Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) Electricity for a Better Life Panduan Menulis Dokumen Aplikasi Kriteria Malcolm Baldrige.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) Electricity for a Better Life Panduan Menulis Dokumen Aplikasi Kriteria Malcolm Baldrige."— Transcript presentasi:

1 PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) Electricity for a Better Life Panduan Menulis Dokumen Aplikasi Kriteria Malcolm Baldrige

2 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 1.Kenali Struktur Kriteria Malcolm Baldrige yang disusun dalam 3 (tiga) level, yaitu: (1) a)Basic Requirement  Pertanyaan pada level ini letaknya ada disamping judul item kategori  Pertanyaan hanya singkat dan menanyakan sesuai item kategori, sifatnya masih umum Contoh: b)Overall Requirement  Pertanyaan pada level ini letaknya ada di bawah judul item kategori  Pertanyaan makin detail atau makin spesifik dibanding basic requirement  Meminta perusahaan untuk menjelaskan poin-poin penting yang harus diperhatikan dari item kategori Contoh: Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

3 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 1.Kenali Struktur Kriteria Malcolm Baldrige yang disusun dalam 3 (tiga) level, yaitu: (2) c)Multiple Requirement  Pertanyaan pada level ini letaknya ada di samping sub part  Makin detail atau makin spesifik dan lebih terperinci dibanding overall req  Meminta perusahaan utk menjawab setiap pertanyaan yang ada Contoh: Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

4 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 1.Kenali Struktur Kriteria Malcolm Baldrige yang disusun dalam 3 (tiga) level, yaitu: (3) 1.Kepemimpinan adalah[kategori] 1.1Kepemimpinan Senior adalah[item kategori] a.Visi, Tata Nilai, dan Misi adalah[area to address] (1)Visi dan Tata Nilai adalah[sub part] Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

5 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB PART QUESTION I I-1 I-2 I-1a I-1b I-1a1H,H,H, 1.1 Senior Leadership. 1.2 Governance and Societal Responsibilities PART QUESTION I-1a1H,H,H,

6 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 2.Selalu kaitkan dengan visi, misi, sasaran strategis dan strategi perusahaan  Yang harus ditanamkan sebelum menjawab adalah mengetahui apa visi, misi, sasaran strategis/tujuan perusahaan dan selanjutnya ketika menjawab pertanyaan selalu dikaitkan bahwa jawaban perusahaan adalah dalam rangka merealisasikan visi, misi, sasaran strategis/tujuan perusahaan.  Inilah yang akan menghimpun kekuatan tim dan menyatukan seluruh elemen perusahaan menuju arah yang sama.  Pada pedoman penilaian hal ini menunjukkan kekuatan integrasi dan keselarasan baik terkait kriteria PROSES yang lain ataupun HASIL. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

7 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 3.Akrab dengan kriteria dan pertanyaannya...(1)  Memahami konsep dan kerangka kerja adalah kekuatan untuk tidak mudah goyah dalam menjawab pertanyaan (contoh: fokus pada hasil, maka pastikan untuk jawaban PROSES adalah tidak sekedar proses, melainkan proses yang akan mengantarkan dicapainya HASIL yang unggul).  Terbiasa atau akrabi 7 kriteria yang terdiri dari 6 kriteria PROSES dan 1 kriteria HASIL berikut kategori, item kategori, area to address dan sub part di dalamnya.  Tidak ada salahnya memahami pertanyaan sesuai tingkatan kriteria mulai dari basic, overall dan multiple requirement. Seringkali kita langsung menjawab pertanyaan untuk level MR dan menemukan kesulitan karena banyak yang belum ada (belum diterapkan) di perusahaan.  Mulai membiasakan diri dengan pertanyaan dan memahami apa maksud pertanyaan dalam konteks yang umum yang terjadi dalam keseharian pengelolaan perusahaan.  Setiap pertanyaan meskipun dipisah-pisahkan dalam beberapa pertanyaan harus dipahami bahwa itu satu kesatuan dan saling berkaitan. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

