Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)"— Transcript presentasi:

1

2 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)

3 Slide 2 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

4 Slide 3 MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (1/3)  Merupakan persyaratan standar  Menyediakan panduan kerja yang standar utk menjamin konsistensi & proses yg sistematis  Menyediakan bukti objektif kepada pelanggan & auditor bahwa SMM telah ada dan diterapkan  Merupakan pedoman bagi Auditor dalam mem verifikasi sistem manajemen mutu  Sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk personel baru  Sebagai alat pengendali & monitor proses operasional Sekolah

5 Slide 4 MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (3/3) Jangan mendokumentasikan hanya untuk memperoleh sertifikat ATAU hanya untuk menyenangkan Auditor Eksternal saja

6 Slide 5 DOKUMENTASI I II III IV MANUAL MUTU PROSEDURE MUTU INSTRUKSI KERJA FORM,REKAMAN

7 Slide 6 Manual Mutu merupakan dokumen tingkat pertama yang memberikan gambaran mengenai : -Kebijakan sekolah yg berkaitan dengan mutu jasa pendidikan yang dihasilkan -Tanggung jawab dan wewenang personel -Proses atau kegiatan yang dibutuhkan un- tuk menjamin mutu lulusan anak didik -Referensi Silang (hubungan antara Manual Mutu dengan Prosedur Mutu ) APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? ( 1/2) PEDOMAN MUTU / MANUAL MUTU

8 Slide 7 CONTOH Manual Mutu /MM MANUAL MUTU SEKOLAH TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN MM-SKLH- 5 No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : Halaman : 1/4 5.1 Komitmen Manajemen Kepala Sekolah mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu, yaitu dengan cara :  menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;  menetapkan struktur sekolah;  menetapkan tanggung jawab dan wewenang;  menyediakan sumber daya personel yang memadai;  menunjuk Wakil Manajemen;  meninjau sistem manajemen mutu secara berkala;

9  BAB I PENDAHULUANMM-SKLH-01  BAB II RUANG LINGKUPMM-SKLH-02  BAB III ISTILAH DAN DIFINISIMM-SKLH-03  BAB IV SISTEM MENEJEMEN MUTUMM-SKLH-04  BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN MM-SKLH-05  BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYAMM-SKLH-06  BAB VII REALISASI PRODUKMM-SKLH-07  BAB VIII PENGUKURAN ANALISA DANMM-SKLH-08 PENINGKATAN MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL LAMPIRAN MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL  I DIAGRAM PROSESLAM.01/MM-SKLH  II KEBIJAKAN MUTULAM.02/MM-SKLH  III DESKRIPSI & SPESIFIKASI KERJALAM.03/MM-SKLH  IV STRUKTUR ORGANISASILAM.04/MM-SKLH  V SASARAN MUTULAM.05/MM-SKLH  VI RENCANA MUTU/ QUALITY PLANLAM.06/MM-SKLH  VII FORM KORESPONDENSILAM.07/MM-SKLH  VIII AGENDA TINJAUAN MANAJEMENLAM.08/MM-SKLH

10 Slide 9 Standar ISO-9000 tidak secara khusus memberikan bentuk atau format Prosedur Mutu. Hal ini berarti bahwa sekolah dapat merancang sehingga bentuk atau format sesuai dengan kebutuhan. Prosedur Mutu merupakan dokumen yang berisi mengenai urutan suatu proses secara kronologis yang melibatkan fungsi-fungsi dalam sekolah. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (4) PROSEDUR MUTU

11 Slide 10 Format Prosedur Mutu 1.TUJUAN 2.RUANG LINGKUP 3.STANDART YANG BERLAKU 4.KRITERIA KEBERHASILAN 5.RINCIAN PROSEDUR 6.CATATAN/REKAMAN MUTU 7.DEFINISI/SINGKATAN 8.CATATAN PERUBAHAN APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (5) PROSEDUR MUTU

12 Slide TUJUAN Suatu pernyataan singkat yang menerang-kan mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai. 2. RUANG LINGKUP Suatu pernyataan singkat yang menerang- kan kegiatan sekolah yang dicakup dalam prosedur. 3. STANDAR YANG BERLAKU Klausul-klausul ISO yang menjadi dasar prosedur mutu. 4. KRITERIA KEBERHASILAN Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan tujuan prosedur itu sendiri. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (6) PROSEDUR MUTU (FORMAT)

13 Slide RINCIAN PROSEDUR Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahapan proses atau kegiatan. 6. CATATAN /REKAMAN MUTU Suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan dalam bentuk dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja lain ataupun dari luar sekolah yang disimpan oleh pemilik Proses (dalam bentuk hardcopy maupun softcopy). 7. DEFINISI SINGKATAN/DEFINISI Suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur. 8. CATATAN PERUBAHAN Suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara prosedur yang berlaku dengan prosedur revisi sebelumnya. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (8) PROSEDUR MUTU (FORMAT)

