Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

BADAN EKSEKUTIF ASMINDO. HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA LANDASAN HUKUM ANGGARAN DASAR ASMINDO PERIODE 2008 – 2013 BAB IV – ORGANISASI - Pasal.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "BADAN EKSEKUTIF ASMINDO. HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA LANDASAN HUKUM ANGGARAN DASAR ASMINDO PERIODE 2008 – 2013 BAB IV – ORGANISASI - Pasal."— Transcript presentasi:

1 BADAN EKSEKUTIF ASMINDO

2 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA LANDASAN HUKUM ANGGARAN DASAR ASMINDO PERIODE 2008 – 2013 BAB IV – ORGANISASI - Pasal 13 – Kesekretariatan Organisasi No 1 sampai dengan 3 ANGGARAN RUMAH TANGGA ASMINDO PERIODE 2008 – 2013 BAB II - ORGANISASI - Pasal 2 no 5 BAB IX – BADAN EKSEKUTIF – Pasal 16 no 1 sampai dengan 5

3 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA

4 DEWAN PENGURUS PUSAT ASMINDO 2. GARIS DISTRIBUSI INFORMASI dari DPP kepada KOMDA KOMISARIAT DAERAH Bidang Sekretariat Daerah Bidang Wk Ketua Komda KOMISARIAT DAERAH Bidang Sekretariat Daerah Bidang Wk Ketua Komda KOMISARIAT DAERAH Bidang Sekretaria t Daerah Bidang Wk Ketua Komda Sekretaria t Daerah Ketua Komda Sekretariat Daerah KOMISARIAT DAERAH Bidang Wk Ketua Komda Ketua Komda Sekretariat Daerah Coordination Line Networking Line Instruction Line SEKRETARIAT DPP ASMINDO

5 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA DEWAN PENGURUS PUSAT ASMINDO PARA ANGGOTA WILAYAH / DAERAH - USAHA PRODUSEN MEBEL & KERAJINAN - USAHA PENGEPUL MEBEL & KERAJINAN - KOPERASI MEBEL & KERAJINAN - USAHA BAHAN BAKU MEBEL & KERAJINAN - USAHA ASOSERIS PENDUKUNG - DLL PARA ANGGOTA WILAYAH / DAERAH - USAHA PRODUSEN MEBEL & KERAJINAN - USAHA PENGEPUL MEBEL & KERAJINAN - KOPERASI MEBEL & KERAJINAN - USAHA BAHAN BAKU MEBEL & KERAJINAN - USAHA ASOSERIS PENDUKUNG - DLL PARA ANGGOTA WILAYAH / DAERAH - USAHA PRODUSEN MEBEL & KERAJINAN - USAHA PENGEPUL MEBEL & KERAJINAN - KOPERASI MEBEL & KERAJINAN - USAHA BAHAN BAKU MEBEL & KERAJINAN - USAHA ASOSERIS PENDUKUNG - DLL 3. GARIS HUBUNGAN ORGANISASI antara DPP kepada PARA ANGGOTA KOMISARIAT DAERAH Ketua Komda Bidang Sekretariat Komda Bidang Wk Ketua Komda KOMISARIAT DAERAH Ketua Komda Bidang Sekretariat Komda Bidang Wk Ketua Komda KOMISARIAT DAERAH Ketua Komda Bidang Sekretariat Komda Bidang Wk Ketua Komda Communication & Information Line

