Chapter 4: Data Management

Data Data Secara luas didefinisikan sebagai komponen yang saling berkaitan, meliputi : Data Models, memberikan struktur data: File Orientation Data-base Orientation Data values

Tindakan atas data merupakan proses konversi input menjadi output Rangkaian terkait tugas yang harus dilakukan utk memproses data disebut prosedur.

Fungsi utama dalam mengelola sumberdaya data Menciptakan catatan dan penyimpanannya. (Record & Repository, Creation) Memelihara catatan melalui aktivitas seperti menambahkan catatan baru atau update data. (Repository Maintenance through additions and updates) Mendapatkan/menampilkan data yang sudah disimpan (Data Retrieval) Melakukan pengarsipan dan penghapusan data (Data Archival and Removal)

Data ttg Entities Entity adalah suatu object, person, atau event dimana perusahaan mengumpulkan dan menyimpan data Characteristics dari Entities merupakan Attributes Masing-masing attribute didalam system disebut Data Element Biasanya terdapat hubungan one-to-one antara attributes dan data elements Secara luas attribute memiliki beberapa spesifik attributes dan seluruhnya termasuk data elements, seperti alamat yang terdiri atas: Street Address City State Zip Code Country

lANJUTAN Field Length, adalah jml/banyaknya posisi tertentu yang dibutuhkan utk menyimpan suatu elemen data. Besarnya ditentukan oleh jml karakter yang dinginkan dan value field yang sesuai dengan atribut yang akan diisi. Data Type, adalah tipe elemen data berdasar pd kelas data yang disimpan dalam field tertentu.

Data Models Data-bases Files Data Models File Record Data Element Data-sets (or Tables) Record Data Element Figure 4-1

Hirarkhi Data pd sistem berorientasi file Pengelolaan dan penyimpanan data terkomputerisasi membutuhkan prosedur formal yang harus diikuti. Sistem berorientasi file adalah aplikasi yang hanya dapat dioperasikan untuk menggunakan suatu data tertentu saja. Setiap recorded attribute dari suatu entity merupakan suatu data element Field Length: Merupakan banyaknya atribut atau simbol yang dibutuhkan untuk menyimpan suatu data element

Hirarkhi Data pd sistem berorientasi Data base Sistem berorientasi pada data base adalah sistem atau aplikasi yang diterapkan dimana user aplikasi dapat menggunakan dan mengelola banyak data

Data Value, adalah data yang disimpan yang memiliki atribut tertentu. Data Type: Character Numeric Date Raw Data Value, adalah data yang disimpan yang memiliki atribut tertentu.

Some Specifics Records { File

4 tipe data file 1. Master Files, memuat catatan mengenai entity tertentu (orang, tempat, atau benda) seperti pelanggan, kantor dan produk. 2. Transaction Files, memuat catatan mengenai peristiwa-peristiwa yang sedang diproses, seperti penjualan atau penerimaan barang. 3. History Files, memuat catatan mengenai transaksi yang telah selesai, misal penjualan yg telah terjadi 4. Reference Files, memuat catatan atau tabel utk melakukan perhitungan atau pemeriksaan ketepatan input, seperti harga produk, nama pelanggan.

Klasifikasi Arsip (Master Files) Master files: Berisi data (catatan) permanent tentang entities (people, places, and things). Contoh MF dalam Akuntansi: General and Subsidiary ledgers General ledger master file Customer/Accounts Receivable master file Vendor/Accounts Payable master file Inventory master file Employee/Payroll master file Open WIP master file Standard cost master file

Klasifikasi Arsip (Transaction Files - I) Transaction files: Berisi catatan-catatan berkaitan dengan events (peristiwa) yang diproses, seperti sales, receipts of goods, dll. Transaction files termasuk transaction data rinci. Transaksi file berisi general atau special journals dalam sistem manual Secara periodik, data transaksi diposting kedalam master file dan kemudian simpan atau diarsip

Klasifikasi Arsip (Transaction Files - II) Accounting terkait transaction files adalah: General/Special journal file (General ledger) Sales/Cash receipts file (Accounts receivable) Receiving/Purchases file, Cash disbursements file (Inventory, Accounts payable) Inventory issuance file/shipment file/sales file/adjustments file (Inventory) Payroll/Cash disbursements (Payroll)

