Manajemen Pengetahuan (KM)
Data dan Informasi Data adalah fakta, angka, atau hal/kejadian tanpa konteks dan bersifat objektif. Informasi adalah data yang telah diorganisasikan/dikelola sehingga mempunyai arti. Biasanya dalam bentuk dokumen, audio, video Biasanya berupa pesan (ada pengirim dan penerima) Mempunyai pengaruh
Pengetahuan Pengetahuan adalah kapasitas manusia (kemampuan potensial & aktual) untuk mengambil tindakan yang tepat pada situasi yang bervariasi dan tak pasti. Pengetahuan adalah campuran dari pengalaman, nilai, informasi, dan wawasan, yang merupakan kerangka untuk memahami pengalaman dan informasi baru
Pengetahuan Pengetahuan tercipta dalam dan antar manusia, baik dari individu atau kelompok yang mengetahui (knowers) Pengetahuan berasal dari informasi melalui Comparison Connection Conversation
Bentuk Pengetahuan : Pengetahuan dapat muncul dalam bentuk : Konsep dan metodologi Fakta, kepercayaan, kebenaran & hukum Pengetahuan akan apa, bagaimana dan mengapa Penilaian & harapan, wawasan Hubungan, keterkaitan nilai Intuisi, perasaan & nurani Pembuatan arti dan rasa
Definisi KM ”Proses sistematik untuk membuat, merawat dan mengembangkan organisasi agar dapat menggunakan pengetahuan sebaik-baiknya untuk menciptakan nilai tambah dan meningkatkan keuntungan kompetitif.”
KM untuk Individual Membantu orang mengerjakan tugas Membangun ikatan komunitas dengan organisasi Membantu orang tetap up-to-date Menyediakan tantangan dan kesempatan untuk berkontribusi
KM untuk Komunitas Mengembangkan keahlian profesional Mendorong mentoring Memfasilitasi networking dan kolaborasi yang efektif Mengembangkan kode etik profesional Mengembangkan “bahasa” yang sama
KM untuk Organisasi Membantu mendorong strategi Menyelesaikan masalah lebih cepat Menerapkan best practice Meningkatkan pengetahuan dalam produk dan layanan Membangun “memori” organisasi
Proses Konversi Pengetahuan
Tacit & Eksplisit Tacit Eksplisit Tersimpan dalam pikiran manusia, sulit diformulasikan (misalnya keahlian sesorang) Penting untuk kreatifitas dan inovasi Dikonversikan ke eksplisit dengan eksternalisasi Misalnya pengalaman bertahun-tahun yang dimiliki oleh ahli Eksplisit Dapat dikodifikasi/formulasi Dikonversikan ke Tacit dengan pemahaman dan penyerapan Misalnya dokumen, database, materi audio visual dll
Enterprise KM Network
Teknologi KM Gudang pengetahuan (Knowledge Repository) Sistem Neural (Neural System) Alat penambangan data (Data-Mining Tools) Contact Software Intranet / Portal Ekstranet Lainnya: Teknologi “Warung Kopi”
Gudang Pengetahuan Alat yang digunakan penyimpanan pengetahuan Juga dikenal sebagai gudang data (data warehouse) Contoh : Basisdata diskusi Best Practice Lesson Learned Learning Histories
Sistem Neural Alat pendukung kinerja untuk pekerja yang membutuhkan informasi secepatnya Contoh : penalaran berbasis kasus. Karakteristik masalah dimasukkan dalam sistem, diklasifikasikan berdasar statistik database kasus. Kemudian dicari solusi terhadap kasus tersebut Kasus ini dan solusinya kemudian dimasukkan kembali ke dalam database. Helpdesk
Data Mining Sistem menterjemahkan data dalam jumlah besar menjadi pengetahuan Pencarian pola yang ada dalam data Contoh Pencarian pola karakteristik pembelanjaan di supermarket Pola pembayaran rekening listrik Pendeteksian transaksi yang tidak wajar (mis. pada Bank) dll
