PERENCANAAN Program Studi Manajemen Informatika Pertemuan VI Dosen Pembina: Marliana B. Winanti, S.Si, M.Si Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung 2009

Pengertian Perencanaan perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan. Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

UNSUR-UNSUR PERENCANAAN Rasional (dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan); Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan); Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu); Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu).

Fungsi Perencanaan Menurut Robbins dan Coulter: Perencanaan sebagai Pengarah Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.

Persyaratan Perencanaan Faktual atau realistis. Logis dan rasional. Fleksibel. Komitmen. Komprehensif.

Jenis Perencanaan Misi atau Maksud (Mission atau Purpose) menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu. 2. Tujuan merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi. Kebijakan merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya).

4. Prosedur merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir). 5. Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan. 6. Program merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. 7. Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka.

Proses Perencanaan

Perencanaan Strategis Perencanaan Taktis Perencanaan Operasional Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan dikelompokkan dalam 3 jenis perencanaan Perencanaan Strategis Perencanaan Taktis Perencanaan Operasional Rencana Tunggal (sekali pakai) Rencana Standing

Proses Perencanaan Perencanaan Strategis Perencanaan Taktis Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak. Perencanaan Taktis Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen menengah.

Rencana Operasional Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah. Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran. Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.

MACAM PERENCANAAN Penggunaan single use plans (sekali pakai) repeats plan/standing plan (berulang/tetap). 2. Proses policy planning program planning operasional planning 3. Jangka Waktu long range planning (5 - 25 th), intermediate planning (1 – 5 th), short range planning (≼ 1 th)

4. Wilayah/tempat Pelaksanaan Rural planning city planning regional planning national planning 5. Materi/objek personnel planning, financial planning, industrial planning, educational planning, sosio economic planning, 6. Segi umum dan khusus general plans (rencana umum) special plans (rencana khusus) over all planning (perencanaan pola kerja umum) network planning (perencanaan jaringan kerja)

Perencanaan Situasional Perencanaan situasional merupakan perencanaan yang memasukkan alternatif perencanaan yang berbeda. Dapat dikatakan perencanaan situasional adalah perencanaan cadangan, apabila rencana A tidak berhasil karena adanya sebab-sebab tertentu maka rencana B dapat dilaksanakan.

Beberapa Alat Bantu Bagi Perencanaan Perencanaan dengan Flow Chart Penjadwalan Melalui Gantt Chart Perencanaan dengan PERT

Perencanaan dengan Flow Chart

Penjadwalan Melalui Gantt Chart

Perencanaan dengan PERT

Hambatan dalam perencanaan Kurang pengetahuan tentang organisasi; Kurang pengetahuan tentang lingkungan; Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif; Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang; Biaya; Takut gagal; Kurang percaya diri; Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.

Cara mengatasi hambatan Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.

MBO (Management By Objectives) Merupakan metode penetapan tujuan secara partisipatif yang dipopulerkan oleh Peter Drucker. MBO berangkat dari asumsi karakteristik manusia Y. Partisipasi dan komunikasi merupakan kunci MBO. Efektivitas MBO Komitmen manajemen puncak, penetapan tujuan dari manajemen puncak, penetapan tujuan dan tanggungjawab individu yang jelas, partisipasi, komunikasi, otonomi dan review (evaluasi) prestasi.

Kelemahan MBO dan Cara Mengatasi Inheren pada MBO, menyerap tenaga dan waktu yang banyak, pekerjaan administratif yang banyak, proses yang rumit yang membutuhkan kemauan belajar. Di luar MBO yang secara teoritis dapat dihilangkan, contoh adalah komitmen manajemen puncak yang kurang, gaya manajemen yang otoriter, keterampilan hubungan manusiawi yang kurang.

Langkah Memecahkan Kelemahan MBO; Komitmen Manajemen Puncak diperkuat Mendorong partisipasi Memberi pelatihan komunikasi pada manajer yang mempunyai keterampilan hubungan manusiawi yang kurang Umpan balik yang efektif Menetapkan tujuan yang jelas Memberi pelatihan dalam penggunaan MBO

Perencanaan Strategis Pengertian dan Komponen Strategi Strategi didefinisikan sebagai “penetapan tujuan jangka panjang yang mendasar dari suatu organisasi, dan pemilihan alternatif tindakan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut”. Proses Perencanaan Strategis Formulasi Misi dan Tujuan Fokus pada pasar Dapat dicapai Dapat memotivasi Spesifik

Analisis Tujuan dan Strategi Saat Ini Tujuan dan strategi saat ini dievaluasi untuk menentukan apakah sudah sesuai dengan tujuan dan strategi seharusnya. Analisis Lingkungan Perubahan di lingkungan dianalisis untuk melihat apakah ada kesempatan strategis yang bisa dimanfaatkan. Analisis Sumberdaya Mencoba melihat kekuatan sumberdaya organisasi relatif terhadap pesaingnya, dalam mencapai tujuan organisasi dan memanfaatkan kesempatan strategis.

