Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP) Vendor Management System (VMS) Gusmelinda Rahmi Direktur Pengembangan Iklim usaha dan kerjasama Internasional.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP) Vendor Management System (VMS) Gusmelinda Rahmi Direktur Pengembangan Iklim usaha dan kerjasama Internasional."— Transcript presentasi:

1 Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP) Vendor Management System (VMS) Gusmelinda Rahmi Direktur Pengembangan Iklim usaha dan kerjasama Internasional LKPP IAPI Procurement Forum & Expo 2015 Balai Kartini, 7 Mei 2015

2 Vendor Management System Secara Umum 2

3 Prosesevaluasi, seleksi dan penilaian berkelanjutan dari penyedia “multi-criteria problem”, dimana melibatkan baik faktor kualitatif maupun faktor kuantitatif. Penyedia dapat menimbulkan dampak langsung yang besar terhadap pengeluaran, kualitas, teknologi, dan waktu.

4 Kinerja sebuah organisasi untuk menghasilkan barang/jasa yang berkualitas dengan pengeluaran yang sesuai serta tepat waktu sangat dipengaruhi oleh kemampuan dari penyedia Pemilihan penyedia adalah salah satu isu kunci dalam Supply Chain Management karena biaya untuk bahan baku dan komponen suku cadang merupakan biaya utama dalam manajemen produk Keputusan untuk memilih penyedia pada hari ini dapat mengurangi atau mencegah masalah dikemudian hari

5 1. Mengevaluasi kebutuhan dan mendefinisikan tujuan Apakah yang perlu anda cari untuk kepuasan? - Meningkatkan kualitas produk Kategori evaluasi mana yang akan anda pakai? Apa persyaratan kebutuhan, bisnis, dan teknik anda? Apa saja persyaratannya? - harga maksimal, harga minimal, dll Bagaimana anda menilai persyaratannya? Outcome: daftar kebutuhan, tujuan, dan kriteria untuk evaluasi penyedia dan cara untuk menilai beberapa kriteria yang berbeda

6 6 2. Mengelompokan beberapa penyedia Mengevaluasi semua penyedia potensial membutuhkan waktu yang banyak Eliminasi dan skrining dasar karena kurangnya persyaratan Outcome: Pengelompokan penyedia

7 3. Mewawancara penyedia Mewawancara satu demi satu penyedia Membuat gap analysis antara kebutuhan, syarat dan kemampuan penyedia Menilai setiap kriteria Outcome: Kriteria dan daftar penilaian untuk tiap penyedia

8 4. Memilih dan menerapkan metoda Memilih satu diantara beberapa metoda - AHP, Fuzzy logic, dll Menghitung nilai vendor menggunakan metoda yang dipilih Memilih penyedia dengan nilai yang paling baik

9 9 Kriteria evaluasi sangat fundamental untuk memilih penyedia terbaik. Kriteria ini sangat spesifik untuk setiap bentuk usaha, bergantung terhadap kebutuhan. Ada 6 kategori kriteria (secara umum) : Kondisi keuangan Keahlian Performance organisasi Bisnis proses dan pelaksanaan Perilaku dan budaya Risiko

10 10 1. Kesehatan Finansial Dalam mengevaluasi apakah penyedia dalam keadaan keuangan yang sehat, pembeli dapat menggunakan indikator sebagai berikut: -Penjualan -Tingkat Keuntungan -Likuiditas -ROI -Rasio hutang -Transparansi keuangan

11 11 Departemen purchasing dari sebuah perusahaan harus memilih penyedia menurut kemampuan: -Kemampuan networking -Kualitas dan kemampuan produksi -Tingkat teknis dibandingkan dengan sektor rata-rata -Investasi dalam riset dan pengembangan 2. Keahlian

12 Ada banyak kriteria dalam kategori ini, seperti: -Pengiriman yang tepat waktu -Waktu produksi -Tingkat responsif -Manajemen inventori dan kontrol: reorder management, forcasting capabilities -Penerimaan pesanan, pemrosesan dan pemenuhan -Layanan pelanggan -Pemeliharaan pencegahan -Jumlah jam pelatihan operator dalam Total Quality Control (TQC) atau JIT 3. Performa operasional

13 13 Bagaimanakah penyedia menyediakan sebuah produk atau jasa dalam nilai terbaik, tepat waktu, dan tepat seperti yang dibutuhkan oleh pembeli?  Best practice dan quality based information  Evaluasi ini dapat membantu mendapatkan penyebab akar masalah yang ditimbulkan oleh penyedia. Sebagai contoh: apakah standar kualitas dari sebuah produk dapat dipenuhi oleh proses produksi atau dengan memeriksa kualitas p roduk setelah proses produksi? 4. Bisnis proses dan pelaksanaan

14 14 Kriteria evaluasi dalam kategori ini berfokus kepada keberlangsungan jangka panjang dari penyedia yang potensial: -Apakah peningkatan budaya dari penyedia? Apakah informasi kemampuannya selalu terbarukan? - Apakah ada keinginan untuk berkoordinasi? 5. Faktor perilaku dan budaya

15 6. Faktor resiko Resiko penyedia adalah resiko dari pembeli. Tentunya, jika penyedia terlalu banyak mengambil resiko, maka akan berdampak pula terhadap pelanggannya. Faktor resiko dapat ditemukan dalam kriteria sebelumya, tetapi juga dapat ditemukan dalam: hubungan jual-beli, nilai tukar uang, asuransi, peraturan.