Klasifikasi Arsip Lain - I Reference files: Berisi tabel atau daftar data yg dibutuhkan utk membuat perhitungan atau utk memeriksa akurasi data input . Contoh; tabel harga product , daftar pelanggan, dll. History files: disebut pula archive berisi catatan berkaitan semua transaksi yang telah diselesaikan seperti transaksi penjualan sebelumnya Open files: merupakan transaksi yang belum terselesaikan (incomplete transactions). Contoh: Open sales order file Sales transaction file

Klasifikasi Arsip Lain - II Report files: dihasilkan dari catatan dalam master atau transaction files. contoh, Laporan Umur piutang yang dihasilkan secara periodik merupakan bersumber dari master file Accounts Receivable. Backup file: merupakan suatu copy dari file saat ini dari file yang ada. Suspense file: kumpulan catatan dari file yang rusak (erroneous atau questionable data)

Kunci Catatan (Record-Key) Record keys: elemen data dalam catatan yang berfungsi sebgai sort keys. Contoh, customer-account number Two types record keys yg sering digunakan dalam master dan transaction file yaitu primary key dan secondary keys Primary key (disebut juga record key) berisi atribut yang unik (uniquely) mengidentifikasi suatu specific record. contoh, customer number Secondary key atribut selain dari primary key yang merupakan cara alternatif untuk mengakses catatan dalam file. contoh, nama akhir customer

Flags Flags merupakan simbol atau karakter yang digunakan untuk tujuan pengendalian. contoh, end-of-batch flag.

Logical View Versus Physical Storage of Records - I 2 cara yang digunakan utk menggambarkan sistem informasi khususnya data (File structure) dalam suatu sistem: 1. “logical view” file structures, berkaitan dengan cara pandang pemakai terhadap sistem informasi. 2. “physical view” file structures, berkaitan dengan pengorganisasian data

Pertimbangan dalam merancang Record dan File Siapa usernya Tujuan penggunaannya Pengorganisasiannya dan aksesnya Lama file disimpan Dll Semua mempengaruhi aplikasi yang akan dirancang dan model data.

Dokumentasi data pada sistem berorientasi file Ditentukan oleh “record Layout”, yang menunjukkan masing-masing field dalam membentuk record dan urutannya

Keuntungan File-oriented system (flat file) Lebih efisien digunakan pada pengolahan data yang masih terbatas jumlahnya. Masing-masing user menyimpan file sendiri sehingga keamanan ada ditangan user. Sederhana dan mudah penggunaannya.

File-oriented system (flat file)

Dokumentasi data pada sistem berorientasi Data base Dalam data base system, data dapat digunakan secara bersama-sama (sharing), satu sumber untuk semua user dan aplikasi. Fokus pada data sebagai Tempat penyimpanan data dirancang sedemikian rupa agar dapat digunakan oleh berbagai macam aplikasi.

Dokumentasi data pada data base system Elemen data yang berhubungan dikelompokkan ke dalam suatu data base yang merepresentasikan entitas. Contoh seorang konsultan adalah entitas, elemen datanya meliputi; nama, alamat, no telp, tgl lahir, jumlah pegawai. Conceptual data model, berarti mengelompokkan data entitas menurut logika tertentu.

Data base system

Dokumentasi data pada data base system Pemahaman terhadap model data konseptual melalui 2 dokumentasi: 1. data dictionary 2. entity-relationship diagram

Data Dictionary Berfungsi sebagai referensi atau Repository Berisi fakta suatu elemen data yang terkandung dalam data base

Entity Relationship (ER) Diagram… ER diagram merupakan teknik dokumentasi utk merepresentasikan hubungan diantara entitas dalam suatu sistem. REA adalah salah satu model dalam sistem Data base 21

Bentuk ER_Diagram 1 1 1 M M M Entity Relationship Entity Sales- person Car Assigned 1 M Customer Places Order M M Vendor Supply Inventory 23

Contoh REA Data Model R E A Sales Inventory Customer Cash Collections Line items 1 Party to Sales person M M 1 Pays for Made to Customer 1 M Received from M Cash Collections 1 M Cash Increases Cashier M 1 Received by 34