Faktor Sukses Sebuah KM Dukungan dari top management Paduan antara budaya dan sistem penghargaan Teknologi dan alat yang tepat untuk fasilitas berbagi pengetahuan Waktu dan sumberdaya yang cukup untuk melakukan pembelajaran Keterlibatan semua orang
Contact Software Fasilitas interaksi antar individu untuk mendorong kegiatan berbagi pengetahuan Email Chatting/Messenger Groupware, mis. Mailing list Whiteboard
Intranet Biasanya tahap pertama dari implementasi KM pada kebanyakan perusahaan adalah membuat Intranet atau Portal Menyediakan berbagai informasi: Sumberdaya, Status hasil kerja, Kepegawaian, dll Rencanakan dengan mengutamakan pengguna: akses, fleksibilitas dan navigasi Pilihlah informasi yang sesuai
Extranet Tempat penyimpanan informasi secara elektronik dan terpusat Dapat diakses klien (eksternal perusahaan) Iklan, surat kabar, informasi untuk klien yang spesifik, status order, dll Alat Interaktif untuk kolaborasi (email, CRM, dll)
Teknologi “Warung Kopi” Sebagian besar pengetahuan akan dibagi pada percakapan informal di sekitar tempat informal misal. “warung kopi”, kantin, dll Kebanyakan pengetahuan dibagi secara informal jadi buat sebanyak mungkin tempat/event informal untuk berbagi pengetahuan
Implementasi manajemen pengetahuan, dilihat dari beberapa dimensi /aspek : Dimensi konseptual Dimensi perubahan Aspek pengukuran Aspek struktur organisasi Isi pengetahuan Dimensi alat
Dimensi konseptual Agar organisasi mampu mengembangkan suatu konstruksi yang terintegrasi yang dapat digunakan untuk mendiskusikan pengetahuan di dalam organisasi. Secara konseptual maupun teoritis, manajemen pengetahuan memerlukan pendekatan yang multidimensional. Pemrosesan harus dikemas oleh suatu teori yang sesuai dengan kebutuhan dengan jawaban dari berbagai pertanyaan organisasi yang terkait dengan penerapan manajemen pengetahuan.
Dimensi perubahan Sebelum pengetahuan baru mengubah struktur pengetahuan dan sistem aktivitas di dalam organisasi, terlebih dahulu harus banyak informasi yang harus diakses, dipahami, dan dapat diterima. Kerangka kerja manajemen pengetahuan ditunjukkan untuk mengubah organisasi sehingga dibutuhkan pula konsep mengenai manajemen perubahan. Aspek utama manajemen perubahan adalah perpindahan dari bentuk aktivitas lama kepada bentuk yang baru. Memerlukan kerja sama dari, aktivitas yang berbeda-beda antara yang satu dengan yang lain. Di dalam berbagai kasus, aktivitas baru dipandu untuk membatasi dan mengisolasi percobaan, dari kapan tindakan dapat dilaksanakan lebih luas di dalam organisasi.
Aspek pengukuran Pengukuran menjadi aspek yang penting karena merupakan mekanisme pengintegrasi di dalam organisasi. Masing-masing sistem pengukuran secara implisit menentukan sudut pandang. Desain pengukuran merupakan yang paling fundamental dari sasaran organisasi. Pengukuran juga memungkinkan kita melihat apakah kita telah bergerak ke arah sasaran organisasi yang ingin dituju atau tidak.
Aspek struktur organisasi Struktur organisasi menjadi yang penting diperhatikan di mana di dalamnya terdapat pembagian peran dan tanggung jawab yang diperlukan agar efektivitas manajemen pengetahuan dapat terlaksana. Peran-peran : pemilik pengetahuan, penyebar pengetahuan, pencari pengetahuan dan koordinator komunitas. peran-peran ini ada di dalam organisasi, namun sering kali tidak terlembaga dan didukung. Hal ini disebabkan orang-orang di dalam organisasi melihatnya sebagai bentuk pekerjaan yang tidak nyata sehingga tidak dipromosikan dan dikelola.
