PENGORGANISASIAN.

Presentasi berjudul: "PENGORGANISASIAN."— Transcript presentasi:

1 PENGORGANISASIAN

2 PENGORGANISASIAN Definisi:
menentukan siapa yang akan mengerjakan dan serta bagaimana orang dan kegiatan berhubungan Pentingnya pengorganisasian: - Bila tidak ada kekacauan terjadi, apa dan siapa yg tanggung jawab - Mencegah duplikasi - Menghubungkan antara perencanaan dan pelaksanaan - Hal penting dlm pengorganisasian: Struktur organisasi (sistem hubungan kegiatan dan wewenangnya) Struktur Organisasi: - Sistem hubungan kegiatan dan wewenang - Sistem pengelompokan kegiatan yg diikatkan oleh wewenang

3 Salah satu contoh struktur organisasi
Stakeholders memilih Board of Directors memperkerjakan Manager Presiden CEO Vice President Of Finance Vice President Of Maintenence Vice President of Manufacturing

4 PENGORGANISASIAN KONSEP DASAR PENGORGANISASIAN: - Spesialisasi
- Kesatuan komando = satu atasan - Rentang kendali, artinya banyaknya peg yg dpt dikendalikan - Wewenang WEWENANG: Hak yg dimiliki seorang manajer utk pengambilan keputusan dan memberi perintah kepada bawahannya Wewenang termasuk: - Hak mengambil keputusan - Menugaskan bawahan - Mengharapkan prestasi yg memuaskan dari bawahan

5 PENGORGANISASIAN Wewenang terdiri dari:
+ LINI (lini autority): Wewenang pengambilan keputusan yang terjadi antara atasan dan bawahan + STAF: Wewenang utk “membantu” meliputi hak utk memberi nasehat dan membantu + FUNGSIONAL: Wewenang ini terbatas pada suatu kegiatan tanpa melihat siapa dan dimana kegiatan tersebut dilaksanakan KEKUASAAN: Kekuatan yg mendukung wewenang TANGGUNG JAWAB: Kewajiban yg harus dijalankan  Tidak dapat didelegasikan

6 DEPARTEMENTASI Proses pengelompokan kegiatan dalam unit kerja atau sub-sub pd dasarnya menerapkan prinsip pembagian kerja dan spesialisasi Menurut Fungsi Menurut Produk Menurut Wilayah Menurut Pelanggan Menurut Proses atau Peralatan Menurut Waktu, misalnya menurut shift Campuran: kriterianya bagaimana pembagian tsb. Akan memberikan hasil yg maksimum

7 DELEGASI Persoalan yg terpenting adalah berapa banyak wewenang yg harus atau dapat dilimpahkan kepada bawahannya, tergantung: Sifat delegasi Kemampuan bawahan Hasil yg diharapkan Koordinasi: Dalam situasi dimana pekerjaan-pekerja saling berhubungan dan berpengaruh satu dengan lainnya, maka diperlukan koordinasi yg tinggi

8 PROSES MANAJEMEN Planning Directing controlling

9 PERENCANAAN (PLANNING)
Sebagai usaha untuk menghadapi masa depan yg tidak pasti Perencanaan: mengubah posisi pada saat ini ke posisi yg diinginkan Manfaat : - mengurangi resiko ketidak pastian - memusatkan perhatian pd sasaran - dasar manajemen lainnya

10 PERENCANAAN (PLANNING)
Ciri : - pengetahuan tentang pekerjaan - batas toleransi atas penyimpangan - memperhatikan SDM - fleksibel - melihat kemungkinan adaptasi - memperhatikan kendala

11 PENGARAHAN (DIRECTING)
Pengarahan : fungsinya adalah berusaha membuat karyawan melaksanakan pekerjaannya sehingga sasaran organisasi tercapai secara efisien Proses pengarahan : memberi instruksi, memimpin, memotivasi Manager menggunakan asumsi-asumsi dalam berkomunikasi Asumsi mengenai orang dengan tingkah laku: menurut Douglas Mc. Gregor digolongkan dalam 2 ekstrim x, y Teori X : - pada umumnya orang tidak suka bekerja dan jika ada kesempatan akan berusaha menghindari - karena itu, agar orang mau bekerja maka ia perlu diperintah/ diawasi, dipaksa, bahkan diancam - rata-rata orang lebih suka diperintah, menghindari tanggung jawab, tidak punya ambisi tinggi dan sangat mementingkan jaminan keamanan

