Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Wakil Direktur Unit Manajemen Mutu (UMM) Universitas Sumatera Utara Biro Rektor USU Lti 2, Jl. Dr. Mansur 68B Medan TELP:

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Wakil Direktur Unit Manajemen Mutu (UMM) Universitas Sumatera Utara Biro Rektor USU Lti 2, Jl. Dr. Mansur 68B Medan TELP:"— Transcript presentasi:

1

2 Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Wakil Direktur Unit Manajemen Mutu (UMM) Universitas Sumatera Utara Biro Rektor USU Lti 2, Jl. Dr. Mansur 68B Medan TELP: ; PENGANTAR AUDIT MUTU (AKADEMIK) INTERNAL (AMI) SMM USU WORKSHOP SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) USU UNTUK GJM DAN GKMSIKLUS – 2 TAHUN 2008 ANGKATAN - I : JUNI 2008 ANGKATAN – II : 18 – 19 JUNI 2008

3 Kondisi Sekarang Evaluasi Diri Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri Penjaminan Mutu Internal Eksternal Perguruan Tinggi EPSBED QA Akreditasi

4 Kondisi Yang Direncanakan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Penjaminan Mutu Eksternal(PME) Perguruan Tinggi Penjaminan Mutu Internal(PMI)

5 8 Jenis SNP (Standar Minimal) Standar Lain (Melampaui SNP) Wajib Internallydriven Psl 2 ayat (1) PP No 19/ Standar Isi 2. Sandar Proses 3. Standar Kompetensi Lulusan Lulusan 4. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan Tenaga Kependidikan 5. Standar Sarana dan Prasarana Prasarana 6. Standar Pengelolaan 7. Standar Pembiayaan 8. Standar Penilaian Pendidikan Pendidikan Ditetapkan sendiri oleh PT : a. Penelitian dan publikasi b. Pengabdian kepada masyarakat; masyarakat; c. Sistem informasi; d. Kerjasama institusional dalam dan luar negeri; dalam dan luar negeri; e. Kemahasiswaan; f. Suasana akademik; g. Sumber pendanaan (revenue generating); (revenue generating); h. Bidang lain sesuai ciri khas perguruan tinggi khas perguruan tinggi yang bersangkutan. yang bersangkutan. Standar Mutu PP. No.19 Tahun 2005

6

7 KEGIATAN 1 - N MONITORING EVALUASI DIRI AUDITINTERNAL CHECKDOPLAN DOKUMEN AKADEMIK 1 - N DOKUMEN MUTU (MM – MP) RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN ACTION UTiKor RUMUSAN KOREKSI PERBAIKAN/ PENINGKATAN MUTU BM SMM USU SIKLUS I EoC: Dec 2007 Sept 2007 Oct 2007 Nov 2007 Dec 2007 EoC: Dec 2007

8 OUTPUT REALISASI PRODUK (PROSES) INPUT STAKEHOLDERS Komponen Mutu yang Harus Dipertimbangkan Silabus Mahasiswa/Peserta didik Dosen/Instruktur/Laboran Instrumen Pendidikan Instrumen laboratorium Fasilitas Internet/Intranet/LAN Lingkungan Budjet Dokumen Regulasi Dll Proses Belajar Mengajar Proses Evaluasi Ujian Proses Evaluasi Skripsi Proses Evaluasi Tesis Alumni Temuan riset Paper ilmiah Jasa Konsultasi Jasa pelayanan perpustakaan Jasa pelayanan ICT Jasa pelayanan Kesehatan/pengobatan (Rumah Sakit) Techno-biz Park Business venture DIKTI Pasar kerja (industri dan sektor publik lainnya) Masyarakat (orang tua mahasiswa) Sekolah Menengah, Perguruan Tinggi Lain.

9 P,P,KI,PM Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran SDM Kurikulum Kemahasiswaan Sarana Prasarana Keuangan Tata Pamong SistemPembelajaran Sistem Pengelolaan Suasana Akademik Sistem Informasi Sistem Jaminan Mutu Lulusan 14 Mutu PS

10 P,P,KI,PM Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran SDM Kurikulum Kemahasiswaan Sarana Prasarana Keuangan Tata Pamong SistemPembelajaran Sistem Pengelolaan Suasana Akademik Sistem Informasi Sistem Jaminan Mutu Lulusan 14 Mutu PS

11 P,P,KI,PM Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran SDM Kurikulum Kemahasiswaan Sarana Prasarana Keuangan Tata Pamong SistemPembelajaran Sistem Pengelolaan Suasana Akademik Sistem Informasi Sistem Jaminan Mutu Lulusan 14 Mutu PS KRITIS!

