PERENCANAAN AKTIVITAS PROYEK

PERENCANAAN Proses peletakan dasar tujuan dan sasaran termasuk penyiapan segala sumberdaya untuk mencapainya

TUJUAN PERENCANAAN Memberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek Dasar pengaturan alokasi sumberdaya Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari pentingnya unsur waktu Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian

JENIS PERENCANAAN PROYEK Perencanaan Strategis: Policy untuk mencapai sasaran dan tujuan Perencanaan Operasional: Rencana terinci yang menjabarkan perencanaan strategi, terdiri atas: Perencanaan lingkup kerja Rancangan organisasi proyek Rencana jadual kegiatan Perkiraan biaya/anggaran Proyeksi kebutuhan tenaga kerja

Kunci untuk semua rencana adalah memecahkan. aktifitas Kunci untuk semua rencana adalah memecahkan aktifitas yang diinginkan kedalam sebuah bagian yang kecil

ALAT BANTU PENGELOLAAN PROYEK Work Breakdown Structure (WBS) Project Network Diagram Program Evaluation and Review Program Avaluation and Review Technique (PERT) Critical Path Method (CPM) Gantt Chart

Work Breakdown Structure (WBS) Sebuah penggambaran aktivitas kerja proyek dalam bentuk visual, yang menggambarkan hal-hal yang akan dikerjakan, untuk membantu dalam perencanaan, pengorganisasian sampai proyek selesai dikerjakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Lingkup Proyek PHASES UNIT TASK

TASK / SRK HARUS MEMENUHI SYARAT: Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntansi biaya Dapat direncanakan jadual pelaksanaan dan anggarannya Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biaya Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya Bila diintegrasikan dengan SRK (Struktur Rincian Kerja) yang lain akan menjadi lingkup proyek secara keseluruhan

Contoh WBS

Mengapa perlu WBS ..? Mendefinisikan pekerjaan utk menyelesaikan sebuah proyek Menemukan sesuatu yg sifatnya Urgency Menanggulangi penyimpangan Sebagai Alat control

MEKANISME PERENCANAAN AKTIVITAS PROYEK Perencanaan aktivitas pengerjaan proyek sistem informasi dapat di Breakdown dari metode pengembangan sistem yang digunakan. Penentuan metode pengembangan sistem informasi harus disesuaikan karakterisitik dan kondisi lingkungan organisasi dimana sistem tersebut akan diimplementasikan

CONTOH WBS

Metode Pengembangan Sistem Informasi Metode SDLC Metode RAD Metode Prototyping Metode Spiral Metode FAST Dll.

METODE SDLC Digunakan bila ditemukan kondisi sebagai berikut: Pemakai sistem dapat mendefinisikan kebutuhan perangkat lunak dengan baik. Pemakai sistem bersedia meluangkan waktu yang cukup untuk berkomunikasi intensif dengan pengembang sehubungan dengan pengembangan perangkat lunak. Pengembang memiliki kepastian tentang lingkungan sistem yang akan dikembangkan. Waktu pengerjaan cukup lama

METODE SDLC

1. TAHAP PERENCANAAN SISTEM Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.

AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Merencanakan proyek-proyek sistem Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan Membuat Laporan

MERENCANAKAN PROYEK-PROYEK SISTEM AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Mengkaji tujuan,perencanaan strategi dan taktik perusahaan Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem Menetapkan kendala proyak-proyek sistem Menentukan prioritas sistem Membuat laporan perencanaan sistem Meminta persetujuan manajemen

MENDEFINISIKAN PROYEK-PROYEK DIKEMBANGKAN AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Melakukan studi kelayakan Menilai kelayakan proyek sistem Membuat usulan proyek sistem Meminta persetujuan manajemen.

MEMPERSIAPKAN PROYEK-PROYEK SISTEM YANG AKAN DIKEMBANGKAN AKTIVITAS YANG DIHASILKAN Membentuk team analis Mengumumkan proyek pengembangan sistem

2.TAHAP ANALISIS SISTEM Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Mengidentifikasikan masalah Memahami kerja dari sistem yang ada Menganalis Sistem Membuat laporan hasil analisis

MENGIDENTIFIKASIKAN MASALAH AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Mengindentifikasikan penyebab masalah Mengidentifikasikan titik keputusan Mengidentifikasikan personil-personil kunci

MEMAHAMI KERJA SISTEM YANG ADA AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Menentukan jenis penelitian Merencanakan jadual penelitian Mengatur jadual wawancara Mengatur jadual observasi Mengatur jadual pengambilan sampel Membuat penugasan penelitian Membuat agenda wawancara Mengumpulkan hasil penelitian

MENGANALIS SISTEM AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Menganalisis kelemahan Sistem Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya

3. TAHAP PERANCANGAN SISTEM (SECARA UMUM DAN RINCI) AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional Persiapan untuk rancang bangun implementasi Termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, seperti: Struktur Data, Arsitektur perangkat lunak, Prosedur detil dan Karakteristik Antarmuka.

