DATA, INFORMASI, PENGETAHUAN PERTEMUAN 1&2 UGIK/SIK-UMS/D

Data pada umumnya diperlukan dalam suatu proses “penambahan-nilai” Data adalah kata jamak dari “datum”, meskipun demikian data biasanya mewakili keduanya baik bentuk tunggal maupun bentuk jamak. Data adalah hasil pengamatan atau fakta yang masih mentah, yang secara khas menggambarkan gejala phisik atau suatu transaksi bisnis. Data harus dipandang sebagai sumber daya “bahan baku” yang kemudian diproses ke dalam suatu bentuk “produk” berupa informasi . Data pada umumnya diperlukan dalam suatu proses “penambahan-nilai” ( pengolahan data atau pengolahan informasi), di mana : Bentuk/format nya ditentukan, dirorganisir dan dikembangkan Isi nya dianalisa dan dievaluasi Data tersebut ditempatkan dalam konteks yang sesuai bagi seorang pemakai. UGIK/SIK-UMS/D

DATA Sekumpulan fakta, bilangan, angka dan simbol yang dibentuk dan diolah menjadi informasi (Scott) Gambaran / Fakta secara relatif belum berarti bagi si penerima (Davis) Penggambaran fakta, pengertian atau instruksi yang disampaikan, dimengerti dan diolah oleh manusia atau peralatan yang digunakan UGIK/SIK-UMS/D

JENIS DATA DATA STATIS: JENIS DT YG UMUMNYA TDK BERUBAH.(identitas nama,tempat, kode-kode nomor) DATA DINAMIS: JENIS DT YG SELALU BERUBAH(UPDATING DATE), CTH: DT NILAI MAHASISWA, DT KUNJUNGAN RS,DLL SUMBER DT : DT INTERNAL (DT YG BERASAL DR DLM ORGN/RS) DT EKSTERNAL (DT YG BERASAL DR SUMBER2 DI LUAR ORGS). UGIK/SIK-UMS/D

Informasi : Informasi dapat digambarkan sebagai data yang telah diubah menjadi suatu bentuk spesifik(konteks) yang bermanfaat dan berarti bagi pemakainya. Informasi harus dipandang sebagai data yang telah diproses, yang disajikan dalam suatu bentuk spesifik(konteks) yang memberi nilai bagi pemakai. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Gordon) UGIK/SIK-UMS/D

Jenis-jenis informasi  Formal : yang dihasilkan dari dalam organisasi Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan, pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat pengetahuan (Burch) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Roymond) Jenis-jenis informasi  Formal : yang dihasilkan dari dalam organisasi  Informal : yang berasal dari luar organisasi UGIK/SIK-UMS/D

Fungsi-fungsi Informasi Untuk meningkatkan pengetahuan bagi sipemakai Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai Mengurangi resiko kegagalan Mengambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak diperlukan Memberi standar, aturan- aturan, ukuran, dan keputusan- keputusan yang menentukan pencapaian sasaran atau tujuan UGIK/SIK-UMS/D

Nilai informasi Menurut Josh G. burch nilai informasi adalah didasarkan pada 10 sifat berikut : Kemudahan dalam memperoleh Lengkap Ketelitian Kecocokan dengan pengguna Ketetapan waktu Kejelasan Fleksibilitas / keluwesannya Dapat dibuktikan Tidak ada prasangka Dapat diukur UGIK/SIK-UMS/D

Mutu informasi Informsi berbeda mutunya disebabkan oleh penyimpangan atau kesalahan. Kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh hal- hal sbb: Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar Hilang/ tidaknya terolahnya sebagian data Pemeriksaan / pencatatan data yang salah Dokumen induk yang salah UGIK/SIK-UMS/D

6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (missal : kesalahan program ) 7. Kesalahan yang dilkukan secara sengaja Penyebab kesalahan tsb dapat diatasi dgn cara sbb: Kontrol system untuk menemukan kesalahan Pemeriksaan internal dan eksternal Penambahan batas ketelitian data Instruksi- instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya kesalahan- kesalahan yang mungkin terjadi UGIK/SIK-UMS/D

Atribut Informasi Yang Berkualitas: 1. Dimensi Waktu: Ketepatan waktu : Informasi harus disajikan ketika diperlukan Kondisi keberadaan : Informasi harus terbaru (up-to-date) ketika disajikan Frekwensi : Informasi harus disajikan setiap kali Informasi tersebut diperlukan. Periode Waktu : dapat disajikan tentang masa lampau, masa kini, dan periode waktu masa yang akan datang. 2 Dimensi Isi (content): Ketelitian : Informasi harus bebas dari kesalahan Keterkaitan : Informasi harus dihubungkan dengan kebutuhan dari penerima informasi yang spesifik dalam suatu situasi yang spesifik pula. Kelengkapan : Harus bisa menyajikan semua informasi yang diperlukan. Kepadatan : Hanya menyajikan informasi yang diperlukan saja Lingkup Informasi Ruang lingkupnya luas atau sempit, fokus kepada informasi eksternal atau internal UGIK/SIK-UMS/D