12 P,P,KI,PM Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran SDM Kurikulum Kemahasiswaan Sarana Prasarana Keuangan Tata Pamong SistemPembelajaran Sistem Pengelolaan Suasana Akademik Sistem Informasi Sistem Jaminan Mutu Lulusan 14 Mutu PS BERUBAH!

13 P,P,KI,PM Keabsahan, integritas, visi, misi, tujuan dan sasaran SDM Kurikulum Kemahasiswaan Sarana Prasarana Keuangan Tata Pamong SistemPembelajaran Sistem Pengelolaan Suasana Akademik Sistem Informasi Sistem Jaminan Mutu Lulusan 14 Mutu PS HEBAT!

14 KRITIS BERUBAH HEBAT PROTRET SEKARANG

15 KRITIS BERUBAH HEBAT PROTRET SETELAH BERUBAH

16 Audit Mutu

17 Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan

18 Mari kita ingat kembali Sistem Mutu (SM) Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.

19 Mari kita ingat kembali 3 Tipe PENJAMINAN MUTU a) Jaminan Mutu Produk: Memastikan mutu produk/keluaran b) Jaminan Mutu Proses: Memastikan mutu suatu proses c) Jaminan Mutu Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses)MasukanProsesPelangganKeluaranProsesKeluaran

20 3 Tipe Utama Audit Mutu Audit Mutu Produk/Pelayanan: berdasar atas karakteristik produk/pelayanan tersebut. Audit Mutu Proses: berdasar atas indikator kinerja kunci. Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen-elemen dari sistem.

21 Tipe-tipe Lain Audit Pengamatan: untuk memantau kendali proses. Inspeksi: untuk penerimaan produk. Penilaian: untuk pertimbangan berdasar hasil evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu.

22 Tujuan Audit Mutu Antara lain untuk: Menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian elemen-elemen Sistem Mutu (SM) dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan. Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan- tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci). Menyempurnakan SM. Memenuhi persyaratan peraturan. Memantau SM sebagaimana tercantum dalam program atau kebijakan organisasi.

23 Alasan-alasan Audit Mutu Untuk mengevaluasi pemasok (rekanan) sesuai dengan kontrak. Untuk memverifikasi SM organisasi yang masih berlaku untuk tujuan tertentu. Untuk mengevaluasi SM dibandingkan dengan standar SM lain.

24 Lingkup Audit Mutu Lingkup Audit: Aktivitas-aktivitas yang perlu didesain untuk audit tertentu agar mencapai target atau tujuan audit. Klien harus menentukan standar atau referensi dokumennya.

25 Klasifikasi Audit

26 Klasifikasi Audit: Ada Tiga Tipe Audit 1)Audit tipe pertama (audit internal) 2) Audit tipe kedua (audit eksternal) 3) Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen) Ketiga tipe audit tersebut dapat menggunakan auditor eksternal.

27 Klasifikasi Audit: 1)Audit tipe pertama (audit internal): Audit secara internal dalam organisasi berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan. AUDIT INTERNAL

28 MANFAAT AUDIT INTERNAL Mengenal dengan baik pekerjaan- pekerjaannya. Menyempurnakan dan mengembangkan SM. Mengurangi risiko kegagalan audit eksternal.

29 2) Audit tipe kedua (audit eksternal) Audit secara eksternal yang tergantung pada perjanjian kerja. Misal: audit kontraktor, audit pemasok, audit kantor pusat. Klasifikasi Audit: AUDIT EKSTERNAL

30 3)Audit tipe ketiga (audit eksternal secara independen) Audit secara eksternal tanpa perjanjian atau ikatan kontrak yang dilakukan oleh suatu badan yang independen. Misal: audit oleh lembaga sertifikasi, audit untuk penghargaan atau sertifikat. Klasifikasi Audit: AUDIT EKSTERNAL Secara Independen

31 Frekuensi Audit Sesuai persyaratan peraturan. Terdapat perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, dan teknik. Terdapat perubahan sistem. Atas permintaan klien. Sesuai kebutuhan penyempurnaan.

32 Tahapan audit: 1. Audit Sistem 2. Audit Kepatuhan

33 Audit Sistem Audit Sistem: audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu. Dilakukan di Kantor/Desk Evaluation

34 Audit Kepatuhan Audit Kepatuhan: memeriksa/memastikan apakah setiap prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar. Dilakukan di tempat teraudit/visitasi

35 PROGRAM ATAU RENCANA AUDIT MUTU DANGKAL DALAM Aras dan Kedalaman Audit AUDIT SISTEM Desk evaluation MM MP IK, DP, BO AUDIT KEPATUHAN Site visit

36 Badan Sertifikasi (BS) Badan Sertifikasi: suatu badan yang memberikan sertifikat kepada individu/organisasi yang memenuhi seluruh karakteristik standar yang ditentukan.

