STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR.

Presentasi berjudul: "STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR."— Transcript presentasi:

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

2 birokrasi efektif, efisisen
PERGESERAN PARADIGMA PEMERINTAHAN Perubahan Lingkungan Strategik OTDA REFORMASI BIROKRASI DAERAH birokrasi efektif, efisisen & ekonomis Penataan Urusan Penataan kelembagaan Penataan ketatalaksanaan Penataan SDM PELAYANAN PUBLIK C:yulian3\reformaasi kelembagaan.ppt

3 REFORMASI BIROKRASI Bertujuan membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas, produktivitas dan bertanggungjawab, serta mampu memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind-set) dan budaya kerja (culture-set) dalam manajemen pemerintahan. Ref. Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah, meliputi organisasi, tatalaksana, peraturan perundang-undangan, SDM aparatur, pengawasan, akuntabi- litas, pelayanan publik, mind-set dan culture-set. Aspek ketatalaksanaan pemerintahan diarahkan pada pewujudan tatalaksana pemerintahan yang efektif dan efisien. Salah satu aspek ketatalaksanaan yang perlu ditingkatkan efektifitas dan efisiensinya adalah prosedur kerja dalam bentuk Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP)

4 REFORMASI BIROKRASI GRAND DESIGN RB 2010 - 2025 ROAD MAP RB
1. Terwujudnya pemerintahan yang bersih dan bebas KKN Manajemen Perubahan 2. Penataan Peraturan Per-UU-an 3. Penataan dan Penguatan Organisasi Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat 4. Penataan Tatalaksana : Penyusun SOP pelaksanaan tugas dan fungsi Pembangunan/pengembangan E-Government 5. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi 6. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur 7. Penguatan Pengawasan 8. Penguatan Akuntablilitas Kinerja 9. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

5 SISTEM, PROSEDUR DAN TATA KERJA
Keberadaannya sangat diperlukan dalam manajemen. Oleh karena itu penetapan sistem,prosedur dan tata kerja dalam manajemen adalah hal yang wajar dan menjadi suatu keharusan. Hal ini dikuatkan oleh Victor Lazaro dalam bukunya “System and Procedure, A Handbook for Bussines and Industry“ yang menyatakan “All corporate functions – production, marketing,finance,purchasing, industrial relations, and so on – are performed by mean of routines, or systems and procedures, which transelate the policies of management into action “ Sistem dan prosedure sangat penting dalam proses manajemen.

6 TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA
HUBUNGAN TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA TATA KERJA : cara melaksanakan pekerjaan yang se- efisien mungkin atas suatu tugas dengan mem- perhatikan segi tujuan, peralatan, tenaga kerja, waktu, ruang, biaya dsb. PROSEDUR KERJA : rangkaian tata kerja yang berurut- an, tahapan yang secara jelas menunjukkan jalan, alur, arus (flow) yang harus ditempuh, dari mana kegiatan berawal, kemana/kepada siapa diteruskan dan kapan/di mana selesai. SISTEM KERJA : rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan atau pola tertentu dalam pelaksanaan suatu pekerjaan/kegiatan

7 SISTEM KEARSIPAN : 1. Klasifikasi surat menyurat dan dokumen. Pembubuhan kode-kode surat (coding). Penyimpanan dalam bundel tertentu (folder). Menyusun dalam almari file (filling). Penentuan jangka waktu penyimpanan (record retention).

8 MACAM - MACAM PROSEDUR Prosedur Penerbitan Surat Keputusan.
Prosedur Kearsipan. Prosedur Surat Menyurat. Prosedur Penyelesaian Jawaban DPRD. Prosedur Pendidikan dan Pelatihan Pegawai. Prosedur Perencanaan dan Pengadaan Pegawai. Prosedur Keamanan Intern. Prosedur Penyusunan Produk Hukum Daerah. Prosedur Penyusunan Anggaran. Prosedur Pengadaan Barang. Prosedur Penghapusan Barang. Dan sebagainya.

9 BENTUK PROSEDUR KERJA PEDOMAN KERJA :
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE serangkaian instruksi tertulis yg.dibakukan mengenai pelaksanaan serangkaian kegiatan, baik administratif maupun teknis. PEDOMAN KERJA : pengaturan pelaksanaan suatu kegiatan secara umum. BENTUK PROSEDUR KERJA PETUNJUK PELAKSANAAN KERJA : pengaturan lebih lanjut masing-masing pedoman kerja, lebih terperinci MANUAL KERJA : pengaturan lebih rinci dari petunjuk pelaksanaan kerja

10 serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan, di mana dan oleh siapa harus dilakukan. (PERMENPAN & RB NOMOR 35 TAHUN 2012)

11 MANFAAT SOP Sebagai standarisasi cara yang harus dilakukan dalam penyelesaian pekerjaan. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin akan terjadi. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas. Membantu pelaksanaan tugas lebih mandiri. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas. Menciptakan ukuran standar kinerja yang memberikan acuan konkrit. Memastikan pelaksanaan tugas dapat berlangsung dlm. berbagai situasi. Menjamin konsistensi pelayanan baik dari segi mutu, waktu dan tahapan kegiatan. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang diperlukan. Memberikan informasi bagi peningkatan kompetensi SDM. Memberikan informasi beban tugas yang harus diemban oleh setiap individu. Sebagai instrumen yg. dapat melindungi pelaksana dari tuntutan hukum. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas. Membantu penelusuran terhadap kesalahan prosedural yang terjadi. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam menyusun standar pela- yanan.

