Pengelolaan Sistem Informasi Perencanaan proyek Pengelolaan Sistem Informasi

PENDAHULUAN PERENCANAAN PROYEK (THE PRELIMINARY PROJECT PLAN / PPP) Pendahuluan Perencanaan Proyek adalah langkah awal, sumber daya, biaya dan jadwal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. PPP adalah dokumen internal, tidak perlu ditunjukkan ke user, terutama user luar. RINCIAN STRUKTUR KERJA (WORK BREAKDOWN STRUCTURES / WBS) Kunci untuk semua rencana adalah memecahkan aktifitas yang diinginkan kedalam sebuah bagian yang kecil. Sebuah WBS mulai dengan mendaftar komponen utana dari proyek. Hal ini merupakan langkah pertama dari WBS (level 0 hanya jadwal proyek). Untuk proyek software, metode terbaik dari pemecahan proyek kedalam bagian yang lebih kecil adalah untuk memulai 7 fase.

P R O Y E K A B C M I S D E F I N I S I A N A L I S I S PERANCANGAN PEMROGRAMAN T E S S I S T E M P E N E R I M A A N O P E R A S I M E M B U T U H K A N D O K U M E N K E M U N G K I N A N M E M P E L A J A R I R E S I K O R E N C A N A P R E L I M . P R O P O S A L M E R U N D I N G K A N LEVEL - 1 LEVEL - 2 Gambar 1 Gambar 1 menunjukkan level 0 dan 1 dari WBS untuk proyek ABC. Level terendah dari WBS berisi pemecahan setiap bagian level diatasnya kedalam aktifitas aktifitas komponennya. Dalam gambar 1 kita melihat definisi fase pemecahan ke level 2.

D E F I N I S I A N A L I S I S PERANCANGAN O P E R A S I W A W A N C A R A A N A L I S A S I S T E M Y A N G A D A F U N G S I B A R U M E N U L I S A L S P E C . M E R U N D I N G K A N A L S P E C S . LEVEL - 2 1 . 0 2 . 0 3 . 0 4 . 0 5 . 0 6 . 0 7 . 0 2 . 1 2 . 2 2 . 3 2 . 4 2 . 5 P R O Y E K A B C M I S 0 . 0 T E S PEMROGRAMAN P E N E R I M A A N LEVEL - 1 Gambar 2 Jika rencananya untuk semua proyek, WBS tersebut akan dilengkapi dengan pemecahan setiap entry level 1 kedalam paling sedikit level 2, bahkan mungkin kedalam komponen komponen level 3. Jika rencananya hanya untuk analisis, analisis komponen level 1 dipecahkan. Hal ini dapat dilihat seperti gambar.2.

SISTEM PENOMORAN WBS Pemasukan nomor dalam WBS seperti pada gambar 2 ; level 0; atau judul proyek adalah 0,0. Pada level 1 masing masing item diberi nomor N.O, contoh : 1.0, 2.0 dan seterusnya. Masing masing item level 2 dibawah item N.O pada level 1 diberi nomor N.1, N.2, dan seterusnya. contoh, pada level 1 dibawah item analisis yang bernomor 2.0, kita mempunyai item 2.1, 2.2 dan seterusnya. Masing masing item pada level 3, kita tambahkan titik dan digit dari nomor dilevel 2. contoh, dibawah 2.1 kita harus menuliskan 2.1.1, 2.1.2, dan seterusnya. Algoritma dapat dibuat menjadi sesederhana mungkin. Pada level N kita memberikan nomor N dan N nomor berikutnya.

Keahlian yang kita tunjukkan untuk menjadi seorang programmer, seorang analis atau bahkan seorang manajer proyek, ia harus dapat memecahkan masing masing tugas selanjutnya dengan perintah untuk mencapai item lebih. Tetapi ini dibutuhkan untuk dokumen perencanaan. Sebagai contoh, kita harus menerima ahli analisis di perusahaan. Kita dapat memberikannya WBS pada gambar 2 dan menugaskannya untuk memperkirakan usaha usaha kasar dan yang lebih dahulu untuk analisis. Seharusnya dia menolak untuk melihat RD. Tergantung dari pengalamannya dan keahlian mengestimasi, dia tidak hanya membutuhkan level 1 WBS. Beberapa analisis dapat dengan mudah membaca RD untuk proyek ABC dan keadaannya. Menganalisa proyek ini dapat dilakukan selama 25 hari. Yang lainnya mungkin dibutuhkan untuk membantu analis hingga ke kotak level 2 seperti pada gambar 2. Yang lainnya belum dapat ke level 3 sebelum mereka dapat melakukan perkiraan kasar yang sama.

