Manajemen Perubahan.

Presentasi berjudul: "Manajemen Perubahan."— Transcript presentasi:

1 Manajemen Perubahan

2 Pendahuluan Panta Rei (bahasa Belanda: alles verandert – bahasa Inggris: evertyhing changes). Manusia perlu “berubah” sesuai dengan tuntutan perubahan itu sendiri. – perubahan dalam perilaku. – perubahan dalam sistem nilai dan penilaian. – perubahan dalam metode dan cara-cara bekerja. – perubahan dalam peralatan yang digunakan. – perubahan dalam cara berpikir. – perubahan dalam hal bersikap.

3 Perubahan mengandung makna : Beralihnya keadaan sebelumnya (the before condition) menjadi keadaan setelahnya (the after condition). Transisi dari kondisi awal hingga kondisi kemudian memerlukan transformasi. Salah satu sasaran dari manajemen perubahan ialah “mengupayakan agar proses transformasi tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif cepat dengan kesulitan-kesulitan seminimal mungkin”.

4 Kekuatan yang Membantu Kekuatan yang Menghalangi
Aneka macam kekuatan yang membantu dan menghalangi perubahan keorganisasian (George/Jones, 2002: ) Kekuatan yang Membantu Kekuatan yang Menghalangi Kekuatan-kekuatan yang kompetitif. Kendala-kendala keorganisasian kekuasaan dan konflik. Kekuatan ekonomi dan politik. Perbedaan-perbedaandalam orientasi fungsional. Struktur mekanistik. Kekuatan-kekuatan global. Kultur keorganisasian. Kekuatan-kekuatan demografik dan kekuatan-kekuatan sosial. Kendala-kendala kelompok. Norma-norma kelompok. Kohesivitas kelompok. Kekuatan-kekuatan etikal. Pemikiran kelompok dan eskalasi komitmen. Kendala-kendala individual. Ketidakpastian dan Perasaan tidak aman. Persepsi selektif dan retensi kebiasaan.

5 Sifat dari Perubahan Keorganisasian (Schermerhorn, Hunt, Osborn, 1991: 494-495)
Dalam proses perubahan ada yang disebut agen perubahan (a change agent) seorang atau kelompok yang bertanggung jawab untuk mengubah pola perilaku yang ada pada orang tertentu atau sistem sosial tertentu. Dua konsep perubahan Perubahan yang direncanakan (Planned Change). Perubahan yang tidak direncanakan (Unplanned Change).

6 Metode-metode perubahan yang dapat di terapkan
Target-target Keorganisasian yang dapat diubah dan metode-metode Menghadapinya Target Metode-metode perubahan yang dapat di terapkan Tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran. Jelaskan misi secara keseluruhan; laksanakan modifikasi sasaran-sasaran yang ada; terapkan asas manajemen berdasarkan sasaran-sasaran. Kultur Laksanakan klarifikasi, modifikasi, dan atau ciptakan keyakinan-keyakinaninti dan nilai-nilai guna membantu membentuk perilaku individu-individu dan kelompok-kelompok. Strategi Modifikasi rencana-rencana strategik; modifikasi rencana-rencana operasional,modifikasi kebijakan-kebijakan serta prosedur-prosedur. Tugas-tugas Modifikasi desain pekerjaan; terapkan perkayaan pekerjaan (job enrichment)dan kelompok-kelompok kerja otonomi. Teknologi Perbaiki peralatan serta fasilitas-fasilitas; perbaiki metode-metode dan arus pekerjaan. Orang-orang Modifikasi kriteria seleksi, modifikasi praktek-praktek rekruiting, terapkan program-program pelatihan dan pengembangan; klarifikasi peranan dan ekspektasi-ekspektasi. Struktur Modifikasi uraianpekerjaan, modifikasi desain keorganisasian, sesuaikan mekanisme-mekanisme koordinasi; modifikasi penyebaran otoritas.