16 16 Dalam kenyataannya, penilaian performa penyedia sangat sulit didapatkan (publikasi finansial, daftar pertanyaan, survey, kunjungan lapangan) Kriteria manapun yang dipilih, sistem penilaian harus optimal untuk membuat keputusan yang tepat Markov Chain Concept: lingkungan keputusan sangatlah dinamis, sebagai contoh harus ada interaksi antara pola kerjasama dan kriteria evaluasi penyedia

17 Merupakan sistem yang berisi kumpulan data penyedia yang telah terverifikasi sehingga memungkinkan organisasi untuk mengontrol biaya, mendapatkan pelayanan yang terbaik dan mengurangi resiko untuk mendapatkan nilai lebih, dari penyedia barang/jasa selama pelaksanaan kontrak 17

18 Manfaat VM Untuk melindungi organisasi/perusahaan; Untuk memenuhi ketentuan, jika keberadaan suplier membutuhkan proses pengelolaan suplier yang tepat dan dapat kendalikan ; Contoh : Lembaga Keuangan ; Farmasi ; asuransi ; Untuk membantu pemantauan, pengukuran, mitigasi risiko; Untuk mempromosikan dan mendorong vendor terbaik dan kualitas secara keseluruhan 18

19 Waktu Mutu Jumlah Tempat Harga TEPAT Untuk Mencapai Pengadaan Barang/Jasa yang informasi profil penyedia sebagai referensi pemilihan calon penyedia pada pengadaan barang/jasa

20 Setiap penyedia yang masuk ke dalam vendor management system harus sudah terverifikasi kebenaran data yang disampaikan. Data statis (Data Administrasi)  Identitas Perusahaan  Perizinan  Akta Pendirian dan Perubahannya  Identitas Pemilik  Data Pengurus  dll  Tenaga Ahli  Peralatan  Pengalaman  Pajak  Laporan Keuangan  dll Data dinamis (Rekam Jejak)

21 Verifikasi data dilakukan dengan cross check ke pihak ketiga yang terkait, sehingga kebenaran data yang disampaikan oleh penyedia dapat dipertanggungjawabkan. Akte Pendirian Perusahaan dan perubahannya Notaris Kemnkumham SIUP/IUJK/TDP/dllBPMPTSP PerpajakanDirjen Pajak Pengalaman Perusahaan PPK PA/KPA Pemilik Pekerjaan

22 22 Vendor directory Penyedia Verifikasi VMS

23 Adalah hasil dari sistem evaluasi penyedia barang/jasa dimana penyedia barang/jasa diklasifikasi dan diberi status sesuai dengan pencapaian mereka seperti kinerja, pengiriman, waktu produksi, kualitas, harga atau kombinasi beberapa variable lain. Sangat Tidak Memuaskan Sangat Memuaskan Predikat lain diisi sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perating Predikat tertinggi dan terendah Dalam VMS yang memiliki jumlah penyedia banyak, penyedia perlu dikategorikan terlebih dahulu sebelum melakukan rating. Besar Menengah Kecil

24 24 7C Competency  Managerial, technical, administrative, professional competence. Capacity  Supplier's ability to meet physical, intellectual and financial requirements Commitment  Supplier's willingness to commit physical, intellectual and financial resources. Control  Effective management control and information systems. Cash Resources  Financial resources and stability of the supplier. Profit, ROI, ROE, asset-turnover ratio. Cost  Total acquisition cost, not just price. Consistency  supplier's ability to exhibit quality and reliability over time. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam menilai penyedia selain kinerja, pengiriman, waktu produksi, kualitas dan harga

25 Kelemahan Vendor Management System Terbatasnya Pilihan Penyedia Mempersempit daya saing Mengandalkan teknologi Membutuhkan keinginan dari penyedia untuk masuk dalam VMS 25

26 Sistem Informasi Kinerja Penyedia 26

27 Apa itu ??? Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP) atau biasa juga disebut Vendor Management System (VMS) aplikasi yang merupakan subsistem dari Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang digunakan untuk mengelola data/informasi mengenai riwayat kinerja dan/atau data kualifikasi Penyedia Barang/Jasa yang dikembangkan oleh LKPP. 27 Diharapkan dapat Mempercepat proses pemilihan penyedia

28 Apa Fungsi ? Memusatkan data penyedia seluruh indonesia, untuk mendapatkan penyedia yang qualified berdasarkan jenis atau kompetensi usaha yang dimilikinya Memusatkan database penyedia sehingga memudahkan dalam pembinaan Memudahkan proses pengolahan data penyedia 28

29 Alur Proses Penyedia Dalam Aplikasi 29

30 Informasi Penyedia dalam 30  Identitas Perusahaan  Izin Usaha  Akta Pendirian  Identitas Pemilik  Data Pengurus  Tenaga Ahli  Peralatan  Pengalaman  Pajak  Dokumen Lain

31 Terima Kasih


Download ppt "Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP) Vendor Management System (VMS) Gusmelinda Rahmi Direktur Pengembangan Iklim usaha dan kerjasama Internasional."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google