Manajemen Transportasi dan Distribusi

Kumpulkan tugas terlebih dahulu

1. Pendahuluan Peran jaringan distribusi dan transportasi sangat vital Memungkinkan produk pindah dari lokasi di mana produk diproduksi, ke lokasi konsumen/pemakai yang sering kali dibatasi oleh jarak yang sangat jauh Menentukan produk kompetitif di pasar: Kemampuan mengirimkan produk ke pelanggan secara tepat waktu Jumlah yang sesuai dan dalam kondisi yang baik

Menciptakan keunggulan berkompetisi Tidak hanya harus cepat, tapi juga efisien Perkembangan teknologi dan inovasi dalam manajemen distribusi: Teknologi penyimpanan Barcoding RFID (radio frequency identification) Teknik-teknik yang inovatif: Crossdocking Flow trough distribution Penggunaan 3PL (jasa logistik pihak ketiga)

Tradisional vs Modern Tradisional → jaringan distribusi dianggap sebagai serangkaian fasilitas fisik, seperti gudang dan fasilitas pengangkutan dan operasi masing-masing fasilitas ini cenderung terpisah antara satu dengan yang lainnya Modern → jaringan distribusi merupakan bagian integral dari kegiatan supply chain secara holistik dan memiliki peran strategis sebagai titik penyalur produk maupun informasi dan juga sebagai wahana untk menciptakan nilai tambah

2. Fungsi-fungsi dasar Manajemen Distribusi dan Transportasi Manajemen distribusi dan transportasi/ manajemen logistik/ distribusi fisik (physical distribution) memiliki fungsi menghantarkan produk dari lokasi di mana produk tersebut diproduksi sampai di mana mereka akan digunakan Mencakup aktivitas: Fisik Fungsi non fisik Untuk menciptakan pelayanan yang tinggi ke pelanggan (tingkat service level) yang dicapai, kecepatan pengiriman, kesempurnaan barang sampai ke tangan pelanggan serta pelayanan purna jual yang memuaskan

2. Fungsi-fungsi dasar Manajemen Distribusi dan Transportasi (2) Manajemen distribusi dan transportasi pada umumnya melakukan sejumlah fungsi dasar: Melakukan segmentasi dan menentukan target service level Menentukan mode transportasi yang akan digunakan Melakukan konsolidasi informasi dan pengiriman Melakukan penjadwalan dan penentuan rute pengiriman Memberikan pelayanan nilai tambah Menyimpan persediaan Menangani pengembalian (return)

3. Strategi Distribusi Direct Shipment Warehousing Cross-docking

Strategi 1: Direct Shipping Pelayanan Point-to-point Menghilangkan fasilitas antara misalnya gudang dan distribution center DSD (direct store delivery) – pabrik mengirim barang langsung ke outlet retail Kandidat Direct shipping Barang yang mudah rusak, barang dengan volume besar, produk spesial

Kunggulan dari Direct Shipping Inventory dalam supply chain lebih sedikit Penanganan (handling) dan kemungkinan kerusakan produk lebih kecil Waktu dari produksi sampai ke toko lebih cepat Keakuratan lebih baik – invoice sesuai dengan bukti penerimaan, produk yang tepat masuk ke toko

Tantangan dari Direct Shipping Personel toko menjadi lebih sibuk Kiriman, berkas-berkas dan aktivitas lebih banyak Kemungkinan untuk menyebar resiko lebih kecil Tidak ada safety stock jika ada permasalahan dengan supplier Biaya transportasi bisa lebih tinggi Perusahaan manufaktur bisa mengeluarkan biaya yang lebih karena harus mengambil/mengirim ke masing-masing toko

Strategi 2: Warehousing Produk disimpan terlebih dahulu di gudang/distribution center sebelum dikirim ke toko Kandidat warehousing Barang yang tahan lama, barang dengan volume besar/bulky, produk dengan resiko tinggi (masalah supply dan permintaan yang tidak pasti)

Keunggulan dari Warehousing Pengaman terhadap masalah-masalah supplier Pengaman terhadap permintaan dalam jumlah besar yang mendadak Biaya transportasi mungkin lebih kecil karena barang-barang dapat digabungkan untuk mencapai volume yang ekonomis

Tantangan dari warehousing Tingkat inventory di dalam supply chain lebih tinggi Biaya penanganan (handling) lebih tinggi Biaya tenaga kerja lebih tinggi Biaya fasilitas lebih tinggi Kemungkinan kerusakan barang karena kesalahan penanganan atau penyimpanan lebih tinggi

