Entrepreneurship 1 The Ground Breaker Catatan masukan dari hasil meeting sebelumnya: Issue mengenai pemasukan dan pengeluaran dana Event yang jangan sama dengan bazaar2 yang sudah ada karena terlalu di surabaya sudah semakin banyak Nama masih sedang dalam perdebatan dan menunggu masukan : Rendezvous / Market of melody (MoM) Timeline

75% attendance CHEATING 3 x maks (diluar sakit menular / opname) Late Entry Maks 15 minutes Business / Batik Dress Code CHEATING Only When Facilitator Ask to Use Raise your hand to ask

Tahapan Penilaian Prosentase Discovery SAA 1 (opportunity recognition) Dikumpulkan week 2 1. Opportunity Recognition : E Role Model / student 2. Generating Ideas : Event Benchmark / student 15% Planning SAA 2 (creativity and innovation) Dikumpulkan week 3 1. Desain Konsep Event / Kelas UTS (performance : planning) Dikumpulkan week 8 Plan and progress / student 25% Actualization SAA 3 (collaboration and networking) Work Process Execution / student Dinilai berdasarkan performa mingguan sejak week 8- week 14 20% Evaluation UAS (performance : evaluation and reflection) Final Report / Student Reflection / student Feedbacks : Customer, tenant, sponsor, vendor

Ukuran Kinerja Mahasiswa Tujuan Event secara keseluruhan berdasarkan identifikasi peluang Kerjasama dan networking : Feedback dari seluruh stakeholder Kreativitas dan inovasi : Feedback keseluruhan pengunjung event serta kontribusi terhadap profit event secara keseluruhan Pelengkap : Dokumentasi kontribusi kinerja dalam divisi / pelaksanaan kegiatan

Tujuan Pembelajaran Week 4 Mahasiswa menentukan tujuan kerja per divisi Mahasiswa mampu membuat rancangan kerja dan pembagian unit kerja dalam divisi masing-masing

Manajemen Kelas 7.30 – 8.30 = Kelas masing – masing Materi “Organizing an event” Form Kontribusi Kelas : Fund raising, Proposal, Tenant 8.30 – 10.00 = Konsep Acara dan Pembentukan Satgas Div. Acara = Ruang Auditorium Div. Operasional = Ruang Theater Div. Promosi & Finance = Kelas Masing-masing

ORGANIZING AN EVENT ORGANIZING AN EVENT Like a pro! by

Event adalah sebuah peristiwa/acara yang teroganisir seperti konvensi, seminar, pameran, gala dinner, pertunjukan musik, dll. Setiap event adalah unik, berasal dari perpaduan dari management, program, setting, dan sumber daya manusia. Event Organizer (EO) adalah sebuah organisasi atau tim yang bertanggung jawab atas produksi acara mulai dari konsep hingga pelaksanaan. EO bekerja di wilayah public dan privat dalam aktivitas yang membutuhkan komunikasi yang baik, kemampuan organisasional yang mumpuni, dan perhatian atas detil. EO bekerja untuk memastikan kelancaran dan efesiensi dalam penyelenggaraan sebuah event.

S 3. Skala Event Jenis Event Local or community events Cultural events Hallmark events Mega events Jenis Event Cultural events Sports events Business events S 4. Orientasi Event Budget orientation Concept orientation 5. Pengunjung Skala kecil (< 5000 pengunjung) Skala menengah (5000 – 10.000 pengunjung) Skala besar (> 10.000) 2. Durasi Event Jangka pendek (1 - 7 hari) Jangka menengah (1 - 4 minggu) Jangka panjang (lebih dari 4 minggu)

1. Konsep Tema Momentum Konten Partner Budgeting Property 2. Tim Skill Latar Belakang Skala dan konten acara Kemampuan waktu 3. Waktu dan Tempat Rundown Lokasi Target estimasi pengunjung

RIGHT TIME, BEST CHANCE RIGHT TIME, BEST CHANCE

¡ 2. Faktor durasi Event prime time Event weak time Event rundown 1. Faktor waktu / timing Akhir pekan Hari libur nasional Masa libur belajar mengajar