6 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA KOMISARIAT DAERAH (KOMDA) DEWAN PENGURUS PUSAT ASMINDO Ketua Umum Bidang Wk Ketua Umum Government Institution Professional Associations Commercial Representative International / National Networks Trading Boards Non Government Organization Educational Institutions Event Organisers Consultants Contractors Specialist GARIS STRATEGI KEBIJAKAN ORGANISASI GARIS IMPLEMENTASI KEBIJAKAN ORGANISASI Government Institution Parliament Chambers of Commerce Ambassadors Professional Associations International Networks Trading Boards 4. GARIS HUBUNGAN KERJASAMA ANTARA ORGANISASI DENGAN LEMBAGA / INSTITUSI ATAU PIHAK KETIGA SEKRETARIAT DPP ASMINDO Technical Support Regional Government Institution Regional Parliament Regional Chambers of Commerce Non Government Organization National Universities Professional Associations Regional / Local Networks Trading Boards GARIS KEBIJAKAN ORGANISASI DI TINGKAT PUSAT / NASIONAL GARIS KEBIJAKAN ORGANISASI DI TINGKAT DAERAH / REGIONAL KOMISARIAT DAERAH (KOMDA) SEKRETARIAT KOMDA ASMINDO Technical Support Third Party Field ASMINDO Field

7 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA DEWAN PENGURUS PUSAT ASMINDO Pemegang Mandat dari Pemilik Amanah KOMDA ASMINDO Representasi Pemilik Amanah ANGGOTA ASMINDO Pemilik Amanah SEKRETARIAT DPP ASMINDO HUBUNGAN KERJA IKATAN MORAL - EVENT ORGANISER - SUPPILER - KONSULTAN - KONTRAKTOR - VENDOR - ETC HUBUNGAN IKATAN KERJA PROFESSIONAL DIRECT SUPPORTING LINES INDIRECT SUPPORTING LINES LINI STRUKTUR INSTRUKSIONAL LINI STRUKTUR PENGAYOMAN 5. GARIS HUBUNGAN ORGANISASI & LINI STRUKTUR TANGGUNG JAWAB INDIRECT SUPPORTING LINES GARIS INSTRUKSI GARIS TANGGUNG JAWAB BEBAN PELAKSANAAN KERJA PROFESIONAL BEBAN TANGGUNG JAWAB Skema ini memberikan gambaran umum tentang PERBEDAAN yang mendasar dari lingkup tugas dan tanggung jawab yang menjadi beban dari setiap unsur Pemangku Kepentingan yang terlibat didalam kerangka kerja Organisasi ASMINDO

8 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA SEKRETARIAT DPP ASMINDO Perihal Sekretariatan dan Administrasi Kantor Perihal Pengelolaan Keuangan Perihal Pengelolaan Teknis Umum & Keamanan Direktur Eksekutif Perihal Publikasi dan Hubungan Masyarakat Perihal Pengelolaan Managemen Informasi Perihal Pengelolaan Data (Data Base) & Distribusi Informasi Perihal Pengelolaan Property & Pemeliharaan Asset WK. Direktur Eksekutif 7. JARINGAN STRUKTUR ORGANISASI LEMBAGA KESEKRETARIATAN Perihal Pengelolaan Promosi & Kegiatan Pameran Lingkup maupun berbagai jenis pekerjaan / tanggung jawab yang diperlukan / dibutuhkan dalam kaitan mendukung aktifitas dari DPP ASMINDO

9 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA SEKRETARIAT KOMDA ASMINDO Perihal Sekretariatan dan Administrasi Kantor Perihal Pengelolaan Keuangan Sekretaris Eksekutif Perihal Publikasi dan Hubungan pada Anggota Perihal Pengelolaan Data (Data Base) & Distribusi Informasi Perihal Pengelolaan Property & Pemeliharaan Asset 7. JARINGAN STRUKTUR ORGANISASI LEMBAGA KESEKRETARIATAN Lingkup maupun berbagai jenis pekerjaan / tanggung jawab yang diperlukan / dibutuhkan dalam kaitan mendukung aktifitas dari KOMDA ASMINDO Bentuk stuktur dan ikatan kerja disesuaikan dengan kondisi, situasi serta kebutuhan yang ada di setiap KOMDA ASMINDO serta Kebijakan yang dikeluarkan oleh setiap Pengurus Komda di daerah.

