangkutan Sampah pada Suku Dinas Kebersihan Pemda X ……………………………………………………………………Sebab… Terwujudnya Koordinasi Internal Terpenuhinya Sarana/Prasarana Terwujudnya Operator yg handal Tersedianya Sarana yg Layak Terkikisnya Ego Sektoral Intra Sudin Terpenuhinya Sebaran Jumlah Operator Memperbaiki sarana yang Rusak Menyewa Sarana Membuat Rencana Kerja Bersama Membentuk Gugus Tugas Bersama Mengadakan Rapat Koordinasi Berkala Meredistribusi Jumlah Operator Merekrut Operator Baru Membeli Sarana yg Baru

36 NO Alternatif Solusi TAPISAN Total Kontribusi Biaya Kelayakan 1Menyewa Sarana Memperbaiki sarana yang Rusak Membeli Sarana yang Baru52512* Keterangan : Skala 1 – 5 Semakin besar kontribusinya, semakin besar nilainya. Semakin tinggi biayanya, semakin kecil nilainya. Semakin tinggi tingkat kelayakannya, semakin besar nilainya. Pilihan solusi jatuh pada alternatif solusi dengan jumlah/total terbesar

37 NO Alternatif Solusi TAPISAN Total KontribusiBiayaKelayakan 1 Membuat Rencana Kerja Bersama 54312* 2 Membentuk Gugus Tugas Bersama Mengadakan Rapat Koordinasi Berkala 3339 Keterangan : Skala 1 – 5 Semakin besar kontribusinya, semakin besar nilainya. Semakin tinggi biayanya, semakin kecil nilainya. Semakin tinggi tingkat kelayakannya, semakin besar nilainya. Pilihan solusi jatuh pada alternatif solusi dengan jumlah/total terbesar

38 NO Alternatif Solusi TAPISAN Total Kontribusi Biaya Kelayakan 1 Meredistribusi Jumlah Operator 54413* 2Merekrut Operator Baru Keterangan : Skala 1 – 5 Semakin besar kontribusinya, semakin besar nilainya. Semakin tinggi biayanya, semakin kecil nilainya. Semakin tinggi tingkat kelayakannya, semakin besar nilainya. Pilihan solusi jatuh pada alternatif solusi dengan jumlah/total terbesar

39 No.Alternatif SolusiManfaatBiayaRasio 1Membeli Sarana yang Baru1071,7* 2 Membuat Rencana Kerja Bersama 641,5 3Meredistribusi Jumlah Operator851,6 Keterangan : Skala 1 – 10 Semakin tinggi manfaatnya, semakin besar nilainya. Semakin tinggi biayanya, semakin besar nilainya. Pilihan solusi jatuh pada alternatif solusi dengan ratio terbesar

40 B. MENETAPKAN SASARAN 1.Pohon Sasaran Sasaran umum 2.Matrik Rincian Kerja Sasaran khusus

41 Kriteria Sasaran: 1.Bermanfaat dan paling menguntungkan 2.Jelas dan realistik 3.Dapat diukur baik kwantitas maupun kwalitas 4.Memuat biaya dan waktu yang diperlukan 5.Ditetapkan bersama-sama 6.Dinyatakan dalam bentuk selesai (dengan awalan “ter…”)

42  Specific Terfokus pada suatu atribut/karakteristik yg diinginkan atau satu hal bersifat tunggal  Measurable Terukur/dapat diukur  Attainable/Achievable Dapat dicapai, memungkinkan tercapai  Relevant Terkait dengan tujuan dan kewenangan atau tanggung jawab  Time related Ada batas waktu  Controllable Dapat dikendalikan

43 CONTOH SASARAN UMUM (pohon sasaran) Tersedianya kesempatan mengikuti diklatpim tingkat IV bagi pegawai CONTOH SASARAN KHUSUS (pada MRK) Tersedianya kesempatan mengikuti diklatpim bagi 2000 orang PNS melalui penyelenggaraan program diklat Pimpinan Tingkat IV pada Pusdiklat PSDM selama 10 bulan dari tanggal 1 Februari s/d 1 Desember 200 …. Dengan biaya dari DIPA sebesar Rp ,00.