Isi pengetahuan Jika kita memandang pengetahuan sebagai produk, pengetahuan dapat diklasifikasi dan dikategorisasi dalam berbagai cara. Untuk mengelola produk dari proses pengetahuan, kita memerlukan pengetahuan yang cocok dan saling mendukung. Isi pengetahuan juga terkait dengan keterampilan karyawan. Untuk mengelola isi pengetahuan dapat dikembangkan direktori keahlian, sistem pengelolaan keterampilan, peta pengetahuan, atau model-model isi pengetahuan. Oleh karena itu, isu-isu, seperti versi pengawasan dan ketersediaan dokumen, kualitas dan siklus hidup dokumen memerlukan kesadaran yang diwujudkan dalam berbagai bentuk usaha dan informasi yang tersedia.
Dimensi alat Dimensi ini terkait erat dengan ketersediaan sarana untuk memperoleh pengetahuan. Bagaimana metoda mengelola pengetahuan, representasi pengetahuan yang akan dikelola serta infrastruktur yang dibutuhkan untuk menunjang pengelolaan pengetahuan secara efektif. Berbagai macam infrastruktur yang sering kali dipergunakan dalam mendukung proses pengetahuan organisasi serta manajemen pengetahuan, antara lain teknologi informasi dan komunikasi. Teknologi informasi yang dapat diadopsi merupakan bentuk kolaborasi berbagai alat, antara lain sistem pengelolaan pengetahuan, sistem pendukung memori organisasi, sistem pendukung inovasi, alat untuk menemukan informasi dan alat untuk menemukan data.
Hubungan antara Startegi Bisnis dan Knowledge
Faktor Pendukung Implementasi Manajemen Pengetahuan Kondisi Sosial Kondisi Organisasi Kondisi Teknologi
Kondisi Sosial Kondisi sosial yang seharusnya tercipta dan dibangun terus-menerus oleh organisasi untuk mendorong penciptaan pengetahuan. Kondisi ini dapat melahirkan hal-hal sebagai berikut : Pondasi yang kuat bagi setiap orang untuk lebih membuka pikirannya kepada orang lain Penilaian (appraisal). Kepercayaan (trust) Otonomi (autonomy) Pengungkitan kompetensi (competence leverage) Pekerja atau aktivis pengetahuan (knowledge crew/aclivist)
Kondisi Organisasi Dalam konteks manajemen pengetahuan organisasi, pembelajar terkait dengan proses penciptaan pengetahuan dalam konteks sosialisasi dan internalisasi, yaitu seperti berikut: Tujuan (Intention) Slack Fluktuasi dan Kekacauan Kreatif (Fluctuation and Creative Chaos) Sistem yang Terintegrasi ke dalam Proses Pekerjaan Sehari-hari Redundansi (Redundancy) Mengelola Percakapan (Managing Conversation)
Kondisi Organisasi Mengglobalkan Pengetahuan Lokal Iklim Keterbukaan Komunitas (Communities) Kolaborasi (Collaboration). Dialog
Kondisi Teknologi Adanya teknologi informasi dan komunikasi dalam memfasilitasi dan menciptakan pengetahuan adalah untuk menghubungkan orang dengan orang lain atau untuk mengeksplisitkan pengetahuan.
Kondisi Teknologi Dibedakan dalam tiga dimensi : Memiliki informasi dan mengeksplisitkan komponen pengetahuan secara online, tersusun, dan terpetakan. Meningkatkan koordinasi, komunikasi, dan kolaborasi antar individu, tim, atau kelompok untuk mentransfer pengetahuan dari pihak yang memiliki pengetahuan kepada pihak yang membutuhkan. Menawarkan satu bentuk petunjuk kepada pihak lain mengenai keahlian tertentu atau merupakan satu dokumen yang menjelaskan pengetahuan.
Knowledge dalam organisasi tersimpan dengan struktur : 42 % dipikiran (otak) karyawan; 26 % dokumen kertas; 20 % dokumen elektronik; 12% knowledge base elektronik. Riset Delphi Group