Reformasi Pengelolaan Mutasi Dosen Kementerian Pendidikan Nasional Biro Kepegawaian Reformasi Pengelolaan Mutasi Dosen Suhadi Lili Sosialisasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Batam, 3-5 Nov 2010

Penguatan Kelembagaan Pembenahan Ketatalaksanaan Reformasi Birokrasi Penguatan Kelembagaan Pembenahan Ketatalaksanaan Penguatan SDM Teknologi Informasi dan Komunikasi Perbaikan-perbaikan mendasar dan komperehensif terhadap sistem penyelenggaraan layanan pendidikan nasional melalui penguatan kelembagaan, pembenahan ketatalaksanaan dan penguatan SDM. Memanfaatkan sebesar-besarnya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sebagai pemungkin (enabler) untuk melakukan business process reengineering

Pendekatan Reformasi Birokrasi Fokus Birokrasi Orientasi Institusi Basis Dokumen Sifat Ekslusif Layanan Konvensional Layanan Prima Publik Fungsi Informasi Flow & Share TIK SDM

PENDEKATAN REFORMASI BIROKRASI Proses 1 Setiap proses dirancang untuk memudahkan penerima layanan bukan yang memberikan layanan (public centric) 2 Setiap proses mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan pada dokumen fisik (information based) 3 Setiap proses dimungkinkan untuk dipantau oleh pemangku kepentingan (transparency) 4 Setiap layanan didukung oleh pemanfaatan teknologi informasi untuk merekayasa ulang proses (Process Reenginering) 5 Setiap layanan memiliki standar yang terukur (standardized process ) Data/Infomasi 6 Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai bersama oleh semua pemangku kepentingan terkait (non-exclusivity) Birokrasi dan organisasi 7 Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada struktur organisasi (functional based) 8 Setiap unit organisasi mempunyai kinerja terukur (organization performance) SDM 9 Dalam rangka efisiensi setiap layanan dirancang untuk mewajibkan partisipasi aktif semua pihak terkait (participative) 10 Setiap pegawai mempunyai kinerja terukur (employee performance)

Kode Program Reformasi Nama Program Reformasi Nama Rencana Aksi R1 Reformasi Proses Layanan Perizinan, Pengakreditasian, dan Pemberian Hibah R1.1.1. Reformasi Proses Layanan Perizinan / BHP Sekolah R1.1.2. Reformasi proses layanan perizinan program studi R1.1.3. Reformasi proses layanan perizinan BHP PT R1.1.4.Reformasi sistem pengakreditasian sekolah R1.1.5. Reformasi sistem pengakreditasian program studi R1.1.6. Reformasi sistem pengakreditasian kursus R1.1.7. Reformasi proses layanan penyetaraan ijazah luar negeri R1.1.8. Reformasi proses layanan penyaluran Hibah 2010-1 s.d. 2010-12 R2 Reformasi Sistem Pengelolaan Kepegawaian dan Pensertifikasian Pendidik R2.2.1. Reformasi sistem pengelolaan mutasi dosen R2.2.2. Reformasi sistem pengelolaan mutasi guru R2.2.3. Reformasi sistem pengelolaan mutasi tenaga kependidikan R2.2.4. Reformasi sistem pengelolaan mutasi tenaga administrasi R2.2.5. Reformasi sistem peningkatan kualifikasi dan pensertifikasian guru R2.2.6. Reformasi sistem peningkatan kualifikasi dan pensertifikasian dosen R3 Reformasi Sistem Perencanaan Pembangunan Pendidikan Untuk Meningkatkan Efisiensi Pembangunan Sarana dan Prasarana Pendidikan dan Mendukung Keselarasan Pendidikan dan Dunia Kerja R3.3.1. Pengembangan standar pelayanan minimum pendidikan, standar nasional, maupun internasional R3.3.2. Pengembangan sistem pemetaan daya tampung R3.3.3. Pengembangan sistem pemetaan kondisi sekolah R3.3.4. Perencanaan pembukaan program studi atau sekolah berdasarkan kebutuhan tenaga kerja.   2010-7 s.d. 2011-6 2011-1 s.d. 2011-12 2011-7 s.d. 2011-12 R4 Reformasi Mekanisme Penjaminan Kepastian Memperoleh Layanan Pendidikan R4.4.1. Pengembangan sistem pendataan peserta didik dan penduduk usia sekolah R4.4.2. Pengembangan mekanisme untuk meningkatkan kepastian memperoleh layanan pendidikan R4.4.3. Pengembangan mekanisme untuk menjamin ketepatan penyaluran beasiswa 2010-7 s.d. 2011-12 R5 Pengembangan Sistem Berbasis TIK Untuk Berbagi Materi, Metode, dan Manajemen Lembaga Persekolahan dan PT R5.5.1. Pengembangan Sistem Pengelolaan Materi, Metode, dan Manajemen Lembaga Persekolahan dan PT R5.5.2. Pengembangan Modul Materi Pembelajaran berbasis TIK R6 Penataan Struktur, Prosedur, dan Sumber Daya Manusia yang Dapat Melaksanakan Misi dan Mencapai Tujuan Organisasi secara Efektif dan Efisien R6.6.1. Penataan Tugas dan Fungsi Unit Kerja Sesuai dengan Misi dan Tujuan Organisasi R6.6.2. Penataan Keterpaduan Sistem dan Tatakerja antar unit organisasi R6.6.3. Penerapan Budaya Kerja sesuai dengan Tata Nilai Kemendiknas R6.6.4. Analisis dan Evaluasi Jabatan R6.6.5. Penataan SDM aparatur sesuai dengan Kualifikasi Jabatan 2010-1 s.d. 2011-12 R7 Pengembangan Sistem yang mengacu pada Beban Kerja dan Kinerja R7.7.1. Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja Organisasi dan Individual yang selaras dengan misi dan tujuan organisasi R7.7.2. Pengembangan Sistem Perencanaan dan Penganggaran berbasis kinerja. R7.7.3. Pengembangan Sistem Pengendalian Manajemen R7.7.4. Pengembangan Sistem Remunerasi berbasis beban kerja dan kinerja R7.7.5. Pengembangan Sistem Pengelolaan Kepegawaian berbasis Kinerja R7.7.6. Pengembangan sistem pengelolaan barang milik negara Sistem Informasi Kepegawaian