14 Slide 13 CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : Halaman : 1/4 1. TUJUAN Memberikan penjelasan mengenai proses penanganan keluhan pelanggan agar keluhan tersebut dapat diselesaikan dan tidak terjadi lagi dikemudian hari. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan keluhan pelanggan sampai dengan keluhan tersebut diselesaikan. 3. STANDAR YANG BERLAKU 7.1 Respon terhadap keluhan pelanggan

15 Slide 14 CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : Halaman : 2/4 4. KRITERIA KEBERHASILAN Pekerjaan yang tidak sesuai dan keluhan pelanggan dapat ditindak-lanjuti dan diselesaikan dengan baik 5. RINCIAN PROSEDUR 5.1Staf Marketing menerima keluhan pelanggan, baik melalui telepon ataupun surat/fax dan mencatatnya formulir Keluhan Pelanggan. Data yang dicatat antara lain :  Nama pelanggan;  Alamat pelanggan/lokasi;  Nomor telepon pelanggan;  Jenis keluhan;

16 Slide 15 CONTOH Prosedur Mutu Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : Halaman : 3/4 5.2Berdasarkan jenis keluhan, staf Marketing kemudian menyampaikannya kepada bagian terkait. 5.3Manajer terkait mempelajari keluhan tersebut dan mencatat penyebab terjadinya keluhan. 5.4…dst…. dst…. 6. CATATAN MUTU 6.1 Formulir Formulir keluhan pelanggan

17 Slide 16 Prosedur Mutu SEKOLAH PENANGANAN KELUHAN PELANGAN No. Dokumen : No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : Halaman : 4/4 CONTOH Prosedur Mutu 7. DEFINISI DAN ISTILAH LPPTS & KP:Laporan Pengendalian Pekerjaan yang Tidak Sesuai & Keluhan Pelanggan 8. CATATAN PERUBAHAN Belum ada

18  PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMENPM-SKLH/WMM-01  PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN MUTUPM-SKLH/WMM-02  PROSEDUR AUDIT INTERNALPM-SKLH/WMM-03  PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN, TINDAKANPM-SKLH/WMM-04 PENCEGAHAN & PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN  PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK YANGPM-SKLH/WMM-05 TIDAK SESUAI  PROSEDUR SURVEY PELANGGANPM-SKLH/WMM-06  PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMENPM-SKLH/WMM-07 PROSEDUR MUTU DIBAWAH WMM

19 HUMAS  PROSEDUR PROMOSI SEKOLAHPM-SKLH/HUM-01  PROSEDUR PENGADAAN NARASUMBER/PM-SKLH/HUM-02 GURU TAMU KESISWAAN  PROSEDUR PENERIMAAN SISWA BARU & PM-SKLH/SIS-01 PELAKSANAAN MOS  PROSEDUR PENGORGANISASIAN SISWAPM-SKLH/SIS-02  PROSEDUR PENGEMBANGAN DIRI MELALUIPM-SKLH/SIS-03 EXTRAKULIKULER  PROSEDUR PERENCANAAN & PELAKSANAAN PM-SKLH/SIS-04 WISUDA PURNASISWA PROSEDUR MUTU OPERASIONAL

20 KURIKULUM  PR. PENYUSUNAN, PENGEMBANGAN VALIDASI &PM-SKLH/KUR-01 EVALUASI KURIKULUM  PR. PELAKSANAAN IN HOUSE TRAININGPM-SKLH/KUR-02  PR. PENYUSUNAN JADWAL PELAJARANPM-SKLH/KUR-03  PR. PERENCANAAN, PELAKSANAAN, PEMANTAUANPM-SKLH/KUR-04 & EVALUASI KBM  PR. KEGIATAN BELAJAR MENGAJARPM-SKLH/KUR-05  PR. PIKET PENGENDALIAN KBMPM-SKLH/KUR-06  PR. PENINGKATAN & PENGEMBANGAN PENDIDIKPM-SKLH/KUR-07  PR. PELAKSANAAN MGMP SEKOLAHPM-SKLH/KUR-08  PR. PELAKSANAAN UTS/UAS/UAKPM-SKLH/KUR-09  PR. KENAIKAN KELASPM-SKLH/KUR-10  PR. PELAKSANAAN UN DAN USPM-SKLH/KUR-11  PR. KELULUSANPM-SKLH/KUR-12  PROSEDUR PENGAJUAN KEBUTUHAN PENDIDIKPM-SKLH/KUR-13 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL

