MANFAAT ANALISIS JABATAN RENY YUNIASANTI

Praktek-praktek manajemen sumber daya manusia yang efektif mengharuskan dilakukannya analisis jabatan yang kompeten dan lengkap, karena lewat analisis ini dapat di-peroleh pemahaman yang mendalam tentang “persyaratan perilaku” (behavioral requirements) dari suatu pekerjaan atau jabatan. Dengan kata lain, dengan melakukan analisis jabatan, dapat diperoleh informasi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu jabatan. Informasi ini pada gilirannya dapat menciptakan dasar yang kuat bagi pengambilan keputusan-keputusan yang berkaitan dengan sumber daya manusia.

Tujuan Analisis Jabatan   Menurut Mondy dan Noe, tujuan analisis jabatan adalah untuk memperoleh jawaban atas enam pertanyaan penting berikut ini:   1. Tugas-tugas fisik dan mental apa yang dijalankan oleh pekerja ? 2. Kapan pekerjaan itu harus diselesaikan ? 3. Di mana pekerjaan itu harus dilakukan ? 4. Bagaimana pekerja melakukan pekerjaan itu ? 5. Untuk apa pekerjaan itu dilakukan ? 6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan itu ?

Kapan analisis jabatan dilakukan. 1 Kapan analisis jabatan dilakukan?   1. Pada saat organisasi dibentuk/didirikan. 2. Pada saat diciptakan jabatan/pekerjaan baru. 3. Pada saat jabatan/pekerjaan berubah secara signifikan sebagai akibat dari teknologi baru, metoda baru, prosedur atau sistem baru.

Apa Manfaat Analisis Jabatan? Sebagai masukan penting bagi fungsi- fungsi MSDM lainnya seperti rekrutmen dan seleksi, penilaian kinerja, manajemen karir, kompensasi, dsb. Sebagai bagian penting dalam perancangan sistem organisasi secara keseluruhan, misalnya untuk pembagian departemen, aliran kerja, serta untuk mendesain ulang jabatan itu sendiri.

Analisis Jabatan sebagai Perangkat Dasar Manajemen SDM

Hubungan Analisis Jabatan dengan Fungsi MSDM Lainnya Penyediaan Staf: Proses staffing akan kacau jika rekruter tidak mengetahui syarat-syarat yang diperlukan untuk menjalankan berbagai jabatan. Pelatihan dan Pengembangan: Informasi deskripsi jabatan berguna untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan. Penilaian Kinerja: Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi jabatan mereka.

Kompensasi: Perlu diketahui nilai relatif jabatan tertentu bagi organisasi kompensasi finansial yang layak bisa ditetapkan untuk jabatan tersebut. Keselamatan dan Kesehatan: Informasi yang diperolah dari analisis jabatan juga berguna untuk mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan yang mungkin terjadi. Hubungan Kekaryawanan dan Perburuhan: Deskripsi jabatan bisa memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat agar promosi, transfer, atau demosi karyawan bisa diputuskan secara obyektif. Pertimbangan Legal: Analisis jabatan yang dipersiapkan dengan baik bermanfaat untuk menunjang lagalitas dari praktik-praktik kekaryawanan.

SKEMA MANFAAT ANALISIS JABATAN PENYUSUNAN FORMASI PENYUSUNAN PROGRAM DIKLAT REKRUTMEN DAN SELEKSI ANALISIS JABATAN PERBAIKAN KONDISI KERJA ADMINISTRASI GAJI & UPAH GAMBARAN JABATAN PERENCANAAN ORGANISASI PENGGOLONGAN JABATAN PENILAIAN PRESTASI, MUTASI & PROMOSI A B

HUBUNGAN ANTARA ANALISIS JABATAN DAN FUNGSI-FUNGSI MSDM   Menurut Cascio, informasi yang diperoleh dari analisis jabatan berguna bagi perencanaan dan implementasi fungsi-fungsi atau aktivitas manajemen sumber daya manusia yang lain. Rancangan dan struktur organisasi. Dengan mengklarifikasikan persyaratan jabatan dan keterkaitan antar jabatan, tanggung jawab pada semua jenjang dapat ditentukan, yang dapat meningkatkan efisiensi dan meminimalkan tumpah tindih atau duplikasi. Di samping itu, definisi yang jelas tentang tugas-tugas setiap posisi dalam organisasi, berfungsi untuk menghilangkan ketidakpuasan atau perselisihan karena ketidakjelasan tugas dan wewenang.  

Perencanaan sumber daya manusia Perencanaan sumber daya manusia. Analisis jabatan adalah landasan untuk meramalkan kebutuhan sumber daya manusia dan untuk membuat rencana kegiatan seperti pelatihan, mutasi, atau promosi.   Evaluasi jabatan dan balas jasa. Sebelum jabatan-jabatan dapat disusun peringkatnya berdasarkan nilai totalnya bagi organisasi, atau dibandingkan dengan jabatan di perusahaan lain untuk melakukan survai upah, persyaratan jabatan harus dipahami secara utuh/lengkap Deskripsi dan spesifikasi jabatan memberikan pemahaman kepada pihak-pihak yang harus melakukan evaluasi jabatan dan membuat keputusan tentang balas jasa.