8 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 3.Akrab dengan kriteria dan pertanyaannya...(2)  Kemungkinan kita akan frustasi dan susah mencari jawabannya, biasanya karena tidak paham maksud pertanyaan atau perusahaan belum menerapkan (memiliki cara) sehingga tidak terbayang jawabannya. Terus akrabi saja pertanyaannya dan jangan berhenti untuk memahami maksud pertanyaan sambil mencari sumber lain atau bertanya pada orang lain yang mampu menjelaskan. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB INGAT 3x !!! Jawaban perusahaan bukan apa yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan melainkan apa yang terjadi di perusahaan. Bila tidak ada jawaban, maka perusahaan sudah tahu sebenarnya, apa area yang kedepan harus diperbaiki Hindari kalimat yang mengandung kata “AKAN”

9 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 4.Cari contoh jawaban dari perusahaan lain Salah satu cara yang dianjurkan adalah mempelajari bagaimana perusahaan lain merespon pertanyaan. Konsultan hanya membantu memahami maksud pertanyaan, maka lakukan diskusi bersama terkait realitas yang terjadi di perusahaan. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB 5.Mulailah dengan Profil Organisasi  Mengetahui siapa diri kita berikut lingkungan bisnis yang terjadi adalah modal utama untuk memudahkan perusahaan menjawab pertanyaan kriteria.  Jawaban pertanyaan Profil Organisasi adalah informasi dasar untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan kriteria selanjutnya.  Layaknya kita sedang terbang buta, jika langsung menjawab pertanyaan tanpa sebelumnya melakukan dan memahami jawaban dari Profil Organisasi, apa yang terjadi ?

10 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 6.Potong menjadi beberapa bagian pertanyaan  Meskipun pertanyaan-pertanyaan kriteria harus dipahami adalah satu kesatuan dalam sub part atau area to address atau bahkan dalam satu item kategori, namun beberapa pertanyaan bisa kita potong-potong menjadi beberapa bagian untuk memudahkan memahami pertanyaan dan mencari jawabannya.  Contoh pertanyaan adalah “Bagaimana perusahaan mendengarkan pelanggan untuk memperoleh informasi / yang akan ditindaklanjuti / dan untuk mendapatkan umpan balik pada produk Anda dan dukungan perusahaan kepada pelanggan? Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB 7.Lihat dan pahami catatan/penjelasan dari setiap item kategori di bawah o Setiap item kategori ada catatan yang menjelaskan lebih jauh tentang apa yang dimaksud dari pertanyaan. o Catatan setiap item kategori wajib dibaca dan akan membantu untuk memahami maksud pertanyaan. Juga tidak kalah penting adalah glossary yang ada di halaman belakang.

11 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 8.Pertimbangkan pedoman penilaian (scoring system)  Pedoman penilaian memberikan pengetahuan kepada kita untuk menjawab pertanyaan sesuai perspektif penilaian, yaitu PROSES meliputi : Approach – Deployment – Learning dan Integration (atau sering disingkat dengan sebutan ADLI) dan untuk HASIL yang meminta perusahaan untuk menampilkan Level pencapaian – Trend (pertumbuhan kinerja dari waktu kewaktu) – Comparison (posisi perusahaan dibanding benchmark) dan Integration (atau sering disingkat dengan sebutan LeTCI)  Pedoman penilaian juga menunjukan posisi skor untuk : Basic Requirement – Overall Requirement dan Multiple Requirement  Mengacu pada pedoman penilaian, maka diharapkan perusahaan menjawab secara singkat (sistematis) dan tidak sekedar menyampaikan hal-hal yang sepele yang terjadi di perusahaan. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

12 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB Basic (Cara yang diperlukan) Overall (Cara yang spesifik) Multiple (Cara yang lebih detail): - Focus - Perbaikan lebih detail

13 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – APPROACH Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

14 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – DEPLOY Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

15 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – LEARNING Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

16 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – INTEGRATION Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

17 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – LEVELS Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

18 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – TRENDS Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

19 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – COMPARISONS Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

20 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige SCORING GUIDELINE – INTEGRATION Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