10 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA 7. JARINGAN STRUKTUR ORGANISASI LEMBAGA KESEKRETARIATAN DASAR ACUAN PO TENTANG URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DEWAN PENGURUS DI LINGKUNGAN (ASMINDO) BAB II - TUGAS POKOK DAN SUSUNAN PENGURUS ASMINDO Point A - No 4 - Badan Eksekutif 4. Badan Eksekutif. a. Yang dimaksud Badan eksekutif adalah badan non struktural yang bertugas membantu Dewan Pengurus Pusat dalam : -Pelaksanaan operasional harian administrasi perkantoran dan keuangan. -Pelaksakan tugas - tugas kesekretariatan yang diatur dalam aturan penugasan yang digariskan oleh DPP melalui Ketua Umum. b. Badan Eksekutif tidak dibenarkan mengeluarkan kebijakan dan atau keputusan apapun tanpa persetujuan Dewan Pengurus Pusat Asmindo. c. Badan Eksekutif tunduk dan patuh terhadap peraturan dan tata tertib kesekretariatan. d. Kepala dan Wakil Badan Eksekutif diangkat dan diberhentikan oleh Ketua Umum Asmindo. e. Personil Badan Eksekutif diangkat dan diberhentikan oleh Kepala Badan Eksekutif atas persetujuan Dewan Pengurus Pusat.

11 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA 7. JARINGAN STRUKTUR ORGANISASI LEMBAGA KESEKRETARIATAN BATASAN SEKRETARIAT DPP ASMINDO Merupakan Tim Pendukung Operasional kegiatan organisasi yang dalam pengelolaannya dikoordinasikan oleh seorang Direktur Eksekutif yang dibantu oleh seorang Wakil Direktur Eksekutif dalam mengkoordinasikan pelaksanaan kerja berbagai bidang pendukung kegiatan yang diperlukan oleh Organisasi ASMINDO di tingkat Pusat antara lain seperti : A.Penyelenggaraan aktifitas administratif kesekretariatan. B.Penyelenggaraan aktifitas hubungan informasi & komunikasi : 1.di dalam struktur organisasi ASMINDO dengan dan atas nama DPP 2.ke luar struktur organisasi ASMINDO dengan atas nama organisasi dan HARUS atas sepengetahuan / instruksi dari DPP. C.Penyelenggaraan aktifitas operasional keuangan organisasi dengan merujuk pada rencana anggaran keuangan, prosedur dan petunjuk teknis pelaksanaan operasional keuangan yang sudah ditetapkan DPP.

12 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA 7. JARINGAN STRUKTUR ORGANISASI LEMBAGA KESEKRETARIATAN D.Penyelenggaraan aktifitas penyusunan, pencatatan, dan kekinian terhadap data-data dan dokumentasi : 1.keanggotaan organisasi. 2.struktur kerja organisasi. 3.peraturan-peraturan organisasi. 4.berbagai peraturan, kebijakan, perundangan, yang berkaitan dengan organisasi. 5.berbagai jejaring kerja tingkat lokal, regional, nasional dan internasional yang berhubungan dengan organisasi. 6.dokumentasi visual dan data digital (non administratif), yang berkaitan dengan berbagai kegiatan dan aktifitas yang dilakukan dalam rangka program kerja organisasi. 7.data-data lain yang diperlukan organisasi. E.Penyelenggaraan aktifitas hubungan komunikasi dan informasi berbasis Teknologi Informasi untuk di dalam dan ke luar organisasi dalam bentuk formal, informal maupun komersial.

13 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA 7. JARINGAN STRUKTUR ORGANISASI LEMBAGA KESEKRETARIATAN F.Penyelenggaraan aktifitas pengadaan, perbaikan maupun pemeliharaan terhadap sarana, peralatan dan perlengkapan yang dimiliki dan dibutuhkan organisasi sesuai dengan peraturan dan prosedur yang ditetapkan oleh organisasi. G.Penyelenggaraan aktifitas pengadaan sarana pendukung sesuai Prosedur Operasional Organisasi terhadap berbagai sarana yang dibutuhkan oleh : 1.Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum 2.Struktur Dewan Pengurus Pusat 3.Struktur Komisariat Daerah H.Penyelenggaraan aktifitas pendukung pelaksanaan berbagai kegiatan / program organisasi yang dicanangkan dan dirancang oleh masing-masing Bidang dalam struktur organisasi Dewan Pengurus Pusat.