4. TAHAP EVALUASI DAN SELEKSI SISTEM AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Uji coba hasil rancangan sistem scr umum Validasi dengan Manajemen terhadap sistem yang dihasilkan Pemilihan Hardware dan software utk Tahap Perancangan Rinci dan implementasi

5. TAHAP IMPLEMENTASI SISTEM Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Aktivitas yang dilakukan, antara lain : Membuat perencanaan implementasi (biaya, waktu, data entry, SDM) Melakukan kegiatan Implementasi Uji coba sistem baru secara utuh Membuat laporan

MELAKUKAN KEGIATAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Membuat Layout tempat implementasi Instalasi Hardware dan software Uji coba sistem yang baru di instal Memilih dan melatih perangkat personil

Uji coba sistem baru secara utuh AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Entry data sesunggungnya Uji coba sistem menggunakan data sesungguhnya

KELEMAHAM SDLC Proyek yang sebenarnya jarang mengikuti alur Proses seperti diusulkan, sehingga perubahan yang terjadi dapat menyebabkan hasil yang sudah didapat tim harus diubah kembali/iterasi sering menyebabkan masalah baru. Model ini mengharuskan semua kebutuhan pemakai sudah dinyatakan secara eksplisit di awal proses, tetapi kadang-kadang ini tidak dapat terlaksana karena kesulitan yang dialami pemakai saat akan mengungkapkan semua kebutuhannya tersebut. Pemakai harus bersabar karena versi dari program tidak akan didapat sampai akhir rentang waktu proyek. Adanya waktu menganggur bagi pengembang, karena harus menunggu anggota tim proyek lainnya menuntaskan pekerjaannya.

Metode RAD (Rapid Application Development) Merupakan metode pengembangan sistem secara linear sequential yang menekankan pada siklus pengembangan yang sangat singkat. Jika kebutuhan dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan tim pengembangan menciptakan “sistem fungsional yang utuh” dalam periode waktu yang sangat pendek (kira-kira 60-90 hari). Pemakai sistem dapat mendefinisikan kebutuhan perangkat lunak dengan baik. Pemakai sistem bersedia meluangkan waktu yang cukup untuk berkomunikasi intensif dengan pengembang sehubungan dengan pengembangan perangkat lunak

Gambar RAD

TAHAP Pemodelan bisnis AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Mendefinisikan semua informasi yang mengendalikan proses bisnis Memahami alur (mekanisme) semua informasi Mendefinisikan Siapa atau unit kerja mana yang memproses dan menghasilkan setiap informasi yang ada.

TAHAP PEMODELAN DATA AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Mendefinisikan Kamus Data Membuat Normalisasi Membuat basis data dari sistem yang akan di kembangkan Catatan : Tahap ini harus dapat mendefinisikan format basis data yang akan dipergunakan oleh seluruh tim

TAHAP PEMODELAN PROSES AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Membuat suatu alur proses dari sistem yang akan dikembangkan menggunakan suatu model tertentu. Alur proses harus dapat menjelaskan semua proses yang terlibat di dalam sistem termasuk proses untuk menambah, memodifikasi, menghapus atau mendapatkan kembali sebuah objek data Membuat algoritma dari setiap proses yang ada Pemodelan proses sebaiknya menggunakan alat bantu otomatis (Case tools)

TAHAP PEMBUATAN APLIKASI AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Membuat desain interface antarmuka pemakai Membuat Source’s code Pemodelan proses sebaiknya menggunakan alat bantu otomatis (Case tools)

TAHAP PENGUJIAN DAN PERGANTIAN AKTIVITAS YANG DILAKUKAN Melakukan pengujian dari aplikasi yang dihasilkan menggunakan metode tertentu Tahap pengujian dimulai dari pengujian dari masing-masing tim dilanjutkan pengujian sistem secara utuh. Melakukan perubahan-perubahan dan penyempurnaan dari aplikasi yang dihasilkan