3. Dimensi Bentuk(Format): Kinerja/Performance :Informasi dapat mengungkapkan kinerja dengan mengukur penyelesaian aktivitas , kemajuan yang dicapai , atau sumber daya yang terkumpulkan. 3. Dimensi Bentuk(Format): Kejelasan : Informasi harus disajikan dalam bentuk atau format yang mudah untuk difahami Detil/rincian : Informasi dapat disajikan secara detil/rinci atau dalam format ringkasan Order : Informasi dapat diatur dalam suatu urutan tertentu. Presentasi : Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk narasi, angka, gambar/grafis, atau bentuk lain Media : Informasi dapat disajikan dalam wujud catatan dokumen atau kertas yang tercetak, tayangan video, atau media lainnya. UGIK/SIK-UMS/D

ELEMEN DATA LOGIS Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi di mana data dan informasi disimpan dalam suatu cara yang terorganisir untuk penggunaan dikemudian hari. Untuk tujuan penyimpanan, data secara khusus diorganisir ke dalam kategori berikut: Field. Field adalah sekelompok karakter yang menggambarkan karakteristik orang, tempat, sesuatu hal, atau peristiwa. Pada slide/tayangan ini, nama seseorang adalah merupakan suatu field. Record. Record adalah suatu kumpulan dari field yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu record daftar nilai mahasiwa : nama, nim, nilai, Mata kuliah File. File adalah suatu kumpulan dari record yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu file daftar nilai berisi record nilai untuk semua mahasiswa suatu PT. Database. Database adalah suatu kumpulan terintegrasi dari file yang saling berhubungan. Sebagai contoh, database personil suatu perusahaan berisi file gaji, kegiatan personil, dan ketrampilan karyawan. UGIK/SIK-UMS/D

Hirarkhi Data Database sistems Database File Record Data Agregat Data item/field Byte Bit Data Agregat UGIK/SIK-UMS/D

Bit Byte sistem biner  0 & 1 dasar komunikasi atr manusia (bhs manusia) & mesin (bhs mesin) Byte bag terkecil yg dialamatkan dlm memori sekumpulan bit yg scr konvensional terdiri dari kombinasi 8 bit yg menyatakan 1 karakter dlm memori 1 byte = 1 karakter UGIK/SIK-UMS/D

Field / atribut / data item unit terkecil yg disebut data sekumpulan byte yg mpy makna Jenis Fixed length field memiliki ukr yg tetap  hrs disediakan ukr terbesar Variable length field memiliki ukr berbeda  hemat, pemrog rumit UGIK/SIK-UMS/D

sekumpulan field / atribut / data item dgn ciri ttt & diberi nama Data agregate sekumpulan field / atribut / data item dgn ciri ttt & diberi nama Contoh: Tempat-TanggalLahir Tempat lahir  Char Tanggal lahir  Date UGIK/SIK-UMS/D

Record sekumpulan field / atribut / data item yg saling berhub thd obyek ttt Jenis Fixed length record semua field dlm record memiliki ukr yg tetap Contoh: linked list dgn array Variable length record field-field dlm record dpt memiliki ukr berbeda metode penandaan: end of record marker, indikator pjg, & tabel posisi record UGIK/SIK-UMS/D

File sekumpulan record sejenis scr relasi yg tersimpan dlm memory sekunder Basis data sekumpulan dr bermacam2 tipe record yg memiliki hub antar record & rinci data thd obyek ttt UGIK/SIK-UMS/D

HUB FAKTA, DATA, ARSIP&INFORMASI FAKTA KEG: -pelaporan -Komonikasi -transaksi dll HUB FAKTA, DATA, ARSIP&INFORMASI Direkam/catat ARSIP OTENTIK DATA disimpan disimpan diproses INFORMASI KOMPUTER keluaran UGIK/SIK-UMS/D FAKTA KEG: -pelaporan -Komonikasi -transaksi dll Direkam/catat ARSIP OTENTIK DATA keluaran disimpan diproses disimpan KOMPUTER INFORMASI

Siklus Pengolahan Data Sama dgn model umum sistem Input Processing Output INPUT PROSES OUTPUT UGIK/SIK-UMS/D

Siklus Pengolahan Data Yg Diperluas ORIGINATION INPUT PROCES SING OUTPUT DISTRIBUTION Memory UGIK/SIK-UMS/D