Contoh pada level 3 di WBS, untuk interview dan sistem analis yang ada kotaknya dapat dilihat seperti gambar 3. WAWANCARA 2.1 PEMIMPIN KANTOR PENGAWAS GUDANG BARANG PENDAFTARAN CEO AKUNTAN 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 LEVEL - 3 ANALISA SISTEM YANG ADA 2.2 PERKERJAAN DOKUMEN 2.2.1 2.2..2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 ARUS DATA 2.3.6 Gambar – 3 WBS Tingkat 3

Gambar – 4 Analisa Tingkat 3 Perkiraan-perkiraan dapat diletakkan pada WBS seperti dalam gambar 4. Catatan bahwa dugaan total adalah penjumlahan dari waktu-waktu individu. Hal ini disebut waktu penunjukan. Sejumlah pekerjaan harian yang aktual dibutuhkan untuk melaksanakan aktifitas. Bukan kalender atau waktu lalu yang harus diambil. WAWANCARA 2.1 PEMIMPIN KANTOR PENGAWAS GUDANG BARANG PENDAFTARAN CEO AKUNTAN 1.5 2 4 3 ANALISA SISTEM YANG ADA 2.2 PERKERJAAN DOKUMEN 1 Perkiraan (PD) Total : 11 ARUS DATA Perkiraan (PD) Total : 12 hari Gambar – 4 Analisa Tingkat 3

Ahli tersebut dengan cara yang sama harus memecahkan kotak mendefinisikan fungsi sistem yang baru, menulis kelebihan fungsional dan merundingkan kelebihan fungsional dan menambahkan waktu total untuk semua analisa. Kemudian ahli tersebut mengajukan perkiraan dan daftar dari kegiatan sebelumnya yang diperlukan oleh keseluruhan analisa bagi manajer proyek. Orang tersebut bertanggungjawab terhadap rencana (mungkin manajer proyek untuk proyek berukuran kecil hingga yang besar) kemudian menyatukan semua perkiraan dan kegiatan sebelumnya. Dia dapat menggambarkan dengan daftar seperti telihat berikut ini : AKTIFITAS USAHA PRECEDENTS Definition 20 -------------- Analysist 35 Definition Design 25 Analysist Program A (control) 20 Design Program B(registration) 30 Design Program C (ware house) 25 Design System Test 10 Program A,B,C Documentation 20 Design Acceptance 5 System Test,Documentation Training 10 Documentation Operation 10 Acceptance _________ ______ TOTAL 210 person-days

DIAGRAM JARINGAN Langkah kedua dari perencanaan adalah menggambarkan diagram jaringan yang menunjukkan rangkaian kejadian. Tipe diagram yang terbaik untuk kasus ini adalah diagram PERT. Gambar 3 merupakan diagram PERT untuk proyek diatas. Rangkaian kejadian hanya digerakkan oleh setiap aktifitas yang lebih diutamakan. Bentuk PERT ini disebut Jaringan Precedence. Tiap kotak menunjukkan sebuah aktifitas. Kami telah tuliskan ditiap kotak nama dari kegiatan dan lamanya kegiatan berlangsung. D E S 2 5 P G M B 3 0 A C C 5 O P E R 1 0 E N D 0 P G M A 2 0 D O C 2 0 P G M C T R N G 1 0 G a m b a r 5 T a b e l P E R T S Y S T S T 10 D E F 2.0 A N A L 3.5 S T R T

