SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Materi 4 – Model Sistem Umum Perusahaan trilathif.si@upnjatim.ac.id syurfahayu.si@upnjatim.ac.id

Definisi Model Jenis Model Model Naratif Model Grafik Model Matematika Model Fisik Adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas (entity)

Jenis Model Contoh: DFD, Flowchart Model Fisik  Penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi. Contoh: Maket atau Prototipe Mobil Baru Model Naratif  menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Contoh: model komunikasi bisnis Model Grafik  menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Contoh: DFD, Flowchart Model Matematika  segala formula atau persamaan matematika. Contoh: Persamaan Trigonometri

Kegunaan Model Mempermudah Pengertian Mempermudah Komunikasi Suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana. Mempermudah Komunikasi Setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain. Memperkirakan Masa Depan Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

Model Sistem Umum Perusahaan Penyederhanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem secara fisik dan konseptual.

Model Sistem Secara Fisik Mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik. Sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output

Aliran arus Sumber Daya Fisik Arus Material Arus Personil Arus Mesin Arus Uang

Model Sistem Konseptual Sistem yang menggunakan sumber daya konseptual (informasi dan data) untuk mewakili sistem fisik Sistem terbuka Sistem lingkaran terbuka Sistem lingkaran tertutup Elemen sistem konseptual: Manajemen, Pengolah Informasi, Standar

Sistem Lingkaran Tertutup Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Mekanisme pengendalian Umpan balik

Pengendalian Manajemen Lingkaran umpan baliknya adalah informasi dan mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik. Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Informasi

Pengolah Informasi Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Informasi Pengolah Informasi Data

Information Processing Para manajer memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Manajer menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 (empat) dimensi dasar informasi, yaitu (1) relevansi, (2) Akurasi (3) Ketepatan Waktu, (4) Kelengkapan informasi, Mekanisme pengolah informasi dalam hal ini menggunakan komputer, namun bukan sebagai suatu keharusan.

Contoh: Laporan Analisis Supplier Item Number: 410615 Item Description: Upper Door Hinge SUPPLIER LAST UNIT DAYS TO PCT. NUMBER NAME DATE P.O. # QTY. PRICE RECEIPT REJECTS 3062 CARTER 7/12 1048-10 360 $8.75 12 .00 & SONS 4189 PACIFIC 4/13 962-10 350 9.10 08 .02 MACHINING 0140 A.B. 1/04 550-10 350 8.12 03 .00 MERRIL 2111 BAY AREA 8/19 1196-10 360 11.60 19 .04

Standar Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Informasi Pengolah Informasi Data Standar

Definisi Standar Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual. Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk menentukan apakah suatu tindakan diperlukan. Contoh: Spesifikasi Produksi menunjukkan kualitas mutu produk

Perbandingan Standar dan Tujuan Objectives Standards of Performance Mencapai vol penjualan tahunan sekitar $25 million Mempertahankan 20% pangsa pasar Mempertahankan tingkat pertumbuhan 15% Pay dividends to stockholders each quarter Maintain the price of the firm’s common stock above $85 per share Realize an after-tax profit of 15% of sales Maintain a record of accident-free days Keep employee turnover below 10% Invest in a minimum of 15% of sales revenue in research and development Achieve stockout on no more than 2% of the items in inventory during the year Keep the number of backorders to less than 5% of all orders processed Have no plant shutdowns due to unavailable materials Have no legal actions filed against the firm by customers, suppliers, and the government Memenuhi kebutuhan pelanggan Produce a return on investment for the owners Operate efficiently Invest in the future Develop sources of supply Operate ethically

Manajemen Sistem Umum Perusahaan Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Keputusan Informasi Pengolah Informasi Data Standar Sumber Daya Fisik Informasi dan Data Lingkungan

Penggunaan Model Sistem Umum Contoh : Pasar Swalayan Arus material: bahan makanan dan barang2 lain yang dijual Arus personil: manajer toko, kasir, pegawai gudang dan orang2 lain yang dipekerjakan Arus mesin: komputer, kalkulator, barcode scanner, telepon, kulkas, rak-rak Arus uang: pemasukan dari pelanggan dan pengeluaran berbentuk pembayaran kepada pemasok, pegawai dan pemilik