21 SARANA DAN PRASARANA  PROESEDUR PENGADAAN BARANGPM-SKLH/SAR-01  PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN PM-SKLH/SAR-02 DAN PENGELUARAN BARANG  PROSEDUR PENGHAPUSAN BARANGPM-SKLH/SAR-03  PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERBAIKANPM-SKLH/SAR-04 SARANA PRASARANA PROSEDUR MUTU OPERASIONAL

22 BIMBINGAN KONSELING  PROSEDUR BIMBINGAN KONSELINGPM-SKLH/BK-01 LABORATORIUM  PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. FISIKAPM-SKLH/LAB-01  PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BIOLOGIPM-SKLH/LAB-02  PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KIMIAPM-SKLH/LAB-03  PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KOMPUTERPM-SKLH/LAB-04  PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BAHASAPM-SKLH/LAB-05 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL

23 TATA USAHA  PROSEDUR PELAYANAN PEMBAYARAN UANGPM-SKLH/TU-01 SPI & PARTISIPASI KOMITE  PROSEDUR SURAT MENYURATPM-SKLH/TU-02  PROSEDUR PENGAJUAN TENAGA KEPENDIDIKANPM-SKLH/TU-03  PROSEDUR PENINGKATAN DAN PENGEMBANGANPM-SKLH/TU-04 TENAGA KEPENDIDIKAN  PROSEDUR PENERIMAAN UANGPM-SKLH/TU-05  PROSEDUR PEMAKAIAN KEUANGANPM-SKLH/TU-06 PROSEDUR MUTU OPERASIONAL

24 PERPUSTAKAAN  PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAANPM-SKLH/PUS LINKUNGAN HIDUP  PROSEDUR PEMELIHARAAN LINGKUNGAN HIDUPPM-SKLH/LH UNIT USAHA SEKOLAH  PROSEDUR PENGELOLAAN UNIT USAHA SEKOLAHPM-SKLH/US PROSEDUR MUTU OPERASIONAL

25 USAHA KESEHATAN SEKOLAH  PROSEDUR PENGELOLAAN UKSPM-SKLH/UKS SATUAN KEAMANAN SEKOLAH  PROSEDUR SATPAM SEKOLAHPM-SKLH/SAT CLEANING SERVICE  PROSEDUR CLEANING SERVICEPM-SKLH/CS PROSEDUR MUTU OPERASIONAL

26 Slide 25 Instruksi Kerja Instruksi Kerja merupakan dokumen yang berisi uraian langkah demi langkah yang lebih rinci suatu aktivitas dari satu fungsi organisasi dan biasanya bersifat teknis. Suatu contoh yang baik mengenai Instruksi Kerja adalah mengenai pengoperasian komputer. Instruksi Kerja dapat berupa : narasi, diagram alir, gambar,foto, sampel material, atau kombinasi dari bentuk tersebut. APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (10) DOKUMEN PENDUKUNG

27 Slide 26 CONTOH Instruksi Kerja Instruksi Kerja SEKOLAH CARA MENGOPERASIKAN KOMPUTER No. Dokumen : No. Revisi : 0.0Tgl. Berlaku : Halaman : 1/1 1. PELAKSANA : Staf Sistem Informasi 2. RINCIAN INSTRUKSI KERJA 2.1Pastikan semua instalasi kabel telah tersam- bung dengan benar 2.2Tekan tombol “Power” pada monitor dan CPU 2.3Tunggu sampai layar monitor menampilkan icon-icon program 2.4Pilih menu yang akan digunakan, lalu tekan dengan tombol kiri mouse 2.4…dst….dst 3. CATATAN PERUBAHAN Belum ada

28  PEMBENTUKAN PANITIA RAPAT KERJA TAHUNAN  MELAKUKAN EVALUASI ROGRAM RAPAT KERJA TAHUNAN  PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN  MENYUSUN RENCANA ANGGARAN BIAYA SEKOLAH (RAPBS)  MEMPERSIAPKAN RAKER PUNCAK PELAKSANAAN RAKER PUNCAK  PEMBENTUKAN PANITIA PPD PEMBUATAN PROPOSAL PPD  PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN PPD  PERSIAPAN ADMINISTRASI &SOUVENIR PPD  PUBLIKASI PPD  PENDAFTARAN PPD  OBSERVASI CALON SISWA BARU  KEPUTUSAN PENERIMAAN DAN PENGUMUMAN  DAFTAR ULANG  MENSOSIALISASIKAN PROGRAM KERJA TAHUNAN KE ORTU  PEMBENTUKAN PANITIA OPEN HOUSE  PERSIAPAN KEGIATAN OPEN HOUSE  GLADI BERSIH OPEN HOUSE INSTRUKSI KERJA

