PT. Sumberdaya Sewatama BUDGETING O&M Division PT. Sumberdaya Sewatama Friday / August 14th, 2015

PENDAHULUAN

Apa itu budgeting ? Budget atau anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan / proyek yang dinyatakan dalam satuan moneter dan berlaku untuk periode tertentu yang akan datang.

Fungsi Budget Pedoman Kerja Sebagai acuan target karyawan di periode tertentu yang akan datang. Pengkoordinasian Kerja Sebagai alat manajemen untuk mengkoordinasikan kerja ke seluruh bagian-bagian dalam perusahaan. Pengawasan & Evaluasi Kerja Sebagai tolak ukur penilaian realisasi kegiatan perusahaan.

Syarat Penyusunan Budget Berdasarkan periode penyusunannya budget dibagi menjadi 2 yaitu: Budget Taktis Mingguan Bulanan Budget Strategis Tahunan Atau berdasarkan kebutuhan Syaratnya: Sistematis & Realistis. Berurutan sesuai dengan schdule. Tidak terlalu tinggi dan juga tidak terlalu rendah. Tidak Terlalu Kaku. Berpeluang disesuaikan sesuai dengan keadaan. Berkelanjutan/continue. Diperlukan perhatian secara intensif sehingga jika ada penyimpangan dapat segera di antisipasi

Faktor Penyusunan Budget Faktor – faktor yang mempengaruhi penyusunan budget: Faktor Internal Kebijakan Perusahaan (mis: kenaikan upah, promosi) Kondisi Perusahaan (mis: krisis keuangan) Historical cost (biaya aktual periode sebelumnya) Schedule Operation & Maintenance (jadwal jam jalan & stop unit) Faktor Eksternal Kondisi perekonomian (mis: kenaikan kurs dollar, inflasi) Kebijakan pemerintah (mis: kenaikan harga bbm, UMR, pajak) Perkembangan Teknologi. (mis: Scada system)

Komponen Budget Ada 2 Komponen Budget: Revenue / Pendapatan Bagaimana cara menghitungnya? Harga jual per unit dikalikan dengan total penjualan unit per periode. Contoh: Harga jual rupiah per kwh dikalikan jumlah kwh yang diproduksi selama periode tertentu. Cost / Biaya Harga beli per unit dikalikan dengan total unit yang dibutuhkan per periode. Contoh: Harga beli oli per liter dikalikan dengan jumlah total liter oli yang dibutuhkan selama periode tertentu.

PROSES PENYUSUNAN BUDGET

Siklus Proses Utama Pengumpulan Data & Informasi Manajemen Identifikasi Kebutuhan Pengumpulan Data & Informasi Evaluasi Penyusuan Budget Pengolahan Data & Informasi

Identifikasi Kebutuhan & Pengumpulan Data Bagaimana Caranya? Buat rincian semua kebutuhan untuk setiap bagian dan sub-bagian (harus sesuai dengan schedule operation & maintenance unit) Contoh: Bagian maintenance dibagi menjadi sub-bagian: Electrical dan Mechanical. Rinci kebutuhan untuk setiap sub-bagian tersebut. Lihat historical pembelian periode sebelumnya. Jumlah unit yang terpakai, harga terakhir, persediaan di gudang. Mencari alternatif vendor atau substitusi barang (parts)  mencari harga yang lebih murah tanpa mengurangi kualitas

Pengolahan Data & Penyusunan Pengolahan ( dilakukan oleh sub-bagian) Input semua item dan jumlah unit yang dibutuhkan ke dalam format budgeting. Input waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan yang akan dilakukan. (mis: berapa jam atau berapa hari) Penyusunan (dilakukan oleh site management) Input semua biaya bedasarkan format budgeting yang telah diisi oleh masing-masing sub-bagian. Hitung total biaya yang diinput. Review & Lakukan Efisiensi (target untuk tiap sub-bagian)

Evaluasi Bagaimana caranya ? Bandingkan antara plan & actual schedule operation & maintenance. Jika ada perbedaan, analisa perbedaan tersebut disebabkan karena apa. Persentase selisih antara budget dengan perubahannya Kebijakan management untuk menilainya. Apakah perubahan tersebut realistis atau tidak? Sebaiknya ditanyakan pada saat awal periode budget. Biaya yang di input ke dalam sistem sesuai dengan pos-nya atau GL Account. Biaya aktual yang ada di sistem sesuai dengan biaya yang dikeluarkan atas pembelian barang atau jasa. Maksudnya, barang atau jasa yang telah dibayarkan dipastikan tidak atau belum termasuk biaya tambahan seperti pajak.

Contoh Cara Membuat Budget - Lihat excel sheet -

DISKUSI & PERTANYAAN

TERIMA KASIH

PT SUMBERDAYA SEWATAMA TMT 2 Building, Floor 1 & 2 Jl. Cilandak KKO No PT SUMBERDAYA SEWATAMA TMT 2 Building, Floor 1 & 2 Jl. Cilandak KKO No. 1, Jakarta 12560 T +62 21 2997 6712 (Hunting), F +62 21 2997 6725 info@sewatama.com www.sewatama.com toll free 0 800 1821 301 Members of ABM Group