Analisis Jabatan

Job Descriptions/Rincian Pekerjaan 1.Bagian dari manajemen: P O A C – P:Planning, O: Organizing, A: Actuating, C: Controlling – P:Merencanakan, menetapkan tujuan – O:Pengorganisasian / penetapan langkah-langkah – A:Pelaksanaan – C:Mengendalikan pelaksanaan, agar tertib menuju tujuan

Contoh: Self management Job descriptions adalah bagian dari organizing. Merupakan salah satu dari struktur organisasi yang bersifat hierarki. (baik vertikal maupun horizontal) Job descriptions harus dinamis dan interaktif. Tidak dapat bekerja dengan sendirinya. – Contoh: Kepala jurusan harus berurusan dengan pembantu dekan 1 sekaligus dengan kepala jurusan lain dan dengan dosen sebagai bawahannya, dalam satu koordinasi (termasuk didalamnya norma-norma).

Job adalah kumpulan tugas-tugas (tasks) yang menyatu. Job descriptions: rincian tugas-tugas atau rincian mengenai kejelasan tugas-tugas, secara penuh (full), antara lain termasuk didalamnya tanggung jawab, waktu kerja, batas waktu kerja, batas waktu istirahat, gaji, wewenang, peralatan yang digunakan. Job memiliki berbagai level baik dari level bawah (operational) sampai level atas (management). Atau secara gabungan, operational dengan management, contoh: dosen selain memberikan arahan (direction) tetapi juga membuat soal, menilai soal, mengawas ujian. Baik level operational maupun level management keduanya membutuhkan kemampuan hubungan sosial yang baik. Karena aspek hirarki dan horizontal. Ada dua sifat hubungan sosial: formal dan non formal. Baik level operational maupun level management, tugas-tugasnya dilakukan berdasarkan SOP (Standard Operational Procedure) dan working instruction (instruksi kerja).

Dengan demikian, ada sejumlah fungsi dari job descriptions dari segi management khususnya dari segi manajemen sumber daya manusia : – Dengan kejelasan tugas tugas, maka : Akan mudah pula mendapatkan job specifications = kompetensi – ability yang relevan diperlukan, yang terdiri dari K (Knowledge), S (Skill), A (Mental Attitude). Akan mudah mendapatkan personel specifications = syarat-syarat personal (usia, pendidikan, pengalaman, tinggi, berat, jenis kelamin, kesehatan, karakter, domestic problem/masalah keluarga) sebagai dasar untuk recruitment dan seleksi baik untuk orang baru maupun untuk promosi dan mutasi. Akan mudah menentukan level pekerjaannya, apakah masuk golongan 2A, atau kah 3A, atau kah 4A. Akan mudah menentukan kompensasi: gaji dan tunjangan (transport, cuti, kesehatan, seragam, uang perumahan, makan) Akan mudah menetapkan pelatihan apa saja yang diperlukan baik yang bersifat operational maupun yang bersifat management.

(Salah satu) Bentuk dari job descriptions – nama perusahaan ini apa? – apa nama jabatannya? – letak jabatan dalam struktur (apa jabatan atasan? apa jabatan bawahan?) – apakah tugas umumnya? (merupakan kesimpulan dari tugas-tugas khusus) – apakah tugas-tugas khususnya? (jika tugas khusus berkenaan dengan level manajemen maka empat tugas manajemen harus dikemukakan, yaitu: merencanakan (Planning), mengkoordinasi (Organizing), melaksanakan (actuating), dan mengendalikan (controlling) ). – Dimungkinkan adanya tugas tambahan (diluar tugas khusus). Cara menuliskan tugas umum dan tugas khusus : kata kerja aktif + objek + kata keterangan (waktu, tempat, alat). – Apakah ada wewenang kerja (Authority) = kekuasaan/power yang diberikan untuk memudahkan pelaksanaan tugas-tugas. Semakin ke atas, wewenangnya semakin besar. Agar wewenang itu tidak sewenang-wenang, maka wewenang itu harus dilaksanakan sebatas aturan yang digunakan untuk bersandar. – Ada tanggung jawab terhadap tugas-tugasnya, terhadap peralatan yang digunakan, terhadap orang-orang yang dibawahi (jika punya bawahan), tanggung jawab pada uang yang digunakan, tanggung jawab terhadap lingkungan. – Kompensasi: gaji pokok dan tunjangan-tunjangan (transport, makan, cuti, kesehatan, seragam)

– Kondisi pekerjaan (panas, berdebu, nyaman, ada ac, ada pantry, dingin) – Kemungkinan promosi dan mutasi – Kemungkinan pelatihan yang didapat (contoh: pelatihan manajemen, pelatihan IT, atau aplikasi- aplikasi lainnya yang diperlukan. Metode untuk menjawab sepuluh pertanyaan tadi: – Interview – Observasi – Survey – Self report – Daftar isian