TUGAS Jelaskan secara singkat perubahan yang pernah anda lakukan dalam 1 tahun ini, min. 5 perubahan yang pernah anda lakukan

Materi ke 4 PERENCANAAN Hasim As’ari

Fungsi-fungsi Manajemen Dari Beberapa Pakar Luther Gullick: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (Penyusunan pegawai); Pembinaan kerja; Pengkoordinasian; Pelaporan; Pengawasan; Anggaran. George Terry: Perencanaan; Pengorganisasian; Penggerak (Actuating); Pengawasan. James Stone: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan. Kootz dan Donnel: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (Penyusunan pegawai), Pembinaan kerja; Pengawasan.

Fungsi-fungsi Manajemen Richard Griffin: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan. Earnest Dale: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (penyusunan pegawai) Presentasi; Pengawasan. Hendry Foyal: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan. Lyndall Urwick: Peramalan; Perencanaan; Pengorganisasian; Pemberi komando; Pengkoordinasian; pelaporan; Pengawasan.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN Pengawasan Perencanaan Pengkoordinasian Pengorganisasian Pengarahan

Hasim As’ari

Pendahuluan perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan. Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

Proses Rencana Pencapaian Target Sales Visit 100 110 x Closing 25% 27.5 = New Customer 25.00 30.25 Aver.Sale/Customer 100.000 110.000 Keterangan Realisasi Rencana 10%

Proses Rencana Pencapaian Target Sales x Repeat Order 2 2.2 = Revenue 5.000.000 7.320.500 Peningkatan - 46,41% Keterangan Realisasi Rencana 10%

Hasim As’ari

Sama Dengan Merencanakan Kegagalan! Gagal Dalam Merencanaka… Sama Dengan Merencanakan Kegagalan!

3. Untuk melindungi kita dari hambatan PERENCANAAN ADALAH AKTIFITAS PENTING BAGI ORGANISASI, DENGAN PERENCANAAN : TUJUAN MENJADI JELAS DAN TERARAH 2. SEMUA BAGIAN YANG ADA DALAM ORGANISASI AKAN BEKERJA KE ARAH SATU TUJUAN YANG SAMA 3. Untuk melindungi kita dari hambatan Hasim As’ari

PENTINGNYA PERENCANAAN 4. MEMBANTU PEKERJAAN MENJADI LEBIH EFISIEN DAN EFEKTIF 5. PERENCANAAN SENDIRI DAPAT DIARTIKAN AKTIVITAS PENGAWASAN 6. PERENCANAAN JUGA MEMBANTU UNTUK MENGURANGI RESIKO DAN KETIDAKPASTIAN PENTINGNYA PERENCANAAN

Keuntungan dari perencanaan : Aktivitas-aktivitas akan teratur yang ditujukan ke arah pencapaian sasaran 2. Menunjukkan perlu diadakannya perubahan pada masa y.a.d

Keuntungan dari perencanaan : 3. Menjawab pertanyaan2: “ apakah yang akan terjadi apabila … ?” 4. Memberikan sebuah dasar atau landasan untuk melakukan pengawasan 5. Mendorong orang memberikan prestasi (sebaik mungkin)

Kerugian-kerugian perencanaan : 1. Perencanaan manjadi terbatas karena kurang tepatnya keterangan-keterangan dan fakta- fakta masa yang akan datang 2. Memerlukan biaya besar

Kerugian-kerugian perencanaan : 3. Ada penghalang-penghalang psikologis 4. Mematikan inisiatif 5. Menyebabkan terlambatnya tindakan- tindakan yang perlu dilakukan dalam keadaan darurat

6. Kadang-kadang direncanakan secara berlebihan oleh para perencana 7. Memiliki nilai praktis yang terbatas

PENGERTIAN PERENCANAAN : Proses menentukan bagaimana sistem manajemen akan mencapai tujuan- tujuan,menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai apa yang ingin ditujunya (certo, 2003) 2. Proses menetapkan tujuan-tujuan dan rancangan tindakan, membangun peraturan-peraturan dan prosedur, dan memperhitungkan hasil-hasil yang akan terjadi dimana yang akan datang (Dessler, 2001)

PENGERTIAN PERENCANAAN William H. Newman : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan Louis A. Allen : Penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan Arti Perencanaan: Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan.

Selalu berhubungan dengan waktu mendatang Hasim As’ari Perencanaan mengandung tiga macam karakteristik, yaitu : Selalu berhubungan dengan waktu mendatang

Perencanaan mengandung tiga macam karakteristik, yaitu : Hasim As’ari Perencanaan mengandung tiga macam karakteristik, yaitu : Memerlukan tindakan Ada indikasi individu atau organisasi yang melaksanakannya.