14 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Sekretariat dan Administratif PIC 1 + IBS 1 + Out SourceOperasionalKeuangan PIC 1 + IBS 1 + Out Source Teknis Umum, Keamanan, Property & Pemeliharaan PIC 1 + IBS 4 + Out Source Direktur Eksekutif Publikasi dan Humas Temporary Contract Out Source PR Management Managemen Informasi & Database PIC 1 + IBS 1 + Out Source Promosi dan Pameran IBS 1 By Event Contract Out Source Supporting Staff JOB List Out Source Possibility Wa. Direktur Eksekutif HRD & PERSONALIA EXECUTIVE ASSISTANT Tugas / Tanggung Jawab Melekat Bidang yang juga menjadi Fokus Pekerjaan PIC = Person In Charge IBS = Internal Body Supporting Staff (Permanent) IBS = Internal Body Supporting Staff (Contract Our Source) SEKRETARIAT DPP ASMINDO

15 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Sekretariat dan Administratif PIC 1 + IBS 1 + Out Source + Out Source Operasional Keuangan PIC 1 + IBS 1 + Out Source Direktur Eksekutif - Adm Surat Out & In - Sirkulasi Surat Internal - Distribusi Informasi - Filling System (Admin) - Koordinasi & konfirmasi rapat - rapat internal & eksternal serta undangan lainnya. - Travel Arrangement -Acomodation Arragement - Internal Activities Hospitality - Pencatatan kegiatan pengelolaan keuangan harian. - Mengelola patty cash - Melakukan pembayaran. -Membuat laporan keuangan secara periodik - Membuat rencana anggaran. - Filling data keuangan. - Menyiapkan data keuangan untuk keperluan audit atau pemeriksaan dari DPP. - Melakukan penagihan hutang / piutang -Pencatatan nilai dan jumlah aset -Menyimpan dokumen berharga Out Source Possibility: - Courier Service - Travel Agent - Accommodation Agency - Lawyer (General / Specific Law Consultant) -Translator & Interpreter Agency Out Source Possibility: - Accountant - Insurances Agency -Tax Consultant -Auditors -Leasing Agent WK. Direktur Eksekutif Uraian detail dari JOB List dapat dilihat pada lembar JOB Description

16 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Direktur Eksekutif Publikasi dan Humas Total Contract Out Source PR Management Promosi dan Pameran IBS 1 Temporary Contract Out Source Supporting Staff - Mengkoordinir dan mengundang wartawan - Membuat konsep image organisasi - Dokumentasi setiap event - Menyiapkan data pers release - Membuat kliping publikasi - Membuat Konsep “Program Campaign” - Melaksanakan tugas-tugas protokoler - Asmindo Image - Advertisement - On Call Executive Activity - Penyebaran informasi pameran - Pendaftaran - Korespondensi dengan penyelenggara - Pencatatan penagihan biaya pameran - Pengelolaan dengan pihak terkait (Travel, Contractor, Freight Forwarding, etc) - Laporan evaluasi - Compiling exhibition data. Out Source Possibility: - Professional Photographer - PR Consultant - Advertising Agency - Journalist -Graphic & Brand Designer - Professional Event -Documentation Services -Editors & Copy Writers -Media Sources Database Out Source Possibility: - Exhibition Contractors -Travel Arrangement Services -Freight Forwarding Services -Experts - Consultants -Sales Marketing TIM WK. Direktur Eksekutif HRD & PERSONALIA EXECUTIVE ASSISTANT Uraian detail dari JOB List dapat dilihat pada lembar JOB Description