Rekrutmen Informasi paling penting yang dibutuhkan oleh seorang eksekutif atau company recruiter adalah pengetahuan yang lengkap tentang jabatan yang akan diisi lowongannya.   Seleksi Analisis jabatan memberikan arah bagi prosedur seleksi dengan memberi pertimbangan tentang faktor-faktor prediktor yang ada kaitannya dengan keberhasilan kerja.

Penempatan. Gambaran yang jelas tentang kebutuhan suatu jabatan dan kemampuan pekerja untuk memenuhi kebutuhan itu, akan membuat keputusan seleksi menjadi akurat, dan para pekerja akan ditempatkan pada jabatan spesifik yang membuat mereka dapat bekerja secara produktif.

Penilaian unjuk-kerja Untuk bisa menilai prestasi atau unjuk-kerja karyawan, dan membedakan antara karyawan yang berprestasi dan yang tidak, maka perlu ditentukan secara spesifik persyaratan pekerjaan, yang merupakan salah satu hasil dari analisis jabatan. Perencanaan jalur karir Jika sebuah organisasi (dan juga individu pekerja) tidak memahami secara utuh persyaratan pekerjaan yang ada dan kaitan antara pekerjaan pada satu jenjang dengan jenjang berikutnya, maka tidak mungkin dibuat perencanaan jalur karir yang efektif.  

Orientasi, pelatihan, dan pengembangan Orientasi, pelatihan, dan pengembangan. Analisis jabatan membantu mengidentifikasikan : 1. Tugas-tugas dalam jabatan tertentu yang seharusnya dilakukan oleh pegawai, dan 2. Pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan syarat lainnya untuk menjalankan tugas-tugas secara memuaskan. Dari identifikasi ini akan dapat dikembangkan program pelatihan yang relevan dengan kebutuhan organisasi.

Hubungan pekerja Informasi yang diperoleh dari analisis jabatan berguna bagi manajemen maupun serikat pekerja untuk merundingkan kesepakatan kerja atau kontrak kerja, dan juga untuk menyelesaikan keluhan dan perselisihan.  

Perancangan peralatan dan perbaikan metoda kerja Untuk merancang peralatan kerja yang diperlukan dalam menjalankan suatu tugas spesifik, para insinyur/perancang harus memahami sepenuhnya kapabilitas operator dan apa saja yang diharapkan dari mereka. Demikian pula, setiap penyempurnaan metoda kerja atau usul metoda kerja baru, harus dievaluasi dengan melihat dampaknya terhadap tujuan pekerjaan secara keseluruhan.

Perancangan jabatan/pekerjaan Perubahan cara kerja harus dievaluasi melalui analisis jabatan, yang berfokus pada tugas-tugas yang harus dilakukan dan pada perilaku yang diharapkan dari pekerja yang menjalankan tugas-tugas itu. Keselamatan kerja Seringkali terjadi, pada saat berlangsungnya analisis jabatan, ditemukan kondisi-kondisi kerja yang tidak aman (kondisi lingkungan kerja atau kebiasaan-kebiasaan pribadi pekerja); yang kemudian bisa mengarah kepada upaya peningkatan keselamatan kerja.

Menurut Werther dan Davis (1996), langkah-langkah pokok dalam manajemen sumber daya manusia yang didasarkan atas informasi analisis jabatan adalah:   1. Mengevaluasi pengaruh lingkungan terhadap pekerjaan. 2. Menghilangkan persyaratan jabatan yang tidak perlu, yang dapat menciptakan diskriminasi dalam pengadaan tenaga kerja. 3. Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang dapat membantu atau menghambat terwujudnya kehidupan kerja yang berkualitas. 4. Merencanakan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan.

5. Mencocokkan pelamar dengan lowongan yang tersedia. 6 5. Mencocokkan pelamar dengan lowongan yang tersedia. 6. Menentukan kebutuhan pelatihan bagi pekerja baru dan pekerja yang sudah berpengalaman. 7. Membuat rencana pengembangan potensi karyawan. 8. Menetapkan standar unjuk-kerja yang realistik. 9. Menempatkan pekerja pada pekerjaan yang memungkinkan ia menggunakan keterampilannya secara efektif. 10. Memberi imbalan/balas jasa yang adil kepada pemegang jabatan atau pelaksana pekerjaan.

HASIL ANALISIS JABATAN INFORMASI JABATAN HASIL ANALISIS JABATAN NAMA JABATAN KODE JABATAN LETAK JABATAN DALAM UNIT KERJA IKHTISAR JABATAN URAIAN TUGAS BAHAN KERJA PERANGKAT KERJA HASIL KERJA KORELASI JABATAN TANGGUNG JAWAB WEWENANG JABATAN YANG ADA DI BAWAHNYA KONDISI LINGKUNGAN KERJA KEMUNGKINAN RESIKO BAHAYA FUNGSI PEKERJA SYARAT JABATAN

Unsur-Unsur Desain Jabatan Unsur Organisasional Pendekatan mekanistik Alur kerja Kebiasaan kerja Ergonomika Unsur Lingkungan Kemampuan dan ketersediaan karyawan Ekspektasi sosial dan budaya Unsur Keperilakuan Variasi Keterampilan Identitas Tugas Signifikansi Tugas Otonomi Umpan Balik