Pertanyaan dasar (5W+1H) dalam bidang perencanaan menurut George R Pertanyaan dasar (5W+1H) dalam bidang perencanaan menurut George R. Terry : What  Tindakan apa yang harus dilaksanakan ? Why  Mengapa hal tersebut harus dilaksanakan ? Where  Dimana hal tersebut akan dilaksanakan ?

When  Kapan hal tersebut akan dilaksanakan ? Who  Siapa yang akan melaksanakannya ? How  Bagaimana hal tersebut akan dilaksanakan ?

Pihak yang melaksanakan tindakan perencanaan Kemungkinan pertama  seorang manajer melaksanakan perencanaannya sendiri Kemungkinan kedua  manajer melakukan perencanaan, tetapi perencanaan dilaksanakan dengan memanfaatkan saran-saran dari para rekan

Kemungkinan ketiga  manajer menyajikan garis besar rencana- rencana kepada pihak bawahan, lalu pihak bawahan melengkapi hal-hal detailnya Kemungkinan keempat  para bawahan menyusun rencana dan menyerahkannya kepada pihak manajer untuk disetujui

PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI PRIMER MANAJEMEN TUJUAN YANG DICAPAI 3 1 2 1. = Organizing 2. = Leading 3. = Controlling PERENCANAAN

Yakni memilih arah yang paling tepat untuk mencapai hasil yang optimal Fungsi perencanaan: Yakni memilih arah yang paling tepat untuk mencapai hasil yang optimal

Fungsi Perencanaan Menurut Robbins dan Coulter: Perencanaan sebagai Pengarah Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.

Jenis Perencanaan Misi atau Maksud (Mission atau Purpose) menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu. 2. Tujuan merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi.

Macam- macam tujuan dalam perusahaan : Laba/ keuntungan Jaminan kelangsungan hidupnya Penghargaan masyarakat Prestise Memelihara keamanan manajemen.

Jenis Perencanaan Kebijakan Suatu pengertian yang merupakan penyaluran pemikiran dalam pengambilan keputusan. Kebijakan terbatas pada pembuatan keputusan.

4. Prosedur merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir). 5. Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan. 6. Program merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. 7. Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka.

Rencana harus memiliki tujuan yang khas PERENCANAAN YANG BAIK Prinsip dan petunjuk untuk menyusun perencanaan yang baik : Rencana harus memiliki tujuan yang khas Ada kegiatan yang diprioritaskan. Melibatkan semua orang

Prinsip dan petunjuk untuk menyusun perencanaan yang baik : Perencanaan hendaknya telah diperhitungkan dengan pelaksanaan fungsi manajemen lainnya. Rencana harus selalu diperbaiki, karena situasi dan kondisi akan selalu berubah. Penanggung jawab rencana

MENURUT JANGKA WAKTU PERENCANAAN DIGOLONGKAN : 1. PERENCANAAN JANGKA PANJANG 2. PERENCANAAN JANGKA MENENGAH 3. PERENCANAAN JANGKA PENDEK

Syarat Melakukan Proses Perencanaan Manajer harus mampu memiliki 4 (empat) kualifikasi primer dalam melakukan proses perencanaan, yaitu: Harus memiliki pengalaman yang memadai dalam organisasi. Harus mampu memiliki pandangan menyeluruh terhadap organisasi.

Syarat Melakukan Proses Perencanaan Manajer harus mampu memiliki 4 (empat) kualifikasi primer dalam melakukan proses perencanaan, yaitu: Harus memiliki pengalaman yang memadai dalam organisasi. Harus mampu memiliki pandangan menyeluruh terhadap organisasi.

Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadap tujuan? Evaluasi Perencanaan Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadap tujuan? Berapa banyak persoalan penting yang telah dipecahkan dan apakah timbul persoalan baru? Berapa besarnya pengorbanan, misalnya biaya, yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil tadi? Apakah ada hasil sampingan yang bermanfaat bagi organisasi?

Beberapa Alat Bantu Bagi Perencanaan Perencanaan dengan Flow Chart Penjadwalan Melalui Gantt Chart Perencanaan dengan PERT

Perencanaan dengan Flow Chart

Penjadwalan Melalui Gantt Chart

Perencanaan dengan PERT

Hambatan dalam perencanaan 1. Kurang pengetahuan tentang organisasi; 2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan; 3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif;

Hambatan dalam perencanaan 4. Kesulitan perencanaan operasi- operasi yang tidak berulang; 5. Biaya; 6. Takut gagal; 7. Kurang percaya diri; 8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.

