Staffing :Analisa Pekerjaan dan deskripsi jabatan SAP 4 MSDM E 23107 FIA IISIP 2009.

Presentasi berjudul: "Staffing :Analisa Pekerjaan dan deskripsi jabatan SAP 4 MSDM E 23107 FIA IISIP 2009."— Transcript presentasi:

1 Staffing :Analisa Pekerjaan dan deskripsi jabatan SAP 4 MSDM E 23107 FIA IISIP 2009

2 SAP4 MSDM 2009 Pembahasan : A.Analisa jabatan/pekerjaan : definisi, info yang dibutuhkan, metode B.Pelaku analisa jabatan C.Kapan dilakukan analisa D.Alasan perlunya job analysis E.Definisi deskripsi jabatan F.Komponen deskripsi jabatan G.Contoh desain jabatan 2Ananda Sekarbumi

3 SAP4 MSDM 2009 A.Analisa Pekerjaan ( job analysis) Proses sistimatik dalam menentukan keahlian,kewajiban, serta pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu dalam organisasi 3Ananda Sekarbumi

4 SAP4 MSDM 2009 Job: Kumpulan tugas-tugas yang harus dilakukan untuk organisasi dalam mencapai tujuannya (dapat dilakukan oleh satu atau beberapa orang Posisi: sekumpulan tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh 1(satu)orang 4Ananda Sekarbumi

5 SAP4 MSDM 2009 Analisa Jabatan: untuk mengetahui -Tuntutan fisik dan mental yang harus dimiliki contoh wartawan :mampu bekerja dalam tekanan deadline -Kapan target pekerjaan harus dicapai -Dimana pekerjaan harus dilakukan -Bagaimana pekerja melakukan pekerjaannya -Mengapa pekerjaan tsb harus dilakukan -Kwalifikasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu 5Ananda Sekarbumi

6 SAP4 MSDM 2009 Analisa pekerjaan menghasilkan rangkuman tugas,tanggung jawab pekerjaan tertentu,hubungannya dengan pekerjaan lain, pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan serta kondisi kerja yang dibutuhkan agar pekerjaan tersebut berhasil dilakukan. 6Ananda Sekarbumi

7 SAP4 MSDM 2009 Informasi yang dikumpulkan: 1.kegiatan kerja: proses,pencatatan,prosedur,tanggung jawab individu 2.Aktivitas yang berkaitan dengan pekerja : perilaku,lingkupgerak,tuntutan pekerjaan 3.Mesin,peralatan yang dibutuhkan 4.Hal yang berhubungan langsung dengan pekerjaan (terlihat/tdk terlihat) 5.Kinerja kerja: analisa kesalahan,standar,waktu 6.Kontex Pekerjaan : Schedule,,insentif,kondisi kerja,kontex organisasi dan sosial 7.Syarat kepribadian yang harus dimiliki :kepribadian,pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan,pengalaman 7Ananda Sekarbumi

8 SAP4 MSDM 2009 Metode Kuestioner Observasi Wawancara Catatan kerja(logbook) Kombinasi 8Ananda Sekarbumi

9 SAP4 MSDM 2009 B. Siapa yang melakukan Job analysis Minimum: pekerja dan supervisornya Pada perusahaan besar :analist,konsultan luar Departemen Tenaga kerja dan lembaga terkait 9Ananda Sekarbumi

10 SAP4 MSDM 2009 C.Kapan dilakukan analisa 1. Pada waktu perusahaan berdiri 2. Pada waktu suatu jabatan baru dibuat 3. Pada waktu ada perubahan besar/signifikan dalam perusahaan seperti adanya tekhnologi baru,metode,prosedur,atau sistem 10Ananda Sekarbumi

11 SAP4 MSDM 2009 D.Alasan perlunya Job analysis Pegangan dalam merekrut pegawai –melihat pengetahuan,keahlian dan kemampuan. Dasar identifikasi kebutuhan pelatihan dan atau pengembangan Evaluasi keberhasilan/kegagalan berdasarkan hal-hal /target yang telah dituliskan dalam deskripsi jabatan Kompensasi diberikan berdasarkan besarnya tugas dan tanggung jawab,semakin tinggi keahlian,pengetahuan dan kemampuan biasanya semakin tinggi kompensasinya 11Ananda Sekarbumi

12 SAP4 MSDM 2009 D.Alasan perlunya job analysis(2) Pertimbangan tingkat keselamatan dan kesehatan yang dibutuhkan Untuk dasar standar evaluasi/pembanding bila terjadi promosi,transfer atau demosi. 12Ananda Sekarbumi

