Metodologi Siklus Hidup Sistem Abdul Jamil, S.Kom., MM Sistem Informasi Manajemen Metodologi Siklus Hidup Sistem Abdul Jamil, S.Kom., MM STMIK Muhammadiyah Jakarta

Definisi: Siklus Hidup Sistem (System Life Cycle-SLC): adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menetapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer Metodologi adalah suatu cara yang disarankan untuk melakukan suatu hal. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar untuk memecahkan masalah.

Tahap – tahap Siklus Hidup Siklus hidup sistem digambarkan sebagai suatu pola seperti roda. Empat tahap pertama adalah Perencanaan, Analisis, Rancangan, dan Penerapan. Tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle - SDLC). Tahap kelima adalah tahap Penggunaannya, yang berlangsung sampai tiba waktunya untuk merancang sistem itu kembali. Proses merancang kembali mengakibatkan siklus tersebut akan berulang. 1 2 3 4 5 5 5

Pengelolaan Siklus Hidup Sistem Eksekutif Komite pengarah SIM Sumber daya manusia Keuangan Manufaktur Pemasaran Pemimpin proyek tim model lokasi gudang Pimpinan proyek tim MRP II Pimpinan proyek tim sistem persetujuan kredit Pimpinan proyek tim Sistem ISDN Pimpinan proyek tim Sistem Informasi SDM Pengelolaan Siklus Hidup Sistem

1. Tahap Perencanaan Merupakan tahap awal dari Pengembangan sistem Keuntungan dari merencanakan Perencanaan Proyek adalah : 1.  Menentukan lingkup dari proyek. Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang akan terlibat ? manakah yang tidak ?. Informasi ini memberikan perkiraan awal dari sumber daya yang diperlukan. Mengenali berbagai area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya sehingga hal ini dapat dicegah. 3. Mengatur Urutan Tugas Banyak tugas – tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi 4. Memberikan dasar untuk pengendalian, tingkat kinerja dan metode pengukuran tertentu harus dispesifikasi sejak awal 4.

Menyetujui atau menolak proyek penelitian Komite Pengarah SIM Manajer Analis sistem Menyadari Masalah Mendefinisikan Masalah Menentukan Tujuan Sistem Mengidentifikasi Kendala sistem Konsultasi Membuat Studi Kelayakan Menyiapkan Usulan penelitian sistem Menyetujui atau menolak proyek penelitian Menetapkan mekanisme pengendalian 1 2 3 4 5 6 7 8

Sistem Informasi Manajemen Komite pengarah SIM adalah komite atau tim eksekutif yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Selama tahap-tahap awal pengembangan sistem, Komite pengarah SIM berfungsi : 1.      Menyetujui atau menolak proyek penelitian, 2.      Menetapkan mekanisme pengendalian Analis sistem bertindak sebagai : spesialis informasi yang bertanggung jawab untuk bekerja sama dengan pemakai 1. Manajer dalam tugasnya menyadari setiap masalah yang terjadi dengan mengamati gejala-gejala permasalahan. 2.   Mendefinisikan masalah Setelah menyadari adanya masalah, manajer harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalahan tersebut. Namun, pada titik ini manajer tidak berusaha untuk mengumpulkan semua informasi, sebaliknya, manajer hanya mencari untuk mengidentifikasi dimana sebenarnya letak permasalahan dan penyebabnya. 3.   Menentukan Tujuan Sistem Manajer dan analis system mengembangkan suatu daftar tujuan system yang harus dipenuhi oleh system untuk memuaskan pemakai. Pada titik ini, tujuan hanya dinyatakan secara umum. Nantinya tujuan akan dibuat lebih spesifik. Bagan

Bagan 4. Mengidentifikasi kendala-kendala system Sistem baru dalam operasinya tidak akan bebas dari kendala. Beberapa kendala ditimbulkan oleh lingkungan. Misalnya : laporan pajak yang diminta oleh pemerintah, atau informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Ataupun kendala lain yang berasal dari manajemen perusahaan, seperti keharusan menggunakan perangkat keras yang sudah ada, atau menyiapkan system pada tanggal tertentu. Kendala-kendala ini penting untuk di identifikasi sebelum system benar-benar mulai dikerjakan.Dengan cara ini, baik rancangan system maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala ini. Membuat studi kelayakan. Studi kelayakan adalah tinjauan sekilas pada factor utama yang akan mempengaruhi kemampuan system untuk mencapai tujuan yang di inginkan. Ada 6 dimensi kelayakan, yaitu : 1).Teknis, tersediakan perangkat kerasa dan perangkat lunak untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ? 2). Pengembalian ekonomis, Dapatkah system yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya? 3). Pengembalian non ekonomis, Dapatkah system yang di ajukan di nilai berdasarkan keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang? Misalnya efisien waktu. 4). Hukum dan etika, Akankah system yang diajukan beroperasi dalam batasan hukum & etika? 5). Operasional, Apakah akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya? 6). Jadwal, Mungkinkah menerapakan system dalam kendala waktu yang ditetapkan? Bagan

