SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Materi 2 – Analisis SIM trilathif.si@upnjatim.ac.id syurfahayu.si@upnjatim.ac.id

ORGANISASI, MANAJER & SIM Definisi Organisasi Definisi Manajer & Tingkatannya

WHAT IS ORGANIZATION Sekelompok orang yang bekerja bersama dalam suatu struktur yang terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Contoh: UKM Habibie Center PT Telkomsel

Proses Terbentuknya Organisasi Ketidakterbatasan kebutuhan manusia Keterbatasan kemampuan manusia Berorganisasi Terbentuk : Spontan Seksama dan pertimbangan secara matang

MANAJEMEN VERSUS ORGANISASI Organisasi: Statis, sebagai wadah Manajemen: Dinamis, sebagai proses bagaimana mengelola sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan yang mungkin berbeda diantara para stakeholder (Pemilik, Karyawan, Konsumen, Kreditur, Suplier, Pemerintah, Asosiasi dsb) Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam mencapai tujuan.

WHAT IS MANAGER? Seseorang yang tanggung jawab utamanya melaksanakan proses manajemen Seseorang yang merencanakam dan membuat keputusan , mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya manusia, finansial, fisik dan informasi.

JENIS MANAGER BERDASARKAN TINGKATANNYA Top Managers (Strategic Planning) Sekelompok kecil eksekutif yang mengelola keseluruhan organisasi, mereka menciptakan tujuan organisasi, strategi pencapaian dan kebijakan operasional . Contohnya: CEO, Presiden Direktur. Middle Managers (Management Control) Kelompok manajer yang paling banyak dalam organisasi, bertanggung jawab untuk mengubah rencana strategis menjadi sebuah tindakan konkrit untuk mencapai tujuan yang ditetapkan serta mengevaluasi, supervisi dan mengkoordinasikan pekerjaan manajer bawahannya. Contohnya: Wakil Dekan, Wakil Ketua)

TINGKATAN MANAJER First-Line Managers (Operational Level) Mengawasi/supervisi dan mengkordinasikan aktifitas karyawan. Contoh: Supervisor, Kepala Seksi, Asisten Manager.

JENIS MANAJER BERDASARKAN TINGKATAN & BIDANG TUGAS

PERAN MANAGER DALAM PENGGUNAAN INFORMASI

Ten Basic Managerial Roles

Ten Basic Managerial Roles Con’t

Ten Basic Managerial Roles Con’t

MANAGERIAL SKILLS Interpersonal Conceptual Technical Keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami jenis kerja tertentu yang dilakasanakan dalam suatu organisasi Interpersonal Kemampuan untuk memahami, memotivasi dan berkomunikasi dengan individu maupun kelompok Conceptual Kemampuan untuk memahami dan memandang organisasi sebagai satu kesatuan. Bagaimana semua bagian dalam organisasi bisa berjalan bersama melalui keputusan yang berbasis pada kepentingan keseluruhan organisasi

MANAGERIAL SKILLS CON’T Diagnostic Keahlian untuk memvisualisasikan jawaban yang paling sesuai un Communication Kemampuan manajer utk mengirimkan ide dan informasi secara efektif kpd orang lain dan menerima ide dan informasi dari orang lain Decision-Making Kemampuan manajer untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dengan benar dan kemudian menentukan satu tindakan yang tepat untuk memecahkan masalah tsb.

MANAGERIAL SKILLS Time-Management Keahlian manajer utk memprioritaskan pekerjaan, mengendalikan waktu bekerja secara efisien, mendelegasikan pekerjaan secara tepat untuk situasi tertentu

DEFINISI SISTEM Sistem adalah kumpulan dari unsur/elemen-elemen yang saling berkaitan/berinteraksi dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Contoh: Sistem Komputer Software Hardware Brainware Prosedur

DEFINISI SISTEM INFORMASI Sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari komponen manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja, serta memiliki data yang akan diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan tertentu.