12 PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN S O P
kemudahan dan kejelasan ; effisisensi dan effectivitas ; keselarasan ; keterukuran ; dinamis ; berorientasi pada pengguna (pelanggan) ; kepatuhan hukum ; kepastian hukum ;

13 PRINSIP-PRINSIP PENERAPAN S O P
komitmen ; konsisten ; perbaikan dan penyempurnaan berkelanjutan ; d. mengikat ; e. setiap unsur yang terlibat mempunyai peran penting ; f. setiap unsur sadar peran dan tanggung jawabnya ; g. terdokumentasi dengan baik.

14 Dalam penyusunan SOP, terlebih dulu diinventarisasikan
kegiatan atau aktivitas apa saja yang diperlukan serta siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaannya. Misalnya SOP Penghapusan Barang : Aktivitas yang perlu dilakukan : a. menyusun daftar barang yang dihapus ; b. mengirim barang ke gudang ; c. menyimpan barang di gudang ; d. memeriksa barang yang disimpan ; e. menyampaikan saran penghapusan barang ; f. meneliti barang-barang yang akan dihapus ; g. persetujuan barang-barang yang diusulkan dihapus ; h. penetapan Keputusan Penghapusan barang ; i. pelaksanaan penghapusan barang. Pejabat yang terlibat : a. Pejabat Fungsional/Tim Khusus ; b. Penyimpan Barang (Petugas Gudang); c. Tim Pemeriksa Ahli ; d. Unit Organisasi Pengguna/Pemakai ; e. Pimpinan Instansi.

15 SOP SOP TEKNIS SIFAT KEGIATAN SOP ADMINIST. SOP MAKRO CAKUPAN &
BESARAN KEGIATAN SOP MAKRO SOP MIKRO SOP SOP FINAL CAKUPAN & KELENGKAPAN KEGIATAN SOP PARSIAL SOP GENERIK CAKUPAN & JENIS KEGIATAN SOP SPESIFIK

16 JENIS S O P 1. SOP TEKNIS : prosedur standar yang
sangat rinci yang dilakukan oleh satu orang pelaksana dengan satu peran/ jabatan. (pemeliharaan makanik industri, medical check up, penanganan pasien gawat dsb. pemeliharaan sarana/prasarana, audit keuangan, pelayanan masyarakat dll.) JENIS S O P 2. SOP ADMINISTRATIF : prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang di- lakukan lebih dari satu orang pelaks. dgn. Lebih dari satu peran/jabatan. (perencanaan, penganggaran, pengadaan barang, dsb.

17 BENTUK-BENTUK UMUM S O P
Langkah Sederhana (simple steps) : diterapkan untuk prosedur kerja dengan sedikit kegiatan dan melibatkan sedikit penanggungjawab. Tahapan Berurutan ( hierarchical steps) : merupakan pengembangan dari simple steps, jika prosedur lebih panjang (lebih dari 10 langkah) dan perlu informasi detail. 3. Grafik (Graphic) : diterapkan bagi prosedur yang lebih komplek dan spesifik, sehingga perlu digambarkan sub-sub proses kegiatan. Masing-masing sub proses terdiri dari serangkaian kegiatan spesifik. Diagram Alir (Fowcharts) : diterapkan pada prosedur yang sangat komplek sehingga memerlukan banyak kebijakan yang ditetapkan. Ada dua macam flowchart, yaitu Linear Flowcharts dan Branching Flowcharts.

18 FORMAT SOP-AP Format yang digunakan dalam SOP-AP adalah dalam bentuk
Branching Flowcharts, dengan asumsi bahwa prosedur pelaks. tugas dan fungsi pemerintahan terdiri dari banyak kegiatan (lebih dari sepuluh) dan perlu beberapa pengambilan kpts. Hanya menggunakan 5 (lima) simbol flowchart, yaitu : 4 simbol dasar (basic symbol of flowcharts) yang terdiri : 1) simbol kapsul/Terminator ( ) untuk awal/akhir kgtn. 2) simbol kotak/Process ( ) untuk proses/kegtn. eksekusi. 3) simbol belah ketupat/Decision ( ) untuk pengambilan kpts. 4) simbol anak panah/panah/Arrow ( ) untuk arah kegiatan. 1 simbol ganti halaman, yaitu : simbol segi lima/Off Page Connector ( ) untuk menyatakan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

