CHAPTER MEMO DAN NOTA DINAS.

Presentasi berjudul: "CHAPTER MEMO DAN NOTA DINAS."— Transcript presentasi:

1 CHAPTER MEMO DAN NOTA DINAS

2 Memo berasal dari kata memorandum, karena
bersifat memory maka memo dapat dibuat secar horizontal, vertikal, ataupun diagonal. Beberapa hal yang perlu diperhatikan: Perhatikan format baku yang ada pada organisasi ybs. Perhatikan kepada siapa memo tersebut ditujukan.

3 2. NOTA DINAS Nota berasal dari kata note, karena bersifat catatan maka nota biasanya diberikan atasan kepada bawahan. Menurut pengertiannya: Alat komunikasi intern antar pejabat satuan organisasi yang memuat atau berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dsb. Berisi tentang catatan singkat tentang pokok2 persoalan.

4 Menurut fungsinya Akan dijadikan bukti hukum untuk setiap tindakan yang di ambil suatu organisasi. Sifatnya catatan tentang hal-hal yang harus dilakukan. Menurut jangka waktuny: Memiliki jangka waktu panjang Menurut kedudukannya: Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain

5 CONTOH MEMO PT MEGATAMA KRIYA PERDANA MEMO Nomor : ………………… Kepada : Kabag keuangan Dari : Operation Manager Hal : Laporan keuangan Mohon Saudara menyerahkan laporan keuangan bulan Maret 2010 Karena akandipergunakan sebagai dasar penyusunan laporan tahunan. Laporan tersebut sudah saya terima tanggal 10 April Terima kasih. Surabaya, 29 Maret 2010 NS/dw

6 CONTOH NOTA PRODI ADMINISTRASI PERKANTORAN Jalan Srikana Surabaya _______________________________________________________________ NOTA DINAS Nomor: ……………. Kepada : Yth. Ibu Laila Indrayani Dari : Kajur Administrasi Niaga Hal : Revisi kurikulum Sehubungan akan dimulainya tahun ajaran 2010/2011 yang semakin dekat dan dipandang perlu untuk mengadakan revisi kurikulum guna mengikuti perkem bangan dunia usaha, maka dengan ini kami menugaskan Saudara untuk melak sanakan revisi kurikulum di bidang korespondensi bahasa Indonesia. Kami berharap dapat terselesaikan dalam waktu 7 hari setelah nota tugas ini. Demikian, untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya. Surabaya, 1 April 2010 NS/dw

7 KASUS: Pimpinan Saudara memerintahkan anda untuk mengikuti pelatihan kearsipan yang berbasis digital yang akan dilaksanakan di UPI (Universitas Pendidikan Indonesia) di bandung. Penyelenggaraan tanggal 5-7 April 2015 mulai pukul s/d WIB. Laporan ditunggu. Pimpinan Saudara mengundang rapat semua kepala divisi , dengan agenda promosi produk baru yang akan diiklankan di surat kabar Jawa Pos terbitan sabtu depan. Untuk itu masing2 divisi hendaknya menyiapkan semua keperluan yang dibutuhkan dan juga contoh lay outnya dr divisi marketing.

8 SURAT UNDANGAN, MEETING AGENDA, DAN NOTULA
CHAPTER 5 SURAT UNDANGAN, MEETING AGENDA, DAN NOTULA

9 5.1. Surat Undangan Undangan adalah suatu pernyataan yang mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu. Berdasarkan kepentingan, undangan dapat digolongkan atas: Undangan resmi Undangan setengah resmi Undangan tidak resmi

10 1. Undangan Resmi Dipakai untuk keperluan resmi, misalnya : undangan rapat suatu organisasi, undangan mengikuti upacara kenegaraan, pelantikan pejabatdan lain lain. Dikeluarkan oleh badan atau organisasi resmi, sehingga pengundang harus menyebut pihaknya dengan kata “kami” Di dalam undangan resmi, kata kami dapat diganti dengan menyebutkan jabatan (mewakili organisasi)

11 2. Undangan Setengah Resmi
Dipakai untuk keperluan setengah resmi , biasanya dikeluarkan oleh keluarga, perkumpulan , misalnya undangan perkawinan, rapat keluarga dll. Mewakili kelompok sehingga pengundang menyebut pihaknya dengan kata “kami”. 3. Undangan tidak resmi Atau undangan pribadi, dibuat oleh perseorangan untuk keperluan diri sendiri. contohnya undangan Pesta Mewakili diri sendiri sehingga pengundang, menyebut pihaknya dengan kata “saya”.

