Audit Pembelian

Tujuan Untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan.

Sasaran Strategik Fungsi Pembelian Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada tingkat yang aman Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian. Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan. Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik

Siklus Fungsi Pembelian Penentuan kebutuhan, melalui Skedul Produksi Manufaktur, Penentuan Penggantian Persediaan (Inventory Replenishment Requirement), Penentuan Pembelian secara Khusus (Specialized Purchase Requirements), dan Kebutuhan Operasional Sehari-hari Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan Permintaan Barang (Purchase Requisition) atau Perintah Kerja (Work Order) sampai penerbitan Pesanan Pembelian (Purchase Order). Prosedur tindak lanjut pemesanan. Penyelesaian proses pengiriman. Penyelesaian keuangan.

Sasaran Audit Pembelian Sasaran strategik fungsi pembelian. Perencanaan operasional/induk Tipe dan struktur organisasi pembelian. Mekanisme pengendalian pembelian

Pentingnya Audit Pembelian Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produk-produk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dan tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif, pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.

TAHAP-TAHAP AUDIT FUNGSI PEMBELIAN Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya Penentuan kebutuhan. Otorisasi Pembelian Pelaksanaan Pembelian Tindak Lanjut Penyelesaian Keuangan Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian Pemeriksaan Pengelolaan Resiko Pemeriksaan Pengendalian Pemeriksaan Substansi

Penentuan Kebutuhan Jadwal Produksi Sistem Persediaan minimum/maksimum Sistem Just In Time Proyek – proek perusahaan Rencana Kebutuhan Operasional lainnya Tanggung Jawab Penentuan Kebutuhan Prosedur penentuan Kebutuhan

Otorisasi Pembelian Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan? Apakah barang – barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus dibeli? Apakah pembelian bisa dilakukan? Apakah anggaranya mengizinkan?

Pelaksanaan Pembelian Luasnya Usaha pencarian rekanan Luasnya kontak langganan dengan rekanan Kendala masing – masing rekanan Penawaran yang diajukan rekanan Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.

Tindak Lanjut Prosedur Tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis pembeliannya dan panjangnya periode dari jadwal pengiriman atau penyerahannya.

Penyelesaian Pengiriman Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan.

Penyelesaian Keuangan Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan begian keuangan. Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian dokumen – dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat memanfaatkan potongan – potongan pembelian