19 SIMBOL FLOWCHARTS DALAM SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Simbol yang dipergunakan dalam SOP Administrasi Pemerintahan hanya 5 buah dari 29 buah simbol dalam flowcharts: KOTAK (Process) BELAH KETUPAT (Decision) KAPSUL (Terminator) SEGI LIMA (Off-page connector) ANAK PANAH (Arrow) proses atau kegiatan eksekusi 1. 2. 3. 4. 5. pengambilan keputusan awal dan akhir kegiatan hubungan antar simbol yang berbeda halaman arah kegiatan (proses

20 SIMBOL KOTAK (SIMBOL 1) (Process) Simbol Utama (yang diutamakan)
Melambangkan kegiatan eksekusi (proses) Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai Kaidah Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu aktor secara bersamaan dalam waktu yang relatif sama, seperti: rapat, diskusi. 20

21 PENERAPAN SIMBOL KOTAK
Diikuti simbol di sebelah kiri Diikuti simbol di bawah Diikuti simbol di sebelah kanan 21

22 SIMBOL BELAH KETUPAT (SIMBOL 2)
(Decision) Simbol Kedua; Melambangkan kegiatan pengambilan keputusan (adanya alternatif: ya-tidak, lengkap-tidak, sesuai tidak, dsb.); Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah tetapi lebih fleksibel dibandingkan simbol kotak; Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali pengambilan keputusan yang dilakukan dalam suatu forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak (proses). 22

23 PENERAPAN SIMBOL BELAH KETUPAT
Diikuti simbol dari sebelah kiri Diikuti simbol dari bawah Diikuti simbol dari sebelah kanan 23

24 SIMBOL KAPSUL (SIMBOL 3)
(Terminator) Simbol Ketiga (awal - akhir); Melambangkan mulainya kegiatan (pemicu/start) dan akhir kegiatan (penutup/finish); Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu: untuk mulai (pemicu) arah panah ke bawah terlebih dahulu dan untuk penutup arah panah harus dari atas simbol kapsul; Prinsip yang digunakan adalah kegiatan mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri sesuai skuennya (urutannya) tidak ada yang dari tengah ataupun ujung kanan. 24

25 PENERAPAN SIMBOL KAPSUL
Diikuti simbol dii sebelah kiri Diikuti simbol di bawah Diikuti simbol di sebelah kanan Tidak Ada Melanjutkan simbol dari sebelah kiri Melanjutkan simbol dari bawah Melanjutkan simbol dari sebelah kanan 25

26 SIMBOL SEGI LIMA (SIMBOL 4)
(Off-page connector) Simbol Keempat (penghubung); Melambangkan penghubungflowcharts yang terputus karena ganti halaman; Penulisan simbol didahului dengan anak panah dari simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk panah balikan; Prinsip yang digunakan: apabila hanya satu anak panah menghubung simbol segi lima maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila menghubungkan lebih dari satu anak panah maka diberikan nomor. 26

27 PENERAPAN SIMBOL SEGI LIMA
Menghubungkan simbol ke sebelah kiri Menghubungkan simbol kebawah Menghubungkan simbol ke sebelah kanan halaman1 halaman2 1 2 27

28 SIMBOL ANAKPANAH (SIMBOL 5)
(Arrow) Simbol Kelima (Arah Proses); Melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke simbolselanjutnya; Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang berlaku pada simbol yang dihubungkan; Prinsip yang digunakan : - Pertama, arah anak panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah balikan yang tergantung pada kondisi yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri. - Kedua, tanda anak panah tidak boleh bersilangan seandanya terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda “Ω=omega” 28

29 PENERAPANSIMBOL PANAH (1)
Menghubungkan simbol kesebelah kiri Menghubungkan simbol ke bawah Menghubungkan simbol ke sebelah kanan 29

30 PENERAPAN SIMBOL PANAH (2)
Menghubungkan dua simbol ke sebelah kiri Menghubungkan tiga simbol ke bawah Menghubungkan dua simbol ke sebelah kanan OPanahbalikankesimbol OPanahbalikanke simboldiatas simboldisebelahkiri disebelahkanan Bersilangan 30

31 DOKUMEN SOP Berisi prosedur-prosedur yang distandarkan secara
keseluruhan sehingga membentuk suatu kesatuan proses, meliputi : A. Unsur Dokumentasi : 1. Halaman judul (cover). 2. Keputusan pejabat yang berwenang. 3. Daftar isi dokumen. 4. Penjelasan singkat penggunaannya. 5. Standard Operating Procedure. B. Unsur Prosedur. 1. Bagian Identitas. 2. Bagian Flowchart.