Identifikasi Kesempatan Strategis Kesempatan strategis muncul apabila ada gap (perbedaan) antara hasil yang diperoleh dengan strategi saat ini dengan hasil yang diperoleh apabila strategi lain (strategi yang seharusnya) digunakan. Pengambilan Keputusan Strategis Setelah kesempatan strategis diidentifikasi, alternatif keputusan strategis bisa dikembangkan. Kemudian alternatif terbaik dipilih. Pelaksanaan Strategi Setelah alternatif terbaik dipilih, alternatif tersebut perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Evaluasi dan Pengendalian Strategis Kemajuan pelaksanaan strategi perlu dievaluasi, untuk memastikan apakah perencanaan sesuai dengan rencana, dan apakah pelaksanaan tersebut dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Tingkatan Strategi Tingkat Korporasi (corporate level) Merupakan keputusan pasar mana yang akan dimasuki. Tingkat Unit Bisnis (business unit) Merupakan keputusan bagaimana bersaing pada setiap pasar. Tingkat Fungsional (functional level) Merupakan keputusan bagaimana menjalankan setiap fungsi dalam organisasi.

Strategi Tingkat Korporasi Pendekatan Nilai Pendekatan Unit Bisnis Strategi Umum merupakan kerangka strategi keseluruhan yang dirumuskan oleh manajemen puncak. Contoh: integrasi vertikal, horizontal, strategi penarikan, strategi stabilitas, strategi pertumbuhan. Strategi Portofolio Bisnis berawal dar unit bisnis, yaitu unit yang independen. Contoh: Matrix BCG.

Strategi Tingkat Unit Bisnis Strategi yang dikembangkan oleh Porter dapat digunakan untuk menganalisis strategi unit bisnis. Menurut Porter, daya tarik industri ditentukan oleh lima faktor: Halangan untuk Masuk Kekuatan Pelanggan Ancaman Produk Substitusi Persaingan dalm Industri Sedangkan Strategi Generik Porter ada tiga: Differensial Kepemimpinan Biaya Rendah Fokus

Implementasi Strategi Strategi Fungsional Ditujukan untuk fungsi organisasi seperti pemasaran, keuangan, produksi, sumberdaya manusia, serta riset dan penembangan. Implementasi Strategi Strategi dan Struktur Menurut Chandler, struktur mengikuti strategi. Organisasi biasanya melewati tiga tahap yaitu struktur unit, fungsional, kemudian multi divisi.

Peranan Manajer Puncak (CEO atau Chief Executive Officers) Manajer puncak mempunyai peranan penting dalam perencanaan dan pelaksanaan strategi. Manajer puncak melembagakan strategi. Organisasi dapat mendatangkan manajer puncak dari luar atau dari dalam. Memahami Hambatan Pelaksanaan Strategi Manajer perlu memahami perencanaan dan pelaksanaan strategi.

Tindakan / Langkah-langkah Pokok Perencanaan Menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan secara jelas; Mencari informasi secara lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan; Mengorbservasi, meneliti, menganalisis dan mengklasifikasi informasi yang sudah terkumpul;

Melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat dengan menetapkan pelaksanaan rencana (memilih rencana yang diajukan/memantapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan-hambatan dengan berbagai kegiatan; Menetapkan planning alternatif; Memilih dan memeriksa rencana yang diajukan;

Membuat sintesis (metode/alternatif penyelesaian); Mengatur urutan dan waktu rencana secara terperinci;  Mengadakan evaluasi (penilaian).

PERENCANAAN YANG BAIK 1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sebagai berikut : Mempermudah tercapainya tujuan, Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi, Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan, Disertai perincian yang teliti, Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan, Bersifat sederhana, Luwes, Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko, Bersifat praktis/pragmatis, Merupakan forcasting.

2. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sbb: What (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan) When (kapan) = waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan) How (bagaimana) = cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut) Who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut) Where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan) Why (mengapa) = keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).

3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific techniques of problem solving), melalui langkah: Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem). Mengumpulkan data (collect data), Menganalisa data-data (analisis of the data), Menentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives), Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among alternatives), Pelaksanaan (execution) Penilaian hasil (evaluation of results)