Penggunaan Model Sistem Umum Contoh : Pasar Swalayan Proses Transformasi, Semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik, misal; membuka karton dan mengatur barang dagangan dirak, menyiapkan sayur dan buah segar, memotong daging. Elemen manajemen terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer. Pengolah informasi meliputi komputer, barcode scanner dan menyediakan harga untuk berbagai barang Standar kinerja: kuota penjualan, anggaran operasi

Contoh : Kantor Pengacara Arus material Perlengkapan pencatatan, kertas, buku-buku Arus personil Pengacara, partner, office boy Arus mesin Komputer, telepon Arus uang Pemasukan dari klien, pengeluaran untuk biaya kantor, biaya sidang, dll.

Contoh 2 : Kantor Pengacara Proses Transformasi, proses mengubah bahan mentah (klien dg permasalahan hukum) menjadi produk jadi (klien yang masalah hukumnya terselesaikan). Elemen manajemen terdiri dari pengacara, partner. Pengolah informasi meliputi komputer, database hukum Standar kinerja; biasanya tidak ada standar formal dan rinci, tapi bisa saja menangani sekian kasus, memenangkan persidangan, menerima laba, database hukum

Management By Exception Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan MBE MBE adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas tersebut menyimpang dari kinerja yang dapat diterima/standar. Tiga keuntungan MBE Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung normal Lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya

Management By Exception Kendala MBE : Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan Perhatian harus tetap diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Contoh : MBE Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Suatu waktu dimana saat kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal Real Good meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari.

Contoh : MBE Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.Keputusan yang dapat diambil antara lain: Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock. Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau. Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.

PENDEKATAN SISTEM

Pemecahan Masalah Masalah  suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Gejala  kondisi yang dihasilkan oleh masalah Pemecahan masalah  tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

Jenis Masalah Masalah terstruktur Masalah tidak terstruktur Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tidak terstruktur Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen tidak dipahami oleh pemecah masalah. Masalah semi terstruktur Sebagian elemen-elemen atau hubungan- hubungan antar elemen dipahami oleh pemecah masalah.

Pemecahan Masalah Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang diperlukan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan Pemilihan suat strategi atau tindakan Pengambilan keputusan Tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

Elemen-elemen dalam Pemecahan Masalah Informasi Pemecah Masalah (Manajer) Standar Masalah Solusi Kendala Berbagai solusi alternatif

Langkah-langkah Pemecahan Masalah Langkah-langkah pemecahan masalah dengan pendekatan sistem : Usaha Persiapan Usaha Definisi Usaha Pemecahan

Step 1: Usaha Persiapan Langkah 1  Memandang perusahaan sebagai suatu sistem, dgn menggunakan model umum perusahaan Langkah 2  Mengenali sistem lingkungan; pemasok, serikat buruh, investor, pesaing, pelanggan, masyarakat global, pemerintah dan masyarakat keuangan Langkah 3  Mengidentifikasi subsistem perusahaan, berdasarkan area fungsional, tingkatan manajemen, arus sumber daya. Jika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem itu berada dalam suatu lingkungan, maka orientasi sistem telah tercapai

Step 2 : Usaha Definisi Langkah 4 Langkah 5 Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem; sistem dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada. Langkah 5 Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu;

Step 3 : Usaha Pemecahan Meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik dan penerapannya. Langkah 6  Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi; brainstorming, joint application design, group decision support system. Langkah 7  Mengevaluasi berbagai alternatif solusi; seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya

Step 3 : Usaha Pemecahan (lanjutan) Langkah 8  Memilih solusi terbaik; analisis (evaluasi pilihan yang sistematik dg mempertimbangkan akibatnya pada tujuan organisasi), ketepatan (proses mental dari seorang manajer) dan penawaran (negoisasi antara beberapa manajer) Langkah 9  Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi. Solusi itu perlu diterapkan. Langkah 10  membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

FAKTOR-FAKTOR MANUSIA Gaya merasakan masalah (problen sensing styles); bagaimana manajer menghadapi masalah Penghindar masalah Pemecah masalah Pencari masalah Gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles); sikap terhadap volume informasi yang tersedia bagi manajer Gaya teratur Gaya menerima Gaya menggunakan informasi (information-using styles); cara menggunakan informasi untuk memecahkan masalah. Gaya sistematik Gaya intuitif