Bentuk PERT ini disebut Jaringan Precedence Bentuk PERT ini disebut Jaringan Precedence. Tiap kotak menunjukkan sebuah aktifitas. Kami telah tuliskan ditiap kotak nama dari kegiatan dan lamanya kegiatan berlangsung. Anda mungkin sudah terbiasa dengan bentuk Activity on Arrow dari PERT, tapi jaringan predence jauh lebih baik daripada Activity on Arrow, dan sekarang kebanyakan proyek manajemen program komputer yang baik menggunakan bentuk ini. Langkah Krisis dan Lamanya Protek harus jelas nomor dari langkah atau seri dari urutan aktifitas baru dapat digambar diatas PERT dengan mudah mengikuti petunjuk dari tanda panah. Panjangnya waktu yang ditempuh untuk sampai pada path yang lain dapat dihitung dengan menambah durasi dan kegiatan pada path tersebut. Langkah kritis adalah yang terpanjang dari path ini, dan menjelaskan minimnya waktu yang akan digunakan untuk mengerjakan proyek tersebut. Didalam PERT pada gambar 5, langkah kritis memuat kegiatan kegiatan sbb : START, DEFINITION, ANALYSIS, DESIGN, PROGRAM B, SYSTEM TEST, ACCEPTANCE, OPERATION dan END. Proyek ini akan dapat menghasilkan jumlah dari durasi kegiatan, 135 hari.

Outline Pendahuluan Perencanaan Proyek (PRELIMINARY PROJECT PLAN OUTLINE) Team Proyek Organisasi dari tim proyek (tidakada nama) lihat struktur, siapa yang membuat laporan untuk siapa, siapa berkomunikasi dengan siapa dan lain lain. Programmers (lebih dari 1 orang programmer) : tidak lebih dari 5 orang. Bertangggung jawab atas pemrograman. Pimpinan Proyek : Mengawasi para programmer hanya atas keterangan detail secara teknik. Bertanggungjawab atas kegiatan secara teknik seperti menganalisis, merancang dan tugas tugas pemrograman keseluruhan. Tujuan utama : kualitas dan produk yang dihasilkan secara teknik. Manajer Proyek : Pimpinan para anggota (sebagai pemimpin, pemotivasi dll). Bertanggungjawab atas semua komunikasi luar (melaporkan, pertemuan pertemuan, pemakai / mekanisme manajemen level atas) Tujuan utama : Proyek yang berhasil (rancangan pengontrolan / pengawasan, cara berkomunikasi)

Biaya Proyek Jadwal Proyek Pemeriksaan Ulang Termasuk disini WBS, perkiraan dan perhitungan yang dipergunakan untuk menentukan harga / biaya. Anda tidak akan menghendaki bagian ini jatuh ketangan pesaing anda; memberikan seluruh proyek begitu saja. Ini adalah alasan mengapa dokumen ini mesti dismpan tersendiri didalam sebuah lingkungan persaingan. Jadwal Proyek Merupakan inti dari proyek. Jika ada beberapa hal yang nyatanya tidak bersifat kronologis. Catat mengapa anda melakukan hal hal yang menyangkut kasus tersebut. Rincikan khususnya bagaimana cara anda menangani hal yang sama berbagi kerja jika memang ada kegiatan yang sedang berlangsung secara serentak. Pemeriksaan Ulang Pada bagian ini anda menghubungkan tanggal tanggal yang tepat dari kegiatan manajemen keseluruhan dan pemeriksaan secara teknik (sudah tercakup dalam jadwal). Tujuan dari setiap pemeriksaan dan siapa yang akan menghadirinya. Catat semua tanggungjawab semua orang yang terlibat didalamnya.

Laporan Dokumentasi Asumsi Bentuk dan isi dari laporan status, laporan milestone dan dokumen proyek lain dirinci disini. Daftar orang yang menerima tiap laporan dan apa tanggapannya setelah menerima laporan tersebut. Sekali lagi pertolongan Gantt untuk mengidentifikasikan kapan anda mengharapkan laporan ini akan diperlihatkan. Dokumentasi Ada 2 jenis dokumen didalam proyek : pengguna dan manajemen proyek. Dokumen mana yang akan diproduksi dan tanggapan yang bersangkutan : pemulis, jenis, edit, persetujuan, distribusikan satu sama lainya. Asumsi Disini anda dapat menentapkan harga berdasarkan asumsi : dimana sebagian besar adalah fakta yang diberikan oleh user.

Tugas 2 Anda harus membuat sebuah WBS untuk proyek yang sudah anda definisikan sebelumnya. WBS yang anda akan buat memiliki tingkat 0 dan 1 dan beberapanya di tingkat 2 dan 3. Beri nomor pada masing masing kotak.