17 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Teknis Umum, Keamanan, Property & Pemeliharaan PIC 1 + IBS 4 + Out Source Direktur Eksekutif Managemen Informasi & Database PIC 1 + IBS 1 + Out Source - Pemeliharaan sarana, peralatan & perlengkapan inventaris - Kebersihan & Keamanan Kantor - Purchasing Daily goods - Pengurusan Dokumen surat dan perijinan. - Pengadaan barang inventaris - Internal Activities Support & Infrastructure Preparation. (Rooms, Tranportations, Tools, etc) - Data keanggotaan - Data buyer - Data statistik ekspor impor - Data peraturan2 terkait - Pengelolaan portal / Pemeliharaan website -Koordinasi dan distribusi informasi elekronik. - Data pejabat pemerintah terkait - Data media & wartawan - Data Kebijakan & Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah - Pemeliharaan E-Network Out Source Possibility: - MIS & Maintenance Services - Web Designers - IT Programmer - Research & Surveyors Team. - Experts - Consultants Out Source Possibility: - Vendor & Supplier - Maintenance Services (Vehicles & Office Equipments) - Building Contractors - M&E Contractor & Maintenance Services -Consultants WK. Direktur Eksekutif Uraian detail dari JOB List dapat dilihat pada lembar JOB Description

18 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA SEKRETARIAT ASMINDO TUGAS UTAMA( PERFORMANCE) -Menjadi garda terdepan dari organisasi -Menjadi cermin dan kesan pertama wajah organisasi -Menjadi citra penampilan dari VISI dan MISI organisasi TUGAS POKOK(PROFESSIONAL) -Melaksanakan tugas administrasi kesekretariatan -Melakukan tugas distribusi informasi -Melakukan tugas komunikasi -Melakukan pendataan -Melakukan mekanisme teknis pengelolaan keuangan TUGAS PENDUKUNG(FULL SUPPORT) -Mendukung pelaksanaan program pengurus organisasi -Mendukung pelaksanaan program kegiatan organisasi -Melakukan tugas operasional harian kesekretariatan organisasi

19 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA VISI ASMINDO Periode PROFESSIONAL MIND SET -ACCOUNTABLE -CHANGE THE PARADIGM -QUICK & FAST WITH THE BEST MISI ASMINDO Periode 2009 – GO INTERNATIONAL -PREPARE FOR THE FUTURE -COMMITED FOR QUALITY -CONSISTENT FOR SUSTAINABLE -INVESTMENT OF SATISFACTION

20 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA STRATEGI PENCAPAIAN TUJUAN MODAL UTAMA -EKSISTENSI & KREDIBILITAS ASOSIASI -KOMPETENSI INDUSTRI & SDM -LINGKUP DAN CAKUPAN NASIONAL MODAL PENDUKUNG -SARANA & PRASARANA FISIK -JARINGAN NASIONAL & INTERNASIONAL -IFFINA -JARINGAN PEMASARAN -BASIS TEKNOLOGI INFORMASI -TIM WORK -DATA BASE

21 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA APA YANG PERLU DAN HARUS DILAKUKAN OLEH BADAN EKSEKUTIF ? SEBAGAI INDIVIDU JADI SAYA PERLU BAGAIMANA ? SEBAGAI TIM JADI KAMI HARUS BAGAIMAMA ?

22 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA WORK ON SYSTEM -WORK ON ROLES -WORK ON PROCEDURE -WORK ON SHCEDULE -WORK ON MAXIMUM CAPACITY HOW DO I DO ? -WORK WITH SMILE -WORK WITH PLAN -WORK WITH FULL PERFOMANCE -WORK WITH OTHERS -WORK WITH DIGNITY -WORK WITH RESPONSIBILITY -WORK WITH RESPECT -WORK WITH CONSISTENCY PLEASE !!!!! DIMOHON UNTUK

23 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA SUPPORTING TEAM Team Leader Team Member MAIN TEAM Team Leader Team Member NETWORK of MAIN TEAM Team Leader Team Member NETWORK of SUPPORTING TEAM Team Leader Team Member MEMBERS / Para Anggota GOALS with VISION & MISION SYSTEM : Bentuk mekanisme yang Mengikat dan Terikat antara setiap komponen kerja dalam sebuah tatanan aturan sehingga menghasilkan sebuah bentuk sinergi maupun kerjasama (Team Work) antar komponen guna menghasilkan sebuah hasil yang maksimal dalam mencapai tujuan bersama ONE BIG TEAM

