SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN dan PENGELUARAN KAS

SIKLUS PENGELUARAN Tujuan: Rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan: Meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Sistem Pembelian Sumber: Romney, 2005 Permintan pembelian Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran Memesan Barang, perlengkapan dan layanan Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan layanan Membayar barang, perlengkapan dan layanan Permintan pembelian Membuat pesanan pembelian Menyetujui faktur dari vendor Membayar faktur penjualan yg telah disetujui Menerima barang Menghitung dan memeriksa barang Sumber: Romney, 2005

Gambar 1: Diagram Konteks Siklus Pengeluaran Sumber: Romney, 2005

Metode Pengendalian Pesanan Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Metode pengendalian persediaan tradisional sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]): Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan. MRP (material requirement planning) Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan. JIT (just in time) Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Dokumen: Sistem Pembelian Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini : Peminta; tanggal dibutuhkan; nomor, deskripsi, jumlah barang, serta harga setiap barang yang diminta; dan pemasok yang dianjurkan

Permintaan Pembelian Hampshire Supply Co. No. 89010 Pemasok yang ditunjuk : Jones and Harper Co. 1620 North Main St. Bethlehem PA 18017 Tanggal Pembuatan: 15/8/2004 Tanggal Dibutuhkan 1/9/2004 Nomor Barang Jumlah Keterangan Harga / unit Subtotal Harga 86329 200 Engine Block Core Plug $1.10 Dibuat Oleh: R B J Disetujui Oleh: T H J Jumlah Total: $220.000 Rekening Pemasok: 4001

Dokumen: Sistem Pembelian lanjutan.. Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan. Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Bagi setiap barangjumlah barang ti yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima. Nota debet adalah dokumen yang dibuat setelah pemasok setuju untuk mengambil kembali barang atau memberikan pengurangan harga, Disebabkan karena barang rusak, jumlah barang tidak sesuai, menerima barang dengan kualitas rendah yg gagal melewati inspeksi

Pesanan Pembelian Hampshire Supply Co. Pesanan Pembelian 86329 20671 No. 23591 Pesanan Pembelian Kepada : Jones and Harper Co. 1620 North Main St. Bethlehem PA 18017 Nomor Pemasok: 4001 Tanggal Pemesanan: 15/08/2004 Tanggal Dibutuhkan: 01/09/2004 Staff Pembeli: J.Bell Syarat: 2/10, n/30 F.O.B: Di Tujuan Dikirim Melalui: Pilihan Anda Tanggal Pengiriman: 15/07/2003 Catatan: No. Permintaan Pembelian Nomor Barang Jumlah Deskripsi Harga / unit Harga Subtotal 89631 89834 86329 20671 200 100 Engine Block Core Plug Brake Shoes $1.10 9.50 $220.00 950.00 Dibuat Oleh: Susan Chen Disetujui Oleh: RMS Jumlah Total: $1.170.00

Hampshire Supply Co No. 62311 Laporan Penerimaan Pemasok: Best Office Supply Dikirim melalui : UPS Tanggal Diterima: 01/09/2004 Nomor Pesanan Pembelian: 23591 Nomor Barang Jumlah Keterangan Kondisi 86329 20671 200 100 Engine Block Core Plug Brake Shoes Baik Diterima Oleh: RTS Diperiksa Oleh: LEW Dikirimkan Ke: DYT

Dokumen: Sistem Pengeluaran Kas Bukti Kas Keluar Cek Permintaan Cek

Bagian Terkait Sistem Pembelian Sistem Pengeluaran Kas Pembelian Pengendalian persediaan Penerimaan Utang usaha Buku besar umum Utang Usaha Pengeluaran kas Buku besar

Manual Purchase System Gambar 2: Flowchart Pembelian Sumber: Hall, 2009 Figure 5-12

Cash Disbursements System Gambar 3: Flowchart Pengeluaran kas Sumber: Hall, 2009

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer Otomatisasi - menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Mengidentifikasi berbagai kewajiban yang jatuh tempo Secara otomatis membuat cek Rekayasa ulang - menggunakan teknologi untuk merestrukturisasi proses bisnis dan organisasi perusahaan Mengurangi jeda waktu antara peristiwa dan pencatatan, hingga meniadakan kertas. Meningkatkan produktivitas manusia.

Database Siklus Pengeluaran File Master File master Pemasok File master Utang saha File Master Persediaan Barang File Transaksi dan Dokumen terbuka File pesanan pembelian File pesanan pembelian terbuka File faktur pemasok File voucher terbuka Fiile pengeluaran kas File lain Referensi pemasok dan file sejarah File pembeli File detail utang usaha

Pembelian Berbasis Komputer Sebuah dept Pengolahan Data. melakukan tugas-tugas akuntansi rutin. Pembelian - program komputer mengidentifikasi kebutuhan persediaan Metode berikut digunakan untuk otorisasi dan memesan persediaan: Sistem mempersiapkan PO dan mengirimkannya ke Pembelian untuk diperiksa, penandatanganan, dan mendistribusikan Sistem mendistribusikan PO langsung ke vendor dan pengguna internal, melewati Pembelian Sistem ini menggunakan electronic data interchange (EDI) dan elektronik menempatkan pesanan tanpa PO

Pembelian Berbasis Komputer Tugas lainnya yang dilakukan secara otomatis oleh komputer: Update file persediaan anak perusahaan dari laporan penerimaan Menghitung total batch untuk pembaruan buku besar Memvalidasi catatan voucher terhadap file pemasok yang valid

Pengeluaran Kas Berbasis Komputer Tugas yang dilakukan secara otomatis oleh komputer: Sistem scan untuk voucher saat ini jatuh tempo Cetak cek untuk voucher ini Mencatat cek dalam daftar cek Mempersiapkan total batch untuk prosedur update buku besar

Gambar 4: Sistem Pembelian berbasi Batch Sumber: Hall, 2009

Gambar 5: Sistem Pembelian berbasi Batch (lanjutan) Sumber: Hall, 2009

Gambar 5: Sistem Pembelian/pengeluaran kas rekayasa ulang Sumber: Hall, 2009

PENGENDALIAN DALAM SIKLUS PENGELUARAN Aktivitas Pengendalian Sistem Pemrosesan Pembelian Sistem Pengeluaran Kas Otorisasi transaksi Pengendalian persediaan Bagian utang mengotorisasi pembayaran Pemisahan Pekerjaan Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar. Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengleuaran kas, dan buku besar. Supervisis Bagian penerimaan Catatan akuntansi Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file pesanan pembelian, file laporan penerimaan File voucher utang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.

PENGENDALIAN DALAM SIKLUS PENGELUARAN lanjutan .. Aktivitas Pengendalian Sistem Pemrosesan Pembelian Sistem Pengeluaran Kas Akses Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya ke catatan akuntansi di atas. Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catatan akuntansi di atas Verifikasi independen Bagian utang dagang merekonsiliasikan berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasikan akurasi umum proses tersebut. Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler.