Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

6/8/2015meirinawati1  Moekijat : proses penyusunan & penyimpanan warkat shg warkat tsb dpt diketemukan kembali apbl diperlukan  Komaruddin : proses penyusunan.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "6/8/2015meirinawati1  Moekijat : proses penyusunan & penyimpanan warkat shg warkat tsb dpt diketemukan kembali apbl diperlukan  Komaruddin : proses penyusunan."— Transcript presentasi:

1 6/8/2015meirinawati1  Moekijat : proses penyusunan & penyimpanan warkat shg warkat tsb dpt diketemukan kembali apbl diperlukan  Komaruddin : proses penyusunan & penyimpanan warkat asli/copy shgdgn cara itu warkat dpt ditemukan dgn mdh jk diperlukan  Segala dokumen yang mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga perlu untuk disimpan

2 6/8/2015meirinawati2 1. Jenis arsip menurut subjek/isinya : 1. Jenis arsip menurut subjek/isinya : - arsip keuangan - arsip kepegawaian - arsip pemasaran - arsip pendidikan 2. jenis arsip menurut bentuk/wujud : 2. jenis arsip menurut bentuk/wujud : - surat- disket- mikrofilm - pita rekaman- compact disk

3 meirinawati 3 6/8/ Jenis arsip menurut nilai/kegunaan : 3. Jenis arsip menurut nilai/kegunaan : - Nilai Informasi (pengumuman) - Nilai Adm (SK,prosedur kerja) - Nilai Hukum - Nilai Sejarah (lap tahunan) - Nilai Ilmiah (hsl penelt) - Nilai Keuangan (bon penjualan, kuitansi) - Nilai Pendidikan (satpel,karya ilmiah)

4 6/8/2015meirinawati4 4. Jenis arsip menurut sifat kepentingan 4. Jenis arsip menurut sifat kepentingan - arsip esensial (memo,srt undangan) - arsip berguna (srt permohonan cuti, srt pesanan brg) - arsip penting (SK, daftar riwayat hdp, lap keuangan, buku kas) - arsip vital (akte pendirian, buku induk pegawai)

5 6/8/2015meirinawati5 5. Jenis arsip menurut fungsi : 5. Jenis arsip menurut fungsi : - arsip dinamis yang msh dipergunakan scr langsung dlm kegt perkantoran sehari-hari yang msh dipergunakan scr langsung dlm kegt perkantoran sehari-hari - arsip statis yang sdh tdk dipergunakan scr langsung dlm kegt perkantoran sehari-hari yang sdh tdk dipergunakan scr langsung dlm kegt perkantoran sehari-hari

6 meirinawati 6 6/8/ Jenis arsip menurut tempat/tingkat pengelolaan - arsip pusat - arsip unit 7. Jenis arsip menurut keasliannya - arsip asli - arsip tembusan - arsip salinan - arsip petikan

7 6/8/2015 meirinawati 7  1. Pengarsipan berdasar beberapa aspek : a. Penyimpanan scr alfabet : arsip disimpan mnrt abjad nama orang/orgs dengan berpedoman pada peraturan indeks

8 6/8/2015 meirinawati 8 Nama biasa, yi tdk termasuk gol nama keluarga/marga/baptis, mk diindeks sebagaimana nama itu ditulis Contoh: Sifa Fatmawati diindeks S Ria Kusuma diindeks R

9 6/8/2015 meirinawati 9 Nama perseorangan yg memakai nama keluarga, mk unit pertama adl nama keluarga Contoh: George R. Terrydiindeks T John Kennedydiindeks K David Beckhamdiindeks B

10 6/8/2015 meirinawati 10  Nama perseorangan memakai nama marga mk unit pertama adl nama marga  Contoh: Paolo Maldinidiindeks M Haris Nasutiondiindeks N

11 6/8/2015meirinawati11 Nama perseorangan yg memakai nama baptis, mk yang dipakai adl nama aslinyaNama perseorangan yg memakai nama baptis, mk yang dipakai adl nama aslinya Contoh :Contoh : Franciscus Suhermandiindeks S Antonius Sunomodiindeks S Cecilia Yuliana diindeks Y

12 6/8/2015 meirinawati 12  Nama perseorangan yang disingkat maka yg dipakai nama jelasnya  Contoh: ambas A.M.diindeks S Sambas A.M.diindeks S I. Rudiantidiindeks R

13 6/8/2015meirinawati13  Nama wanita yg diikuti nama suaminya maka yg digunakan adl nama suaminya  Contoh: Ny. Ike Sugondodiindeks S Ny. Nanik Herlambangdiindeks H Ny. Tien Soehartodiindeks S

14 6/8/2015meirinawati14  Nama perseorangan yg memakai gelar (gelar adat, keagamaan,kesarjanaan, kepangkatan) mk gelat tdk diperhatikan dan nama diindeks sesuai aturan dgn peraturan mengindeks  Contoh: Raden Mas Bambang Sudarman diindeks B Ir. Yanuar Budiman diindeks Y

15 6/8/2015meirinawati15  Nama instansi pemerintahan yang diutamakan adl kata pengenal yang terpenting dr nama instansi,sedangkan bentuk orgs dijadikan sbg unit terakhir  Contoh: Lembaga Administrasi Negara diindeks A Departemen Pendidikan nasional diindeks P

16 6/8/2015meirinawati16  Pada bbrp instansi pemerintahan atau nama/wilayah yg diutamakan adl nama tempat/daerah  Contoh: Kota Surabayadiindeks S Kabupaten Magetandiindeks M Kota Bandungdioindeks B

17 6/8/2015meirinawati17  Nama kantor/orgs yg sering disingkat & sudah populer dgn nama singkatnya tdk perlu dipanjangkan dan diindeks dr nama singkatnya  Contoh: Pertaminadiindeks P MPRdiindeks M Telkomdiindeks T

18 6/8/2015 meirinawati 18 Nama perusahaan dan yayasan yg menggunakan nama orang sbg salah satu unit dr nama itu, mk yg dijadikan unit pertama adl nama orangnya dan nama org tsb diindeks sesuai dgn peraturan mengindeks Contoh: Rumah Sakit Dr. Sutomo diindeks S Rumah Sakit Hasan Sadikin diindeks H

19 6/8/2015meirinawati19  Nama perusahaan yg dijadikan unit pertama adl kata-kata pengenal yg terpenting dr nama perusahaan tsb dan bentuk perusahaannya dipakai sbg unit terakhir  Contoh: Hotel Panghegardiindeks P Bank BNI 46diindeks B

20 6/8/2015 meirinawati 20 Nama organisasi, badan sosial dan sejenisnya yg dijadikan unit pertama adl kata pengenal yg terpenting dr nama orgs tsb dan bentuk orgsnya dijadikan sbg unit terakhir Contoh: Persatuan Wartawan Indonesiadiindeks W Ikatan Dokter Indonesia diindeks D

21 6/8/2015 meirinawati 21 b. Penyimpanan mnrt pokok soal : arsip disimpan mnrt pokok soal yang menjadi isi arsip kemudian diurut scr alfabet misal : Alat kantor misal : Alat kantor Asuransi bangunan Asuransi bangunan Cuti Cuti

22 6/8/2015meirinawati 22 c. Penyimpanan mnrt wilyh geografis : arsip disimpan mnrt urutan abjad nama tempat/wilayah tertentu d. Penyimpanan mnrt nomor : arsip disimpan mnrt urutan nomor dr yang terkecil hingga yang terbesar Sistem nomor persepuluhan/sistem klasifikasi persepuluhan Dewey e. Penyimpana scr kronologis : arsip disimpan mnrt urutan tanggal yang tercantum dlm surat

23 6/8/2015 meirinawati23 Data penting perihal srt msk dan srt keluar dicatat dlm suatu buku dan diberi nomor urut Satu buku agenda digunakan 1 thn Bk agenda dilengkapi kartu agenda yi lembaran kartu yang memuat srt msk/srt keluar

24 6/8/2015 meirinawati 24 Buku Agenda Tunggal mencatat srt msk dan srt keluar sekaligus dgn nomor berurutan Buku Agenda Berpasangan mencatat srt msk di hal kiri dan srt keluar pd hal kanan dgn nomor urut sendiri Buku Agenda Kembar 2 buku msg-msg khusus srt msk atau srt keluar saja