37 Badan Sertifikasi Luar Negeri ABS Quality Evaluation, Inc. (ABS QE)U.S.A. AT & T Quality RegistrarU.S.A. British Standards Institution Quality Assurance (BSI)U.K. Bureau Veritas Quality International (BVQI)Netherland Det Norske Veritas Industry, Inc. (DNV)Norway Lloyd’s Register Quality Assurance Ltd. (LRQA) U.K. Quality Management Institute (QMI) (Ireland, Italy, Norway, Spain, Sweden) Canada SGS Yardley Quality Assured Firms U.K. Singapore Institute of Standards and Industrial Research (SISIR) Singapore Underwriters Laboratories, Inc. (UL) U.S.A. More (Belgium, Denmark, France, Germany)

38 Badan Akreditasi (BA) Badan Akreditasi (BA): adalah badan yang mengakreditasi Badan Sertifikasi, untuk menjamin bahwa sertifikat yang dikeluarkan sesuai dengan standar yang berlaku.

39 Audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif secara internal dalam organisasi penyelenggara pendidikan berdasarkan standar yang dimiliki organisasi itu sendiri AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI)

40 TUJUAN UMUM AMAI untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik.

41 TUJUANAMAITUJUANAMAI Memberi nilai tambah dan memperbaiki kegiatan operasional akademik atau proses akademik Universitas. Mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik Univesitas telah tepat dan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu akademik tersebut. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional berkelanjutan.

42 Siklus AMAI 1) Menetapkan tujuan audit 2) Merencanakan audit tahunan 3) Menetapkan sasaran dan lingkup audit 4) Membentuk tim audit 5) Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem) 6) Menyelenggarakan rapat tim audit 7) Menetapkan jadwal audit 8) Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit kepatuhan) 9) Menyusun laporan audit [Temuan (KTS,OB) & PTK] 10) Melakukan kajiulang oleh manajemen (+ auditor/konsultan).

43 Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist Melaksanakan Audit Lapangan Tentukan Tujuan Audit Rapat Tim Audit LAPORAN AUDIT MPAMAI Siklus A udit M utu A kademik I nternal Menentukan kebijakan AMAI MANAJEMEN PerencanaanAudit Membentuk Tim Audit Jadwal Audit (Visitasi) Menentukan kajiulang kebijakan 10 Tim Audit Kualifikasi AMAI PemilihanPelatihan KelompokAuditor

44 Perencanaan Audit dan Unsur di dalam Audit

45 Pertimbangan dalam Perencanaan Audit Struktur Struktur Organisasi. Lingkup Lingkup kegiatan. produk dan pelayanan. Ukuran Ukuran dan lokasi. Harapan Harapan pelanggan/stakeholders. Tujuan Tujuan dan kebijakan organisasi. Pengalaman Pengalaman auditor.

46 Ketua Dep/Prodi GKM-D GKM-F GJM PD-I DEKAN DPF PR-I REKTOR DGB MWA Tim Audit Mutu Internal UMM SA DEWAN AUDIT Unit Manajemen Mutu Gugus Jaminan Mutu Gugus Kendali Mutu Organisasi SMM USU (tingkat Fakultas dan Departemen)

47 Tim Audit DitunjukDitunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu Akademik Internal (MP-AMAI), disetujui oleh klien/teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan). TerdiriTerdiri dari orang auditor, seorang sebagai Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.

48 Peran dan Tanggungjawab Manajemen (Rektor/Dekan) Menugaskan Menugaskan staf senior sebagai MP-AMAI. Mengesahkan Mengesahkan rencana audit tahunan. Melakukan Melakukan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen. Mendukung Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pengauditan.

49 MANAJEMEN MANAJER PROGRAM AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (MPAMAI) TERAUDIT PIMPINAN UNIT TERAUDIT TIM AUDIT KETUA & ANGGOTA Kesalingkaitan dalam Audit

50 Peran dan Tanggungjawab MP-AMAI Mempersiapkan Mempersiapkan rencana audit tahunan. Memilih, Memilih, melatih dan menetapkan kualifikasi auditor. Menunjuk Menunjuk Tim Audit. Melaksanakan Melaksanakan program audit. Mengelola Mengelola laporan audit. Melaporkan Melaporkan hasil audit untuk kajiulang oleh manajemen.

51 Peran dan Tanggungjawab Ketua Tim Auditor Membuka Membuka rapat. Memilih Memilih anggota tim audit (jika prodi lebih dari satu). Menyiapkan Menyiapkan jadwal dan program audit. Memimpin Memimpin audit. Membuat Membuat keputusan akhir atas temuan audit. Memantau Memantau tindak lanjut OB. Menyerahkan Menyerahkan laporan audit. Menutup Menutup rapat.