32 HALAMAN JUDUL DOKUMEN SOP-AP
Logo/Lambang Daerah Standar Operasional Prosedur Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota… 2012 Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota ……………………………………….. Jln. ………………………………….. Judul dokumen SOP-AP Tahun pembuatan SOP-AP Alamat Instansi

33 Standard Operating Procedures
Setiap SOP harus dilengkapi dengan informasi identitas sbb. : Nama SOP : nama prosedur yang disandarkan ; Satuan Kerja/Unit Kerja : satuan kerja/unit mana yang menerapkan ; Nomor dokumen : nomor prosedur yang di SOP kan; Tanggal pembuatan : tanggal pertama kali SOP dibuat ; Tanggal revisi : tanggal SOP direvisi ; Tanggal efektiv : tanggal mulai diberlakukan ; Pengesahan Pejabat yang berkompeten ; Dasar Hukum : pert. Per-UU-an yg. melandasi penetapannya; Keterkaitan : beri informasi keterkaitan dg. prosedur lainnya; Peringatan : beri informasi kemungkinan yang terjadi jika SOP dilaksanakan/tidak dilaksanakan; Kualifikasi Personel : beri informasi kualifikasi/kompetensi SDM yang diperlukan ; Peralatan dan Perlengkapan : Pencatatan.

34 BAGIAN IDENTITAS SATUAN KERJA Nomor SOP Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh Nama SOP Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. ……………….. 2. …………….. 3. …………….. 1. ……………. 2. …………… 3. ………….. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 2. ………… 1. …………… 2. ………….. Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

35 BAGIAN FLOWCHART Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Ket. Pelaksana 1
Prsyrtn/Klkpn Waktu Output 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

36 TATA CARA PENGISIAN FLOWCHART :
Dalam flowchart dipisahkan antara kegiatan (aktivitas) dan pelaksana kegiatan (aktor). Penulisan pada kolom kegiatan (aktivitas) menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan, tanpa menyebutkan subyeknya. Misalnya : menulis laporan, meneliti dan mencatat surat permohonan, mengirim surat kepada pesarta, memaraf draf surat dst. Selanjutnya penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarkhi, tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan (urutan kegiatan) sehingga alur kegiatan selalu diawali dari sebelah kiri.

37 PROSEDUR PENETAPAN DOKUMEN SOP PIMPINAN UNIT KERJA MANDIRI/UPT
TIM PENYUSUN SOP UNIT KERJA PEMBINA Mengintegrasikan Ranc. Dok. SOP-AP Unit Kerja Mandiri /UPT menjadi Ranc. Dok.SOP-AP Unit Kerja Mandiri Pem-bina dan menye-rahkan ke-pada Tim Reformasi Biro-krasi Pemda. TIM PENYUSUN SOP UNIT KERJA MANDIRI/UPT Menyusun Ranc. Do-kumen SOP dan menyampaikan ke-pada Tim Pe-nyusun SOP-AP Unit Kerja Mandi-ri Pembina untuk diintegrasikan menjadi Ranc. Dok. SOP-AP Unit Kerja Mandiri Pembina se-cara berjenjang. TIM KERJA REFORMASI BIROKRASI PEMDA Tim Kerja Reformasi Birokrasi Pemda mengintegrasikan Ranc. Dok. SOP-AP Unit Kerja Mandiri menjadi Ranc. Dok. SOP-AP Pemda. dan mengajukannya ke-pada Kepala Daerah untuk ditetapkan. PIMPINAN UNIT KERJA MANDIRI/UPT Menetapkan pem-berlakuan SOP-AP di lingkungan ma-sing-masing ber-dasarkan Dokumen SOP-AP yang di-tetapkan oleh Kepa-la Daerah dengan Peraturan Kepala Daerah KEPALA DAERAH Kepala Daerah me-netapkan Dokumen SOP-AP dengan Peraturan Kepala Daerah.

38 PENYUSUNAN S O P PERLU DIPERHATIKAN :
segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu serta macam dan sifat kegiatan ; tugas pokok dan skema organisasi, skema jabatan dan uraian jabatan ; pilih satu bidang kegiatan yang akan dibuat sistem dan prosedurnya ; buat dan jelaskan tiap detail kegiatan yang harus dilakukan berikut lama waktu setiap kegiatan, serta siapa yang harus melaksanakan setiap kegiatan ; e. setiap tahap kegiatan adalah kegiatan faktual yang diperlukan untuk penyelesaian seluruh kegiatan ; disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas ; penyusunannya disesuaikan dengan kemajuan IPTEK, harus dijaga updatednessnya ; visualisasi dengan simbol-simbol, skema dan bagan yang tepat ; jika diperlukan didukung dengan referensi dan manual.