25 6/8/2015meirinawati25 Semua surat perlu diklasifikasikan sebagai surat biasa/rutin, surat penting dan surat rahasia

26 6/8/2015meirinawati26 Manfaat Kartu Kendali  Krn dibuat rangkap 3 mk dpt mengurngi pencatatan berulang2x dan berbeda2  Dpt membedakan srt biasa,srt penting dan srt rahasia  Mempermdh tt cara penyusutan arsip yang ada pd unit pengolah,mempermdh pelaks inventarisasi arsip,penataan arsip dan penilaian arsip u/ keperluan pemusnahan  Berbentuk lembaran mk lbh mdh diatur cra penyimpanannya

27 6/8/2015meirinawati27 1. Map, yaitu lipatan karton dengan helai-helai penutup pada ketiga sisinya, biasanya digunakan untuk menyimpan arsip. Macam map: a.Map biasa disebut stopmap/stofmap dikenal stopmap folio. b.Stopmap tali disebut stopmap portapel yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya c.Map jepitan disebut snelhecter, adalah map yang dilengkapi dengan penjepit arsip dari logam d.Briefordner atau ordner map tebal dilengkapi penjepit logam melengkung shg bisa memuat byk arsip

28 meirinawati 28 6/8/ Folder (dgn tab) : lipatan karton u/ menyimpan arsip biasanya dilengkapi tab yaitu sisi folder yang menonjol u/ menempatkan kode 3. Guide : lembaran berfungsi pembatas folder sekaligus pedoman klasifikasi arsip dlm laci arsip 4. Lemari arsip :lemari yang terbuat dari kayu atau dari baja/besi yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.

29 meirinawati 29 6/8/2015 Filing Cabinet disebut juga file cabinet, adalah lemari arsip yang terdiri dari laci- laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal Filing Cabinet disebut juga file cabinet, adalah lemari arsip yang terdiri dari laci- laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal Berkas Kotak (Box File), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat, kartu indeks, kartu peminjaman arsip dan sebagainya Berkas Kotak (Box File), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat, kartu indeks, kartu peminjaman arsip dan sebagainya Rak Arsip, adalah sejenis lemari tetapi tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari berbagai keping papan, Rak Arsip, adalah sejenis lemari tetapi tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari berbagai keping papan,

30 meirinawati 30 6/8/2015 Baki Surat (Letter tray), adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja Baki Surat (Letter tray), adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja Rotary Filing, adalah peralatan yang berbentuk bundar serta dapat berputar yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama berupa kartu) Rotary Filing, adalah peralatan yang berbentuk bundar serta dapat berputar yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama berupa kartu)

31 meirinawati 31 6/8/2015

32 6/8/2015meirinawati32 Usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tdk rusak selama masih mempunyai nilai guna Penyebab kerusakan arsip : - faktor intrinsik : penyebab kerusakan yg berasal dr benda arsip sendiri - faktor ekstrinsik : penyebab kerusakan yg berasal dr luar benda arsip yakni : * lingkungan fisik * organisme perusak * kelalaian manusia

33 6/8/2015meirinawati 33  Usaha Pencegahan Kerusakan : - Faktor intrinsik : bahan bermutu baik agar awet - Faktor ekstrinsik : ruangan penyimpanan arsip hrs dibangun dan diatur sebaik mungkin : a. lokasi ruang/gedung arsip b. konstruksi bangunan tdk menggunakan kayu yg langsung menyentuh tanah c. ruangan dgn temperatur dan penerangan baik d. ruangan hrs bersih dr debu, sisa makanan, puntung rokok, kertas bekas

34 6/8/2015meirinawati34 Ialah : usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah

35 6/8/2015meirinawati35 Usaha penjagaan agar benda arsip tdk hilang dan agar isi/informasinya tdk sampai diketahui oleh orang yg tdk berhak Usaha pengamanan dgn cara : * petugas arsip betul2 org yg dpt meyimpan rahasia * hrs dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip * diberlakukan larangan bg semua org selain petugas arsip u/ mengambil arsip dr tempatnya * arsip diletakkan pd tempat yg aman dr pencuri