24 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Sistem APA SAJA yang akan dibangun dan diterapkan pada Badan Eksekutif -SISTEM ADMINISTRASI -SISTEM KEUANGAN (belum untuk dibicarakan) -SISTEM OPERASIONAL UMUM Kunci utama dalam penerapan sistem diatas adalah pada : -Sistem KOMUNIKASI -Sistem DISTRIBUSI INFORMASI -Sistem DATA BASE SYSTEM (Sistem) : Bentuk mekanisme kerja yang Mengikat dan Terikat antara setiap komponen kerja dalam sebuah tatanan aturan sehingga menghasilkan sebuah bentuk sinergi maupun kerjasama (Team Work) antar komponen guna menghasilkan sebuah hasil yang maksimal dalam mencapai tujuan bersama.

25 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA KOMUNIKASI DISTRIBUSI INFORMASI DATA BASE ADMINISTRASIKEUANGAN OPERASIONAL UMUM Surat Menyurat File Arsip Registrasi No Surat RekomendasiMemoRisalahPenjadwalanPemesanandll Perencanaan Anggaran Pencatatan Lampiran Pendukung PembayaranPenagihanPembukuanPengarsipanPenyimpananDll (belum untuk dibicarakan) PengawasanPengevaluasianPengadaanPemeliharaan Penggunaan Sarana PengamananPencatatanPenjadwalan Penyimpanan (Gudang) dll Faktor Kunci (Kemauan & Keterbukaan) Dasar Referensi (Lengkap & Akurat) Sarana (Efisien & Meneyeluruh) SISTEM Mekanisme (Sistimatis & Komprehensif)

26 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Langkah 1 - KOMUNIKASI Faktor Kunci Tanpa adanya komunikasi maka semua rencana dan angan-angan akan membingungkan dan menjadi tidak realistis. Berbagai cara komunikasi dapat dilakukan dari mulai yang formal, informal, signal, verbal, dll. Inti dari keseluruhannya adalah apakah kita cukup terbuka untuk berkomunikasi tentang perihal yang layak untuk diketahui dan bahkan diperlukan oleh pihak lain. Pendukung -Berpikir Positif -Ingat !!!! Kita adalah bagian dari sebuah TIM Besar -Tidak berniat menghambat tujuan bersama -Komunikasi itu perlu, kecuali kita hidup sendirian. -Dalam sebuah sinergi, keberhasilan seseorang adalah juga karena hasil kerja pihak-pihak lain yang mendukung keberhasilan itu.

27 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Langkah 2 - DATA BASE Dasar Referensi Mengkomunikasikan sebuah informasi perlu dilandasi dengan data yang benar, lengkap, valid dan akurat agar komunikasi dapat tersampaikan dengan utuh. Dukungan sumber data yang menyeluruh perlu dimiliki agar komunikasi dapat lebih lancar dan tidak selalu menebak-nebak, yang akhirnya dapat timbul prasangka / praduga yang menyesatkan. Pendukung -Penyiapan dan pencarian berbagai sumber data yang berkaitan dengan organisasi -Penyusunan sumber data sesuai klasifikasi yang dibutuhkan -Validasi sumber data (perlu dikonfirmasikan) -Up Date sumber data eksisting secara berkala -Penyusunan sumber data baru sesuai klasifikasi yang ada.