39 PERSIAPAN PENILAIAN KEBUTUHAN SOP MONITORING DAN EVALUASI PENGEMBANGAN
INTEGRASI SOP DALAM MANAJEMEN

40 RINCIAN TAHAPAN PENYUSUNAN SOP-AP
PERSIAPAN PENILAIAN KEBUTUHAN PENGEMBANG- AN INTEGRASI DALAM MANAJEMEN MONITORING & EVALUASI Membentuk Tim dan kelengkapan- nya. Melakukan pela- tihan bagi angg. Tim. Menginfromasi- kan kepada se- luruh unit tentang kegiatan penyu – sunan SOP. Pengumpulan infor- masi dan identifika- si alternatif. Analisis dan pemi- lihan alternatif pe- nulisan SOP. Penulisan SOP. Pengujian dan reviu. Pengesahan SOP. Perencanaan pene- rapan. Pemberitahuan Distribusi dan ak- sebilitas. Pelatihan dan pe- mahaman. Monitoring. Evaluasi Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan. Melakukan penilai- an kebutuhan. Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan. Membuat doku- men penilaian kebutuhan SOP.

41 LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN S O P A. Persiapan Penyusunan SOP
1. MEMBENTUK TIM DAN KELENGKAPANNYA. Tim bertugas identifikasi kebthn, kumpulkan data, analisis prosedur, lakukan pengembangan, sosialisasi, mengawal penerapan, monev, penyempurnaan dsb. 2. MEMBERIKAN PELATIHAN KEPADA ANGGOTA TIM. Untuk mencapai hasil terbaik setiap anggota harus mendapat pembekalan ttg maksud dan bagaimana menyusun SOP yang baik. Juklak pembekalan ini merupakan acuan dalam penyusunan SOP. 3. MEMASTIKAN SELURUH UNSUR ORGANISASI TAHU TENTANG UPAYA PIMPINAN UNTUK LAKUKAN PERUBAHAN SOP. Agar seluruh unsur organisasi mengetahui adanya perubahan yang akan dilakukan, maka setiap pimpinan unit harus mengetahuinya. Peran pimpinan puncak sangat menentukan hal ini.

42 Faktor lain yang perlu diperhatikan :
KELENGKAPAN TIM : a. harus dilengkapi dengan kewenangan dan tanggung jawab yang jelas; b. keanggotaan dibatasi dengan memperhatikan rentang kendali; c. dilengkapi dengan struktur yang jelas dan lebih bersifat fungsional; d. merumuskan lebih dulu misi, tujuan dan sasaran serta memperhatikan waktu dan sumberdaya lain dalam pengembangan SOP-AP; e. tugas meliputi aspek substansi SOP-AP dan aspek administratif. Faktor lain yang perlu diperhatikan : pedoman dalam pelaksanaan tugas (urtug dan mekanisme tugas tim); b. fasilitas yang dibutuhkan agar dapat bekerja optimal ; c. komitmen pimpinan; d. pembekalan dengan pelatihan ; e. kepastian bahwa seluruh unit mengetahui upaya perbaikan prosedur.

43 B. Penilaian Kebutuhan S O P
TUJUAN PENILAIAN KEBUTUHAN SOP. Untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan akan SOP, yang sangat bermanfaat dlm. tentukan ruang lingkup, jenis dan jumlah SOP. dlm. penilaian kebutuhan perlu dipertimbangkan : a. lingkungan operasional ; b. kebijakan Pemerintah ; c. kebutuhan organisasi dan stakeholders. LANGKAH-LANGKAH PENILAIAN KEBUTUHAN. a. menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan ; b. melaksanakan penilaian kebutuhan ; c. membuat daftar SOP yang akan dikembangkan ; d. membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP.

44 RENCANA TINDAK PENYUSUNAN SOP-AP
URAIAN KEGIATAN OUTPUT PENANGGUNG JAWAB JADUAL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

45 PENILAIAN KETERKAITAN DENGAN
PENILAIAN KEBUTUHAN SOP SATUAN KERJA BIDANG PROSEDUR PENILAIAN KETERKAITAN DENGAN PRIORITAS KEBUTUHAN TUPOKSI PERATURAN PER-UU-AN STAKE-HOLDERS LAINNYA 1 2 3 4 5 6 7 8

46 Daftar Kebutuhan Pengembangan SOP SOP YANG AKAN DIKEMBANGKAN
NO SATKER/ UNIT KERJA SOP YANG AKAN DIKEMBANGKAN ALASAN PENGEMBANGAN BIDANG PROSEDUR 1 2 3 4 5

47 C. PENGEMBANGAN S O P 1. PENGUMPULAN INFORMASI DAN IDENTIFIKASI ALTERNATIF 2. ANALISIS DAN PEMILIHAN ALTERNATIF. 3. PENULISAN SOP. 4. PENGUJIAN DAN REVIEW SOP. 5. PENGESAHAN SOP. Pengumpulan Informasi & Identifikasi Alternatif Analisis dan Pemilihan Alternatif Penulisan SOP Pengujuan & Review SOP Pengesahan SOP

48 TEKNIK BRAINSTORMING TEKNIK FOCUS GROUP DISCUSSION TEKNIK INTERVIEW PENGUMPULAN INFORMASI & IDENTIFIKASI ALTERNATIF SOP TEKNIK SURVEY TEKNIS BENCHMARK TELAAHAN DOKUMEN