12 PENGARAHAN (DIRECTING)
Teori Y : Pengarahan tenaga fisik dan mental untuk bekerja pada hakekatnya sama denan waktu bermain dan istirahat Pengawasan dan ancaman bukan satu-satunya cara untuk mencapai tujuan organisasi. Orang akan mengarahkan dan mengawasi dirinya sendiri dalam mencapai tujuan asalkan ia sudah menyetujuinya Menyetujui tujuannya merupakan bagian yang erat hubungannya dengan kebutuhan untuk mencapai penghargaan terhadap prestasinya Dalam kondisi yang cocok, orang bersedia menerima dan bahkan mencari tanggung jawab Kemampuan imajinasi, kecerdasan dan kreativitas memecahkan masalah tersebut luas pada populasi dan tidak terbatas pada sejumlah kecil orang Dalam jaman modern ini potensi intelektual orang baru digunakan sebagian

13 PENGENDALIAN (CONTROLLING)
HINDARI KATA PENGAWASAN ERAT KAITANNYA DGN PERENCANAAN FOKUS KE TINGKAH LAKU ORANG, KRN ORANG YG MENENTUKAN TERCAPAINYA ATAU TIDAKNYA SASARAN SITUASI SEKARANG SASARAN PRESTASI YG DIINGINKAN KOREKSI PENYIMPANGAN

14 LANGKAH-LANGKAH DLM PENGENDALIAN
MENETAPKAN STANDAR DAN CARA PENGUKURAN PRESTASI MENGUKUR PRESTASI YA MEMBANDINGKAN HASIL DAN STANDARD TIDAK TINDAKAN KOREKSI

15 PENENTUAN KRITERIA PENGENDALIAN: - ANGGARAN - STANDAR KERJA - JADWAL CIRI-CIRI PENGENDALIAN YG BAIK: - EKONOMIS - TEPAT WAKTU - BERFOKUS PD HAL YG PENTING - DAPAT DIMENGERTI - DAPAT DITERIMA

16 KEPEMIMPINAN Otokratis Partisipatif Demokratis

17 GAYA KEPEMIMPINAN OTOKRATIS: - Cenderung memusatkan kekuasaan dan menjadikan dirinya sbg pusat kekuasaan - Menggunakan wewenang yg ada pd dirinya utk mengatur lingkungan kerja dan kegiatan bawahan -Bawahan hanya mempunyai sedikit kebebasan atau sedikit pengaruh pada pengambilan keputusan - Bawahan hanya bertanggung jawab utk mematuhi perintah dan mengerjakan apa yg disuruh - Komunikasi hanya mengalir dari atas ke bawah

18 - Membagi wewenang dan tanggungjawab dengan bawahannya
Gaya Kepemimpinan PARTISIPATIF - Membagi wewenang dan tanggungjawab dengan bawahannya - Kedua belah pihak berperan dalam pengambilan keputusan - Komunikasi dan pengaruh mengalir secara timbal balik

19 DEMOKRATIS GAYA KEPEMIMPINAN
- Jarang menggunakan wewenang dan tanggungjawab dan mendelegasikan wewenang - Kebebasan dalam pengambilan keputusan kelompok - Wewenang dan pengaruh dipusatkan pada kelompok bukan individu

20 Faktor2 yg mempengaruhi gaya kepemimpinan
IKLIM ORGANISASI KELOMPOK SIFAT PEKERJAAN WAKTU LINGKUNGAN YG MEMPENGARUHI SIKAP ANGGOTA ORGANISASI

21 MOTIVASI McGregor Maslow Heizberg

22 Motivasi Motivasi: Kebutuhan yg mendorong perbuatan ke arah suatu tujuan tertentu Menurut Douglas Mc. Gregor asumsi mengenai orang dengan tingkah laku digolongkan kedalam 2 ekstrim X, Y Teori X : Pada umumnya orang tidak suka bekerja dan jika ada kesempatan akan berusaha menghindari Karena itu, agar orang mau bekerja maka ia perlu diperintah/ diawasi, dipaksa, bahkan diancam Rata-rata orang lebih suka diperintah, menghindari tanggung jawab, tidak punya ambisi tinggi dan sangat mementingkan jaminan keamanan

23 Motivasi Teori Y : Pengarahan tenaga fisik dan mental untuk bekerja pada hakekatnya sama dengan waktu bermain dan istirahat Pengawasan dan ancaman bukan satu-satunya cara untuk mencapai tujuan organisasi. Orang akan mengarahkan dan mengawasi dirinya sendiri dalam mencapai tujuan asalkan ia sudah menyetujuinya Menyetujui tujuannya merupakan bagian yang erat hubungannya dengan kebutuhan untuk mencapai penghargaan terhadap prestasinya Dalam kondisi yang cocok, orang bersedia menerima dan bahkan mencari tanggung jawab Kemampuan imajinasi, kecerdasan dan kreativitas memecahkan masalah tersebar luas pada populasi dan tidak terbatas pada sejumlah kecil orang Dalam jaman modern ini potensi intelektual orang baru digunakan sebagian