Cara mengatasi hambatan 1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan. 2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.

Cara mengatasi hambatan 3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima. 4. Menyadari dampak dari perubahan- perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.

materi ke 5 PENGORGANISASIAN OLEH : Hasim As’ari

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN Pengawasan Perencanaan Pengkoordinasian Pengorganisasian Pengarahan

PENGORGANISASIAN Hasim As’ari

Fungsi Pengorganisasian Manajemen Bisnis

Pengorganisasian Pengantar Manajemen Bisnis

Pengorganisasian Pengantar Manajemen Bisnis

ARTI PENGORGANISASIAN PENGORGANISASIAN ADALAH SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN UNTUK MENGKOORDINASIKAN HUBUNGAN BERBAGAI SISTEM KEWENANGAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN TUGAS-TUGAS YANG ADA DI DALAM ORGANISASI. KEWENANGAN, TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TERSEBUT KEMUDIAN DIATUR DALAM SUATU STRUKTUR ORGANISASI.

STRUKTUR ORGANISASI

Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.

Apa saja tugas yang harus diselesaikan? Siapa yang mengerjakannya? Bagaimana tugas-tugas dikelompokkan? Siapa melapor ke siapa? Dimana keputusan harus dibuat?

PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI adalah suatu susunan yang terdiri atas fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.

STRUKTUR ORGANISASI TERDIRI DARI HUB PEKERJAAN DAN KELOMPOK PEKERJAAN YANG RELATIF TETAP DAN STABIL. TUJUAN UTAMA STRUKTUR ORGANISASI UNTUK MEMPENGARUHI PERILAKU INDIVIDU DAN KELOMPOK SEHINGGA DAPAT MENCAPAI PRESTASI YANG EFEKTIF.

KESIMPULAN Struktur Organisasi dapat disimpulkan sebagai berikut : a. Menyangkut susunan dari suatu Fungsi atau Aktifitas dalam suatu organisasi. b. Memiliki hubungan satu dengan yang lainnya dalam suatu organisasi. c. Dikelompokkan dan terkoordinasi.

KESIMPULAN d. Struktur Organisasi adalah suatu sistem formal tentang hubungan tugas dan wewenang yang mengendalikan bagaimana tiap individu bekerjasama untuk mewujudkan tujuan organisasi yang harus disesuaikan dengan Ketentuan Regulasi atau Peraturan

Struktur organisasi mempunyai 3 komponen,yaitu : kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi.

Kompleksitas mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi. Termasuk didalamnya : tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja,

jumlah tingkatan didalam hierarkhi organisasi, tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

Formalisasi adalah tingkat sejauh mana sebuah organisasi menyandarkan dirinya kepada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.

Sentralisasi mempertimbangkan di mana letak dari pusat pengambilan keputusan, sentralisasi atau desentralisasi.

FUNGSI STRUKTUR ORGANISASI 1. Menghasilkan Output 2.Mengatur Pengaruh Individu 3. Menata

2. Pendelegasian wewenang 3. Departementasi pekerjaan STRUKTUR ORGANISASI KEPUTUSAN MANAJERIAL MENENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI 1. Pembagian kerja 2. Pendelegasian wewenang 3. Departementasi pekerjaan 4. Penentuan rentang kendali

2. PENDELEGASIAN WEWENANG 1. PEMBAGIAN KERJA Pemilahan keseluruhan tugas menjadi tugas dan pekerjaan yang lebih kecil, bergantung pada keuntungan teknis dan ekonomis dari spesialisasi pekerjaan. 2. PENDELEGASIAN WEWENANG Pendelegasian wewenang memungkinkan untuk mengambil keputusan dan menuntut ketaatan tanpa persetujuan pimpinan lebih tinggi, pendelegasian wewenang adalah konsep yg bersifat relatif.

3. DEPARTEMENTASI PEKERJAAN Mengharuskan diadakan seleksi dasar umum seperti fungsi, teritorial, produk, atau pelanggan. Setiap dasar departementalisasi mengandung keuntungan & kerugian yg harus dievaluasi dlm hub dgn keefektifan organisasi secara menyeluruh. 4. RENTANG KENDALI Rentang kendali optimal bukanlah jml khusus bawahan, yg menjadi pertimbangan penting adl kekerasan dan intensitas hubungan aktual.