SISTEM PENCATATAN PADA PUSKESMAS Materi (6) MK Manajemen Data

Pencatatan Puskesmas 1. Register Rawat Jalan (R.I) = - digunakan : unit pelayanan kesehatan (BP) di Puskesmas/ Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan posyandu (meja 5); kunjungan rumah - pasien : > 5 tahun, kecuali bumil/menyusui - pemegang : perawat/ dokter - kegiatan Pusling, posyandu, kunjungan rumah pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku R.I dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I dalam gedung Puskesmas/ Pustu - sumber data : dalam gedung (Kartu status); luar gedung langsung pasien (bila tidak ada kartu status)

Pencatatan Puskesmas 2. Register Rawat Jalan Pelayanan Gigi (R.I.1) : - digunakan : unit pelayanan kesehatan gigi puskesmas - pemegang/ yang mengerjakan : Dokter gigi atau Perawat gigi - sumber data : kartu status kesehatan gigi

Pencatatan Puskesmas 3. Register Ibu Hamil/ Menyusui (R.I.2) = - digunakan : Unit pelayanan KIA di Puskesmas/ Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan Posyandu (meja 5) - pasien : bumil dan ibu menyusui - Pemegang/ petugas : Bidan / dokter - kegiatan di Pusling, Posyandu, kunjungan rumah pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku R.I dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I.2 dalam gedung Puskesmas/ Pustu - sumber data : dalam gedung (Kartu status Bumil/ menyusui); luar gedung (langsung masuk R.I.2)

Pencatatan Puskesmas 4. Register Kesehatan Lingkungan (R.III) = - digunakan : kegiatan kesehatan lingkungan - pemegang : petugas kesehatan lingkungan 5. Register Penyuluhan Kesehatan Masyarakat (R.IV) = - digunakan : unit PKM - pemegang/ yang mengerjakan : petugas PKM - catatan : kegiatan penyuluhan yang dilakukan semua program di Puskesmas (register ini); masing-masing pengelola program membuat buku bantu tentang kegiatan penyuluhan sebelum masuk register

Pencatatan Puskesmas 6. Register Imunisasi (R.V) : - digunakan : kegiatan Posyandu (imunisasi-setiap posyandu 1 buku) - pasien : balita (1 buku); bumil (1 buku) - Pemegang : juru imunisasi/ bidan - catatan : kegiatan masing-masing Posyandu dibuatkan 1 buku, masing-masing untuk balita maupun ibu hamil

Pencatatan Puskesmas 7. Register laboratorium (R.VI) = - digunakan : unit laboratorium Puskesmas - pemegang/ yang mengerjakan : petugas laboratorium - digunakan untuk mencatat kegiatan laboratorium baik aktif maupun pasif (ACD dan PCD)

Pencatatan Puskesmas 8. Register Obat-obatan (R. VII) = - digunakan : unit obat - pemegang : AA / petugas obat - sumber data : kartu status / pengeluaran obat Pustu/ pengeluaran obat luar gedung lainnya/ pengeluaran obat lainnya - catatan : semua pengeluaran/ pemasukan obat baik didalam gedung atau diluar gedung dimasukan dalam register

Pencatatan Puskesmas 8. Register Obat-obatan (R. VII) = - catatan : untuk memasukan data diperlukan Buku bantu = Buku catatan harian pengeluaran obat (CH 2) Untuk pengeluaran / penerimaan di Pusling/ luar gedung lainnya/ Pustu cukup masukan jumlah obat saja Masing-masing sumber pengadaan obat : Inpres (I), Askes (A), Pemerintah Pusat (P) dan Pemerintah daerah (D), masing-masing dapat dibuatkan 1 buku R.VII atau digabung jadi 1

Pencatatan Puskesmas 9. Register Perawatan Darurat Puskesmas (R.VIII) = - digunakan : unit pelayanan darurat (BP) puskesmas; pasien gawat darurat yang perlu pelayanan kesehatan secepatnya - pemegang/ yang mengerjakan : perawat / dokter - untuk pelayanan pasien gawat darurat, dilakukan tindakan medis dahulu, kemudian dilaksanakan kegiatan administrasi

Pencatatan Puskesmas 10. Register Rawat Tinggal (R.IX) = - digunakan : unit pelayanan rawat inap di Puskesmas yang melaksanakan kegiatan rawat inap - pasien : semua pasien rawat inap - pemegang : perawat / dokter - sumber data pengisian : kartu status rawat inap (KP 1)

Pencatatan Puskesmas 11. Register Catatan Medik (R.X) = - digunakan : Loket - pasien : untuk pasien dengan keluarga yang sebelumnya belum punya nomor indeks (KTPK) - pemegang : petugas loket - catatan : Buku R.X di loket dibuat 2 buah = dalam wilayah dan luar wilayah

Pencatatan Puskesmas 12. Register Peran Serta Masyarakat (R.XI) = - digunakan : Unit PKM - kegiatan : pembinaan peran serta masyarakat, seperti pengembangan desa, kader, gizi, pelatihan, dll - pemegang : Petugas PKM - buku R. XI : untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan PSM, dilakukan oleh semua program di Puskesmas maka dicatat di buku register ini; serta semua petugas membuat Buku bantu sebelum dimasukkan dalam buku register ini

