Membuat Surat Masal (Mail Merge)

Presentasi berjudul: "Membuat Surat Masal (Mail Merge)"— Transcript presentasi:

1 Membuat Surat Masal (Mail Merge)
Pertemuan 03

2 Mail Merge (Surat Masal)
Untuk membuat surat yang sama ke beberapa tujuan yang berbeda dengan cepat. Untuk membuat mail merge dibutuhkan 2 data, yaitu: Master surat dan Data Master surat adalah bentuk surat yang akan kita buat dengan variasi tertentu. Data adalah bagian surat yanga akan dirubah-ubah. Data terdiri dari Field dan Record Data dapat dibuat di Ms.Excel atau di Ms. Access

3 Field dan Record Field 1 Field 2 Field 3 Field 4 Record1 Record2
Tanggal Nama Perusahaan Alamat Kota Record1 11 Juni 2008 Trissa, SE CV. AGUNG Jl. Manding 21 Jakarta Record2 12 nov 2008 Budiono, SE PT. GRESIK Jl. Munggur 11 Record3 20 Agust 2008 Niken, SH PT. SAMSU Jl. Mataram 10 Bandung Record4 9 Maret 2008 Rafli, ST PT. PERMAI Jl. Kelapa 02 Yogya Record5 12 Agust 2008 Fauzi, MM CV. MULIA Jl. Mlati 19

4 Langkah-langkah Mail Merge
Buat data di Ms. Excel seperti gambar disamping Simpan data tersebut pada folder yang mudah di ingat

5 Lanjutan Langkah-langkah Mail Merge
3. Buat format surat di Ms. Word seperti gambar disamping

6 Langkah langkah memergekan data dan surat
Buka format surat yang di Ms. Word Klik menu millings Klik (select Recipients)kemudian pilih Use Exiting List kemudian cari tempat data disimpan, kemudian klik OK

7 Lanjutan Langkah langkah memergekan data dan surat
4. Memasukkan field tanggal pada dat kedalam format surat dengan cara, tempatkan pointer (kursor) pada (berisi field tanggal) yaitu sebelah kanan tanggal. 5. Kemudian klik sub menu insert merge Field pilih tanggal

8 Lanjutan Langkah langkah memergekan data dan surat
6. Lakukan perintah yang sama untuk field-field yang lain Sehingga menjadi seperti dibawah ini Untuk menampilkan datanya klik sub menu View Merge Data

9 Lanjutan Langkah langkah memergekan data dan surat
,, Klik disini untuk berpindah ke data selanjutnya View Merge Data = menampilkan data (record)