24 MOTIVASI Teori Maslow: terdapat hirarki motivasi
- Kebutuhan fisiologis: kebutuhan makanan, air, baju dll - Kebutuhan akan rasa aman: bahaya fisik dan rasa aman secara ekonomis - Kebutuhan sosial: kebutuhan dicintai, mencintai, kasih sayang, diterima orang lain, berkumpul dll - Kebutuhan penghargaan: penghargaan, pengakuan, status, kebebasan - Kebutuhan realisasi diri: kebutuhan utk memanfaatkan seluruh potensi yg ada dan mengekspresikan diri

25 MOTIVASI Teori Motivasi Heizberg : berpusat pd pekerjaan yg membuat orang menjadi puas atau tidak puas Asumsi Heizberg: Orang bermotivasi melakukan pekerjaan jika mereka dapat mencapai sasaran dan memenuhi kebutuhan sebagai individu Ada faktor kepuasan (satisfiers), terdiri dari achievement, pengakuan pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab dan perkembangan serta kemajuan. Sebaliknya jika faktor-faktor tesebut tidak ada, orang bukan hanya tidak puas saja, tetapi juga tidak berarti (dissatisfiers)

26 MOTIVASI Faktor Dissatisfiers, jika tidak terpenuhi membuat orang tidak puas dan tidak bermotivasi, sehingga berprestasi rendah Contoh: Akibat kebijakan gaji, kebijakan perusahaan, supervisi, hubungan antara manusia dan kondisi kerja yang tidak sesuai dg harapan.

27 PERBEDAAN TEORI MOTIVASI:
MC GREGOR MASLOW HEIZBERG ASUMSI KEBUTUHAN DISSATISFIER/ SATISFIER TEORI X Fisiologis Keamanan Sosial Gaji Hubungan antar orang Kondisi kerja Kebijakan perusahaan Supervisi TEORI Y Penghargaan Diri Realisasi Diri Pekerjaan Achievement Pengakuan Tanggung Jawab Perkembangan

28 KOMUNIKASI Orientasi Topik pembicaraan Proses Komunikasi efektif

29 ORIENTASI GAYA KOMUNIKASI
TOPIK PEMBICARAAN PROSES KOMUNIKASI KOMUNIKASI EFEKTIF TINDAKAN (APA) HASIL  PRODUKTIVITAS SASARAN  EFISIEN PENAMPILAN  BERGERAK MAJU TANGGUNG JAWAB, UMPAN BALIK, PENGALAMAN, TANTANGAN, PENCAPAIAN HASIL, PERUBAHAN KEPUTUSAN SANGAT PRAGMATIS LANGSUNG PD SASARAN TINDAK SASARAN MEMENTINGKAN KEPUTUSAN2 CEPAT (MELOMPAT DARI SATU IDE KE IDE LAINNYA) SANGAT ENERGIK Pusatkan pembicaraan awal ke pd hasil apa yg dpt dicapai (nyatakan kesim pulan ttg topik pembicaraan tsb pd awal diskusi) Nyatakan rekomendasi yg terbaik (tdk terlalu kaku, berikan alternatif) Tekankan manfaat praktek Gunakan alat bantu presentasi (visual)

30 ORIENTASI GAYA KOMUNIKASI
TOPIK PEMBICARAAN PROSES KOMUNIKASI KOMUNIKASI EFEKTIF PROSES (BAGAIMANA) FAKTA PROSEDUR PERENCANAAN PENGORGANISASIAN PENGENDALIAN PENGUJIAN MENCOBA MENGANALISIS MENGOBSERVASI MEMBUKTIKAN TERPERINCI SISTIMATIS BERPIKIR LOGIS (SEBAB-AKIBAT) BERBICARA ATAS FAKTA TIDAK EMOSIONAL SABAR DATAR, KURANG MENARIK HATI-HATI -Usahakan ringkas, ungkapkan fakta yg penting saja -Usahakan menyusun pembicaraan tsb secara terstruktur -Uraikan usulan secara terperinci -Pertimbangkan alt lain berikan pro dan kontra -Jangan tergesa-gesa -Uraikan usulan secara teratur