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Sistem Informasi yang mewadahi proses-proses kepegawaian secara elektronis Pusat informasi pegawai Bertujuan untuk: Kemudahan layanan kepegawaian Memberikan dukungan informasi untuk manajemen

Pengelolaan Mutasi Dosen melalui Simpeg Eksternal Entititas (di dalam dan luar Kemdiknas) Permintaan Persetujuan Pegawai / Unit Kerja Self-manage data & Documents Angka Kredit Persetujuan SIMPEG Berkas Ditjen Dikti Informasi, saran & reminder PAK Delegasi, to-do list & informasi Informasi, kinerja sistem Biro Kepegawaian Administrasi, verifikasi Manajemen Keputusan, pengendalian sistem

Identifikasi sistem pengelolaan mutasi dosen saat ini

Beban Kerja dan Alokasi Berkas usul masuk rata-rata 850 berkas/bulan Pemroses di Bagian Mutasi Dosen terdiri dari : Kepala bagian 3 kepala subbagian 36 orang pemroses 2 orang pengagenda. Setiap pemroses mendapat 2-3 unit kerja. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. Waktu Penyelesaian rata-rata 4 bulan (termasuk proses di DIKTI)

Permasalahan Mutasi Dosen Volume pekerjaan yang tinggi Banyak proses / kelengkapan dokumen yang berulang Rework karena kesalahan ketik / rekap Kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan penelusuran Integrasi antar unit terkait : Ropeg dan Dikti  Perpindahan dokumen fisik antar unit Ketidakseimbangan Beban : Jumlah usul setiap unit kerja tidak sama tergantung banyaknya jumlah dosen yang dimiliki unit kerja. Masih lamanya proses pada Tim Penilai karena adanya berkas yang belum lengkap dan harus menunggu kelengkapan dari unit kerja. Berkas yang datang terlambat sampai batas akhir penerimaan (3 bulan menjelang bulan periode kenaikan pangkat April/Oktober) sehingga menyebabkan penundaan sampai periode kenaikan pangkat berikutnya.

Rekayasa Ulang Proses Identifikasi Proses Eksisting dan Data Pengelompokkan Proses Simpilifikasi Proses Penentuan Proses Manual - Komputerisasi Proses Baru

Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses

Hasil Evaluasi

Simplifikasi Proses

Rekapitulasi Hasil BPR   Sebelum Setelah Jumlah Aktivitas 52 40 Jumlah Aktivitas Hilang 12 - Aktivitas Terkomputerisasi - (0%) 26 (60%) Jumlah Integrasi antar Unit 1 Unit Kerja Ropeg Dikti Ropeg SIMPEG Unit Kerja Ropeg Dikti Ropeg