GAMBARAN SISTEM INFORMASI INPUT OUTPUT PROCESS FEEDBACK INFORMATION SYSTEM ENVIRONMENT Customers Suppliers Regulatory Stakeholders Competitors Agencies ORGANIZATION

SIFAT SISTEM INFORMASI Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi dua: sistem informasi manual dan sistem informasi berbasis komputer (CBIS) CBIS atau selanjutnya disebut sistem informasi (SI) saja adalah jenis sistem informasi yang menggunakan komputer.

Contoh Sistem Informasi Sistem reservasi pesawat terbang Sistem untuk menangani penjualan kredit kendaraan bermotor Sistem biometrik Sistem POS (point-of-sale) Sistem berbasiskan kartu cerdas (smart card) Sistem layanan akademis berbasis web. E-government atau sistem informasi layanan pemerintahan yang berbasis Internet.

Kemampuan Sistem Informasi Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dengan kecepatan tinggi. Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antarorgansiasi yang murah, akurat, dan cepat. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses. Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi. Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusi Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual. Mempercepat pengetikan dan penyuntingan. Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih murah daripada kalau dikerjakan secara manual.

Kemampuan SI untuk Bisnis Peningkatan produktifitas Pengurangan biaya Peningkatan pengambilan keputusan Peningkatan layanan ke pelanggan Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis yang baru

CASE STUDY Paul Mc Cartney

Paul Mc Cartney Paul McCartney adalah salah satu artis legendaris. Tergabung di The Beatles (1960-1970) dan Wings (1971-1981), ia terdaftar di Guinness World Records sebagai musisi paling sukses dan komposer dalam sejarah musik populer. McCartney telah berkarya lebih dari lima dekade. Karyanya disimpan dalam bentuk rekaman, video konser, video pendek klip, lirik tulisan tangan, foto, rol film, karya seni asli, dan memorabilia dalam buku koleksi pribadinya. Tahun 2011, McCartney’s MPL Communications (McCartney Productions Ltd.) mulai merencanakan sebuah portal baru yang interaktif paulmccartney.com, yang menyediakan fitur yang menyenang bagi para fans. MPL adalah sebuah perusahaan induk yang bertujuan pada bisnis.

Private Collection Transformed into a Digital Library MPL bekerja sama dengan perusahaan teknologi HP (hp.com) untuk mengembangkan arsitektur IT yang dibutuhkan dalam portal (situs web) yang interaktif dengan banyak fitur. Dasar pemikiran arsitektur IT utk portal tersebut adalah perpustakaan digital sebagai wadah untuk mengumpulkan koleksi dari Paul Mc Cartney. Untuk membuat perpustakaan digital, HP mengumpulkan koleksi2 Paul, kemudian mengkonversi dalam format digital, sehingga menjadi katalog-katalog yg terorganisir. Perpustakaan digital ini menggunakan server, penyimpanan, jaringan, dan software milik HP.

Portal and Digital Library Situs web adalah pintu gerbang itu bahwa para penggemar melihat dan berinteraksi dengan cara memberi makan isi dari perpustakaan besar.

Diskusi Kelompok Jelaskan keadaan atau kondisi koleksi pribadi McCartney sebelum proyek visioner ini dimulai pada 2011? Dgn menggunakan jawaban Anda # 1, apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan koleksi McCartney pada perpustakaan digital? Manfaat/keuntungan apa untuk penggemar pada portal paulmccartney.com yg baru? Apakah penting untuk dapat menawarkan konten real-time dari konser McCartney atau peristiwa lain pada portal? Dan Mengapa? Sebagai konten yg baru diciptakan, bagaimana hal itu sampai ke portal? Kunjungi dan meninjau fitur paulmccartney.com. Pertimbangkan apa Jan Zadak, HP wakil presiden eksekutif, mengatakan: "Fans expect a richer and deeper experience than ever before.“ Apakah Anda setuju dengan pernyataan ini? Jelaskan. Fitur apa dari portal tersebut, agar dibuat “lebih kaya(richer)” dan “lebih dalam(deeper)” utk para fans?