Origination Distribution Proses pengumpulan data yang berupa proses pencatatan data ke dokumen dasar Distribution Proses dari distribusi output kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi UGIK/SIK-UMS/D

Pertimbangan metode pengolahan data Volume data Kompleksitas Batasan waktu Tuntutan perhitungan UGIK/SIK-UMS/D

Pengolahan Data (data processing Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan Unsur- unsur pengolahan data meliputi: 1. Pengumumpulan data (data capturing) 2. Pembacaan (reading) 3. Pemeriksaan (verifying) 4. Perekaman(recording) 5. Penggolongan (classifying) 6. Pengurutan (sorting) 7. Pengurutan (sorting) 8. Peringkasan (summarizing) 9. Perhitungan (calculating) UGIK/SIK-UMS/D

10. Perbangdingan (comparing) 11. Pemindahan (transmiting) 13. Penampilan kembali (retriving) 14. Penggandaan (reproducing) 15. Penyebarluasan (distribution) Pengolahan data : Sentralisasi Desentralisasi Terdistribusi UGIK/SIK-UMS/D

Dalam sistem pengolahan data tersentralisasi,operasi- operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yang sering disebut bagian pengolahan data elektronik (Elektronic Data Processing/ EDP),.atau dapat juga dilakukan oleh: Suatu biro jasa yang terpisah di luar organisasi dan memberikan bermacam- macam pelayanan pengolahan data. Fasilitas- fasilitas pembagian waktu bersama (timesharing) yang dibeli/ disewa dari suatu perusahaan. UGIK/SIK-UMS/D

Penghematan khusus dalam hardware dan pengadaan personalia Bentuk pengolahan data tersentralisasi dalam struktur organisasi mempunyai faktor pendukung antara lain : Penghematan khusus dalam hardware dan pengadaan personalia Penghematan karena meniadakan pengembangan sistem yang ganda Manfaat karena standarisasi Manfaat karena sistem yang seragam UGIK/SIK-UMS/D

Dalam sistem pengolahan data terdesentralisasi, kegiatan- kegiatan pengolahan data dilakukan dalam bidang organisasi fungsional otonom/ yang merupakan sub-organisasi. Contoh- contoh fungsi organisasi yang bersifat fungsional otonom adalah akuntansi, keuangan, personalia, riset dan pengembangan (Research and Development), dan lain- lain. UGIK/SIK-UMS/D

Pelayanan yang makin baik karena kepekaan terhadap kondisi lokasi Faktor- faktor yang mendukung desentralisasi pengolahan data dalam struktur organisasi antara lain adalah : Pelayanan yang makin baik karena kepekaan terhadap kondisi lokasi Kebijakan desentralisasi dalam manajemen Kelangkaan kesamaan di antara fungsi diantara unit- unit organisasi yang mempersulit adanya standarisasi sistem UGIK/SIK-UMS/D

Dalam sistem pengolahan data terdistribusi data- data yang akan diolah disebar ke bagian- bagian, namun bagian- bagian yang tersebar tersebut disatukan kembali secara logic dan diawasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan. UGIK/SIK-UMS/D

Dapat memenimalkan biaya- biaya Keuntungan- keuntungan dalam penolahan data terdistribusi antara lain adalah : Dapat memenimalkan biaya- biaya Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data- data Pengontrolan pada data- data kritis secara lebih cermat Kemampuan back up data yang efektif UGIK/SIK-UMS/D

Pengetahuan Tda informasi yg sdh diorganisasikan & diproses u/ memperoleh/ pemahaman, pengalaman, pembelajaran yg terakumulasi, shg dp diaplikasikan dl masalah a/ proses bisnis ttt Informasi yg diproses u/ mengekstrak implikasi kritis & merefleksikan pengalaman masa lampau, menyediakan pengetahuan yg terorganisasi dg nilai yg tinggi u/ pemakai UGIK/SIK-UMS/D

Siklus Hidup Informasi Basis Data I 18/10/2017 Siklus Hidup Informasi Database Manajer SI Pelaksana Manual Elektromekanik Elektronik UGIK/SIK-UMS/D 16

Proses/fungsi manajemen Perencanaan Pengendalian Pengorganisasian Penggerakan Koordinasi Pengambilan keputusan UGIK/SIK-UMS/D

Tktan kegiatan manajemen Perencanaan strategis Perencanaan taktis & pengendalian manajemen Perencanaan & pengendalian operasional UGIK/SIK-UMS/D

Fungsi organisatoris Keuangan & akuntansi HRD Logistik Produksi belanja, anggaran, akt keuangan-beaya, etc HRD Rekrutmen, karir, gaji, pensiun, etc Logistik pembelian, persediaan, distribusi, etc Produksi kegiatan produksi, produk keteknikan, etc Pemasaran riset pasar, periklanan, promosi, penjualan, etc Etc UGIK/SIK-UMS/D