Strategi 3: Cross-Docking Memindahkan produk langsung dari dermaga/tempat penerimaan ke dermaga/tempat pengiriman – tanpa penyimpanan sementara Gue (2001), produk yang tepat ditangani dengan crossdocking adalah: Barang yang variasinya lebih sedikit dan volume kebutuhannya banyak Hubungan yang dekat dan pertukaran informasi yang transparan antara perusahaan pemesan dan pengirim

Keunggulan dari Cross-Docking Mempercepat aliran produk dari supplier ke toko Menghilangkan buruh dari proses Tidak ada aktivitas penyimpanan dan penanganan Menghilangkan dua aktivitas termahal dalam operasi distribusi (penyimpanan dan order picking) Mengurangi inventory barang jadi dalam sistem Meningkatkan perputaran inventory Mengurangi kebutuhan terhadap fasilitas distribusi

Tantangan dari Cross-Docking Membutuhkan kapabilitas IT dan pembagian informasi secara real-time yang baik Membutuhkan kerjasama dan ketepatan keputusan dari pembeli Mungkin memerlukan tata letak fasilitas yang baru, peralatan bar code scanning, dan Warehouse Management System ($500,000) Memastikan visibilitas produk selama produk tersebut bergerak dalam sistem

3. Strategi Distribusi (2) Pengiriman Keuntungan Kerugian Pengiriman Langsung Dari pabrik ke pelanggan Pemendekan waktu kirim Pengurangan inventory Menanggung risiko yang lebih tinggi bila ketidakpastian tinggi Pengiriman memalui Warehouse Melewati satu atau lebih gudang atau fasilitas penyangga Pengiriman bisa dilakukan dengan skala ekonomi yang lebih tinggi Biaya fasilitas dan operasional akan lebih tinggi Tingkat kerusakan barang bisa jadi lebih tinggi Cross-docking Mengalir lewat fasilitas cross-docking Pengiriman bisa relatif cepat dan tetap bisa mencapai economies transportation yang baik Lemah dari sisi kebutuhan investasi sistem yang biasanya cukup tinggi

4. Mode Transportasi serta Keunggulan dan Kelemahannya Dalam manajemen transportasi/ pengiriman, biasanya dibedakan antara pihak yang memiliki barang dan pihak yang melakukan pengiriman. Pemilik barang yang berkepentingan barangnya untuk dikirim disebut shipper Pihak yang yang bertugas melakukan pengiriman dinamakan carrier

4. Mode Transportasi serta Keunggulan dan Kelemahannya (2) Dasar pertimbangan mengevaluasi mode transportasi: Dilihat dari sudut pengirim/carrier Biaya-biaya yang terlibat (biaya alat transportasi, biaya beli, sewa alat) Biaya operasional tetap (biaya terminal/bandara) Biaya operasional variabel (biaya bahan bakar) Biaya lain (biaya overhead) Kecepatan, volume yang bisa diangkut, maupun fleksibilitas dalam melakukan pengiriman Dari sisi shipper Ongkos yang timbul pada supply chain Biaya transportasi Biaya persediaan Biaya loading/unloading Biaya fasilitas Tingkat service level Ketidakpastian waktu pengiriman

4. Mode Transportasi serta Keunggulan dan Kelemahannya (3) Truk Kereta Kapal Pesawat Paket Volume yang bisa dikirim Sedang Sangat banyak Banyak Sangat sedikit Fleksibilitas waktu kirim Tinggi Rendah Fleksibilitas rute pengiriman Sangat rendah Sangat tinggi Kecepatan Biaya pengiriman tinggi Inventory (in transit) Dikit banyak

5. Penentuan Rute dan Jadwal Pengiriman Merupakan salah satu keputusan operasional yang sangat penting dalam manajemen distribusi Keputusan jadwal pengiriman serta rute yang akan ditempuh oleh setiap kendaraan akan sangat berpengaruh terhadap biaya-biaya pengiriman Faktor yang perlu dipertimbangkan Biaya Waktu Kapasitas kendaran/ armada pengangkutan

5. Penentuan Rute dan Jadwal Pengiriman (2) Tujuan yang ingin dicapai: Untuk meminimumkan biaya pengiriman → fungsi tujuan Meminimumkan waktu (time window) → kendala (constrain) Meminimumkan jarak tempuh → kendala (constrain)

Contoh Misalkan sebuah toko menjual item berdasarkan order elektronik. Setiap pagi manajer akan menerima daftar order dari pelanggan. Berdasarkan truk yang tersedia, manajer harus memutuskan: Truk mana yang mengirim ke pelanggan yang mana Rute mana yang akan dilewati truk sehingga truk tidak kelebihan barang dan janji pengiriman dapat dipenuhi. Toko memiliki 3 truk, masing-masing dapat mengangkut 700 unit. Misalkan koordinat gudang adalah (0, 0) dan koordinat serta besarnya pesanan masing-masing pelanggan adalah seperti tabel berikut. Tentukan alokasi dan rute kendaraan untuk meminimalkan total jarak tempuh!

