2. Menentukan tujuan dan sasaran PERENCANAAN Perencanaan : Kegiatan menetapkan, merumuskan tujuan dan mengatur pendaya-gunaan manusia, material, metode dan waktu secara efektif dalam rangkan pencapaian tujuan. Tahap-Tahap Perencanaan : 1. Menyadari posisi organisasi 2. Menentukan tujuan dan sasaran 3. Mempertimbangkan alternatif-alternatif yang ada 4. Melakukan identifikasi tindakan-tindakan alternatif 5. Melakukan pengambilan keputusan 6.Merumuskan rencana-rencana turunan dan anggaran

TUJUAN PERENCANAAN Untuk mengantifikasi dan merekam perubahan (a way to anticipate and offset change). Untuk memberikan pengarahan (direction) kepada administrator maupun non-administrator. Untuk menghindari atau setidaknya memperkecil tumpang-tindih dan pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas. Untuk menetapkan tujuan dan standar yang akan digunakan untuk memudahkan pengawasan.

JENIS – JENIS PERENCANAAN DAN RENCANA Dari segi waktu : Perencanaan jangka panjang Bersifat umum, dan belum terperinci, rentang waktu 10 sd 30 tahun. Perencanaan jangka menengah, rentang waktru 5 sd 10 tahun. Perencanaan jangka pendek, rentang waktu 1 ssd 5 tahun. Dari Segi Sifat : Perencanaan kuantitatif, semua target dan sasaran dinyatakan dengan angka-angka. Perencanaan kualitatif perencanaaan yang ingin dicapai dinyatakan secara kualitas

Dari segi luas wilayah : Perencanaan local, bersifat terbatas serta disusun dan ditetapkan oleh lembaga yang ada di daerah. Perencanaan regional, perencanaan yang ditetapkan di tingkat propinsi. Perencanaan nasional, perencanaan negara sebagai dasar dar perencanaan local dan regional Perencanaan internasional, perencanaan beberapa negara melewati batas negara dilaksanakan melalui negara-negara tersebut. Dari segi luas jangkauan : Perencanaan makro, bersifat universal, menyeluruh dan meluas. Perencanaan mikro, ditetapkan dan di susun berdasarkan kondisi dan situasi tertentu

Dari segi prioritas pembuatnya : Perencanaan sentralisasi, ditentukan oleh pemerintah pusat pada suatu negara. Perencanaan desentralisasi, disusun oleh masing-masing wilayah. Perencanaan dekonsentrasi, gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi Dari segi obyek : Perencanaan rutin, di susun untuk jangka waktu tertentu dan dilakukan setiap tahun. Perencanaan eksendental, disusun sesuai dengan kebutuhan mendesak pada saat tertentu

Dari segi proses : Perencanaan filosofikal, bersifat umum, hanya berupa konsep dari nilai yang bersifat ideal serta masih memerlukan penafsiran dalam bentuk program. Perencanaan programial, berupa penjabaran dari perencanaan filosofikal. Perencanaan operasional jelas dan dapat dilakukan

FUNGSI PERENCANAAN Menentukan titik tolak dan tujuan usaha. Memberikan pedoman, pegangan dan arah. Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material. Memudahkan pengawasan. Kemampuan evaluasi yang teratur. Sebagai alat koordinasi.

LATAR BELAKANG PERENCANAAN Policy top management : puncak pimpinan yang mengeluarkan kebijakan diadakannya perencanaan karena memang merekalah sebagai pemegang policy. Hasil pengawasan : berdasarkan hasil pengawasan terkumpullah sejumlah data dan fakta yang dibuat dalam satu perencanaan baru yang memperbaiki atau merombak yang pernah dilaksanakan. Inisiatif dari dalam : planning juga dapat lahir akibat adanya saran- saran dari pihak luar yang mungkin secara langsung atau tidak langsung, yang mempunyai kepentingan dengan organisasi. Kebutuhan masa depan : suatu perencanaan dibuat sebagai persiapan masa depan ataupun menghadapi rintangan dan hambatan yang sewaktu-waktu bisa terjadi.

BENTUK - BENTUK RENCANA Rencana strategik : Perencanaan jangka panjang yang sudah diformalkan, digunakan untuk merumuskan tujuan organisasi serta cara menghadapinya. Rencana operasional : Rencana sekali pakai (single use plan) disusun untuk mencapai tujuan tertentu dan dibubarkan segera setelah tujuan ini tercapai. Rencana permanen (standing plans)

Misi : Usaha mendasar membedakan suatu organisasi dengan organisasi lain dan mengidentifikasikan lingkup operasi pada produk dan pasar. Tujuan : Keadaan ingin dicapai organisasi di waktu yang akan datang melalui kegiatan organisasi.

Tujuan organisasi Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan. Proses Penetapan Tujuan Usaha untuk menciptakan nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. Bentuk-Bentuk Tujuan 1. Adanya pembagian kerja atasan dan bawahan 2. Hirarki diukur dari wewenang terbesar

Management by Objectives Penetapan prosedur-formal yang dimulai dengan penetapan tujuan, dilanjutkan serangkaian kegiatan sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Sistem MBO formal Komitmen pada program 2. Penetapan tujuan manajemen puncak 3. Tujuan-tujuan perseorangan 4. Partisipasi 5. Otonomi dalam implementasi rencana 6. Peninjauan kembali prestasi

KEBAIKAN PROGRAM MBO : 1. Memungkinkan individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka 2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran 3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan 4. Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi 5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu

KELEMAHAN PROSES MBO : 1. Dalam proses MBO menyangkut waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar menggunakan teknik MBO, dan meningkatkan banyak kertas kerja. 2. Proses pengembangan dan pelaksanaan program MBO, menyangkut beberapa masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO berhasil : Gaya dan dukungan manajemen Penyesuaian dan perubahan Ketrampilan-ketrampilan antar pribadi Deskripsi jabatan Penetapan dan pengkoordinasian tujuan Pengawasan metoda pencapaian tujuan Konflik antara kreatifitas dan MBO

Mendidik dan melatih manajer Merumuskan tujuan secara jelas CARA MEMBUAT MBO SEMAKIN EFEKTIF : Mendidik dan melatih manajer Merumuskan tujuan secara jelas Menunjukkan komitmen manajemen puncak secara kontinyu Membuat umpan balik efektif Mendorong partisipasi