Strategic planning level Basis Data I 18/10/2017 Keuangan HRD Logistik Produksi Pemasaran Strategic planning level Management Control Level Operational Control Level Level manajemen Fungsi Organisatoris UGIK/SIK-UMS/D 11

1. Fungsi operasional Kebutuhan informasi u/ kegiatan manajemen tgt pd faktor 1. Fungsi operasional 2. Kegiatan manajemen 3. Pembuatan keputusan UGIK/SIK-UMS/D

Perbedaan kebutuhan informasi terletak pd isi Isi informasi u/ stp fungsi operasional tgt pd fungsi Contoh: isi informasi u/ pemasaran <> isi informasi u/ personalia ciri informasi yg dibutuhkan Ciri informasi yg dibutuhkan tgt pd tk kegiatan manajemen Informasi u/: top management<>middle management<>lower management UGIK/SIK-UMS/D

& pengendalian manajemen Kebutuhan informasi menurut kategori keputusan Ciri Informasi Perencanaan & pengendalian operasional Perencanaan taktis & pengendalian manajemen strategis Sumber Sebagian besar internal  Eksternal Luasnya Sangat jelas, sempit Sangat luas Tingkat agregasi Sangat terinci Agregat Horison waktu Historis Masa depan Keadaan waktu Sangat baru Agak lama Kecermatan Tinggi Rendah Frek. pemakaian Sangat tinggi Jarang Sumber: Gordon B. Davis, 1987 UGIK/SIK-UMS/D

Perbedaan jenis keputusan pd tk kegiatan manajemen Tingkat Catatan Perencanaan strategis Penetapan tujuan, definisi sasaran, kebijakan, pedoman umum, yg mengarahkan alur u/ org Misal: bidang usaha, strategi pasar. Perencanaan taktis & pengendalian manajemen Perolehan sumber daya, taktik perolehan, lokasi, produk baru, pemakaian anggaran, laporan perbedaan (variance) Perencanaan & pengendalian operasional Pendayagunaan fasilitas & SD yg ada u/ menyelenggarakan kegiatan Sumber: Gordon B. Davis, 1987 UGIK/SIK-UMS/D

Karakteristik kebutuhan informasi Sumber: David Wilson, 1993 UGIK/SIK-UMS/D

Definisi Sistem Informasi sekumpulan subsistem yg slg berhub berkumpul ber-sm2 & membentuk 1 kesatuan slg berinteraksi & bekerjasama atr bag 1 & yg lain, dg cara2 ttt u/ melakukan fungsi pengolahan data menerima I berupa data2 Processing menghasilkan O berupa informasi sbg dsr pengambilan keputusan yg berguna & mpy nilai nyata yg dp dirasakan akibatnya (lgs/tdk lgs) mendukung kegiatan operasional, manajerial, & strategis dg memanfaatkan berbagai SD yg ada & tersedia bg fungsi tsb guna mencapai tujuan UGIK/SIK-UMS/D

Titik berat perhat manaj puncak Kegiatan manajerial Titik berat perhat manaj puncak 1. perenc stratg & jangka panjang 2. analisis alterntif&alokasi Sumber daya 3. Perumusan kebijak 4. review&evaluasi kseluruhan 5. maslah2 kritis 6. kepemimpinan & kegiatan seremonial Penyeliaan langsung Review rinci keg Pengendalian operasi Menyelesaikan mash personal Manj puncak Manaj /lap tengah Manaj/lini bawah Lapisan manajemen UGIK/SIK-UMS/D Titik berat perhatian pd lap manj bwh

Orientasi waktu&informasi manaj Waktu ke Masa depan Manaj puncak Orientasi Waktu ke Masa kini& lampau Manaj Madya/tengah Manaj bawah organisasi UGIK/SIK-UMS/D Orientasi waktu

Jenis keputusan & kebutuhan informasi Titik perhat manaj Puncak: Tdk berulang Tak terstruktur Kep tdk dpt di perkirakan 4. Informasi belum tersedia Lapisan atas Lapisan tengah Berulang Terstruktur Informasinya biasanya telah tersedia Lapisan bawah UGIK/SIK-UMS/D Jenis keputusan yg dibuat Struktur organisasi

Jenis – jenis informasi yg diperlukan rutin,sangat ringkas gabungan dr berba gai transaksi 2. Lap ringkas rutin Manajer puncak Perkiraan ke depan Informasi non faktual Informa si rinci faktual Lap perke cualian Manajer madya Manajer muda UGIK/SIK-UMS/D Informasi yang diperlukan Struktur organisasi