Lokasi tujuan dan ukuran order Toko tujuan Koordinat X Koordinat Y Ukuran order 1 10 8 320 2 -3 85 3 16 - 8 300 4 150 5 9 200 6 120 7 12 180 230 *Koordinat gudang (0,0)

Prosedur yang dapat dipakai Saving Matrix Metodenya: Tentukan matriks jarak dari gudang ke toko dan antar toko dengan menggunakan rumus jarak yang umum Tentukan savings matrix Alokasikan toko ke kendaraan atau rute Urutkan toko (tujuan) dalam rute yang sudah terdefinisi

Langkah 1: mengidentifikasikan matriks jarak Gunakan rumus Gudang Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 C5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 12.8 0.0 10.4 13.2 17.9 17.1 26.2 10.2 6.0 15.3 11.7 Toko 5 9.1 7.1 15.0 11.4 1.4 6.4 6.7 8.6 17.7 15.6 4.0 20.9 10.0 11.0 9.2 6.3 8.2 19.8 8.9 2.2

Langkah 2: mengidentifikasikan Saving Matrix (matriks penghematan) Saving matriks merupakan penghematan yang timbul dari konsolidasi dua pelanggan ke dalam satu truk. Savings dapat berupa jarak atau ukuran lain Contoh Misalkan awalnya toko a and b dikunjungi secara terpisah, sehingga diperoleh rute berikut: rute 1: Gudang  toko a  Gudang rute 2: Gudang  toko b  Gudang Jika kedua pelanggan dikonsolidasikan akan diperoleh rute sbb: Gudang  toko a  toko b  Gudang Savings dari konsolidasi adalah: S(a,b) = Jarak (Gudang,a) + Jarak (Gudang,b) – Jarak (a,b) diasumsikan jarak (Gudang,a) = jarak (a,Gudang). Misalkan, S(1,2) = 12.8 + 10.4 – 13.2 = 10.

Saving Matriks Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 0.0 10.1 13.6 2.2 17.0 5.3 16.4 14.8 4.5 15.6 17.8 12.5 8.2 6.6 9.9 9.1 24.4 12.9 12.6 15.8 13.7 12.8 10.9 10.3 4.4 7.6 6.8 10.5 11.9

Langkah 3: mengalokasikan toko ke kendaraan atau rute Usahakan untuk memaksimalkan savings Awalnya setiap pelanggan dialokasikan pada rute yang berbeda Dua rute dapat digabung menjadi satu rute yang feasibel jika total pengiriman ke kedua rute tersebut tidak melebihi kapasitas kendaraan Pada setiap iterasi, gabungkan rute dengan savings terbesar kedalam satu rute baru yang feasibel Ulangi sampai tidak ada lagi kombinasi yang memungkinkan

Cari nilai saving terbesar Gudang Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 Rute 1 0.0 Rute 2 10.1 Rute 3 13.6 2.2 Rute 4 17.0 5.3 16.4 Rute 5 14.8 4.5 15.6 17.8 Rute 6 12.5 8.2 6.6 9.9 9.1 Rute 7 24.4 12.9 12.6 15.8 13.7 12.8 Rute 8 10.9 10.3 4.4 7.6 6.8 10.5 11.9 Order 320 85 300 150 200 120 180 230

Mencari rute yang feasible Savings terbesar = 24.4, gabungkan rute 1 dan rute 7 Total beban = 320 + 120 = 500 Kapasitas sebuah truk 700 unit sehingga rute 1 dan rute 7 feasible Rute 1: toko 1 dan toko 7

Cari nilai saving terbesar kedua Gudang Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 Rute 1 0.0 Rute 2 10.1 Rute 3 13.6 2.2 Rute 4 17.0 5.3 16.4 Rute 5 14.8 4.5 15.6 17.8 Rute 6 12.5 8.2 6.6 9.9 9.1 24.4 12.9 12.6 15.8 13.7 12.8 Rute 8 10.9 10.3 4.4 7.6 6.8 10.5 11.9 Order 320 85 300 150 200 120 180 230

Mencari rute yang feasible Savings terbesar kedua = 17.8, gabungkan rute 4 dan rute 5 Total beban = 150 + 200 = 350  feasible Diperoleh: Rute 1: toko 1 dan toko 7 Rute 2: toko 4 dan toko 5

Cari nilai saving terbesar ketiga Gudang Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 Rute 1 0.0 Rute 2 10.1 Rute 3 13.6 2.2 Rute 4 17.0 5.3 16.4 14.8 4.5 15.6 17.8 Rute 6 12.5 8.2 6.6 9.9 9.1 24.4 12.9 12.6 15.8 13.7 12.8 Rute 8 10.9 10.3 4.4 7.6 6.8 10.5 11.9 Order 320 85 300 150 200 120 180 230 Tidak digabung karena sudah dialokasikan