Sistem Informasi Manajemen 1. 6. Mempersiapkan Usulan Penelitian Sistem Jika suatu system atau proyek tampak layak, diperlukan penelitian system secara menyeluruh. Penelitian system (system study) akan memberikan dasar terinci bagi rancangan system baru mengenai apa yang harus dilakukan system itu sebagaimana system tersebut melakukannya. 1. 7. Menyetujui dan Menolak penelitian proyek Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra rancangan system yang diusulkan serta menentukan apakah proyek system perlu diteruskan atau dihentikan. Jika keputusannya adalah diteruskan, proyek akan berlanjut ke tahap penelitian. Jika keputusannya adalah dihentikan, semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah lain. 1. 8. Menetapkan Mekanisme Pengendalian Sebelum penelitian system dimulai, komite pengarah menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukan, dan kapan akan dilaksanakan. Bagan

2.Tahap Analisis Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis system yang telah ada. Analisis system adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang system baru atau memperbaharui system yang sudah ada. Selama tahap analisis, analis system terus bekerja sama dengan manajer.

Mengumumkan penelitian sistem 1 Komite Pengarah SIM Manajer Analis Sistem Mengumumkan penelitian sistem 1 Mengorganisasikan tim proyek Mendefinisikan kebutuhan informasi Mendefinisikan kinerja-kinerja sistem 2 3 4 Menyiapkan usulan rancangan 5 Menerima atau menolak proyek rancangan 6

1.      Mengumumkan Penelitian Sistem Ketika perusahaan mengumumkan aplikasi komputer baru, manajemen mengambil langkah-langkah untuk memastikan kerjasama para pekerja. Perhatian mula-mula ditujukan pada kekhawatiran para pegawai mengenai cara komputer mempengaruhi kerja mereka. Cara terbaik untuk melawan kekhawatiran ini adalah komunikasi dengan pegawai tentang : Alasan perusahaan melaksanakan proyek, bagaimana system baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai. 2.      Mengorganisasikan tim proyek Tim proyek yang akan melakukan penelitian system dikumpulkan. Agar nantinya mereka dapat berperan aktif dalam pengembangan system. 3    Mendefinisikan Kebutuhan Informasi Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibah dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi : wawancara perorangan, pengamatan, pencarian data, dan survai.

Menyiapkan usulan rancangan 4.   Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasi secara tepat apa yang harus dicapai oleh system, yaitu kriteria kinerja system Misalkan, seorang manajer pemasaran yang membutuhkan laporan biaya bulanan mungkin bersikeras pada kriteria kinerja berikut : Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer. Laporan harus tersedia tidak lebih dai 3 hari setelah akhir bulan Menyiapkan usulan rancangan Analis system memberi kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan diteruskan atau dihentikan proyek system untuk kedua kalinya. Di sini, manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan tersebut termasuk didalamnya usulan rancangan. 6.      Menyetujui atau menolak rancangan proyek Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

3. Tahap Perancangan Rancangan system adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh system baru. Jika system ini berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.

Menyiapkan rancangan sistem terinci 1 Komite Pengarah SIM Manajer Analis Sistem Menyiapkan rancangan sistem terinci 1 Mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem 2 3 4 Memilih konfigurasi terbaik 5 6 Mengevaluasi alternatif konfigurasi sistem Menyiapkan usulan penerapan Mengatur Menerima atau menolak proyek rancangan

2 Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem 1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dipergunakan dijelaskan dalam modul petunjuk teknis. Dalam pengembangan sistem menggunakan komputer biasa digunakan Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram-DFD) untuk menunjukkan sistem pengolahan data dihubungkan dengan arus data. Kamus data juga sering digunakan oleh pembuat sistem dalam menjelaskan sumbar daya perusahaan, dalam satu kesatuan data base (basis data).     2 Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Konfigurasi Sistem Sekarang analis harus mengidentifikasi konfigurasi – bukan merk atau model-peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan. Peralatan komputer misalnya dalam menangani permasalahan pemrosesan data diidentifikasi sedetail mungkin untuk bisa menjalankan tugas pekerjaan dengan lancar. 3.  Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem Analis bekerja sama dengan manajer, mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kineja.

4. Memilih konfigurasi terbaik Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh komite pengarah SIM. Hasil dari proses rancangan ini adalah konfigurasi peralatan yang terbaik bagi sistem untuk mencapai tujuannya dengan kendala yang ada. Spesifikasi sistem ini akan menjadi dasar untuk pekerjaan yang dilaksanakan dalam tahap penerapan. 1.5  Menyiapkan usulan Penerapan Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengiktisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya. 1. 6. Menyetujui atau menolak Penerapan sistem Keputusan untuk terus pada tahap penerapan ini sangat penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang terlibat jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui Bagan

4.Tahap Penerapan Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

Mendapatkan sumber daya perangkat lunak Mengumumkan Penerapan Komite Pengarah SIM Manajer Spesialsi Informasi 1 2 3 4 5 9 Mendapatkan sumber daya perangkat lunak Mengumumkan Penerapan Mengatur Menyetujui atau menolak masuk ke system baru Merencanakan Penerapan Mendapatkan sumber daya perangkat keras Menyiapkan database 6 7 Menyiapkan fasilitas fisik 8 Menyiapkan usulan ganti sistem Mendidik pemakai 10 Masuk ke system baru Mengontrol