Pencatatan Puskesmas 13. Register Perawatan Kesehatan Masyarakat (R.XII) = - digunakan : unit pelayanan perawatan kesmas di Puskesmas - pasien : pasien yang perlu tindak lanjut kunjungan rumah/ hasil pengkajian pasien di format asuhan keperawatan - pemegang : Perawat/ bidan/ dokter - sumber data : data kunjungan rumah

Pencatatan Puskesmas 14. Register UKS/UKGS, bagi SD/SMP/SMU (R.XIII) = - digunakan : unit UKS/UKGS - kegiatan penjaringan di SD/SMP/SMU - sumber data : buku bantu kegiatan UKS/UKGS; petugas UKS/UKGS agar membuat buku bantu sendiri tentang kegiatan penjaringan di UKS/UKGS sebelum dimasukan dalam Buku Register ini

Pencatatan Puskesmas 15. Register Peralatan (R. XIV) = - digunakan : Tata Usaha - kegiatan : mencatat penerimaan dan penyebaran barang baik medis maupun non medis, juga kendaraan - pemegang : Petugas TU - sumber data : SBBK (Surat Barang Bukti Keluar) / pengiriman barang yang berasal dari pengirim barang baik Pusat, maupun Pemda, atau dari sumber lain yang sah - sebaiknya dibuat Buku register tersendiri untuk peralatan medis, non-medis, dan kendaraan

Pencatatan Puskesmas 16. Register Ketenagaan (R.XV) = - digunakan : Tata Usaha - kegiatan : mencatat data ketenagaan - pemegang/ yang mengerjakan : Petugas tata usaha - sumber data : Surat Pengangkatan/ pemberhentian sebagai pegawai baik PNS, PTT, maupun pegawai tidak tetap lainnya

Pencatatan Puskesmas 17. Catatan Harian Data Kesakitan Perdesa (C.1) = - digunakan : unit Pengobatan (BP) - sebagai perantara rekapitulasi data kesakitan dan untuk mengetahui penyebaran penyakit di desa wilayah kerja puskesmas - pemegang : Perawat/ dokter - sumber data : R.I.1 baik dalam gedung maupun luar gedung dan Pustu

Pencatatan Puskesmas 18. Catatan Harian Pengeluaran Obat (C.2) = - digunakan : unit obat (apotik) - sebagai perantara untuk merekapitulasi pengeluaran obat perhari sebelum dimasukan dalam R.VII (register obat-obatan) - pemegang : AA/ petugas obat - sumber data : R.I/ R.I.1/ R.I.2 baik dalam gedung maupun luar gedung atau dari Kartu status

Pencatatan Puskesmas 19. Rekapitulasi Data Kesakitan (K.IV) = - digunakan : unit pengobatan (BP) - sebgai perantara rekapitulasi data kesakitan, yaitu menjumlah kunjungan penyakit pada akhir bulan - pemegang : perawat/ dokter - sumber data : C.1

Pencatatan Puskesmas 20. Buku Catatan Harian Kunjungan Pasien - digunakan : Loket - pemegang/ yang mengerjakan : Petugas loket - manfaat : Mengetahui jumlah kunjungan Puskesmas perhari Mengetahui jumlah penerimaan uang restribusi perhari

Mekanisme sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas Jenis register yang dipakai oleh pelaksana program untuk pencatatan hasil kegiatan  registerasi yang berlaku sesuai ketentuan dan kebutuhan program dalam pemantauan dan evaluasi Data yang diterima masing-masing pelaksana kegiatan : - Puskesmas (dalam maupun luar gedung); - BP, BKIA swasta - petugas - W1 dan W2 (KLB)  dicatat dalam buku register masing-masing program

Mekanisme sp3 3. Masing-masing pelaksana program merekapitulasi data ke lembar transformasi dan dipindahkan ke format laporan SP3 standard 4. Rekapitulasi bentuk laporan dikirim : - koordinator SP3  2 lembar dan rangkap 2: arsip dan dikirim ke koordinator SP3 Dati II - masing-masing pengelola program terkait di Dati II

Mekanisme sp3 5. Pengolahan di Pemerintah Daerah (Dati II dan Dati I) : - pengolahan data dari hasil laporan tingkat Puskesmas dilakukan Dati II dan hasil entry data dikirimkan ke Koordinator SP3 Dati I - pengolahan data dari hasil laporan tingkat Dati II dan untuk pengelola program mengolah data sesuai kebutuhan masing-masing program

Frekuensi dan alur pelaporan Laporan dari tingkat Puskesmas ke Dinkes Dati II dengan format standard : a. Laporan bulanan : LB1 (laporan bulanan data kesakitan); LB3 (Laporan bulanan Gizi, KIA, KB, Imunisasi, P2M); LB2/LPLPO (laporan bulanan data obat-obatan); LB4 (laporan kegiatan Puskesmas) laporan tersebut dikirim setiap bulan ke Dinkes Dati II paling lambat tgl 5 bulan berikutnya, untuk laporan dari masing-masing Pustu, BP, KIA swasta paling lambat tgl 2 bulan berikutnya ke pelaksana program di Puskesmas

Frekuensi dan alur pelaporan b. Laporan Triwulan : laporan kegiatan Puskesmas yang dilaporkan setiap tanggal 5 bulan berikutnya dari bulan terakhir pada triwulan tsb ke Dinkes Dati II c. Laporan tahunan : dilaporkan paling lambat tgl 5 bulan Januari tahun berikutnya, laporan hanya dibuat satu kali dalam satu tahun