49 SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH
IDENTIFIKASI S O P SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH BIDANG PROSEDUR AKTIVITAS PRSYRT/KLPN WAKTU OUTPUT 1 2 3 4 5 6

50 LANGKAH-LANGKAH IDENTIFIKASI
1. Menganalisa tugas dan fungsi organisasi (dengan fokus pada unit organisasi terendah sebagai unit operasional). 2. Mengidentifikasi output final (end-product). 3. Mengidentifikasi aspek kegiatan output final dengan merumuskan aspek kegiatan keseluruhan (makro) dan parsial (mikro) yang ada di awal (pra), pada saat (in) dan setelah (pasca) dari output final. 4. Merumuskan judul SOP-AP dengan menggabungkan aspek kegiatan output final (SOP Makro dan SOP Mikro) 5. Mengidentifikasi seluruh judul SOP-AP (Makro dan Mikro) dengan mengelompokkan sesuai tingkat struktur organisasinya Keseluruhan judul SOP-AP inilah yang merupakan kebutuhan riil SOP pada unit kerja yang bersangkutan.

51 Contoh : 1. Salah satu uraian tugas Sub Bagian Program :
Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan laporan. Output final adalah laporan. Kegiatan utama adalah menyusun. Dengan memperhatikan output final dan aktivitas yang dilakukan maka judul SOP yang disarankan adalah SOP Penyusunan Laporan Salah satu uraian tugas Kepala Seksi Perizinan : Menyiapkan bahan dan memproses pelayanan Izin Trayek Output final adalah Izin Trayek Kegiatan utama memproses permohonan Izin Trayek. Memperhatikan output final dan kegiatan yang dilakukan maka judul SOP yang disarankan adalah SOP Pelayanan Izin Trayek.

52 FORMULIR IDENTIFIKASI SOP-AP
BERDASARKAN TUGAS NO TUGAS URTUG KEGIATAN OUTPUT ASPEK JUDUL SOP 1 2 4 5 6 7 8 Menyiapkan bahan dan menyusun rencana strategis a b c d Menghimpun, menganalisis, merumuskan dan menyusun Rencana strategis Merumuskan dan menyusun SOP Penyusunan Rencara Strategis

53 ANALISIS & PEMILIHAN ALTERNATIF
KEMUDAHAN & KEJELASAN (apakah SOP telah dirumus scr mudah & jelas) EFISIENSI & EFEKTIVITAS (apakah SOP mrp prosedur yg paling efisien/efektif) K E S E L A R A S A N (apakah SOP telah selaras dg.prosedur-prosedur yg.lain KETERUKURAN (apakah output SOP telah ditetapkan standar mutu yg terukur keberhasilannya) ANALISIS & PEMILIHAN ALTERNATIF D I N A M I K (apakah SOP dpt scr cepat disesuaikan dg.kebutuhan sesuai dengan perkembangan pelayanan/adm.pem.) BERORIENTASI KPD USERS (apakah SOP sdh sesuai dg kbthan pengguna/customer Sehingga dpt meemberikan kepuasan) KEPATUHAN HUKUM (apakah SOP sdh memenuhi ketentuan pert perUUan) KEPASTIAN HUKUM (apakah SOP sudah merupakan produk hukum yg memberi jaminan legalitas pelaksanaannya)

54 ASPEK YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENULISAN SOP :
a. Tipe SOP yang mencakup dua aspek yaitu : 1) technical SOP 2) administrative SOP b. Format SOP. 1) Menuangkan SOP-AP dalam bentuk branches flowchart. 2) SOP-AP terdiri dari Bagian Identitas dan Bagian Flowchart. c. Hal penting dalam proses penulisan SOP-AP adalah bahwa aktivitas yang terdapat dalam organisasi saling terkait dengan proses dan prosedur yang akan distandarkan

55 Kegunaan Flow Charts Untuk mengetahui jenis-jenis pekerjaan, tahapan, gerakan dan bagian-bagian pekerjaan yang bagaimana yang diperlukan untuk penyelesaian suatu tugas. Untuk mengetahui waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk setiap tahap atau jenis pekerjaan termaksud maupun untuk penyelesaian waktu seluruhnya. Untuk mengetahui dan menentukan persyaratan kecapakapan (skill) pegawai, agar kegiatan terselenggara dengan sebaik- baiknya. Untuk mengetahui peralatan-peralatan dan fasilitas-fasilitas kerja yang diperlukan dan untuk dapat mengerjakan dengan baik. Untuk mengetahui jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk setiap tahap kegiatan (dengan terlebih dulu diketahui volume of work and standard rate of performance).