NOT A ONE MAN SHOW NOT A ONE MAN SHOW

m 1. Divisi Acara Project Manager Administrasi General Affairs Front of House Venue Coordinator Talent Coordinator Liaison Officer Tenant Coordinator Ticket Coordinator Ticket Takers Coordinator Doorman Coordinator Legal Manager 2. Divisi Operasional Production Manager Production Runner Stage Manager Setting Designer Multimedia Operator Bagian Umum m 4. Divisi Promosi Online Marketing executive Offline Marketing executive Content Designer Sponsorship Manager 3. Divisi Keuangan Finance Controlling

Peran Divisi Acara Merumuskan konsep kegiatan dalam bentuk proposal acara Menyiapkan konsep Booth, peserta Tenant/Vendor dan penentuan Zona Menentukan detail kegiatan acara, pengisi acara, jadwal kegiatan Pelaksana proses registrasi / rekrutmen tenant / pengisi acara Bertanggung jawab atas semua administrasi acara , pelaksanaan, dan dokumentasi kegiatan sampai event. Memastikan keseluruhan acara berjalan lancar selama 3 hari Menyiapkan evaluasi kerja dan feedback dari para tenant dan pengisi acara

Peran Divisi Operasional Bersama-sama dengan Divisi Acara mempersiapkan segala sarana dan infrastruktur yang diperlukan untuk semua kegiatan Melakukan kordinasi dengan berbagai pihak terkait kelancaran acara (loading+security) Bekerjasama dengan divisi acara menyiapkan crisis center Memastikan semua peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan tersedia tepat waktu. Memastikan ketersediaan konsumsi dan akomodasi Bertanggung jawab atas venue dan perijinan Berkordinasi dengan divisi lainnya untuk memastikan semua kegiatan dapat berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan Menyiapkan evaluasi kerja dan feedback dari Supplier / Vendor terkait

Peran Divisi Promosi Bertindak selaku HUMAS kepada seluruh stake holder terkait Mempersiapkan desain, konten, dan konsep promosi baik online maupun offline serta gimmick acara Memastikan pendistribusian materi promosi tepat sasaran Mempersiapkan space promosi bagi tenant dan sponsor Menyiapkan peraturan dan paket sponshorship yang akan ditawarkan oleh panitia event beserta negosiasinya Melakukan koordinasi dan follow up untuk memastikan keikutsertaan dan kontribusi pihak sponsor sampai pelaksanaan Mengukur, mengevaluasi, dan meningkatkan jumlah pengunjung acara selama acara berlangsung Menyiapkan evaluasi kerja dan feedback dari berbagai stake holder terutama customer dan sponsor Bersama-sama dengan divisi keuangan mengawasi distribusi proposal sponsor dan proposal vendor.

Peran Divisi Keuangan Mengidentifikasi dan mendaftar ragam jenis revenue stream event Bekerjasama dengan divisi promosi mengawasi distribusi proposal sponsor dan proposal vendor Menerima pelaporan dana kontribusi tiap kelas. Mengkompilasi pengeluaran seluruh divisi Bertanggung jawab atas alur keuangan dan SOP event Menyiapkan evaluasi kerja keuangan level pusat. Catatan: keuangan kelas diatur di level kelas, dengan mengacu SOP

START THE ENGINE! START THE ENGINE!

Design Your Division Goal Specific – target a specific area for improvement. Measurable – quantify or at least suggest an indicator of progress. Assignable – specify who will do it. Realistic – state what results can realistically be achieved, given available resources. Time-related – specify when the result(s) can be achieved.

Target & Time line BOD Terpilih = 26/8 2015 Perumusan konsep acara umum = 2/9 2015 Promosi awal via online = 2/9 2015 Penghitungan / Finalisasi budget event = 9/9 ’15 Proposal selesai cetak = 16/9 ‘15 List target sponshorship dari kelas = 14/9 ‘15

BOD terpilih : Event Director : Jeremiah Operational Director : Gilbert Promotion Director : Nuha Finance Director : Adinda

Kontribusi Kelas Tiap kelas = Rp.35 juta Alternatif kegiatan : Proposal Sponsorship Proposal Tenants / Vendors Fund Raising Pre-event Acara = Lomba/kompetisi Garage Sales Recycle / Social / Charity Fund

GRACIAS MUCHOS! GRACIAS MUCHOS!