Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran1 (Computer in Society) Rr. Artiana Krestianti PK&TI 1C.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran1 (Computer in Society) Rr. Artiana Krestianti PK&TI 1C."— Transcript presentasi:

1 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran1 (Computer in Society) Rr. Artiana Krestianti PK&TI 1C

2 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran2 Pengertian Otomatisasi Perkantoran zOtomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. zOtomatisasi Perkantoran (office automation/ OA), mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan.

3 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran3 Latar Belakang zAwalnya, Otomatisasi Perkantoran dimaksud- kan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif (clerical) dengan kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. zDengan tujuan utama meningkatkan produk- tifitas mereka.

4 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran4 Tujuan Otomatisasi Perkantoran zSelama tahun-tahun pertama, Otomatisasi Perkantoran dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktifitas sekretaris dan pegawai administratif karena dapat memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik dan tampilan yang lebih menarik. Misalnya dengan menggunakan pengolah kata dan pengolah angka untuk menyiapkan surat, memo dan laporan. zSelanjutnya ternyata para manajer dan profesional juga dapat memanfaatkannya. Otomatisasi Perkantoran memberikan kemampuan di antara para manager untuk saling berkomu- nikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik, dan lebih cepat.

5 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran5 Pemakai Otomatisasi Perkantoran zPada dasarnya ada 4 kategori pemakai : y Manager y Profesional y Sekretaris  Pegawai Administrasi zIstilah “Knowledge Worker” diterapkan pada manager dan profesional, yaitu orang-orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.

6 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran6 Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran zPengolahan kata (word proceessing) zSurat elektronik (electronic mail) zVoice mail zKalender elektronik (electronic calendaring) zKonferensi audio (audio conferencing) zKonferensi video (video conferencing) zKonferensi komputer (computer conferencing) zTransmisi faxsimili (facsimile transmission) zVideotext zImage Storage and Retrieval zDekstop publishing (DTP)

7 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran7 Pengolah Kata (Word Processing) zPengolah Kata (Word Processing) adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan bebe- rapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen yang diketik atau yang dicetak. zWord Processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada Manager untuk berkomunikasi tertulis yang lebih efektif yang diberikan kepada anggota lainnya.

8 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran8 Surat Elektonik ( ) Surat Elektronik (surel) dikenal sebagai , adalah peng- gunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pema- kai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengn menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

9 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran9 Voice Mail zHampir sama dengan surat elektronik, tetapi pesan yang akan dikirim diucapkan ke dalam telepon. zTelepon juga digunakan untuk mengambil pesan- pesan yang telah dikirimkan. zVoice mail memerlukan komputer dengan kemam- puan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. zTiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.

10 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran10 Kalender Elektronik zAdalah penggunaan jaringan komputer untuk mengatur kalender pertemuan manager. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manager atau sekretaris dapat memasukkan jadwal pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. zPerangkat kerasnya sama dengan . Biasanya perangkat lunak menyertakan kemampuan kalender elektronik.

11 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran11 Konferensi Audio (Audio Conferencing) zAdalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. zTelepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. zKonferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.

12 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran12 Konferensi Audio (Audio Conferencing) Keuntungan konferensi audio : zBiaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan. zOrang-orang merasa santai berbicara di telepon. zKonferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat.

13 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran13 Konferensi Video (Video Conferencing) zAdalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. zPeralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer.

14 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran14 Konferensi Video (Video Conferencing) Tiga konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya : Video Satu Arah dan Audio Satu Arah ySinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan. Video Satu Arah dan Audio Dua Arah yKemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama. Video dan Audio Dua Arah yKomunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung dua arah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi yang paling mahal.

15 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran15 Konferensi Komputer (Computer Conferencing) zTerdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan . Kedua aplikasi menggu- nakan perangkat lunak yang sama dan perangkat keras yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas. zKonferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dihadapi.

16 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran16 Transmisi Faksimili (Facsimile Transmission) zFAX, singkatan dari facsimile transmission, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. zSaluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa dan pengoperasiannya sangat mudah. zFax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.

17 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran17 Video Text zPenggunaan komputer dengan tujuan menampilkan materi textual pada layar CRT komputer. Materi textual dapat berupa materi narasi dan grafik yang tersimpan pada media penyim- panan sekuder komputer. zUntuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu : yMenciptakan file videotext pada komputernya sendiri. yBerlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext yang disediakan oleh jasa tersebut. yMemperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

18 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran18 Image Storage and Retrieval zBeberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file, agar informasi dapat dipanggil atau ditemukan kembali bila diperlukan. zUntuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan, maka digunakan pencintraan microform yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruan yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. zImage Storage and Retrieval digunakan dalam memecahkan masalah ketika diperlukan pemanggilan kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

19 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran19 Desktop Publishing (DTP) zAdalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. zSistem DTP terdiri atas mikro komputer dengan layar CRT resolusi tinggi, printer laser, dan software DTP. zLayar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get), yaitu tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser. zPenggunaan DTP sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis, penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.

20 PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran20


Download ppt "PKTI 1CBab 7 : Otomatisasi Perkantoran1 (Computer in Society) Rr. Artiana Krestianti PK&TI 1C."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google