Infrastruktur IT & Support System

Data, Information & Knowledge Information systems are built to achieve specific goals, such as processing customer orders and payroll. In general, ISs process data into information and knowledge. Data, or raw data, refers to a basic description of products, customers, events, activities, and transactions that are recorded, classified, and stored. A database is a repository that consists of stored data organized for access, search, retrieval, and update. Information is data that has been processed, organized, or put into context so that it has meaning and value to the person receiving it. Knowledge consists of data and/or information that have been processed, organized, and put into context to be meaningful, and to convey understanding, experience, accumulated learning, and expertise as they apply to a current problem or activity.

Data, Information & Knowledge

IS & IT Sistem Informasi (SI)  adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi.

IS & IT Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi (Martin, 1999).

Model IPO Information System

Types of IS 1. Data from online purchases are captured and processed by the TPS, or transaction processing system and then stored in the transactional database. Data needed for reporting purposes are extracted from the database and used by the MIS, management information system, to create periodic, ad hoc, or other types of reports. Data are output to a decision-support system (DSS) where they are analyzed using formulas, financial ratios, or models.

TPS TPS : Merupakan "pintu utama" dalam pengumpulan dan pengolah data pada suatu organisasi. Tugas utamanya adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yg lain dalam organisasi.

TPS Transaction processing systems are designed to process specific types of data input from ongoing transactions.TPSs can be manual, as when data are typed into a form on a screen, or automated by using scanners or sensors to capture data. Transactions are either : Internal transactions that originate within the organization or that occur within the organization. Examples are payroll, purchases, budget transfers, and payments (in accounting terms, they’re referred to as accounts payable). External transactions that originate from outside the organization, e.g., from customers, suppliers, regulators, distributors, and financing institutions.

TPS Batch vs. Online Real-Time Processing. Data captured by a TPS are processed and stored in a database, and then is available for use by other systems. Batch processing: A TPS in batch processing mode collects all transaction for a day shift, or other time period, and then processes the data and updates the data stores. Payroll processing done weekly or bi-weekly is an example of batch mode. Online transaction processing (OLTP) or real-time processing: The TPS processes each transaction as it occurs, which is what is meant by the term real-time processing. In order for OLTP to occur, the input device or web site must be directly linked via a network to the TPS. Airlines need to process flight reservations in realtime to verify that seats are available.

MIS Typically, a functional system provides reports about such topics as operational efficiency, effectiveness, and productivity by extracting information from databases and processing it according to the needs of the user. Types of reports are the following : Ad hoc: Ad hoc reports are unplanned reports. They are generated to a screen or in print on an as needed basis. They are generated on request to learn more about a situation, problem, or opportunity Periodic: These reports are created or run according to a pre-set schedule. Examples are daily, weekly, and quarterly. Reports are easily distributed via e-mail, blogs, internal web sites (called intranets), or other electronic media. Periodic reports are also easily ignored if workers don’t find them worth the time to review. Exception: Exception reports are generated only when something is outside the norm, either higher or lower than expected. Sales in hardware stores prior to a hurricane may be much higher than the norm. Or sales of fresh produce may drop during a food contamination crisis. Exception reports are more likely to be read because workers know that some unusual event or deviation has occurred.

DSS Three characteristics of DSSs are: 1. An easy-to-use interactive interface 2. Models or formulas that enable sensitivity analysis, what if analysis, goal seeking, and risk analysis 3. Data from multiple sources—internal and external sources plus data added by the decision maker who may have insights relevant to the decision situation. Having models is what distinguishes DSS from MIS. Some models are developed by end users through an interactive and iterative process. Decision makers can manipulate models to conduct experiments and sensitivity analyses, for example what if and goal seeking. What-if analysis refers to changing assumptions or data in the model to see the impacts of the changes on the outcome. For example, if sale forecasts are based on a 5 percent increase in customer demand, a what if analysis would replace the 5 percent with higher and/or lower estimates to determine what would happen to sales if demand changed.With goal seeking, the decision maker has a specific outcome in mind and needs to figure out how that outcome could be achieved and whether it’s feasible to achieve that desired outcome. A DSS can also estimate the risk of alternative strategies or actions.

Data Warehouse

MANAJEMEN DAN INFORMASI