Mencari rute yang feasible Saving terbesar ketiga = 16.4, gabungkan rute 3 ke rute 4 dan rute 5 Total beban = 300 + 150 + 200 = 650  feasible Diperoleh: Rute 1: toko 1 dan toko 7 Rute 2: toko 3, toko 4 dan toko 5

Cari nilai saving terbesar keempat Gudang Toko 1 Toko 2 Toko 3 Toko 4 Toko 5 Toko 6 Toko 7 Toko 8 Rute 1 0.0 Rute 2 10.1 Rute 4 13.6 2.2 17.0 5.3 16.4 14.8 4.5 15.6 17.8 Rute 6 12.5 8.2 6.6 9.9 9.1 24.4 12.9 12.6 15.8 13.7 12.8 Rute 8 10.9 10.3 4.4 7.6 6.8 10.5 11.9 Order 320 85 300 150 200 120 180 230

Mencari rute yang feasible Saving terbesar keempat = 12.9, gabungkan rute 2 ke rute 1 dan rute 7 Total beban = 85 + 320 + 180 = 585  feasible Rute terakhir adalah rute 6 dan 8 Total beban = 120 + 230 = 350 Diperoleh: Rute 1: toko 1, toko2, dan toko 7 (beban 585) Rute 2: toko 3, toko 4 dan toko 5 (beban 650) Rute 3: toko 6 dan toko 8 (beban 350)

Langkah 4: mengurutkan tujuan pengiriman dalam rute Tujuan: Meminimalkan jarak yang dilalui setiap kendaraan Dua metode: Metode nearest insert dan Metode nearest neighbor Rute yang berbeda dapat mempengaruhi jarak tempuh, misalnya: Gudang – Toko 1 – Gudang = 25.6  (dihitung dari 12.8+12.8) Gudang – Toko 2 – Gudang = 20.8  (dihitung dari 10.4+10.4) Gudang – Toko 7 – Gudang = 31.2  (dihitung dari 15.6+15.6)

Metode Nearest Insert Metode nearest insert menggunakan prinsip memilih customer yang kalau dimasukkan ke dalam rute yang sudah ada menghasilkan tambahan jarak yang minimum: Langkah 1: hitung jarak dari gudang ke gudang = 0 Langkah 2: lihat berapa jarak yang terjadi dengan menambahkan masing-masing pelanggan ke rute yang sudah ada. Hasilnya adalah sebagai berikut: G – 1 – G = 25.6 G – 2 – G = 20.8  jarak terpendek, dipilih rute G – 2 – G G – 7 – G = 31.2 Langkah 3: dengan cara sama pilih toko mana yang akan dikunjungi: G – 2 – 1 – G = 10.4 + 13.2 + 12.8 = 36.4  jarak terpendek G – 2 – 7 – G = 10.4 + 13.2 + 15.6 = 39.4 Langkah 4: tambahkan toko terakhir, diperoleh rute sbb: G – 2 – 1 – 7 - G = 43.2

Metode Nearest Neighbor Prinsipnya kita selalu menambahkan customer yang jaraknya paling dekat dengan customer yang kita kunjungi terakhir Di awal, berangkat dari gudang  cari toko yang jaraknya terdekat dari gudang Di antara 3 toko, yang terdekat adalah toko 2 dengan jarak 10.4 Selanjutnya yang terdekat dengan toko 2 adalah toko 1 dan toko 7 dengan jarak yg sama 13.2 Pilih salah satu toko, misal toko 1 Terakhir kunjungi toko 7 dan akhirnya kembali ke gudang Kedua algoritma menghasilkan rute yang sama dengan jarak 43.2  tidak selalu terjadi Bandingkan beberapa algoritma yang berbeda kemudian memilih yang memberikan total jarak minimum

6. Melakukan Monitoring Pengiriman Melacak posisi barang dalam perjalanan serta mengevaluasi apakah kiriman bisa sampai tepat waktu sesuai jadwal atau tidak Membutuhkan teknologi yang bisa secara real time melaporkan posisi barang setiap saat Komunikasi radio Satelit Barcoding Intellegent messaging, dsb.,

6. Melakukan Monitoring Pengiriman (2) Manfaat melakukan monitoring dan pengiriman: Perusahaan pengiriman bisa melakukan pemetaan posisi geografis armada mereka dalam suatu peta elektronik Terjadi pengurangan waktu pengiriman Bisa melakukan perubahan tujuan atau tempat Perusahaan pengirim maupun pemesan bisa mendapatkan kepastian yang lebih tinggi terhadap kedatangan barang

Sampai jumpa