12 Bentuk surat undangan bisa berhal atau berjudul.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatannya: Pembuka: pengantar kegiatan Isi : waktu acara dilakukan (hari, tanggal, dan waktu) tempat susunan acara/agenda rapat Penutup : ucapan terima kasih

13 SURAT PENGUMUMAN DAN SURAT EDARAN
CHAPTER 6 SURAT PENGUMUMAN DAN SURAT EDARAN

14 cara penyampaiannya. Isi pengumuman cenderung
6.1. Surat Pengumuman Berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum. (pasal 75) Ditujukan kepada banyak pembaca. Perbedaan Pengumuman dengan Edaran adalah isi dan cara penyampaiannya. Isi pengumuman cenderung lebih terbuka atau boleh diketahui dibandingkan dengan surat edaran, pengumuman sering ditempelkan di tempat-tempat yang mudah ditemui olah pihak yang memerlukan informasi tersebut

15 Bentuk berjudul Pembukaan : pengantar pokok surat Isi : uraian pokok surat Penutup : penegasan/pengharapan/ucapan terima kasih 6.2. Surat Edaran Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif yang beredar dari satu tangan ketangan lainnya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua yang dituju. Surat edaran merupakan surat yag berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang- undangan dan atau perintah yang telah ada. (Pasal 44)

16 Bentuk dapat berhal atau berjudul
Pembuka : informasi (dasar, atau latar belakang) Isi : penguraian informasi (isi edaran yang ingin disampaikan) Penutup : harapan, ucapan terima kasih

17 Contoh Surat Pengumuman
KOP SURAT PENGUMUMAN Diumumkan kepada mahasiswa yang pada semester ini hendak menyelesaikan masa studinya, agar menyerahkan data-data yang diperlukan untuk proses pemagangan/PKL, antara lain: Photo copy KHS dan KRS terakhir Pas photo berwarna 4X6 memakai jas almamater Mengisi bio data di bagian akademik Menyelesaikan administrasi keuangan dan akademik Data-data tersebut, kami tunggu paling lambat tanggal 12 Desember 2009. keterlambatan dari tanggal tersebut tidak dilayani. Demikian untuk diperhatikan dan dilaksanakan. Surabaya,…………… Ka. Akademik

18 Contoh Surat Edaran Tgl……. Nomor : Hal : Pelaksanaan UAS Yth………….. Dengan hormat, Kami beritahukan bahwa pelaksanaan UAS akan diselenggarakan pada akhir bulan Januari sehubungan pentingnya kegiatan tersebut bagi keberhasilan mahasiswa maka kami himbau agar Saudara mempersiapkan diri baik dari materi pengajaran dan mental. Hal lain yang harus Saudara perhatikan adalah penyelesaian administrasi keuangan dan presensi tidak boleh kurang dari 80%. Kami berharap hal tersebut dapat terselesaikan paling lambat tanggal 15 Januari 2009, apabila Saudara belum menyelesaikan dengan terpaksa dikenakan sanksi tidak diperkenankan mengikuti UAS. Atas kerjasamanya disampaikan terima kasih.

19 SURAT PENGANTAR DAN SURAT TUGAS
CHAPTER 7 SURAT PENGANTAR DAN SURAT TUGAS

20 7.1. Surat Pengantar Surat pengantar dipakai untuk mengantarkan sesuatu. Surat pengantar dapat berfungsi sebagai: Surat pengantar orang Surat pengantar berkas atau dokumen Surat pengantar barang Bentuk berhal/berjudul Surat pengantar orang dipergunakan untuk memberikan mandat kepembawa surat untuk melakukan suatu kegiatan tertentu. Pembuka : identitas pembawa surat Isi : tugas pembawa surat tugas penerima surat, jangka waktu pelaksanaan Penutup : ucapan terima kasih