7 Fase Proses Perubahan (Kurt Lewin)
Fase I Pencairan: Menciptakan kebutuhan akan perubahan. Meminimasi tantangan terhadap perubahan Fase II Mengubah : Mengubah orang-orang (individu dan kelompok). tugas-tugas struktur. teknologi Fase III Pembekuan Kembali Memperkuat hasil-hasil. Mengevaluasi hasil-hasil. Membuat modifikasi-modifikasi konstruktif.

8 Pandangan Stephen P Robbins Tentang Perubahan (Robbins, 1991: 632-644)
Enam kekuatan yang bekerja sebagai stimulan bagi perubahan: 1.Sifat angkatan kerja yang berubah. 2.Teknologi. 3.Kejutan-kejutan ekonomi. 4.Tren sosial yang berubah. 5.Politik dunia baru. 6.Sifat persaingan yang berubah.

9 Tentangan atau Penolakan Individu terhadap Perubahan
Penolakan Individual Kepastian Perasaan takut terhadap hal-hal yang tidak diketahui Pemrosesan informasi secara selektif Faktor-faktor ekonomi Kebiasaan

10 Tentangan Keorganisasian (Organizational Resistance)
Tantangan Keorganisasian Inertia kelompok Ancaman bagi ekspertis Ancaman terhadap hubungan-hubungan kekuasaan yang sudah mapan Ancaman terhadap alokasi sumber-sumber daya yang berlaku Fokus perubahan yang terbatas Inertia Struktural

11 Organisasi tempat berlangsungnya Manajemen dan
Perubahan dapat digambarkan sbb GLOBAL NON PROFIT HAKIKAT KEMANUSIAAN INDIVIDUALITAS SOSIALITAS MORALITAS NEGARA/ PERINTAH NASIONAL TUJUAN ORGANISASI SEJUMLAH MANUSIA PROFIT SWASTA NASIONAL KEBUTUHAN MANUSIA BIOLOGIS SOSIAl PSIKOLOGIS MENTAL SPIRITUAL VOLUNTIR GLOBAL

12 Tujuan Manajemen Perubahan secara lebih khusus ada- lah :
1. Meningkatkan kemampuan organisasi. 2. Meningkatkan peranan organisasi. 3. Melakukan penyesuaian secara internal dan ekster- nal. 4. Meningkatkan daya tahan organisasi. 5. Mengendalikan suasana kerja. 6. Mewujudkan kondisi organisasi yang lebih baik dari kondisi sebelumnya. # Di lingkungan organisasi profit muara tujuan manajemen perubahan adalah mempertahankan dan mengembang- kan eksistensi organisasi, menjadi organisasi yang lebih baik kondisinya dari kondisi sebelumnya.

13 Sejumlah Target Perubahan (Jones, 1998; 512-513)
Perubahan keorganisasian yang terencana ditujukan kearah upaya perbaikan kinerja pada salah satu diantara tingkatan berikut: •Tingkat Sumber daya manusia. •Tingkat sumber-sumber daya fungsional. •Tingkat kemampuan teknologi. •Tingkat kemampuan keorganisasian.

14 Sejumlah cara untuk mengatasi tentangan terhadap perubahan (Robbins, 1991: 643-644)
Enam taktik yang dapat diterapkan oleh agen perubahan: 1.Pendidikan dan komunikasi. 2.Partisipasi 3.Fasilitas dan bantuan. 4.Negosiasi 5.Manipulasi dan kooptasi (kooptasi merupakan sebuah bentuk manipulasi dan partisipasi). 6.Paksaan (Coercion).

15 Aneka macam tipe Perubahan (Jones 1998; 513-515)
Dua kategori perubahan: 1.Perubahan yang bersifat gradual, inkremental dan yang terfokuskan secara khusus 2.Perubahan yang bersifat revolusioner, yang bersifat mendadak, drastis dan mencakup seluruh organisasi. Perubahan revolusioner mencakup upaya untuk meningkatkan efektivitas bekerjanya suatu organisasi sedangkan Perubahan evolusioner berupaya mencari cara-cara baru untuk menjadi efektif.

