Sistem Informasi Akuntansi Materi 9 Oleh Wisnu Haryo Pramudya, S.E.,M.Si.,Ak., CA

SIKLUS PENGELUARAN Siklus pengeluaran adalah siklus transaksi tentang pengadaan barang dan jasa untuk kegiatan operasional perusahaan Atau Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

SIKLUS PENGELUARAN Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Dalam SIA siklus pengeluaran, paling tidak terdapat empat sub sistem yang harus dirancang, yaitu: Sistem pembelian Sistem penerimaan barang Sistem voucher Sistem pengeluaran kas

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN Diagram kontek adalah diagram atau gambar yang digunakan untuk menjelaskan garis besar arus data dalam suatu kegiatan atau proses bisnis. Kelancaran transmisi data sangat penting untuk diperhatikan, karena data menjadi dasar utama pelaksanaan transaksi, tanpa data maka transaksi tidak mungkin bisa dilaksanakan.

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN

Keputusan-keputusan penting Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung? Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ? Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ? Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ? optimal tingkat kemampuan tertinggi, berkaitan dengan efektifitas. maksimal tingkat/level tertinggi/terbanyak. berkaitan dengan efesiensi. Maksimal, adalah kondisi tertinggi yang memungkinkan untuk dilakukan baik oleh seseorang atau sesuatu, tanpa mempertimbangkan kerusakan yang mungkin akan terjadi padanya. sementara itu, Optimal, adalah kondisi tertinggi yang mungkin untuk dilakukan seseorang / sesuatu tanpa merusak unsur yang ada padanya Sebagai contoh, manusia dapat bekerja selama 24 jam tanpa istirahat jika melihat kondisi maksimal dan target yang ingin dicapai, tapi setelah bekerja 24 jam tanpa henti, dampak yang mungkin akan dirasakan adalah manusia tersebut akan jatuh sakit karena tidak lagi memiliki jam istirahat. Sedangkan kondisi optimal adalah waktu bekerja yang masih memungkinkan manusia tersebut untuk beristirahat (baik fisik maupun pikiran) sehingga terjadi keseimbangan dalam tubuh yang membuatnya akan tetap bugar setelah melakukan aktivitas pekerjaannya tersebut.