1.  Merencanakan Penerapan Karena hanya tinggal satu tahap pengembangan yang tersisa sebelum system baru digunakan, manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan system. Mereka dapat menggunakan pengetahuan ini untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat terinci. 2. Mengumumkan Penerapan Tujuan dari mengumumkan penerapan adalah menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menggunakan system baru dan meminta kerjasama dari para pegawai. 3. Mendapatkan sumber daya perangkat keras Sumber daya perangkat keras disediakan oleh para pemasok berbagai jenis peralatan komputer. Ketika para pemasok bersaing untuk mendapatan pesanan, masing-masing dari mereka menyiapkan usaha agar perengkat keras yang ditawarkan bias diterima perusahaan untu mendukung system yang dikembangkan. Ketika semua usulan dianalisis , komite pengarah SIM memilih satu pemasok terbaik atau lebih. Spesialis informasi memberikan dukungan bagi keputusan dengan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah disetujui, perusahaan melakukan pemesanan.

4 Mendapatkan sumber daya perangkat lunak Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis system sebagai titik awal. Programmer dapat menyiapkan dokumentasi lebih terinci. Jika perusahaan memutuskan untuk membeli perangkat lunak aplikasi, pemilihan pemasok perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih pemasok perangkat keras.  5  Menyiapkan Database Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data, data ini mencakup persiapan database. 6   Menyiapkan fasilitas fisik Jika perangkat keras dari system baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Ruang komputer yang menyimpan mainframe atau komputer mini berskala besar merupakan kombnasi yang rumit dari lantai yang harus ditinggikan, pengendaliansuhu dan kelembaban yang khusus, keamanan, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran. Pembangunan fasilitas tersebut merupakan tugas berat dan harus dijadwalkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana proyek.

 7     Mendidik peserta dan pemakai System baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat system bekerja.mereka ini disebut dengan peserta, mereka meliputi operator entry data, pegawai administrasi dan lainnya. Yang lain yaitu pemakai akan menggunakan output system. Orang-orang ini semuanya harus dididik tentang peran mereka dalam sistem 8  Menyiapkan usulan ganti / usulan Cutover Proses menghentikan penggunaan system lama dan memulai menggunakan system baru disebut cutover. Etika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai, tim proyek merekomendasikan keada manajer agar dilaksanakan cutover. Usulan ini dapat brbentuk memo atau laporan secara lisan. 9    Menyetujui atau menolak masuk ke system baru Manajer dan komite pengarah SIM menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajer menyetujui rekomendasi itu, manajer menentukan tanggal cutover. Bila manajer menolak rekomendasi itu, manajer menentukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelum cutover akan dipertimbangkan kembali.

1.0      Masuk ke system baru. Ada 4 pendekatan mendasar masuk ke system baru, yaitu : 1)     Percontohan (pilot). Percontohan adalah suatu system percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi, seperti pada suatu kantor atau daerah tertentu. 2)     Serentak (Immediate). Pendekatan yang paling sederhana adalah beralih dari system lama ke system baru pada saat yang ditentukan. Namun, pendekatan ini hanya layak bagi perusahaan keci atau system kecil, karena permasalahan waktu menjadi makin besar jika skala operasi meningkat. 3)     Bertahap (Phased). Dalam cutover bertahap, system baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu. Misalnya perusahaan dapat melakukan cutover pada system pemasukan pesanan, diikuti oleh system persediaan dan sebagainya. Atau bias juga terjaadi cutover bagi semua system dilakukan pada satu lokasi geografis, diikuti oleh lokasi lain. Cutover bertahap lebih popular untuk system berskala besar. 4)     Paralel (Parellel). Cutover pararel mengharuskan system lama dipertahankan sampai system baru telah diperiksa secara menyeluruh pendekatan ini memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi adalah yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan. Cutover menandakan berakhirnya bagian pengembangan dari siklus hidup system. Penggunaan system dapat dimulai sekarang.

5. Tahap Penggunaan Tahap penggunaan terdiri dari 3 langkah, yaitu : Tahap kelima : 5. Tahap Penggunaan Tahap penggunaan terdiri dari 3 langkah, yaitu : 1.    Menggunakan Sistem Pemakai menggunakan system untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan. 2     Audit system Setelah system baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik system baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi semacam ini disebut dengan penelaahan setelah penerapan (postimplementation review) dan dapat dilakukan oleh seseorang dari jasa informasi atau oleh seorang auditor internal. 3   Memelihara system Selama manajer menggunakan system, berbagai modifikasi dibuat sehingga system terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut dengan pemeliharaan system (System maintenance)

Pemeliharaan system dilakukan untuk 3 alasan : 1)  Memperbaiki kesalahan. Penggunaan system mengungkapkan kesalahan (bugs) yang mungkin terjadi dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian system. 2)  Menjaga kemutakhiran system Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungan system yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminan sosial 3) Meningkatkan system. Ketika manajer menggunakan system, mereka melihat cara-cara melakukan peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi system sesuai saran tersebut.