16 Reenginering Inovasi Restrukturisasi
Ada beberapa cara yang dapat diterapkan organisasi untuk menimbulkan hasil-hasil secara cepat: Reenginering Restrukturisasi Inovasi

17

18 Konsep Gemba Kaizen (Imai, 1997)
• Tahun 1986 terbit sebuah buku yang berjudul: Kaizen; the key to Japan’s competitive succes. • Kini istilah Kaizen menjadi istilah kunci dalam manajemen. • Kaizen berarti “perbaikan secara berkesinambungan” • Kaizen merupakan konsep pokok yang memayungi istilah dalam lingkungan industri jepang seperti Total Quality Control (TQC), Quality Circle, (Gugus kendali mutu), Zero Defect, Just in Time (JIT) Management, Sugestion System.

19 Siklus Perubahan yang Saling Memperkuat
Komitmen (Motivasi) Efektivitas Kooridnasi (perilaku) Kompetensi (keterampilan)

20 Organisasi Pembelajaran (The Learning Organization)
Menurut Ikujiro Nonaka, Keberhasilan perusahaan-perusahaan Jepang bukanlah karena keahlian mereka dalam bidang produksi, atau karena mereka dapat mencapai modal murah, memiliki hubungan dekat dengan pelanggan, rekanan ataupun pemerintah tetapi karena keterampilan mereka dalam hal “ menciptakan Pengetahuan Keorganisasian”. Yaitu kemampuan sebuah perusahaan secara keseluruhan untuk menciptakan pengetahuan baru, kemudian meyebarkannya melalui seluruh organisasi tersebut dan memasukannya ke dalam produk-produk-servis-servis-serta sistem-sistem.

21 Tahapan-tahapan Perkembangan
Menurut Nonaka, satu-satunya sumber yang dapat diandalkan bagi tercapainya keunggulan kompetitif yaitu pengetahuan. Penciptaan Pengetahuan Inovasi Berkelanjutan Keunggulan Kompetitif

22 Kongruensi Lingkungan-Nilai-nilai-Sumber-sumber Data (Thompson,1993)
Makin besar kongruensi yang terjadi, makin besar kemungkinan organisasi yang bersangkutan memanaje sumber-sumber dayanya secara efektif, guna menyesuaikan diri dengan faktor-faktor keberhasilan utama, yang ditetapkan oleh lingkungan.

23 Model Pendekatan Sistem 3 Lingkaran dalam konteks manajemen Perubahan (Winardi, 2002)
Setiap proses perubahan senantiasa diawali dengan kondisi yang berlaku (das sein) yang syarat dengan aneka macam problem. • Maka pihak manajemen perlu mencari penyebab masalah dengan analisis medan kekuatan (Force Fields Analysis) atau analisis SWOT. • Kemudian tahapan berikutnya dinamakan fase die ubergang. Diterapkan aneka macam tindakan korektif untuk mengatasi masalah-masalah yang muncul pada fase awal (das sein). • Fase ketiga disebut fase kondisi yang dicita-citakan (Das Sollen).

24 Sejumlah pendekatan manajemen (Koontz, Weihrich, 1988: 38-39)
Perubahan dan Pendekatan Kontingensi dalam Manajemen (Contingency Approach in Management) Sejumlah pendekatan manajemen (Koontz, Weihrich, 1988: 38-39) Pendekatan Empirikal atau Pendekatan Kasus Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan Dipelajarinya pengalaman melalui kasus-kasus, diidentifikasinya keberhasilan-keberhasilan serta kegagalan-kegagalan. Semua situasi berbeda, tidak adanya upaya untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip.Hampir tiada manfaatnya untuk mengembangkan teori manajemen.

25 Pendekatan Perilaku Antar Perorangan Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan Pusatperhatian adalah pada perilaku antar perorangan, kepemimpinan dan motivasi. Ia berlandaskan psikologi individual Diabaikannyaperencanaan-pengorganisasian-dan pengawasan. Pelatihan psikologikal tidak cukup untuk menjadi seorang manajer efektif Pendekatan Perilaku Kelompok Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan Dititikberatkannya perilaku orang-orang di dalam kelompok-kelompo. Ia berlandaskan sosiologi dan psikologi sosial. Ia terutama mempelajari pola-pola perilaku kelompok. Studi tentang kelompok-kelompok besar sering kali dinamakan “perilaku organisasi”. Iaseringkali tidak terintegrasi dengan konsep-konsep atau prinsip-prinsip-teori-teori dan teknik-teknik manajemen. Diperlukan adanya integrasi lebih dekat dengan desain struktur organisasi-staffing-perencanaan dan pengawasan.