Arus Economic Events dalam GL (Pemrosesan transaksi) Manual system 17

Accounting Records dalam Computer-Based System Penjelasan tahapan dalam Gambar: 1. Bandingkan saldo AR dalam balance sheet dengan master file saldo akun control AR . 2. Rekonsiliasikan AR pengendali dengan total akun AR subsidiary . 3. Pilih sample jurnal yg update AR subsidiary ledger dan trace transaksi ini dalam sales journal (archive file). 4. Dari jurnal ini, identifikasi sumber documen yangdapat ditarik dari file dan lakukan verifikasi, konfirmasi sumber dok ini dengan pelanggannya. 17

Audit Trail Akuntan harus mampu tracing kedua arah. Source Document Financial Statements General Ledger Journal Financial Statements General Ledger Source Document Journal Akuntan harus mampu tracing kedua arah. Sampling dan konfirmasi adalah 2 teknik yg biasa digunakan. 16

Flowcharting Digunakan untuk mengikhtisarkan banyak kata (narasi) dari suatu aktivitas dalam sistem pendokumentasian. 1. System Flowchart, menggambarkan hubungan diantara proses, menggambarkan sistem secara keseluruhan, atau suatu bagian sistem yg luas. Misal Sistem upah secara manual. 2. Program Flowchart,menggambarkan setiap proses tahapan logis dalam program komputer, atau yang dilakukan oleh komp 3. Document Flowchart, menekankan arus dokumen yang diproses dari suatu aktivitas dalam sistem, prosedur atau transaksi. 4. Data Flow Diagram, menggambarkan urutan aktivitas dalam sistem dengan cara sederhana.

Data-Flow Diagrams Suatu data-flow diagram menunjukkan arus fisik dan logika dari data melalui sistem pemrosesan transaksi Physical devices dari data yg ditranformasikan tidak digunakan dalam diagram logika 4 simbol yg digunakan

Simbol yg digunakan dalam Data Flow Diagrams (DFD) Merepresentasikan sumber data external atau destinasi data . mengindikasi entity atau suatu proses yg mengubah atau mentransformasi data Representasikan suatu penyimpanan atau repository data Mengindikasi arah data

Symbol pada Flowcharts Terminal menunjukkan sumber atau destinasi dari dokumen Dan laporan total yang dihitung (menghitung) Dok sumber atau laporan connector antar halaman penangananManual connector halaman penutup File utk menyimpan dok sumber Dan laporan Diskripsi proses atau komentar Catatan akuntansi (journals, registers, ledgers) Arus Dokumen 27

Systems Flowchart Remittance Advices Online Terminal AR Update AR Master File Cash Receipts Listing 14

Document Flowchart Sales Department Credit Department Warehouse Shipping Department A Sales Order #1 Customer Sales Order2 Customer Order Checks Credit Sales Order 4 Credit Records Picks Goods Stock Records Sales Order3 Prepare Sales Orders Signed Sales Order #1 Picks Goods Customer Order Sales Order2 Sales Order #1 Sales Order #1 Sales Order #1 Sales Order #1 Sales Order 4 Sales Order3 Signed Sales Order #1 N Sales Order2 N Distribute SO and File A Customer Order Customer Sales Order 4 Signed Sales Order #1 Sales Order3 Document Flowchart Sales Order2 N

Program Flowchart Start Yes T=M? No T<M? M=Mamount+ Tamount Read Trans (T) Read Master (M) Yes T=M? No T<M? M=Mamount+ Tamount Write To new Master?

Data Flow Diagram Data Flow Diagram for Payroll Processing Timekeeping Process Payroll Data Employees Payroll Data Paychecks Payroll Details Data Flow Diagram for Payroll Processing 27

A Context Diagram Process bubble Customer Relevant Environment comprised of External Entities Payment Cash Receipts Process }Boundary (border between a system and its environment) Bank Dataflows (Interfaces) Deposit This is a flow connecting a system with its environment

A Physical DFD 1. Bubbles are labeled with nouns 2. Data flows & files have physical descriptions Customer Sales Clerk 1.0 Order & register tape Cash Cashier 2.0 Form 66W Verified register tape Book- Keeper 3.0 Deposit slip & cash Sales information Bank Blue sales book