31 ORIENTASI GAYA KOMUNIKASI
TOPIK PEMBICARAAN PROSES KOMUNIKASI KOMUNIKASI EFEKTIF ORANG (SIAPA) -ORANG -KEBUTUHAN -MOTIVASI -KERJA KELOMPOK -KOMUNIKASI -PERASAAN -KEPERCAYAAN -HARAPAN -PENGEMBANGAN -SEMANGAT KELOMPOK -PENGERTIAN -KEPEKAAN -KESADARAN -KERJASAMA -NILAI-NILAI -HUBUNGAN PRIBADI SPONTAN EMPATI HANGAT SUBYEKTIF EMOSIONAL SENSITIF -SEDIAKAN CUKUP WAKTU UTK BERBINCANG2 (JGN LANGSUNG PD TOPIK PEMBICARAAN) -TEKANKAN HUB YG NYATA ANTARA TOPIK PEMBICARAAN KITA DGN ORG2 YG TERLIBAT DIDALAMNYA -TUNJUKKAN PD HSL YG BAIKYG TELAH DIKUPAS DGN IDE KITA YG LALU -KEMUKAKAN PULA DUKUNGAN DR BEBERAPA INDIVIDU YG TERPANDANG -APA BILA KOMUNIKASI TERTULIS, SEBAIKNYA GUNAKAN GAYA PENULISAN INFORMAL

32 ORIENTASI GAYA KOMUNIKASI
TOPIK PEMBICARAAN PROSES KOMUNIKASI KOMUNIKASI EFEKTIF IDE-IDE (MENGAPA) -KONSEP -CARA-CARA BARU -PEMBAHARUAN -KREATIVITAS -PELUANG-PELUANG -PERBAIKAN -POTENSI -APA-APA YG BARU -MEREKA SENDIRI -IDE YG DIBICARAKAN UTK PERIODA WAKTU YAD -TULISAN DR PERNYATA-AN UMUM KE YG KHUSUS -PROPOSAL HRS MEMPER- LIHATKAN SECARA LSG HUB ANTARA KONSEP POKOK YG DIUSULKAN IMAGINATIF KHARISMATIK SUKAR UTK DIPAHAMI EGO TERPUSAT TIDAK REALISTIS KREATIF PENUH DGN IDE2 YG BARU PROVOKATIF -SEDIAKAN CUKUP WAKTU UTK BERDISKUSI -TAHAN DIRI JIKA TOPIK MELOMPAT-LOMPAT -HUBUNGKAN TOPIK YG DIBAHAS DGN SUATU KONSEP YG LEBIH LUAS -TEGASKAN KEUNIKAN ATAS KEKHASAN TTG TOPIK YG DIBICARAKAN -PERLIHATKAN MANFAAT

33 ANALISA SWOT Strengths Weaknesses Opportunities Threats

34 ANALISA SWOT (KUALITATIF)
SD INTERNAL PENINGKATAN KERJA SD EKSTERNAL KEKUATAN (STRENGTHS) 1. 2. KELEMAHAN (WEAKNESSES) PELUANG (OPPORTUNITIES) STRATEGI SO: MENGANDUNG BERBAGAI ALTERNATIF STRATEGI YG BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG DGN MENDAYA GUNAKAN KELUARAN/ KELEBIHAN YG DIMINTA PERUSAHAAN STRATEGI WO: BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG EKSTERNAL UNTUK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN TANTANGAN (THREATS) STRATEGI ST: KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI YG MEMANFAAT-KAN ATAU MENDAYAGUNA-KAN KEKUATAN UNTUK MENGATASI ANCAMAN STRATEGI WT: KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI SBG SOLUSI DARI ASSESSMENT ATAS KELE-MAHAN PERUSAHAAN DAN ANCAMAN YG DIHADAPI, ATAU USAHA MENGHINDARI ANCAMAN UTK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN SD : Sumber Daya

35 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM KEKUATAN - MEMILIKI DED & MASTER PLAN -OPERASI LANCAR -KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT -KEUNTUNGAN USAHA > 15 % -TIDAK PUNYA HUTANG -MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET KELEMAHAN -RATIO KARYAWAN VS PELANGGAN = 45 -PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT -KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI -PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS TERPASANG -CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %

36 PELUANG -PELANGGAN BARU = 15 % TANTANGAN
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM PELUANG -PELANGGAN BARU = 15 % -ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK -ADA BANTUAN PINJAMAN SDM TANTANGAN -DPR BELUM MENGIJINKAN KENAIKKAN TARIF DASAR AIR -KEPADATAN PENDUDUK DAERAH PELAYANAN BARU < 50 ORANG/HA -PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT

37 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM STRATEGI SO -MENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN SISTEM YG SEBAGIAN DANA DARI PINJAMAN LUNAK WO -MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT -MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI ST -EKSPOSE KE DPR TTG POTENSI KEUNTUNGAN PERLUASAN SISTEM YG BERMANFAATAN DANA PINJAMAN LUNAK

38 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM WT -PENYESUAIAN STRUKTUR TARIF AIR