Pembangunan SIMPEG : Mutasi Dosen

1. Public Centric Setiap proses dirancang untuk memudahkan penerima layanan bukan yang memberikan layanan Pengguna sistem layanan dapat dengan mudah dan cepat mencari pegawai/personil serta mendapatkan status aktual dokumen yang diajukan

2. Information Based Setiap proses mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan pada dokumen fisik

3. Transparency Setiap proses dimungkinkan untuk dipantau oleh pemangku kepentingan (transparency) Pegawai dapat memantau status berkas usulan yang diajukan

4. Process Reengineering Setiap layanan didukung oleh pemanfaatan teknologi informasi untuk merekayasa ulang proses

Proses Persetujuan SK (internal) Bagian DRH Template Draft SK Dengan barcode V Dr. Pandu Wibowo Ir. Soebandi Wiryo Drg. Andi Budiman Kasubbag & Kabag V Dr. Pandu Wibowo Ir. Soebandi Wiryo Drg. Andi Budiman Karopeg Dr. Pandu Wibowo Ir. Soebandi Wiryo Sesjen Bagian Dr. Pandu Wibowo Ir. Soebandi Wiryo Unit Kerja

Agenda Kerja Terpadu Bisa diurutkan berdasarkan Klik untuk melakukan pekerjaan Menampilkan daftar seluruh agenda pekerjaan yang harus dikerjakan Kemampuan Workflow

Agenda Kerja Kasubbag

Disposisi ke Staf Mutasi

Agenda Kerja Staf Mutasi

Process Reengineering Pencetakan Produk langsung Dilengkapi dengan Watermark sesuai dengan nomor produk untuk tujuan pengamanan

Target Waktu Proses (4 hari) Target Waktu Proses (5 hari) 5. Standardized Process Setiap layanan memiliki standar yang terukur Kepala bagian Disposisi SubBag I v SubBag II SubBag III Beban Kerja Workload status Manajemen dapat melakukan monitoring tentang workload status dari jajaran dibawahnya serta memantau terjadinya bottleneck dalam proses kepegawaian Workflow Management System Target Waktu Proses ( 4 hari) Aktual Proses ( 4,8 hari) Target Waktu Proses (4 hari) Aktual Proses (3,8 hari) Target Waktu Proses (5 hari) Aktual Proses (5 hari) V X Proses #1 Proses #2 Proses #3

Disposisi ke Kasubbag Status Workload

Pemantauan Statistik Kinerja Per Proses Sistem dapat digunakan untuk memantau kinerja per proses/workflow Kemampuan Workflow

Agenda Standar Surat Keluar

6. Non-Exclusivity Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai bersama oleh semua pemangku kepentingan terkait

7. Functional Based Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada struktur organisasi

7. Functional Based: Menggunakan Workflow Management System (WMS) Otomasi prosedur dimana dokumen, informasi atau pekerjaan dilewatkan melalui sejumlah orang menurut aturan tertentu untuk mencapai suatu tujuan. Unit Kerja Ropeg Dikti Ropeg Unit Kerja Ropeg Dikti Ropeg SIMPEG Tidak Terpengaruh dengan perubahan Organisasi Memudahkan pengubahan Proses

Persetujuan Tim PAK : Integrasi dengan DIKTI

8. Organization Performance Setiap unit organisasi mempunyai kinerja terukur Sistem dapat digunakan untuk memantau waktu respon minimum (WRM) WR = WT + WRM

9. Participative SIMPEG Reminder Email Lapor Kewajiban dan Prestasi Bukti Dokumen internet SIMPEG Pendidikan & Pengajaran Penelitian Pengabdian Masyarakat Daftar Riwayat Hidup Pegawai Biro Peg

9. Participative Dalam rangka efisiensi setiap layanan dirancang untuk mewajibkan partsipasi aktif semua pihak terkait Unit terkait memiliki kewajiban untuk mengisi data/informasi yang diperlukan dalam proses dosen secara aktif.

10. Employee Performance Setiap pegawai mempunyai kinerja terukur Memantau Rekapitulasi Pekerjaan per Bagian / pegawai

Implementasi Pengelolaan Mutasi Dosen Pembangunan Aplikasi Penyiapan Data Awal Uji Coba di Pilot Project: Unesa & UGM Roll out ke semua Unit Kerja

Faktor Kesuksesan Implementasi Manfaat sesuai Kebutuhan Infrastruktur Aplikasi Data SDM / Brainware Prosedur Arsitektur & Teknologi Komitmen dan Kebijakan ITS, 2006

Target Sosialisasi dan Training Mengenal SIMPEG Mampu mengoperasikan Mendelegasikan administrasi sistem untuk lingkup unit kerja.

Terima Kasih