A Logical DFD Customer 1.0 Receive Payment 2.0 Compare Cash & Tape 4.0 1) Bubbles are labeled with verbs that describe the activity taking place 2) Data flows & files have logical descriptions Customer 1.0 Receive Payment 2.0 Compare Cash & Tape 4.0 Record Sale 3.0 Prepare Deposit Bank Receipts & receipts summary Sales record Verified receipts summary Sales data Sales Journal

Latihan Kelompok Soal_1. Identifikasi: Primary key, dan list 2 secondary key, tipenya, dan contoh data values: a. GL e. Cash receipt b. A/R f. Purchase orders c. A/P g. Cash disbursements d. Inventory

Latihan Kelompok Soal_2. Buatlah document flow chart perusahaan pengecer (grosir) untuk sistem pembayaran hutang, dan narasikan document flowchart yang dibuat tersebut.

FORMULIR DOKUMEN Transaksi perush adalah penggerak krn sebagai input untuk diproses dalam suatu sistem. Untuk menjadi input sistem, transaksi hrs direkam kedalam dokumen perusahaan Dokumen dapat berbentuk hardcopy dapat pula berbentuk softcopy.

Formulir (dokumen) Dokumen yang terdapat dalam perusahaan dapat berasal: -internal -eksternal Formulir internal digunakan dalam sistem informasi akuntansi. Formulir eksternal digunakan sebagai pendukung form internal dalam sistem informasi akuntansi.

Peranan Formulir Dasar kegiatan untuk memulai (start), mencatat, atau menyelesaikan transaksi. Mengurangi kesalahan dalam pencatatan Mengirim data dari satu pihak kepihak lainnya Merekam transaksi atau meminta dilakukannya suatu kegiatan. Alat tanggung jawab, melibatkan pihak yg menyetujui, melaksanakan dll

Contoh formulir Faktur (invoice), alat perekam transaksi. Permintaan pembelian (purchase requisition), adalah alat yang digunakan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

Prinsip perancangan Form Minimalisasi form asli. Menggunakan lembar duplikat (tembusan) Sederhana dan ringkas. Desain formulir memudahkan pencatatan Terkandung unsur internal check Dapat dimanfaatkan utk kepentingan statistik Memudahkan proses audit eksternal (audit trail)

Faktor yg mempengaruhi desain form Jumah pihak yang membutuhkan formulir dokumen, jml pihak menentukan jml form. Pihak yg terlibat menggunakan sbg alat pengambilan keputusan dan utk suatu tindakan tertentu Jenis formulr lain yg memiliki muatan yang hampir sama contoh, faktur dapat digunakan sebagai surat pengantar barang, slip pembungkus, dan kadang sebagai bukti penerimaan dan tagihan.

form Cara pengerjaan, manual atau komputer Cara penyimpanan, form hardcopy yang disimpan dalam suatu tempat penyimpanan mis ordner haruslah berbahan kuat agar tidak mudah rusak.

Prinsip pembuatan Form yg ditujukan ke pihak luar hrs diberi nama perusahaan (logo) serta alamat dll Judul formulir harus jelas, agar penggunaanya mudah dipahami Sebaiknya memiliki nomor petunjuk, tgl. Jika memiliki tembusan sebaiknya menggunakan warna yg berbeda.

Flowchart Flowchart adalah suatu diagram simbol yg menampilkan arus data dan dokumen dan rangkaian kegiatan dari tahapan operasional dalam suatu sistem.

Simbol flowchart Basic symbol (simbol dasar) Specialized input/output sybol (simbol input-output tertentu Specialized process symbol (simbol proses tertentu) Additional symbol (simbol tambahan)

Basic symbol (simbol dasar) Terdiri dari: 1. simbol input/output 2. simbol proses 3.simbol garis arus 4. Simbol anotasi atau komentar

Basic symbol (simbol dasar) Input/output Simbol proses Simbol garis arus Simbol anotasi atau komentar

Symbols Input/Output Punch Card Keying Operation Manual Input Document Can also be output. These are rarely used nowadays. Manual Input Document Also output as reports Display General Purpose Input-Output File

System Flowcharting Symbols Processing Manual Operation Auxiliary Operation Also known as off-line process Processing Sorting Collate Extract Merge/file