PERENCANAAN Doris Febriyanti, M.Si febriyantidoris@yahoo.com 08127860271

Pengertian Perencanaan perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan. Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

UNSUR-UNSUR PERENCANAAN Rasional Dibuat dengan pemikiran yang rasional Estimasi Dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati Preparasi Patokan tindakan yang akan dilakukan Operasional Tindakan-tindakan yang akan dilakukan

Fungsi Perencanaan Menurut Robbins dan Coulter: Perencanaan sebagai Pengarah Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.

Jenis Perencanaan Misi atau Maksud (Mission atau Purpose) menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu. 2. Tujuan merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi. Kebijakan merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya).

5. Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif. 4. Prosedur merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir). 5. Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif. 6. Program merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. 7. Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka.

Proses Perencanaan

Perencanaan Strategis Perencanaan Taktis Perencanaan Operasional Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan dikelompokkan dalam 3 jenis perencanaan Perencanaan Strategis Perencanaan Taktis Perencanaan Operasional Rencana Tunggal (sekali pakai) Rencana Standing

LEVEL PERENCANAAN : Perencanaan Strategis Perencanaan Taktis Perencanaan Operasional

Proses Perencanaan Perencanaan Strategis Perencanaan Taktis Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak. Perencanaan Taktis Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen menengah.

Rencana Operasional Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah. Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran. Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.

Hirarki Rencana Organisasi

MACAM PERENCANAAN Penggunaan single use plans (sekali pakai) repeats plan/standing plan (berulang/tetap). 2. Proses policy planning program planning operasional planning 3. Jangka Waktu long range planning (5 - 25 th), intermediate planning (1 – 5 th), short range planning (≼ 1 th)

4. Wilayah/tempat Pelaksanaan Rural planning city planning regional planning national planning 5. Materi/objek personnel planning, financial planning, industrial planning, educational planning, sosio economic planning, 6. Segi umum dan khusus general plans (rencana umum) special plans (rencana khusus) over all planning (perencanaan pola kerja umum) network planning (perencanaan jaringan kerja)

Perencanaan Situasional Perencanaan situasional merupakan perencanaan yang memasukkan alternatif perencanaan yang berbeda. Dapat dikatakan perencanaan situasional adalah perencanaan cadangan, apabila rencana A tidak berhasil karena adanya sebab-sebab tertentu maka rencana B dapat dilaksanakan.

Beberapa Alat Bantu Bagi Perencanaan Perencanaan dengan Flow Chart Penjadwalan Melalui Gantt Chart Perencanaan dengan PERT

Perencanaan dengan Flow Chart

Penjadwalan Melalui Gantt Chart

Perencanaan dengan PERT

Hambatan dalam perencanaan Kurang pengetahuan tentang organisasi; Kurang pengetahuan tentang lingkungan; Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif; Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang; Biaya; Takut gagal; Kurang percaya diri; Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.

Cara mengatasi hambatan Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.