21 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 9.Memahami pertanyaan “Bagaimana (How)” dan “Apa (What)”  Jawaban untuk pertanyaan yang diawali dengan kata “Bagaimana” atau “How”, meminta perusahaan untuk menguraikan : Apa proses atau pendekatan cara (approach) yang diterapkan di perusahaan?  Pertanyaan yang diawali dengan “Bagaimana” adalah yang paling banyak kita temukan dalam kriteria. Mengacu pada pedoman penilaian maka dalam menjawab pertanyaan “bagaimana”, maka perusahaan menjelaskan : apa pendekatan yang digunakan?, bagaimana dan seberapa luas pendekatan tersebut diterapkan?, bagaimana perusahaan mengevaluasi dan memperbaiki proses tersebut? Juga bagaimana pendekatan tersebut selaras dengan tujuan perusahaan dan kriteria lainnya.  Jawaban untuk pertanyaan yang diawali dengan kata “Apa” atau “What” hanya menyampaikan informasi sesuai yang diminta oleh pertanyaan.  Harus hati-hati, karena seringkali kita tidak sadar menjawab pertanyaan “Bagaimana” tetapi ternyata uraian jawabannya seperti menjawab pertanyaan “Apa”. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

22 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB interpretasut/kriteria /21 Proses/cara/metoda /pendekatan – Approach, Deployment, Learning, Integration Pernyataan / Data – informasi dasar proses bekerja. Temuan, ukuran,rencana, sasaran, tujuan SISTEMATIK (Sejauh mana cara tsb dilakukan berulang, berbasis data & Informasi memenuhi persyaratan) (PROSES)

23 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 10.Tampilkan tren dan benchmark dan sampaikan penjelasannya untuk jawaban HASIL  Khusus untuk menjawab pertanyaan HASIL atau result, maka tampilkan kinerja perusahaan sesuai persyaratan pedoman penilaian (LeTCI seperti yang diuraikan pada penjelasan poin 8).  Akan lebih baik menampilkan HASIL berupa grafik diagram garis (line chart).  Jangan lupa untuk memberi penjelasan dari setiap grafik yang ditampilkan. Ingat bukan menulis ulang informasi yang telah tertampil di grafik tetapi memberi penjelasan lebih lanjut dari grafik kinerja.  Penjelasan diperlukan agar pembaca memahami bahwa kinerja yang ditampilkan adalah kinerja yang sangat penting untuk ditampilkan karena sangat terkait erat dengan jawaban Profil Organisasi dan jawaban kriteria. Juga memberi penjelasan atas adanya kejadian (kalau ada) berkaitan dengan trend yang dicapai (baik trend meningkat atau sebaliknya). Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

24 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 11.Jangan khawatir kalau jawabannya panjang  Untuk pertama kalinya biarkan jawaban apa adanya dan tidak harus memaksakan diri sesuai jumlah halaman yang diminta.  Pengalaman yang banyak dijumpai adalah tidak mungkin sekali menyusun akan diperoleh jawaban yang baik termasuk jumlah halaman yang efektif.  Jurus yang tepat adalah susun jawaban, revisi, revisi dan revisi untuk kesempuranaan jawaban yang sitematik dan mencerminkan persyaratan proses (ADLI) dan hasil (LeTCI) didalamnya. Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

25 Kiat Merespon Persyaratan Kriteria Malcolm Baldrige 12.Lihat keterkaitannya dengan jawaban dari kriteria lain Pada nomor 2 telah diuraikan, bahwa jawaban perusahaan untuk “Selalu dikaitkan dengan visi, misi, sasaran strategis dan strategi perusahaan”, karena inilah yang menyatukan sudut pandang jawaban perusahaan secara keseluruhan dalam satu tujuan, tetap harus dilakukan review untuk juga melihat keselarasan dan integrasinya dengan jawaban dari kriteria yang lain. Beberapa rujukan yang menyampaikan keterkaitan kriteria (linkage criteria) bisa menjadi alat untuk melihat keselarasan dan integrasi jawaban. Beberapa orang menyebut ini sebagai “benang emas”, dari semua jawaban harus dapat ditunjukan keselarasan dan integrasinya, mulai dari visi, misi, sasaran strategis, rencana jangka panjang, rencana tahunan, target, rencana kerja, proses yang mendukung, indikator kinerja yang diukur dan dievaluasi ……….dst…..sampai dengan pencapaian kinerja sebagai jawaban yang ditampilkan untuk kategori 7 (HASIL). Sumber: Internet, Presentasi IQAF, Buku Kriteria MB

26 Terima Kasih


Download ppt "PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) Electricity for a Better Life Panduan Menulis Dokumen Aplikasi Kriteria Malcolm Baldrige."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google