26 Pendekatan-pendekatan sistem-sistem sosial kooperatif
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan Diperhatikannya aspek-aspek antar perorangan dan perilaku kelompok yang menyebabkan timbulnya sebuah sistem kerjasama (kooperasi). Konsep yang diperluas, mencakup setiap kelompok kooperatif dengan tujuan jelas. Bidang yang terlampau luas untuk studi tentang manajeme.Ia mengabaikan banyak konsep-konsep-prinsip-prinsip-teknik-teknik manajemen.

27 Pendekatan-pendekatan sistem-sistem sosioteknial
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan Sistemteknikal menimbulkan dampak besar atas sistem sosial (sikap-sikap pribadi-perilaku kelompok). Fokus perhatian ditujukan pada produksi-operasi-operasi perkantoran dan bidang-bidang lain yang memiliki keeratan kuat antara sistem yang ada dengan orang-orang. Titikberat hanya diletakan pada para karyawan teknikal (blue collar)dan karyawan perkantoran tingkat bawah. Diabaikannya sebagian besar dari pengetahuan manajerial.

28 Pendekatan teori keputusan Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan Fokus perhatian diletakan pada pengambilan keputusan, orang-orang atau kelompok-kelompok yang mengambil keputusan dan proses pengambilan keputusan. Ada ahli-ahli teori tertentu yang menggunakan pengambilan keputusan sebagai batu loncatan untuk mempelajari segala kegiatan perusahaan. Batas-batas studi tidak lagi terumuskan dengan jelas. Kegiatan managing lebih dari sekedar mengambil keputusan-keputusan. Fokus pada waktu bersamaan terlampau sempit dan terlampau luas.

29 Pendekatan sistem (atau sistematik) Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan Konsep-konsepsistem memiliki bidang penerapan luas. Sistem-sistem memiliki batas-batas-tetapi mereka juga berinteraksi dengan lingkungan eksternal: maksudnya organisasi-organisasi merupakan sistem-sistem terbuka. Sangat menekankan pentingnya upaya mempelajari keterkaitan antara perencanaan-pengorganisasian-dan pengawasan di dalam sebuah organisasi, maupun pada berbagai subsistem yang ada. Analisistentang keterkaitan sistem-sistem dan subsistem-subsistem, maupun interaksi organisasi-organisasi dengan lingkungan eksternal mereka. Hal tersebut tidak dapat dianggap sebagai sebuah pendekatan baru dalam bidang manajemen.

30 Pendekatanmatematikal atau pendekatan management science
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan Kegiatanmanajemen dianggap sebagai proses-proses, konsep-konsep, simbol-simbol, serta model-model matematikal menganggap manajemen sebagai sebuah proses yang logikal murni, yang dinyatakan dalam simbol-simbol dan hubungan-hubungan matematikal. Sangatmementingkan model-model matematikal. Banyak aspek dalam kegiatan manajemen tidak dapatdi modelkan. Matematika merupakan sebuah alat yang berguna, tetapi tidak dapat dianggap sebagai sebuah mazhab atau pendekatan terhadap manajemen.

31 Pendekatan kontingensi atau pendekatan situasional
Karakteristik/ Kontribusi Keterbatasan-keterbatasan Praktek manajerial tergantung dari situasi dan kondisi yang berlaku (yakni sebuah kontingensi atau situasi tertentu). Teori kontingensi memahami pengaruh dari solusi-solusi tertentu atas pola-pola perilaku keorganisasian. Para manajer sejak lama mengetahui bahwa tiada cara tunggal terbaik untuk melaksanakan pekerjaan. Timbul kesulitan dalam hal mendeterminasi semua faktor kontingensi dan untuk menunjukan hubungan-hubungan mereka. Tugas dapat menjadi teramat kompleks.