56 6. Untuk mengetahui mengetahui apakah peralatan, fasilitas dan
tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas seharusnya. 7. Untuk mengetahui di manakah paling banyak terjadi kemacetan atau rawan kemacetan. 8. Digunakan sebagai salah satu sarana evaluasi kerja (job evaluation). 9. Sebagai alat mengatur tata ruang (lay-out) kantor. 10. Untuk menghindarkan terjadinya penumpukan kerja. 11. Sebagai alat perencanaan kerja dan pengembangan selanjutnya. 12. Sebagai alat penentuan kualifikasi pelatihan yang diperlukan. 13. Sebagai alat klasifikasi uraian dan analsisis jabatan. 14. Untuk persiapan otomatisasi dan mekanisasi kegiatan. 15. Untuk memberikan kepastian waktu, tenaga dan peralatan (serta pembiayaan jika diperlukan).

57 BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU
Lampiran : Peraturan Kepala Daerah ………………… Nomor ………………………………………… Tanggal ……………………………………… BADAN PELAYANAN PERIZINAN TERPADU KOTA BANJARMASIN Nomor SOP 0350 Tahun 2012 Tanggal Pembuatan 10 Agustus 2012 Tanggal Revisi - Tanggal Efektif 1 September 2012 Disahkan oleh Walikota Banjarmasin Nama SOP SOP Pelayanan Izin Trayek Angkot Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2009 tentang LLAJ 2. Per.Menpan Nomor 35 Tahun 2012 tentang SOP 1. Menguasai peraturan perundangan tentang LLAJ 2. Memahami dengan baik prinsip-prinsip pelayanan prima 3. Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1. SOP Izin Usaha Angkutan. 2. - dsb 1. Perangkat komputer 2. Filling cabinet Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : Jika SOP tidak dilaksanakan maka akan terjadi ketidak lancaran, ketidak transparanan, ketidak jelasan pelayanan Izin trayek 1. Dokumentasi izin trayek. 2. Data trayek angkutan penumpang.

58 Ijin usaha angkutan, copy dokumen ranmor, buku uji
NO PELAKSANA AKTIVITAS PE- TUGAS LOKET PENG-ADM. UMUM KASUB BAG. UMPEG KABAG. TU KEPALA BP2T KABID. PERIJINA PEREK. TIM TEKNIS PEMROSES IJIN TRAYEK PERSYARATAN / KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT KET 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Ijin usaha angkutan, copy dokumen ranmor, buku uji Berkas dan seluruh kelengkapan persyaratan Berkas permohonan dan kelengkapan Berkas permohonan terpilah dan kelengkapan nya Berkas dan disposisi Kepala BP2T 1 2 3 4 5 6 Menerima berkas permo-honan ijin trayek angkot dilengkapi dengan per-syaratan yang ditentukan 5 menit 15 menit 15 60 menit Berkas diterima petugas loket Memeriksa kelengkapan berkas permohonan ser- ta memberikan tanda terima berkas. Menerus- kan berkas ke Pengadm. Umum. Berkas permohonan terperiksa & kelengkapan nya Mencatat berkas dlm buku agenda permohon-an Ijin Masuk dan dite-ruskan kepada Sub Bag. Umpeg. Permohonan tercatat dalam buku agenda Menerima dan memilah sesuai jenis perijinan serta meneruskan kepada Kep. BP2T Berkas terpilah Memeriksa dan memberi disposisi untuk ditindak lanjuti sesuai ketentuan yang berlaku, dan dikem- balikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha Berkas dan disposisi Kepala BP2T Meneima dan mendistri- busikan kepada Kabid Perijinan Perekon. Berkas dan disposisi Kepala BP2T

59 Menerima dan memeriksa
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 7 8 9 10 11 Menerima dan memeriksa berkas serta menteruskan kepada Tim Teknis Bidang Transportasi. Berkas dan disposisi Kepala BP2T Disposisi Ka. BP2T dan berkas prmohonan Hasil koordinasi teknis dengan Dinas Perhu- bunngan Pertimbangan Teknis disetujui atau ditolaknya permohonan ijin trayek Telaahan sesuai pertimbangan teknis Penyerahan berkas kepada Tim Teknis Hasil koordinasi teknis dengan Dinas Perhu- bunngan Pertimbang-an Teknis disetujui atau ditolaknya permohonan ijin trayek Telaahan sesuai pertimbang-an teknis Keputusan persetujuan atau penolakan permohonan ijin trayek 10 menit 60 30 Berkoordinasi dengan Di- nas Perhubungan & IK meneliti kebenaran dokumen kelengkapan berkas perIjinan Memberikan pertimbang- an diloloskan atau ditolak permohonan ijin trayek kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian. Meneruskan pertimbangan Tim Teknis kepada Kepala BP2T dengan telaahan dan alternatif penyelesai- an perijinan yang dimo- hon. Mengambil keputusan untuk mengabulkan atau menolak permohonan ijin dan membeberikan arahan penyelesaian ijin trayek Kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian.