13 SAP4 MSDM 2009 Job analysis :a basic HRM tools (Mondy hal 51) Tasks Responsibilities Duties HR planning Recruitment Job Descriptions Job Specification Knowledge SkillsAbilities Selection Job Analysis Tr and Dev Performance Appraisal Compensation Safety and health Employee and Labor relations Legal considerations Job Analysis For teams 13Ananda Sekarbumi

14 SAP4 MSDM 2009 E.Deskripsi jabatan Dokumen yang menyediakan informasi mengenai tugas,kewajiban,dan tanggung jawab suatu jabatan Spesifikasi jabatan: dokumen yang berisi kwalifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang dalam melakukan pekerjaan tertentu 14Ananda Sekarbumi

15 SAP4 MSDM 2009 F.Job Description a.l berisi Tugas-tugas utama Persentase waktu yang didedikasikan untuk tiap tugas/kewajiban Standard kinerja yang harus dicapai Kondisi kerja dan kemungkinan bahaya yang dihadapi Jumlah pekerja yang melakukan suatu pekerjaan dan kepada siapa harus melapor Mesin dan peralatan yang digunakan dalam bekerja. 15Ananda Sekarbumi

16 SAP4 MSDM 2009 Job Design Proses penentuan tugas tertentu yang harus dikerjakan,dengan metode tertentu dan bagaimana keterkaitan nya dengan tugas/pekerjaan lain. Job Enrichment Perubahan dalam isi dan tingkat tanggung jawab suatu pekerjaan guna memberi tantangan lebih besar bagi pekerja Job Enlargement Menambah beban kerja namun masih dalam tingkat tanggung jawab yang sama 16Ananda Sekarbumi

17 SAP4 MSDM 2009 Contoh Job Desc A(1/3) Administrative Information Job Title : Record Clerk Department : Loan Operations Reports to : Loan Operation manager Job number :11 Date of Job analysis :Jan21, 2007 Expiration Date : Jan 2010 Job Summary :Return all consumer-paid loan documents to consumers.Supervises daily activities of two clerks. 17Ananda Sekarbumi

18 SAP4 MSDM 2009 Contoh Job desc A(2/3) Essential Functions Performed Receive monthly files for accountants that have been paid in full and require return of contracts, mortgage documents, auto titles and other document. Answer telephone and email inquiries from customers or loan officers concerning documents Maintains file on temporary automobile titles, contracts,mortgage documents and other documents in customer files on a daily basis Supervises two file clerks who maintain correspondence and other general files Performs file clerks duties as needed Performs other duties, as required, on a temporary basis, to maintain section or departmental operations and services. 18Ananda Sekarbumi

19 SAP4 MSDM 2009 Contoh Job desc A(3/3) Job Specification Education :High school diploma preferred but not required Experience ; six month or more in a financial institution and familiarity with various documents Skill required working knowledge of Microsoft word and excel Ability to data enter 35 words per minute 19Ananda Sekarbumi

20 SAP4 MSDM 2009 Position Title: Administrative Support Code: Salary Grade: Work Location : Report To: Function: Basic Purpose/accountability: Responsible for providing and coordinating administrative support to assigned functional groups. Focus is aligning contributions to departments needs and company goals Primary Function/Responsibilities Preparation of time sheets Track employee attendance Manage fixtures,furnitures and equipment necessary to support the function Process invoice,monitor expenditure Coordinate and support meetings Participate in planning process on projects Type documentation to individuals external to Conoco (CONT..) CriticalSkill/Leadership Criteria Critical Skills Interpersonal skill/team player Ability to influence others Knowledge of business software applications Confidentiality Planning,organizing,and time management Written and oral communication Customer orientation Knowledge of operation and organization 20Ananda Sekarbumi

21 SAP4 MSDM 2009 Assist with presentation preparation and planning Coordinate large scale documentation reproduction External mailing/facsimile transmission Coordinate central office supplies Resource computer software applications Coordinate work activities with other functions Generate alternatives and make recommendations on improving area work process Record retention/filing Leadership Criteria Able to lead others Engenders trust Understands and uses functional expertise to contribute Accepts ownership, is accountable,and delivers on commitments Oriented towards continuous learning 21Ananda Sekarbumi

22 SAP4 MSDM 2009 Referensi Mondy.Wayne.Human Resources Management.2008 ch 3 22Ananda Sekarbumi