52 Peran dan Tanggungjawab Auditor Mengaudit Mengaudit sesuai lingkup audit. Melaksanakan Melaksanakan tugas secara obyektif. Mengumpulkan Mengumpulkan dan menganalisis bukti. Melaksanakan Melaksanakan tugas sesuai kode etik. Mampu Mampu menjawab pertanyaan.

53 Peran dan Tanggungjawab Manajemen Teraudit Memberikan Memberikan informasi kepada pejabat yang relevan tentang tujuan dan lingkup audit. Mendampingi Mendampingi tim audit. Menyediakan Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit. Memberikan Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh auditor. Menentukan Menentukan dan memprakarsai tindakan koreksi berdasarkan laporan audit.

54 Program/Jadwal Audit Tanggal Tanggal dan jam pertemuan yang pasti. Disepakati Disepakati oleh Auditor dan Teraudit. Tempat/lokasi Tempat/lokasi audit. Topik/unsur Topik/unsur audit. Tujuan Tujuan dan lingkup audit. Sumber Sumber informasi/fasilitas/bahan yang diperlukan.

55 Laporan Audit

56 Isi Laporan Audit Lingkup dan tujuan. Jadwal audit. Nama-nama anggota tim audit. Nama-nama obyek teraudit. Rincian dokumen acuan. Ringkasan KTS, observasi, dan rekomendasi. Ringkasan hasil audit dan pertimbangan. Tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan.

57 Distribusi Laporan Audit Pimpinan puncak teraudit. Anggota tim kajiulang manajemen. MPAMAI. Auditor dan teraudit. Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi.

58 Kaji Ulang Manajemen

59 Kajiulang Manajemen Proses terencana, melibatkan sistem mutu organisasi yang menunjukkan adanya kepemimpinan dan komitmen manajemen puncak.

60 Tujuan Kajiulang Manajemen Memfokuskan pada kebijakan dan tujuan manajemen puncak dalam sistem mutu. Mencari cara-cara untuk meningkatkan mutu. Mengkaji ulang komitmen terhadap sumber daya dan fasilitas. Menilai efisiensi sistem mutu.

61 Kualifikasi Auditor

62 Karakter Auditor Diplomatis. Diplomatis. Profesional. Profesional. Cakap Cakap dalam menjelaskan dan mengikuti aturan. Komunikatif. Komunikatif. Pendengar Pendengar yang baik. Jujur Jujur dan tidak bias. Selalu Selalu ingin tahu dan pengamat yang baik. Penuh Penuh pengertian. Rajin Rajin bekerja. Dapat Dapat mengendalikan diri. Mempunyai Mempunyai watak kepemimpinan. Ramah Ramah dan dapat bekerjasama.

63 Atribut Auditor Terlatih. Terlatih. Berpendidikan Berpendidikan baik dalam bidang yang diaudit. Berpengalaman Berpengalaman (secara teknis). Berkepribadian Berkepribadian positif. Berkemampuan Berkemampuan manajerial.

64 Atribut Auditor (Lanjutan) Berkemampuan Berkemampuan berbahasa dan berkomunikasi. Tidak Tidak bias. terlibat (bebas dari pengaruh) dalam setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit. Disegani Disegani oleh orang-orang dalam organisasi.

65 Sikap Auditor Sedikit Sedikit bicara. Banyak Banyak mendengarkan.

66 Etika Auditor Tidak bias. Tidak bias. Profesional. Profesional. Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada pihak ketiga. Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada pihak ketiga. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial. Berpikiran terbuka dan objektif. Berpikiran terbuka dan objektif. Realistik. Realistik. Bersikap dewasa. Bersikap dewasa. Tidak Tidak bias. Profesional. Profesional. Tidak Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada pihak ketiga. Melaksanakan Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial. Berpikiran Berpikiran terbuka dan objektif. Realistik. Realistik. Bersikap Bersikap dewasa.

67 1. Tidak 1. Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sendiri. 2. Tidak 2. Tidak bias. 3. Harus 3. Harus memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan. 4. Harus 4. Harus mempunyai pengalaman mengenai lokasi dan tempat audit. 5. Tidak 5. Tidak ada conflict of interest interest dengan teraudit Jika tidak (3 dan 4) libatkan pakar atau pengamat. Hal–hal yang perlu diingat Tim Auditor


Download ppt "Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Wakil Direktur Unit Manajemen Mutu (UMM) Universitas Sumatera Utara Biro Rektor USU Lti 2, Jl. Dr. Mansur 68B Medan TELP:"

Presentasi serupa


Iklan oleh Google