Keputusan-keputusan penting Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ? Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ? Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ? Aplikasi Teknologi Informasi Dalam Bidang Bisnis/Ekonomi Dalam dunia bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce adalah perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet. Semua bidang kehidupan saat ini sudah tidak bisa lagi dipisahkan dengan pengunaan perangkat TI, adapun  peran TI dalam bidang ekonomi adalah: E-Banking Kita liat dari susunan katanya saja, e = elektronik dan banking . Artinya sangat luas yaitu aktivitas perbankan yang dijalankan melalui media elektronik, seperti ATM juga termasuk di dalamnya. Internet banking juga dalam lingkup itu, hanya saja lebih khusus dan diistilahkan internet banking. Sedangkan yang menggunakan mobile device seperti via HP dikenal dengan m-banking, ya termasuk jenis e-banking juga. Pengertian E-Banking Apa itu e-banking?  E-banking didefinisikan sebagai penghantaran otomatis jasa dan produk bank secara langsung kepada nasabah melalui elektronik, saluran komunikasi interaktif. E-Banking meliputi sistem yang memungkinkan nasabah bank, baik individu ataupun bisnis, untuk mengakses rekening, melakukan transaksi bisnis, atau mendapatkan informasi produk dan jasa bank melalui jaringan pribadi atau publik, termasuk internet. Nasabah dapat mengakses e-banking melalui piranti pintar elektronik seperti komputer/PC, PDA, ATM, atau telepon. E-Commerce Perdagangan elektronik atau e-dagang (bahasa Inggris: Electronic commerce, juga e-commerce) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis. Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll. E-dagang atau e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini. E-dagang pertama kali diperkenalkan pada tahun 1994 pada saat pertama kali banner-elektronik dipakai untuk tujuan promosi dan periklanan di suatu halaman-web (website). Menurut Riset Forrester, perdagangan elektronik menghasilkan penjualan seharga AS$12,2 milyar pada 2003. Menurut laporan yang lain pada bulan oktober 2006 yang lalu, pendapatan ritel online yang bersifat non-travel di Amerika Serikat diramalkan akan mencapai seperempat trilyun dolar US pada tahun 2011. M- Dagang M-dagang atau M-Commerce (Mobile-Commerce, mCommerce) adalah sistem perdagangan elektronik (e-Commerce) dengan menggunakan peralatan portabel/mobile seperti: telepon genggam, telepon pintar, PDA, notebook, dan lain lain. Pada saat pengguna komputer berpindah dari satu tempat ke tempat lain (sewaktu berada dalam mobil, misalnya), pengguna komputer tersebut dapat melakukan transaksi jual beli produk di Internet dengan menggunakan sistem m-dagang ini. Selain m-dagang, istilah lain yang sering dipakai adalah m-bisnis (Mobile Business atau m-business). Dasarnya, m-dagang adalah gabungan dari perdagangan elektronik (e-dagang) dengan mobile computing. Bisa dikatakan bahwa m-dagang ini adalah e-dagang yang berada dalam lingkungan nirkabel. Seperti halnya e-dagang pada umumnya, penggunaan m-dagang bisa ditransaksikan melalui Internet, jaringan komunikasi pribadi, kartu pintar, dan infrastruktur lainnya. M-dagang membuka peluang untuk memberikan layanan baru bagi customer yang telah ada, dan untuk menarik customer baru. L-dagang atau L-Commerce L-dagang atau L-Commerce (Location based-Commerce) adalah sistem perdagangan elektronik (e-Commerce) yang menekankan pada pencarian informasi yang dihasilkan oleh peralatan GPS (Global Positioning Systems) dan satelit. Berbeda dengan m-dagang yang lebih menekankan pada aspek pemakaian peralatan mobile, maka L-dagang bisa menggunakan baik peralatan mobile maupun komputer jenis desktop. Salah satu contoh yang sering dijumpai dalam L-dagang adalah pencarian informasi mengenai letak restoran yang terdekat dengan tempat pengguna Internet tersebut berada. Contoh lain dari L-dagang adalah sistem penelusuran paket pengiriman barang yang dikirim lewat perusahaan UPS atau Federal Express di Amerika Serikat. Namun sekarang, L-dagang juga sudah mulai dipakai untuk melihat waktu kedatangan bis kota secara tepat di suatu halte bis tertentu, yang sangat bermanfaat pada saat musim dingin yang mencekam tiba. Menggunakan GPS/GRPS dengan Internet dan komunikasi jika transaksi lewat internet, akan mencari gudang yg terdekat dari pelangan.

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ? Memesan; barang, Perlengkapan dan jasa Menerima dan menyimpan; barang, Perlengkapan dan jasa Membayar; barang, Perlengkapan dan jasa

Transaksi Dokumen Pembelian kredit Transaksi dan Dokumen Permintaan pembelian Pesanan pembelian Laporan penerimaan barang Voucher

Dokumen/nota pembayaran biaya Transaksi dan Dokumen Transaksi Dokumen Pengeluaran kas Cek Retur pembelian Memo debit Pembayaran biaya Dokumen/nota pembayaran biaya

Transaksi dan Dokumen Fungsi dokumen adalah untuk memerintahkan pelaksanaan transaksi, merekam data transaksi, dan mengendalikan transaksi. Dokumen dapat dirancang dalam bentuk manual dengan menggunakan kertas atau dicancang dalam bentuk elektronik

Aktivitas Pembelian

Aktivitas Pembelian/Pesanan Keputusan Penting: Barang apa yang harus dibeli (what)? Kapan harus dibeli (when)? Dengan harga berapa (how much)? Kepada vendor yang mana (which supplier to purchase)?