21 Contoh surat pengantar
PT KUNINGAN DAYA Jalan Kenanga Indah VI/39 Jakarta Nomor : 035/KD/Mg/IV/ April 2011 Hal : Pengantar petugas untuk bekerja sama Yth. Bapak Gagah Harun Jl. Beringin 11 Jakarta Timur Dengan hormat, Bersama ini kami hadapkan karyawan yang bernama Armin Jalandra. Karyawan tersebut merupakan tenaga andalan kami. Dalam menangani pemeliharaan mesin-mesin produksi. Armin tersebut pernah memperoleh pendidikan khusus dibidang Tehnik engineering selama enam bulan di Jepang. Untuk menerima tugas dari Bapak sesuai program kerjasama mengenai pengadaan suku cadang traktor. Atas perhatian dan kerjasamanya disampaikan terima kasih Hormat kami Lanang Wahyu Manajer Personalia LW/dw

22 7.2. Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang dipergunakan untuk menugas kan seseorang atau lebih agar melakukan pekerjaan tertentu. Bentuk berjudul. Pembukaan : dasar pemberian tugas Isi : - nama dan jabatan yang diberi tugas - deskripsi/jenis tugas yang diberikan - jangka waktu pelaksanaan tugas - persyaratan lain Penutup : harapan

23 Contoh Surat Tugas POLITEKNIK NUSANTARA Jalan Panglima Diponegoro 423 Surabaya SURAT TUGAS Nomor: 037/Pol.Nus/ST/IV/2007 Dengan ini Ketua Jurusan Akuntansi menugasi: Sundari Irmawati, SE Untuk mengasuh mata kuliah : Korespondensi Indonesia Pada program diploma : Bidang Akuntansi Program pendidikan : Akuntansi Sebagai : Staf Pengajar Pada semester : Ganjil tahun akademik 2006/2007 Surat penugasan ini hanya berlaku selama satu semester, dan pada Akhir perkuliahan akan diadakan evaluasi pelaksanaan perkuliahan. Demikian, agar dilaksanakan sebagaimana mestinya. Surabaya, 29 April 2007 Prof. Yuwono Prawiro, MM Kajur. Akuntansi YP/dw

24 SURAT KUASA, SURAT PANGGILAN
CHAPTER 8 SURAT KUASA, SURAT PANGGILAN

25 8.1. Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat yg berisi pendelegasian suatu urus- an kepada pihak lain. Didalam surat kuasa selalu ada 2 pihak. Bila menyangkut aspek hukum atau uang diatas lima ratus ribu rupiah harus dibubuhi materai. Data-data yang harus dicantumkan dalam surat kuasa: Identitas diri pemberi kuasa Identitas diri penerima kuasa Keperluan kuasa diberikan Jangka waktu pelaksanaan kuasa (bila ada) Bentuk : berjudul

26 8.2. Surat Panggilan Surat panggilan adalah surat seruan agar pihak yg dipanggil menghadap pemanggil. Pembuatan surat panggilan hrs memikirkan kondisi atau posisi yg kuat, dikarenakan mempunyai unsur memaksa lebih kuat karena disertai sanksi yg diterapkan. Pembuatan surat panggilan: Pembuka : untuk apa pemanggilan dilakukan Isi : kpd siapa panggilan itu diberikan, waktu dan tempat pemanggilan,jangka waktu pemanggilan dan sanksi yang akan dikenakan. Penutup : harapan dan atau ucapan terima kasih

27 CHAPTER 9 SURAT KEPUTUSAN

28 SURAT KEPUTUSAN Surat keputusan ialah surat yg dibuat instansi atau organisasi (diwakili pimpinan tertinggi), yg berisi pernyataan memutuskan sesuatu hal sehubungan tertib intern organisasi ybs. Surat keputusan terdiri atas tiga bagian, yaitu: Konsiderans Desiderantum Diktum Konsideran Konsideran berasal dr kata “Considerare”, yg artinya memper timbangkan. Pada bagian pertama ini disebutkan hal-hal yang yang menjadi pertimbangan dalam pembuatan surat keputus an.