32 Pendekatan peranan manajerial Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan Studi orisinil terdiri dari studi tentang lima orang eksekutif puncak. Berdasarkan studi tersebut diidentifikasi sepuluh macam peranan manajerial dan mereka dikelompokan dalam peranan: 1.Antar perorangan 2.Informasional 3.keputusan Sampel orisinil sedikit sekali, kegiatan tertentu tidak bersifat manajerial. Kegiatan-kegiatan merupakan bukti tentang perencanaan-pengorganisasian-staffing-memimpin dan pengawasan. Tetapi beberapa kegiatan diabaikan.

33 Pendekatan operasional Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan Pendekatan ini menyatakan konsep-konsep, prinsip-prinsip-teknik-teknik, dan pengetahuan dari bidang-bidang lain, dan pendekatan-pendekatan manajerial. Disini upaya dilakukan untuk mengembangkan ilmu (science) dan teori dengan penerapan praktikal. Ia membedakan pengetahuan manajerial dan pengetahuan nonmanajerial. Dikembangkannya sistem klasifikasi yang dibentuk sekitar fungsi fungsi manajerial tentang perencanaan-pengorganisasian-staffing-memimpin dan mengawasi. Pendekatanini tidak seperti halnya penulis tertentu, mengidentifikasi koordinasi sebagai fungsi terpisah. Koordinasi misalnya adalah esensi dari managershipdan tujuan dari managing.

34 Teori Kontingensi ...contingency theory, The idea that managers choice of organizational strucutres and control systems depends on-is contingent on-characteristics of the external environment in which the organizational operates. (Jones, George, Hill, 2000:62) Setiap organisasi yang beroperasi di dalam lingkungan tertentu, perlu menyesuaikan diri dengan (tuntutan-tuntutan) lingkungan eksternal dimana ia berada.

35 Teori Kontingensi Desain Keorganisasian
Organisasi-organisasi dalam lingkungan struktu mekanistik (otoritas yang desentralisasi-arus komunikasi vertikal kontrol melalui peraturan-peraturan serta prosedur-prosedur ketat) Karakterisitik Lingkungan Tetapkan desain struktur suatu organisasi dan sistem-sistem kontrol Organisasi-organisasi pada lingkungan yang berubah memilih struktur organik ( otoritas yang didesentralisasi-arus komunikasi horisontal-kerja sama silang antar departemen)

36 Teori Kontingensi (lanjutan) (Putti, Koontz, Weihrich, 1998: 60-61)
Menurut teori kontingensi, strategi yang dipilih guna menghadapi situasi tertentu, tergantung pada tipe situasi yang dihadapi, atau ia bersifat kontingen pada situasi yang ada. • Menurut teori kontingensi tugas seorang manajer ialah mengidentifikasi metode mana, dalam situasi tertentu, dan pada waktu tertentu, dapat memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian tujuan-tujuan keorganisasian. • Menurut pendekatan kontingensi “situasi-situasi yang berbeda memerlukan reaksi-reaksi manajerial yang berbeda”.

37 Karakteristik-karakteristik Kontingensi (Kreitner 1992: 58-59)
Sebuah Perspektif Sistem Terbuka: untuk memahami bagaimana subsistem-subsistem keorganisasian terkombinasi untuk berinteraksi dengan sistem-sistem sosial-politikal-dan ekonomi. 2. Sebuah Orientasi Riset Praktikal: para periset kontingensi berupaya untuk menerjemahkan hasil penemuan mereka menjadi peralatan dan penghalusan-penghalusan situasional guna membantu manajemen menjadi lebih efektif. 3. Pendekatan Multivariat: merupakan sebuah teknik riset yang dimanfaatkan guna mengetahui, bagaimana suatu kombinasi variabel-variabel berinteraksi, guna menimbulkan hasil khusus tertentu.