36 6/8/2015meirinawati36 Tindakan membuang arsip yang tidak berguna / penghapusan arsip penentuan retensi (jadwal retensi) yaitu suatu daftar yang memuat kebijakan ttg seberapa jauh/seberapa lama arsip dapat disimpan/dimusnahkan Tindakan membuang arsip yang tidak berguna / penghapusan arsip penentuan retensi (jadwal retensi) yaitu suatu daftar yang memuat kebijakan ttg seberapa jauh/seberapa lama arsip dapat disimpan/dimusnahkan

37 6/8/2015meirinawati37 Penilaian arsip : 1. Arsip Vital (persentase nilai 90 – 100) Arsip tergolong arsip statis sehingga tidak bisa dimusnahkan dan disimpan selamanya. 2. Arsip penting (persentase nilai 50 – 89) Arsip ini disimpan pada arsip aktif selama lima tahun dan pada arsip in-aktif selama 25 tahun

38 6/8/2015 meirinawati Arsip berguna (persentase nilai 10 – 49) Arsip ini disimpan pada arsip aktif selama dua tahun dan pada arsip in- aktif selama sepuluh tahun 4. Arsip tidak berguna (persentase nilai 0 – 9) Arsip ini disimpan paling lama tiga bulan pada arsip aktif.

39 6/8/2015meirinawati39  Metode Horisontal suatu metode kearsipan dimana dokumen ditaruh yg satu diatas yg lain dlm laci. suatu metode kearsipan dimana dokumen ditaruh yg satu diatas yg lain dlm laci.  Metode Vertikal suatu metode kearsipan dimana dokumen ditaruh yg satu dibelakang yg lain menurut urutan klasifikasi yg diambil

40 6/8/2015meirinawati40 Arsip Terpusat derajat kedalaman Semua/sebagian besar arsip tetap dikelola departemen, ttp arsip diawasi oleh dan mempunyai staf dr sentral (pusat) Semua arsip u/ kepentingan umum disimpan terpusat, sdgkan yg murni kepentingan depart disimpan o/ depart ybs. Semua arsip (tampa kecuali) disimpan dlm satu tepmat (pusat)

41 6/8/2015 meirinawati 41  Ukuran bernilai/tidak suatu arsip dapat dinyatakan dgn patokan angka pemakaian Persentase = jumlah permintaan srt x 100 % pemakaian jumlah srt dlm arsip

42 6/8/2015 meirinawati 42  Apabila ratio < 5 %, maka arsip termasuk dalam kategori arsip in- aktif.  Rasio arsip aktif sekitar 15 – 20 %. Dalam arti arsip dikatakan baik apabila persentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15 %), masih mempunyai nilai guna, masih membantu jalannya instansi atau perusahaan.

43 6/8/2015 meirinawati 43 Angka = jml arsip yg tdk ditemukan x 100 % Kecermatan jml arsip yg dpt ditemukan Semakin tinggi angka kecermatan, berarti semakin buruk penyelenggaraan arsipnya.

44 6/8/2015 meirinawati 44 Untuk sistem penyimpanan yang sempurna, rasio kecermatan tidak lebih dari 0,5 %. Angka 3 % merupakan patokan umum untuk menentukan baik tidaknya penyelenggaraan arsip

45 meirinawati 45 6/8/2015 Kegiatan memindahkan arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena tdk atau jarang sekali dipergunakan dlm kegt sehari-hari Kegiatan memindahkan arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena tdk atau jarang sekali dipergunakan dlm kegt sehari-hari Kegiatan memindahkan arsip yg telah mencapai jangka waktu atau umur ttt ke tempat lain (gudang arsip) Kegiatan memindahkan arsip yg telah mencapai jangka waktu atau umur ttt ke tempat lain (gudang arsip)


Download ppt "6/8/2015meirinawati1  Moekijat : proses penyusunan & penyimpanan warkat shg warkat tsb dpt diketemukan kembali apbl diperlukan  Komaruddin : proses penyusunan."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google