MEMBUAT DOKUMEN DENGAN KONSEP MAIL MERGE

Presentasi berjudul: "MEMBUAT DOKUMEN DENGAN KONSEP MAIL MERGE"— Transcript presentasi:

1 MEMBUAT DOKUMEN DENGAN KONSEP MAIL MERGE

2 Pendahuluan Mail merge bisa diartikan sebagai penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen atau dalam pengertian yang lebih luas mail merge merupakan salah satu aplikasi dari Microsoft Word untuk membuat surat dalam jumlah besar. Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Office sering digunakan untuk membuat surat-surat seperti: Surat undangan, Surat keputusan, Pemberitahuan, Label undangan Surat peringatan, Sertifikat, Kartu nama, dll Mail merge

3 Halaman dokumen lebih sedikit.
Keuntungan yang dapat diperoleh selama menggunakan Mail Merge di antaranya: Pembuatannya lebih cepat jika dibandingkan dengan pembuatan surat satu persatu. Halaman dokumen lebih sedikit. Mail merge

4 Persiapan 2 dokumen penting dalam pembuatan mail merge yaitu :
Dokumen Master Main dokumen yg berisi surat Data Source Suatu file yg berisi informasi untuk digabung dalam dokumen master Langkah langkah : Membuat dokumen master Membuat data source Menggabungkan isi dari data source ke dalam dokumen master Mail merge

5 Membuat Dokumen Master
Nama Peserta NIP Asal Instansi Mail merge

6 Membuat data Source [1] b c
Klik menu Tools >> Letters and Mailings >> Mail Merge Mail merge

7 Membuat data Source [2] e d Menggunakan dokumen master yg sedang aktif
Menggunakan template yg ada sebagai dokumen master Menggunakan dokumen master yg sudah dibuat sebelumnya Mail merge

8 Membuat data Source [3] f Menggunakan data source yg sudah ada
dari Ms. Outlook Membuat & menggunakan data source baru Mail merge

9 Membuat data Source [4] g h i Mail merge

10 Membuat data Source [5] j k Mail merge

11 Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master
Insert greeting line Insert Merge fields Merge to Merge to fax L Insert Address block Propagate labels Merge to printer Mail merge recepient Match fields Merge to New doc. Open data source Highlight merge fields Check for error Main document setup View merge data Find entry Mail merge

12 Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master
Mail merge

13 Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master
Mail merge

14 Pembuatan mailmerge di libre office
Buat dokumen master terlebih dahulu Mail merge

15 Siapkan daftar Nama Perusahaan yang hendak kita kirimkan surat penawaran. Buatlah daftarnya di dalam satu file Calc, misalnya sbb: Mail merge

16 Kembali ke file dokumen master, klik menu Tools à Mail Merge Wizard.

17 Langsung saja menuju step yang ke-3, yakni Insert Address Block, lalu klik Select Different Address List. Klik tombol Add, lalu pilih filenya yang sudah dibuat pada langkah no.2. Hasilnya adalah sbb: Mail merge

18 Klik menu View à Data Source kemudian klik kiri pada text DaftarAlamat, lalu pilih Tables Sheet1.
Mail merge

19 Klik & Drag nama kolomnya ke line dibawah “Kepada Yth:”, dan lain2nya sehingga hasilnya menjadi sbb:
Mail merge

20 Untuk melihat hasilnya, klik menu Tools Mail Merge Wizard pilih Save, Print or Send“, lalu setelah proses finish, klik tombol Save Starting Document, lalu klik tombol Finish. Hasilnya adalah sbb: Mail merge