60 MEKANISME PENERBITAN IJIN TRAYEK ANGKUTAN KOTA
NO AKTIVITAS PELAKSANA KET. 1 2 3 4 1. Menyerahkan berkas permohonan ijin trayek angkot dilengkapi dengan persyaratan yang ditentukan (misal : Ijin usaha transportasi, copy dokumen kendaaraan bermotor dsb) Pemohon Ijin 2. Berkas permohonan diterima dan diperiksa kelengkapannya dan diberikan tanda terima berkas Petugas Loket 3. Berkas diterusakan Sub Bagian Umum dan Kepeg. untuk dicatat dlm buku agenda permohonan ijin masuk. Pengadministrasi Umum. 4. Diteruskan kepada Kepala Sub Bagian Umum dan Kepeg. untuk dipilah sesuai jenis perijinan. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepeg. 5. Diteruskan kepada Kepala Bagian TU untuk diperiksa dan diteruskan kepada Kepala BP2T. Kepala Bagian Tata Usaha

61 Kepala Bagian Tata Usaha
1 2 3 4 6. Diperiksa Kepala BP2T dan diberikan disposisi untuk ditindak lanjuti sesuai ketentuan yang berlaku, dan dikembalikan kepada Kepala Bagian Tata Usaha Kepala BP2T 7. Kembali ke Kepala Bagian Tata Usaha, dan didistribusikan Kepada Kebid Perijinan Perekon. Kepala Bagian Tata Usaha 8. Diterima oleh Kepala Bidang Perijinan Perekonomian untuk diperiksa dan diteruskan kepada Tim Teknis bidang Transportasi. Kepala Bidang Perijinan Perekonomian 9. Tim Teknis Bidang Transportasi berkoordinasi dengan Dinas Perhubungan untuk meneliti kebenaran dokumen kelengkapan berkas perijinan, yang meliputi Surat Ijin Usaha Angkutan, Surat Keterangan Domisili, Dokumen Kendaraan dsb. Tim Teknis Bidang Transportasi 10. Tim Teknis sesuai kewenangannya memberikan pertimbangan diloloskan atau ditolak permohonan ijin trayek, kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian. 11. Kepala Bidang Perijinan Perekonomian meneruskan pertimbangan Tim Teknis kepada Kepala BP2T dengan telaahan dan alternatif penyelesaian perijinan yang dimohon.

62 Kepala Bidang Perijinan Perekonomian
1 2 3 4 12. Kepala BP2T mengambil keputusan untuk mem- berikan atau menolak permohonan ijin dan memberikan arahan penyelesaian ijin trayek kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian. Kepala BP2T 13. Kepala Bidang Perijinan memerintahkan kepada Pemroses Ijin Trayek menyiapkan naskah ijin trayek atau penolakan ijin trayek. Kepala Bidang Perijinan Perekonomian 14. Pemroses Ijin Trayek menyiapkan naskah ijin trayek atau penolakan ijin trayek sesuai ketentuan yang berlaku, dan diserahkan kepada Kabid Perijinan Perekonomian untuk diperiksa,dan diparaf. Pemroses Ijin Trayek 15. Diperiksa dan diparaf oleh Kabid Perijinan Pereko- nomian dan dmintakan tanda tangan Kepala BP2T Kabid. Perijinan Perekonomian 16. Kepala BP2T menandatangani Surat Keputusan Ijin Trayek atau surat penolakan dan diserahkan kem- bali kepada Kepala Bidang Perijinan Perekonomian. 17. Kabid Perijinan Perkonomian menerima dan mene- ruskan Surat Keputusan Ijin atau surat penolakan ke Loket Penyerahan Ijin. 18. Petugas Loket menyerahkan Surat Keputusan Ijin Trayek atau surat penolakan kepada pemohon ijin. Petugas Loket

63 Terima Kasih

64 Simbol-simbol flowchart
Persiapan Terminator Pengambilan Keputusan Mulai T Y Y Selesai T Proses Serentak Proses Konektor perpindahan aktivitas dalam satu halaman Proses pendokumentasian Konektor perpindahan aktivitas ke halaman berikutnya Simbol-simbol flowchart

65 TAL KOMUNIKASI PENGATURAN STANDARISASI SISDURTAKER DINAS PERTAMBEN
SEKRETARIAT STANDARISASI SUB BAGIAN PROGRAM SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN KEPEG & UMUM SISDURTAKER BIDANG PERTAMBAGAN UMUM & AIR BAWAH TANAH BIDANG PENGEMBANGAN WILAYAH BIDANG PENGAWASAN & PENGENDALIAN BIDANG E N E R G I TAL SEKSI PERTAMBANGAN UMUM SEKSI GEOLOGI & SUMBERDAYA MINERAL SEKSI TENAGA LISTRIK SEKSI WASDAL ADM SEKSI AIR BAWAH TANAH SEKSI MIGAS DAN NON MIGAS SEKSI PENYIAPAN WILAYAH SEKSI WASDAL TEKNIS SEKSI ENERGI BARU & TERBARUKAN SEKSI PENGUSAHAAN SEKSI PEMETAAN SEKSI PENEGAKAN HUKUM