28 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Langkah 3 – Distribusi Informasi Sarana Inti dari komunikasi adalah terdistribusikannya sebuah informasi. Komunikasi yang baik adalah jika informasi tersebut disampaikan dengan cepat, tepat sasaran, dan lengkap. Dalam hal tersebut diperlukan sebuah sarana distribusi yang tepat dan efektif agar komunikasi yang terjadi dapat lebih efisien dan menjangkau secara menyeluruh pada semua jaringan kerja yang ada. Pendukung -Secara konvensional tetap diperlukan mekanisme surat-menyurat, telepon, faksimile, mobile phone, dan yang saat ini melanda adalah , FB dan BBM -Secara umum hal diatas masih diperlukan, tetapi untuk menjangkau kecepatan dan sasaran secara menyeluruh maka akan digunakan sarana yang berbasis Teknologi Informasi -Teknologi komputer (Windows + MS Office) yang dipergunakan sebagai media kerja pada lembaga sekretariat merupakan dasar pondasi sedangkan sistem jaringan linier akan menjadi pengembangan untuk distribusi informasi internal sekretariat dan sistem jaringan portal berbasis internet akan mejadi sarana distribusi informasi antar sekretariat di pusat dengan di daerah.

29 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Langkah 4 – Sistem Mekanisme Setelah sarana distribusi informasi dimiliki maka pada aplikasi selanjutnya diperlukan sebuah mekanisme yaitu tata aturan dalam yang akan mengatur lalu lintas distribusi informasi tersebut. Mekanisme yang baik pada dasarnya meliputi : -Cara menyampaikan informasi -Proses / prosedur pencapaian informasi tersebut sampai ke tujuannya -Bentuk penyampaian informasi -Pencegahan kesalahan dalam penyampaian informasi -Identifikasi setiap tahapan penyampaian informasi Pendukung -Kodifikasi -Format standar / baku -Struktur pengelompokan -Penyimpanan “back up” -Pengembangan Kapasitas Simpan “storage” -Peranti lunak (standar & custom) -Pencatatan konvensional / manual

30 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Sistem Administrasi Mekanisme -Membuat kodifikasi individual dalam 2 digit (DPP, KOMDA, Eksekutif) -Membuat kodifikasi kelompok folder “out going & in coming” dalam (3 digit). -Membuat standar format berbagai kebutuhan administrasi (surat, SK, memo, dll) -Penetapan prosedur alur proses dan sirkulasi “out going & in coming”. -Penyiapan sarana back up – hard & soft copy sesuai kelompok folder. -Penetapan no registrasi “out going” & pencatatan pada buku “log”. Aksi -AT = Atun Atang, TK = Tanangga Karim, GH = Gultom Hombar, dstnya -DPP = Pusat, JTG = Jawa Tengah, JPR = Jepara, SLO = Solo, dstnya PEM = Pemerintah, PAM = Pameran, KEU = Keuangan, dllnya -Format MS Office, Jenis Font, Besaran Font, Posisi & Penulisan Tanggal, No & Tujuan, Urutan No-Hal-Lamp, Pembuka-Pendahuluan-Isi-Penutup-Tanda Tangan-Inisial Kontrol, dllnya.

31 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Sistem Administrasi Aksi -Alur Proses “In Coming” 1.DatangKurir, Faks, InternetHard Copy 2.RegisterNo, Log Book, TagDistribusi (0, 1), Forward 3.SirkulasiUrutan Tag, RekomendasiAksi, Selesai 4.ArsipLog BookHard Copy File -Alur Proses “Out Going” 1.InstruksiKonsepDraft 2.Check CC / ApprovalFinal Draft 3.DistributionSignDilivery, Faks, 4.ArsipLog BookSoft & Hard Copy

32 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Sistem Administrasi -Standar & Alur Proses SK -StandarAlur Proses Kontrak -Standar & Alur Proses Kontrak -StandarAlur Memo Internal DPP -Standar & Alur Memo Internal DPP -Standar & Alur Risalah Pertemuan -dll

33 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Sistem Administrasi Kantor Sistem Permintaan / Pemesanan Akomodasi / Transportasi Sistem Absensi Sistem Pengadaan Kebutuhan Harian / Bulanan Sistem Pemeliharaan Terjadwal dll

34 HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA Terima Kasih


Download ppt "BADAN EKSEKUTIF ASMINDO. HUBUNGAN KOORDINASI DAN JARINGAN KERJA LANDASAN HUKUM ANGGARAN DASAR ASMINDO PERIODE 2008 – 2013 BAB IV – ORGANISASI - Pasal."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google