Alternatif Kontrol Persediaan EOQ ( Economic Order Quantity), yaitu perhitungan untuk menentukan pesanan yang paling optimal untuk menimimumkan jumlah pesanan, carrying costs, dan stockout costs. Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan/pengiriman ke gudang dan kekurangan persediaan.

Alternatif Kontrol Persediaan MRP (material requirement planning) Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

Alternatif Kontrol Persediaan JIT (just in time) Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Alternatif Kontrol Persediaan Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ? Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi. Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Alternatif Kontrol Persediaan Permintaan Pembelian Permintaan pembelian dapat berasal dari bagian kontrol persediaan atau dari karyawan yang mengetahui kebutuhan pembelian. Permintaan pembelian otomatis, yaitu pada saat sistem mengidentifikasi persediaan berada pada titik pemesanan kembali.

Alternatif Kontrol Persediaan Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini : Peminta dan mengidentifikasi nomor barang Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

Alternatif Kontrol Persediaan Blanket Purchase Order, adalah komitmen atau perjanjian dengan vendor untuk membeli persediaan tertentu, dengan harga tertentu, selama kurun waktu tertentu. Tujuan Blanket Purchase Order adalah untuk menurunkan ketidakpastian pengadaan barang yang terpercaya serta untuk membatu vendor agar bisa membuat perencanaan secara lebih baik.

Alternatif Kontrol Persediaan Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi Pemesanan Penghematan pengadaan barang dapat dilakukan dengan menyederhanakan (streamlining) prosedur. Electronic Data Interchange (EDI), adalah salah satu alternatif, yaitu dengan cara meniadakan pekerjaan klerikal untuk pemesanan barang/jasa.

Penerimaan Pembelian Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi: Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama: Memutuskan apakah menerima pengiriman Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Penerimaan Pembelian Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur: Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Penerimaan Pembelian Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur: Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima. Potensi masalah: Kuantitas yang diterima berbeda dengan yang dipesan. Barang dalam keadaan rusak Kualitas barang tidak sesuai standard

Pembayaran Pembelian

Pembayaran Pembelian Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

Pembayaran Pembelian Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima. Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor : Sistem tanpa voucher Sistem Voucher

Non Voucher System, dalam sistem ini faktur yang disetujui langsung diposting ke akun vendor dan disimpan pada open invoice file. Ketika faktur dibayar, faktur dikeluarkan dari open invoice file, dicap “lunas” kemudian disimpan pada paid invoice file. Pembayaran Pembelian Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima. Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor : Sistem tanpa voucher Sistem Voucher

Voucher System, dalam sistem ini faktur dibuatkan dokumen disbursement voucher yang berisi data vendor, daftar outstanding invoices, dan jumlah tagihan bersih yang harus dibayar. Pembayaran Pembelian Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima. Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor : Sistem tanpa voucher Sistem Voucher disbursement voucher , merupakan bukti pengeluaran uang Faktur yg masih beredar

Pembayaran Pembelian Keunggulan Voucher System Mengurangi jumlah cek yang harus dibuat, karena beberapa faktur bisa dimasukkan dalam satu voucher. Disbursement voucher dapat dibuat bernomor urut tercetak untuk memudahkan tracking pembayaran.

Sasaran Siklus Pengeluaran Sasaran SIA siklus pengeleluaran dapat dirinci sebagai berikut (khusnya untuk masalah pengadaan barang dagangan): Membeli dari pemasok yang terpercaya Membeli barang dengan kualias tinggi (standar) Mendapatkan harga terbaik Hanya membeli barang-barang yang telah diotorisasi Memastikan barang tersedia pada saat dibutuhkan Barang yang diterima adalah barang yang dipesan Barang yang dibeli tidak hilang, dicuri, atau rusak Membayar pembelian tepat pada waktunya

Sasaran Siklus Pengeluaran Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini: Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas. Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi. Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.