44 C. MEMVALIDASI SASARAN Merupakan upaya untuk memberikan jaminan bahwa sumber dana, bahan, organisasi, prosedur dan tenaga kerja dinyatakan siap untuk mewujudkan sasaran. Tiga Instrumen untuk memvalidasi sasaran : 1. Matrik Rincian Kerja Merupakan kerangka yang menghubungkan antara sasaran dengan kegiatan melaksanakan 2. Paket Kerja Merupakan kumpulan dari uraian kerja (serangkaian kegiatan yang paling kecil), ATAU Merupakan rincian dari setiap pokok akhir 3. Jadwal Kegiatan Menggambarkan kapan kegiatan akan dimulai dan kapan akan selesai, dibuat dalam bentuk peta garis (bar-chart)

45 MATRIK RINCIAN KERJA Prosedur / proses pengisian MRK 1.Menempatkan sasaran khusus pada bulatan 2.Menempatkan kegiatan (dari pohon alternatif) dalam kotak empat persegi panjang. 3.Menetapkan Pokok Kerja: a) persiapan; b) pelaksanaan; dan c) pengendalian 4.Menetapkan pokok akhir untuk setiap pokok kerja 5.Menetapkan penanggung jawab (pelaksana) untuk setiap pokok akhir

46 PENANGGUNG JAWAB POKOK AKHIR NO SASARANKEGIATANPOKOK KERJA Pelaksanaan Pengendalian Persiapan MATRIK RINCIAN KERJA (MRK) S I A B I D I B A

47 Keterangan: SIABIDIBA pada MRK (Si) = Siapa yang mengerjakan, (A) = Apa yang dikerjakan, (Bi) = Bilamana dikerjakan, (Di) = Dimana akan dilaksanakan, (Ba) = Bagaimana cara melaksanakan.

48  Cara menulis sasaran yang baik 1. TER…………….(hasil yang ingin dicapai) 2. MELALUI………(kegiatan yang akan dilaksanakan) 3. TEMPAT……….(alamat) 4. WAKTU………..(waktu pelaksanaan) 5. BIAYA………….(jumlah biaya yang diperlukan) 6. PELAKSANA….(unit kerja penanggung gugat)  Contoh menulis sasaran 1. Terwujudnya 30 orang tenaga manajerial terdidik dan terampil 2. Melalui Diklatpim Tk IV Departemen Keuangan 3. Bertempat di Pusdiklat PSDM Magelang 4. Selama 6 minggu dari tanggal … s.d. … 5. Dengan biaya Rp … dari DIPA Tahun Anggaran … 6. Dilaksanakan oleh Pusdiklat PSDM Magelang

49 Pokok Akhir : Penanggung Gugat : NOKEGIATAN PENANGGUNG JAWAB WAKTUBIAYA(Rp)Jumlah Paket Kerja Nomor : PAKET KERJA Paket Kerja adalah uraian pekerjaan setiap pokok akhir yang dikerjakan oleh setiap penanggung jawab, mencakup pula waktu dan biaya yang diperlukan BAGAN PAKET KERJA

50 PENJADWALAN Bagan yang menjadwalkan (melukiskan kapan dimulai/selesainya) setiap pokok akhir dalam mewujudkan sasaran BAGAN PENJADWALAN NOWAKTU POKOK AKHIR PENJADWALAN Keterangan : : Hari Sabtu : Hari Minggu :Kegiatan

51 REKAPITULASI BIAYA Merupakan rekapitulasi biaya yang dimuat pada setiap paket kerja..

52 REKAPITULASI BIAYA NOPOKOK AKHIRBIAYA (Rp) Jumlah

53 MEWUJUDKAN SASARAN DAN MENGENDALIKAN KEGIATAN A. MEWUJUDKAN SASARAN Motivasi Merupakan proses psikis yang mendorong seseorang (baik dari dalam maupun dari luar dirinya) untuk melakukan sesuatu.

54 B. MENGENDALIKAN KEGIATAN 1.Pengendalian merupakan pemeriksaan apakah kegiatan telah sesuai dengan rencana 2.Dimaksudkan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dan bukan untuk mencari kesalahan 3.Laporan pengendalian disajikan dalam bentuk tabel

55 NOWAKTUTITIKKON-TROL JADWAL UKURAN KEMAJUAN PENYIM-PANGANTANGGUNG JAWAB DAN KOREKSI POKOK AKHIR SK R SK R SK R SK R SK R SK R SK R SK R SK R SK R BAGAN PENGENDALIAN STATUS KEMAJUAN Keterangan : SK R : : Status Kemajuan Realisasi

56 TAHAPAN PENYUSUNAN PKT A. Tahap Perencanaan 1.Pohon Masalah 2.Pohon Sasaran 3.Pohon Alternatif 4.Matrik Rincian Kerja (MRK) 5.Paket Kerja (PK) 6.Rekapitulasi Biaya 7.Penjadwalan 8.Pengendalian Status Kemajuan

57 B. Tahap Pelaksanaan PKT dilaksanakan setelah Anda kembali ke unit kerja masing-masing C. Tahap pengendalian Selama dan setelah pelaksanaan kegiatan.


Download ppt "2012 POLA KERJA TERPADU. TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami konsep Pola Kerja Terpadu (PKT)"

Presentasi serupa


Iklan oleh Google