38 Sejumlah Pelajaran yang Dapat Diperoleh dari Pendekatan Kontingensi (Kreitner, 1992: 60)
Pendekatan kontingensi merupakan sebuah alat yang bermanfaat bagi pemikiran manajemen, karena ditekankannya ketepatan situasional (situational appropriateness) • Pemikiran kontingensi merupakan perluasan praktikal dari pendekatan sistem. • Pemikiran sistem (sistemik) merupakan sebuah kekuatan sintetik dalam pemikiran manajemen, maka pendekatan kontingensi memberikan arah praktikal.

39 Pemikiran Sistem dan Pemikiran Kontingensi
Kausa Masalah yang terdapat dalam kondisi-kondisi environmental Dampak yang dikehendaki dan yang tidak dikehendaki Tindakan

40 Pemikiran sistem mencakup sejumlah asumsi sebagai berikut
Terdapat adanya sebuah problem atau masalah Problem tersebut berada pada situasi tertentu. Problem tersebut memerlukan suatu solusi atau pemecahan. Problem tersebut akan menimbulkan dampak terlepas dari dampak yang diinginkan atas problem tersebut. Perlu diupayakan untuk mengantisipasi dampak demikian. Solusi yang disajikan dapat dievaluasi dengan jalan mengidentifikasi serta menimbang bauran (the Mix) dampak yang diinginkan dan dampak yang tidak diinginkan. Solusi yang diterapkan tidak akan bersifat “menetap”-mengingat bahwa situasi akan berubah (Hampton, 1977: 23-24).

41 Pemikiran Kontingensi
“...the key contribution of the contingency perspective may best be summed up in the observation that there is no one best way to manage and there are no universally applicable plans, organizational strucutre, leadership styles or controls”. Tindakan-Tindakan Manajemen Karakteristik-karakteristik Situasional Hasil-hasil keorganisasian (bersifat kontingen) untuk

42 Pendekatan Kontingensi Dalam Bidang Organisasi dan Manajemen (Hicks, Gullet, 1981: 425-426)
Pendekatan sistem terhadap teori organisasi dibentuk berdasarkan kontribusi-kontribusi para ahli teori klasik, termasuk didalamnya: Scientific Management-bureaucracy-dan administrative management. Masukan adisional ke dalam konsep sistem, muncul dari para ahli humanistik neoklasik, maupun dari para teoritis kuantitatif dan ekonomi. Pandangan kontingensi muncul dari konsep-konsep sistem. Pendekatan kontingensi berarti bahwa lingkungan-lingkungan yang berbeda, memerlukan hubungan-hubungan keorganisasian yang berbeda.

43 Teknologi Internet dan World Wide Web. Teknologi Informasi (Enterprise Resource Management (ERM). Genetic Engineering Komputer-komputer dan robot-robot Teknik-teknik Manajemen Kualitas Statistikal Process Reengineering Kondisi-kondisi Ekonomi Resesi atau ekspansi Fluktuasi-fluktuasi suku bunga Tingkat tenaga kerja internasional Regulasi dan tindakan-tindakan peradilan

44 Kompetisi Global Keberhasilan ekonomi negara-negara di Asia Unifikasi Uni Eropa (dan Timur/Barat) Merger-merger dan konsolidasi-konsolidasi Perubahan-Perubahan Sosial dan Demografik Perhatian yang makin meningkat terhadap persoalan-persoalan lingkungan Diversitas kultural yang makin meningkat Tingkat-tingkat edukasi yang meningkat, para tenaga kerja Kesenjangan yang makin meningkat antara kelompok orang-orang kaya dan orang-orang miskin

45 Tantangan-tantangan Internal
Masalah-masalah behavioral: keluar/masuknya karyawan dengan kecepatan tinggi, absentisme, pemogokan-pemogokan, sebotase Problem-problem yang menyangkut proses: kebekuan komunikasi dan pengambilan keputusan atau inovasi-inovasi Pertentangan-pertentangan antara etika kerja, dan etika sosial pada banyak negara. Politik keorganisasian dan konflik-konflik keorganisasian yang berisifat destruktif.

46 Thanks