29 Istilah-istilah yg dipergunakan di dalam konsideran surat keputusan yaitu:
MEMBACA : (dibelakang kata ini disebutkan surat yg telah diterima pejabat yg membuat surat keputusan) MENIMBANG: (dibelakang kata ini disebutkan apa yg menjadi pertimbangan untuk memberikan keputusan) MENDENGAR atau MEMPERHATIKAN: (kata ini dipakai kalau ada pejabat lain atau badan lain yg hrs Didengar/diperhatikan pendapatnya untuk membuat keputus- an tersebut)

30 MENGINGAT: kata ini disusulkan dgn menyebutkan peraturan-peraturan dan surat-surat yg dipakai untuk dasar membuat keputusan. Dibedakan menjadi dua bagian, yaitu peraturan atau surat yg mengatur persoalannya dan peraturan yg menetapkan wewe- nang atau hak untuk membuat keputusan. Desiderantum Adalah bagian dari surat keputusan yang berisi tujuan atau untuk apa keputusan tersebut dibuat. Contoh: untuk meningkatkan produktifitas kerja pegawai yang mulai menurun.

31 Diktum Keputusan Diktum berasal dari kata “dicere” berarti menyatakan, yaitu pernyataan-pernyataan memutuskan yg diambil oleh organisasi terhadap suatu hal yg menyangkut kepentingan hidup organisasi. Biasanya ditandai dengan kata MEMUTUSKAN Kemudian diikuti MENETAPKAN

32 Chapter 10 Surat lamaran kerja

33 10.1. Pengertian Arti dari kata lamaran adalah permohonan untuk memperoleh sesuatu, sedangkan arti dari surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh pencari kerja (pelamar) untuk kemudian dikirimkan kepada suatu badan usaha atau instansi guna mendapatkan pekerjaan atau jabatan sesuai dengan lowongan pekerjaan atau jabatan yang ditawarkan. 10.2. Tata Cara Menulis Surat Lamaran Dalam menyusun surat lamaran, para pencari kerja haruslah memperhatikan hal-hal berikut. a. Menyebutkan data pribadi pelamar yang meliputi: 1). nama lengkap; 2). tempat dan tanggal lahir;

34 3. Jenis kelamin 4). agama; 5). status kewarganegaraan; 6). keterangan sudah atau belum menikah; 7). alamat atau tempat tinggal yang mudah dihubungi. b. Riwayat pendidikan dan ijazah yang dimiliki, meliputi: 1). Pendidikan formal, misalnya SD, SLTP, SLTA, akademi, atau universitas (jika ada); 2). Pendidikan informal, misalnya kursus-kursus : bahasa Inggris, bahasa Mandarin, Komputer, Pengembangan Pribadi, Public Relation, dan lain-lain.

35 c. Kecakapan khusus yang dimiliki, misalnya menyetir mobil, mendisain ruangan
d. Pengalaman bekerja yang sejenis dengan jabatan yang dilamarnya atau pengalaman bekerja di bidang lain. Bila belum pernah sebaiknya menyebutkan kemampuan bekerja untuk jabatan yang dilamarnya berdasarkan pendidikan yang dimiliki. 3. Lampiran Surat Lamaran Yang dimaksud dengan lampiran adalah segala sesuatu yang disertakan atau dicantumkan dalam surat lamaran dengan maksud untuk mempertegas atau memperkuat surat tersebut sebagai bahan pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan pekerjaan atau jabatan tertentu. Bila surat lamaran pekerjaan berdasarkan iklan, sesuaikan lampiran dengan permintaan.

36 4. Tatacara Menuliskan Daftar Riwayat Hidup
Saat ini banyak beredar di pasar formulir daftar riwayat hidup, sehingga pelamar tinggal mengisi saja. Namun, pada umumnya pelamar lebih baik membuat sendiri. Daftar riwayat hidup biasanya berisikan tentang: a. data pribadi yang terdiri dari: nama lengkap; tempat tanggal lahir; jenis kelamin; kewarganegaraan; status; alamat. b. pendidikan yang terdiri dari pendidikan formal dan pendidikan informal; c. pengalaman bekerja; d. keterangan-keterangan lain.