29  PELAKSANAAN OPEN HOUSE  PEMBENTUKAN PANITIA MATRIKULASI  PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MATRIKULASI  PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN MATRUKILASI  PELAKSANAAN KEGIATAN MATRIKULASI  PELAPORAN KEGIATAN MATRIKULASI  PEMBENTUKAN PANITIA MOS  PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MOS  PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA MOS  PELAKSANAAN KEGIATAN MOS  PELAPORAN KEGIATAN MOS  PENEMPATAN KELAS BARU/AWAL  PENEMPATAN KELAS LAMA  PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN PEMBELAJARAN  PENYUSUNAN PROGRAM SEMESTER  PEMBELAJARAN PENYUSUNAN SYLABUS DAN RENCANA PROGRAM PEMBELAJARAN  MENENTUKAN KRITERIA KETUNTASAN MINIMAL  PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI KELAS INSTRUKSI KERJA

30  PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA  PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BIOLOGI  PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM KOMPUTER  PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BAHASA  MELAKUKAN ULANGAN HARIAN  MEMBERIKAN TUGAS MENILAI KINERJA PRAKTEK LABOR  PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA  MELAKUKAN ULANGAN TENGAH SEMESTER  MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMESTER I  MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMSTER II  UJIAN SEKOLAH TERTULIS  UJIAN SEKOLAH PRAKTEK  MENENTUKAN KRITERIA KENAIKAN KELAS  MENENTUKAN KRITERIA PENJURUSAN  MENENTUKAN KRITERIAN KELULUSAN  MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER (EKSKUL) PILIHAN/WAJIB  MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER KHUSUS  MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER WAJIB  PENGENALAN LINGKUNGAN DAN EKSPLORASI LINGKUNGAN INSTRUKSI KERJA

31  PENGENALAN EKSPLORASI PROFESI/KEAHLIAN  PEMBENTUKAN PANITIA PESANTREN SEKOLAH  PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN PESANTREN SEKOLAH  TUGAS WALISANTRI  PEMBENTUKAN PANITIA KHATAMAN QURAN  PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN BIAYA KHATAMAN QURAN  PELAKSANAAN KHATAMAN QURAN  PELAPORAN KEGIATAN KHATAMAN QURAN  PEMBENTUKAN PANITIA WISUDA  PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN WISUDA  RENCANA KEGIATAN WISUDA  PELAKSANAAN WISUDA  PELAPORAN KEGIATAN WISUDA  PENERIMAAN BIAYA-BIAYA (SPP, DPP, OPS, CATERING, JEMPUT-ANTAR)  SETOR TUNAI  TRANSFER ATM  PENGELUARAN BIAYA OPERASIOANAL UNIT (ADA DALAM RABS)  PENGELUARAN KEGIATAN INSIDENTAL (ADA DALAM RABS) INSTRUKSI KERJA

32  PENGELUARAN INSIDENTAL  PEMBAYARAN GAJI LEWAT BANK  PEMBAYARAN GAJI LEWAT KAS  PEMBAYARAN GURU NGAJI LAPORAN KEUANGAN OPERASIONAL UNIT  LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN INSIDENTAL  PENGADAAN BARANG PENGAJUAN ATK UNIT  DRIVER SEKOLAH  KATERING SEKOLAH  CLEANING SERVICE  RUMAH TANGGA SEKOLAH  BAGIAN KOMPUTER  SATUAN TUGAS KEAMANAN  USULAN KARYAWAN BARU (SDM)  FLOWCHART MAPPING PROSES  CASH FLOW KEUANGAN  MANAJEMEN KELEMBAGAAN (FC)/A  SITEM INFORMASI (FC)/A  TATA PAMONG (FC)/A  KEMITRAAN DAN HUMAS TATA PAMONG-ADMINISTRASI AKADEMIK (FC)/A  TATA PAMONG-ADMINISTRASI HUMAS (FC)/A INSTRUKSI KERJA

33 Slide 32 Formulir Formulir merupakan media untuk mencatat hasil proses dan digunakan sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu. Mengenai format Formulir, standar ISO-9000 tidak memberikan pedoman khusus. Sekolah dapat menggunakan format Formulir yang sudah ada atau merancang format yang sesuai dengan prosedurnya APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (11) DOKUMEN PENDUKUNG

34 Slide 33 PENGENDALIAN DOKUMENTASI Yang dimaksud dengan dokumen mutu TERKENDALI adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru) Sedangkan dokumen mutu yang TAK TERKENDALI adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru)

35 Slide 34 PENGENDALIAN DOKUMENTASI 5. Perhatikan pengendalian dokumen kadaluarsa Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen kadaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja. Dokumen mutu kedaluarsa (tidak berlaku lagi) adalah master (asli) dokumen mutu revisi lama, jika dokumen tersebut diperbaharui (revisi baru).

36 Terima Kasih


Download ppt "Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)"

Presentasi serupa


Iklan oleh Google